O seu PMO gera valor como deveria?
Estabelecendo correlações entre os serviços de um PMO
e os benefícios esperados por seus clientes.
Americo Pinto
Como um PMO pode gerar valor para uma
Organização?
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Um PMO deve ser visto como um provedor de serviços, o
qual possui clientes com necessidades específicas.
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Quanto melhor um PMO entregar seus serviços (funções), e
apenas aqueles relacionados as necessidades de seus
clientes, maior será a percepção de valor gerado.
O seu PMO é o que você acha que ele deve ser
ou é o que seus Clientes realmente precisam?
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Não é incomum encontrar PMOs que se propõem a realizar
funções que não atendem às expectativas de valor de seus
clientes.
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Alguns PMOs, aparentemente, têm um compromisso maior
com a “teoria” do que com aplicação prática e resultados.
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A consequência é que estes PMOs perdem apoio
rapidamente, pois não geram valor perceptível para seus
clientes e para a organização.
Mas como saber o que os clientes do PMO
realmente precisam?
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Perguntar pode parecer uma boa alternativa, porém o
problema é o fato de que a linguagem do PMO não é a
mesma dos seus clientes.
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Enquanto o PMO pensa “quais funções devemos oferecer”, o
cliente pensa “quais benefícios e resultados interessam para
mim e para a organização”.
•
A solução então é falar a mesma linguagem dos clientes:
Benefícios e Resultados.
Mas como saber quais benefícios cada função do
PMO pode gerar para seus clientes?
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A melhor forma de descobrir quais benefícios cada função
pode gerar é observando a realidade de outros PMOs em
estágios de maturidade avançados.
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A experiência destes PMOs pode criar correlações entre
funções oferecidas e benefícios observados.
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Estas correlações permitiriam identificar quais funções
deveriam ser oferecidas, se quisermos maximizar a
probabilidade de obtermos um determinado benefício.
E como é possível estabelecer estas correlações
entre funções e benefícios?
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Durante dois meses foi realizada pesquisa experimental com
PMOs brasileiros maduros, com o objetivo de identificar sua
percepção quanto a probabilidade de cada função do PMO
gerar determinados benefícios.
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As funções de um PMO utilizadas foram extraídas da
pesquisa realizada pelo Dr. Brian Hobbs e pela Dra. Monique
Aubry (2007). Os benefícios potenciais propostos foram
adaptados a partir da pesquisa realizada pela Dra. Janice
Thomas e por Mark Mullaly (2008).
E quais os resultados práticos de termos relações
de probabilidade entre funções e benefícios?
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O resultado da pesquisa estabeleceu curvas de probabilidade
que demonstram qual a contribuição de cada função em
gerar um determinado benefício.
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Os PMOs pesquisados poderiam, por exemplo, concordar de
forma unânime que uma determinada função gera um
benefício específico, enquanto uma outra função raramente
contribui para gerar este mesmo benefício.
Exemplo da curva de contribuição de um benefício:
Maior disponibilidade de recursos com
competências em Gerenciamento de Projetos
100%
93%
Probabilidade acumulada de
alcançar o benefício esperado
78%
56%
29%
0%
Desenvolver as
competências
dos profissionais
Prover Mentoring
para os GPs
Recrutar e
Selecionar GPs
Promover o
Gerenciamento
de Projetos
Conduzir
Auditorias de
Projetos
Como essa informação pode ser utilizada para
alinhar o PMO com a necessidade dos clientes?
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O cliente do PMO deve informar quais são suas prioridades
em termos de benefícios (benefícios linguagem do cliente).
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Utilizamos então as relações de probabilidade entre funções
e benefícios para estabelecer o “mix” de funções (uma curva
consolidada) que melhor atenderia a necessidade desse
cliente, considerando ainda o grau de contribuição de cada
função.
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As primeiras funções no gráfico são aquelas que têm maior
grau de contribuição e, por isso, deveriam ser priorizadas.
Exemplo da curva de funções prioritárias para
um cliente
81%
Coordenar e
integrar projetos
de um portfólio
Implementar e
operar sistemas
de informação
para projetos
Prover
metodologia de
gerenciamento
de projetos
Conduzir
Auditorias de
Projetos
Mas e se o PMO tiver mais de um cliente, qual
seria o “mix” de funções ideal?
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Em primeiro lugar é necessário definir se os clientes têm
“pesos” diferentes para o PMO e para a organização. Caso
positivo, isso deve ser levado em consideração.
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O “mix” de funções ideal para o PMO será a resultante da
consolidação das curvas de seus clientes, levando-se em
consideração seus respectivos pesos.
Exemplo da curva consolidada de funções
prioritárias para um PMO, considerando todos
os seus clientes
81%
Implementar e
operar sistemas
de informação
para projetos
Prover
metodologia de
gerenciamento
de projetos
Coordenar e
integrar projetos
de um portfólio
Recrutar e
Selecionar
Gerentes de
Projetos
Como um PMO pode então gerar valor para uma
Organização?
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Estabelecendo suas funções com base nas necessidades
combinadas de seus clientes, refletidas pela expectativa de
benefícios e resultados.
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Priorizando e amadurecendo as funções que mais
contribuirão para atender às expectativas dos seus clientes.
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Reavaliando continuamente o “mix” estabelecido, já que as
necessidades e expectativas podem mudar.
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