UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO-SENSU”
PROJETO “A VEZ DO MESTRE”
CONTROLE INTERNO
ENFOQUE NOS ESTOQUES
Por: Valéria de Oliveira Pinto
Orientador: Prof. Luciano Gerard
Rio de Janeiro
2010
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
CONTROLE INTERNO
ENFOQUE NOS ESTOQUES
Estoques – Ponto alvo dos fraudadores, ponto crítico nas
empresas.
Apresentação de monografia à Universidade
Cândido Mendes como requisito parcial para
obtenção do grau de especialista em Auditoria
e Controladoria.
Por: Valéria de Oliveira Pinto
AGRADECIMENTOS
Primeiramente a Deus por me conceder os meios para mais esta
realização, por me dar forças que muitas vezes achava não ter e por
não deixar que eu fraquejasse mesmo diante das dificuldades
encontradas no meio do caminho, Por ter me mostrado que apesar de
muitas dificuldades e sofrimentos passados, a recompensa é e será
muito
maior.
Obrigado
Senhor,
por
me
mostrar
caminhos
maravilhosos, por estar do meu lado em todos os momentos e por me
fazer nesta hora uma pessoa realizada por ter conseguido,
juntamente com suas graças atingir mais um objetivo desta vida.
Objetivo esse que é muito honroso para mim e para as pessoas que
me cercam.
Agradeço também em especial a amiga Lúcia Helena pelo incentivo
que vem me dando durante estes 08 anos de amizade, começamos
juntas a graduação e agora estamos terminando a pós-graduação,
obrigada por me ajudar a realizar mais este sonho, obrigada por me
fazer acreditar que sonhos podem se tornar realidade, eu sei que
ainda falta muita estrada neste meu caminho, e que aqui é ainda
somente o começo, mas eu sei que com força e determinação eu
chegarei lá.
Agradeço também a minha família, a empresa Rica Alimentos e aos
amigos de trabalho por contribuírem para que eu pudesse concluir
este curso.
DEDICATÓRIA
Dedico esta obra a minha querida e amada avó Sra. Maria de
Lourdes Oliveira Lopes “in memorian” que infelizmente faleceu alguns
meses antes eu pudesse concluir este curso, se estivesse presente
certamente estaria muito feliz e orgulhosa por eu galgar mais este
objetivo, tenho muitas saudades, tenho muitas lembranças, da minha
avó amada, que sempre foi para mim exemplo de coragem, amor,
determinação, humildade, perseverança e fé.
RESUMO
Com a globalização, as empresas tornaram-se cada vez mais
competitivas, a fim de oferecerem produtos e serviços de alta qualidade para
seus consumidores, agora mais exigentes. Dessa forma, grande parte das
empresas, dos mais diversos ramos de atuação, passou a dar maior
importância aos controles internos, dentre eles o controle de estoques.
Este estudo visa demonstrar a importância do controle interno como uma
imprescindível ferramenta para assegurar a fidedignidade e integridade das
operações e demonstrações contábeis. Sua utilização é indispensável para a
total segurança da empresa e também para resguardar o administrador em
suas tomadas de decisões. Tendo em vista os riscos em que as empresas
ficam suscetíveis no mundo dos negócios, os escândalos de fraudes e desvios
as corporações, também existem os riscos relacionados às questões
operacionais, onde a administração de certa forma deve deter um maior
controle sobre as atividades e sobre a gestão. Este artigo pretende demonstrar
como as implantações de sistemas de controles internos e seus fluxos
operacionais, garantem uma margem de segurança capaz de evitar erros e
fraudes que possam dar prejuízos futuros, e até mesmo detectá-los antes da
sua ocorrência, vamos demonstrar a importância dos controles internos no
setor de estoque, como um controle interno eficiente é fundamental,
imprescindível para a manutenção deste ativo dentro das empresas.
METODOLOGIA
Para a obtenção de dados, foi realizada a pesquisa bibliográfica, que
segundo Lakatos (1997), consiste na análise e interpretação de livros,
periódicos, textos legais, documentos, manuscritos, revistas, dissertações,
dentre outros. Inicialmente, procurar-se-á uma maior compreensão sobre a
importância dos instrumentos de controle interno para a gestão empresarial,
que devem ser entendidos como um processo que pretende reter a maior
quantidade de informações necessárias para aprofundamento do assunto em
questão.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
8
CAPITULO I
CONTROLE INTERNO
9
CAPÍTULO II
ESTOQUES
18
CAPITULO III
SISTEMAS MRP, MRP II E ERP.
26
CAPÍTULO IV
AVALIAÇÕES DOS ESTOQUES
30
CAPÍTULO V
PREVENÇÃO DE FRAUDES E ERROS
32
CAPÍTULO VI
PREVENÇÃO DE PERDAS
35
CONCLUSÃO
38
BIBLIOGRAFIA
40
ÍNDICE
41
8
INTRODUÇÃO
Ao ser iniciada, toda empresa, visa à continuidade, mas para que isto
ocorra, faz-se necessário a criação de certos mecanismos de controle interno
abrangendo toda a sua administração. Nesta pesquisa, buscou-se conhecer a
importância dos instrumentos de controle interno no setor de estoques, assim
como suas características, tipos e ferramentas. A escolha deste tema justificase devido essa ferramenta ser fundamental para a monitoração deste setor,
que quando aplicada corretamente pode detectar qualquer ocorrência de
irregularidade. O controle interno aplicado e monitorado de forma continua
dentro da organização tem efeito preventivo sobre os procedimentos por ela
adotados. Os instrumentos do controle interno auxiliam favoravelmente a
gestão de estoques.
A elaboração de controles internos serve para evitar o abuso de poder,
o erro, a fraude e principalmente, a ineficiência, os controles são fundamentais
para que as entidades resguardem os seus ativos, assegurem à fidelidade e
integridade dos registros, demonstrações, informações e relatórios contábeis,
conheçam efetivamente a realidade da entidade, estabeleçam e conheçam
quais os seus compromissos na gestão, orientem e estimulem a organização
estrutural e funcional, comuniquem as diretrizes administrativas, onde o
controle interno serve como facilitador para o trabalho do auditor.
Possuir excelentes controles internos é um pré-requisito para minimizar a
ocorrência de fatos indesejáveis na gestão empresarial, que após identificar os
riscos associados, devem implantar essa ferramenta para auxiliar os gestores
na busca de eficiência nas operações, objetivando fazer cumprir as
determinações e o atendimento das expectativas da administração.
9
CAPITULO I
CONTROLE INTERNO
De acordo com Gomes e Salas (1999, p.13),
O controle de gestão tem experimentado considerável expansão
conceitual a partir da década de 50. Ao longo de todo este período, e
principalmente durante a década de 70, surgem novos enfoques que
incorporam
novos
conceitos,
muitos
emprestados
de
outras
áreas (economia , psicologia, sociologia, administração, etc.). É,
porém, durante os anos 80 que diversos trabalhos passam a chamar
a atenção para a crise existente na área contábil de gestão, devido a
diversos passam a chamar a atenção para a crise existente na área
contábil de gestão, devido trabalhos passam a chamar a atenção para
a crise existente na área contábil de gestão, devido a diversos fatores
que tem dificultado sua utilização como efetivo instrumento que
facilite e potencialize o gerenciamento das atividades da empresa.
A função de controle está intimamente ligada às outras funções do processo
administrativo. O planejamento, a organização e a direção repercutem
intensamente nas atividades de controle da ação empresarial, propiciando a
mensuração e a avaliação dos resultados da ação empresarial, obtidas através
do planejamento, da organização e da direção.
O processo de controle tem a função de regular as operações a padrões préestabelecidos, e sua ação depende de informações recebidas, que permitem a
oportunidade de ação corretiva. Desta maneira, este mecanismo deve ser
definido de acordo com os resultados que se pretende obter a partir dos
objetivos, planos políticos, organogramas, procedimentos, etc. e envolve uma
comparação com os padrões previamente estabelecidos para permitir a ação
corretiva quando um desvio inaceitável ocorrer.
Para Attie (1998, p.111):
10
O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto
coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para
proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de
seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar
a adesão à política traçada pela administração.
Os controles internos contábeis estão relacionados à proteção dos
ativos, e incluem a segregação de funções dentro da empresa. Tem como
objetivo, permitir que as transações sejam efetuadas de acordo com a
autorização da administração e o seu registro seja efetuado quando necessário
elaborando periodicamente demonstrações financeiras: permitir o acesso dos
ativos apenas com autorização da administração e que os ativos registrados
sejam comparados com os ativos físicos existentes e caso haja diferenças, que
sejam tomadas as ações adequadas.
Para
Attie
(1995,
p.62),
os
controles
internos
administrativos
compreendem o plano da organização e seus métodos e procedimentos que
visam atingir a eficiência operacional respeitando sempre as políticas de
negócios da companhia. Estão relacionados indiretamente com os controles
internos contábeis, pois além destes, abrangem também controles estatísticos,
programas de treinamento de pessoal e controles de qualidade.
Os meios de controles internos são todos os registros, livros, mapas, fichas
papéis, boletins, pedidos, notas, faturas, formulários guias, impressos, ordens
internas, regulamento e demais documentos e instrumentos de organização
que são utilizados pela administração para a vigilância, fiscalização e
verificação de todos os fatos ocorridos na empresa e sobre os atos praticados
pelos que exercem funções relacionadas com a organização, o patrimônio e o
funcionamento da empresa.
Diante do exposto, pode-se afirmar que os controles internos envolvem
as atividades e rotinas contábeis e administrativas, com o objetivo de organizar
a empresa e fazer com que seus colaboradores compreendam, respeitem e
cumpram as políticas definidas pela administração, além de garantir a proteção
dos ativos e o adequado registro de todas as operações da empresa.
Desde a abertura da empresa, os controles internos já passam a atuar, pois
11
mesmo em uma pequena empresa com um empresário de pouca experiência,
haverá a necessidade de se realizar determinados tipos de controle, como:
controle de caixa, de compras, contas a pagar, contas a receber e estoques.
Quando a empresa começa a crescer, esses controles tendem a ficar mais
rigorosos, exigindo assim, constante supervisão e atualização, pois conforme a
empresa cresce é necessário que aumente os números de colaboradores e as
delegações de responsabilidades. Portanto se os controles internos não forem
bem aplicados corretamente a partir de um planejamento e preparo os efeitos
logo são verificados como; perdas, desaparecimento de estoques, pagamento
em duplicidade,
“furos
de
caixa,
saída de mercadorias
ilegalmente,
pagamentos de serviços não executados, entre outros que veremos mais
adiante.
1.1 - OBJETIVOS DO CONTROLE INTERNO
Os objetivos do controle interno, segundo a definição do AICPA – American
Institute of Certified Public Accountant (apud CRC-SP, 1996) são:
Proteção de ativos: os ativos presentes e futuros devem ser protegidos
contra qualquer situação indesejável. Essa proteção também vale para erros,
intencional ou não, como por exemplo, erros de cálculo, de contabilização,
realização de procedimentos indevidos ou sua omissão. Obtenção de
informação adequada: toda informação contábil deve ser adequada, tanto para
uso interno quanto para uso externo, pois as informações são de fundamental
importância para o processo decisório.
Promoção da eficiência operacional: É obtida através dos dois conceitos
anteriores. Essa eficiência pode ser verificada através dos relatórios gerenciais,
e são através dos mesmos que se buscam medidas para melhorá-la.
Dessa forma, pode-se afirmar que os objetivos primordiais do controle
interno são: fornecer dados corretos à contabilidade, conferindo a exatidão da
escrituração, a fim de proteger os ativos da empresa, bem como evitar erros e
identificá-los caso ocorram.
12
1.2 - AVALIAÇÕES DOS CONTROLES INTERNOS
Para avaliar o sistema de controle interno é necessário conhecer os
procedimentos e métodos da empresa, compreendendo todo o funcionamento
do sistema bem como de sua rotina operacional.
Segundo Almeida (1996, p. 60), a avaliação do sistema de controle interno
compreende:
- determinar os erros ou irregularidades que poderiam acontecer;
- verificar se o sistema atual de controles detectaria de imediato esses erros ou
irregularidades;
- analisar as fraquezas ou falta de controle, que possibilitam a existência de
erros ou irregularidades, a fim de determinar natureza, data e extensão dos
Procedimentos de auditoria;
- emitir relatório-comentário dando sugestões para o aprimoramento do sistema
de controle interno da empresa.
1.3 - PRINCÍPIOS DE CONTROLE INTERNO
Para estarem alinhados aos objetivos da administração, os sistemas de
controle interno devem seguir um conjunto de princípios, que são verdadeiras
medidas orientadoras, que devem ser adotadas pela empresa. Segundo Attie
(1995, p. 64) os princípios, via de regra, mencionados são os seguintes:
a) A responsabilidade deve ser determinada. Se não existe uma delimitação
exata da responsabilidade, o controle será ineficiente;
b) A contabilização e as operações propriamente ditas devem ser segregadas.
Um funcionário ou departamento não deve ocupar uma posição em que tenha
controle dos registros contábeis e, ao mesmo tempo, controle das operações
que geram esses lançamentos. Mesmo em ambiente altamente informatizado,
onde a introdução de dados no sistema de informação é feita pelo
departamento que efetua as transações, o controle do registro contábil é
responsabilidade da área do departamento contábil, que deve deter o controle
final da contabilização desta transação;
13
c) Devem ser utilizadas todas as provas disponíveis, independentes, para
comprovar seguramente que as operações e a contabilidade estão em forma
exata; ou seja, provar que as operações estão adequadamente registradas. As
transações registradas na contabilidade devem ser as mesmas existentes nos
sistemas operacionais das áreas da empresa e devem estar documentadas;
d) Nenhuma pessoa, individualmente, deve ter completamente sob sua
responsabilidade uma transação comercial. As operações devem ser
reestruturadas de forma que duas ou mais pessoas ou áreas participem das
transações, dessa forma, o trabalho de um torna-se a prova do outro. A
segregação de funções aumenta a eficiência das operações e indica
rapidamente erros causais ou intencionais;
e) O pessoal deve ser cuidadosamente selecionado e treinado. Um treinamento
cuidadoso resulta melhor rendimento, menores custos e empregados atentos e
ativos. O treinamento familiariza os colaboradores com as novas tarefas e os
situa dentro do contexto e normas da empresa. Ao compreender o que dele se
espera, o funcionário contribui para o aumento da eficiência operacional e a
redução de custos;
f) Se possível, deve haver rotação entre empregados designados para cada
trabalho e obrigatório para aqueles que ocupam cargos importantes. Essa
atitude reduz as oportunidades de ocorrência de fraudes, resulta em estímulo
para inovações, aumenta a qualificação técnica e profissional dos empregados,
elimina a dependência dos “especialistas” e resulta em novas ideias sobre
sistemas, métodos e processos;
g) Todas as instruções devem ser por escrito. Os manuais de procedimentos
fomentam a normalização, a eficiência e evitam erros. É importante que a
instituição organize e distribua a seus colaboradores um manual de controle
interno, onde conste as instruções operacionais, normas e procedimentos
adotados pela empresa. Esta adoção colabora para a coibição de erros de
execução e também garante a qualidade dos processos;
14
h) Todos os empregados da empresa devem sair de férias. O descanso permite
repor as energias, ordenar as idéias e é um direito trabalhista. Não sair de
férias significa também manter encobertos erros e fraudes que porventura
existam;
i) Quando aplicável, os funcionários devem ter carta de fiança. A fiança protege
a empresa e serve para dissuadir, psicologicamente, os empregados “em
tentação”;
j) Não devem ser exageradas as vantagens de proteção do método de partidas
dobradas. Este método não substitui o controle interno;
k) Devem-se utilizar as contas de controle com a maior amplitude possível.
Estas contas devem provar a exatidão dos saldos das contas detalhadas que
devem ser controladas por outros funcionários;
l) Deve-se utilizar equipamento mecânico sempre que viável. É recomendável a
utilização de meios eletrônicos para o registro automático das transações. O
avanço tecnológico e o barateamento dos recursos de informática permitem o
desenvolvimento de sistemas que aumentam consideravelmente a eficiência do
controle, possibilitando realizar e registrar simultaneamente as transações.
Embora sempre seja necessária vigilância para evitar erros e manipulações,
mesmo com a utilização de equipamento mecânico, com estes facilitam-se
operações, fomenta-se a divisão de trabalhos e pode-se reforçar o controle
interno.
m)Deve existir um sistema de revisão e avaliação independente das normas,
operações e registros da empresa, por um departamento de Auditoria Interna
ou por uma pessoa que exerça essas atividades;
1.4 - RESPONSABILIDADE PELO CONTROLE INTERNO
15
O controle interno, via de regra, é de responsabilidade da administração
da empresa. Ela é responsável pelo planejamento, instalação e supervisão de
um adequado sistema de controle interno (ATTIE, 1992, p. 211). Porém, não
cabe somente a administração controlar o bom funcionamento dos controles
internos, mas sim a todos os colaboradores da empresa. “Logo, todos os
colaboradores da empresa precisam ter o conhecimento dos conceitos e
objetivos de controle interno propostos pela empresa, adequando suas
atividades em conformidade com estes”. (BORDIN; SARAIVA 2005, p. 212).
Entretanto, tão importante quanto implantar os controles internos é garantir
a
sua manutenção e atualização, através de um constante acompanhamento.
A
supervisão e manutenção do sistema de controle interno são essenciais para
que sejam mantidas e asseguradas as suas características fundamentais. Além
disso, é através do controle que se determina se as políticas internas estão
sendo corretamente interpretadas e cumpridas; se as mudanças e as
condições de operação tornaram os procedimentos complicados, obsoletos ou
inadequados e ainda, para que em caso do surgimento de falhas no sistema,
que sejam tomadas medidas corretivas imediatas e eficazes (ATTIE, 1992).
1.5 - FUNÇÕES DOS ADMINISTRADORES/ GERENTES
a)
Para o bom andamento de uma política de controles internos na
empresa é imprescindível que os gerentes e administradores tenham atitudes
exemplar e cumpram as suas funções;
–Estabelecer objetivos e metas – o que se deseja atingir, em quanto tempo e a
que custos. Sistemática para estabelecimento de objetivos/ metas:
–Obter a participação das pessoas que, a seu ver, estarão envolvidas;
–Expor as idéias e estar em aberto a receber críticas, ponderações, sugestões.
Pode-se vir a propor objetivos ainda mais audaciosos que aqueles que se
pretenda atingir;
–Formalizar com clareza, o que se pretende realizar/ atingir;
–Definir em quanto tempo;
–Estabelecer como serão conduzidas as ações, deixando claro quem será
responsável por quais ações e onde e quando elas deverão ter lugar;
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–Criar uma sistemática de controle que permita a você e aos demais saber, em
momentos oportunos, como estão se saindo, possibilitando correções de rumo,
sempre que necessário;
b)
Planejar – que é a determinação, o claro possível, de como iremos agir
para viabilizar a consecução, daqueles objetivos/ metas. Estabelecer diretrizes,
estratégias e políticas que nortearão o desempenho de todos na empresa,
responsáveis pelo atingimento dos objetivos/ metas;
c)
Organizar – a colocação, a disposição dos recursos, conforme previstos
no planejamento, para que se possa agir e cumprir com os objetivos-metas.
Organizar é colocar o recurso certo, no lugar e no momento certo, sempre
como determinado pelo planejamento. É determinado pelo planejamento. È
deixar bem claro que faz o que, por que, onde, quando e como. Compete à
função de organizar deixar claro:
- o que deve ser feito
- quem é responsável pela execução
- quando e onde deverá ser executado
- como fazer, como devem ser executados os procedimentos
d)
Comandar – sem ação nada realiza. Assim o comando é o meio de nos
assegurarmos de que cada um cumprirá com o quanto lhe tenha sido
designado. É fazer cumprir as ordens dadas;
e)
Coordenar – é o aspecto mais humano do conjunto de funções. É saber
orientar, ensinar, avaliar, premiar e, quando necessário, punir. È a
harmonização do trabalho das pessoas, uma forma de transformar um grupo
em uma equipe. Um grupo de trabalho se transforma em equipe quando o líder
for capaz de exercer adequada coordenação;
f)
Controlar – é a verificação do andamento dos trabalhos e das
realizações, comparado com aquilo que tínhamos em vista( objetivos,
metas,orçamentos, etc.), e quando detectado algo que se comporta de modo
inadequado ao que pretendemos
ou que os
resultados menos favoráveis
estão sendo alcançados, tomar as necessárias medidas de correção de rumo,
17
atual e futuro. O controle normalmente se faz mediante a avaliação,
comparação de números (quantidade, valores, percentagens, etc.);
1.6 - CONTROLE INTERNO E SISTEMAS ELETRÔNICOS DE
PROCESSAMENTO DE DADOS
A modernização das rotinas internas torna-se cada vez mais necessária
para o melhor controle operacional e de atividades da empresa ao passo que a
concorrência exige que as informações fornecidas aos administradores sejam
cada dia mais precisas e com uma rapidez cada vez maior. Com isso, as
empresas procuram novas atualizações e meios de processamento e agilidade
dos seus dados, sendo necessário, para isso, a utilização de um sistema
eletrônico de processamento de dados.
Muitos dos trabalhos manuais são deixados de lado para a utilização de
sistemas computadorizados, tornando assim, o trabalho mais ágil e confiável. A
modernização das rotinas internas tornou-se imprescindível para um bom
desempenho das atividades e melhor gerenciamento dos controles internos.
Para Crepaldi (2006, p.29) “O Sistema de Informação Contábil Gerencial só
poderá ser executado de forma eficiente, através de um sistema integrado de
Informações contábeis que abrangem tanto os recursos humanos quanto os
tecnológicos”.
O sistema eletrônico precisa atender as necessidades de informações
internas da empresa, para isso é necessário que ele seja alimentado
adequadamente com os dados operacionais da empresa e que consiga
processar todas as informações em tempo hábil para que possa fornecer os
relatórios e as informações necessárias aos administradores tomarem suas
decisões em tempo preciso.
Segundo Padoveze (2004, p.50):
Para se fazer contabilidade gerencial é necessário um sistema de
informação contábil gerencial, um sistema de informação operacional,
que seja um instrumento dotado de características tais que preencha
todas as necessidades informacionais dos administradores para o
gerenciamento de sua entidade.
Ainda, segundo o mesmo autor, um sistema de informação contábil
18
gerencial tem que abranger todas as áreas de contabilidade, incorporando
todos os dados quantitativos necessários para mensuração e análise das
informações com o movimento operacional da empresa (PADOVEZE, 2004,
p.57).
1.7 - CONTROLES INTERNOS DE ESTOQUES
Com relação aos estoques, a empresa pode utilizar os seguintes tipos
de controles, de acordo com o CRC-SP (1998, p.46):
• Elaborar relatórios periódicos sobre matérias-primas, produtos em elaboração
e produtos acabados indicando a sua rotação;
• Controlar a movimentação dos estoques em quantidades e valores,
informando: estoques iniciais, compras, vendas e estoques finais;
• Comparar os custos unitários dos principais itens com os do mês anterior,
fornecendo explicações a respeito de diferenças superiores a um determinado
percentual;
• Designar funcionários experientes para formular normas para contagem de
estoques e para acompanhar as contagens físicas, e fazer a comparação da
contagem física com o saldo final constante nas fichas de controle;
• Coletar estatísticas sobre capacidade produtiva utilizada, variações na
absorção de custos fixos e explicações para mudanças significativas
CAPITULO II
ESTOQUES
Os estoques são bens destinados à venda ou produção, ligados com os
objetivos e atividades da empresa. Os estoques existem primeiramente para ter
à disposição materiais para os clientes. Mas existem também por outros
motivos, dentre eles: devido a riscos diversos (como por exemplo, a perda de
faturamento), flutuações da oferta, flutuações da demanda, erros nas
previsões, especulações financeiras, etc.
O estoque é um sistema compreendido por entradas (as entradas de
19
materiais são transações que aumentam o saldo do item), saídas (são as
transações que diminuem o saldo do item) e o saldo (são as quantidades
disponíveis, decorrentes do saldo anterior, somadas as entradas e subtraídas
as saídas no período).
Representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da
posição financeira da maioria das companhias industriais e comerciais. O
elenco de contas que representam os estoques varia de empresa para
empresa, e normalmente estão classificados nas seguintes categorias:
. Mercadorias para revenda - Que é composta por todos os materiais
adquiridos de terceiros para a revenda;
. Produtos Acabados - Representam os produtos prontos produzidos na
própria empresa e disponíveis para revenda.
. Produtos em Elaboração - Compostos pelos bens já requisitados que estão
em processo de transformação e todos os custos diretos e indiretos relativos à
produção ainda não concluída no encerramento do balanço.
. Matérias-primas - Representadas pelos materiais que irão ser aplicados na
produção.
. Materiais auxiliares - Composto por todos os itens destinados a manutenção
das atividades da produção e de consumo geral.
. Material de embalagem - Composto pelos itens destinados a embalagem ou
acondicionamento dos produtos acabados.
. Importações em andamento - Engloba todos os custos já incorridos
referentes à importação em andamento realizadas pela empresa.
. Almoxarifado - Engloba todos os itens de estoques de consumo em geral,
podendo incluir produtos de alimentação do pessoal, materiais de escritório,
peças em geral e uma variedade de itens. Muitas empresas, por questão de
controle, adotam a prática de, para fins contábeis, já lançar tais estoques como
despesas no momento da compra, somente mantendo controle quantitativo,
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pois muitas vezes representam uma quantidade muito grande de itens, mas de
pequeno valor total, não afetando os resultados.
2.1 - A IMPORTÂNCIA DOS ESTOQUES
Segundo Attie (1995), a importância do controle interno pode ser
resumida considerando-se:
· Quanto maior for à entidade, mais complexa será a sua estrutura
organizacional, e para que o controle de suas operações seja eficiente, a
administração necessita de relatórios e análises concisos, que reflitam a
situação da companhia;
· A administração é responsável pela salvaguarda dos ativos da companhia e
pela prevenção ou descoberta de erros ou fraudes. Essa tarefa se torna
possível através da manutenção de um sistema de controle interno adequado.
· Um sistema de controle interno que funcione adequadamente é a melhor
proteção contra as fraquezas humanas da empresa. A constante verificação e
revisão são características de um bom controle interno, pois reduzem a
possibilidade de que erros ou tentativas de fraudes permaneçam encobertos
por muito tempo e proporcionam maior confiança para a administração no que
diz respeito à adequação dos dados.
O controle interno também é muito importante no que se refere à
auditoria, sendo um dos principais objetos de sua análise, visto que é através
dele que se examina de forma mais organizada e apurada os dados da
empresa, pois conforme afirma SÁ (1998, p.106) “A avaliação do controle
interno é, pois, o processo auxiliar de auditoria através do qual medimos a
capacidade dos meios utilizados por uma empresa ou instituição para proteger
seu patrimônio e os objetivos deste”. Devido a isso, os controles internos
devem ser elaborados de forma precisa e eficiente proporcionando assim,
maior confiança e credibilidade nas informações patrimoniais.
Os estoques merecem uma atenção especial por parte do auditor fiscal,
pois a sua avaliação no início e no fim do período contábil, reflete diretamente
21
na apuração do Lucro Líquido de cada exercício, pois terá efeito no custo dos
produtos vendidos.
Segundo a lei das S.A, os estoques são direitos que tiverem por objeto,
mercadorias e produtos do comercio da companhia, assim como matériasprimas, produtos em fabricação e bens em almoxarifado.
O estoque é vital para muitas empresas, pois é ele que sustentará todas
as atividades operacionais e não operacionais de uma organização, cujo ramo
de atividade é mercantil.
Com o enfoque de demonstrar como é importante a entidade manter
controle sobre suas transações, não adentraremos na questão da apuração do
custo dos estoques. Que é outro fator importante na mensuração, sendo que
este deve ser tratado com muito critério para que os preços finais dos produtos
sejam corretamente apurados, dando uma margem de lucro satisfatória.
Pela gama de divisões do estoque, é observável que seu controle deve ser
rigoroso e eficiente.
2.2 - INVENTÁRIOS DE ESTOQUES
2.2.1 - Inventário Periódico
É um sistema de inventário adotado por empresas que não mantêm
controle das quantidades e valores das mercadorias ou produtos existentes em
seu estoque. Desta forma, a contabilidade não dispõe de informações
suficientes para a apuração do resultado, sendo necessário o levantamento
físico dos estoques e correspondente avaliação, sempre que se quer apurar o
resultado e levantar o Balanço, motivo pelo qual, é denominado “inventário
Periódico”.
2.2.2 - Inventário Permanente
É um sistema de inventário que possibilita, permanentemente, a
obtenção de informações quanto aos estoques e os custos das mercadorias ou
produtos vendidos. O fato de estas informações estarem sempre disponíveis é
que se convencionou denominar “inventário permanente”.
22
A manutenção de um adequado controle de movimentação em
quantidades e valor dos estoques é essencial. No caso de matérias-primas e
contas similares de estoques de mercadorias para revenda de empresas
comerciais, é importante a manutenção de um Registro Permanente desses
estoques, item por item. O Registro permanente é também exigido pela
legislação do imposto de renda, como instrumento necessário de controle para
apuração mensal dos estoques, conforme determina o Parecer Normativo n.º
06, de 26 de janeiro de 1979. O registro permanente de estoques pode ser feito
em fichas, mantidas para cada item, com seu movimento em quantidade, preço
unitário e valor total, bem como em livro ou formulários contínuos por sistema
de processamento eletrônico de dados. O parecer a que nos referimos, afirma
que os saldos do final do exercício, apurados no registro permanente após os
ajustes decorrentes do confronto com contagens físicas, serão os utilizados
para transcrição no livro oficial de Inventário.
Quando o inventário (seja periódico ou rotativo) é terminado, pode-se
calcular a acurácia dos controles, que mede a porcentagem de itens corretos
em quantidade e em valor.
2.2.3 - Livro Registro de Inventários
O Livro Registro de Inventários é obrigatório, segundo a legislação
tributária brasileira.
No fim de cada exercício nele devem constar transcritos todos os
componentes do inventário final do exercício.
Por seu poder de comprovação legal é que o auditor deve partir dele
para a realização de seus exames, procurando fazer, pelo processo de
amostragem ou testes, e um confronto com as contas de controle do Razão
relativas a estoques.
As mercadorias em poder de terceiros, enviadas para vendas em
consignação, mesmo estando nas dependências do estabelecimento do
consignatário que exerce o papel de representante, devem constar no
inventário do proprietário, ou seja, o consignante.
A Legislação do ICMS/PB prevê os casos em que as empresas poderão
efetuar os lançamentos das notas fiscais de entradas de mercadorias sem que
as mesmas tenham efetivamente entrado no estabelecimento do adquirente,
23
são os casos de: Importação, e operações triangular, como é o caso das
mercadorias adquiridas, mas entregues ao industrializador. Devendo, assim,
constarem no inventário do proprietário.
Portanto, a inclusão no inventário deve basear-se, como regra geral, no
critério da propriedade e não da posse.
2.3- FUNÇÕES DO CONTROLE DE ESTOQUES
A Administração de estoques deve minimizar o capital total investido em
estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo
financeiro também se eleva. Uma empresa não poderá trabalhar sem estoque,
pois, a sua função amortecedora entre vários estágios de produção vai até l
venda final do produto.
Somente algumas matérias-primas têm a vantagem de estocar, em
razão da influência da entrega do fornecedor. Outras matérias- primas
especiais, o fornecedor precisa de vários dias para produzi-la.
Um controle eficiente controla os desperdícios, desvios, apuram-se
valores para fins de analise, bem como, apura o demasiado investimento, o
qual prejudica o capital de giro.
Quanto maior é o investimento, também maior é a capacidade e a
responsabilidade de cada setor da empresa. A responsabilidade da divisão dos
estoques já é antiga; materiais são do almoxarifado, responsabilidade do
almoxarife, que zela pelas reposições necessárias.
2.3.1 - OS PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS NO CONTROLE DOS
ESTOQUES SÃO:
● Registro de entradas de mercadorias via nota fiscal e conferência dos itens,
simultaneamente;
● Saída de mercadorias mediante requisição assinada;
● Quando da ocorrência de entrada de mercadorias desacompanhada de nota
fiscal do fornecedor, estas devem ser segregadas para regularização;
● Estoques em poder de terceiros devem ser controlados a parte do estoque
existente na empresa;
● Acesso restrito ao local do estoque;
● Levantamento de inventários periódicos – matéria-prima, materiais de
24
suprimento, produtos em elaboração, produtos acabados, em poder de
terceiros etc.;
● Controle rigoroso da validade de produtos e matérias-primas perecíveis;
● Organização do almoxarifado, facilitando o atendimento interno e externo;
● Controle da quantidade de mercadorias, evitando assim à falta de produtos, e
consequentemente a falta de vendas;
● Confronto com os dados contábeis.
2.4 - OBJETIVO DO CONTROLE DE ESTOQUE
O objetivo do controle de estoque é otimizar o investimento em estoque,
aumentando o uso dos meios internos da empresa, diminuindo as
necessidades de capital investido.
O estoque do produto acabado, matéria-prima e material em processo
não serão vistos como independentes. Todas as decisões tomadas sobre um
dos tipos de estoque influenciarão os outros tipos. Às vezes acabam se
esquecendo dessa regra nas estruturas de organização mais tradicionais e
conservadoras.
O controle de estoque tem também o objetivo de planejar, controlar e
replanejar o material armazenado na empresa.
2.5 - PRINCÍPIOS BÁSICOS PARA O CONTROLE DE ESTOQUES
Para se organizar um setor de controle de estoque, inicialmente
deveremos descrever suas principais funções:
a) Determinar o que deve permanecer em estoque. Número de itens;
b) Determinar quando se deve reabastecer o estoque. Prioridade;
c) Determinar a quantidade de estoque que será necessário para um período
pré-determinado;
d) Acionar o departamento de compras para executar a aquisição de estoque;
e) Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as
necessidades;
25
f) Controlar o estoque em termos de quantidade e valor e fornecer informações
sobre sua posição;
g) Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos
materiais estocados;
h) Identificar e retirar do estoque os itens danificados.
Existem determinados aspectos que devem ser especificados, antes de se
montar um sistema de controle de estoque.
Um deles refere-se aos diferentes tipos de estoques existentes em uma fábrica.
Os principais tipos encontrados em uma empresa industrial são: matéria-prima,
produto em processo, produto acabado e peças de manutenção.
2.6- POLÍTICA DE ESTOQUE
A administração geral da empresa deverá determinar ao departamento
de controle de estoque, o programa de objetivos a serem atingidos, isto é,
estabelece certos padrões que sirvam de guias aos programadores e
controladores e também de critérios para medir o desenvolvimento do
departamento.
2.6.1 - Estas políticas são diretrizes que, de maneira geral, são as seguintes:
a) Metas de empresas quando a tempo de entrega dos produtos ao cliente;
b) Definição do número de depósitos de almoxarifados e da lista de materiais a
serem estocados nele;
c) Até que níveis deverão flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa
demanda ou uma alteração de consumo;
d) As definições das políticas são muito importantes ao bom funcionamento da
administração de estoques.
CAPITULO III
26
SISTEMAS MRP, MRPII E ERP
Antes da década de 1960 as empresas se apoiavam nas técnicas de
gestão de inventários, sendo a técnica mais popular a EOQ (Economic Order of
Quantities – Ordem Econômica de Quantidade).
De acordo com esse método, qualquer item em estoque é analisado por
seu custo mediante pedidos de encomenda e pelo custo de armazenagem. As
estimativas eram feitas anualmente, para otimizar o custo final dos produtos
armazenados.
Em substituição a esse sistema surge o MRP (Material Resource
Planning), seguido pelo MRPII e posteriormente foram criados os sistemas
ERP (Enterprise Resource Planning).
As empresas passaram cada vez mais a utilizar as tecnologias de
informação para otimizar suas políticas e processos de produção.
Foram as tecnologias da informação e os processos de reengenharia
empresarial (usadas em conjunto) que criaram importantes ferramentas
estratégicas para as empresas, denominadas ERP (que em português significa
Planejamento de Recursos da Empresa) , ou Software de Gestão Empresarial.
3.1 - SISTEMA MRP
O sistema MRP (Material Resource Planning – Planejamento de Pedidos
de Material), surgiu durante a década de 1960. Essa técnica explora a procura
dos produtos finais através de um planejamento de produção específico e sua
transformação em uma tabela de ordens de pedido, produção e estoque.
Esse sistema, tal como é utilizado atualmente, só é viável graças ao
advento do computador, tendo em vista que o MRP utiliza softwares cada vez
mais sofisticados (o custo pode ser superior a um milhão de dólares).
Os MRP tiveram bastante êxito ao reduzir a quantidade de produtos em
estoque, ao reduzir os tempos de produção e distribuição, e aumentar a
eficiência a todos os níveis.
O MRP possui uma ferramenta denominado BOM (bill of material lista de
materiais), que é um software que processa todos os dados, verificando se há
disponibilidade no estoque, e em caso de falta, emite uma lista dos itens
faltantes.
27
No tocante ao controle de estoques, para o MRP a informação sobre os
estoques disponíveis é essencial para a operação do sistema. Dessa forma, os
softwares usuais de MRP tratam essas informações como módulos do sistema
(logo, tem-se um módulo de estoque e um de MRP), que podem ser
integrados. Além da lista de materiais e do controle de estoques, o MRP possui
outros elementos: Plano mestre e o EDI (Electronis Daa Interchange).
O plano mestre retrata a demanda a ser atendida. Entretanto, é apenas
uma previsão, e como tal, apresenta incertezas. O MRP é flexível a alterações
nas demandas, o sistema atualiza periodicamente os cálculos (geralmente 1
vez ao dia).
O EDI é uma relação dos itens a serem comprados. A partir dessa
relação, e da interligação dos sistemas empresariais, os pedidos de
reabastecimento são feitos diretamente pelo computador.
3.1.1
-
OS
SISTEMAS
MRP
APRESENTAM
ALGUMAS
VANTAGENS EM SUA UTILIZAÇÃO:
Instrumento de planejamento: permite o planejamento de compras,
contratações, demissões, necessidades de capital de giro,
necessidades de equipamentos e demais insumos produtivos.
Simulação: análise de situações de diferentes cenários de
demanda, sendo considerado um instrumento excelente para
tomadas de decisões gerenciais.
Custos: facilita o cálculo detalhado dos custos dos produtos.
Reduz a influência dos sistemas informais: os sistemas informais
deixam de existir, as informações passam ma ser todas
registradas no MRP.
Nos anos de 1970 surge o CLMRP (Closed Loop MRP), muito
semelhante ao MRP, porém, nessa nova técnica a capacidade de produção
passou a ser levada em conta. O que resultou na criação de um novo módulo
no sistema MRP, o CRP – Planejamento de Requisições e Capacidades.
Todavia, apesar de ser uma ótima técnica para gestão de inventários, o
sistema MRP mostrou-se ineficiente ao não integrar as diferentes áreas das
empresas.
28
3.2 - SISTEMA MRPII
Na década de 1980 surge o MRPII – Planejamento de Recursos de
Produção, a partir da evolução do MRP e da necessidade de um maior
englobamento da gestão a outras áreas da empresa.
O MRPII é um método de gestão de todos os recursos da empresa,
interligando entre si: planejamento de negócios, planejamento de produção,
tabelas de tempo de produção, planejamento de material e requisições,
planejamento de capacidades e funcionamento do sistema para capacidades e
prioridades.
No software do MRPII é fornecida uma quantidade bem maior de dados
sobre o produto (preço unitário, fornecedores, processo de fabricação,
equipamentos, alterações do BOM, etc). No tocante aos elementos apresenta
os mesmos do MRP.
3.3 - SISTEMA ERP
No início da década de 1990 os sistemas ERP surgiram como resultado
de mais de 40 anos de erros e sucessos das técnicas de gestão já existentes e
do constante crescimento das tecnologias de informação.
Os primeiros sistemas ERP foram desenvolvidos para funcionar nos grandes
mainframes, entretanto, com o surgimento dos computadores, do Unix, do
AS/400 e do Windows NT; além da relação com sistemas de gestão de bases
de dados relacionais e a integração delas com as tecnologias Web contribuiu
para facilitar na utilização do sistema ERP.
Outros sistemas que influenciaram a forma do ERP na transferência de
dados eletrônicos foram: Workflow, Workgroups, Groupware, Internet, Intranet,
Dataminning e Datawarehousing.
Além de integrar os vários organismos de uma empresa, um sistema
para ser considerado ERP deve possuir algumas características fundamentais:
Flexibilidade (se adapta às constantes transformações das
empresas e opera sob diferentes bases de dados).
Modularidade (suporta plataformas múltiplas de hardware).
Compreensão (suporta diferentes estruturas organizacionais das
29
empresas).
Conectividade (o sistema não se confina ao espaço físico da
empresa permitindo a ligação com entidades pertencentes ao
mesmo grupo empresarial).
Seleção de diferentes formas negociais (deve conter uma seleção
das melhores práticas negociais).
Simulação da realidade (deve permitir a simulação da realidade da
empresa em computador).
Os sistemas ERP podem também ser chamado de simuladores da
realidade, na medida em que simulam os processos necessários do
funcionamento da empresa gerando informação integrada; auxiliando a
empresa a interligar todos os seus recursos.
Sistemas
ERP
podem
ser
implantados
em
empresas
independentemente de sua estrutura orgânica, tamanho, distribuição física,
ramo de negócios, dimensão, etc. A saber, alguns setores de negócio que
podem ser citados de implementação de sistemas ERP: defesa e aeroespacial;
indústria automobilística; indústria metalomecânica e minas; administração
pública, saúde e educação; bancos, seguros e serviços; agricultura e pescas;
produção,
distribuição
e
transportes;
telecomunicações;
construção;
alimentação; petróleo e derivados; indústria química e farmacêutica, etc.
A escolha por um ERP implica em boa Gestão de Mudança em
conceitos, processos e em estruturas organizacionais.
O primeiro passo é o apoio dos principais usuários, deixando-os à par
dos processos decisórios da empresa.
O segundo passo é motivar o pessoal da organização para as
mudanças, realizando para isso reuniões, para discussão de pautas referentes
à redução do prazo de produção e de tarefas repetitivas, aproximação com os
fornecedores, etc.
Todos esses fatores são muito importantes, porque segundo Rodrigues
(2004), a compra de um ERP requer muita atenção para sua viabilidade
técnica, econômica e operacional. Por isso, é que os responsáveis necessitam
estar se questionando sobre sua aplicação.
Escolher um sistema ERP requer tempo e reflexão, todas as dúvidas
devem ser esclarecidas, principalmente as referentes à disponibilidade de
30
assistência ao cliente e os custos da estrutura do hardware.
CAPÍTULO IV
AVALIAÇÕES DOS ESTOQUES
A avaliação dos estoques deve ser feita em consonância com o princípio
do conservadorismo pelo preço de custo ou mercado, dos dois o menor.
Também vários critérios de avaliação podem ser adotados, alguns sofrendo
restrições do fisco por conduzir a resultados diferentes. No entanto, uma vez
definido, este deve ser uniforme no tempo para obedecer a princípio contábil da
uniformidade e caso haja mudança de critério este deve ser objeto de avaliação
e evidenciado nas demonstrações através de nota explicativa.
4.1 - SUPERAVALIAÇÃO DE ESTOQUES - CAUSAS E EFEITOS
A saída de mercadorias sem a respectiva emissão do documento fiscal
resultará naturalmente na falta dessas mercadorias quando do levantamento do
Inventário físico no final do período. Para regularizar esta situação a empresa
inclui no livro registro de Inventário as quantidades que deveriam constar
fisicamente, superavaliando desta forma os estoques. Esta prática ilícita só
poderá ser detectada através de um levantamento específico dessas
mercadorias, antes que a empresa regularize de fato esta falta, com a
compra/entrada de mercadorias da mesma espécie e quantidades, também
desacompanhadas de documento fiscal.
A superavaliação também pode se dar, com o valor unitário das
mercadorias e ou produtos superior ao de aquisição. Outra forma de super
avaliar os estoques são erros propositais nos cálculos e nos transportes de
valores, ou simplesmente efetuar o registro contábil a maior que o registro de
inventário.
Neste caso acabe ao auditor concentrar teste que busquem a
identificação desta prática, tais como contagem física e inspeção de
documentos fiscais, a fim de evitar fraudes ou erros através da superavaliação
31
dos estoques.
4.2 - SUBAVALIAÇÃO DOS ESTOQUES - CAUSAS E EFEITOS
As empresas que se utilizam da prática da subavaliação, avaliando os
estoques por valor inferior ao seu valor real; visam precipuamente, elevar o
custo das mercadorias e ou produtos vendidos, reduzindo, conseqüentemente
o lucro líquido do exercício, resultando em parcela do imposto de renda a
recolher a menor; e induzindo a prática do subfaturamento no período seguinte.
4.3 – FORMAS DE SUBAVALIAR OS ESTOQUES
a) Avaliação por preço inferior ao do período
b) Diminuição das quantidades físicas
c) Omissão no arrolamento das mercadorias adquiridas no fim do período.
d) Erros propositais: Soma ,multiplicação, transposição de valores, etc.
4.4 - FORMAS DE DETECTAR A SUBAVALIAÇÃO
a) Teste envolvendo as últimas aquisições, proceder ao levantamento
específico.
b) Confronto entre o Inventário e as vendas do mês de janeiro do exercício
subseqüente; envolvendo as últimas aquisições.
c) Confronto do registro de Inventário com o Balanço Patrimonial
4.5 - CUT-OFF DOS ESTOQUES (CORTES)
É o momento em que os registros e documentos contábeis, refletem o
levantamento do inventário. Considera-se o que está registrado até aquele
momento no inventário e excluí os posteriores registros, que equivale a
materiais não registrados até o momento do corte e não devem ser
inventariados.
Deve haver um cuidado em relação a mercadorias já faturadas e não
entregue ainda, pois elas devem ser segregadas, isto é, inventariadas e depois
32
excluídas, evitando assim a duplicidade de apropriação. Também pode ocorrer
com as mercadorias entregues (entregas parciais), não registrada a fatura e
com mercadorias em viagem (não chegou), mas já registradas. Deve haver um
cuidado muito grande nesses casos, para evitar que eles influenciem
duplamente nas demonstrações contábeis.
Na data do corte, o controle deve anotar os últimos registros e após
verificar as entradas e saídas anteriores e posteriores ao corte, para certificarse que o inventário está correto. O controle não pode deixar de investigar os
produtos internos, que abrange a movimentação entre o almoxarifado e as
seções de produção, de expedição ou de depósito, evitando que ocorra alguma
distorção.
CAPÍTULO V
PREVENÇÃO DE FRAUDES E ERROS
5.1 - FRAUDES
Para o Instituto dos Auditores Internos do Brasil - AUDIBRA, fraudes são
quaisquer atos ilegais caracterizados por engano, dissimulação ou violação da
verdade. Estes atos não dependem da aplicação de violência ou da força física.
Conforme experiência de campo é possível afirmar que a fraude se concretiza
ao se juntar três fatores: a pessoa má intencionada, o objeto de desejo e
a oportunidade.
Fraudes existem desde os primórdios da civilização, todavia, encontramse mais presente nos tempos atuais, em organizações de qualquer natureza –
públicas, privadas, não-governamentais. São cometidas em países ocidentais,
orientais, desenvolvidos ou subdesenvolvidos. Envolvem organizações de
qualquer segmento – indústria, comércio, serviço – e de qualquer porte –
grande, médio, pequeno ou microempresa. De modo que nenhuma
organização está totalmente imune aos efeitos perversos das fraudes sobre
suas atividades.
Os efeitos das fraudes geram um grande impacto nas
organizações privadas e na sociedade, essa realidade fez com que a discussão
33
sobre prevenção, redução e controle de fraudes, dentro dessas organizações,
passassem a integrar a pauta de todos os níveis hierárquicos - alta
administração, gestores intermediários e colaboradores.
É importante destacar que, dificilmente, uma fraude prospera sem
a participação ou a omissão de pessoas que, através de atos, comportamentos
ou atitudes inidôneos, promovem um contexto organizacional facilitador para a
fluidez desse ato ilícito, muitas vezes, sem a devida avaliação das
consequências
dessas
ações
para
a
organização,
desenvolvidos
ou
subdesenvolvidos. Envolvem organizações de qualquer segmento – indústria,
comércio, serviço – e de qualquer porte – grande, médio, pequeno ou
microempresa. De modo que nenhuma organização está totalmente imune aos
efeitos perversos das fraudes sobre suas atividades.
5.2 – FRAUDES NAS EMPRESAS
- A fraude é uma ação ou omissão cometida propositadamente, com a
finalidade de o agente beneficiar-se e prejudicar alguém ( pessoa física ou
jurídica ) ;
- Conhecer as fraudes, como se fazem, como se descobrem, é um
conhecimento necessário para evitá-la;
- Somente com os controles internos, constantes, adequados e eficazes
podem tornar difícil a ocorrência de fraudes nas empresas,
- A fraude dificilmente, tem só um responsável, quer ativa, quer passivamente.
- O fraudador sempre testa os controles internos antes de cometer a fraude
programada;
- Um excessivo número de fraudes é cometido por pessoas de confiança,
investidas de uma fração do poder administrativo ou responsáveis por funções
importantes acumuladas;
5.3 – TIPOS DE FRAUDES MAIS FREQUENTES
5.3.1 – FURTO
- Apropriação de coisa alheia móvel, de maneira disfarçada, para ficar como
se sua fosse.
- Ato criminoso; apropriação de uma ociosa alheia móvel ficando o agente
com esta coisa com a intenção de usá-lo como sua propriedade. O indivíduo
34
age disfarçadamente. Ex. Um empregado leva algo da empresa para casa.
5.3.2 – ROUBO
- Apropriação de coisa alheia móvel, o indivíduo obtém por força (violência
física ou moral), para ficar como se sua fosse. Ex Chantagem
5.3.3 – APROPRIAÇÃO INDÉBITA
- Apropriação de coisa alheia móvel da qual o agente tem a posse em razão
de confiança que lhe foi conferida. Ex. Tesoureiro da empresa.
5.3.4 – SABOTAGEM
- Ocorre quando alguém planeja dar um prejuízo à empresa, sem tirar nada
de si, é a finalidade apenas de prejudicar. Crime doloso, subversivo. Alguém
pratica uma ação ou omissão para dar prejuízo à empresa. Ex. Deixar frouxo o
parafuso de uma máquina com o intuito de quebrá-la.
5.3.5 – DESPERDÍCIO VOLUNTÁRIO
−
Na empresa nada deve ser desperdiçado, tudo deve ser usado
economicamente. Ex. Desperdício de material, de embalagem, etc.
5.3.6 – DESVIO DE VALORES
- Mudar a destinação, tanto pode ser de dinheiro, como qualquer coisa
material
CAPÍTULO VI
35
PREVENÇÕES DE PERDAS
6.1 – O SURGIMENTO DA PREVENÇÃO DE PERDAS
Até o inicio dos anos 90 o mercado tinha, em sua gestão financeira, a
principal fonte para obtenção de lucros. Essa operação se baseava na
negociação com fornecedores de prazos elásticos para pagamentos das
compras. Como o mercado de credito ainda era promissor, as mercadorias
eram adquiridas à vista pelos seus clientes, podendo o varejista disponibilizar o
volume de dinheiro dos caixas, diretamente para o banco, e obtendo assim a
remuneração do seu capital investido. Com
a implantação do Plano Real,
ocorreu a estabilização da moeda, ficando assim essa prática não mais viável.
Empresas nacionais e transnacionais passaram a enfrentar uma nova
realidade: o fim dos e fabulosos ganhos no mercado financeiro e o acirramento
da inflação, decorrente do processo de globalização. Dessa forma os varejistas
passaram a se preocupar com as operações que pudessem gerar eficiência na
redução de despesas e recuperação de lucros. Aliada as questões econômicas,
a competitividade acirrada de mercado também foi um fator preponderante
para essa nova visão de mercado. Foi preciso que as empresas passassem a
olhar internamente, isto, é a gestão de processos tornou-se prioridade na pauta
das decisões estratégicas.
Surgiu então o novo modelo de gestão que permitiu a identificação das
causas que influenciavam diretamente na redução dos lucros, passando assim
a se preocupar ativamente com as PERDAS. Hoje em dia Prevenção de
perdas é tratada como metodologia e área de trabalho vital para o resultado da
empresa.
Como
resultado,
índices
de
perdas
antes
considerados
irrelevantes por sua irrisória expressão em relação aos valores globais da
empresa, tornaram-se fonte de grande preocupação e oportunidade de
maximização dos lucros por parte de gestores, que ainda hoje encontram
dificuldades para identificar seus impactos danosos nos resultados finais dos
negócios.
Identificando quais são suas reais perdas e principais causas, a empresa
valida
suas
operações
de
prevenção
de
perdas,
identifica
novas
36
vulnerabilidades, riscos e oportunidades, permitindo-se criar soluções de
melhoria.
6.2 – CONCEITO DE PREVENÇÃO DE PERDAS
O conceito de prevenção de perdas hoje é uma necessidade vital para a
saúde financeira das empresas em geral, principalmente as redes varejistas.
Isto ocorre, devido a sua característica de distribuição em massa mantendo alto
valor de estoques para atender a velocidade do negócio, gerando
consequentemente um grande volume de avarias e extravios.
Partindo do princípio de que desperdício é a diferença entre o ótimo e o
praticado atualmente pela organização, pode-se afirmar que o ótimo faz
referência às melhores práticas do mercado (benchmark) e o praticado pela
organização refere-se às práticas atuais da companhia.
Segundo Landsberg, (2006), algumas indústrias especializaram-se mais em
determinados tipos de desperdícios. A Indústria manufatureira focou na
classificação tempo e capital. Já o varejo intensificou seu trabalho na
classificação material e capital. Poucos foram aqueles que entenderam o
conceito de desperdício de oportunidade.
Mais importante do que dissertarmos individualmente sobre cada
classificação é entender o que se chama de “relação de interdependência”, que
leva a um efeito “cascata” constante. Em sua maioria, um desperdício gera
outro e assim sucessivamente. Portanto para se atingir a maturidade plena
neste tema é necessário um conhecimento e esforço abrangente em todos os
níveis.
Segundo ainda Landsberg (2006), no Brasil, entende-se por Prevenção
de Perdas o combate ao desperdício de materiais, com introdução de práticas
preventivas para que as perdas identificadas e não identificadas sejam
reduzidas.
Parente (2000) conceitua perdas como toda a atividade realizada que
não agrega valor ao produto final. Afirma ainda que as perdas estejam
relacionadas às atividades de conversão como também às atividades de fluxo,
objetivando sua redução ou mesmo eliminação.
Recorrendo ainda a outros conceitos, podemos conceituar perdas e prevenção
37
como sendo:
“Perda é ato de perder; privação de coisa que se possuía; extravio;
desaparecimento; carência; detrimento; desgraça; dano; prejuízo; ruína”.
“Prevenção é ato ou efeito de prevenir; aviso ou opinião antecipada;
precaução; cautela; premeditação; disposição prévia”.
Para que estas empresas adotem Programas de redução e prevenção
de perdas com sucesso é necessária uma mudança comportamental, que deve
atingir desde os principais executivos da empresa às áreas operacionais. Os
resultados tangíveis da implantação de um programa de prevenção de perdas
mostram claramente a sustentabilidade deste tipo de projeto e a eficiência do
programa.
A Prevenção de Perdas normalmente é uma prática que exige um
planejamento de longo prazo e cuidadoso dentro de uma empresa. Segundo
Havrenne9 (2006), além de apoio dos níveis de diretoria e gerência de uma
corporação, o assunto necessita de um plano de ações de curto, médio e
longos prazos, definidos através dos seguintes motivos:
1. Prevenção de perdas é multidisciplinar. Simultaneamente, a área necessita
lidar com processos, pessoas e tecnologia.
2. A necessidade da colaboração de vários departamentos dentro de uma
companhia. Por exemplo, não raro podemos ver uma discussão de novos
procedimentos voltados para a prevenção que lidam conjuntamente com
logística, informática e operações entre outros departamentos de uma
empresa.
3. Prevenção de Perdas é, pela sua natureza, uma atividade de controle dentro
das operações da empresa, que deve assegurar e garantir o funcionamento
correto da operação global, mesmo que por vezes, em algum ponto, afete a
velocidade do processo ou um “possível resultado parcial” de um departamento
específico. Se imaginarmos dentro de um balanço fechado de uma empresa,
isso significa que para Prevenção de Perdas, mais importante do que o
resultado do faturamento bruto, a principal linha do balanço é o “bottom line”,
ou seja, o resultado final na forma de lucro.
Por esses motivos, o combate às perdas dentro de uma companhia deve
38
começar com uma iniciativa estruturada e integrada e não uma série de
esforços desconectados de vários departamentos em paralelo. O combate às
perdas necessita de uma visão de curto, médio e longo prazo, com foco e
prioridade em trazer resultados tangíveis, mensurados financeiramente.
Além disso, a prevenção de perdas é por natureza uma atividade de
controle necessária para garantir o correto funcionamento da operação global,
mesmo que esta interfira por vezes no resultado parcial de um departamento
específico. Isso significa que a prevenção de perdas está preocupada acima de
tudo com o resultado final da venda de um produto, de uma linha de serviço ou
categoria de produtos.
CONCLUSÃO
O trabalho do controle interno favorece o alcance de níveis excelentes
de desempenho empresarial e transmite aos acionistas, a certeza de que os
recursos estão sendo bem aplicados. Entretanto, os esforços correspondem
aos anseios, na medida em que exista a conjugação de trabalhos executados e
resultados obtidos.
Fazem necessárias ações integradoras e cooperadoras de todos os
setores da organização, desenvolvendo um sistema que tem por objetivo a
economia de recursos e a maximização dos lucros advindos do trabalho de
controladoria.
Para que o trabalho apresente resultados positivos, é necessário que
haja um aperfeiçoamento quanto à mentalidade e à cultura empresarial. Neste
contexto os principais atributos devem estar relacionados à qualidade, ética e à
credibilidade, numa atuação de parceria interna em busca da otimização de
recursos disponíveis e na obtenção de consistência e eficácia dos resultados.
Quando se fala de parceria interna, entende-se que a organização
possui uma mesma espinha dorsal, um mesmo norte, independente dos
objetivos traçados e das particularidades, especificidades e prioridades de cada
uma.
A organização pode apresentar aspectos complementares, porém não
conflitantes.
39
Através do desenvolvimento tecnológico é possível vencer as barreiras
da comunicação, fator este que em muitos casos atrapalha o bom desempenho
do controle interno.
Porém, para que a barreira do entendimento seja vencida, o diálogo é
muito importante, principalmente, no que diz respeito à qualificação dos
integrantes desta organização, bem como o planejamento para a definição de
metas comuns entre empresa e seus dirigentes.
Não restam dúvidas sobre a importância da eficácia do sistema de
controle para o fortalecimento de uma organização. O momento é de tal
complexidade que requer a substituição de paradigmas, e não apenas de
normas e procedimentos. Uma nova lógica de gestão precisa surgir.
Na medida em que a redefinição das fronteiras de atuação empresarial avança
impõem mudanças nas áreas de desenvolvimento. Conclui-se, portanto, que o
controle interno está pulverizado por toda a organização, sob as mais diversas
formas, e em níveis diferentes de importância, pois se um controle interno
operacional falhar, até ser corrigido, talvez não tenha havido tanto prejuízo para
a empresa, enquanto que se falhar um controle estratégico ou diretivo, o preço
pode significar a falência da própria organização.
Recomenda-se, que o controle interno não seja a totalidade de tudo o que
acontece numa empresa, mas que a definição de controle interno seja
configurada como uma figura verdadeira, onde a norma fica bem definida, no
contexto interno, ou seja, que ele seja o veículo de divulgação dos controles
estabelecidos pela organização, cabendo ao sistema normativo como um todo,
o “status” de controle interno.
BIBLIOGRAFIA
40
LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade, Fundamentos de
Metodologia Científica, 3 ed. S.P Atlas, 1997 p.256
ALMEIDA,Marcelo Cavalcante, Auditoria: Um Curso Moderno e Prático, 2ª
ed,S.P Atlas.1996
BORDIM,Sady, Marketing Pessoal:
imagem,Saraiva,2005 p.212
100
dicas
para
valorizar
a
sua
CREPALDI, Sílvio Aparecido, Contabilidade Gerencial, 3ª ed.S.P Atlas, 2006
p.29
PADOVEZE, Clove Luis, Manual de Contabilidade Básica .S.P Atlas,2004,p.50
SÁ, A.L, Curso de Auditoria,8ª ed,S.P Atlas 1998
LAROSA, Marco Antônio;AYRES Fernando Arduini, Como Produzir uma
monografia: Passo a Passo, 7ª ed RJ WAK,2008
INDICE
41
INTRODUÇÃO
8
CAPÍTULO I
9
CONTROLE INTERNO
9
1.1 Objetivo do Controle Interno
11
1.2 Avaliações dos Controles Internos
12
1.3 Princípios de Controles Internos
12
1.4 Responsabilidade pelos Controles Internos
15
1.5 Funções dos Administradores/ Gerentes
15
1.6 Controle Interno e Sistemas Eletrônicos de processamento de dados
1.7 controles Internos de Estoques
18
CAPÍTULO II
18
ESTOQUES
18
2.1 A Importância dos Estoques
20
2.2 Inventário de Estoques
21
2.2.1 Inventário Periódico
21
2.2.2 Inventário Permanente
21
2.2.3 Livro de Registro de Inventário
22
2.4 Objetivo do controle de Estoque
24
2.5 Princípios básicos para o Controle de Estoques
24
2.6 Política de Estoques
25
CAPÍTULO III
26
SISTEMAS MRP,MRPII E ERP
26
3.1 Sistema MRP
26
3.1.1 Algumas Vantagem de Utilizar o Sistema MRP
27
3.2 Sistema MRP II
28
3.3 Sistema ERP
28
CAPÍTULO IV
30
AVALIAÇÕES DOS ESTOQUES
30
4.1 Superavaliação de Estoques – Causas e Efeitos
30
4.2 Subavaliação dos Estoques – Causas e Efeitos
31
4.3 Formas de Subavaliar os Estoques
31
4.4 Formas de Detectar a Subavaliação
31
4.5 Cut-OFF dos Estoques (Cortes)
31
CAPÍTULO V
32
PREVENÇÃO DE FRAUDES E ERROS
32
42
5.1 Fraudes
32
5.2 Fraudes nas Empresas
33
5.3 Tipos de Fraudes mais Frequentes
34
5.3.1 Furto
34
5.3.2 Roubo
34
5.3.3 Apropriação Indébita
34
5.3.4 Sabotagem
34
5.3.5 Desperdício Involuntário
34
5.3.6 Desvio de Valores
34
CAPÍTULO VI
35
PREVENÇÃO DE PERDAS
35
6.1 O Surgimento da Prevenção de Perdas
35
6.2 Conceito de Prevenção de Perdas
36
CONCLUSÃO
38
BIBLIOGRAFIA
40
INDICE
41