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Curso de Organização e Gestão de Eventos
Organização de Eventos
Exponor 02/2009
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Conceitos Básicos
O que é um Evento?
“Um EVENTO é um acontecimento planeado, que ocorre
num dado tempo e lugar, que visa promover a relação
organização anfitriã e o público de interesse,
interesse com vista
ao alcance de determinados objectivos.”
j
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Conceitos Básicos
Um evento é um facto que ocorre em determinado
momento e local, com o objectivo de satisfazer
necessidades específicas de:
Quem organiza – motivo de orgulho, resultado de muito
esforço e dedicação, o início de um ciclo
Quem financia – retorno do investimento
Quem participa - oportunidade, factor de auto-realização
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Conceitos Básicos
Quem assiste – um momento único, memorável, com
significado especial
Quem acolhe - As diversas entidades (empresas,
municípios, governo) recorrem à organização de eventos
como forma
f
de afirmação
f
ã da sua imagem junto dos públicos
ú
pelos quais se interessa; para comunicar com o seu público
interno e externo; para reforçar os contactos e as relações.
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Mercado de Eventos
Como
C
está
á o mercado?
d ?
Que segmentos podemos trabalhar?
¾ Particular
¾ Empresarial
¾ Sector Público
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Mercado de Eventos
Ao contrário de outros tipos de comunicação que na sua
globalidade informa, os eventos criam emoções e laços que,
quando bem comunicados, ligam os consumidores à marca
associada
i d ao evento.
t
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Mercado de Eventos
As empresas procuram modos de diferenciar a sua
mensagem e procurar um contacto mais directo e menos
«mecânico» com o seu consumidor.
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Mercado de Eventos
Roberta Medina, vice-presidente da Better World*
«As principais vantagens são as de criar diferencial,
proporcionar experiências,
experiências tocar a vida do consumidor de
uma forma mais pessoal, gerar identificação de valores com
o cliente ou manter a fidelidade».
*A Better World é a empresa por trás de projectos como:
• Árvore de Natal Millennium bcp/SIC
• Optimus Open Air
• Rock in Rio-Lisboa
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Captação/Criação
p ç
ç
As Organizações que pretendem utilizar os eventos como
elemento estratégico, podem fazê-lo segundo duas vias:
- captação de eventos
- criação
ã de eventos
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Captação
p ç
de eventos
Captação de eventos – candidatura a um processo de
acolhimento de determinado evento promovido por uma
entidade externa.
No decorrer da avaliação da candidatura são analisados os
seguintes
segu
tes aspectos
aspectos:
• Espaço disponível
• Capacidade hoteleira
• Atendimento
• Transportes, acessibilidades, estacionamento
• Infra-estruturas
f
d apoio e serviços
de
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Captação
p ç
de eventos
Outros elementos que reforçam a candidatura:
•Atracções turísticas naturais e construídas
•Estrutura
Estrutura turística
•Gastronomia
•Aeroportos, terminais rodoviários e ferroviários
•Segurança, rede comunicações
•Instalações que permitam a realização de actividades
simultâneas
•Aspectos económicos, políticos, culturais que possam
afectar o interesse dos visitantes
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Criação
ç
de eventos
Criação de eventos
• Aproveitamento dos recursos locais
• Celebração de datas especiais
• Solicitações
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Parceiros de Eventos
•ORGANIZAÇÃO ANFITRIÃ
•COMUNIDADE ANFITRIÃ
Ã
•FORNECEDORES
•PATROCINADORES
MEDIA
•MEDIA
•EQUIPA DO EVENTO
•PARTICIPANTES
PARTICIPANTES E ESPECTADORES
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Variáveis dos Eventos
Apesar de possuírem elementos em comum, os eventos
podem variam substancialmente em função de factores,
tais como:
•Abrangência:
•Local
•Regional
R i
l
•Nacional
•Internacional
Internacional
•Finalidade:
•Institucional
Instit cional
•Promocional
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Variáveis dos Eventos
•Dimensão:
•Data:
•pequeno (até 200 Pax)
•médio (200-600 Pax)
•grande (>600 Pax)
•“Mega”
•Fixo
Fixo
•Móvel
•Esporádico
•Área de interesse:
•Artística
Artística
•Cultural/Lazer
•Empresarial
•Comercial
C
i l
•Social
•Política
•Turística
•Religiosa etc
•Religiosa,
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Variáveis dos Eventos
•Público-alvo
•Geral
•Dirigido
g
•Específico
•Localização geográfica
•Acessibilidades e rede de transportes
•Tamanho da população
•Idade da população
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Variáveis dos Eventos
•Grau de receptividade e participação da comunidade
•Instalações e equipamentos disponíveis
•Orçamento
O
t disponível
di
í l
•Concorrência directa
•Duração
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Tipos de Eventos
Classificação dos eventos
Varia consoante o âmbito e a finalidade do evento.
evento
É importante reconhecer a diversidade e tratar cada
evento de forma
f
diferente
f
de acordo com as suas
particularidades. Cada um possui características e
necessidades próprias correspondentes a procedimentos
diferentes.
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Tipos de Eventos
Eventos técnicos e científicos
•Conferência
•Congresso
Congresso
•Convenção
•Debate
•Follow-up
F ll
•Fórum
•Jornada
Jornada
•Meeting
•Mesa redonda
•Painel
Painel
•Palestra ou colóquio
•Seminário
•Simpósio
Si
ó i
•Workshop
•Comício
•Brainstorming
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Tipos de Eventos
Eventos comerciais e institucionais
•Exposição
•Mostra
•Feira
•lançamento de um livro
•Salão
•Vernissage
•Leilão
ã
•lançamento primeira pedra
•Inauguração
Inauguração de instalações
•Inauguração de retratos, estátuas e bustos
•Tomada de posse
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Tipos de Eventos
Eventos de competição
•Campeonato
•Gincana
•Torneio
•Olimpíadas
•Concursos
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Tipos de Eventos
Eventos de convivência
•Sarau
•Cocktail
•Happy hour
•Baby shower
•Chá beneficência
•Banquete
•Brunch
•Coffee break
•Casamento
Casamento e bodas de casamento
•Funeral
•Festival
•Espectáculo
E
tá l
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Como organizar um evento
de sucesso
1 Ter
1.
T uma visão
i ã clara
l
e abrangente
b
t do
d projecto
j t
2. Conseguir que todos os intervenientes se comprometam
na concretização dos objectivos do evento
3. Definir objectivos
j
mensuráveis
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Como organizar um evento
de sucesso
4 P
4.
Possuir
i
flexível
uma
estrutura
t t
organizacional
i
i
l
adequada
d
d
e
5. Uma equipa de trabalho motivada e multifacetada
6. Bom relacionamento interpessoal
7 Capacidade de resposta e improviso
7.
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Como organizar um evento
de sucesso
8. Equipa profissional e qualificada
9. Um coordenador de p
projecto
j
com capacidades
p
de
liderança e personalidade
10.Esforço coordenado e de equipa, funcionando dentro
dos limites orçamentais e utilizando os recursos
disponíveis de forma consciente e concertada
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Como organizar um evento
de sucesso
11 Li h de
11.Linhas
d comunicação
i
ã eficientes
fi i t
12.Criação de uma boa imagem pública
13.Estratégias de divulgação e promoção eficazes e com
impacto
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Como organizar um evento
de sucesso
14 Planos de contingência
14.Planos
15.Atenção aos pormenores
16.Criatividade e inovação
17.Gestão eficiente do tempo
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Como organizar um evento
de sucesso
18.Um compromisso total com o atendimento ao cliente
19.Sistemas p
permanentes de controle e monitorização
ç
20.Uma
20
Uma atmosfera de união,
união entusiasmo e de conjugação
de esforços
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Como organizar um evento
de sucesso
21.Planeamento detalhado
cronograma de acções
e
documentado
num
22.Uma avaliação minuciosa e realista após o evento
23.Efectuar pesquisas de mercado
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Como organizar um evento
de sucesso
24.Análise SWOT
25 Análise da concorrência
25.Análise
26.Planeamento logístico
27.Procedimentos de emergência
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Como organizar um evento
de sucesso
28.Sinergias locais
29.Politica agressiva de angariação de patrocínios
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Etapas aplicáveis a todos os
Eventos
Não obstante as particularidades inerentes a cada evento,
existem etapas fundamentais aplicáveis a todos.
Antes de mais é necessário que alguém desenvolva a ideia
e dê inicio à acção.
• Revisão
R i ã (se
( h
houve eventos
t anteriores)
t i
)
• Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.)
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Etapas aplicáveis a todos os
Eventos
Colocar por escrito um conjunto de questões essenciais
à realização
ç
do evento
•Identificação das metas e objectivos do evento
•Realização de um estudo de viabilidade/diagnóstico
•Inventariação das necessidades de implementação
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Etapas aplicáveis a todos os
Eventos
•Definição do cronograma de acções a desenvolver
•Assegurar o financiamento – patrocínios
•Definição
Definição das estruturas operacionais e contratação dos
recursos humanos necessários
•Definição de planos de contingência e sistemas de controle
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Etapas aplicáveis a todos os
Eventos
•Marketing do evento
•Revisão
Revisão detalhada de todos os pormenores
•Operacionalização
p
ç
do evento de acordo com o p
planeamento
efectuado
•Análise e avaliação
•Elaboração do relatório
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Fases da Organização
Concepção
Planeamento
Operacionalização
(Pré Evento, Evento e Pós Evento)
Avaliação
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Resumo
Concepção
•Revisão (se houve eventos anteriores)
•Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.)
Planeamento (mais complexa, mais demorada, mais trabalhosa)
•Objectivos
Objectivos
•Specific
•Measurable
•Achievable
•Realistic
R li ti
•Timed
•Estudos de viabilidade (só nos grandes eventos)
•Inventariação
e ta ação dos recursos
ecu sos necessários
ecessá os a implementação
p e e tação do mesmo
es o
•Orçamento Provisional (custos e receitas)
•Calendarização de tarefas (cronograma)
•Definição estrutura operacional (organograma)
•Clipping
•Agradecimentos
Agradecimentos
•Definição
D fi i ã de
d Planos
Pl
de
d contingência
ti ê i
•Pagamentos
•Marketing do Evento
Operacionalização
•Desmontagens
(pré-evento/evento/pós-evento) •Press release c/ nºs do
evento
Avaliação
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