Controladoria e Controles Internos
Painel: Organização, Controle Interno e
Controladoria
X Prolatino – Congresso Internacional de
Contabilidade do Mundo Latino
- Uberlândia – MG - 19/11/2009 Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Agenda
• Objetivos
palestra
da
• Momentos
do
controle interno
• Implantação
sistemas ERP
• A Controladoria e
as necessidades de
controle
de
• Fechamentos mensais
• Cartas
interno
de
controle
• Considerações
finais
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Objetivos da palestra
1 – contribuir para o
sucesso do X
Prolatino
2 – debater temas
relevantes sobre
organização,
controladoria e
controle interno
4 – interagir e
aprender com os
colegas da mesa de
trabalhos
3 – apresentar meu
pensar sobre a
contribuição da
Controladoria para os
controles internos
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
A Controladoria e as necessidades de controle
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Definições operacionais adotadas
•Controladoria:
• área e / ou função que apóia o processo de gestão, atende os
agentes de mercado e realiza a implantação, manutenção e
operação dos sistemas de informações operacionais e gerenciais
(PELEIAS, 2002; BORINELLI, 2008)
•Controle interno:
• Conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e ações
adotados sistematicamente pelas empresas (PELEIAS, 2003)
•Sistema de controle interno:
• Combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais,
de informação e outros instrumentos, estabelecido e mantido pela
administração (PELEIAS, 2003)
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Identificação das demandas de controle
•Há duas necessidades de controle no cenário de negócios:
• controle de gestão;
• garantir a eficácia empresarial, obtendo resultados planejados,
que permitam a sobrevivência, a continuidade e o crescimento;
• controle interno:
• garantir que as atividades resultantes das decisões tomadas
ocorram em níveis de eficiência pelo melhor uso dos recursos à
disposição dos gestores, para obter produtos e serviços.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Controle da gestão
•Deve fornecer informações para avaliar:
• o desempenho dos gestores e áreas de responsabilidade:
• identificar o resultado das decisões tomadas, em relação a
planos pré-estabelecidos, por áreas e para toda a empresa;
• o resultado de produtos e serviços:
• identifica o efeito de decisões sobre eventos e transações, nos
níveis planejado e realizado;
• evidencia margens de contribuição obtidas, e a eficiência no
consumo de recursos, em relação a padrões pré-estabelecidos.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Controle interno
• Objetivo:
• garantir que as atividades ocorram com eficiência e segurança melhor uso dos recursos e salvaguarda dos ativos da empresa.
• Refere-se a decisões operacionais e repetitivas, tomadas
pelos empregados.
• Uma forma de garantir o adequado controle interno é:
• ter processos de trabalhos definidos e pessoas treinadas para
realizá-los;
• usar a T.I. para realizar transações com rapidez, agilidade e
eficiência.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Integrando as necessidades de controle
•É preciso integrar e compatibilizar as necessidades de
controle.
Integração e
compatibilização
operação
gestão
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Porque integrar e compatibilizar as necessidades
•Não há controle de gestão quando as operações ocorrem
em níveis inadequados de eficiência operacional.
•Não há um adequado ambiente de controle se a organização
não possui um sistema de controle interno confiável.
•Alcançar os objetivos da empresa requer a integração entre
os requisitos de controle de gestão e os de controle interno.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Componentes do sistema de controle interno
• Os componentes de um sistema de controle interno são:
• estrutura organizacional;
• delegação de autoridade;
• instruções escritas;
Controles
administrativos
• ambiente operacional;
• ambiente de informática;
• sistema contábil.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Controles
contábeis
Momentos do controle interno
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Porque adotar momentos para a discussão
•Obter um cenário referencial para expor e debater o tema.
•O cenário referencial adotado considera:
• A implantação de sistemas integrados ERP;
• Os fechamentos contábeis mensais;
• A
correção
de
problemas
apontados
independentes na carta de controle interno.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
pelos
auditores
1º momento
Implantação de sistemas integrados ERP
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
O que é um sistema integrado
• Solução em processamento de dados que atende as
necessidades operacionais das empresas.
• Sua concepção e uso são uma evolução em relação a
outras soluções já usadas:
• MRP: Materials Requirements Planning;
• MRPII: Manufacturing Resources Planning.
• A evolução neste campo permitiu conceber e desenvolver
os sistemas ERP - Enterprise Resources Planning.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Representação gráfica de um sistema integrado
Compras
Controle de
Estoques
Tesouraria
Contabilidade
Vendas
Produção
•linguagem única de programação
•ambiente cliente-servidor
•base única de dados
•integração entre os vários módulos, e destes com a
contabilidade
Folha de
Pagamento
Controle
de
Projetos
Contas a
Receber
Controle do
Imobilizado
Contas
a Pagar
Manutenção
Industrial
Custeio
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Fases de um projeto de implantação
• Implantar sistemas é tarefa complexa. Requer uma equipe
multifuncional e um parceiro implantador.
• As grandes fases são:
• avaliação da situação atual;
• desenho detalhado da situação atual;
• desenho da situação futura;
• prototipação ou modelagem;
• início da operação;
• estabilização.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Avaliação da situação atual
• Realizar um amplo diagnóstico sobre a empresa.
• Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
• identificar problemas operacionais e de controle interno por ciclos
de transações;
• analisar as cartas de controle interno, emitidas pelos auditores
independentes;
• uma análise preliminar do sistema de controle interno da empresa;
• avaliar os aspectos de controle interno inseridos no sistema a ser
adquirido e os que devem ser atendidos durante a implementação.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Desenho detalhado da situação atual
• Concluir o diagnóstico da situação atual dos ciclos de
transações da empresa.
• Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
• identificar e detalhar os riscos internos e externos aos sistemas de
informática;
• analisar o sistema de controle interno e identificar os pontos de
melhoria para o adequado funcionamento do sistema ERP;
• estrutura organizacional;
• delegação de autoridade;
• instruções escritas;
• ambiente operacional e de informática;
• sistema contábil.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Desenho da situação futura - 1 de 2
• Aqui se define a “nova maneira de fazer as coisas”.
• Avaliar os requisitos de controle inseridos no ERP e os
necessários à nova situação – novo ambiente de controle.
• Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
• identificar e detalhar os riscos internos e externos ao sistema ERP;
• identificar e propor alterações na estrutura organizacional;
• fazer a “limpeza” dos arquivos que “migrarão” para o novo
ambiente;
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Desenho da situação futura - 2 de 2
• É necessário - continuação ...
• rever os níveis de delegação de autoridade;
• revisar ou redigir novas instruções escritas;
• redefinir o funcionamento do ambiente operacional com os recursos
oferecidos pelo ERP;
• definir o novo ambiente de informática (hardware, software e
pessoal);
• desenhar e implantar o novo sistema contábil.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Prototipação ou modelagem - 1 de 2
• Concluir
as
configurações
individualmente e em conjunto.
e
testar
o
sistema
• Do ponto de vista de controle interno, é preciso:
• verificar se os requisitos de controle interno foram implantados
conforme o esperado;
• estrutura organizacional;
• delegação de autoridade;
• instruções escritas;
• ambiente operacional e de informática;
• sistema contábil;
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Prototipação ou modelagem - 2 de 2
• É preciso - continuação ...
• definir os perfis de acesso e operação para os usuários do sistema;
• escrever e testar as instruções operacionais do novo sistema;
• ter certeza de que os principais usuários foram treinados;
• verificar se os cadastros e dados “migrados” para o novo ambiente
foram “limpos”;
• avaliar a condição de segurança da estrutura de informática;
• testar os procedimentos de guarda, recuperação e rastreabilidade
dos dados.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Início da operação
• É o momento de colocar o sistema “no ar”.
• Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
• verificar se as instruções de operação do sistema estão disponíveis
para os principais usuários;
• desenvolver procedimentos manuais alternativos para as situações
em que o sistema “não funcionar”;
• acompanhar o desempenho do sistema - hardware, software e
eficiência de operação;
• verificar se o sistema de controle interno está adequado ao novo
ambiente da empresa.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Estabilização
• É a fase de “adquirir competência” na sistema. Busca-se
eficiência operacional e resposta dos recursos oferecidos.
• Do ponto de vista de controle interno, é necessário:
• acompanhar o comportamento do sistema de controle interno;
• atualizar ou redigir novas instruções de operação;
• acompanhar os procedimentos de segurança - guarda, recuperação
e rastreabilidade dos dados;
• tratar adequadamente o controle interno, sempre que novos
negócios / transações forem parametrizados no novo sistema.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
2º momento
Fechamentos mensais
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Definição
• É a etapa que permite obter as demonstrações contábeis.
• A freqüência de ocorrência pode ser:
•mensal;
•semestral;
•anual.
• É de responsabilidade de todos na empresa.
• Deve ser planejado,
Controladoria.
coordenado
e
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
validado
pela
Objetivos
• obter
as
contábeis;
demonstrações
• obter
informações
planejado x realizado;
• integrar
os
sistemas
auxiliares à contabilidade;
• cumprir
tributárias;
obrigações
• atender determinações dos
órgãos regulamentadores;
-
• avaliar a eficácia do sistema
controle interno;
• preparar o trabalho dos
auditores independentes;
• atender todos os usuários
da Contabilidade.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Vantagens
• Define a data de apuração dos
resultados da empresa;
• atribui a responsabilidade pelas
informações a quem de direito;
• compromete
fechamento;
a
empresa
no
• ordena o trabalho das áreas e da
Controladoria;
• “Fecha” a etapa de execução, no
processo de gestão;
• avalia se as práticas e
processos de negócio são
eficientes e adequados;
• otimiza os recursos de T. I.;
• permite identificar problemas
operacionais;
• garante consistência entre os
sistemas
auxiliares
e
a
contabilidade.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Como funciona
• As operações são realizadas pelas várias áreas:
• dentro de ciclos de transações;
• com base em políticas, normas e procedimentos e instruções
operacionais;
• usando os módulos do ERP, integrados ao módulo contábil;
• de acordo com as determinações legais e reguladoras;
• como parte do processo de gestão.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Como ocorre na prática
• Os módulos do sistema ERP são integrados entre si e com
o módulo contábil.
• São definidos procedimentos e datas para o encerramento
das operações (mês, semestre, ano).
• É feito o encerramento dos módulos operacionais e sua
integração à contabilidade.
• Os relatórios contábeis são gerados, analisados,
eventualmente ajustados, encerrados em definitivo e
apresentados.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
3º momento
Cartas de controle interno
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
definição
• “Carta de controle interno” ou “carta de recomendação
para melhoria dos controles internos”:
• documento que o auditor independente entrega ao cliente após
emitir seu parecer.
• Relata os problemas operacionais identificados pelo auditor
durante seus trabalhos, para os quais a administração deve buscar
a solução.
• Em uma empresa gerida de forma competente, este documento
possui poucos itens a serem observados.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Conteúdo da carta
• Pode ser elaborada e desdobrada por áreas funcionais e /
ou ciclos de transações da empresa.
• Para cada área e / ou ciclo, os auditores apontam os
problemas de controle interno identificados durante seus
trabalhos.
• Ao entregar a carta, os auditores estão pedindo
formalmente que a administração posicione em relação à
solução dos problemas reportados.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
O que fazer com a carta – 1 de 2
• Após receber e tomar ciência do quanto apontado, é
preciso:
• Elaborar planos de trabalho para solucionar os problemas
apontados;
• Resolver os problemas e acompanhar se a solução é definitiva;
• Reportar à administração o andamento dos trabalhos.
• As melhorias podem ser em:
•
•
•
•
áreas;
processos;
pessoal;
sistemas.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
O que fazer com a carta – 2 de 2
• É preciso acompanhar se há reincidência de problemas
apontados em cartas de anos anteriores.
• O melhor dos mundos é que:
• Não haja reincidência de problemas de controle interno;
• Que os pontos apontados diminuam.
• O ambiente de negócios é dinâmico.
• A Controladoria e de seus profissionais devem estar alertas
para potencializar a eficácia do sistema de controle interno.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Considerações finais
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Considerações finais
• A Controladoria tem papel relevante na definição,
implantação e manutenção do ambiente de controle e do
sistema de controle interno.
• O pensar apresentado é uma seqüência a aplicável a
empresas sob determinadas condições.
• Em outras circunstâncias é preciso:
•
•
•
•
•
Avaliar a situação atual;
Determinar as intervenções necessárias;
Avaliar a relação custo-benefício;
Selecionar as atividades a serem realizadas;
Acompanhar os resultados ao longo do tempo.
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
Análise da agenda proposta
• Objetivos
palestra
da
• Momentos
do
controle interno
• Implantação
sistemas ERP
• A Controladoria e
as necessidades de
controle
de
• Fechamentos mensais
• Cartas
interno
de
controle
• Considerações
finais
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®
E agora ...
Muito obrigado pela
atenção
Ouviremos e aprenderemos
com meus colegas e depois
conversaremos sobre o
quanto apresentado
[email protected] / [email protected]
Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®