Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
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Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
Manual de Eventos
do Sistema CFA/CRAs
1ª Edição - 2006
O Manual de Eventos é uma publicação do
Conselho Federal de Administração, sob a responsabilidade
da Câmara Setorial de Relações Internacionais e Eventos
SAUS Quadra 1 - Bloco “L” - Ed. Conselho Federal de Administração
Brasília-DF - CEP: 70070-932 - Telefone: (61) 3218-1800
Fax: (61) 3218-1833 - [email protected] - www.cfa.org.br
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Ficha Técnica
Conselho Federal de Administração:
• Adm. Rui Otávio Bernardes de Andrade - Presidente
• Adm. Antonio Gildo Paes Galindo - Vice-Presidente
Coordenação Geral do Manual:
• Adm. Adriana Santini Viana Imenes
Câmara de Relações Internacionais e Eventos:
• Adm. Adriana Santini Viana Imenes - Diretora
• Adm. Aldenize Assis de Araújo - Vice-Diretora
• Adm. Jesus Maués Pinheiro
• Adm. Manoel Teófilo Maia de Lima
Equipe Técnica:
• Adm. Luisa Prado dos Santos
Impressão:
Gráfica ...........
Diagramação:
Edimar T. Sousa - 61- 84773330
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Apresentação
Transmitir identidade, confiança, competência, legitimidade e
ampliar a visibilidade do espaço profissional ocupado pelo Administrador na sociedade brasileira representa uma das prioridades do
Sistema CFA/CRAs.
Em Administração não há como se conceber uma idéia ou objetivo sem explicitar a forma como essa idéia irá concretizar-se ou esse
objetivo ser atendido. Daí a necessidade de colocar no papel aquilo
que almejamos e de transformar nossos projetos em realidade.
Organizar um evento exige arte e visão para superar a expectativa do participante através de serviços e atendimento eficientes.
Para quem organiza, evento significa muito trabalho, iniciativa,
criatividade, competência e resultados. Por isso, visando elevar o
nível de qualidade e sustentabilidade dos eventos realizados no âmbito do Sistema CFA/CRAs, nas competências que lhe são próprias,
observa-se que a realização dos mesmos devem atender padrões
mínimos de qualidade.
Este Manual tem como objetivo precípuo orientar os Conselhos Regionais de Administração na elaboração de projetos e na realização de eventos relativos à profissão, especialmente quanto ao
temário, palestrantes e resultados.
Com o Manual de Eventos, elaborado por iniciativa da Câmara Setorial de Relações Internacionais e Eventos do CFA, esperamos
estar contribuindo na organização e na realização dos eventos pelos
Conselhos Regionais de Administração.
Adm. Rui Otávio Bernardes de Andrade
Presidente do CFA
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Agradecimentos
Aos membros da Câmara Setorial de Relações Internacionais e
Eventos e aos Conselheiros Federais que tanto contribuíram com
suas idéias e reflexões, importantes que foram na estruturação deste
Manual.
Ao Conselho Regional de Administração do Rio Grande do Sul
que contribuiu com seu conhecimento na realização de eventos e
desprendimento em compartilhar suas experiências com os demais
Conselhos.
Por fim, especial agradecimento à Relações Públicas Jane de
Carvalho Silva pela colaboração e suporte e à Adm. Luísa Prado dos
Santos pela concretização do projeto.
A todos os demais que anonimamente têm participação da elaboração deste Manual, especialmente o Sistema CFA/CRAs, para
que usufruam do trabalho que apresentamos, com o intuito de ajudar este a atingir a excelência de suas realizações em tal campo.
Adm. Adriana Santini Viana Imenes
Diretora da CRIE
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1) EVENTOS (definições)
“Instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem
de organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas por meio de um
acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja
física, quer seja por recursos da tecnologia.”1
“Eventos são todos os acontecimentos previamente planejados, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior número de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal, com informações, medidas e projetos sobre uma idéia, ação ou produto, apresentando os diagnósticos de resultados e os meios mais eficazes para
se atingir determinados objetivos.”2
Evento é uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data e local especial, com objetivo
de celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica etc.
Um evento geralmente provoca fortes emoções para os participantes, para os promotores e organizadores e, enfim, para todos que
convivem com o turbilhão de atividades que compõem seu universo.
Para quem organiza, evento significa muito trabalho, iniciativa, criatividade, competência e resultados.
Para quem participa, significa congraçamento e integração,
gerando e consolidando vínculos e relações de caráter profissional e
pessoal.
1
2
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. São Paulo: STS, 1999. P.71.
BRITTO, Janaina; FONTES, Nena Dantas. Turismo e eventos: instrumento de promoção e estratégia de
marketing. Turismo em Análise, São Paulo, p.66, 1997.
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2) TIPOS DE EVENTOS
2.1 - Concurso
É disciplinado por regulamento e coordenado por um grupo de
especialistas em processo de seleção. O regulamento é o instrumento
de maior relevância em um concurso e deve conter detalhadamente
todos os aspectos relacionados com o evento, tais como datas, duração, participantes, júri, procedimentos, critérios de avaliação, recursos e julgamento, prêmios. O regulamento resguarda os interesses das pessoas e entidades promotoras, patrocinadores, empresas e
outros participantes.
2.2 - Conferência
Consiste na exposição de um tema geral, por especialista de
elevada qualificação, conceito e amplo conhecimento da matéria,
dirigida a um público numeroso, de bom nível cultural e diversificado. A conferência é um ato similar a uma palestra, porém mais formal e em condições mais confortáveis.
Habitualmente, a conferência é apresentada em ambiente amplo, com mesa central ocupada por personalidades ou convidados especiais, além do presidente da mesa que coordena os trabalhos.
O diretor da entidade promotora ou o presidente da mesa
fará a abertura dos trabalhos apresentando ao público o conferencista e o tema a ser debatido. Poderá ser indicado um moderador ou
mediador que auxiliará o presidente da mesa na condução dos trabalhos e o conferencista na coordenação das perguntas e respostas
dos participantes. A conferência também poderá ser parte integrante de congressos, fóruns, convenções, seminários e simpósios.
2.3 - Congresso
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É um encontro solene de grande porte com número elevado de
participantes, promovido por entidades ou associações de classe, e
pode ter caráter regional, nacional ou internacional.
Seu objetivo é a apresentação e debate de assuntos de atualidade e de interesse específico de determinada categoria ou ramo
profissional. Em geral, os temas são diversificados, embora se relacionem com a mesma especialidade ou entidade, e podem ter caráter profissional, técnico, cultural, artístico, político, histórico etc.
O fator de maior relevância de um congresso é a difusão de
novas teorias e conceitos pela integração dos participantes em torno
das matérias abordadas.
A programação de um congresso poderá distribuir as atividades do evento em mesas-redondas, sessões plenárias, reuniões, conferências, painéis, palestras e Workshops.
Em sua maioria, os congressos são realizados em períodos regulares, alternando-se as localidades-sede, com duração de 3 a 5
dias em locais especiais, centros de convenções e hotéis que disponham de instalações adequadas.
Os trabalhos apresentados nos congressos, reunidos em um
conjunto com a denominação de anais, são entregues aos participantes do evento e, de acordo com a natureza e importância, podem
ser divulgados ou encaminhados a entidades ou autoridades como
uma manifestação ou pronunciamento oficial da classe.
Por sua grandeza e complexidade, o congresso deverá ser coordenado por uma comissão organizadora e seu funcionamento disciplinado por regulamento ou regimento interno.
A estrutura operacional de um congresso em geral compõe-se
de mestre-de-cerimônias, oradores, painelistas, debatedores, coordenador ou moderador. No decorrer dos congressos, é tradicional a
realização de intensa programação complementar constante de atividades sociais, gastronômicas, passeios e comemorações.
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2.4 - Convenção
É um encontro, reunião, assembléia ou similar, em geral realizado de forma esporádica e não freqüente, com duração média de 5
dias, promovido por empresas, associações de classe ou entidades civis,
e tem por objetivo básico o congraçamento e integração de classes,
grupos ou profissionais das próprias organizações promotoras.
Uma convenção reúne normalmente participantes de diversos
níveis e categorias que atuam, entretanto, no mesmo ramo de atividade. A convenção apresenta as mesmas características de um congresso, porém de âmbito mais restrito.
Em geral, nas convenções são abordados assuntos de interesse
específico e relacionados com a atividade e interesse profissional dos
participantes, estimulando-se debates e discussões técnicas para estabelecer diretrizes gerais, podendo, também, ter caráter deliberativo
sobre determinados assuntos.
2.5 - Debate
Consiste na apreciação e discussão de temas específicos, em
geral controvertidos e antagônicos, por vários debatedores, defendendo pontos de vista e posições diferenciadas.
Em geral, o debate é promovido por entidade oficial e dirigido
para técnicos e estudantes de maior nível.
O debate é dirigido por um mediador ou moderador ou coordenador de debate ao qual serão atribuídos poderes para assumir
posições e simular situações objetivando ativar as discussões e estimular a maior atenção dos presentes. O moderador faz a apresentação do tema, destaca os assuntos a serem debatidos e os objetivos do
debate. Em geral, a assistência não participa dos debates e pode
manifestar-se com aplausos ou protestos moderados.
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2.6 - Feiras e Exposições
São eventos de caráter comercial e de grande porte que reúnem fornecedores, fabricantes, vendedores, compradores ou clientes, consumidores ou usuários, entidades de fomento, financeiras,
bancos etc., para estabelecer contatos comerciais, apresentação ou
exposição de produtos, bens, serviços e apresentação ou lançamento
de novas tecnologias.
O principal objetivo da feira é proporcionar contatos com os
canais de comercialização.
As feiras poderão ter caráter reservado (feira comercial restrita
ou fechada) ou com livre acesso ao público (feira com bilheterias).
Por sua grandeza e complexidade, esses eventos poderão exigir a
montagem de instalações especiais e a utilização de ampla área de
ocupação e movimentação, além da montagem de estandes. Utiliza-se também a denominação de salão ou mostra, o que se aplica
para eventos com a mesma característica, porém de pequeno ou
médio porte.
2.7 - Fórum
É um evento organizado por entidade oficial para discussão e
debate, de forma ampla, de temas específicos e de atualidade com a
presença e participação ativa de elevado número de pessoas interessadas ou representantes de setores de atividades ou associações de
classe. De forma mais simples, o Fórum consiste em uma apresentação breve de um assunto pelo orador, seguida por perguntas, comentários e recomendações.
Quando for um Fórum de Debates, significa ampla discussão
sobre assunto atual e de interesse geral. O fórum é dirigido por um
coordenador que comanda o grupo de debatedores. Esse evento exige
ambiente amplo e eficiente infra-estrutura de serviços de apoio. Ao
final o coordenador da mesa colhe opiniões e apresenta as conclu-
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sões em função da maioria. O fórum poderá ter a duração de um a
vários dias.
2.8 - Jornada de Trabalho / Encontro Técnico
São eventos periódicos promovidos por entidades ou classes,
de âmbito regional, com a duração de vários dias, reunindo grupos profissionais para apresentação, troca de idéias e discussão de
temas atuais e de interesse específico de determinado nível de participantes.
Caracteriza-se por ser prático e objetivo. Estimula a troca de
experiências e conhecimentos em torno do tema proposto, não implicando necessariamente em debates, como ocorre em eventos similares.
A jornada de trabalho poderá ser realizada em vários dias em
salas distintas, para abordagem de temas diferenciados, simultaneamente, com um número médio de pessoas. A condução dos trabalhos é feita por um coordenador que poderá apresentar as conclusões dos diversos grupos instalados em salas distintas.
2.9 - Seminário
É um evento técnico ou profissional administrado por um coordenador. Reúne pessoas de mesmo nível e qualificação, as quais,
estruturadas em grupos e em salas menores, discutem aspectos técnicos de um mesmo tema, geralmente de conhecimento prévio, por
especialistas e expositores. Normalmente, o seminário é dividido em
3 etapas: exposição, discussão e conclusão.
Por seu caráter técnico, em que os participantes buscam soluções de problemas em conjunto, os seminários geralmente contam
com um número limitado de participantes.
Para apresentação dos temas, são promovidos debates de casos
práticos e experiências entre os participantes ou coordenadores de
grupos organizados, e finalmente formulam-se as conclusões.
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Para que sejam incluídos nos debates, os participantes poderão
encaminhar antecipadamente à coordenação do seminário proposições, monografias ou sugerir matérias relacionadas aos temas propostos.
Nos seminários são distribuídos aos participantes material técnico para consulta e relatório resumido da exposição feita pelo
apresentante, incluindo cópia de transparências que forem apresentadas.
Os relatórios finais apresentados pelos grupos ou apostilas deverão também ser colocados à disposição dos interessados e fornecidos quando solicitados expressamente.
De acordo com as condições da coordenação do seminário, o
material poderá ser entregue no decorrer do evento ou remetido
pelo correio posteriormente.
O coordenador apresenta o tema e auxilia os participantes a
selecionar subtemas específicos para pesquisas que poderão ser bibliográficas, de campo ou laboratório. Em geral, o coordenador estabelece o período de estudo e pesquisa e orienta os participantes
quanto às fontes de consulta. No final, dirige a integração dos temas
e apresenta as conclusões.
Um seminário com a característica de curso poderá ser desdobrado em vários módulos com taxa de matrícula e preços diferenciados para cada um.
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MODELO DE METODOLOGIA
DOS SEMINÁRIOS
1. Um seminário pode funcionar com um só grupo ou dividirse em subgrupos, dedicando-se cada um deles ao estudo de aspectos
particulares de um ou variados temas sobre um mesmo assunto.
2. O diretor do seminário quase sempre é um especialista em
determinado assunto. Suas funções são: estabelecer os temas a serem estudados por sua indicação ou em conjunto com os participantes; orientar os trabalhos de pesquisa; presidir as sessões do seminário.
3. O expositor apresenta o resultado dos estudos efetuados sobre o tema que faz parte do programa de trabalho do seminário.
Este trabalho pode ser de sua responsabilidade exclusiva ou fruto de
trabalhos de um subgrupo.
4. Recomenda-se que, na programação do seminário, seja escolhido local que propicie salas de reuniões amplas para os grupos,
bem como, salão para plenário.
5. Na primeira sessão, todos os participantes deverão estar presentes. O diretor inicia a sessão apresentando sugestões iniciais para
o trabalho. Põe em pauta a agenda de trabalho levando-a à discussão. Ao fim, propõe a formação de grupos de trabalho.
6. Formado os grupos de trabalho com 5 a 12 membros e
escolhido o assunto para estudo, retiram-se para locais reservados,
onde passam a debater o tema proposto ou pesquisá-lo, determinando-se a duração do trabalho.
7. Cada grupo escolhe um coordenador, um secretário e um
expositor. O coordenador coordena as atividades do grupo e as controla, insistindo em que os membros não entrem para a área expressivo-emocional nem tampouco afastem-se do assunto princi-
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pal. O secretário anota as conclusões parciais e finais as quais deverão ser levadas à assembléia pelo expositor.
8. As conclusões finais serão levadas à assembléia na ocasião
em que os grupos se reunirem novamente.
9. Na reunião final serão adotadas técnicas de grupo como,
por exemplo, painel, simpósio dentre outras.
2.1 - Simpósio
Evento de caráter científico ou tecnológico promovido habitualmente por entidades profissionais, para discussão de aspectos diferenciados de um mesmo tema por especialistas de renome e elevada qualificação técnica e cultural, com a participação ativa dos presentes, geralmente do mesmo nível.
Embora tenha algumas características semelhantes à mesa-redonda, diferencia-se desta pela presença de várias pessoas que abordam aspectos diferenciados de um mesmo tema ou problema, enquanto a mesa-redonda aborda temas diversificados de âmbito geral
e variados. O simpósio poderá ser realizado em um ou vários dias.
No decorrer de cada apresentação poderão ser formuladas perguntas breves por escrito e ao final realiza-se um debate amplo sobre os diversos aspectos dos temas discutidos, com a presença de
um moderador.
No caso de diversos apresentadores no dia do evento, caberá
ao coordenador realizar uma apresentação de cada um, informando
o limite de tempo aproximado de cada exposição. Além disso, deverá expor as diretrizes ou a sistemática a ser adotada nos trabalhos,
ressaltando, principalmente, que o expositor não poderá ser interrompido e que os participantes deverão esclarecer suas dúvidas e
formular perguntas somente no final da exposição.
Para a produção dos anais que serão distribuídos aos participantes, os apresentadores deverão encaminhar seus trabalhos à Secretaria previamente.
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MODELO DE METODOLOGIA
DOS SIMPÓSIOS
1. O Coordenador deve cumprimentar, apresentar-se, abrir e
acompanhar o evento, agradecer ao final e encerrar a sessão; apresentar os expositores; dar a palavra a cada expositor; promover a
articulação da parte de um expositor com a de outro; conduzir a
participação da platéia para as perguntas e respostas; evitar que se
estabeleçam debates entre os ouvintes e com os expositores.
2. O número de expositores não deverá exceder a 5. O tempo
de duração para cada expositor poderá variar de 10 a 20 minutos e
será marcado antes do início da sessão.
3. Cada expositor poderá utilizar os recursos audiovisuais que
julgar necessário para apresentar e ilustrar a exposição.
4. O local deverá ser amplo a fim de que se permita visualizar
o coordenador e expositores, além de adequado para a instalação
dos equipamentos audiovisuais necessários ao evento.
5. Os expositores poderão ficar mais afastados de uma mesa
central, que será ocupada, individualmente, por eles na hora de realizarem as respectivas exposições. O coordenador poderá ficar entre os expositores ou destacado deles. O esquema de disposição dos
componentes do simpósio deve ser o sequinte:
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2.1 - Workshop
Num conceito amplo, workshop, também chamado de oficina
ou laboratório, significa debater e obter soluções para casos práticos
apresentados por participantes do evento, com o auxílio de especialistas ou técnicos. Ele pode acontecer como um único evento ou dentro
de um grande Seminário, Simpósio, Congresso ou Fórum.
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MODELO DE METODOLOGIA
PARA WORKSHOP
1. Este Fórum Temático será constituído de 4 (quatro)
Workshops e um grande painel final, conforme o esquema a seguir:
FÓRUM TEMÁTICO
WORKSHOP
2
3
4
Coordenador
Relator
Conferencista
/Expositor
Tema
1
PAINEL FINAL
Fonte: CRA/RS
2. No Workshop, cada conferencista-expositor terá 50 minutos para expor suas idéias sobre o tema enquanto o relator terá 20
minutos para suas considerações sobre a abordagem apresentada.
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Após as exposições do conferencista e do relator a platéia poderá
encaminhar questionamentos à mesa durante 30 minutos. Cabe ao
coordenador a leitura das perguntas e o encaminhamento ao conferencista ou ao relator.
3. A redação do documento de cada tema será elaborada ao
final de cada workshop pelo relator assessorado pelo expositor e assistido pelo coordenador de mesa, contando com o apoio da secretaria do evento.
2.1 - Evento social - Coquetel
É uma recepção gastronômica de breve duração para promover ou comemorar atos e datas significativas e importantes, tais
como apresentação campanhas institucionais, produtos no mercado, recepção de pessoas, posse em cargos, inauguração, homenagens, abertura ou encerramento de eventos principais , entre outros.
3) ATIVIDADES QUE PODERÃO SER
DESENVOLVIDAS DURANTE OS GRANDES EVENTOS
(Congressos, Convenções, Fóruns, Seminários e Simpósios)
3.1- Conferência, Debate e Workshop
Conceitos já descritos nos itens 2.2, 2.5 e 2.11, pois podem
acontecer sozinhos ou inseridos nos grandes eventos.
3.2 - Mesa-redonda
É um evento promovido geralmente por entidades profissionais, de curta duração, controlada por um moderador ou coordenador, com a participação de um número reduzido (4 a 8 pessoas) de
especialistas de elevado nível profissional e técnico para debater coletivamente, com tempo limitado, um tema preestabelecido, normalmente controvertido e de interesse relevante. Com a direção ou
coordenação do moderador, a equipe de especialistas sustenta pontos de vista diferentes sobre o tema. Em alguns casos, ao término do
evento é elaborado um relatório conclusivo ou uma tomada de posi-
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ção conjunta sobre os temas abordados, formalizados em um documento específico.
Opcionalmente, o público poderá participar de forma direta
ou indireta com o encaminhamento de perguntas à mesa, por escrito. A promoção de uma mesa-redonda é feita de forma esporádica e
não tem continuidade ou freqüência.
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MODELO DE METODOLOGIA
DAS MESA-REDONDAS
1. O Coordenador/ Moderador abre a sessão, apresenta os expositores, justifica a mesa-redonda, impede excessos nas apresentações, controla debates, auxilia na participação do auditório, delimita o tempo e, na hora aprazada, encerra a sessão agradecendo a
participação de todos.
2. Os expositores deverão usar a palavra, no máximo, por 10
minutos; aceitar as determinações do coordenador/moderador, quando este determinar que o tempo está esgotado; falar sentado.
3. A disposição dos participantes deverá obedecer ao demonstrado a seguir:
(inserir figura)
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4. A palavra é dada alternadamente a expositores de idéias afins
e contrárias.
5. Finda as exposições, o coordenador fará uma síntese do pensamento de cada um, ressaltando as idéias mais importantes, afins e
contrárias.
6. Após a síntese, a palavra é franqueada novamente aos expositores, para que, em mais ou menos 3 minutos, prestem esclarecimentos, façam retificações ou melhorem os conceitos proferidos.
7. O coordenador convida o auditório a fazer perguntas aos
expositores, mas em caráter ilustrativo, sem debates.
8. Ao final da sessão, o coordenador realiza uma apreciação
sobre os trabalhos expostos e agradece a presença de todos. Recolhe
os resumos das apresentações dos expositores, que são fornecidos ao
público do auditório.
3.3 - Painel
Consiste na discussão e análise informal de um problema ou
tema pré-selecionado, normalmente um assunto técnico, por um
palestrante, diversos especialistas ou debatedores, com a participação de um grupo selecionado e reduzido de pessoas.
A abordagem do tema em grupo desperta maior objetividade e
qualidade, pois são analisados os vários aspectos e soluções de problemas e apresentadas alternativas.
Nos painéis, nem sempre se obtém uma solução completa ou
definitiva, embora as conclusões possam orientar soluções e decisões.
A organização de um painel obedece, basicamente, ao seguinte
roteiro de atividades:
a) definição do tema;
b) seleção do coordenador ou moderador do painel e dos painelistas
ou especialistas no tema a ser abordado (de 4 a 8 pessoas);
c) definição da metodologia dos trabalhos, especialmente os perío-
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dos de discussão ou exposição dos painelistas;
d) fixação do tempo para discussão e perguntas dos participantes.
Em geral, o painel é desdobrado em 2 etapas, com a apresentação e discussão dos painelistas na primeira etapa, quando o público é impedido de formular perguntas, e a sua participação na
etapa final, com características de mesa-redonda. O período de
discussão deverá ser flexível, a critério do moderador, sendo recomendável, porém, não ultrapassar 1h30min.
e) promoção de reunião antecipada entre os painelistas e moderador para estabelecer sistemática de abordagem dos assuntos, especialmente tempos de exposição e perguntas.
A coordenação de um painel é feita por um moderador, com as
seguintes atribuições básicas:
- apresentar o tema e o objetivo da reunião ou discussão;
- apresentar os componentes do painel, da esquerda para a direita
ou de acordo com o nível hierárquico dos participantes;
- informar aos participantes o regimento interno do painel e, em
especial, esclarecer sobre o período de tempo permitido nas intervenções e perguntas do público na segunda etapa;
- encerrar o evento dirigindo-se aos painelistas, público e colaboradores.
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MODELO DE METODOLOGIA
DOS PAINEIS
1. Os membros do painel e o coordenador deverão estar
posicionados de forma que possam ver e ser vistos pelo auditório.
2. O tempo máximo de um evento deste tipo deve ser de 90
minutos.
3. É importante ressaltar que o painel não deve ser ensaiado,
com diálogos ou intervenções programadas.
4. O diretor apresentará o coordenador e os painelistas e após
findos os debates, encerrará o evento.
5. O coordenador deverá deixar que a discussão flua normalmente, só poderá intervir com o intuito de pedir esclarecimentos de
pontos que deixaram dúvidas e encerrar assuntos e iniciar outros,
não permitindo que se voltem a discuti-los novamente.
6. Ao final do painel, o coordenador apresentará resumo final.
7. Os painelistas deverão ser no mínimo 3 e no máximo 5.
8. Os painelistas têm funções pré-definidas, a saber:
- preparar previamente o material necessário acerca do assunto a ser discutido;
- ouvir com atenção o que os outros participantes têm a
dizer e interrompe-los quando oportuno;
- mudar de opinião sempre que os fatos ou a lógica provarem que está errado, não se deixando exaltar pela defesa
de um determinado ponto de vista;
9. Monopolizar a discussão não é função do painel, pois todos
têm oportunidades iguais de manifestação. Convém estabelecer que
a duração máxima de cada intervenção seja de, no máximo, 2 ou 3
minutos.
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3.3 - Palestra
Apresenta características de uma conferência com menor formalidade e com público ou assistência reduzida, que possui noções
sobre o assunto.
Consiste na apresentação de um tema preestabelecido e de
interesse específico de um grupo homogêneo de pessoas, com limitação do tempo de duração.
A palestra pode ser proferida sob a forma de simples narrativa de fatos ou por meio de um ciclo de palestras quando participam diversos professores ou especialistas para a abordagem de vários assuntos. São admitidas perguntas dos presentes.
Utiliza-se essa modalidade especialmente quando se pretende imprimir um caráter informal e descontraído ao ambiente, estimulando o comparecimento e maior integração dos participantes.
3.5 - Apresentação de cases
Consiste na análise e na crítica de um caso tirado da realidade do mundo dos negócios, para mostrar ao público-alvo a relação dos conceitos teóricos com a prática vivenciada nas empresas.
Apresenta características de uma palestra, pois os temas dos
cases são preestabelecidos e de interesse específico de um grupo
homogêneo de pessoas. A apresentação de cases pode ser proferida
sob a forma de simples narrativa dos fatos.
4) PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
A realização e organização de um evento exigem alta especialização técnica e experiência. Sua operacionalização fundamenta-se
em um eficiente sistema de planejamento, abrangendo alguns aspectos básicos com vistas à definição do projeto :
- definir de forma clara e precisa os objetivos, bem como a amplitude do evento;
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- estruturar o roteiro de planejamento e o respectivo cronograma
de execução com bastante antecedência da data prevista para
seu início;
- prever recursos materiais, financeiros e de apoio para atender às
exigências operacionais;
- dispor de pessoas, grupos ou comissões para assumir a responsabilidade pela coordenação e execução dos trabalhos;
- estabelecer sistema de integração e relacionamento permanente
com patrocinadores, promotores, autoridades, especialistas, imprensa, agentes de viagem, fornecedores, participantes e colaboradores colhendo subsídios e sugestões;
- instituir canais de comunicação ágeis e eficientes entre todas as
áreas de operação e serviços, a fim de prevenir e corrigir, eventuais
falhas no decorrer do evento;
- assegurar a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e
equipamentos necessários para a operacionalização do evento;
- estabelecer normas e procedimentos a serem observados pelos participantes do evento.
O planejamento do evento refere-se aos aspectos direta ou indiretamente relacionados à sua preparação e desenvolvimento. É a
análise situacional do evento ou diagnóstico realístico, efetuado antes da realização do empreendimento. São considerados como itens:
- local e data do evento;
- temário e calendário;
- identificação e análise dos participantes;
- estratégia de comunicação e marketing;
- planejamento financeiro;
- planejamento de recursos audiovisuais;
- planejamento de materiais, serviços e equipamentos;
- esforço de vendas ou obtenção de recursos financeiros, quais sejam: patrocínio, apoio e colaboração;
28
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
- definição do transporte interurbano dos participantes e importância da escolha da companhia transportadora oficial;
- definição do transporte urbano para os participantes;
- atividades sociais, turísticas e paralelas;
- planejamento do cerimonial e protocolo;
- definição dos convidados especiais e autoridades.
4.1 - Local
A cidade deve ser escolhida com base em critérios que visem
facilitar e estimular a participação do público-alvo. Destacam-se:
- infra-estrutura (hospedagem, alimentação, entretenimento e deslocamento pela cidade): capacidade, custos compatíveis e adequados aos padrões e necessidades dos participantes;
- local adequado aos objetivos propostos pelo evento: capacidade,
custos, qualidade das instalações, equipamentos etc.;
- acessibilidade fácil à cidade escolhida e ao local do evento, pelos
transportes disponíveis (aéreo, ferroviário, rodoviário e/ou fluvial);
- eventos paralelos e serviços auxiliares devem ter condições de instalação e operação;
- atrações turísticas que motivem a adesão ao evento e ofereçam
diversidade de opções de bom entretenimento;
- conveniência dos patrocinadores;
- proximidade da região de maior concentração de público-alvo;
- apoio dos órgãos públicos pertinentes.
No que concerne ao salão ou centro onde será realizado o evento,
deve-se observar os seguintes pontos:
- acessibilidade (facilidade de acesso aos aeroportos, ferrovias e rodovias);
- estacionamento próprio (verificar se o número de vagas é suficiente);
29
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
- serviços de transportes públicos e privados (linhas de metrô, trem,
ônibus e táxi);
- atendimento profissional, rápido e eficiente;
- sinalização interna e externa no local, adequada e com boa visibilidade;
- entrada principal (de fácil localização e ampla o suficiente para
acomodar bem o número de participantes);
- facilidades (farmácia, pronto-socorro, lojas de conveniência, de
presentes, entre outras);
- outros (guarda-volumes, cofres, chapelaria);
- elevadores e rampas de acesso.
4.2 - Data
Deve-se observar e evitar a proximidade com a realização de
eventos de qualquer natureza (religioso, esportivo, cívico etc.),
abrangência (local, regional, estadual, nacional ou internacional),
ou correlato que possam atrapalhar ou dificultar a adesão e participação do público-alvo do seu evento.
A data escolhida deve ser a de maior interesse e conveniência
das entidades promotoras, dos associados, dos principais patrocinadores e do governo (municipal, estadual ou federal).
4.3 - Tema Central
Consiste na fixação antecipada do título e dos assuntos que
deverão ser abordados no evento.
Para defini-lo deve-ser partir de um tema central, uma linha
mestra com base na qual serão definidos os demais assuntos a serem
abordados. Como serve de força- motriz do evento, por estimular a
adesão ao evento, o tema deve ser claro, bem atual e de grande
interesse para todo o público-alvo desejado.
30
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
4.4 - Programação Temática
Consiste na organização das diferentes atividades que acontecerão no evento. Expressa-se da seguinte forma:
- distribuição de datas, horários e atividades técnicas;
- informações das atividades sociais, turísticas e paralelas;
- especificação de nomes importantes, horário e local.
4.5- Público-alvo
Entende-se por público-alvo de eventos as empresas e pessoas,
principalmente as que atuam como consumidoras e decidem sobre produtos e serviços em áreas específicas e com características definidas (clientes atuais e potencias, empresários, fornecedores, profissionais, estudantes, formadores de opinião, público em geral entre outros).
4.6- Número de participantes
A determinação do número de participantes deverá efetuar-se
de acordo com:
- os objetivo e as características do evento;
- o local disponível;
- as condições econômicas para divulgação e marketing;
- as condições, conhecimento e experiência da organização;
- a infra-estrutura física e material para absorver a organização;
- os recursos humanos, materiais e financeiros disponíveis.
4.7- Autoridades e convidados especiais
Para determinar as autoridades e os convidados especiais que
participarão do evento, deve-se observar os seguintes pontos:
- as pessoas convidadas deverão ter relação direta com o temário do
evento;
31
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
- deverá ser visto quais autoridades têm relação com o tema do
evento.
4.8 - Equipe técnica e comissão organizadora
A equipe técnica e a comissão organizadora são compostas por
pessoas que acompanham e coordenam todo o evento.
À equipe técnica caberá:
- ser especialista no tema/conteúdo;
- elaborar o programa e distribuir o conteúdo;
- distribuir as tarefas e especificar as pesquisas;
- coordenar os trabalhos e acompanhar o planejamento do temário;
- contratar e entrevistar especialistas.
À comissão organizadora caberá:
- participar desde o surgimento da idéia até a execução do evento;
- determinar critérios para a seleção;
- distribuir responsabilidades.
4.9 - Cronograma
Entende-se por cronograma a distribuição ordenada do evento, especificando as responsabilidades, atividades e o tempo para a
realização de cada uma delas, definindo os resultados.
O cronograma permite avaliar o planejamento do evento, sanar faltas com o esforço da equipe e reformular o planejamento no
caso de situações imprevistas.
4.10 - Estratégias de comunicação e marketing
Entendem-se como estratégias de comunicação e marketing a
escolha, definição e formato das mensagens a serem utilizadas como
forma de divulgar, estimular e cativar o público-alvo para participar do evento. Inclui-se também a definição da forma e dos meios
32
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
de comunicação a serem utilizados, bem como a freqüência com
que serão veiculados ou distribuídos. Quaisquer que sejam os veículos utilizados, eles devem estar em perfeita sintonia com as características do público-alvo escolhido e deverá ser transmitida uma mensagem única.
A estratégia de divulgação, tanto institucional, como
motivacional, promocional ou comercial, pode ser feita desde um
simples convite escrito ou falado, até uma complexa e dispendiosa
programação envolvendo inserções em rádio e televisão.
4.11 - Meios de comunicação
Os meios de comunicação devem estar em consonância com a
natureza da mensagem do evento e as características do público-alvo.
Podem-se citar como meios de comunicação jornais, revistas,
rádio, televisão, painéis de rua, cartazes internos, mala-direta, diálogos pessoais, cartas especiais ou ofícios, entre outros.
Em jornais, revistas, rádios e televisão a comunicação poderá
ser desenvolvida por intermédio da propaganda ou de notícias.
Na propaganda tem-se a compra de espaços para futuros anúncios e através das notícias, a publicidade é feita gratuitamente,
direcionada ao evento, que também se denomina release.
A comunicação pressupõe esforço ordenado, consciente e responsável no sentido de apresentar os veículos utilizados, elementos
autênticos de informação, que possuam, intrinsecamente, “valor”
em termos de interesse do público.
É importante ressaltar que normalmente a utilização de determinado meio de comunicação, não é fator excludente do uso de
outras formas. Ao contrário, o que normalmente recomenda-se é a
adoção planejada, simultânea ou sucessiva, de dois ou mais meios
de comunicação para fazer chegar ao público a informação da ocorrência de determinado evento.
33
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
Segundo esse pensamento, citam-se alguns meios de comunicação, que devem ser utilizados em conjunto ou isoladamente, dependendo do tipo de evento que se esteja realizando.
Podemos citar:
- Painel de rua (outdoor): o outdoor é um instrumento de comunicação de grande valor em termos de comunicação de massa, mas
cuja utilização deve ser analisada caso a caso.
- Cartazes internos: é uma das formas mais conhecidas e utilizadas
de divulgação de eventos, consistindo na afixação de cartazes informativos e motivacionais em locais de forte fluxo de pessoas.
- Mala-direta: é o sistema que visa informar e motivar, através de
remessa de folhetos, circulares, cartas personalizadas, e-mails etc.,
direcionado a um público específico que se deseja atingir.
- Diálogos pessoais: consiste na técnica de transmitir e obter informações através da entrevista pessoal, pressupondo a elaboração
cuidadosa de diálogos-padrões, de sistemas de registro e controle
de entrevista, dentre outros.
- Cartas especiais ou ofícios: determinadas pessoas, autoridades principalmente, devem ser informadas e motivadas através de cartas
especiais, que comumente revestem-se em forma de ofícios.
- Display: serve para informar e situar o participante no local ou
nas proximidades do evento. É de estrutura de alumínio ou madeira, utilizando a impressão silk-screen.
4.12- Planejamento Financeiro
É definido como o esforço de previsão e planejamento dos ingressos e saídas de recursos financeiros.
Através da previsão, serão avaliadas as fontes de recursos financeiros e estimado o valor numerário que se deseja alcançar, sendo previstas as fontes de despesas e estimadas as respectivas saídas.
Quanto ao planejamento financeiro, procura-se harmonizar a
34
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
posição, no tempo, entre o ingresso e a saída do numerário, através
da determinação de datas de receitas, de forma que o capital de giro
disponível seja suficiente, ao longo do evento, para satisfazer os encargos previstos, bem como, os imprevistos.
Assim, compreende ao planejamento financeiro, em função
da receita, estabelecer alternativas de volume global de gastos, sendo fundamental a adoção de um critério de prioridade, definindo-se
por grau de importância, os gastos previstos sendo suprimidos os
referentes às providências menos importantes.
4.13 - Planejamento de Recursos Audiovisuais
Consiste em identificar as necessidades operacionais dos expositores, para suprir-lhes dos recursos audiovisuais adequados. São
considerados recursos audiovisuais:
- aparelhagem de som (serviço de som, microfones e amplificadores);
- projetor de slides, telas e telões de projeção;
- projetor de filmes;
- data-show e retroprojetor;
- circuito fechado de televisão;
- gravadores e filmadoras;
- sistema de tradução simultânea;
- quadro magnético e flip-chart;
- ponteira iluminada, televisão e CD;
- lousas;
- painéis isolados.
4.14 - Planejamento de Materiais e Serviços
Nesse planejamento são atendidas todas as exigências de
materiais, equipamentos e serviços necessários para a realização
do evento.
35
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
Materiais:
- material de expediente: papel para circulares e cartas, envelopes,
recibos, notas fiscais, formulários de controle, carimbos,
grampeadores etc.
- material dos participantes: pastas, anais, crachás, blocos de anotações e rascunho, lápis, canetas, informativos, documentos técnicos, programação do evento, brindes etc.
Serviços (na maioria das vezes executados por terceiros
qualificados):
- arte (criação de desenhos, folhetos, folders, cartazes etc.);
- fotografia;
- buffet;
- decoração;
- impressão, em geral;
- digitação;
- recepção;
- cerimonial e protocolo;
- segurança e portaria;
- copa e cozinha;
- limpeza.
Equipamentos:
- computadores;
- equipamentos de recursos audiovisuais etc.
4.15 - Esforço de venda ou obtenção de recursos
Quando se fala em evento, os recursos, geralmente, apresentam-se da seguinte forma:
- pré-existente, da entidade promotora;
- através das inscrições dos participantes;
36
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
- através das inscrições dos expositores;
- vendas de stands;
- doações privadas;
- contribuições do Poder Público;
- patrocínios, apoios, colaborações, co-participações e parcerias.
Inscrição de participantes: a adesão do participante é fruto
de um processo bem elaborado de informação e motivação.
Venda de stands e inscrição de expositores: este é o aspecto mais agressivo do esforço de obtenção de recursos. Deve ser
previsto o custo dos stands, bem como, deve ser elaborado o instrumento contratual que vinculará o expositor ao evento.
Doações privadas: registram-se as contribuições de pessoas
ou entidades privadas. Essas contribuições podem assumir a forma
de doações em dinheiro, mas freqüentemente revestem-se na forma
de materiais, pagamento direto de despesas, etc.
Contribuições públicas: figuram os auxílios governamentais. Podem ser prestadas em dinheiro, ou através do fornecimento
de materiais ou pagamento direto de despesas.
4.16 - Outras contribuições
As empresas podem contribuir nas formas citadas, como também, através do patrocínio, apoio, colaboração, parcerias etc. O
importante é que se defina o papel da empresa no evento e a forma
de auxílio que prestará, ensejando, além da ajuda financeira, a material e de recursos humanos.
Patrocínio: consiste em obter recursos financeiros de empresa
ou instituição que comprou a idéia do evento. Em troca, seu nome
passará a ser divulgado em todos os meios e veículos de propaganda
e marketing do evento, ressaltando-se a importância na participação da realização do evento.
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Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
Apoio: consiste em obter o apoio de uma empresa ou instituição na divulgação do evento através do custeio de brindes, faixas,
cartazes, divulgação local etc.
Colaboração: consiste em obter o apoio de uma empresa ou
instituição com qualquer tipo de participação no evento. Pode ser
na organização ou fornecendo recursos humanos, materiais ou equipamentos.
Co-participação: consiste em duas ou mais empresas ou instituição participando de alguma forma no evento.
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Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
Modelo de elaboração
de Projeto
Identificação do Projeto
1.1 - Nome:
1.2 - Tema Central:
1.3 - Realização:
CRA/
1.4 - Promoção
CRA/
CRA/
CFA - Conselho Federal de Administração
Outras Entidades
1.5 - Co-Promoção
1.6 – Apoio Institucional
OLA – Organização Latino-Americana de Administração
1.7- Apoio de Divulgação
RBA – Revista Brasileira de Administração
1.8 - Período
1.9 - Local
Centro de Eventos do Hotel
Endereço:
1.10 - Público Alvo
Administradores, empresários, dirigentes públicos e privados,
professores e estudantes de administração.
1.11 - Expectativa de Público:
39
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
Mínimo de ___ pessoas
Máximo de ___ pessoas
Apresentação
Escrever a apresentação de acordo com os objetivos do evento
Objetivos
1 - OBJETIVOS GERAIS:
2 - OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Estrutura do Evento
TEMA CENTRAL:
Programação Temática
DD/MM – DIA DA SEMANA - A partir das xx horas
xx horas
Recepção aos congressistas, conferencistas e convidados no
Hall do Hotel (NOME DO HOTEL, ENDEREÇO)
xxhxxmin
Abertura Oficial
xxhxxmin
Coquetel de confraternização
DD/MM – DIA DA SEMANA - das xhxxmin às xxhxxmin
xx horas
Painel
às
- Tema: Conferencistas:
xxhxxmin
- Nome: (país e atividade profissional)
- Nome: (país e atividade profissional)
- Nome: (país e atividade profissional)
Coordenador de Mesa: Nome: (país e atividade profissional)
xxhxxminxx
PainelTema:
às
Conferencistas:
horas
- Nome: (país e atividade profissional)
- Nome: (país e atividade profissional)
- Nome: (país e atividade Profissional)
Coordenador de Mesa: Nome: (país e atividade profissional)
40
Manual de Eventos
xxhxxmin
às
xx horas
xxhxxmin
às
xxhxxmin
xx horas
xx horas
xxhxxmin
às
xxhxxmin
xxhxxmin
às
xx horas
xxhxxmin
às
xx horas
Sistema CFA/CRAs
Cases
Tema:
- Case 1: Nome da Empresa
Expositor:
Nome: (país e atividade profissional)
- Case 2: Nome da Empresa Expositor:
Nome: (país e atividade profissional)
Coordenador de Mesa:
Nome: (país e atividade profissional)
Conferência Magna Tema:
Conferencista:
Nome: (país e atividade profissional)
Coordenador de Mesa:
Nome: (país e atividade profissional)
Conferência Magna Tema:
Conferencista:
Nome: (país e atividade profissional)
Coordenador de Mesa:
Nome: (país e atividade profissional)
Programação Artística
DD/MM – DIA DA SEMANA - A partir das xx horas
Conferência Magna
Tema:
Conferencista: Nome: (país e atividade profissional)
Coordenador de Mesa:
Nome: (país e atividade profissional)
ConferênciaTema:
Conferencista: Nome: (país e atividade profissional)
Coordenador de Mesa:
Nome: (país e atividade profissional)
ConferênciaTema:
Conferencista:
Nome: (país e atividade profissional)
Coordenador de Mesa;
Nome: (país e atividade profissional)
41
Manual de Eventos
xxhxxmin
às
xxhxxmin
xx horas
xxhxxmin
xxhxxmin
42
Sistema CFA/CRAs
Fórum Temático
Workshop 1
Tema:
Expositor:
Relator:
Workshop 2
Tema:
Expositor:
Relator:
Workshop 3
Tema:
Expositor:
Relator:.
Workshop 4
Tema:
Expositor:
Relator:
Conferência
Tema:
Conferencista:
Nome: (país e atividade profissional)
Coordenador de Mesa:
Nome: (país e atividade profissional)
DD/MM – DIA DA SEMANA - A partir das xx horas
Painel de Apresentação das conclusões produzidas
nos Workshops pelos Expositores-Conferencistas que farão
um resumo e pelo Relator que apresentará as conclusões de
cada grupo temático.
Encerramento
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
Estimativa de Custos
ESPECIFICAÇÃO
Abertura Oficial
- Coquetel de confraternização (se for o caso)
Conferencistas / Palestrantes
- Honorários
- Passagens aéreas: (Internacionais e Nacionais)
- Hospedagem: (XX Pessoas)
- Alimentação: (XX pessoas x XX refeições = )
- Transfer:
Local
- Espaço para o evento e guichês para secretaria
- Identificação visual do espaço
- Equipamento de som
- Aluguel de computador e impressoras
- Aluguel de data show
- Coffe Breack (02) e café (02) para XXX pessoas
Material Gráfico e Promocional
- Criação de logomarca
- Mala Direta (folha extra Jornal do CRA/___)
- Cartazes
- Crachás
- Certificados
- Folhas de ofício ou blocos
- Faixa de mesa
- Pastas para xxx pessoas
- Canetas para xxx pessoas
Divulgação
- Publicações em jornais, rádio, out door; Postagem.
Equipe de Trabalho
- Recepcionistas
- Assessoria de Relações Públicas e Imprensa
- Secretaria
Outras Despesas
- Refeições, deslocamentos e alojamento da equipe (XX pessoas)
SUBTOTAL
Eventuais (10%)
TOTAL GERAL
VALOR R$
43
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
Fontes de Custeio
Recursos Orçamentários (Patrocínios)
XXX Inscrições (R$
)
TOTAL
Retorno para o Patrocinador
Para cada cota de patrocínio (R$ ___,__) o patrocinador terá
o seguinte retorno:
- 03 (três) ingressos para o evento
- Inclusão da logomarca nas peças promocionais do evento (folder e cartaz);
- Inclusão da logomarca no material de secretaria do evento (pastas,
crachás e blocos de anotações);
- Inclusão da logomarca nos banners do evento (recepção e fundo
de palco);
Espaço para transmissão de vídeo institucional no Auditório do evento
Comitê Executivo
Coordenação Geral
Coordenação de Programação
Coordenação de Relações Internas
Coordenação de Finanças
Coordenação de Receptivo
Produção e Secretaria
Produção, Organização e Divulgação
Captação de Recursos e Apoio de Secretaria
Secretaria
Categoria
Não Matriculados/Registrados
Administradores em dia
e sócios da ___
Estudantes *
Para grupos (10 ou mais pessoas)
Acompanhante (sem direito
a inscrição no evento)
44
Investimento
Até / /
U$
R$
Até / /
U$
R$
Dia do evento
U$ R$
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
Inscrição e Forma de Pagamento
Deverá ser preenchida a ficha de inscrição e encaminhada juntamente com
o comprovante de pagamento pelo fax 00 55(XX)
ou através do e-mail:
Somente será considerado inscrito no evento o congressista que satisfizer estas
exigências.Não serão devolvidos valores de inscrição. Poderá, entretanto, ser
substituído o inscrito na mesma categoria.
Forma de Pagamento: Depósito Bancário
Banco:
Agência:
Conta Corrente nº:
Em nome de: CRA/
- Nome do evento
FICHA DE INSCRIÇÃO
Nome:
Administrador: Sim ( ) Não (
Estudante:
( ) Outro (
Endereço:
Cidade:
CEP:
Comercial:
E-mail particular:
E-mail comercial:
Empresa onde Trabalha:
Cargo:
Carteira de Identidade:
Acompanhante*:
Passaporte:
) - Se sim informe o nº do CRA/
)
Fone Residencial:
Celular:
CPF:
Profissão:
(*) O acompanhante pagará o valor estabelecido na tabela “INVESTIMENTO”
Encaminhar pelo fax: 0055 (XX) XXXX-XXXX
ou através do e-mail:
Fonte: CRA/RS
4. REALIZAÇÃO OU EXECUÇÃO
Consiste em definir qual é a empresa que realizará ou executará o evento.
5. PROMOÇÃO OU DIVULGAÇÃO
Consiste no ato de promover ou divulgar o evento através dos
meios de publicidade e marketing disponíveis na região.
45
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
7. LOGÍSTICA
7.1 - Transporte interurbano
Em um país de extensão continental como o nosso o deslocamento dos participantes até o local do evento pressupõe a utilização,
na maioria dos casos, do transporte aéreo. Logo, é da maior utilidade que seja estabelecida uma efetiva aproximação entre a organização do evento e uma determinada companhia aérea (denominada
Companhia Aérea Oficial), que assuma os encargos do planejamento e coordenação do transporte dos participantes.
7.2 - Transporte interurbano e urbano
Refere-se ao transporte dos participantes na cidade onde se
realiza o evento, assumindo grande importância quando o evento
desenvolve-se em local afastado dos centros de hospedagem.
7.3 - Hospedagem
- Escolha de hotéis: devem ser escolhidos, de preferência, hotéis
próximos ao local de realização do evento, contemplando várias
opções de custos, de forma a atender às condições financeiras dos
participantes.
- Reserva antecipada: antes mesmo do pronunciamento positivo dos
participantes, devem ser reservadas as acomodações nos hotéis escolhidos, sendo que estas deverão ser utilizadas até determinada
data.
- Confirmação de reservas: deve-se, através de correspondência específica, informar aos participantes sobre o custo das diárias dos
hotéis, bem como as características dos mesmos, para que possam
optar por determinado serviço. Deve-se, também, orientar o participante de como proceder para confirmar a reserva, bem como
sobre o prazo para fazê-la.
46
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
8. CERIMONIAL E PROTOCOLO
Consiste na descrição de como o evento ocorrerá, dependendo
da sua natureza, desde a abertura até o encerramento.
MODELO DE CERIMONIAL
(simples)
CONSELHO REGIONAL DE
NOME DO EVENTO:
CIDADE:
DATA/HORÁRIO:
CERIMONIAL DE ABERTURA
COMPOSIÇÃO DA MESA:
4
2
1
3
5
Mesa ímpar
5
3
1
2
4
6
Mesa par
Senhoras e senhores, boa noite!
Com a presença do
- Prefeito Municipal
- Presidente do Conselho Regional de Administração do
Administrador
- Do Reitor da Universidade da
- Do Delegado do CRA/
na cidade de
- Do Presidente
- etc
47
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
Estamos dando início, neste momento, à sessão solene de
abertura do (NOME DO EVENTO).
O (NOME DO EVENTO)
(fazer uma breve apresentação sobre o evento)
O evento tem como tema principal:
O (NOME DO EVENTO) é uma promoção e realização do
e
Conselho Regional de Administração do
(CITAR OUTRAS ENTIDADES PARCEIRAS DO EVENTO)
Prestigiam este evento as seguintes autoridades:
O evento tem como apoiadores:
Este evento conta com o patrocínio da
Convidamos a todos, para em pé, cantarmos o hino nacional.
(execução do hino nacional)
Convidamos para fazer uso da palavra o Administrador
(anfitrião do evento) (fala – 2 min)
48
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
Convidamos para fazer uso da palavra, o
(fala 2 min)
Convidamos para fazer uso da palavra,
(fala 2 min)
Convidamos para fazer uso da palavra o Presidente do Conselho Regional de Administração, Administrador
(fala 2 min)
Damos por encerrada a sessão solene de abertura do (NOME
DO EVENTO), convidando as autoridades que compõem a mesa
para ocuparem seus lugares na platéia, que imediatamente estaremos dando início à conferência deste evento.
Solicitamos a todos os participantes que permaneçam no local.
A conferência de abertura deste evento terá como tema:
(TÍTULO DA PALESTRA), com o Conferencista
,
que convidamos para subir ao palco, juntamente com o Administrador
, que coordenará a mesa.
- Pausa para a composição
- O Conferencista é (breve currículo)
Com a palavra o Administrador
coordenador de mesa.
,
7. ATIVIDADES SOCIAIS PARALELAS
Podem ser citadas:
- coquetéis;
- almoços ou jantares de confraternização;
- jantares dançantes;
- teatros;
- concertos;
- shows.
49
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
10) ROTEIRO BÁSICO (CHECK-LIST)
O organizador do evento deverá compreender este capítulo
como um check-list para o planejamento geral do evento, lembrando-se que cada evento tem sua particularidade, devendo adequar
os itens abaixo, além de inserir ou excluir outros de acordo com as
suas necessidades.
Itens
01
02
03
03.01
03.02
03.03
03.04
03.05
03.06
03.07
03.08
03.09
03.10
03.11
03.12
03.13
03.14
03.15
03.16
03.17
03.18
03.19
03.20
03.21
03.22
03.23
03.24
04
04.01
04.02
04.03
04.04
04.05
50
Especificação
Logomarca
Prog. Téc. e Social (preliminar)
Impressos
1ª mala direta
2º mala direta
Pasta do evento
Certificados
Bloco de anotações
Bloco de perguntas
Folha e envelope ofício
Crachás
- Congressistas
- Acompanhantes
- Coordenação
- Conferencistas
Canetas
Encartes das pastas
Talonários de recibos
Prismas de mesa
Convites especiais
Passaporte para refeições
Passaporte para viagens
Convites p/prog. social - ticket
Cópias xerox
Faixas internas
Faixas externas
Bandeiras / Hinos
Programa oficial
Programação visual Auditórios
Programação visual secretaria
Programação visual feira
Equipamentos
Suportes de mesa
Slide desk
Projetor de slides
Retroprojetor
Telão
Qtd. Providência Responsável Custo
Sim Não
Manual de Eventos
Itens
Especificação
04.06
04.07
04.08
04.09
04.10
04.11
04.12
04.13
04.14
04.15
04.16
04.17
04.18
04.19
04.20
04.21
04.22
04.23
04.24
05
05.01
05.02
05.03
05.04
05.05
05.06
06
06.01
06.02
06.03
06.04
06.05
06.06
06.07
Vídeo cassete
Datashow
Televisão
Fichários diversos
Máquina xerox
Microcomputadores inst. em rede
Impressoras
Equip. de Tradução Siumultânea
Registradora
Numerador
Grampeador e perfurador
Disquetes e CDs
Telefone direto
Telefone público
Telefone Celular
Painel de informações
Sinalizadores
Sonorização / Gravação
Rádios de comunicação
Material Audiovisual
Fita de gravador
Transparências
Canetas para transparências
Lâmpada reserva p/ retroprojetor
Lâmpada reserva p/ projetor slides
Controle p/ passar power point
Recursos Humanos
Coordenador Geral
Coordenador de Secretaria
Coordenador de Recepcionistas
Coordenador de Transportes
Relações Públicas
Jornalista
Recepcionistas
- Para power point
- Assistência de sala
- Arrumação de mesa
- Encaminhamento de program.
- Tradução Simultânea
Coordenador de Aeroporto-Hotel
Coordenador da Program. Social
Coordenador de Tesouraria
Operador de luz
Operador de som
Intérprete
Fotógrafo
Decorador
Mestre de Cerimônias
Meios de Transporte
Camionete Van
06.08
06.09
06.10
06.11
06.12
06.13
06.14
06.15
06.16
07
07.01
Sistema CFA/CRAs
Qtd. Providência Responsável Custo
Sim Não
51
Manual de Eventos
Itens
Especificação
07.02
07.03
Sistema CFA/CRAs
Qtd. Providência Responsável Custo
Sim Não
Motorista:
Automóvel
Motorista:
Ônibus
Motorista:
Fonte:CRA/RS
11) AVALIAÇÃO DO EVENTO
No decorrer de cada evento e no seu término, deverão ser realizadas pesquisas sobre as atividades e serviços com os participantes, expositores, locadores de stands, conferencistas etc.
A pesquisa no curso dos eventos objetiva colher a opinião do
público e participante, observar o cumprimento dos objetivos traçados, a situação atual e as deficiências que devem ser corrigidas. São
dados que ajudarão na organização dos próximos eventos.
O pós-evento é marcado pelas atividades de fechamento do
evento. Essas atividades vão além da desmontagem física das infraestruturas utilizadas para a realização do evento.
É necessário encerrar os pagamentos em aberto e liquidar pendências administrativas e contábeis. Finalmente, fazer a prestação
de contas, apresentando relatórios da movimentação financeira, dos
resultados esperados e alcançados e devolver as sobras de todos os
materiais não utilizados.
Este capítulo busca ser um norteador para os organizadores do
evento, sugerindo um modelo de relatório final do evento e um modelo de questionário de avaliação do evento.
MODELO 1 - FICHA DE AVALIAÇÃO
1. Programa Técnico
1.1. Conteúdo dos Temas
( ) Teórico
( ) Teórico e prático
( ) Prático
( ) Insuficiente
52
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
1.2. Expositores
Na sua opinião, qual foi o melhor expositor?
Quais as sugestões de expositores que você gostaria de dar para
a realização do próximo evento?
2. Auto-avaliação
Itens/Conceito
Aproveitamento do evento
Interesse no assunto/matéria
Aptidão para transmitir
os conhecimentos recebidos
Possibilidade de
aplicação no trabalho
Observações:
Excelente
Bom
Regular
Insuficiente
1. Divulgação
(
(
(
(
(
(
1.1 Como tomou conhecimento acerca da realização do evento?
) Mala-direta
Qual?
) Jornal
Qual?
) Revista
Qual?
) Site
Qual?
) Informativo da sua
categoria profissional Qual?
) Outros
Qual?
1.2. A fonte de informação foi eficaz e motivacional?
( ) Sim
( ) Não
Se não, por quê?
53
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
2. Serviços de apoio ao evento
2.1. Pessoal
Discriminação
Profissionais
Coordenação
Secretaria Executiva
Recepcionista social
Apoio ao auditório
Outras observações:
Dedicados, mas amadores
Amadores
1. Programação social
1.1. Adequada aos objetivos do evento e ao tempo e conteúdo?
( )Sim ( )Não Por quê?
Benefícios gerais
Itens/Conceito
Abatimento nas passagens
Descontos na hotelaria
Observações:
Excelente
Bom
Regular
Insuficiente
MODELO 2 - FICHA DE AVALIAÇÃO
Com o objetivo de conhecer sua opinião quanto à realização
deste evento, solicitamos que preencha a presente avaliação e entregue na secretaria ou na saída da sala.
Responda! Pois sua manifestação é importante para a qualificação dos futuros eventos.
1. Qual a sua categoria?
( ) Administrador
( ) Acadêmico do Curso de Administração
( ) Empresário/Empreendedor
( ) Outro
54
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
2. Em relação a sua expectativa, os assuntos abordados neste
evento:
( ) Atenderam acima do esperado
( ) Atenderam
( ) Atenderam em parte
( ) Não atenderam
3. Qual o Workshop que você participou:
( )1
( )2
( )3
( )4
4. Na sua opinião, as exposições, de forma geral, foram:
Data
dd/mm
dd/mm
dd/mm
Exposição
/ Conferencista
Titulo da palestra
Titulo da palestra
Título da palestra
Título da palestra
Titulo da palestra
Título da palestra
Título da palestra
Título da palestra...
Painel de Encerramento
Excelente Muito Regular
Ótima
Boa
Boa
Não
Assistiu
5. Avalie os conferencistas atribuindo conceitos:
Conferencistas
1
2
3
Conceitos
4 5 6 7 8 9 10
Palestrante 1
Palestrante 2
Palestrante 3
Palestrante 4
...
...
55
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
6. Avalie os itens abaixo atribuindo conceitos:
Conferencistas
1
2
3
Conceitos
4 5 6 7 8 9 10
Comunicação Pré-evento
Recepção
Infra-estrutura local
Recursos audiovisuais
Organização geral
7. Como obteve conhecimento do evento:
( ) Imprensa
( ) Site do CRA/
( ) Mala Direta ( ) Jornal da classe
( ) Site do CFA ( ) Outro
8. Comentários e Sugestões:
Entregue e concorra a prêmios
Nome:
Fonte: CRA/RS
12) Relatório do evento
No Relatório final devem ser descritas todas as atividades realizadas durante o evento, mantendo-se praticamente o mesmo roteiro do projeto e do check-list das atividades, CONFORME EXEMPLO A SEGUIR.
a) Apresentação do evento
b) Realização
c) Organização
56
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
d) Patrocínio
e) Apoio
f) Participantes
g) Desenvolvimento Administrativo (planejamento, cronograma,
agenda de reuniões)
h) Pré-secretaria e Secretaria Executiva durante o evento (remessa
de recibos, convites, controle de inscrições e cortesias, entrega de
certificados)
i) Instalação física (local, equipamentos, serviços utilizados, sinalização e decoração)
j) Organização durante o evento (equipes de trabalho)
k) Cerimonial de abertura
l) Tabulação dos Questionários de Avaliação do Evento
m) Feira de Negócios
n) Folheteria / Divulgação do evento
- Papel carta (timbrado do evento)
- Envelopes ofício
- Convite para o lançamento do evento
- Cartaz
- Home Page (página do evento na internet)
- Anúncios (jornais, revistas)
- Programação oficial
- Crachá (apoio, convidado, expositor, imprensa, moderador, organização, palestrante, participante, presidente de mesa, etc.)
- Certificados
- Blocos
- Questionário de Avaliação do Evento
- Recibos
o) Registro fotográfico
p) Palestrantes
q) Relatório de inscritos
57
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
12.1- Prestação de contas
RECEITAS
ITEM
ATIVIDADE
1
Patrocínios
2
EXPOSITORES
Stand 1 Stand 2 Stand 3 Stand 4 -
3
INSCRIÇÕES
Nº de Inscrições X Valor
UnitárioPor categoria
(estudantes, Administradores,
outros profissionais)
Total
4
OUTROS
Juros de Aplicação Financeira
5
PARTICIPAÇÃO DO CFA
... % sobre o total das receitas
DATA DE
RECEBIMENTO
TOTAL DE RECEBIMENTOS DAS RECEITAS
58
VALOR (R$)
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
ATIVIDADE
DATA DE
PAGAMENTO
DESPESAS
ITEM
1
LOCAÇÃO
Espaço físico
Equipamento de som
Computadores e impressoras
Multimídia
Cobertura fotográfica
Máquina de xerox
2
ALIMENTAÇÃO
Coffee-break
Coquetel de abertura
Jantar de confraternização
Lançamento do evento
Alimentação para equipe
3
HONORÁRIOS
Conferencistas/Palestrantes
Empresa Organizadora do evento
Mestre de cerimônias
4
HOSPEDAGEM
Apartamento single
Apartamento double
5
TRANSPORTE
Transfer
Passagens
Passagens nacionais (pré-evento)
Passagens internacionais
6
PROMOÇÃO DO EVENTO
Web site (criação
/manutenção/hospedagem)
Outdoor
Outdoor eletrônico
Anúncio Jornal A
Anúncio Jornal B
Outros
VALOR (R$)
59
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
FOLHETERIA
Postagem
Gráfica
Fotolitos
Criação
Outros
Mala direta
Banners
Cartazes
Crachás
Certificados
Pastas
Canetas
Folders
7
SERVIÇOS DE TERCEIROS ESPECIALIZADOS
Tradução simultânea
Recepcionistas
Assessoria de Imprensa
Conservação e Limpeza
Segurança
Decoração
Manutenção
8
DIVERSOS
Tarifas bancárias
Impostos
Cópias
Reembolso de inscrições
Reembolso de passagens
Pagamentos diversos
Outros
TOTAL GERAL
60
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
13) MODELOS DE FORMULÁRIOS
A seguir , modelos de formulários práticos que auxiliam na
organização do evento
13.1- Ficha Técnica sobre cada tema do evento que pode ser
encaminhada aos conferencistas/palestrantes, orientando sobre o tema
a ser abordado com o contato dos demais participantes do tema.
FICHA TÉCNICA DE TRABALHO
Conferência
Título da Conferência
Data e Horário
Conferencista/Painelistas
Nome: (país e atividade profissional)
e contato (fone e e-mail)
Coordenador de Mesa
Nome: (país e atividade profissional)
contato (fone e e-mail)
1- Tempo para desenvolvimento do Tema:
a) Tempo Total: 01h15min
b) Para a exposição da conferência: 01h
c) Para Perguntas e Respostas: 15min
2- PAPÉIS/FUNÇÕES
Conferencista: Preparar previamente o material necessário
acerca do assunto a ser transmitido.
Coordenador de Mesa:
a) Planejar e realizar reunião com o conferencista a fim de estabelecer procedimentos de ação;
b) Abrir a Conferência apresentando aos congressistas os procedimentos de ação, informando o tempo de exposição do tema e o
tempo destinado a perguntas e respostas, que devem ser encaminhadas à mesa por escrito.
c) Selecionar as perguntas encaminhadas à mesa, para o Conferencista
d) Fazer o encerramento da conferência e agradecimentos
Fonte: CRA/RS
61
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
13.2- Rider Técnico sobre cada Conferencista
RAIDER CONFERENCISTAS
NOME:
CONTATOS:
Fone:
Endereço:
E-mail:
DADOS DA CONFERÊNCIA / PALESTRA:
Tema:
Data:
Horário:
LANÇAMENTO DE LIVRO:
Título(s):
Editora:
Contato Editora:
EQUIPAMENTOS UTILIZADOS NA CONFERÊNCIA / PALESTRA:
CURRÍCULUM SINTÉTICO:
DADOS DA VIAGEM / HOSPEDAGEM:
Chegada:
Vôo:
Horário:
Retorno:
Vôo:
Horário:
Hotel:
Aptº:
OBSERVAÇÕES:
Fonte:CRA/RS
62
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
13.3- Termo de Compromisso entre apoiadores e/ou patrocinadores e/ou co-promotores para entidades fora do Sistema CFA/CRAs
TERMO DE CONVÊNIO PARA COOPERAÇÃO E PARCERIA
(Modelo)
Pelo presente instrumento particular, o CRA/
– Conselho Regional de Administração do
,
inscrito no CNPJ/MF sob o nº
.
.
/
,
com sede na Rua
– bairro
–
/
,
doravante denominado PRIMEIRO CONVENENTE, representado por seu Presidente, Adm.
e,
, doravante denominado(a) de SEGUN,
DA CONVENENTE, com sede na rua
na cidade
, no Estado do
, inscrita no CNPJ sob nº
.
.
/
, neste ato representado por
, nacionalidade, profissão, têm entre si
justo e contratado o quanto segue:
CLÁUSULA PRIMEIRA - OBJETO
O presente TERMO DE CONVÊNIO PARA COOPERAÇÃO
E PARCERIA visa a participação conjunta e integrada das partes
convenentes para a realização da (NOME DO EVENTO), na cidade de
No (LOCAL DO EVENTO),
no dia
, de
de 200
.
63
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
CLÁUSULA SEGUNDA - OBRIGAÇÕES
1 - Ao PRIMEIRO CONVENENTE compete:
1.1. A contratação do Conferencista, para proferir palestra
magna no evento, com todas as despesas de passagem aérea e deslocamentos;
1.2. fazer especificação ...........................................
1.3. fazer especificação ...........................................
1.4. fazer especificação ...........................................
2. À SEGUNDA CONVENENTE compete:
2.1. Disponibilizar infra-estrutura ..........................
2.2. fazer especificação ...........................................
2.3. fazer especificação ...........................................
2.4. fazer especificação ...........................................
Parágrafo Único: Quando for o caso .......................
CLÁUSULA TERCEIRA – RESPONSABILIDADES
1) Na eventualidade de descumprimento de quaisquer das cláusulas do presente TERMO DE CONVÊNIO PARA COOPERAÇÃO E PARCERIA por parte de SEGUNDA CONVENENTE, de
forma a comprometer ou prejudicar a realização do evento ora contratado, a mesma fica obrigada a indenizar o PRIMEIRO
CONVENENTE em valor correspondente a 50% das despesas
de honorários e deslocamentos do Conferencista contratado pelo
PRIMEIRO CONVENENTE;
2) As partes responsabilizar-se-ão, cada qual por seus prepostos,
empregados ou dirigentes que trabalharem no evento descrito na
cláusula primeira, e pelos respectivos encargos daí decorrentes , em
64
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
face da Legislação social e do trabalho, bem como infortunística,
assim como toda e qualquer incidência ao presente instrumento.
CLÁUSULA QUARTA - CONDIÇÕES GERAIS
Os casos omissos ao presente TERMO DE CONVÊNIO PARA
COOPERAÇÃO E PARCERIA serão resolvidos pela aplicação da
Lei vigente que couber, ou ainda, por comum acordo entre as partes,
mediante formalização.
CLÁUSULA QUINTA - FORO
As partes elegem o Foro da Justiça Federal, Circunscrição de
, Seção Judiciária do Estado do
como o competente para dirimir
eventuais dúvidas ou litígios oriundos deste ajuste, à exceção de qualquer outro, por mais privilegiado que seja.
E por estarem assim justas e acertadas, assinam o presente
instrumento em 3 (três) vias de igual teor e forma, e na presença de
testemunhas abaixo, que igualmente as assina
Local e data
Adm.
Conselheiro Presidente do CRA/
PRIMEIRO CONVENENTE
SEGUNDO CONVENENTE
Testemunhas:
1.
Nome:
RG:
Nome:
RG:
2.
65
Manual de Eventos
Sistema CFA/CRAs
13.4- Planilha de organização de chegadas e retornos de convidados
Conferencista
Nome do
Conferencista
Convidado
RECEPTIVO CONFERENCISTAS
VINDA
Procedência Data
Horário
Vôo
México
Rio de Janeiro
São Paulo
Santiago/Chile
São Paulo
São Paulo
EUA
Lisboa
Venezuela
Rio de Janeiro
São Paulo
Poa
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
Buenos Aires
São Paulo
Campinas
Buenos Aires
São Paulo
São Paulo
Uberlândia
São Paulo
Rio de Janeiro
São Paulo
66
dd/mm 13:30h
RG 2114
16h25min
18h
18h30min
21h55min
23h35min
23h35min
dd/mm 09h10min
09h10min
12h30min
13h
18h
18h
18h
18h05min
dd/mm 09h
18/mai 11h50min
18/mai
18/mai 16h45min
18/mai 17h25min
18/mai 20h30min
18/mai 20h30min
19/mai
19/mai 07h-saída
de Gramado
19/mai 11h
19/mai 9:30h saída
de Gramado
19/mai 9:30h saída
de Gramado
19/mai 9:30h saída
de Gramado
19/mai 9:30h saída
de Gramado
JJ 3055
RG 2104
JJ 3049
JJ 3866
JJ 3151
RG 8640
RG 8640
JJ 3053
RG 2104
RG 2104
RG 2104
RG 8641
JJ 3059
G 1680
JJ 3061
JJ 3057
JJ 3057
Observações
Manual de Eventos
Conferencista
Data
20/mai
20/mai
20/mai
21/mai
21/mai
21/mai
22/mai
22/mai
Sistema CFA/CRAs
RETORNOS
HORÁRIO
Horário
Vôo
14h15min
17h24min
17h24min
06h10min
13h
17h10min
06h40min
10h15min
Observações
RG 8610
JJ 3066
JJ 3066
RG 2127
JJ 3052
G 1608
JJ3150
JJ 3058
67