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MANUAL DO EXPOSITOR
I SIMPÓSIO DE HEPATOLOGIA DO NORDESTE
INFORMAÇÕES GERAIS
LOCAL DO EVENTO
Período realização do Evento: 25 a 27 de Setembro de 2014
Local de realização: Hotel Tropical Tambaú
Fone hotel: (083) 2107 1900
Endereço: Avenida Almirante Tamandaré, 229 - Tambaú
SALA PARA EXPOSIÇÃO
SALÃO PARAIBA
Data de Montagem:
24 de Setembro de 2014 das 07h00 as 17h00
Data de Desmontagem: 27 de Setembro de 2014 das 13h00 às 17h00
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MONTADORA NET EVENTOS
Responsabilidades da Net Eventos e Montagens: execução do stand da SBH, marcação de
piso dos demais stands, acompanhamento da montagem e desmontagem dos stands,
verificação dos Kvas junto as montadoras dos stands e forração do piso.
Net Eventos e Montagens
Contato: Marco Antonio de Souza
Fone: (083) 3245 5374 / 8894 8492 / 9903 7313
E-mail: [email protected]
PROMOÇÃO, ADMINISTRAÇÃO E COMERCIALIZAÇÃO
SBH: www.sbhepatologia.org.br
Ana Paula Firmino – Gerente - Fone: (011) 3812 3253 / 99235 0477
E-mail: [email protected]
Kátia Santos – Coordenadora – Fone: (011) 3812 3253 / 99235 5763
E mail: [email protected]
GERENCIAMENTO PLENITUDE EVENTOS
Cristina Carmona (011) 3714 3558 / 7938 5005 – ID 101*492
E-mail: [email protected]
 Consulte-nos para hospedagem (hotel do evento e hotéis próximos)
CONTATO HOTEL TROPICAL TAMBAÚ
Contato: Fernanda Pereira
Departamento: Eventos
Telefone: (083) 2107 1922
E mail: [email protected]
 Consulte-nos para contratação de serviços de Alimentação e Bebidas.
1. Instalação Elétrica – Pág. 03
2. Kvas / Lâmpadas - Pág. 03
3. Estrutura e Materiais dos Stands - Pág. 03
4. Proteção Piso / Paredes / Teto / Portas - Pág. 03
5. Montagens, Desmontagens e Limpeza – Pág. 03, 04 e 05
6. Horários do Evento – Pág. 05
7. Serviço de A&B em Stands - Pág. 06
8. Atendimento Médico – Pág. 06
9. Envio de Materiais ou Mercadorias e Procedimentos Fiscais - Pág. 06
10. Estacionamento pág. 06
11. Fumar - Pág. 06
12. Segurança – Pág. 06
13. Formulários pág. 07, 08 e 09
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1. INSTALAÇÃO ELÉTRICA
Qualquer instalação elétrica só poderá ser realizada pós consulta e autorização da Gerência
de Manutenção do Hotel.
2. KVAS / LÂMPADAS
Cada laboratório deverá informar no formulário no final deste Manual quantos Kvas irá
precisar para que o hotel deixe um ponto de energia com capacidade para atendê-lo, o
excedente será cobrado a parte R$ 1,00 – 1 KVA.
Nos stands será obrigatório o uso de lâmpadas econômicas para não sobrecarregar as
instalações do hotel.
3. ESTRUTURA E MATERIAIS DOS STANDS
A estrutura e materiais dos stands deverão vir prontos.
Não é permitido pelo hotel cortar madeira na entrada, ou dentro das salas do hotel.
Os materiais deverão ficar organizados mesmo durante a montagem dos mesmos.
4. PROTEÇÃO DO PISO / PAREDES / TETO / PORTAS
Deverá ser colocada uma proteção no piso, antes das instalações dos stands, para que
retoques de tintas e massas não venham danificá-lo.
Não serão admitidos estragos em piso, paredes, teto ou portas.
Não é permitido utilização de pregos, alfinetes, tachas, fitas adesivas, tinta ou qualquer
outro material.
Qualquer dano causado pelo cliente ou por terceiros a estrutura do hotel ou ao seu
patrimônio, será de responsabilidade dos mesmos e será cobrado na conta do evento.
5. MONTAGEM / DESMONTAGEM / LIMPEZA
É de responsabilidade do expositor, montar e desmontar seus eventos nos prazos e nas
condições específicas a seguir.
Manter sempre presente, durante todo o período da montagem ou decoração dos
estandes, pelo menos um de seus representantes credenciados, com o qual serão mantidos
todos os entendimentos.
MONTAGEM
Horário de montagem: dia 24/09 (4ª.feira) das 07h00 as 17h00
Em caso do não cumprimento do horário, a MONTADORA será penalizada em R$ 500,00
por hora excedente.
- Deverá sempre estar presente um funcionário da montadora capacitado a prestar
informações e acionar os responsáveis da agencia organizadora para qualquer necessidade.
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- Cabe ao expositor preservar as instalações do Hotel durante a montagem, operação e
desmontagem, sendo que as mesmas deverão se manter nas condições em que foram
encontradas.
- Fica proibida a utilização de Escadas nos salões com o Pé Direito superior a 3,20 metros.
A opção indicada é o Andaime com Rodas e EPI’s relacionados (Capacete e Cinto de
Segurança) com acompanhamento duplo.
- O piso do Centro de Convenções não poderá ser demarcado ou furado.
Exigência do Hotel: Uma plataforma (de preferência de alumínio) embaixo da cenografia
pesada ou treliças.
- É proibida a utilização de máquinas elétricas (serras, furadeiras, etc.), que provoquem
ruídos, interferências ou vibrações, sem prévia autorização do hotel.
Obs.: O Hotel não possui ganchos disponíveis nem porta banners para os eventos.
- Carga e Descarga: Os caminhões ou carros com materiais para o evento estão autorizados
a parar na entrada principal do hotel, apenas no momento de descarregar/carregar.
Após o término de Carga e Descarga, o veículo deverá ser retirado do local
imediatamente.
DESMONTAGEM
Horário de desmontagem: dia 27/09 (Sábado) das 13h00 as 17h00
Em caso do não cumprimento do horário, a MONTADORA será penalizada em R$ 500,00
por hora excedente.
- É de responsabilidade do evento, desmontar e retirar os produtos e equipamentos após o
término do evento.
- Não nos responsabilizamos pelos entulhos deixados no hotel bem como pela retirada dos
mesmos.
- O Hotel estará acompanhando a desmontagem e verificando se algum item foi danificado,
para que seja feita a devida cobrança.
O Layout do Stand deverá ser enviado com no mínimo 20 dias de antecedência ao início
do evento a Equipe da Plenitude Eventos e Net Eventos e Montagens para aprovação e
validação.
Aprovação Técnica: Net Eventos e mail: [email protected]
Fone: (083) 3245 5374 / 8894 8492 / 9903 7313 – Marco Antonio
Importante: Somente aprovaremos o layout técnico, demais itens tais como: desenho e
acabamento por conta de cada contratante.
É fundamental que aplique em planta e 3D a altura que irá utilizar.
ATENÇÃO: Favor só nos enviar para aprovação técnica, após aprovação final do seu
cliente.
ATENÇÃO: Altura Máxima permitida, incluindo piso e acabamento é de 3,20 de altura.
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LIMPEZA
Realizar a limpeza do estande diariamente, ficando o Expositor obrigado a remover todo o
material remanescente de limpeza para um local pré-determinado pelo hotel. Deverá ser
mantido, em cada estande, um recipiente para o acúmulo de material usado, sendo
expressamente proibido colocar lixo nos corredores e/ou áreas comum do hotel.
Vide Mapa abaixo para localização do seu estande
6. HORÁRIOS DO EVENTO
>> O ar condicionado será ligado com 30 minutos antes do evento
DIA 25/09 (QUINTA-FEIRA) – 07H00 AS 18H00 (O AR SERÁ LIGADO AS 06H30)
DIA 26/09 (SEXTA-FEIRA) – 07H00 AS 18H00 (O AR SERÁ LIGADO AS 06H30)
DIA 27/09 (SÁBADO)
– 07H00 AS 13H00 (O AR SERÁ LIGADO AS 06H30)
Durante a montagem o ar condicionado não será ligado, conforme solicitação do cliente.
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7. SERVIÇO DE ALIMENTOS & BEBIDAS EM STANDS
Fica proibida a entrada e o consumo de alimentos e bebidas de fora nas dependências do
hotel, salvo a prévia autorização por escrito da Gerência de Eventos e a correspondente
cobrança de taxa no valor de 30% (trinta por cento) do produto estipulado no cardápio.
Não poderá ser servida bebida alcoólica na área dos stands.
Deverá ser providenciado com no mínimo 20 dias de antecedência.
Contato: Fernanda Pereira
Departamento: Eventos
Telefone: (083) 2107 1922
E mail: [email protected]
8. ATENDIMENTO MÉDICO
O Hotel não possui um ambulatório nem enfermaria em suas dependências.
Em caso de emergências, o SAMU ou AMBULÂNCIA HOSPITALAR deverá ser acionada para
devido atendimento quanto aos Primeiros Socorros.
9. ENVIO DE MATERIAIS OU MERCADORIAS E PROCEDIMENTOS FISCAIS
A Nota Fiscal deverá ser emitida em nome da empresa solicitante e/ou participante do
evento (mesmos dados de emitente e destinatário) somente com o local de entrega para:
Hotel Tropical Tambaú - A/C: Fernanda Pereira - Avenida Almirante Tamandaré, 229 Tambaú – Cep: 58039-010 – João Pessoa - PB
No corpo da Nota Fiscal deverá constar a observação de que as mercadorias são para
demonstração, constando também data de realização e localização.
Constar nas caixas para identificação no hotel: nome da empresa / stand, nome do evento,
data, sala, nome do responsável pelo stand.
Obs: O MATERIAL SÓ PODERÁ SER ENTREGUE NO DIA 24/09/14, NA GERÊNCIA DE
EVENTOS OU DIRETAMENTE NA SECRETAIRA DO EVENTO. HORÁRIO PARA ENTREGA:
08H00 AS 16H00
10. ESTACIONAMENTO
SERVIÇO TERCEIRIZADO (CONTATO: SR. MAGLIANO – 83 3221 2340 / 9979 5313)
11. FUMAR
É terminantemente proibido fumar dentro dos espaços do hotel (Salas, Salões, Hall,
Banheiros), seja durante a realização do evento, montagem ou desmontagem do evento.
13. SEGURANÇA STANDS
A segurança do stand durante a montagem e desmontagem é de responsabilidade de cada
expositor.
A SBH, Plenitude Eventos e o Hotel se isentam de qualquer responsabilidade durante o
período em que os materiais e/ou equipamentos estiverem em suas dependências,
inclusive na ocorrência de perdas, danos, roubo ou furto.
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FORMULÁRIOS
TERMO DE RESPONSABILIDADE/ MONTADOR
Data limite para envio: até 29/08/2014
Cristina Carmona (011) 3714 3558 / 7938 5005 – ID 101*492
E-mail: [email protected]
O EXPOSITOR e o MONTADOR/DECORADOR contratado, independentemente da ordem de
nomeação, abaixo qualificados assumem integralmente através deste Termo de
Responsabilidade que a montagem do ESTANDE no evento em referência, obedecerá e
estará absolutamente de acordo com as instruções e regras contidas no regulamento, cujo
teor tem pleno e expresso conhecimento, bem como estão de acordo com as mesmas.
SOLICITAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA
NOME DO EXPOSITOR
M²
No. KVA
Obs.: Máquinas a serem ligadas como: Máquinas de Café (Mediante autorização da
Gerência de Eventos do Hotel), etc.
Responsabilizamo-nos também por qualquer dano que venha a ser causado por nossa
equipe às instalações.
EMPRESA MONTADORA:
___________________________________________________________________________
____________________, ______ de _______________ de 2014
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SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA MONTADOR
Data limite para envio até 29/08/2014
Cristina Carmona (011) 3714 3558 / 7938 5005 – ID 101*492
E-mail: [email protected]
Pelo presente Termo de Responsabilidade declaramos que as pessoas relacionadas abaixo
prestarão serviços e que nos responsabilizamos por todas as obrigações trabalhistas e legais
e por todo e qualquer dano que venham a ocasionar em stands, no local do Evento ou contra
terceiros.
Montadora:
Nome Fantasia:
Responsável:
Telefone:
Nome Completo
RG
CPF
Filiação
Empresa
"O preenchimento de todos os campos é obrigatório”
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Nome Legível - Montador/Decorador
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Assinatura
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SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA EXPOSITOR
Data limite para envio até 29/08/2014
Cristina Carmona (011) 3714 3558 / 7938 5005 – ID 101*492
E-mail: [email protected]
Solicitamos o fornecimento de crachás de identificação para as pessoas abaixo
relacionadas, que estarão em serviço no stand de nossa Empresa.
Empresa Expositora:
Nome Fantasia:
Responsável:
Telefone:
Nome Completo
RG
"O preenchimento de todos os campos é obrigatório”
CPF