Tutorial para envio de comunicado e SMS
Tutorial para envio de comunicados e SMS
Conteúdo
1. Enviando comunicado para os alunos ......................................................................... 1
2. Verificando a situação do envio dos e-mails para os alunos.......................................... 5
3. Enviando comunicado para colaboradores e professores ............................................. 6
4. Enviando comunicado para visitantes e demais cadastros............................................ 7
5. Enviar comunicado pela área do aluno ou pais ............................................................ 8
6. Enviando senha por e-mail para os alunos .................................................................. 9
7. Estatísticas de envio de e-mails ................................................................................ 10
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Tutorial para envio de comunicado e SMS
1. Enviando comunicado para os alunos
Para enviar os comunicados:
a. clique no menu CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS;
b. clique no botão NOVO, irá aparecer a tela abaixo:
c. se quiser receber confirmação de envio coloque no campo ENVIAR CÓPIA PARA
OS E-MAILS OU CELULARES (2), ATENÇÃO se o comunicado for enviado por
SMS coloque apenas número de celular, se for enviar o comunicado por email
coloque apenas conta de e-mail;
d. em CONTA DE ENVIO(3), selecione na lista a opção de tipo de envio (e-mail ou
SMS);
e. O campo LISTAS A ENVIAR (4), são categorias de mensagens para que o sistema
Ultramax Marketing crie estatísticas de envio e leitura de mensagens, selecione um
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tipo ou mais de acordo com tipo de comunicado que será enviado;
f. No campo DATA/HORA DO ENVIO DA MENSAGEM(5) é a data/hora que a
mensagem será enviada, você poderá criar um comunicado agora, mas os e-mails
ou SMS serão enviados somente na data/hora que você especificar nesse campo.
ATENÇÃO: para envio pré-agendado, a máquina que tem o modem conectado,
deve ficar ligada, assim como, o servidor para envio de emails.
g. Se quiser enviar só para os aniversariantes coloque o dia que deve enviar no campo
SOMENTE ENVIAR PARA ANIVERSARIANTE(6), lembrando que se essa opção
for preenchida a mensagem enviada não ficará disponível na área do aluno;
h. No campo MENSAGEM(7) são disponibilizados três tipos de mensagens diferentes
texto SIMPLES, texto FORMATADO, e IMAGEM:
 SIMPLES: selecione a opção SIMPLES, nesse tipo de mensagem o texto será
enviado exatamente como foi digitado (sem formatação), e se necessário pode
adicionar (9) um arquivo, como mostra o item j abaixo, SOMENTE em formato
PDF, arquivos em formato de imagem (GIF, JPG, JPEG, PNG) não serão
aceitos.
 FORMATADO: selecione a opção FORMATADO, para esse tipo de mensagem,
digite o texto desejado, faça as formatações usando os recursos do editor
disponibilizado no sistema, e se necessário pode adicionar (9) um arquivo,
como mostra o item j abaixo, SOMENTE em formato PDF, arquivos em
formato de imagem (GIF, JPG, JPEG, PNG) não serão aceitos.
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 IMAGEM: se tiver que enviar no corpo do email uma imagem clique o botão
ADICIONAR, para esse tipo de mensagem pode estar selecionada qualquer uma
das opções descritas acima, porém ATENÇÃO não coloque nenhum tipo de
texto (nem simples e nem formatado), APENAS adicione a imagem, pois a
imagem anexada irá aparecer incorporada no lugar do texto;
i. Coloque o TÍTULO(8) da mensagem;
j. Se houver arquivo PDF para ser enviado no e-mail e disponibilizado na área do
aluno, clique em ADICIONAR(9);
OBSERVAÇÕES:
1 – Só é permito um anexo por comunicado em PDF;
2 – para anexar um arquivo ele ser estar salvo no formato PDF;
3 – os arquivos anexos NÃO podem ser enviados por SMS;
4 – os textos de SMS são LIMITADOS a 160 caracteres;
5 – quando for enviar por SMS, lembrar sempre de colocar o nome do Colégio, no
início ou no final da mensagem, para identificar quem enviou, no celular de quem
recebe.
k. Caso queira mandar o comunicado somente para área do aluno, desmarque a
opção ENVIAR E-MAIL(10) e não será enviado por e-mail e nem por SMS. Caso
deixe essa opção marcada além de o comunicado ficar disponível na área do aluno,
também será enviado por e-mail para as pessoas selecionadas no campo
NOTIFICAR(11). Caso a opção ENVIAR E-MAIL seja desmarcada,
automaticamente, irá aparecer a seguinte tela:
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i. depois de tudo configurado clique em ENVIAR COMUNICADO(12).
OBSERVAÇÃO: Caso não apareça a opção “Enviar e-mail” é porque o sistema
Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de
comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico
para configuração do mesmo.
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2. Verificando a situação do envio dos e-mails para os alunos
Depois que enviar um comunicado você poderá consultar a situação do envio dos e-mails:
a. clique no menu CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS;
b. Para consultar a situação de um envio clique no PROTOCOLO conforme mostra
a imagem a seguir;
OBSERVAÇÃO: Para cada comunicado que é enviado por e-mail, será gerado um
número de protocolo no sistema Ultramax Marketing, clicando nesse número de
protocolo você poderá ver a situação do envio dos e-mails, informações tais como: emails que foram devolvidos porque estava com a caixa postal cheia ou endereço do
aluno inválido, etc.
c. Clicando no número do protocolo irão aparecer as informações, como mostra a
figura a seguir, nessa mesma tela você poderá cancelar o envio do e-mail caso
as mensagens ainda não tenham sido enviadas, e ainda, pode analisar a
situação do envio e para quantas pessoas o comunicado já foi enviado.
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3. Enviando comunicado para colaboradores e professores
O sistema permite enviar comunicados por e-mail para os colaboradores e professores,
para isso, clique no menu: CADASTROS / MENSAGENS PARA
COLABORADORES/PROFESSORES.
O procedimento para enviar as mensagem é semelhante ao utilizado para enviar
comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual. A única exceção é que os
comunicados para colaboradores e professores são enviados unicamente por e-mail e
SMS, eles não irão ficar disponíveis na área do professor.
OBSERVAÇÃO: Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema
Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de
comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em
contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
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4. Enviando comunicado para visitantes e demais cadastros
O sistema permite enviar comunicados por e-mail para os visitantes e outras pessoas
cadastradas no sistema, para isso, clique no menu: CADASTROS / MENSAGENS PARA
VISITANTES/PRÉ-CADASTRO.
O procedimento para enviar as mensagem é semelhante ao utilizado para enviar
comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual.
OBSERVAÇÃO: Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema
Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de
comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em
contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
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5. Enviar comunicado pela área do aluno ou pais
O envio de email ou SMS pode ser feito individual, ou seja, para apenas uma pessoa,
basta que ela esteja cadastrada no sistema. Toda vez que acessar a área de um aluno,
pai, visitante, etc e aparecer o ícone
, clique nele e o sistema enviará a mensagem
somente para essa pessoa. Para usar esse recurso siga os passos descritos a seguir:
a. Acesse o cadastro desejado: aluno, pais, visitante, etc (usaremos como exemplo
nesse tutorial o cadastro de aluno);
b. Clique no ícone
;
c. Selecione a CONTA DE ENVIO (1);
d. Selecione A LISTA (2);
e. Coloque O TÍTULO (3);
f. Digite a MENSAGEM (4);
g. Clique em ENVIAR (5).
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6. Enviando senha por e-mail para os alunos
Para os alunos terem acesso a área do aluno na Internet, eles precisam saber o RM
(Registro de matrícula). O sistema permite que a escola comunique por e-mail o RM de
cada aluno, ou seja, será enviado um e-mail para cada aluno informando qual o seu RM e
como ele deverá fazer para acessar a área do aluno.
Para enviar essas orientações para os alunos, clique no menu: CADASTROS / E-MAIL DE
NOTIFICAÇÃO DE SENHA.
O procedimento para enviar as mensagens é semelhante ao utilizado para enviar
comunicado para os alunos. Veja o item 1 deste manual, com exceção de que a
mensagem enviada por esta tela não irá ficar disponível na área do aluno, irá ser enviada
somente por e-mail.
OBSERVAÇÃO: Caso não apareça essa opção no seu menu é porque o sistema
Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de
comunicados ou você não tem permissão para enviar comunicados, nesse caso entre em
contato com o seu representante técnico para configuração do mesmo.
A mensagem enviada será como o modelo abaixo:
Prezado(a): [Nome do aluno ou responsável]
Este é um aviso para informar como você deve acessar a área do aluno pela Internet.
Acesse o link abaixo e depois clique no link: "Não possuo senha".
O seu RM para acesso é: [RM do aluno]
O nome do aluno referente ao RM é: [Nome do aluno]
Link para acesso:
http://www.suaescola.com.br/aluno
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7. Estatísticas de envio de e-mails
Através do sistema Ultramax Marketing é possível acompanhar o envio das mensagens e
ter estatística de quantas mensagens foram enviadas, quantas foram lidas e quantas não
puderam ser enviadas porque o e-mail estava errado, com caixa postal cheia ou outro
motivo.
Para acessar o Ultramax Marketing:
a. clique no menu: CADASTROS / ENVIO DE COMUNICADOS
b. e clique no link ABRIR SISTEMA ULTRAMAX MARKETING;
c. irá abrir a tela abaixo:
Nessa tela você terá um gráfico com estatísticas de envio de mensagens e poderá clicar
no menu MENSAGENS para analisar cada mensagem detalhadamente.
OBSERVAÇÃO: Caso não apareça o link “Abrir sistema Ultramax Marketing” é porque
o sistema Ultramax Marketing não está configurado e integrado com o sistema de envio de
comunicados, nesse caso entre em contato com o seu representante técnico para
configuração do mesmo.
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