Prof.º José Luis
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Definição : O Orçamento Empresarial, é um
instrumento fundamental no processo de tomada
de decisões em qualquer organização que tem
como objetivo principal, estabelecer a previsão
antecipada dos resultados operacionais a serem
atingidos pelas organizações.
Função: Também conhecido como ”budget”, esta
ferramenta gerencial serve também como um
balizador no acompanhamento e elaboração do
programa de atingimento de metas da
organização, envolvendo todos os setores da
empresa, que contribuem de forma direta ou
indireta para o cumprimento das metas.
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TRADICIONAL
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A origem Tradicional do Orçamento que até hoje utilizamos em nossas
empresas se deu no ano de 1919 nos EUA pelo Sr. Donaldson Brown,
Gerente Financeiro da Du Pont de Nemours.
O fato de estar alicerçada na prática orçamentária, permitiu a Du Pont de
Nemours suportar a crise de 1921. O mesmo não aconteceu com a GM.
No ano de 1926 – Donaldson foi nomeado vice-presidente da GM, com
a finalidade específica de aplicar o método que tinha aperfeiçoado. Este
método utilizado pelo GM permitiu que ela enfrentasse a forte crise de
1929 a 1933, e embora com redução da quantidade vendida, mesmo
assim a GM teve lucro neste período.
No Brasil o Orçamento começou a ser utilizado pela maioria das
empresas a partir de 1970, sendo considerado até os dias de hoje uma
ferramenta gerencial, fundamental e obrigatória para o sucesso e
direcionamento de todas as organizações.
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ORÇAMENTO BASE-ZERO
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No ano de 1890 – O Chanceler inglês encarregado de compilar e
apresentar os gastos da Inglaterra comparecia uma vez por ano “House
of Commons” com a pasta de couro contendo a relação destes gastos. O
nome da pasta era “Bougette” e daí se originou “Budget” em inglês =
Orçamento.
Este Orçamento era base zero, ou compreensivo. Significa que
começamos por zero e compreensivamente observamos cada simples
gasto até os maiores e mais relevantes. O Orçamento base zero parte do
pressuposto que temos que considerar todos os gastos do próximo ano,
a partir do momento zero e calcular, um a um, sem ter como base os
valores históricos, de cada gasto, já observados na organização.
Esta metodologia do Orçamento Base Zero é muito pouco utilizada no
Brasil, exceto por algumas multinacionais.
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Para que a empresa obtenha sucesso na implementação do
Orçamento se faz necessário que o mesmo seja adotado
verticalmente, ou seja de cima para baixo, respeitando a seguinte
sequência:
Presidência
Diretoria
Gerência
Supervisão
Funcionários
Para se obter êxito, todos os níveis hierárquicos deverão estar
envolvidos e comprometidos para o atingimento da meta
Orçamentária já aprovada e validada pela alta administração.
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PRIMEIRO
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Planejamento Estratégico: É o planejamento global e plurianual
(normalmente de 5 a 10 anos).
Ele visa apresentar uma previsão das diretrizes básicas, dos
caminhos que a empresa deverá tomar no sentido de maximizar seus
recursos gerais num período maior de tempo. É o que chamamos de
políticas e estratégias básicas.
Política: Num sentido de planejamento, entendemos que é uma série
de propósitos e filosofias básicas da empresa que, em grande parte,
se quantificada, poderia ser transformada em objetivos.
Estratégias: No mesmo sentido, diríamos que são ações tomadas ou
previstas para evitar ou contornar as dificuldades ou problemas.
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SEGUNDO
Planejamento Tático: O Planejamento Tático, ou Orçamento, ou Plano
Anual de Negócios, como usualmente é chamado decorre do
Planejamento Estratégico, sendo bem mais detalhado e destina-se a
obter resultados a curto prazo. Normalmente o Orçamento é baseado
no primeiro ano ou exercício do Planejamento Estratégico. É o
detalhamento de planos por área (Comercial, Produção,
Administração e Finanças).
Planejamento Operacional: Este planejamento decorre do
Planejamento ou Orçamento Tático. È aquele elaborado por setor,
especificando e detalhando cada plano tático (exemplo: Planejamento
de Vendas, Propagandas, Treinamentos, Desenvolvimento de Novos
Produtos, Controle de Qualidade, Equipe de Vendas, Regiões ou
Áreas de Vendas, Investimentos da Área).
Nesta etapa todos os setores ou centros de custos ou centros de
lucros, são envolvidos responsabilizados pela montagem e
apresentação de sua parte do orçamento ao coordenador geral do
mesmo.
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DE QUEM É A RESPONSABILIDADE DO ORÇAMENTO ?
Nas grandes organizações geralmente encontramos o Depto. De
Orçamento e Custos, que é uma área subordinada à Diretoria
financeira.
PRD
DIR. COML.
GERENTE
COML.
DIR. ADM/FIN
Orçamento/Custos
DIR. OPER.
GERENTE
OPER.
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Executivo Financeiro (C.F.O. (Diretor Financeiro), o Controller,
o Tesoureiro, o Gerente Financeiro , o Contador, etc.)
Razões para a escolha:
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Visão Sistêmica;
Conhecimento dos dados históricos financeiros;
Experiência na consolidação dos dados do Orçamento;
Adoção de um único plano de contas (Budget e Real)
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Responsabilidades
Cumprimento do Planejamento Orçamentário Anual;
Análise das estimativas de todos os departamentos da Empresa;
Emissão de relatórios mensais que permitam o acompanhamento
Orçamentário por todas ás área da empresa, apontando possíveis
distorções no planejamento inicial;
Determinar os ajustes ou reformulação do orçamento da empresa
quando as circunstâncias aconselharem (Forecast, normalmente
trimestral);
Aprovar os índices estimados para os fatores macroeconômicos
básicos. Ex.: PIB, risco país, Inflação, preços por atacado, dissídio
coletivo, salário mínimo, aumento da taxa cambial. Que venham a ter
influência direta nas operações setoriais do orçamento;
Aprovar os investimentos para o próximo exercício;
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Orçamentos que devem ser preparados:
Orçamento de Vendas;
Orçamento de Produção;
Orçamento de Caixa;
Orçamento de Gastos (Custos, Despesas);
Orçamento de Investimentos;
Orçamento Gobal Consolidado;
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A empresa Foco no Resultado Ltda, pretende aumentar a sua
participação de Mercado em 3% no ano de 2010, passando
dos atuais 12% para 15%. Atualmente, sabe-se que ela vende
somente um tipo de produto que iremos chamar de "A". O
mercado deste produto em 2009 foi de de 1.200.000
ton/ano e tem a expectativa de crescer 1% em 2.010.
Considerando que a venda média mensal da empresa Foco é
de 12.000 toneladas, em quantas toneladas ela terá que
aumentar a sua venda média mensal para atingir o Orçamento
de vendas e o seu novo Mkt Share?
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Mercado em 2.009
– 1.200.000 ton
 Mkt Share Foco
-12%
 Venda média mensal
- 12.000 ton
 Venda média anual
-144.000 ton
Orçamento para 2010
 Mercado previsto
- 1.212.000 ton
 Mkt Share Foco
- 15%
 Venda média mensal
- 15.150 ton
R: A empresa terá que aumentar sua venda
média mensal em 3.150 ton
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A comparação dos resultados previstos com os efetivamente
realizados proporciona elementos para reavaliação do
planejamento. Um ambiente favorável ao controle depende,
obviamente, de que os objetivos e metas sejam,
primeiramente bem definidas bem como aceitos pela
entidade como um todo.
Em segundo lugar, é preciso que a estrutura da mesma
permita a adequada atribuição de responsabilidades e
finalmente, que os mecanismos de apreensão e evidenciação
dos fatos planejados e reais sejam de tal forma que
assegurem a fidelidade de tais dados, logicamente
acompanhados da própria segregação de funções.
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São requisitos básicos para um bom sistema de controle, que
as funções e responsabilidades sejam adequadamente
definidas; que a captação dos fatores pertinentes seja
fidedigna; Que a demonstração das informações geradas seja
de tal maneira a ressaltar o que é importante. O controle deve
chamar atenção para aquilo que merece reavaliação, visto que
está, planificado;
Temos que ter em mente que um sistema de controle já
existente ou a ser implantado deve atender alguns
procedimentos e princípios gerais;
Em se tratando de empresas já em funcionamento com
controles existentes (maioria dos casos) necessário se faz que
algumas etapas sejam observadas.
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CONHECIMENTO DA EMPRESA
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Isso implica em que pelo menos três áreas devem ser
consideradas em detalhes, são elas: Comercial,
Produção/Operacional e Adm./Financeira
NA ÁREA COMERCIAL
Os principais produtos vendidos, incluindo natureza física, volume
de vendas e meios de distribuição;
Fatores que determinam o total do mercado e share da companhia
naquele mercado;
Decisão sobre preços
Composição das vendas; (Mix de produtos)
Alteração do modelo de produto; (inovação,etc)
Despesas de venda por tipo de despesa
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NA ÁREA DE PRODUÇÃO/OPERACIONAL
Principais produtos fabricados e o valor agregado;
Processo de produção;
Montante dos custos diretos de materiais e até que ponto esses
custos são controláveis;
Montante de despesas com mão-de-obra direta ;
O montante e a natureza dos custos indiretos da fabricação.
NA ÁREA ADM./FINANCEIRA
A natureza de organização e as decisões feitas em cada nível;
A competência do pessoal de contabilidade;
A competência do outro pessoal chave;
A natureza das atividades de pesquisa e desenvolvimento, bem
como a verba destinada para este departamento;
O gasto com as funções administrativas e staff (RH, Gerência
Jurídica), por tipo de atividade.
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Nessa abordagem a respeito do controle de custos é
necessário enfatizar que os custos somente podem ser
controlados efetivamente, através de um planejamento
adequado, de esforços continuados e um bem projetado
sistema de controle.
O controle de custos é uma responsabilidade de linha que
tende a se tornar mais eficaz na medida em que a
administração de linha tenha instrumentos de controle com a
sua responsabilidade definida;
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QUADRO COMPARATIVO DE RECEITA DE VENDAS
MÊS DE JANEIRO DE 2009
ORÇADO X REALIZADO
VOLUME
PRODUTO
FATURAMENTO
VARIAÇÕES
ORÇADO
REALIZADO
ORÇADO
REALIZADO
R$
%
500
550
R$ 500.000,00
R$ 544.500,00
R$ 44.500,00
9%
CELULAR
45.000
49.000
MÁQUINA FOTOGRÁFICA
1.200
1.050
TV PLASMA
R$ 9.000.000,00 R$ 10.290.000,00 R$ 1.290.000,00
R$ 600.000,00
R$ 504.000,00
-R$ 96.000,00
14%
-16%
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Em resumo, faríamos todos os quadros comparativos
seguindo a ordem dos quadros planejados. Haveria quadros
para produção, consumo, despesas administrativas e
despesas financeiras.
Todos comparando Orçado x Realizado.
Também como instrumento principal de controle, faríamos
um quadro comparativo do resultado, ou seja o DRE
(Demonstrativo de Resultado do Exercício Previsto x
Realizado), com o Acompanhamento Mensal.
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