Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Instituto Politécnico da Guarda
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
NOME DO ESTAGIÁRIO
JOANA FILIPA FERNANDES MORGADO
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO DIPLOMA DE ESPECIALIZAÇÃO TECNOLÓGICA
EM TÉCNICAS DE SECRETARIADO CLÍNICO
Setembro/2013
Gesp.010.02 (provisória)
Elementos Identificativos
Aluno
Nome: Joana Filipa Fernandes Morgado
Número de aluno: 1011081
Estabelecimento de Ensino
Instituto Politécnico da Guarda
Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Empresa Acolhedora do Estágio
Hospital Sousa Martins (Unidade Local de Saúde-Guarda)
Avenida Rainha Dona Amélia 6301-857 Guarda
Telefone: 271200200
Endereço de correio eletrónico: [email protected]
Duração do Estágio
Início do estágio: 8 de Julho
Fim do estágio: 26 de Setembro
Total 400 horas
Supervisor de Estágio
Nome: Luís Manuel Fernandes da Cruz
Grau académico: 12º ano
Orientadora de Estágio
Nome: Rita Arala Chaves
Grau académico: Mestrado
Agradecimentos
Gostaria de agradecer em primeiro lugar ao Instituto Politécnico da Guarda, por
me ter acolhido durante o ano letivo que passou, por toda a ajuda que me foi
disponibilizada por todos os docentes do CET e também por todos os funcionários desta
mesma instituição que sempre se mostraram disponíveis a ajudar em tudo e por me
terem feito crescer como pessoa e como profissional. Quero também agradecer à minha
professora orientadora por ter aceitado ser minha orientadora no estágio e me auxiliar
sempre que precisei.
Em segundo quero agradecer ao Hospital Sousa Martins, pela forma como me
acolheram, por todo o apoio e ajuda que me deram enquanto lá estive e aqui englobo
todos os profissionais de saúde tais como médicos, as enfermeiras, a dona Fátima que
era a secretária de unidade, o senhor Luís que era o meu supervisor e toda a comunidade
lá existente, que fizeram os possíveis para que eu me sentisse bem naquele ambiente
hospitalar.
Por último, mas não menos significante gostaria também de deixar os meus
agradecimentos aos meus pais, ao meu namorado e ao meu irmão porque se não fossem
eles nunca tinha conseguido alcançar todos os meus objetivos. À minha companheira
Cátia Pinheiro que me apoiou ao longo do ano escolar, estando comigo em tudo e me
ajudou sempre que precisei e ainda a todos os meus colegas de turma pois sem a
simpatia e amizade deles não conseguiria inserir-me e sentir-me à vontade na turma.
II
Plano de Estágio Curricular
-Integração em equipas multidisciplinares, constituídas por médicos, enfermeiros,
administrativos
e auxiliares
cabendo-lhes
proceder
ao Secretariado Clínico,
desenvolvendo para o efeito as funções administrativas, nas diversas áreas,
nomeadamente na elaboração de documentos administrativos, comunicação e relações
públicas;
-Proceder à comunicação interna entre os diversos serviços clínicos hospitalares;
-Elaboração de processos clínicos e arquivo dos documentos conforme normas da
instituição;
-Marcação de exames ao exterior, bem como proceder à transferência de doentes para
outras instituições;
-Elaboração de pedidos de transporte para os doentes;
-Relacionamento com o público através do atendimento de doentes e seus familiares.
1
Plano de estágio cedido pelo supervisor.
1
Este plano de estágio foi elaborado pelo supervisor e foi-me dado logo na primeira semana de estágio.
III
Resumo do trabalho desenvolvido no estágio
O estágio decorreu no serviço de Ginecologia do Hospital Sousa Martins, na
Guarda, no período de 8 de Julho a 26 de Setembro.
Neste serviço fui inserida no secretariado, onde me deram a oportunidade de
participar em várias tarefas, tais como: registos de internamentos e altas, agendamentos
para o bloco operatório, marcação de exames para o exterior, entre outras.
Ao longo deste período foram realizadas várias atividades destacando-se: a
organização de processos clínicos, o arquivo de documentos e a marcação de exames.
Este estágio curricular contribuiu muito e de forma positiva para a minha vida,
tanto a nível pessoal como profissional, pois antes deste, a minha visão acerca do
profissional de secretariado era totalmente diferente, mas depois de ter realizado este
estágio a minha opinião mudou e agora pude perceber que é uma profissão que exige
algum esforço, concentração e dedicação.
Palavras-chave: secretariado clínico, equipas de saúde, Hospital Sousa Martins
IV
Índice Geral
Elementos Identificativos…………………………………………………….I
Agradecimentos……………………………………………………………...II
Plano de Estágio Curricular………………………………………………….III
Resumo do trabalho desenvolvido no estágio……………………………….IV
Índice de Figuras…………………………………………………………….VI
Índice de Siglas……………………………………………………………...VII
Introdução…………………………………………………………………...1
Capítulo I…………………………………………………………………….2
Identificação e Apresentação da Organização……………………………...3
1.1.Breve história do Hospital Sousa Martins……………………….3
1.2.Missão, Visão, Princípios e Objetivos…………………………...5
1.3.Serviço de internamento da Ginecologia………………………...6
Capítulo II…………………………………………………………………...10
O estágio……………………………………………………..........................11
2.1.O Secretariado clínico…………………………………………....11
2.2.Programas informáticos utilizados……………………………….11
2.3.Síntese das atividades desenvolvidas durante o estágio…………12
2.4.Descrição do estágio……………………………………………..17
2.5.Articulação da teoria com a prática……………………………...19
2.6.Análise Crítica do Estágio……………………………………….20
Conclusão…………………………………………………………………….22
Referências Bibliográficas……………………………………………………23
V
Índice de Figuras
Imagem 1: Monumento de homenagem a Sousa Martins……………………………….3
Imagem 2: Entrada Principal do Hospital……………………………………………….4
Imagem 3: Gabinete da secretária de unidade…………………………………………..6
Imagem 4: Gabinete médico…………………………………………………….............7
Imagem 5: Gabinete do diretor do serviço………………………………………………8
Imagem 6: Arquivo de processos específicos de utentes de menopausa………………..9
Imagem 7: Programa “SONHO” registo de internamento……………………………..14
Imagem 8: Sistema de Gestão de Transportes de Doentes para pedido de transportes..15
VI
Índice de Siglas
CET – Curso de Especialização Tecnológica
MCDT – Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica
SNS – Sistema Nacional Saúde
VII
Introdução
Este relatório surge no âmbito do CET de Técnicas de Secretariado Clínico da
Escola Superior de Tecnologia e Gestão, do Instituto Politécnico da Guarda. O estágio
foi realizado no Hospital Sousa Martins, na unidade de internamento do serviço de
Ginecologia. Este estágio decorreu entre os dias 08 de Julho de 2013 a 26 de Setembro
de 2013 tendo uma duração total de 400h.
De acordo com Seca (2006: 47-49), o estágio é um momento importante para a
aquisição de saberes e desenvolvimento de aptidões. Tal também se verifica no
secretariado, pelo que o mesmo é considerado como um período de descoberta e ensaio
acerca das características reais da profissão. É neste período que o estudante possui as
principais oportunidades para consolidar e adquirir saberes, bem como valores
profissionais, por isso, o estudante deve assumir um papel ativo no seu próprio processo
de formação.
A realização do relatório é uma prova do trabalho realizado e tem um papel
importante para a observação da própria evolução dos conhecimentos técnicocientíficos e dos conhecimentos práticos. Os objetivos deste relatório são, para além da
descrição de todas as atividades realizadas durante o estágio, servir de instrumento de
avaliação, analisar os meus conhecimentos, a minha prática, as experiências vividas, os
contributos para o meu enriquecimento pessoal e profissional e para a aquisição de
competências.
Ao longo do relatório irei descrever todas as atividades realizadas, planeadas e
não planeadas, refletindo assim e avaliando se foram alcançados todos os objetivos e
todas as competências.
O relatório apresentará dois capítulos com a seguinte estrutura: no primeiro
capítulo irei falar acerca da organização onde decorreu o estágio e no segundo capítulo
irei falar acerca do estágio.
1
CAPÍTULO I
2
Identificação e Apresentação da Organização
1.1. Breve história do Hospital Sousa Martins2
O Hospital Sousa Martins situa-se na Avenida Rainha Dona Amélia, na cidade
da Guarda. Tem o nome de Sousa Martins em homenagem ao Dr. José Tomás de Sousa
Martins. (Imagem 1)
Imagem 1: Monumento de homenagem a Sousa Martins
Fonte: http://amensagemdesousamartins.blogspot.pt/
Sousa Martins era médico, professor e trabalhou para o desenvolvimento de
cuidados de saúde e prevenção da tuberculose, defendendo a construção de um
sanatório na Guarda para o tratamento da doença que afetava milhares de portugueses
no final do século XIX. O seu principal objetivo era a construção de um sanatório na
Serra da Estrela que pudesse tratar dos doentes com tuberculose pulmonar, mas apesar
do seu esforço, a iniciativa apoiada por todos demorou a tornar-se realidade e só foi
2
Toda a informação necessária para a escrita deste capítulo provém das seguintes fontes:
http://pt.wikipedia.org/wiki/Jos%C3%A9_Tom%C3%A1s_de_Sousa_Martins no dia 15 de Outubro de
2013.
http://www.ulsguarda.min-saude.pt/ no dia 15 de Outubro de 2013
3
construída depois da sua morte. A inauguração do sanatório aconteceu a 18 de Maio de
1907, uma década após a morte de Sousa Martins.
O atual Hospital Sousa Martins engloba alguns edifícios que pertenciam ao ExSanatório e que foram remodelados no ano de 1977, para serem feitas adaptações aos
serviços hospitalares, conservando a sua estrutura. Foi ainda construído um pavilhão
que entrou em funcionamento nos finais do ano de 1997 estando a ser construídos
pavilhões novos onde já se encontra em funcionamento a farmácia do Hospital.
(Imagem 2)
Hoje em dia, o Hospital Sousa Martins procura manter o nível assistencial
caracterizado pela eficiência e eficácia social na prestação dos cuidados de saúde e para
tal conta com a ajude de aproximadamente 900 colaboradores.
Imagem 2: Entrada Principal do Hospital
Fonte: http://www.dn.pt/inicio/portugal/interior.aspx?content_id=1751145&seccao=Norte
4
1.2. Missão, Visão, Princípios e Objetivos3
O hospital da Guarda tem como missão específica acolher, cuidar, curar, reabilitar e
promover os cuidados de saúde, para que permita uma maior abrangência à população
da sua área e a todos os outros cidadãos, havendo assim uma melhor obtenção de
Qualidade, Acessibilidade, Eficácia e Eficiência, contribuindo para um futuro
sustentável do SNS. No que toca à visão, o hospital é uma grande referência em vários
aspetos, tais como:

Prestação de cuidados;

Vida em comunidade;

Relações em parceria;

Formações pré e pós graduadas de prestadores de cuidados na área da
investigação.
Para que todas as atividades no hospital sejam desenvolvidas da melhor maneira toda a
comunidade hospitalar rege-se pelos seguintes princípios:

Legalidade, Igualdade, Proporcionalidade, Colaboração e Boa-fé;

Humanismo no relacionamento com os utentes e colegas de trabalho;

Respeito pela dignidade humana;

Qualidade nas prestações, com níveis de serviço e de resultados elevados;

Competência e responsabilidade.
E para completar todos os princípios deste hospital, seguem-se também valores
importantes que orientam todos os comportamentos e atuações do Hospital Sousa
Martins, tais como:

Atitude centrada no doente e na promoção da saúde pública e da comunidade,
respeitando os valores do cidadão e da família;

Cultura de excelência técnica, científica e do conhecimento, como um valor a
prosseguir continuamente;

Cultura interna de multidisciplinariedade e de bom relacionamento no trabalho;
3
Fonte: http://www.ulsguarda.min-saude.pt/ no dia 15 de Outubro de 2013
5

Responsabilidade social, contribuindo para a otimização na utilização dos
recursos e da capacidade instalada.
1.3 Serviço de internamento de ginecologia
Realizei o meu estágio no serviço de internamento de Ginecologia, sendo este
constituído por 8 médicos, 12 enfermeiras, 7 assistentes operacionais e 1 secretária de
unidade.
O serviço de internamento de Ginecologia, tem como função tratar patologias
ginecológicas, das quais se destacam os miomas uterinos (tumores uterinos com
características benignas) e as endometrioses (presença de tecido uterino fora da
cavidade uterina).
No que se refere às instalações deste serviço, possui um gabinete da secretária de
unidade, que é constituído por um computador onde são feitos todos os procedimentos
informáticos, uma impressora de etiquetas, dois armários de arrumos e um armário de
gavetas onde se encontram arquivados exames médicos específicos, como é o exemplo
das ecografias endovaginais. (Imagem 3)
Imagem 3: Gabinete da secretária de unidade
6
Existe um gabinete médico, constituído por um computador onde os médicos
normalmente trabalham, um armário onde são guardados alguns documentos, como
pedidos de análises, pedidos de exames para o exterior, certificados de incapacidade
temporária para o trabalho por estado de doença (mais conhecidos por baixas médicas).
Existem igualmente cacifos onde os médicos guardam as suas coisas pessoais, sendo lá
que se encontra a caixa onde são postos os processos para serem codificados. É neste
mesmo gabinete que se faz a reunião semanal entre todos os médicos para discussão de
propostas cirúrgicas, quase sempre à quarta-feira. (Imagem 4)
Imagem 4: Gabinete médico
Existe ainda o gabinete do diretor do serviço, apenas frequentado pelo próprio,
ou seja, quando este se encontra ausente e é substituído por outro médico, este exerce as
funções no gabinete médico. Este gabinete dispõe de um computador que raramente é
usado, pois o diretor do serviço utiliza quase sempre o do gabinete médico, tem um
armário que serve de suporte para os dossiês (onde são guardados vários documentos,
dos quais se destacam os protocolos operatórios e os agendamentos para o bloco
operatório). Encontra-se também um outro armário, onde são arquivados documentos
em processos específicos para utentes da consulta externa de menopausa. (Imagem 5)
7
Imagem 5: Gabinete do diretor do serviço
O arquivo de processos específicos de utentes da menopausa é um armário com
várias gavetas, as quais eu numerei com etiquetas desde o número do primeiro processo
até ao último, para ser mais fácil quer para mim enquanto lá estive, como para a
secretária de unidade, quando é necessário retirar e colocar os processos pedidos pelo
diretor do serviço. (Imagem 6)
8
Imagem 6: Arquivo de processos específicos de utentes de menopausa
Este serviço possui igualmente uma sala de enfermagem à qual não me foi
permitido tirar fotografias, sendo um serviço que dispõe de quatro quartos com um total
de dezasseis camas, ou seja, quatro camas por quarto e duas suplentes. Existe um
refeitório, que se situa numa marquise com janelas que permitem ver o exterior do
hospital. Dispõe ainda de duas casas de banho, uma para as doentes e outra para os
funcionários do serviço, havendo também uma sala de reuniões muito utilizada para as
reuniões de enfermagem.
Este serviço é assegurado quase sempre por duas enfermeiras e por um médico
que se encontra no serviço de urgência de Obstetrícia.
9
CAPÍTULO II
10
O estágio
2.1. O Secretariado Clínico
De acordo com Alexandre (2003), o papel dos secretários tem vindo a sofrer
modificações profundas. A evolução tecnológica e a necessidade de redução de custos
nas organizações conduzem ao alargamento das suas responsabilidades. Atualmente
espera-se que estes profissionais se envolvam na vida das empresas.
De acordo com a mesma autora, o atendimento no contexto de saúde,
desencadeia nos utentes alterações ao seu bem-estar, exigindo assim uma formação
particular por parte do Secretário Clínico. Para além das competências nas áreas do
secretariado e administração, da gestão e da informática, espera-se que este profissional
domine a terminologia médica e comunique de forma adequada com os utentes/pessoas
doentes e restantes membros da equipa de saúde.
O secretário clínico é um elemento bastante importante no que se refere à equipa
multidisciplinar no hospital, isto faz com que ele seja responsável e que dê o seu melhor
para que ocorra uma boa prestação nos cuidados de saúde, para isso terá de ocorrer uma
boa organização, comunicação e interligação entre os vários elementos da equipa, de
modo a que o utente receba um bom serviço.
2.2. Programas informáticos utilizados
Durante o estágio aprendi a utilizar os programas informáticos SONHO e
ALERT, os quais vou descrever de seguida.
O SONHO4 é o programa mais utilizado pelos profissionais de secretariado no
hospital, assumindo um papel fundamental no registo de cariz basicamente
administrativo de informação de gestão de doentes. Porém muita informação não é
possível de ser utilizada por uma evidente desarticulação entre o sistema (SONHO) e o
registo de muita da atividade assistencial no Serviço de Urgência no Hospital.
4
Fonte: http://www.acss.min-saude.pt/Portals/0/Circulares/AnexoCN012005.pdf no dia 14 de
Novembro de 2013.
11
No SONHO é permitido fazer registos completos de identificação, registos de
Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica (MCDT), atos médicos registados
no decorrer do episódio de urgência, visualizar registos clínicos existentes na base de
dados do hospital, como o número de internamentos, o número de processo, o último
contacto com o hospital, os antecedentes familiares, a emissão automática de
documentos, permite também observar a situação do doente relativamente ao
pagamento de montantes em dívida (taxas moderadoras, entre outras) e permite ainda
isolar resultados clínicos do tratamento, tal como o agravamento inesperado, a melhora,
a morte ou o agravamento previsível.
O ALERT5 é o programa mais utilizado pelos profissionais de saúde e tem como
funcionalidades o acompanhamento, a atribuição de altas, o registo de cuidados de
enfermagem, a gestão de pedidos, a hospitalização, o registo dos meios auxiliares de
diagnóstico, pedidos para diferentes áreas, pedidos de prescrições, registo de
procedimentos, visualização de processos médicos, registo de terapêutica, tomadas de
decisões clínicas, transferências, pedidos de transporte e registos de informação
específica da urgência.
2.3. Síntese das atividades desenvolvidas durante o estágio
Durante o meu estágio no Serviço de Internamento de Ginecologia desenvolvi
diversas atividades as quais vou descrever a seguir:

Atendimento de utentes: o atendimento de utentes foi uma das principais
atividades que desenvolvi durante o estágio. Nesta atividade senti
algumas dificuldades, uma vez que sempre que entrava uma utente no
gabinete tinha que saber como lidar com essa utente, pois as utentes mais
novas compreendiam de forma mais rápida os termos médicos que eram
utilizados, enquanto as mais idosas requeriam uma maior atenção e um
vocabulário mais adequado, mas esforcei-me sempre ao máximo para ser
educada e simpática para com todas as utentes, seus familiares/pessoas
significativas.
5
Fonte: http://www.alert-online.com/pt/functionalities no dia 14 de Novembro de 2013.
12

Registo de consultas sem agendamento: este registo acontece sempre que
uma utente precisa de pedidos de exames, medicação ou de fazer uma
proposta cirúrgica. O registo era efetuado no programa informático
“SONHO”, onde colocava o número do médico, a especialidade e a data.
De seguida o programa emitia etiquetas dessa mesma consulta que eram
dadas ao médico para este colocar nos respetivos documentos que eram
necessários.

Marcação de exames a realizar no exterior: sempre que algum médico
pretendia que uma utente fosse realizar um exame fora do hospital, tinha
que preencher um documento onde solicitava a autorização para essa
utente poder ir fazer o exame. Esse documento era entregue na secretária
de unidade, e esta fazia o seu registo no SONHO, para que fosse emitido
um termo de responsabilidade, o qual, juntamente com o documento do
pedido, eram assinados pela pessoa responsável, seguindo posteriormente
com a utente para o local onde esta iria realizar o exame. Era a secretária
de unidade que ficava encarregue de ligar para o local da realização do
exame a marcar a data da sua realização.

Atendimento telefónico: é através deste atendimento que o utente tem
uma primeira impressão acerca do secretário clínico, e é por isso que é
bastante importante dar as informações que nos são pedidas de uma
maneira gentil e o mais honesta possível. Devemos ter sempre perto de
nós um papel e uma caneta para podermos anotar informações que
poderão ser necessárias. Devemos ter sempre um tom de voz moderado e
não nos devemos exaltar com quem está do outro lado mesmo que essa
pessoa o faça. Todo este conhecimento foi adquirido na disciplina de
Técnicas de Secretariado e de acordo com Grion (1996), a polidez é o
elemento fundamental no mundo administrativo, portanto uma secretária,
mais do que uma telefonista, deve imprimir à sua voz um tom simpático,
pronunciando corretamente as palavras e evitando a variação do tom de
voz, mesmo quando a ligação não se encontrar nas melhores condições.
13

Registo de internamentos e altas: no serviço de Ginecologia o
internamento só ocorre em duas situações: através do serviço de
Urgência ou através de convocatória enviada para intervenções
cirúrgicas. Sempre que alguém é internado, na sala de enfermagem há
um quadro onde são apontados alguns dados relativamente à utente,
desde nome, idade, número da cama, diagnóstico, tipo de dieta e exames
a realizar. Todos os dias pela manhã me dirigia à sala de enfermagem,
verificar se tinha sido internado alguém durante a noite para depois
atualizar o mapa das visitas, para que as auxiliares no horário das visitas
pudessem dar os cartões aos familiares. Verificava igualmente se havia
etiquetas de internamento suficientes para que as enfermeiras pudessem
utilizar sempre que necessário. Quando alguma utente tinha alta, tinha
que inserir no sistema informático essa informação para que a cama onde
se encontrava ficasse vaga para outro internamento. (Imagem 7)
Imagem 7: Programa “SONHO” registo de internamento

Elaboração de pedidos de transporte: sempre que uma utente internada tem que
se dirigir a outro hospital (para ir a uma consulta ou para ir a um centro de
exames realizar um exame), é necessário pedir uma ambulância para efetuar esse
14
transporte. Se o transporte for urgente a secretária de unidade faz o pedido
através do telefone, caso não o seja, o pedido é feito através de uma plataforma
informática, onde são colocados os dados da utente, o serviço onde se encontra
internada, o médico que está responsável por ela, o que vai fazer, a data, a hora e
o local onde tem que ir, sendo tal confirmado por quem está responsável pelos
transportes. Em pouco tempo é enviada uma resposta a dizer quais são os
bombeiros que efetuaram o transporte. Normalmente vai sempre uma enfermeira
a acompanhar a utente durante o transporte. (Imagem 8)
Imagem 8: Sistema de Gestão de Transportes de Doentes para pedido de transportes

Organização de processos clínicos: sempre que uma utente tinha alta, depois de
serem preenchidos todos os requisitos médicos, umas das enfermeiras de serviço
levava o processo clínico para o gabinete da secretária, para que esta pudesse dar
alta administrativa no sistema e permitir assim que a cama dessa utente ficasse
livre para outro internamento. Sempre que a utente tinha que levar uma carta
para o médico de família ou precisasse de um certificado de incapacidade
temporário para o trabalho por estado de doença, a secretária colocava uma
etiqueta própria do serviço e o documento era novamente entregue a uma das
15
enfermeiras para estas entregarem à utente. Os processos encontravam-se
organizados da seguinte forma: 1- história clínica, 2- diário clínico, 3- exames
realizados durante o internamento, 4- folha de registo de sinais vitais, 5- folha de
registo terapêutico, 6- folhas de enfermagem, 7- certidão de óbito (caso a utente
tenha falecido) e 8- folha de urgência (caso tenha entrado pela urgência).

Programação do bloco operatório: normalmente este procedimento era efetuado
à segunda-feira e à quarta-feira até à hora do almoço. Este procedimento ocorre
para que a sala onde vai decorrer a cirurgia esteja devidamente preparada para as
cirurgias que vão ter lugar. Esta programação é feita no SONHO, onde se coloca
a data e a hora a que a intervenção é feita, e também em formato Word, onde é
colocado o nome da utente, o número de processo, a idade, o diagnóstico, a
intervenção, a equipa cirúrgica, a preparação necessária e algumas observações
necessárias. Esta programação era entregue na sala de enfermagem para elas
ficarem com um exemplar e para entregarem no bloco operatório.

Arquivo de documentos: arquivar é uma forma de guardar e conservar um
documento produzido ou recebido, de modo a facilitar o seu acesso sempre que
necessário e de forma rápida. No serviço encontravam-se dois arquivos, os quais
estavam organizados por ordem crescente de número de processo de modo a
facilitar a procura de um documento. Todo este conhecimento foi adquirido na
disciplina de Técnicas de Arquivo e Documentação e de acordo com Pascual
(2006: 108-109), “o tempo que não dedica a arquivar, terá de dedica-lo a
procurar papéis, onde quer que estes se encontrem…(por isso)… os resultados
de ter um sistema de arquivo que funciona são sempre positivos e duradouros…e
merecem o esforço!”
16
2.4. Descrição do estágio
Como já referi anteriormente, o meu estágio teve uma duração de 400 horas.
Dava entrada no serviço às 8h30 e saía às 12h30 para almoçar, voltava a entrar às 14h e
por fim saía as 17h, mas sempre que era necessário saía um pouco mais tarde.
Ao longo dos dias, fui aprendendo a cumprir várias funções, passando a gostar
mais de umas do que de outras. As que mais gostava de realizar era aquelas que
desempenhava regularmente, e foram essas que me foram mais fáceis de cumprir.
Aquelas que praticava com pouca frequência não me permitiam adquirir tanta prática
como nas que estava sempre a realizar.
Cronograma das atividades do mês de Julho
Atividades
Atendimento de utentes
Registo de consultas sem agendamento
Marcação de exames a realizar no exterior
Atendimento telefónico
Registo de internamentos e altas
Elaboração de pedidos de transporte
Organização de processos clínicos
Programação do bloco operatório
Arquivo de documentos
Dias
8
9
10
11
12
15
17
18
19
22
23
24
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29
Quase todos os dias tratava do registo de consultas sem agendamento, pois
apareciam sempre utentes que necessitavam de medicamentos ou que iam assinar
propostas cirúrgicas. Arquivava regularmente documentos, tanto no arquivo do hospital
como no arquivo dos gabinetes, porque todos os dias chegavam ao gabinete resultados
de exames, os quais muitas vezes eram precisos para a consulta do dia seguinte. Para
que não faltassem na consulta, tinham que ser inseridos nos processos clínicos antes
destes seguirem para a consulta externa. Fazia igualmente o registo dos internamentos e
das altas, pois como este é um serviço onde aparecem mais utentes de todas as idades
com várias patologias ginecológicas, quase todos os dias tinha que registar os seus
internamentos ou as suas altas e organizava ainda os processos clínicos dos mesmos
registos de altas que fazia.
17
30
31
Cronograma das atividades do mês de Agosto
Atividades
Atendimento de utentes
Registo de consultas sem agendamento
Marcação de exames a realizar no exterior
Atendimento telefónico
Registo de internamentos e altas
Elaboração de pedidos de transporte
Organização de processos clínicos
Programação do bloco operatório
Arquivo de documentos
Dias
1
2
5
6
7
8
9
12
13
14
16
19
20
21
22
23
27
28
29
30
As funções que raramente desempenhava enquanto estive no estágio, eram as
elaborações de pedidos de transportes, pois esta função só era necessária para realização
de exames no exterior, o que não acontecia com frequência e para transferir utentes para
outros hospitais, o que também não aconteceu muitas vezes. O atendimento telefónico
era também pouco frequente, porque nem sempre me encontrava no gabinete, ou seja,
muitas das vezes estava a arquivar documentos ou no arquivo de processos específicos
de menopausa, ou então, andava a realizar outras funções. Também não desempenhava
muito a programação do bloco operatório, porque como eu saía mais do gabinete para
tratar de outras funções, deixava a secretária de unidade fazer a programação, só quando
era necessário programar mais rápido é que era eu a desempenhar essa função.
Cronograma das atividades do mês de Setembro
Atividades
Atendimento de utentes
Registo de consultas sem agendamento
Marcação de exames a realizar no exterior
Atendimento telefónico
Registo de internamentos e altas
Elaboração de pedidos de transporte
Organização de processos clínicos
Programação do bloco operatório
Arquivo de documentos
Dias
2
3
4
5
6
9
10
11
12
13
16
17
18
19
20
23
24
Todos os dias do estágio foram produtivos e o serviço foi sempre cumprido no
prazo estipulado.
18
25
26
2.5. Articulação da teoria com a prática
Durante o estágio, foi-me muito importante todo o conhecimento que adquiri em
determinadas disciplinas, para lidar com algumas situações e para desempenhar as
funções de secretariado que me foram atribuídas.
No período em que foi lecionada a disciplina de Técnicas de Secretariado,
aprendi que para se ser uma boa secretária há determinadas características que temos de
possuir, e uma dessas características é a forma como nos comportamos no local onde
trabalhamos. Devemos ter uma postura correta e, usar roupas com tendências mais
formais. Uma linguagem correta e uniformizada é deveras importante, pois muitas das
vezes quando fazia o atendimento telefónico, tinha que perceber se a pessoa que estava
no outro lado era jovem ou idosa, para poder responder de forma compreensível, para
que a pessoa entendesse o que lhe estava a transmitir. Com esta disciplina superei
algumas das dificuldades sentidas no estágio a nível de adaptação ao serviço.
Em Técnicas de Arquivo e Documentação adquiri bases para saber arquivar e
organizar documentos. Deste modo, desenvolvi as minhas capacidades para conseguir
trabalhar em arquivos com diferentes formas de arquivar, como foi no caso do arquivo
do hospital, que se encontrava disposto de uma maneira um pouco mais complicada e à
qual eu não estava habituada. Devido a isso, demorei um pouco mais a arquivar durante
as primeiras semanas.
Na disciplina de Análise e Produção de Texto, foi-me dada a possibilidade de
aprender a estruturar vários tipos de cartas, as quais me foram importantes para a
realização de convocatórias que tive que enviar para algumas utentes. Foi igualmente
pertinente ter aprendido a fazer requerimentos, pois sempre que tinha que pedir algum
material administrativo e não o fazia através da plataforma, tinha que fazer um
requerimento a solicitar o mesmo.
Em Noções Gerais de Saúde, todos os termos técnicos aprendidos acerca do ser
humano e das patologias existentes, foram extremamente importantes para o meu
desenvolvimento durante o período de estágio, pois sempre que tinha que tratar do
agendamento do bloco operatório, encontrava termos médicos que aprendi durante as
aulas e assim era mais fácil para mim saber de que patologia se tratava para colocar os
códigos durante o agendamento.
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2.6.Análise crítica do estágio
O meu estágio teve uma duração aproximada de doze semanas, e neste tempo
pude aprender e desenvolver aptidões que me iram ser bastante úteis para o meu futuro
enquanto profissional.
Durante este tempo, tive a oportunidade de passar por momentos bons e
momentos menos bons, mas também esses são importantes para o nosso crescimento
tanto a nível pessoal como profissional. Relativamente aos momentos bons, penso que
tenha sido o contacto e as relações que criei com as utentes e com a equipa de
profissionais que fez com que a minha adaptação ao serviço fosse mais fácil.
Gostei de conhecer todas as utentes, toda a equipa de saúde e todas as outras
pessoas com quem tive de lidar. No início, estava com um pouco de receio pois pensava
que não conseguiria estabelecer uma boa relação com as pessoas que lá se encontravam,
pois eram todas diferentes e não confiavam em mim à primeira, pois para elas era uma
desconhecida. Mas ao contrário daquilo que eu pensava, foram todos bastante
acolhedores e simpáticos, o que fez com que a relação fosse boa desde o início. Com o
tempo percebi que apenas temos que saber lidar com cada um deles, diferenciando-os,
sendo bastante importante conseguir perceber o que cada um gosta ou não, identificando
as suas personalidades.
Encontrei algumas dificuldades, mas a maior foi a de fazer arquivo no arquivo
principal do hospital. Senti um grande cansaço, que nunca tinha sentido em nenhuma
outra fase da minha vida, mas com o passar dos dias fui-me habituando e o cansaço foi
desaparecendo. Para além de ter feito arquivo de documentos no serviço, fi-lo
igualmente no arquivo principal do hospital e aí senti alguma dificuldade em arquivar,
pois tanto o espaço como as estantes não se encontram em estado próprio para arquivar,
ou seja, à mínima força que se faça numa prateleira esta não resiste e acaba por cair e a
forma como as estantes se encontram numeradas torna o processo de arquivo mais
complicado, pois é uma numeração um pouco confusa.
Durante todo o percurso, os diversos profissionais fizeram com que me sentisse
bastante à vontade para desempenhar o serviço que me era entregue, pois nos primeiros
dias o meu desempenho era um pouco mais lento devido ao facto de estar a aprender a
utilizar os sistemas informáticos, mas todo esse à vontade contribuiu para uma melhor
20
aprendizagem da minha parte e criando assim uma boa relação de trabalho. Gostei
muito das atividades que desenvolvi, pois todas elas me permitiram desenvolver as
minhas capacidades.
No geral, o mais importante foi poder partilhar com todos a minha boa
disposição, pois sempre que alguém se encontrava com a moral um pouco mais baixa,
eu fazia de tudo para conseguir pelo menos fazer a pessoa sorrir.
Posso dizer que adorei o serviço por onde passei, mas tinha esperança que
pudesse passar por outros serviços para poder desempenhar outras funções e
desenvolver outras capacidades adquiridas nas aulas.
Durante todo o nosso percurso vamos tendo experiências que nos levam a gostar
mais ou menos de determinadas áreas, que nos permite no futuro enveredar por elas.
Neste contexto, esta experiência foi bastante proveitosa como já o pude referir
anteriormente, e espero poder conseguir trabalhar futuramente nesta área, pois
despertou-me bastante interesse.
Considero todo o meu período de estágio bastante enriquecedor, não me
importava de repetir para poder desempenhar as funções que adorava fazer e para poder
conviver com todos os que lá se encontravam, pois eram pessoas espetaculares e com
quem criei laços de amizade.
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Conclusão
Para concluir este relatório é importante realizar uma reflexão final acerca de
tudo o que relatei e desenvolvi durante o estágio.
Ao longo das 400 horas de estágio no Hospital Sousa Martins pude aprofundar
os conhecimentos técnico-científicos adquiridos anteriormente e pude aprender outros
conhecimentos, de modo a garantir uma melhor qualidade na prestação do trabalho
administrativo. Sem dúvida de que estas semanas foram um período de enriquecimento.
Com o passar do tempo apercebi-me de que para um melhor desenvolvimento no
serviço e para se ser bom profissional é necessário estar em contínua aprendizagem,
pois há regras que vão mudando ao longo do tempo e que necessitam de ser respeitadas.
Pude aperceber-me disso pois ao realizar a descrição de várias atividades e o seu registo
pude rever e aprofundar os meus conhecimentos anteriores. Para esta melhoria no
desenvolvimento do serviço também é necessária uma boa relação interpessoal com os
utentes e com os outros profissionais.
Depois de ter analisado todas as atividades e todas as semanas de estágio
apercebi-me de que as expectativas foram superadas. Os objetivos foram, na maior
parte, realizados. Ao longo deste período surgiram algumas dúvidas que pude esclarecer
no momento com a secretária de unidade. Tive uma boa relação de entreajuda com os
utentes, os profissionais e com a secretária de unidade, o que também é um fator
determinante na minha evolução.
Cabe-me salientar que toda a comunidade do Hospital Sousa Martins me acolheu
bem, me apoiou e me orientou em tudo o que precisei. Estavam sempre prontos para
esclarecer as minhas dúvidas e para me ajudar.
Este estágio foi uma experiência bastante enriquecedora e gratificante, levandome a refletir sobre a importância do secretariado pois fornece ainda uma visão da
profissão. Ajudou-me a refletir sobre os aspetos a melhorar e os conhecimentos a
aprofundar mais, bem como a avaliar as atividades desenvolvidas e se os objetivos
definidos foram ou não cumpridos. Espero ter interiorizado conhecimentos técnicocientíficos adquiridos anteriormente, e espero igualmente ter desenvolvido destreza na
realização das várias atividades e ter refletido sobre a importância da relação com o
utente e do trabalho em equipa.
Nesse sentido, considero este estágio uma mais-valia.
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