DOCUMENT CAPTURE
& MANAGEMENT
Características
– Captura
– Processamento
– Distribuição
– Gestão documental & conteúdos
APLICAÇÕES
DOCUMENT CAPTURE
& MANAGEMENT
Colour
Management
Web-to-Print
Variable
Data Printing
Print
Automation
Make-Ready
Document
Capture &
Management
Security
Connectivity
User & Cost
Management
Output
Management
Device
Management
Cloud &
Mobile
Printing
SOLUÇÕES
FOCADa PARA
ACELERAR O NEGÓCIO
Hoje em dia as organizações deparam-se com o aumento de volume documental tanto no formato digital como no
formato papel. O capital e recursos disponibilizados para o tratamento de documentos típicos das organizações
(facturas, contractos, guias, faxes, etc.) ,quer seja na extracção de dados relevantes, quer seja na conversão em
formatos electrónico e respectivo envio para o utilizador/ grupo , gera a necessidade de redução de custos, de
definição de workflows automáticos, de redução da pegada ecológica e de melhorias na segurança da partilha dos
documentos.
– Reduzir custos e libertar recursos para outras tarefas
com a automatização dos fluxos de informação.
– Após a captura os dados, estes podem ser processados
e enviados automaticamente de acordo com o
departamento ou com um workflow pré-definido.
– Categoria que permite à sua empresa a captura de
documentos em formato digital e em papel a partir do
multifuncional, scanner ou impressora.
A finalidade da Document Capture & Management é simples e intuitiva: a sua empresa passa a ser mais dinâmica e a ter
facilidade no acesso à informação o que lhe irá permitir dedicar-se aquele que é o seu verdadeiro core business. A adopção
da Document Capture & Management permite também fluxos de trabalhos mais rápidos, simples e com menos papel.
A Document Capture & Management irá permitir que os documentos, ao serem identificados, indexados e expedidos de forma
segura em processos de negócio, sejam tratados de forma eficiente e sem erros. Esta categoria permite ainda a comunicação
com platoformas já existentes na organização.
FOLHETO DOCUMENT CAPTURE & MANAGEMENT
Capacidades típicas e
O QUE significam PARA SI
Captura
O processo de captura permite a junção de documentos em
formato digital e papel num fluxo uniforme. A captura não fica
limitada a multifuncionais. É possível consegui-la a partir de
qualquer fonte digital – desktop PC/MAC, scanner em rede,
ou até mesmo de dispositivos móveis.
A possibilidade de várias formas de captura de
documentos permite rentabilizar o investimento efectuado
em hardware, bem como nas soluções que produzem
informação útil para o negócio. A informação passa a ser
tratada de forma rápida e com menos erros, quando se
evita o tratamento manual dos dados.
Conectividade
O uso de informação actualizada, sem atrasos, permite às
empresas focarem-se na sua verdadeira área de negócio.
Através da Document Capture & Management envie
documentos de forma instantânea para um ou mais destinos
(PC, aplicações de fax e empresariais, email, sites FTP, pastas
de rede e arquivos, e ainda sistemas de gestão documental).
Envie digitalizações de forma rápida por email através
da Active Directory da empresa ou da LDAP do livro de
endereços. Faça upload de digitalizações para qualquer
localização em rede ou servidor de FTP, de conectores
para os ERP/DMS/CMS mais populares.
Processamento
Durante o processamento de documentos existe a possibilidade
de efectuar tratamento diferenciado em função do seu conteúdo,
transformando-os em formatos, tais como: PDF‘s pesquisáveis,
Microsoft Word, Excel, XML e PDF/A.
Para o reconhecimento de texto, a Document Capture &
Management permite a extracção de dados de documentos,
a melhoria de imagens e a aplicação de carimbos digitais.
Permite também que documentos com códigos de barras sejam
tratados com envio diferenciado e a aplicação de Optical Mark
Reading para capturar dados de formulários, questionários, etc.
Workflows Personalizáveis
A digitalização, processamento, conectividade e arquivo de
documentos envolve múltiplos procedimentos que podem
ser combinados num só workflow que pode ser replicado de
acordo com determinadas condições, tipos de documentos ou
departamentos. O objectivo passa por aplicar estes workflows
localmente nos equipamentos apenas através do toque num
botão.
As empresas passam a poder definir de forma automatizada os
processos para os faxes ou os emails recebidos de acordo com
o tipo de ficheiro, e a reencaminhá-los de acordo com vários
critérios (número de fax, remetente, informação contida num
determinado campo,etc.
Acessibilidade
Os departamentos centrais podem recolher/digitalizar
documentos e encaminhá-los de imediato para os contactos
internos / departamentos de acordo com critérios específicos. Os
funcionários podem, assim, processar localmente os documentos
de outra forma (execução online, por exemplo, se estiverem
fisicamente deslocados da sua secretária).
As funcionalidades mais importantes dos multifuncionais
(impressão, cópia e digitalização) têm de ser simples e
acessíveis para os utilizadores, e o número de comandos
reduzido. Se for possível, todos os dispositivos devem funcionar
de forma comum, ser utilizados de acordo com processos
departamentais pré-configurados através de workflows.
FOLHETO DOCUMENT CAPTURE & MANAGEMENT
workflow
1
LOCAIS
PÚBLICOS
atrio de negócios
receção de hotel
2
administrador ti
3
universidade
reprografia
4
EMPRESAS
receção
escritório
Alguns exemplos de cenários de workflow comuns
Impressão self-service com contabilidade
Impressão a partir de dispositivos próprios (BYOD*)
1 Check-in num hotel onde um hóspede requer uma opção de
impressão. Após o registo, pode descarregar os documentos
para uma página web e liberar os trabalhos de impressão
de modo seguro no painel da impressora. Com a função de
contabilidade, os custos inerentes à impressão acumulam
durante a sua estadia. Ao fazer o check-out, as impressões são
cobradas ao hóspede, a quem é entregue a respetiva fatura.
2 Os estudantes podem imprimir a partir dos seus dispositivos móveis.
A impressão em qualquer rede é segura através de autenticação. O
administrador IT pode monitorizar todos os trabalhos de impressão.
O design de self-service do software, bem como a entrega flexível do
trabalho de impressão (por e-mail, web portal ou driver) permitem uma
utilização fácil e requerem menos suporte informático.
Impressão móvel segura para visitantes externos
Impressão direta das plataformas cloud por aplicação móvel
3 Um cliente chega para uma reunião; enquanto espera na
receção, deseja imprimir o cartão de embarque do seu voo,
que tem guardado no seu tablet. Ele pode enviar este trabalho
de impressão para um determinado endereço de e-mail e
liberar o trabalho de impressão com um PIN que recebe por
e-mail. Antes de liberar o trabalho, podem personalizar as
definições de impressão do deu documento.
4 Um gestor de vendas utiliza o seu tablet para imprimir um guia de
produtos diretamente da sua conta cloud. Para tal, basta-lhe selecionar
o documento, adicionar as suas definições de impressão preferidas
(tais como duplex + punching) e imprimir diretamente em qualquer
multifuncional bizhub da rede (através de uma aplicação). A descoberta
automática faz a ligação entre o multifuncional e o tablet rápida e fácil.
*BYOD = Bring your own device (Traga o seu próprio dispositivo)
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