Por que Gestão de Projetos ? • • • • • • • • • definição de escopo cumprimento de prazo manter-se dentro dos custos elaborar cronogramas gerenciar o time comunicar-se com o cliente fazer status report controlar o projeto satisfazer as expectativas Prof. Sérgio Alves Indicadores 2006 • segundo Standish Group, pesquisa feita em 2006, com 300.000 projetos, qual o percentual de insucesso em projetos de TI? • 71% Prof. Sérgio Alves - Projetos 2007 Por que Gestão de Projetos ? • quando um projeto dá errado, todo mundo põe a culpa em quem? O que é o PMI? • PMI – Project Management Institute • entidade de âmbito mundial com a responsabilidade pelo desenvolvimento de competências nos gerentes de projetos e do processo de certificação. • fundado em 1969 - EUA. • estabelece padrões e práticas – promove a certificação PMP – primeiro programa de certificação a obter o ISO 9001 • reconhecido como líder no âmbito do gerenciamento de projetos Prof. Sérgio Alves Práticas Gerenciais • PMBOK: Project Management Body of Knowledge • conjunto de práticas gerenciais que forma um universo de conhecimentos – – – – – – Engenharia Aeroespacial Entretenimento Finanças Educacional Tecnologia da Informação O que são Projetos? Prof. Sérgio Alves Projeto - definição um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço exclusivo (Definição do PMI) Características dos projetos • temporário – é finito – todo projeto tem um começo e um fim definidos Características dos projetos • temporário • exclusivo – produtos e serviços são diferentes de alguma forma de todos os similares que foram feitos anteriormente Características dos projetos • temporário • exclusivo • progressivamente elaborados as características peculiares que o distinguem devem ser progressivamente elaboradas. – progressivamente significa “proceder por etapas; continuar de forma determinada, por incrementos” enquanto elaboradas significa “trabalhadas com cuidado e detalhe; desenvolvidas por completo” Projeto - Envolvidos • Identificar os principais envolvidos • Identificar os papéis – Patrocinador – Gerente – Alvos – Advogados Projeto - Ciclo de Vida • Fases 3 EXECUÇÃO / CONTROLE 4 FECHAMENTO 2 PLANEJAMENTO NÍVEL DE ATIVIDADE 1 CONCEPÇÃO / INICIAÇÃO TEMPO Gestão de Projetos • Concepção / Iniciação 1 - Termo de Abertura do Projeto • Planejamento 2 - Declaração de Escopo 3 - Plano de Gestão do Projeto 4 - Solicitação de Mudanças no Projeto 5 - Matriz de Envolvidos 6 - Cronograma 7 - Avaliação de Riscos • Execução / Controle 8 - Relatório de Acompanhamento de Atividades 9 - Termo de Aceite • Fechamento 10 - Termo de Encerramento Prof. Sérgio Alves - Projetos 2007 O Gestor de Projetos Deve Ver a Empresa Como um Sistema 14 OLIVEIRA, Jair. Pg 154 Aproximando Projetos e Negócios POTENCIAIS ENTRANTES FORNECEDORES CLIENTES CONCORRENTES SUBSTITUTIVOS 15 3 O E na concepção de produtos e serviços E 16 Características dos projetos • • • • temporário exclusivo progressivamente elaborados propósito – este curso têm o propósito de ensinar gestão de projetos. – é esperado um conjunto de resultados (produtos), conhecidos como deliverables. – neste curso, o material, a aula e os exercícios se constituem nos produtos. Características dos projetos • • • • • temporário exclusivo progressivamente elaborados propósito Interdependentes – interagem com as operações das organizações e também com outros projetos, pois os resultados produzidos (outcomes) serão na maioria das vezes utilizadas por outros projetos ou por tarefas rotineiras Características dos projetos • • • • • • temporário exclusivo progressivamente elaborados propósito Interdependentes conflito – projetos usam recursos de forma “emprestada” de outras áreas, disputando assim com essas ou até mesmo com outros projetos esses recursos Características dos projetos • • • • • • • temporário exclusivo progressivamente elaborados propósito interdependentes conflito sequência de atividades – projetos compreendem um número de atividades ou tarefas conectadas que devem ser completadas em uma certa ordem Fracasso e Sucesso em Projetos Prof. Sérgio Causas de Fracasso Metas e objetivos mal estabelecidos - cliente, origem Falta de entendimento da necessidade do cliente Falta de Planejamento Falha no detalhamento / levantamento - Escopo mal definido Divergência de expectativa do cliente / stakeholders Gerenciamento de mudanças inadequado Estimativas financeiras incorretas Prazos não realistas Estimativas de tempo incorreta das atividades Processos de Controle inadequados Não alocação dos Recursos Humanos adequados Causas de Fracasso Processos de validação, indisponibilidade de stakeholders Falha nos processos de Comunicação Falta de avaliação dos riscos envolvidos Falha no processo de aquisição, contratações Falha na integração e comprometimento das áreas envolvidas Ausência de um Gerente de projeto Falha no gerenciamento do projeto Estrutura Organizacional Mudanças na estrutura da empresa Fatores de Sucesso em Projetos Ter o comprometimento da alta administração ou sponsor Definir claramente os objetivos do Projeto Efetuar um bom detalhamento do escopo do Projeto Efetuar um bom planejamento Utilizar métricas para estimativa de tempo e custo Envolver todas as pessoas / áreas necessárias Selecionar corretamente o time do projeto Utilizar metodologias já consagradas Documentar: reuniões, ocorrências, pedidos de mudança Gerenciar adequadamente as mudanças de escopo do Projeto Efetuar uma comunicação adequada a todos os Stakeholders RECURSOS HUMANOS QUALIDADE INTEGRAÇÃO RISCO ESCOPO COMUNICAÇÃO AQUISIÇÕES CUSTO TEMPO Áreas do Conhecimento e Ciclo de Vida Áreas do conhecimento • Projeto tem um TRABALHO a ser feito ESCOPO Processos necessários para assegurar que o projeto inclue todo o trabalho necessário, e apenas o trabalho necessário, para completar o projeto com sucesso. O trabalho está relacionado com a elaboração das características do produto/serviço para qual ele se propõe. Cada trabalho exigirá um tratamento diferente, dependente de sua natureza: seja um prédio, software, ou um espetáculo musical. Aqui a preocupação é com o QUÊ. Áreas do conhecimento • Projeto tem um PRAZO para ser concluído A definição de projeto estabelece claramente que é um trabalho temporário, então é necessário administrar o tempo ESCOPO cuidadosamente para que o projeto não se estenda além da data planejada. A preocupação é com o QUANDO? Processos requeridos para assegurar a conclusão do projeto nos prazos previstos TEMPO Áreas do conhecimento • Projeto necessita de $ para ser feito CUSTO Processos necessários para assegurar que os custos do projeto estejam dentro do orçamento aprovado. ESCOPO O trabalho do projeto necessita de recursos humanos e materiais, e estes podem ser traduzidos em custos. Pode até ser que não seja cobrado do projeto. Relacionado com o QUANTO? TEMPO Áreas do conhecimento • Projeto endereça NECESSIDADES e REQUISITOS CUSTO Processos necessários para garantir que o projeto irá satisfazer as necessidades para qual foi proposto. QUALIDADE ESCOPO O interessado que “comprou” o projeto para a criação de um determinado produto tem uma necessidade que precisa ser atendida. Esta é que motivou a existência do projeto, e o gerente de projeto precisa constantemente estar alinhado com ela. TEMPO Áreas do conhecimento • Projeto é implementado por PESSOAS CUSTO Projetos são trabalhos, com prazos delimitados e que utilizam recursos, e pelo fato de serem únicos necessariamente deverão ser executados por pessoas agrupadas em equipes. E essas têm suas motivações, QUALIDADE anseios, conflitos, são imprevisíveis etc RECURSOS HUMANOS ESCOPO Processos requeridos para utilizar de maneira mais eficaz o pessoal envolvido no projeto. TEMPO Áreas do conhecimento • Projeto é único portanto têm INCERTEZAS CUSTO RECURSOS Projetos têm por definição fazer algo ESCOPO HUMANOS único, que nunca foi feito antes ou com certa similaridade. Tudo aquilo que é feito pela primeira vez sempre tem um componente de incerteza no que irá acontecer, o que realmente será necessário, quanto tempo levarei? Processos relacionados com a identificação, análise e respostas aos riscos do projeto. QUALIDADE RISCO TEMPO Áreas do conhecimento • Projeto requer RELACIONAMENTOS entre as pessoas Este aspecto está fortemente vinculado com o anterior. Para que possamos lidar com as pessoas uma das habilidades mais importantes é a comunicação. RECURSOS CUSTO ESCOPO HUMANOS COMUNICAÇÃO Processos requeridos para assegurar que as informações do projeto sejam adequadamente coletadas e disseminadas. QUALIDADE RISCO TEMPO Áreas do conhecimento • Projeto pode necessitar de COMPETÊNCIAS Projetos algumas vezes podem não ter todas EXTERNAS as competências necessárias “em casa” para a execução das tarefas. RECURSOS ESCOPO HUMANOS COMUNICAÇÃO AQUISIÇÕES CUSTO QUALIDADEProcessos RISCO requeridos para aquisição de bens e serviços de terceiros. TEMPO Áreas do conhecimento • Projeto é um SISTEMA INTEGRADO RECURSOS HUMANOS INTEGRAÇÃO COMUNICAÇÃO AQUISIÇÕES CUSTO Processos requeridos para assegurar que os vários ESCOPO elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. Todos os elementos do projeto estão integrados e mudanças em qualquer um deles inevitavelmente afetará os demais. QUALIDADE RISCO Desta maneira será necessárioTEMPO um Plano Integrado para coordenar todas as ações Processos PMBOK 3a.Edição Planejamento I Iniciação I I 4.1 4.3 Desenvolvimento do Plano do Projeto S Definição Preliminar do Escopo S Controle I 4.5 Monitoação da Execução do Projeto I C 10.3 Relato de Desempenho C 4.6 Controle Integrado de Mudanças Q 9.4 Dgerenciamento dos “ ïnterveniente” C S Q T 12.5 Administração dos Contratos 5.4 Verificação do Escopo 8.3 Controle Da Qualidade S R T 6.5 Controle do Cronograma $ 5.5 Controle de Mudanças do Escopo 8.1 Planejamento da Qualidade 10.1 Planejamento das Comunicações 5.2 Definição do Escopo H I H 9.1 Planejamento Organizacional H 9.2 Montagem da Equipe R 11.2 Identificação dos Riscos R 11.3 Análise Qualitativa dos Riscos 6.4 Estimativa da Duração das Atividades $ 7.1 Estimativa dos Custos T 6.5 Desenvolvimento do Cronograma $ 7.2 Orçamentação 11.1 Planejamento da Gerência de Risco P 12.1 Planejamento Das Aquisições P 12.2 Preparação das Aquisições R 11.4 Análise Quantitativa dos Riscos R 11.5 Planejamento de Respostas aos Riscos Execução Legenda 4.4 Direção Geral do Projeto 9.4 Gestão do Time Do Projeto 4.7 Encerramento Administrativo 6.3 Estimativa dos Recursos 6.2 Sequenciamento das Atividades T R 7.4 Controle dos Custos Encerramento 12.6 Encerramento do Contrato T I 11.4 Controle das Respostas aos Riscos 6.1 Definição das Atividades 5.3 Desenvolvimento Da WBS I 4. S 5. Escopo T 6. TTempo $ C P T 5.1 Planejamento do Escopo 4.2 Desenvolvm.to Desenvolvimento do Charter Do Charter do Projeto do Projeto P S P 10.2 Distribuição das Informações 12.3 Pedido de Propostas H P 9.3 Desenvolvimento da Equipe 12.4 Seleção de Fornecedores Q 8.2 Garantia da Qualidade Integração n 7. Custos Q 8. H 9. Qualidade Recursos Humanos C 10. Comunicação R 11. P 12. Riscos Aquisição A seleção do projeto • antes de iniciar qualquer projeto, os executivos devem decidir se o projeto deve ser empreendido. • isso significa escolher um ou vários dentre diversos projetos em potencial • cada organização tem práticas de seleção de projeto específicas • Uma vez selecionado, é importante ter uma autorização formal para iniciar o projeto. O Que é Atividade-Chave? Gerir pelo inventário (negócios, sistemas/serviços/infra-estrutura) Adotar Frameworks Integrar com o Negócio Atender Regulamentação e Legislação Leis e Regulamentações • Código Civil • Código Penal • Instituições Financeiras – Banco Central (3380, 2817, 2554, ...), Susep 249..., CGPC 13 – Basiléia II – PCI/DSS, BITS, PQO/BM&F, Anbid • Mercado de Capitais – CVM (358, ...), Sarbanes Oxley • Governo – Decretos 4553, 3505, – TCU • Receita e Fazenda – Receita Federal, Nota Fiscal Eletrônica • Saúde Prof. Sérgio Alves - Projetos 2007 – Hippa, Resoluções CFM Frameworks • Segurança da Informação – ISO 17799, ISO 27001 • Gestão de TI – Cobit, Itil, ISO 20000 • Gestão da Continuidade do Negócio – BS 25999 • Gestão de Riscos – ISO Guia 73, AS/NZS 4360, ‘ISO 31000’ • Avaliação de Fornecedores – eSCM • Desenvolvimento de Sistemas – CMMi, ISO 15408 • Gestão de Projetos – PMBok Alguns Consensos • • • • Cobit - Governança Itil - Serviços ISO 27000 - Segurança BS 25999 - Continuidade Baixa Alta Maturidade Alta AI2 DS1 Melhorar Manter Otimizar Gerar resultado Baixa AI3 Criticidade Alta AI1 PO1 Baixa Criticidade Criticidade vs Maturidade Observar Analisar possível desperdício Baixa Alta Maturidade FASE 1 – Diagnóstico da Inovação 100 Líderes em Inovação 90 Vulneráveis Índice da Performance (%) 80 Inovadores 70 60 Desafiadores 50 40 30 Reativos Promissores 20 10 0 0 10 20 30 40 50 60 Índice da Prática (% ) 70 80 90 100 Visão 360º • O Cobit 4 permite uma visão 360º e facilita o relacionamento de TI com diversas áreas Algumas Aplicações do Cobit 4 • • • • Avaliar a área de TI através de métricas Integrar TI com o Negócio Justificar orçamentos Facilitar a comunicação e argumentação com: – Administradores – Usuários – Equipe – Clientes – Agências reguladora • Reduzir o risco de TI • Reduzir o risco jurídico Gestão pelo Inventário Gestão de Processos Governança De TI Contingência e Continuidade Segurança da Informação Gestão de Riscos Framework Gestão de Riscos em TI Tecnologia Processos Pessoas Inventariar Analisar Gerir Avaliar Ambiente Metodologia de planejamento e gestão da inovação tecnológica Planejamento Estratégico $$ Inteligência competitiva Ferramentas de desenvolvimento de produtos Uma Análise mais Avançada ... Objetivo: Se le c io na r o m e lho r v e í c ulo p a ra a f a m í lia Sa m p a (m ã e , p a i e 3 f ilho s, c o m id a d e s e nt re 5 e 16 a no s. Alternativa 1 Critérios de Avaliação c a rro d o m é st ic o t a m a nho m é d io Alternativa 2 Alternativa 3 c a rro e sp o rt iv o j a p o ne s m ini-v a n d o m é st ic a X X Alternativa 4 c a rro e sp o rt iv o it a lia no Riscos e Retorno de Investimento Deveres (Pára/Não Pára) a b a ixo d e R$ 25.000 X X t ra nsp o rt a r 5 p e sso a s Desejos (Paybak, ROI, VPL, TIR, BCR) X • c o nsum o 10 km /l Peso Comentários Pontos Comentários Pontos Comentários Pontos Comentários Pontos Nota Tot Nota Tot Nota Tot Nota Tot [P] 8 10,5 km /l 10 80 10,1km /l 7 56 • 0-60 a t é 7 se g 6 8,5 se g 0 0 10,2 se g 0 0 • c a rre g a r f e rra m . 10 a p e na s c / 2 20 b o a c apa- 10 100 c a rre t a j a rd ina g e m c id a d e • se g ura nç a c o lisã o 9 e le v a d a 10 90 re q .b á sic o 7 63 • uso e m f e st a s c o nsid e ra 10 40 c o nsid e ra 5 20 4 A alternativa com pontuação maior pode não ser a melhor escolha. d o “le g a l” d o c a rro p / f ilho s de pai Pontuãção máx. [10 x P] Pontuãção total 230 239 carro doméstico tamanho médio Análise de Risco Residual P : Probabilidade G : Gravidade E : Elevada M : Média B : Baixa Problema mini-van doméstica P G Problema P G 1. Se o consumo não for tão E bom como propagado, os gastos serão pouco maiores B 1. Se não pudermos ajustá-la p/ transporte não familiar, os acidentes podem aumentar M E 2.Se tivermos mais crianças, B o sedan não será suficiente E 2.Se nos mudarmos de casa p/ apartamento, a van será difícil p/estacionar M E Alternativa Selecionada Projeto - De Onde Vem? AMBIENTE EXTERNO FORÇAS DE MUDANÇA ORGANIZAÇÃO Gerando a Necessidade de se Adequar ao Ambiente • Necessidade • Ambiente externo Gestão de Projetos 1 - Termo de Abertura de Projeto – Identificação do projeto e do cliente – Justificativa – Produto – Responsável – Assinaturas do patrocinador e do gerente – Data Gestão de Projetos 2 - Declaração de Escopo – Identificação do projeto e do cliente – Justificativa – Produto – Objetivos – Produtos componentes ou subprodutos – Assinaturas do gerente do projeto, do patrocinador e do cliente – Data Gestão de Projetos 3 - Plano de Gestão do Projeto – Identificação do projeto e do cliente – Objetivo – Requisitantes autorizados – Solicitação de mudanças – Controle das solicitações – Avaliador das solicitações – Responsável pela autorização / reprovação – Assinaturas – Data Gestão de Projetos 4 - Solicitação de Mudanças no Projeto – Identificação do projeto e do cliente – Identificação do requisitante – Descrição da mudança – Motivo da mudança – Impactos nos custos/prazos – Parecer sobre a mudança – Situação (aprovada / reprovada) – Assinaturas – Data Gestão de Projetos 5 - Matriz de Envolvidos – Identificação do projeto e do cliente – Data – Nome – Função no projeto – Unidade / Órgão – Telefone – E-mail Gestão de Projetos 6 - Cronograma – Identificação do projeto e do cliente – Atividade – Data inicial e data final – Responsável pela atividade Gestão de Projetos 7 - Avaliação de Riscos – Identificação do projeto e do cliente – Descrição do Risco – Probabilidade de acontecimento (alta / média / baixa) – Impacto (alto / médio / baixo) – Ação Gestão de Projetos 8 - Relatório de Acompanhamento de Atividades – Identificação do projeto e do cliente – Data – Data de início e fim previstos – Data de início e fim replanejados – Data de início e fim realizados – Situação (concluído, em andamento no prazo, em andamento com atraso, não iniciado, em andamento adiantado, desativado) – Percentual concluído Prof. Sérgio Alves - Projetos 2007 – Observações Gestão de Projetos 9 - Termo de Aceite – Identificação do projeto e do cliente – Data – Descrição do subproduto aceito – Assinaturas do gerente e do cliente Gestão de Projetos 10 - Termo de Encerramento – Identificação do projeto e do cliente – Data – Aceite do produto final – Assinaturas do patrocinador e do cliente Gestão de Projetos Clic sobre os Links a seguir e veja os Formulários Modelo: Matriz de Envolvidos.doc Avaliação de Riscos.doc Declaração do Escopo.doc Plano de Gestão do Projeto.doc Relatório de Acompanhamento de Atividades.doc Solicitação de Mudanças no Projeto.doc Termo de Abertura de Projeto.doc Termo de Aceite de Escopo.doc Termo de Encerramento do Projeto.doc Gestão de Projetos: Algumas alternativas • Outsourcing • Contrato por Produto • Gestão Colaborativa Outsourcing • A gestão do projeto é de responsabilidade da contratante (Cliente). • A Contratada (fornecedor) disponibiliza recursos por hora/trabalho: – Menor compromisso com o resultado efetivo do projeto – O cliente necessita expertise na gestão dos recursos Contrato por Produto • A gestão do projeto é de responsabilidade da contratada (fornecedor) • O cliente solicita e recebe um produto: – Necessária total confiança nos resultados – Único benefício é o produto recebido Gestão Colaborativa • A gestão do projeto é de responsabilidade da contratada (fornecedor) e do contratante (cliente), em caráter colaborativo • Cliente participa do desenvolvimento do produto: – Qualidade acompanhada ao longo de todo o ciclo – Cliente adquire expertise para novos projetos 1.3 – O que é Gerenciamento de Projetos? Gerenciamento de Projetos é a aplicação de • • • • • conhecimento, habilidades, ferramentas, técnicas e tecnologias às atividades de um projeto, para atender aos seus requisitos. Prof. Sérgio Alves - Projetos 1.3 – Áreas de Conhecimento do Gerenciamento de Projetos Áreas de Conhecimento do Gerenciamento de Projetos PMBOK: Integração Escopo Tempo Custos Qualidade Recursos Humanos Comunicação Riscos Aquisições Trinômio Sagrado: Prof. Sérgio Alves - Projetos Qualidade Estrutura Organizacional (Stakeholders) Patrocinadores (sponsors) (Investidores, diretores, alta gerencia, clientes externos e internos) Indivíduo ou grupo de indivíduos, interno ou externo à organização, que fornece os recursos financeiros necessários para que o projeto possa ser executado. Steering Committee ou Comitê Executivo Comitê de patrocinadores, também chamado Conselho do Projeto, deliberativo, que objetiva solucionar os problemas maiores, e ao qual o Gerente do Projeto reporta. O Projeto. Gestão de Mudança - Projeto • É único. • É finito. • Vai custar uma fortuna. • Recebe todos as atenções. • Tem gente de fora (consultores, novos executivos, etc.) • Tem um espaço só para o Projeto. • A empresa vai operar melhor. • Tem muita gente esperando pelos benefícios. • Tem muita gente torcendo contra. • Tem muita gente apreensiva e até com um certo receio. • Tem gente tranqüila (já tentaram isso antes). Prof. Sérgio Alves - Projetos Gestão de Mudanças - Comportamento Comportamento. As empresas são formadas por pessoas. Portanto, as Mudanças Organizacionais são operadas pelas pessoas. As pessoas têm que querer mudar. A grande maioria das pessoas são avessas às mudanças com a exceção do autor do projeto. Gestão de Mudanças - Objetivo Objetivo da Gestão da Mudança O objetivo do Gerenciamento da Mudança é ter uma abordagem equilibrada dos aspectos técnicos e organizacionais, visando minimizar as possíveis resistências e obter uma transformação mais eficaz, completa, em menor tempo. Gestão de Projetos – Profissão ? Gerente de Projetos como uma Profissão •Formação genérica •Independe do tipo de Projeto •Certificado por Instituição reconhecida Gerente de Projetos como uma liderança nata •Formação especifica •Especialista em sua área de atuação •Não precisa de certificações ou cursos Gerente de Projeto como uma liderança Gerencial •Formação especifica •Especialista em sua área de atuação •Esta atualizado em técnicas de Gerenciamento de projetos •Não é necessariamente Certificado. Prof. Sérgio Alves - Projetos Gestão de Projetos – Profissão ? Muito bem, você avançou os slides rapidinho e com muita vontade de chegar ao final, não é !?!?!? ..AGORA VAMOS VERIFICAR O QUE ABSORVESTES? CLIC AQUI Prof. Sérgio Alves - Projetos