Procedimentos do Programa em
matéria de verificações
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Reporte da execução
à Autoridade de Gestão
PEDIDOS DE REEMBOLSO
Com a aprovação dos pedidos de financiamento, torna-se necessário o acompanhamento
e verificação da sua execução.
Neste contexto, o reporte de informação e a troca de fluxos financeiros entre as Entidades
Beneficiárias e a Autoridade de Gestão, em conformidade com a aprovação efetuada,
realiza-se ao longo da execução do projeto através dos Pedidos de Reembolso.
Reporte da execução
à Autoridade de Gestão
›
Como efetuar um pedido de reembolso?
Através da submissão dos formulários de “Pedido de Reembolso”, via SIIFSE, de
modo a reportar à autoridade de gestão a execução financeira e execução física, com o
consequente pedido de reembolso de despesas realizada.
›
Quando?
A periodicidade dos pedidos de reembolso, deve ser mínima mensal, ou seja o
mínimo período de tempo considerado de reporte é de um mês de execução.
›
Quais os pedidos de reembolso obrigatórios?
Pedido de reembolso intermédio (IAE) com reporte da execução a 31 de Dezembro, e
pedido de saldo final.
O Ciclo de Vida do pedido de reembolso
ENTIDADES
BENEFICIÁRIAS
AUTORIDADE DE GESTÃO
VERIFICAÇÃO
AUTORIDADE DE
PAGAMENTO
CERTIFICAÇÃO
PEDIDOS DE
PAGAMENTO
À CE
Submissão PR
(Via SIIFSE)
DECLARAÇÃO
DE DESPESA
GLOBAL PARA
CERTIFICAÇÃO
Reembolso
Reembolso
Reembolso
Procedimentos da Autoridade de Gestão
em matéria de verificações
Tipo de Verificações
As atividades de verificação efetuadas junto das entidades beneficiárias
podem ser de dois tipos:
›
Verificações administrativas, realizadas nas instalações do programa,
procedendo-se à solicitação de um conjunto de elementos às entidades
beneficiárias do POAT FSE.
›
Verificações no local, realizadas no espaço onde estão em funcionamento
as ações aprovadas às entidades beneficiárias ou onde estas tenham a
respetiva documentação técnica e contabilística, no âmbito dos pedidos de
financiamento aprovados pelo POAT FSE .
Procedimentos da Autoridade de Gestão
em matéria de verificações
›
Todos os pedidos de reembolso submetidos à Autoridade de Gestão serão alvo
de verificação.
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Todos os pedidos de financiamento, serão alvo de uma verificação no Local, pelo
menos uma vez no decurso do desenvolvimento do projeto.
Circuito de verificação administrativa
VERIFICAÇÕES ADMINISTRATIVAS
ENTIDADES
BENEFICIÁRIAS
Submissão PR
Selecção da amostra
(min. 20%)
Notificação à
entidade para
envio de
documentos
Envio dos
documentos
(formato papel
ou electrónico)
Entidade
Beneficiária
Análise
documental
Notificação da
análise do
pedido de
reembolso
Circuito Verificação no Local
VERIFICAÇÕES NO LOCAL
ENTIDADES
BENEFICIÁRIAS
Submissão PR
Selecção da amostra
(min. 20%)
Notificação de
marcação da
visita no local
Análise documental no
local
Entidade
Beneficiária
Notificação da
análise do
pedido de
reembolso
Check Lists utilizadas nas verificações
As check lists de verificações, incidem essencialmente sobre os seguintes pontos:
 Verificação do dossier técnico e financeiro;
 Verificação dos contratos do pessoal externo afeto ao pedido de financiamento, consultores
e dos fornecedores;
 Verificação do cumprimento dos procedimentos de contratação pública;
 Verificação do cumprimento das regras de informação e publicidade
 Verificação da validade e legalidade dos documentos contabilísticos bem como do
comprovativo do pagamento efetivo da despesa; (conceito de despesa efetivamente paga)
 Verificação da aposição do carimbo nos documentos;
 Verificação da natureza da despesa apresentada;
 Verificação do cumprimento das obrigações fiscais;
 Verificação do correto tratamento das receitas:
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Estrutura de custos por rubrica
Rubrica 1 : Encargos com pessoal
Rubrica 2: Deslocações e Estadias
Rubrica 3: Encargos com instalações
Rubrica 4 : Encargos com Informática
Rubricas 5 e 6 : Encargos com informação e Estudos :
Rubrica 7: Encargos Gerais de Funcionamento
Rubrica 8:Outros encargos de Assistência Técnica
Rubrica 9: Despesas Especificas
Rubrica 10: Despesas ao abrigo do Regulamento FEDER
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Principais aspetos a ter em conta por rubrica
ENCARGOS
COM
PESSOAL
RUBRICA
1
Apenas Pessoal interno – Atenção ao limite
máximo de remuneração de 3.360,65 euros
(Despacho Normativo n.º 12/2012)
DESLOCAÇÕES
E
ESTADIAS
RUBRICA 2
Chave de imputação/afetação e respetivos
pressupostos
Lista de pessoal afeto
Encargos com Segurança Social – Documento
de suporte
Valor do documento no preenchimento do PR
A
Apenas pessoal interno
Táxi: devidamente
fundamentado e a título
excecional
Kms dentro das localidades
Limites
Valor máximo elegível Ajuda de
Custo nacional 43,39 euros
(Despacho Normativo n.º 12/2012)
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Principais aspetos a ter em conta por rubrica
ENCARGOS
COM
INSTALAÇÕES
RUBRICA
ENCARGOS COM
INFORMAÇÃO E
ESTUDOS
3
RUBRICA 5 E 6
Rendas
Alugueres de espaço
Estudos
Seminários, Encontros,
Workshops
Pessoal externo
Atenção aos limites máximos
dos consultores
(Despacho Normativo n.º
12/2012)
12
Principais aspetos a ter em conta por rubrica
ENCARGOS GERAIS
DE
FUNCIONAMENTO
7
DESPESAS AO
ABRIGO DO
REGULAMENTO
FEDER
RUBRICA 10
Custos Indiretos
Aquisições de
Equipamentos
13
Obrigada
pela atenção !
14