Manual de procedimentos da distribuição de Estupefacientes e Psicotrópicos
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
DA
DISTRIBUIÇÃO INFORMATIZADA
DE MEDICAMENTOS
ESTUPEFACIENTES E PSICOTRÓPICOS
1ª Edição
SERVIÇOS FARMACÊUTICOS
___________________________________________________________________1
Manual de procedimentos da distribuição de Estupefacientes e Psicotrópicos
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO
2. HISTORIAL
3. OBJECTIVO
4. ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DA ÁREA DE ATENDIMENTO DE
ESTUPEFACIENTES
4.1. ORGANIGRAMA DOS RECURSOS HUMANOS AFECTOS A ESTA ÁREA
4.2. LOCALIZAÇÃO NOS SERVIÇOS FARMACÊUTICOS E ESTRUTURA FÍSICA
4.3. TURNOS E HORÁRIOS DE DISTRIBUIÇÃO
4.4. RECURSOS MATERIAIS
4.5. RELAÇÃO COM OUTRAS ÁREAS DO SERVIÇO
5. FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES GERAIS DO FARMACÊUTICO NA
DISTRIBUIÇÃO DE ESTUPEFACIENTES E PSICOTRÓPICOS
5.1. GESTÃO DOS STOCKS DO ARMAZÉM CENTRAL
5.1.1.
A encomenda
5.1.2.
A recepção e armazenamento
5.1.3.
Cedência aos “Armazéns Avançados”
5.2. GESTÃO DOS STOCKS DOS ARMAZÉNS AVANÇADOS
6. CIRCUITO DA DISTRIBUIÇÃO DOS ESTUPEFACIENTES E
PSICOTRÓPICOS
6.1. PRESCRIÇÃO
6.1.1. Prescrição directa
6.1.2. Prescrição indirecta
6.2. DISTRIBUIÇÃO
6.2.1. VALIDAÇÃO
___________________________________________________________________2
6.2.1.1. Distribuição Diária de medicamentos (DU)
6.2.1.2. Reposição de stock
6.2.2. ATENDIMENTO E DISTRIBUIÇÃO PROPRIAMENTE DITA
6.2.2.1. Distribuição de estupefacientes e psicotrópicos em DU
6.2.2.1.1. Emissão do Mapa Geral de estupefacientes e psicotrópicos
6.2.2.1.2. Emissão de Rótulos, Guias de Distribuição e execução de
Saídas
6.2.2.1.3. Emissão de Mapa de Alteradas
6.2.2.1.4. Emissão de Mapa de doente que vai de Fim-de-semana
6.2.2.1.5. Saídas excepcionais de estupefacientes e psicotrópicos
6.2.2.1.6. Tratamento de Revertências de estupefacientes e psicotrópicos
6.2.2.2. Distribuição de estupefacientes e psicotrópicos por reposição de
stock semanal por níveis (D.T.)
6.2.2.2.1. Distribuição semi informatizada (suporte papel)
6.2.2.2.2. Distribuição informatizada
6.2.2.2.3. Tratamento de Revertências destes medicamentos em D.T.
6.3. ADMINISTRAÇÃO
7. EMISSÃO DE RELATÓRIOS
7.1. Relatórios de Entradas e Saídas
7.2. Relatórios de Específicos
7.3. Relatório Anual com Entradas, Saídas e Existências em 31 Dez
8. CONCLUSÃO
9. REFERÊNCIAS
___________________________________________________________________
3
Manual de procedimentos da distribuição de Estupefacientes e Psicotrópicos
1 - INTRODUÇÃO
Um procedimento, é uma forma particular de levar a cabo uma tarefa ou actuar em
determinadas situações.
Nestes últimos anos, o sistema de distribuição de medicamentos em dose unitária
(D.U.) e de reposição de stock por níveis (D.T.), no nosso Hospital, tem vindo
gradualmente a ser melhorado com a sua informatização e normalização dos
procedimentos.
Os Estupefacientes e substâncias Psicotrópicas, foram também eles, objecto deste
processo de informatização, desenvolvendo-se um circuito especial de distribuição destes
medicamentos. Para isso, foi criado um modelo de requisição informática, aprovado pelo
Infarmed, em substituição do livro de requisições e do registo manuais de movimento de
entradas e saídas das substâncias e suas preparações, compreendidas nas tabelas I; II; III;
e IV com excepção da II-A.
Este circuito de distribuição, contempla na sua totalidade o cumprimento rigoroso de
toda a legislação em vigor.
2 - HISTORIAL
Ainda não há muito tempo, a distribuição de Estupefacientes e Psicotrópicos era
exclusivamente feita por reposição de stock, isto por que, a diversidade destes
medicamentos, suas formas farmacêuticas e dosagens, era à época, muito diminuta.
Existia nos Serviços Clínicos, um stock à guarda do Enf. Chefe, que por ele
respondia. Desse stock eram retirados os medicamentos necessários para cumprir as
tabelas terapêuticas instituídas, obrigando ao preenchimento imediato, de uma requisição
mod. nº 85 e 84 (dando cumprimento à Lei nº 21/77), em triplicado em nome do doente
e, de cor diferente, consoante se tratava, respectivamente, de Estupefacientes (verde) ou
Psicotrópicos (vermelha).
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Exigia-se então, como se disse, uma requisição em triplicado, por doente e
fármaco.
Sómente os Directores de Serviço podiam rubrica, esses impressos e, só também
os Enfermeiros, podiam levanta, na Farmácia, esses fármacos!...
Tal como hoje, essas requisições eram enviadas aos Serviços Farmacêuticos, para
sua satisfação, na pessoa do seu Director, ou em quem ele delegasse.
As três folhas que compunham estas requisições, eram arquivadas, depois de
atendidas e assinadas pelo Farmacêutico, da seguinte forma: - o triplicado, no livro de
requisições do Enfermeiro, o duplicado, no processo do doente e, o original, ficava nos
serviços Farmacêuticos.
Cumprindo a legislação vigente de então, os nossos Serviços, tinham a
obrigatoriedade de enviar mensalmente à Direcção Geral de Saúde, uma relação destes
fármacos utilizados em tratamento médico, representada pelos registos manuais das
entradas e saídas dos nossos cofres.
Estes registos, como todos os originais das requisições fornecidas, ficavam
arquivados nos nossos Serviços, pelo tempo que a lei exigia.
Mais tarde, a portaria nº 981/98 vem aprovar novos modelos de requisições
destas substâncias e preparações, compreendidas nas tabelas I a IV, com excepção da IIA, em formato A5, auto-copiaveis e constituídas agora, por um original e uma cópia.
denominadas (ANEXO X)
Contrariamente à legislação anterior, era possível portanto, juntar no mesmo
impresso, um número máximo de dez doentes que necessitasse do mesmo fármaco, e, já
não era exigida também, a presença do enfermeiro para levantar o medicamento na
Farmácia.
Em Fevereiro de 2001 os Serviços Farmacêuticos, solicitaram ao Infarmed a
autorização para a substituição progressiva dos livros e registos manuais dos
procedimentos, decorrentes da aplicação da legislação em vigor, pelos registos
informáticos do SGICM (sistema de gestão integrada do circuito do medicamento),
cuja autorização, nos foi concedida.
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5
No mesmo mês, mas do ano 2006, depois de criadas as devidas condições para a
implementação dos registos informáticos do SGICM, em substituição dos procedimentos
que se efectuavam em suporte de papel, aqueles foram sujeitou-se à apreciação do
Infarmed, num Documento onde não só se explanava todo o circuito destes fármacos,
como se requeria a sua execução, a qual foi aprovada em Março do mesmo ano.
Posto isto, e ao mesmo tempo que progressivamente avançava a implementação do
SGICM nos Serviços Clínicos, em especial naqueles, onde vigorava já a distribuição
unitária, foi-se sucessivamente, emitindo informaticamente, o documento para o
atendimento dos estupefacientes, equivalente daquele, em suporte de papel.
Neste tipo de distribuição, estes medicamentos são colocados no mapa de
distribuição do farmacêutico emitido diariamente, a partir da prescrição médica e
sequencialmente cedidos com a mesma periocidade.
Quando estes são distribuídos por reposição de stock, este processo fica registado no
documento do ecrã GPH31083, que reflecte os campos constantes no ANEXO X e vai
atribuindo um número sequencial de requisição, ao medicamento em causa.
De 1 de Setembro a 13 de Dezembro de 2006, informatizaram-se os registos do
movimento dos dois cofres da distribuição, que existiam, utilizando-se dois ficheiros
criados no “excel “que se encontram arquivados em PDF.
A partir desta data procedeu-se à gradual substituição nos diferentes Serviços
Clínicos do circuito até aí existente (suporte de papel) pelo informático, contemplado no
SGICM, para estes medicamentos especiais
Todos os procedimentos referentes ao aprovisionamento, distribuição, administração
e emissão de relatórios. Todos estes procedimentos são feitos por computador e
guardados em histórico, o que nos permite consultá-los, sempre que tal for necessário.
3 - OBJECTIVO
Este Manual tem como objectivo, proporcionar os meios e métodos para o
cumprimento passo a passo, da normativa existente.
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6
Pretende-se que ele elucide a maneira actuar com estes fármacos desde a prescrição
pelos médicos, à forma como devem ser recepcionados e registada a sua distribuição pelo
farmacêutico; como são entregues nos serviços clínicos pelos auxiliares e posterior
confirmação do seu registo de administração ao doente, por parte do enfermeiro; como
ainda, a directiva do processo de arquivo de todos os documentos comprovativos; deste
circuito.
Deseja-se, concomitantemente, que a existência deste manual, permita o desenrolar
de todo o trabalho até ao final do ciclo de distribuição, num percurso uniforme, constante
e acertivo, para todos os farmacêuticos intervenientes neste processo.
Uma vez que qualquer circuito deve estar imbuído da capacidade de adaptação à
realidade envolvente, também este processo, está sujeito a uma dinâmica de alterações
imposto pelo circuito de distribuição adoptado para, o que torna provável, que esta
brochura seja apenas uma primeira de outras edições reformuladas.
4 - ESTRUTURA E ORGANIZAÇÃO DA ÁREA DE
ATENDIMENTO DE ESTUPEFACIENTES
4.1. ORGANIGRAMA DOS RECURSOS HUMANOS AFECTOS A ESTA ÁREA
Não existindo um quadro de pessoal afecto exclusivamente a esta área, o esquema
seguinte, identifica: o número e diferentes categorias dos responsáveis pelo “modus
operandi” destas funções técnicas, e o seu respectivo sector de actividade.
Armazém
Central
Farmacêuticos
2
Auxiliares de Acção Médica
-----
Farmacotécnia
Distribuição
2
8
------
1
A distribuição dos estupefacientes aos Serviços Clínicos é assumida pelos
farmacêuticos adstritos ao Sector da Distribuição de Medicamentos, de acordo com uma
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7
escala semanal, afim de providenciar durante o horário normal de trabalho, a execução
diária do seu atendimento. Fora deste período, e, dado que os Serviços Farmacêuticos
possuem horário contínuo, cabe aos colegas escalados para o Serviço de Urgência, a
realização desta tarefa na duração dos seus turnos.
Um Auxiliar da Acção Médica por escala, faz diariamente nos períodos da manhã e
da tarde, a entrega respectiva destes fármacos, nos Serviços Clínicos, quer eles se
encontrem em distribuição unitária (D.U.), quer dos que têm uma distribuição por
reposição de stock (D.T.).
Excepcionalmente, os A.A.M. dos próprios Serviços, podem vir levantar estes
fármacos à Farmácia, facto justificado pela urgência da sua administração (D.U.), ou por
eventual ruptura de stock (D.T.).
4.2.
LOCALIZAÇÃO NOS SERVIÇOS FARMACÊUTICOS E ESTRUTURA FÍSICA
O armazenamento de estupefacientes e psicotrópicos nos Serviços Farmacêuticos,
localiza-se em 4 cofres que se encontram, respectivamente, distribuídos pelos seguintes
sectores:
•
2 no armazém central (medicamentos aprovisionados);
•
1 na Farmacotécnia (matéria prima);
•
1 na sala de Controlo de Qualidade e Estupefacientes(medicamentos para
distribuição);
•
1 na área de transição entre a Sala dos Farmacêuticos da DU e sala de
Distribuição, (medicamentos atendidos a aguardar distribuição);
Na figura 1 podem ser identificados os diferentes locais onde se encontram
armazenados os estupefacientes e psicotrópicos nos Serviços Farmacêuticos.
___________________________________________________________________
8
Cofre
Sala de Farmacêuticos da DU
Sala do Aprovisionamento
Câmara Frigorífica
Sala da Farmacotécnia
Cofre
Sala de Controlo e
Estupefacientes
Cofre
Estup.
Cofre
Estup.
Sala do Armazém
Sala de Reembalagem
Sala de Distribuição
Sala de MIV
Sala de UPC
Cofre
Estup.
Figura 1 - Planta de localização dos Cofres de Estupefacientes nos Serviços
Farmacêuticos.
Os dois cofres afectos à distribuição de medicamentos, têm funções diferentes.
Assim, no cofre designado por Cinzento, (localizado na área de transição entre a
Sala dos Farmacêuticos da DU e sala de Distribuição) são armazenados todos os pedidos
de medicamentos atendidos e que aguardam distribuição. Esta situação contempla
essencialmente, os pedidos feitos por reposição de stock
Enquanto, no cofre Amarelo (localizado na sala de Controlo e de Estupefacientes)
se retira toda a medicação destinada a assegurar as terapêuticas instituídas nos Serviços
Clínicos, tanto com Distribuição Unitária, como por Reposição Semanal de Stock.
Anexo a este cofre amarelo, existem as pastas de arquivo referentes às guias de:
- distribuição diária ou semanal, referentes aos serviços em D.U. e D.T.,
respectivamente, e que são posteriormente arquivadas por 5 anos;
- fornecimento do pedido bi-semanal de estupefacientes e psicotrópicos ao armazém
central;
- balanço bi-semanal do stock de medicamentos existentes neste cofre.
Mensalmente é arquivado em PDF, o registo de todos os movimentos de
medicamentos efectuados a partir deste cofre, de acordo com a autorização do Infarmed.
Em termos quantitativos a distribuição destes medicamentos caracteriza-se pelos
dados que constam da seguinte tabela:
___________________________________________________________________
9
Nº de Serviços
Nº de Camas
Nº Especialidades Médicas
Nº médio de doentes com
estupefacientes/dia
Nº médio de alterações de
estupefacientes/dia
Nº médio de reposições de stock de
estupefacientes/dia
Nº médio dos diferentes tipos de
estupefacientes/dia
4.3.
Serviços em D.U.
59
1368
31
Serviços em D.T.
34
153
24
40
------
20
------
------
15
10
5
TURNOS E HORÁRIOS DE DISTRIBUIÇÃO
Os horários para distribuição de estupefacientes, dependem de diferentes variáveis,
prendendo-se estes, com o facto de estarmos em presença de medicamentos com
distribuição diária, ou por reposição de stock e ainda, por ser considerado um
determinado dia da semana.
Não se incluem aqui, os atendimentos de urgência, que poderão ocorrer a qualquer
hora do dia.
Considerando a distribuição individual diária de medicamentos, temos os seguintes
horários fixos que abaixo se descriminam:
Turno
Saída da maleta
Dias úteis
9 – 16 h
15 h 30
16 – 23 h
18 h 30 e às 22 h
23 – 9 h
9h
Sábados, Domingos e Feriados
9 – 16 h
11 h 30 e 14 h
16 – 23 h
18 h 30 e às 22 h
23 – 9 h
9h
Já a distribuição de estupefacientes por reposição de stock, ocorre de acordo com
um mapa semanal (ver quadro 1), com entrega dos mesmos nos Serviços Clínicos, no dia
___________________________________________________________________
10
seguinte ao seu atendimento pelo nosso auxiliar no horário das 11h 30 ou 14h dos dias
úteis.
Quadro 1 – Distribuição semanal da entrega de estupefacientes por reposição de stock.
2ª Feira
3ª Feira
4ª Feira
5ª Feira
6ª Feira
CCT/BO (445)*
BOC (679)
MATERNIDADE:
SMI +1 (560)*
BOC (679)
CCT (447)*
UCPA (680)
Cirurgia Obstétrica (714)*
SMI -1 (560)*
UCPA (680)
SMI +1 (560)*
UTH (89) (vai c/ DU)
Patologia Obstétrica (713)*
BLOCO DE CELAS:
Bloco Operatório (750)*
Ort. B r/ch (55)
Bloco de Partos (740)*
Ort. B/BO (684)
Puerpério (712)*
Ort. B 1º (56)
UCIRN (723)*
Ort. A/BO (688)*
Urgência/MDM (730)*
Ort. A 1º (54)
Ginec./BO (686) (vai às 11:30)
Queimados/Bloco (671)
Ginec./Int (23) (vai às 11:30)
CMF/BO (676)
Angiografia (123)
CPR-UQ/C. Ext. (612)
Hemodinâmica (678)
CPR/BO (613)
Manhã (9h)
SMI -1 (560)*
Pacing (677)
Radioterapia (683)
ORL/BO (682)
Urgência (673)
Cir. 2/BO (414)
TAC (125)
OFT/BO (681)
Ort. D (672) (vai às 11:30)
OFT/BO (681)
Cir 1/UCCI (70) (vai c/ DU)
Tarde (14h)
Fibroscopia (UFTDT) (383) (vêm buscar)Urologia/B. Perif. (494)
Cir 3/UCCI (53) (vai c/ DU)
Cir 1/UCCI (70) (vai c/ DU)
Cir 3/UCCI (53) (vai c/ DU)
Entrega às 16h:
Orto C/BO (693)* (vai c/ Celas)
Atender no próprio dia e entregar no expediente: Consulta da Dor (687), VMER (573), Genética/BO, Diálise
_ Entrega feita por nós
_ O serviço vem buscar à farmácia
* Em suporte papel
4.4.
RECURSOS MATERIAIS
A área de trabalho da distribuição de estupefacientes, situ na sala de Controlo e de
Estupefacientes, dispõe de:
a. 1 cofre Amarelo que contém o stock de todos os estupefacientes para
distribuição;
b. 1 secretária e cadeira;
c.
1 estante para colocação dos dossiers de arquivo;
d. 1 computador com o programa informático SGICM;
e. 1 impressora para as listagens de estupefacientes;
f. 1 impressora para rótulos de estupefacientes;
g. malas, sacos para a distribuição de estupefacientes;
h. 1 telefone;
4.5.
INTERACÇÃO COM OUTRAS ÁREAS DO SERVIÇO
___________________________________________________________________
11
Os Serviços Farmacêuticos do nosso hospital apresentam uma clara divisão
funcional das suas áreas de trabalho, nas quais se inclui o sector de Distribuição de
medicamentos, que engloba a distribuição diária e unitária (D.U.) e distribuição por
reposição semanal de stock (D.T.). As “relações” deste sector, em particular, no que toca
a estupefacientes e psicotrópicos, ocorrem com duas outras áreas de trabalho:
• Armazém Central
Este sector é o responsável pela aquisição dos medicamentos necessários
à satisfação destes pedidos, para os doentes do nosso hospital, ajustada
muitas vezes, pelas informações que lhe chegam do sector da
Distribuição.
Os farmacêuticos em exercício no sector de Distribuição, têm a
obrigatoriedade de comunicar ao Armazém, não só as eventuais carências
de medicamentos constantes no formulário hospitalar de medicamentos,
como também, a necessidade de ser adquirido pontualmente, algum
medicamento que dele não faça parte e, ainda, os desvios de consumo
ocorridos, por forma a assegurar a disponibilidade dos estupefacientes,
em tempo útil.
• Farmacotécnia
Diversos tratamentos prescritos necessitam para sua satisfação, da
elaboração de fórmulas magistrais, por parte do sector de Farmacotécnia.
Os farmacêuticos da Distribuição, ao validarem diariamente as
prescrições
dos
seus
serviços,
implicitamente,
controlam
estes
tratamentos, informando o farmacêutico daquele sector, da necessidade de
diferentes fórmulas magistrais, tais como: cocktail Bromptom, cocaína
pomada, cocaína colírio, infusores morfina, etc.
Com efeito, e no momento actual, eles elaboram um pedido à
Farmacotécnia, em impresso próprio, para pedidos dirigidos aquele
sector, onde transcrevem a prescrição dos doentes, se não há uma
prescrição individual on-line. Quando existe prescrição on-line, esta é
encaminhada informaticamente para este sector aquando da validação
pelo farmacêutico do serviço.
- Serv. Farmacêuticos
ESTUPEFACIENTES E PSICOTRÓPICOS
Farmacotécnia
IDENTIFICAÇÃO DOENTE
DATA ___/___/___
MEDICAMENTO /DOSE
QUANT.
ASSIN.
___________________________________________________________________
12
Figura 2 – Impresso para pedidos dirigidos ao sector de farmacotécnia.
•
Relação Inter-Serviços
Em Agosto de 2006, o sector da Distribuição, assumiu a responsabilidade
de informar todos os colegas, via correio electrónico, da alteração de
qualquer norma vigente neste sector, ou de outras, que progressivamente
se vão instituindo, bem como avisos de ordem vária.
Pretende-se com isto, difundir de forma simples, directa e actual, dados e
informações pontuais, que devem ser conhecidas de forma rápida, por
todos os farmacêuticos que constituem o “staff “do nosso Serviço.
5. FUNÇÕES
E
RESPONSABILIDADES
FARMACÊUTICOS
ADSTRITOS
AOS
CENTRAL
ARMAZÉNS
E
DOS
RESPECTIVAMENTE,
DISTRIBUIÇÃO
DE
ESTUPEFACIENTES/PSICOTRÓPICOS
Os farmacêuticos em exercício nos sectores supra citados, são na sua
generalidade, os principais responsáveis e intervenientes, no circuito integrado destes
fármacos, no nosso Hospital.
5.1.
GESTÃO DOS STOCKS DO ARMAZÉM CENTRAL
___________________________________________________________________
13
Este sector responsabiliza-se como já foi referido, pela aquisição dos
medicamentos necessários, à satisfação das prescrições efectuadas aos doentes do nosso
hospital.
É igualmente da sua competência, a recepção e armazenamento dos mesmos,
para sua posterior cedência, aos armazéns avançados. Todos estes procedimentos são
presentemente, executados informaticamente.
5.1.1
Encomenda
Ao abrigo do artigo 18º do Decreto Regulamentar nº 61/94 de 12 de Outubro, “a
venda ou cedência de substâncias e preparações compreendidas nas tabelas I a IV, com
excepção da II-A, a estabelecimentos hospitalares do estado, civis ou militares (…) é
feita sob requisição escrita, devidamente assinada e autenticada, pelo respectivo
responsável, (…) mediante documento emitido por meios informáticos, (…)” e
acompanhado do anexo VII.
Os elementos obrigatórios para a elaboração de encomenda são:
• Número e nota de encomenda;
• Identificação da entidade fornecedora. No SGICM esta identificação contém:
código; designação; morada;
• Identificação das substâncias activas e suas preparações (número de código,
designação, forma farmacêutica e dosagem);
• Quantidade pedida;
• Identificação da entidade requisitante e fornecedora;
• Identificação do responsável pela entidade requisitante e fornecedora.
No nosso hospital o responsável é um farmacêutico, que obrigatoriamente tem de
estar inscrito na base dos funcionários do hospital e que, entre outras informações,
contém os seguintes dados:
• Nome;
• Morada;
• Número da carteira profissional;
• Número de inscrição na Ordem profissional respectiva;
___________________________________________________________________
14
• Número mecanográfico.
5.1.2
Recepção e Armazenamento
No momento da recepção da encomenda faz-se:
• A conferência;
• Preenche-se, no SGICM, o registo de movimento de entradas, onde consta:
Nome do medicamento recepcionado;
Lote;
Prazo de validade;
Quantidade recepcionada;
Número da requisição/encomenda;
Responsável pela recepção;
Data da recepção.
• O original deste documento, depois de assinado, será arquivado e o seu
duplicado enviado ao fornecedor.
Nos Serviços Farmacêuticos o armazenamento destes medicamentos é feito em
cofres, sendo a sua gestão, da responsabilidade dos farmacêuticos adstritos aos sectores
onde os mesmos se localizam.
5.1.3
Cedência aos armazéns avançados
A satisfação de todos os pedidos que chegam ao armazém central via informática
(área da farmacotécnia e/ou distribuição) é feita da seguinte maneira:
• Identificação do medicamento;
• Quantidade movimentada;
• Lote;
• Prazo de validade;
• Local de destino;
• Farmacêutico responsável.
___________________________________________________________________
15
Ao efectuar-se este movimento do armazém central, para um avançado,
automaticamente as quantidades transferidas dão entrada no armazém correspondente
(fig. 3), e é emitido um documento de satisfação do pedido, que por sua vez, acompanha
a entrega desses medicamentos (fig. 4).
a)
b)b)
Figura 3 – Movimentação de estupefacientes e psicotrópicos do Armazém
Central para o Armazém Avançado:
a)
b)
Visualização do pedido efectuado pelo armazém avançado ao armazém central;
Satisfação do pedido por parte do armazém central que o valida, executando-se
com a operação anterior a transferência do mesmo.
Figura 4 – Documentos que reflectem o pedido de estupefacientes e
psicotrópicos do Armazém Avançado ao Armazém Central e a
satisfação respectiva por parte deste.
5.2.
GESTÃO DOS STOCKS DOS ARMAZÉNS AVANÇADOS
A reposição do cofre, utilizado na distribuição destes fármacos aos Serviços
Clínicos e por sua vez localizado na sala do Controlo e Estupefacientes, é feita, duas
___________________________________________________________________
16
vezes por semana (2ª e 5ª feira), pelo farmacêutico aí escalado, através de um pedido
informático ao Armazém Central; de acordo com os ecrãs que se seguem (fig. 5) e que
reflectem todo o procedimento deste circuito.
a)
b)
c)
Figura 5 – Passos para gerar pedido de estupefacientes ao armazém:
a) Farmacêutico/Aprovisionamento/Pedidos/ Geração automática pedidos;
b) Pedido pré-definido (0045) /Carregar stock / verificar existências (sim);
c) Formulário a preencher com as existências.
Uma vez gerado o pedido, ele é satisfeito pelo Farmacêutico do Armazém,
executando a sua transferência, para o Armazém Avançado, neste caso concreto - 602 –
Distribuição, como descrito anteriormente.
Todos estes movimentos são feitos tendo por base a:
identificação do medicamento;
quantidade movimentada, lote e prazo de validade;
local de destino;
farmacêutico responsável pelo atendimento.
___________________________________________________________________
17
O farmacêutico da distribuição que gerou o pedido, ao receber os medicamentos,
confere todos estes dados e só depois os arruma correctamente no cofre.
Todas as segundas-feiras, quando inicia as suas funções neste sector, o
farmacêutico aí escalado, deve proceder ao balanço do cofre, voltando a efectuá-lo de
novo, no final da sua semana (sexta-feira), deixando arquivado o resultado desses
balanços semanais.
6.
CIRCUITO DE DISTRIBUIÇÃO DOS
ESTUPEFACIENTES E PSICOTRÓPICOS
O circuito destes Medicamentos Especiais, e dizemos especiais, pois necessitam
por questões legais, de procedimentos específicos, é diferente, consoante se trate de um
Serviço Clínico com distribuição unitária e diária de medicamentos ou com distribuição
por reposição de stock semanal por níveis. Em qualquer dos casos, existe sempre um
triângulo que tem que ser respeitado (fig. 6).
Prescrição
(Médico)
Doente
Distribuição
(Farmacêutico)
Administrção
(Enfermeiro)
Figura 6 – Circuito de distribuição de estupefacientes e
psicotrópicos.
O que gera um pedido é sempre uma prescrição, esta poderá ser directa ou
indirecta, consoante se trate de um serviço de internamento com prescrição on-line, ou
de um serviço de internamento, consulta externa e/ou bloco cirúrgico, onde a distribuição
___________________________________________________________________
18
dos medicamentos é feita por reposição de stock, para dar cumprimento às prescrições
feitas nos processos, pelos clínicos.
Presentemente, os pedidos chegam-nos: ou via on-line, ou ainda por requisições
em suporte de papel (Anexo X) para os casos em que a distância física ainda não
permitiu o uso dos meios informáticos.
Seguidamente, os Serviços Farmacêuticos efectuam a recepção do pedido e
validação, para posterior atendimento e distribuição. Finalizando-se todo este circuito, já
nas Unidades Clínicas, com a recepção do fármaco, sua preparação e administração ao
doente a que o mesmo se destina.
6.1.
PRESCRIÇÃO
Como atrás se referiu, a distribuição de medicamentos estupefacientes e
psicotrópicos no nosso hospital, inicia-se com a sua prescrição médica: Directa aos
Serviços Farmacêuticos ou Indirecta e o que chega aos nossos serviços é a sua
transcrição.
6.1.1-
Prescrição Directa
Estando maioritariamente o hospital, com distribuição individual diária de
medicamentos (1368 camas) e estas na sua grande maioria, informatizadas, o médico ao
instituir
um
plano
terapêutico
individualizado,
origina
uma
prescrição
que
consequentemente, será equivalente a um pedido destes medicamentos.
Começando ele, por:
- Aceder ao SGICM:
• Necessita do seu login e palavra-chave que definem o seu perfil de
acesso, (o, primeiro só lhe é fornecido, se estiver inscrito na base dos
funcionários do hospital);
• Selecciona o serviço ou local onde se encontra o doente, para
posteriormente lhe aceder;
- Seleccionar o Doente:
___________________________________________________________________
19
• Individualiza o doente, ao qual pretende instituir o plano terapêutico e
abre a prescrição;
(para isso, é necessário que o doente esteja obrigatoriamente registado na
base de doentes e com episódio aberto).
- Seleccionar o Medicamento:
• A escolha é feita, a partir da base dos medicamentos do hospital.
Esta base fornece ao médico, algumas informações, tais como: dose, forma
farmacêutica, via de administração, frequência, horário, informação sobre
características do medicamento seleccionado, (antibiótico, estupefaciente,
psicotrópico, extra-formulário, hemoderivado, etc).
- Finalização do processo de prescrição:
• Concluído o plano terapêutico que pretende para o doente, o médico
inicia o processo de validação e impressão deste.
No decorrer do processo anterior, o SGICM, envia automaticamente para o
ecrã, o(s) documento(s) a serem completados pelo médico, possuindo
alguns campos obrigatórios de preenchimento.
Os dados que obrigatoriamente constam dos documentos emitidos são:
• Identificação do doente (nome, nº do PU, cama, serviço onde se encontra
internado) a quem o médico prescreve o medicamento;
• Identificação do médico prescritor (nome e número mecanográfico);
• Identificação do medicamento prescrito (DCI, dose, frequência, forma
farmacêutica e código);
• Data e hora em que foi efectuada a prescrição;
• Número do documento emitido (fig 7).
O SGICM atribui um número sequencial de requisição, ao medicamento em
causa (estupefaciente /psicotrópico) - informação obrigatória, definida pelas
necessidades legais e/ou política de medicamento do hospital.
• Todas as prescrições efectuadas ficam guardadas em histórico, sendo sempre
possível fazer a sua consulta.
___________________________________________________________________
20
Figura 7 – Documento visualizado após uma prescrição directa,
executada pelo médico, de um estupefaciente/psicotrópico.
6.1.2-
Prescrição Indirecta
No caso de alguns serviços, como por exemplo os blocos operatórios, entre
outros, a administração de estupefacientes e psicotrópicos, é sequencial a uma ordem
médica verbal, muito embora, esta seja de imediato registada no (PU). Segue-se o registo
de administração por parte do enfermeiro (ver ponto 6.3), que é sempre posteriormente
sujeito a validação médica.
___________________________________________________________________
21
Figura 8 – Documento emitido, após aprovação pelo médico, sequencial a uma
prescrição indirecta de estupefaciente/psicotrópicos e registo de
administração pelo Enf. em regime de reposição de stock.
6.2. DISTRIBUIÇÃO
A responsabilidade da distribuição destes medicamentos é sempre do
farmacêutico. No SGICM o processo de distribuição, está estruturado, por forma a
permitir uma distribuição individualizada (identificação do doente a quem se destina o
medicamento), quer seja por:
• Dose individual e diária do medicamento;
• Reposição de stock de medicamento.
No primeiro caso, estes medicamentos, são colocados no mapa de distribuição do
farmacêutico.
Já quando a distribuição ocorre por reposição de stocks, este processo fica
registado ou em suporte de papel (Anexo X da Portaria 981/98 (2ª série) de 18/09/1998)
ou em suporte informático, num documento, que reflecte os campos desse mesmo
Anexo.
___________________________________________________________________
22
Em qualquer dos casos, a cedência do medicamento só ocorre, após a validação
pelo farmacêutico, da prescrição efectuada, quando se trata de uma prescrição para
distribuição individual e diária, ou do pedido efectuado para a reposição de stock.
6.2.1. VALIDAÇÃO
A validação da prescrição é como se disse, efectuada por farmacêuticos.
Esta etapa, tem como objectivos principais, garantir: mais segurança, eficácia,
eficiência e racionalidade à terapêutica instituída num dado doente.
Embora esta ocorra sempre antes do atendimento e distribuição do medicamento,
ela segue caminhos diferentes, consoante o tipo de distribuição existente no serviço
clínico em questão. Por conseguinte, a sua descrição, irá ser feita também de forma
separada.
Seja qual for o processo de validação, este é guardado em histórico, sendo
sempre possível consultar:
• Qual o farmacêutico que a efectuou;
• Em que data;
• A que horas;
• Em que prescrição;
• E toda a intervenção farmacêutica em cada prescrição.
6.2.1.1 - Distribuição diária e unitária de medicamentos (DU)
O farmacêutico clínico do serviço, ou o de escala de urgência tarde/noite,
recepcionam a prescrição on-line de estupefacientes, a qualquer hora do dia, verificando
se há:
•
Adequação da posologia e via de administração do medicamento
seleccionado, às pautas posológicas frequentemente aceites e à situação
clínica do doente;
•
Se consta do FHNM, não sendo este o caso, se poderá eventualmente
ser substituído, ou a justificação para sua cedência, está convenientemente
elaborada, para ser submetida a autorização superior;
___________________________________________________________________
23
•
Detecção de possíveis duplicações, incompatibilidades ou interacções
de medicamentos;
•
Colocar o “flag” no quadrado que indica mapa tradicional, sempre que
esteja estabelecido para esse serviço que não deve ser enviado em
distribuição diária de medicamentos, ou se trate de uma medicação em
SOS.
Normalmente, está sempre assinalado com flag, o quadrado respeitante ao mapa
do farmacêutico, não sendo por conseguinte, necessário colocá-lo.
Após a verificação e rectificação destes itens, se necessário, a prescrição é
validada, e fica pronta para posterior atendimento. Este poderá ser feito, ou pelo
farmacêutico escalado nos estupefacientes e psicotrópicos, quando no horário normal de
trabalho (9-16h), ou pelo próprio que a validou, se ele se encontrar a cumprir horário de
urgência tarde/noite (fig 9).
Figura 9 – Validação da prescrição on-line.
Terminada esta primeira validação, segue-se a emissão dos respectivos mapas de
distribuição e alterados, que à frente serão focados e que deverão sofrer por parte do
farmacêutico que vai distribuir estes fármacos, uma segunda validação, verificando e
confirmando:
• nome do doente, nº do PU, serviço onde está internado e cama;
___________________________________________________________________
24
• identificação: do nº do documento; do medicamento (nome, dose e
quantidade) e médico prescritor.
6.2.1.2.
Reposição de stock
Este tipo de distribuição, é efectuada utilizando o Anexo X da Portaria nº 981/98
de 12 de Outubro, num número restrito de serviços ainda em suporte de papel, nos
outros, já com cedência informatizada, no SGICM, através do ecrã que reflecte todas as
funcionalidades do dito anexo, como já foi referido.
De uma forma ou doutra, é necessário:
1.
Definir
previamente
o
stock
da
enfermaria
(qualitativa
e
quantitativamente);
2. O enfermeiro fazer o registo da administração do medicamento em suporte
de papel ou informaticamente (ponto 6.3)
3. O farmacêutico confirmar os dados que constam na requisição de papel ou
no pedido informático e a quantidade pedida:
• Suporte de papel:
a) Identificação do serviço (nome e código);
b) nº sequencial do documento, correcto;
c) nome e dosagem do medicamento (um por requisição);
d) nome
dos
doentes,
quantidade
administrada
e
data
de
administração;
e) soma das unidades administradas;
f) assinatura do médico responsável pela verificação e confirmação
do uso destes medicamentos no seu serviço (Director ou seu
substituto).
• Suporte informático:
a) confirmar:
- a validação do pedido pelo director do serviço ou seu substituto;
- tipo de medicamento e sua quantidade.
Iniciando-se então, para qualquer um dos casos, o seu atendimento.
___________________________________________________________________
25
6.2.2 ATENDIMENTO E DISTRIBUIÇÃO PROPRIAMENTE DITA
6.2.2.1 Distribuição de estupefacientes e psicotrópicos em DU
Neste tipo de distribuição, obtemos através do SGICM a emissão de mapas de
distribuição dos farmacêuticos que apenas contêm, os medicamentos em que ele é o
responsável pela sua distribuição (estupefacientes, psicotrópicos, hemoderivados e
outros que venham a ser definidos, em função da política interna do hospital).
Através destes mapas identificam-se:
• O(s) medicamento(s) a distribuir e sua quantidade;
• O(s) doente(s) a quem se destina(m);
• O serviço clínico e cama onde se encontra o doente;
• Data, hora e responsável pela sua emissão.
6.2.2.1.1.
Emissão do Mapa Geral de estupefacientes e psicotrópicos
A distribuição de estupefacientes e psicotrópicos tem início, com a emissão do
Mapa Geral pelo Farmacêutico em exercício, todos os dias úteis, entre as 08h 30 e as
09h00, segundo a (fig. 10).
a)
b)
___________________________________________________________________
26
c)
d)
Figura 10 – Emissão de mapa geral de estupefacientes e psicotrópicos através dos
ecrãs acima representados:
a) passos para iniciar a emissão do mapa,
b) é visualizado de imediato este ecrã, no qual se deve clicar no ícon
assinalado
para passar à emissão do mapa,
c) após se confirmar o intervalo de tempo (data e hora) para o qual se quer gerar o mapa,
clicar no ícon assinalado
para aparecimento de um novo ecrã ,onde se selecciona todos
os serviços pretendidos.
Fechar este último ecrã, e uma vez de volta ao ecrã c), clicar agora no ícon
passando
de imediato o computador a gerar o mapa.
Esta execução levará no mínimo 6 minutos, isto, se toda esta operação for executada num
período de pouca utilização do sistema e sem recepções pendentes, (ex .logo pela manhã),
caso contrário vai surgindo informações deste género:
- Serviço XX com prescrições pendentes. Quer continuar? Sim / Não (clicar em sim);
- Utilizador YY com mapa activo no Serviço XX, no computador ZZ. Quer eliminar
sessão? Sim / Não (clicar em não).
d) ecrã onde se visualiza o mapa geral, gerado no intervalo de tempo escolhido, sendo
necessário clicar imediatamente no ícon assinalado: File → Generate to File → PDF - para
se guardar este ficheiro em PDF, sendo que é necessário identificá-lo, com a data de emissão,
e arquivá-lo na pasta e C.D. respectivo.
Na base desta emissão, está a prescrição anteriormente validada e a quantidade
gerada vai depender do stock existente no serviço, para esse doente e período de
distribuição -geralmente 24h-. Ou seja, se a quantidade fornecida anteriormente, não foi
toda administrada (gera quantidades em função dos registos de administração da equipa
___________________________________________________________________
27
de enfermagem) até à emissão do novo mapa, ela será descontada na quantidade a
fornecer nesse dia.
6.2.2.1.2 Emissão de Rótulos, Guias de Distribuição e execução de
Saídas
Ao fechar o documento com o mapa geral desse dia, aparece um novo ecrã, (fig.
11) que nos permitirá visualizar os estupefacientes e psicotrópicos por serviço.
Neste momento é possível emitir: os Rótulos necessários à identificação dos
respectivos envelopes que individualizam a medicação, não esquecendo para isso de
seleccionar a impressora (Zebra), e as Guias de distribuição (fig. 11 a)).
Esta emissão tem de ser efectuada serviço a serviço, mas uma única ordem de
emissão de rótulos, abrange imediatamente, todos os doentes e estupefacientes, do
serviço seleccionado.
De imediato e antes de passar a novo serviço, deve executar-se as Saídas destes
medicamentos. Para isso, é obrigatório ter conhecimento das existências em cofre, e no
SGICM, confirmar as quantidades que efectivamente cedeu.
Os passos a executar são os assinalados na (fig. 11b)).
a)
b)
Figura 11 – Emissão de rótulos, guias de distribuição e execução de saídas dos
estupefacientes e psicotrópicos fornecidos:
a)Para dar início à emissão de rótulos deve-se clicar no ícon assinalado
e
para as guias de distribuição no ícon
.
b) Na execução das saídas dos medicamentos fornecidos deve iniciar-se por:
1- Seleccionar os medicamentos clicando no local assinalado a
directamente no medicamento pretendido.
, ou colocando a flag
___________________________________________________________________
28
2- Após o aparecimento da quantidade disponibilizada, tem a possibilidade de a
rectificar se assim se desejar, clicando sobre a quantidade a sair e digitando a
quantidade correcta (local assinalado a
).
3- No final de tudo rectificado, gerar a saída, clicando no ícon assinalado
Cada rótulo emitido vai identificar:
- o medicamento (nome, dose, frequência e quantidade);
- o doente, serviço e cama em que se encontra,
- nº do documento (requisição).
As guias de distribuição emitidas, após assinatura do farmacêutico que efectua a
cedência do medicamento, acompanham estes medicamentos até ao serviço respectivo,
sendo aí de novo rubricadas, mas agora, pelo enfermeiro que os recebe (fig.
12).Voltando aos Serviços Farmacêuticos onde são arquivadas em pasta própria durante
5 anos.
Esta guia está estruturada por serviço e por medicamento; elucidando para cada
medicamento:
- nº de cama, nome do doente;
- posologia, forma farmacêutica e via de administração;
- total a ceder;
- nº de requisição atribuído informaticamente a esse pedido;
- local para assinatura e nº mecanográfico do Farmacêutico que fornece e do
enfermeiro que recebe.
Figura. 12 – Guia de distribuição que acompanha a entrega de
estupefacientes e psicotrópicos.
Quando é necessário efectuar consultas sobre o registo de administração de um
dado estupefaciente, em qualquer serviço, basta selecciona-lo, bem como ao doente
___________________________________________________________________
29
pretendido e clicar com o lado direito do rato, no local designado por Forn, (fornecido)
como se assinala na (fig 13a)).
Já para se verificar a calendarização de um medicamento ou o seu histórico,
basta seleccionar o serviço, bem como o doente pretendido e clicar com o lado direito do
rato, no local designado por Geral / cama, como se assinala na (fig. 13b)).
a)
b)
Figura 13 – Consulta no mapa de estupefacientes sobre registo de administração ou a
sua calendarização e histórico.
6.2.2.1.3. Emissão de Mapa de Alterados
A partir do momento em que foi gerado um mapa geral de medicamentos para
aquele dia, a alteração ou prescrição de novos estupefacientes e psicotrópicos em cada
serviço, vai originar o Mapa de Alterados.
Os procedimentos para se emitir este novo mapa, podem ser consultados na (fig
14). A visualização da versão final deste mapa, pode demorar vários minutos,
dependendo do período da sua execução, podendo aparecer informações do género:
1- serviço XX com prescrições pendentes. Quer continuar? Sim / Não (clicar em
sim);
2- utilizador YY com mapa activo no Serviço XX, no computador ZZ. Quer
eliminar sessão? Sim / Não (clicar em não).
___________________________________________________________________
30
a)
b)
Figura 14 – Emissão de mapa de alterações e novas prescrições de estupefacientes
e psicotrópicos:
a) Clicar onde está assinalado
para gerar o mapa, utilizando um serviço com horário
de emissão de mapas o mais cedo possível (ex. 15h - 15h),
b) Após a etapa anterior, aparecerá este novo ecrã, onde se seleccionam os serviços em
que
pretendemos
gerar
o
mapa.
Podemos
fazê-lo,
clicando
no
ícon
assinalado, ou colocando flag no(s) serviços pretendidos.
Obtendo-se finalmente o mapa clicando no ícon assinalado
:
Este mapa de alterados, vai aparecer por serviço, por conseguinte, a emissão de
rótulos, de guias de distribuição e execução de saídas deve ser imediata, e antes de se
passar à visualização do novo mapa geral actualizado, para o serviço em questão e para
esse dia.
Na guia de distribuição vai constar não só os medicamentos a ceder nesse
momento, mas também os que já foram fornecidos, sinalizados uns com um (+) e os
outros com um (-) respectivamente.
O farmacêutico deve ter o cuidado de riscar os que não envia e rubricar. (fig 15).
Figura 15 – Guia de distribuição de alterações e novas prescrições
de estupefacientes e psicotrópicos.
___________________________________________________________________
31
Quando se está a gerar mapa de alteradas e aparece a indicação para retirar um
medicamento, deve-se, sempre, confirmar se:
- ocorreu efectivamente suspensão da medicação ou alta do doente,
- houve transferência de cama,
- ou está somente, pendente de recepção (mesmo que não tenha sofrido
alteração no estupefaciente).
Neste dois últimos casos, não há necessidade de retirar o medicamento, mas
apenas corrigir a cama do doente na medicação já preparada, se esta ainda se encontrar
nos serviços farmacêuticos ou recepcionar a nova pauta terapêutica desse doente e emitir
novo mapa de alteradas, para voltar a ser emitido o medicamento.
6.2.2.1.4.
Emissão de Mapa de doente que vai de Fim-de-semana
Quando um doente está autorizado a ir de fim-de-semana e tem no seu regime
farmacoterapêutico um(s) estupefaciente(s) ou psicotrópico(s), é necessário gerar um
mapa para essa cama, no período correspondente aos dias da sua ausência (fig. 16).
A emissão de rótulos, guias e saídas, é feita de forma análoga à anteriormente
descrita.
1º
2º
3º
4º
Figura 16 – Emissão de mapa de estupefacientes e psicotrópicos para
doente que vai a fim-de-semana:
___________________________________________________________________
32
1º Selecciona-se o serviço, no qual se encontra o doente, clica -se onde
está assinalado, para se gerar o mapa;
2º No calendário, marca-se o período correspondente aos dias de
ausência do doente, clicando-se duas vezes no primeiro dia e depois,
mais duas no último dia;
3º Clicar no ícon assinalado, seleccionar a cama pretendida na grelha que
se visualiza de doentes de internados nesse serviço, fechando de
seguida o ecrã,
4º Por fim, gerar mapa, clicando no ícon, agora assinalado.
6.2.2.1.5.
Saídas excepcionais de estupefacientes e psicotrópicos
Apesar da movimentação de estupefacientes e psicotrópicos se efectuar de
acordo com o que até agora foi enunciado, existem duas situações excepcionais que
originam a saída destes medicamentos do cofre e que não se enquadram em nenhuma das
situações até agora descritas. Verificamos isto, sempre que há:
a) Inutilização do medicamento no serviço clínico (ex: partir uma ampola,
deixar cair comprimido), com necessidade de uma dose extra que será cedida
por transferência do Armazém 602 para o do respectivo serviço (ficando a
ocorrência registada nas notas de enfermagem) (fig. 17 a));
b) Inutilização do medicamento nos serviços farmacêuticos (ex: partir uma
ampola, deixar cair comprimido, expirar prazo de validade), em que o código a
utilizar como armazém de saída é o 980. Após a inutilização informática o
documento e o medicamento ficam a aguardar a autorização de incineração em
cofre próprio (fig. 17 b)).
___________________________________________________________________
33
a)
a)
b)
b)
Figura 17 – Saídas excepcionais de estupefacientes e psicotrópicos.
6.2.2.1.6. Tratamento das Revertências destes medicamentos
Quando um medicamento é revertido, para o podermos colocar de novo no cofre,
é necessário efectuar a sua revertência.
Os medicamentos revertidos podem chegar-nos de diferentes maneiras:
1 em envelope rotulado, tal como foi enviado para o serviço, (conhecemos o
serviço, doente e dia de cedência);
2 o estupefaciente solto, sem identificação do doente ou dia de cedência, mas
em que sabemos, o Serviço donde é revertido.
Quando se nos depara a situação descrita na alínea 1), a revertência é efectuada
segundo o descrito na fig. 18.
___________________________________________________________________
34
a)
b)
Figura 18 – Tratamento de revertências de estupefacientes e psicotrópicos por
serviço, dia e doente:
a) Selecciona-se o serviço, o dia de emissão do mapa, o medicamento e o doente,
clicando-se de seguida onde está assinalado, para se gerar o ecrã de revertência;
b) Neste ecrã, preenche-se a quantidade a reverter no espaço designado por
Quantidade Devolvida e clica-se no ícon assinalado, para gravar a devolução do
medicamento.
As situações descritas no ponto 2) são tratadas da seguinte forma:
• temos conhecimento do serviço, executamos uma transferência deste
para o armazém dos estupefacientes (602).
Nota: Pretende-se que esta situação descrita no ponto 2, aconteça o menos
possível, já que deve ser feita no prazo de 24h após a não administração ao doente e por
isso vir com a respectiva identificação.
6.2.2.2.
Distribuição de estupefacientes e psicotrópicos por reposição
de stock semanal por níveis (DT)
A distribuição de estupefacientes e psicotrópicos por reposição de stock semanal
é, presentemente, executada por dois circuitos diferentes: (um totalmente informatizado,
outro semi-informatizado). Este último irá logo que seja possível resolver as diferenças
físicas dar lugar ao primeiro.
6.2.2.2.1
Distribuição semi-informatizada (suporte papel)
___________________________________________________________________
35
As requisições, devem ser entregues nos Serviços Farmacêuticos, no mínimo,
com 24h de antecedência, tendo como referência, o dia estipulado para sua distribuição,
de acordo com o (quadro 1), anteriormente mencionado.
O farmacêutico responsável nessa semana pelos estupefacientes e psicotrópicos
faz a sua validação, verificando o já mencionado no ponto 6.2.1.2. Após o seu
atendimento confirma a quantidade cedida e assina-as.
Seguidamente, gera a saída informática dos mesmos de acordo com a fig. 19.
Ao imprimir o documento final da movimentação, este vai servir de:
• comprovativo de registo;
• guia de distribuição que se agrafa ao anexo X e se coloca junto do
medicamento atendido, para posterior distribuição.
Estes documentos regressam aos Serviços Farmacêuticos, onde são arquivados
em pastas existentes para o efeito.
Figura 19 – Saída de estupefacientes e psicotrópicos por serviço, com DT,
em suporte de papel.
6.2.2.2.2
Distribuição informatizada
Esta distribuição, é feita utilizando-se uma versão informatizada, do Anexo X e o
pedido que a origina, pode ser gerado por dois processos diferentes:
1. Prescrição pelo Médico, destes medicamentos no SGICM, validação pelo
Farmacêutico Clínico que coloca o flag no quadrado que indica mapa
tradicional e registo de administração por parte dos Enfermeiros
directamente no SGICM a partir da prescrição.
___________________________________________________________________
36
2. Sem prescrição on-line destes medicamentos por parte do Médico, mas
com o seu registo individualizado de administração pelos Enfermeiros,
directamente no SGICM.
Em qualquer dos casos, o pedido vai ser gerado pelo Enfermeiro, que para isso
necessita de efectuar os seguintes passos:
1. Estabelecer entre que datas está a efectuar o pedido: automaticamente o
SGICM indica a data do último pedido executado, e coloca a data e hora
do momento em que o enfermeiro está a executar o novo pedido;
2. O enfermeiro selecciona o medicamento a pedir, aos serviços
farmacêuticos e o SGICM vai de imediato identificar nesse período de
tempo todos os doentes que o fizeram, através do seu nome e nº de PU, e
respectivas doses prescritas e/ou administradas;
3.
O SGICM identifica ainda todos os Enfermeiros que fizeram registos
dessa terapêutica, através do nome e nº mecanográfico;
4. É feito um cálculo automático das quantidades prescritas e administradas,
e assim gerado o pedido pelo enfermeiro;
5. Este pedido para que possa ser atendido pelo Farmacêutico carece de
confirmação por parte do Director do Serviço ou de um Médico seu
substituto;
6. Depois desta última validação, o pedido gerado e enviado por via on-line
aos Serviços Farmacêuticos está disponível para ser atendido;
O Farmacêutico executa os passos assinalados na (fig. 20), para poder atender e
simultaneamente, actualizar o stock do medicamento, no Armazém do serviço
requisitante.
___________________________________________________________________
37
a)a)
b)
c)
d)
e)
Figura 20 – Emissão do pedido de Reposição de Stock semanal de
estupefacientes e psicotrópicos:
a) Passos iniciais para chegar ao ecrã b);
b) Neste ecrã clicar no ícon assinalado
para abrir o pedido pendente;
c) Pedido pendente, através do qual se executa transferência dos medicamentos
para o armazém do serviço requisitante e se aprova a requisição dos
mesmos. Para isso, clicar no icon de satisfação de pedidos, assinalado;
d) Neste ecrã, é importante não esquecer seleccionar “transferência” e assinalar
correctamente os armazéns: de saída (602 - distribuição) para onde segue a
transferência. Colocar o lote, a quantidade a sair e gravar a transferência,
premindo F10.
e) Finalmente surge este ecrã, onde se deve assinalar a aprovação do pedido,
para que o enfermeiro possa então dar entrada quando recebe a satisfação do
pedido. Ao mesmo tempo emite-se as guias de transferência e transporte.
___________________________________________________________________
38
6.2.2.2.3
Tratamento de Revertências destes medicamentos em DT
São tratadas de forma idêntica à descrita no ponto 6.2.2.1.6, que contempla a
forma como se executam revertências de medicamentos, sem nome de doente, ou data de
cedência.
Quando neste tipo de distribuição, ocorre uma situação de inutilização de um
medicamento num serviço, verificando-se a necessidade da sua reposição, actua-se em
conformidade com o que se descreveu em 6.2.2.1.5.
6.3
ADMINISTRAÇÃO
Seguidamente, iremos focar os procedimentos necessários para se efectuar o
registo de administração destes fármacos pelos enfermeiros.
Em primeiro lugar temos de ter em conta qual o tipo de distribuição existente no
serviço:
Distribuição em Dose Unitária: neste caso os registos são feitos através
do ecrã dos registos de administração de medicamentos da enfermagem.
Distribuição por Reposição de Stock terá que considerar (fig. 21):
1 - a existência de prescrição;
2 – sem prescrição.
a)
b)
Figura 21 – Registo de administração por medicamento e por doente.
a) Passos iniciais para chegar ao ecrã b);
b) Neste ecrã digitar o PU do doente (automaticamente será visualizado o episódio,
que deverá ser conferido). Seguidamente, deverá ser preenchido o código do
serviço, selecciona-se o estupefaciente, e coloca-se a quantidade administrada no
campo respectivo, gravando-se na tecla F10.
___________________________________________________________________
39
É imperativo para que o enfermeiro faça o registo de administração do
medicamento ele exista informaticamente em stock. Querendo isto dizer, que
previamente ele terá de recepcionar os medicamentos fornecidos pela farmácia.
Seguidamente iremos ver como o enfermeiro recepciona estes medicamentos
cedidos pela farmácia (fig. 22).
a)
b)
Aprovação de
medicamentos
especiais
c)
Aprovação de pedido
Figura 22 – Recepção pelo enfermeiro de estupefacientes e psicotrópicos cedidos
pela farmácia:
a) Passos iniciais para chegar ao ecrã b);
b) Seleccionar o serviço e um dos medicamentos a aprovar e depois clicar no ícon
existente no canto inferior direito (Aprovação de medicamentos especiais).
c) Aprovar o pedido clicando no ícon existente no canto inferior direito. Sair,
fechando o pedido e confirmando as alterações. O que origina o
desaparecimento do pedido do medicamento seleccionado do ecrã b).
___________________________________________________________________
40
7
EMISSÃO DE RELATÓRIOS
Os registos de todos os movimentos efectuados no SGICM podem ser emitidos
em suporte de papel sob a forma de diversas listagens, com base no previsto no anexo IV
da portaria 981/98 de 18 de Setembro.
7.1 Relatórios de Entradas e Saídas
Estes relatórios dos movimentos de entradas e saídas identificam:
• Todos os movimentos efectuados (data e hora);
• Os responsáveis pelos movimentos;
• A identificação do medicamento movimentado;
• A quantidade do medicamento movimentado.
7.2
Relatórios de Específicos
Estes relatórios contêm todas as etapas do circuito do medicamento, desda:
Prescrição, Distribuição, Administração, Aprovisionamento, Aquisição, Recepção e
Gestão de stocks. Sendo possível identificar os responsáveis pelo acto, o destinatário, o
que foi movimentado e a quantidade.
É ainda possível emitir relatórios que traduzem individualmente cada etapa do
circuito do medicamento, ou, que cruzem os actos realizados em cada etapa desse
mesmo circuito.
Assim, por exemplo sempre que é necessário efectuar o balanço do cofre da
Distribuição, visualizar as existências num dado momento do mesmo, ou ainda, analisar
os movimentos efectuados num dado período de tempo, deve-se seguir os passos
visualizados nas fig. 23, 24 e 25.
Mensalmente é necessário emitir os Relatórios para o Infarmed, que se obtêm
informaticamente, segundo a fig. 26.
___________________________________________________________________
41
Figura 23 – Esquema que permite verificar as existências num armazém emitindose mapa de Balanço. No caso concreto do cofre da Distribuição, após
contagem da existência real, deve-se acto contínuo, emitir este mapa.
Figura 24 – Esquema que nos permite verificar as Existências num armazém. É
necessário escrever no local assinalado como armazém, o seu número.
Figura 25 – Esquemas que reflectem as Movimentações de um dado
medicamento, efectuadas num determinado período de tempo.
Figura 26 – Esquema que nos permite a emissão dos Relatórios a enviar ao
Infarmed.
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7.3
Relatório Anual, com Entradas, Saídas e Existências em 31 Dez
No final de cada ano, todas as prescrições e requisições serão encerradas.
Procede-se à contagem física das existências no armazém central da farmácia que serão
somadas às quantidades transferidas para os serviços e ambulatório.
Com base no registo informático das entradas e saídas, procede-se à análise dos
dados disponíveis e à elaboração de um relatório a enviar ao INFARMED.
8 CONCLUSÃO
Todo o processo informatizado de distribuição, destes medicamentos especiais
que se acaba de descrever nestas páginas, poderá à partida, para quem não esteja
familiarizado com a sua execução, parecer demasiado complexo.
A verdade é que ele veio permitir entre outras premissas, a participação directa e
integrada de todas as categorias dos intervenientes, no circuito destes medicamentos, e
concomitantemente, aumentar significativamente, a responsabilização e eficiência de
quantos, diariamente, participam, na distribuição destes fármacos.
Nos nossos Serviços, possibilitou-nos uma optimização de toda a metodologia de
organização
e
funcionamento
do
sector
responsável
pela
distribuição
de
ESTUPEFACIENTES/PSICOTRÓPICOS, bem como, uma melhor gestão dos recursos
humanos, entre outras.
Aguardando-se a todo o momento a possibilidade de se alagar estes
procedimentos aos restantes medicamentos constantes da tabela IV do dec. lei nº 15/93.
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9 Referências Bibliográficas
-
Documento
referente
à
memória
descritiva
do
circuito
de
estupefacientes e psicotrópicos, no sistema de gestão integrado do
circuito do medicamento, submetido ao Infarmed.
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