Microsoft Access
Nível I
Pedro Fernandes
Introdução
Objectivos
• Introdução;
• Criar tabelas;
• Fazer consultas;
• Elaborar formulários;
• Executar relatórios.
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2
Introdução aos Sistemas de Gestão
de Bases de Dados (SGBD)
Desde sempre o homem guardou de forma
ordenada em armários, gavetas, pastas,
papel, etc., os dados importantes relativos
às suas diversas actividades com um
qualquer tipo de organização.
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Introdução aos Sistemas de Gestão
de Bases de Dados (SGBD)
• Também no nosso quotidiano, recorremos
frequentemente a bases
informáticas, no entanto
inconsciente.
de
de
dados não
uma forma
• Uma simples agenda telefónica, uma colecção
de cromos ou uma lista de livros, filmes ou CD’s,
sendo colecções de dados organizados,
constituem-se como bases de dados.
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Introdução aos Sistemas de Gestão
de Bases de Dados (SGBD)
• O conceito de Base de Dados em suporte
informático consolidou-se no início da
década de 60.
• Numa primeira fase surgem os Sistema de
Ficheiros e só posteriormente são
desenvolvidos os Sistemas de Base de
Dados.
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Introdução aos Sistemas de Gestão
de Bases de Dados (SGBD)
• Com ambos, a informação é armazenada
em ficheiros o que proporciona maior
rapidez de acesso à mesma, maior
segurança, introdução de dados muito
mais versátil e economia no espaço de
armazenamento.
• Por exemplo, um CD-ROM substitui vários
armários de informação em papel.
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Introdução aos Sistemas de Gestão
de Bases de Dados (SGBD)
• OS SGBD dividem-se em 2 grandes grupos:
– SGBD de grande porte (ex: Oracle, Informix, Microsoft SQL
Server)
– SGBD de uso pessoal (ex: FoxPro, MYSQL, Dbase, Microsoft
Access)
• De uma forma genérica pode dizer-se que uma
base de dados é uma colecção organizada de
dados relacionados entre si e relativos ao
mesmo assunto. Essa organização permite que o
conteúdo possa facilmente ser consultado,
organizado e actualizado.
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Introdução aos Sistemas de Gestão
de Bases de Dados (SGBD)
Exemplos de utilização de SGBD:
• O funcionário da caixa de um hipermercado passa o
produto pelo leitor do código de barras para determinar
o preço do produto, que se encontra na Base de Dados
de Produtos.
• Depois de registada a saída (venda) de um produto é
actualizado o respectivo stock na Base de Dados de
Produtos.
• Numa farmácia, o funcionário digita o código do
medicamento para verificar a quantidade existente em
stock na Base de Dados de Medicamentos.
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Introdução aos Sistemas de Gestão
de Bases de Dados (SGBD)
Exemplos de utilização de SGBD (Cont.):
• Quando efectuamos um pagamento utilizando
um cartão de crédito, uma base de dados vai ser
consultada para verificar a existência de
dinheiro.
• Numa escola, o funcionário, ao digitar o número
do processo de um aluno, pode visualizar todo o
histórico de notas do mesmo.
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Características específicas do
Microsoft Access
• A aplicação permite manipular bases de dados de
diversos tipos.
• Permite a interactividade com outros produtos do
Microsoft Office.
• Pode trabalhar em rede (ambiente multi-utilizador).
• Os ficheiros criados pelo Access possuem a
extensão MDB (Microsoft DataBase – ex.:
BD_carros.mdb; BDLivros.mdb)
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Microsoft Access
No Microsoft Access podem-se criar os seguintes objectos:
• Tabelas:
• São os armazéns dos dados.
Trata-se de listas de registos.
O desenho de tabelas consiste
na definição dos campos
necessários para armazenar
correctamente a informação da
base de dados.
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Microsoft Access
• Consultas:
• São utilizadas para filtrar a
informação
existente
nas
tabelas. Nas consultas também
é possível realizar cálculos e
utilizar funções (soma, média,
etc.);
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Microsoft Access
•
Formulários:
•
São
janelas
que
se
apresentam aos utilizadores
de uma base de dados para
que tenham um acesso
amigável
aos
dados e
operações.
•
Permitem
visualizar
a
informação de outra forma e,
também, adicionar, remover
ou alterar informações da
Base de Dados;
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Microsoft Access
• Relatórios:
• São formatos de apresentação
dos dados para gerar cópias
impressas
da
informação
registrada na base de dados.
• Mas também podem ser
utilizados para construir
gráficos, etiquetas ou
envelopes em série.
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Microsoft Access
– Páginas: utiliza-se para aceder a páginas Web que, a
partir de um browser, permitem a visualização, edição
e manipulação dos dados armazenados numa base de
dados;
– Macros: ferramentas para automatizar a realização
das tarefas que pretendemos a realizar;
– Módulos: conjunto de declarações, instruções e
procedimentos do Visual Basic guardados em
conjunto e que nos permitem efectuar alguns
procedimentos específicos (validações, cálculos, etc.).
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Microsoft Access
• Noção de dado
– É o resultado da recolha de informações, um acontecimento ou
facto sobre um determinado assunto, sem nenhum tratamento
adicional.
– Um dado, quando isolado, não tem significado
– Num SGBD podemos utilizar vários tipos de dados,
nomeadamente: Numéricos, Data/Hora, Alfanuméricos e
Lógicos.
– Ex.: 16, Miguel Jerónimo, 5, F, 10
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Microsoft Access
• Noção de campo
– Os dados inserem-se nos campos.
– Elemento constituinte de uma tabela.
– É utilizado para especificar os diversos tipos de dados, ou
categorias, em que dividimos a informação que pretendemos
utilizar.
– Ex.: Número, Nome, Ano, Turma, Idade
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Microsoft Access
• Noção de registo
– Conjunto de campos relacionados.
– Cada linha de uma tabela corresponde a um registo.
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Microsoft Access
• Noção de tabela
– Parte integrante de uma base de dados, é utilizada para guardar
informação relativa a um assunto específico, como, por exemplo,
alunos, livros, autores, países, códigos postais, etc.
– A informação guardada numa tabela deve ser coerente com os
critérios utilizados para a sua criação – conter apenas os dados
que digam respeito ao assunto, a que se dá o nome de entidade.
– Ex.: A tabela Alunos deve conter unicamente dados relativos aos
alunos. A entidade é Alunos.
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Microsoft Access
• Exemplo:
• Na tabela de Alunos:
– existem os campos Número, Nome, Ano, Turma e Idade
– existe um registo relativo ao aluno Número 16, de Nome Miguel
Jerónimo, do 5 Ano, Turma F e que tem 10 anos de Idade.
Campo
Dado
Alunos
Registo
Número
Nome
Ano
Turma
Idade
16
Miguel Jerónimo
5
F
10
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Microsoft Access
• Noção de relação
– Associação estabelecida entre campos comuns
(colunas) de duas tabelas, permitindo que a
consistência da informação seja garantida.
– O relacionamento entre os campos comuns das
tabelas permite garantir que a consistência da
informação não seja colocada em causa e também
associar os dados de duas ou mais tabelas para a
visualização, edição ou impressão da informação.
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Microsoft Access
• Noção de chave
– A chave de uma tabela é constituída por um ou mais
campos que possam ser utilizados como
identificadores de cada registo.
– Os campos-chave devem permitir identificar um
registo de forma unívoca.
– O campo ou o conjunto de campos seleccionados
para chave de uma tabela não pode conter
informação repetida.
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Microsoft Access










Barra de título
Barra de menus
Barra de ferramentas Base de Dados
Janela da Base de Dados
Barra de estado

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Tipos de dados do MS Access
• Texto
•
Este tipo de campo permite uma
sequência de caracteres de
tamanho
limitado.
O
limite
máximo é de 255 caracteres e
define-se nas propriedades do
campo.
•
Por predefinição o tamanho de um
campo de texto é de 50
caracteres.
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Tipos de dados do MS Access
• Memo
• Este campo permite uma
sequência de caracteres de
tamanho 65 535.
• Uma das vantagens é a de se
poder utilizar este tipo campo de
dados para ir armazenando
informações pertinentes ou
importantes.
• Tem como desvantagem no que
diz respeito aos dados do tipo
Texto não permitir algumas
operações, como por exemplo
(ordenação, agrupamento...).
Pedro Fernandes
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Tipos de dados do MS Access
• Número
• Este campo permite um número
inteiro ou real.
• Usado normalmente para cálculos
matemáticos.
• Por predefinição este campo é do
tipo Número inteiro longo.
• Existem diversos tamanhos e
precisões: Byte, Inteiro, Inteiro
longo, Simples, Duplo, ID de
replicação e Decimal.
• São definidos nas Propriedades do
campo, opção Formatar.
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Tipos de dados do MS Access
• Data/Hora
• Este campo permite
introduzir uma Data, Hora
ou ambos.
• Existem diversos
formatos de data e hora
que podem ser definidos
como atributo.
• São definidos nas
Propriedades do campo,
opção Formatar.
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Tipos de dados do MS Access
• Moeda
• Este campo permite um número com
formato monetário.
• Trata-se de um valor numérico real
com formato especializado para a
manipulação de valores monetários.
• Utiliza o separador de milhares;
mostra os números negativos entre
parênteses; o valor predefinido da
propriedade é de 2 casas decimais e
(€).
• O formato desejado é definido nas
Propriedades do campo, opção
Formatar.
Pedro Fernandes
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Tipos de dados do MS Access
• Numeração Automática
• Este tipo de campo é um
contador automático
sequencial (com incremento de
uma unidade).
• Trata-se de um valor numérico
que o sistema gera
automaticamente para cada
registo de maneira que nunca
existirão dois registos na
mesma tabela com o mesmo
valor num campo deste tipo.
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29
Tipos de dados do MS Access
• Sim/Não
• Neste tipo de campo
valida-se um valor lógico.
• O campo pode ter um de
dois valores: Sim/Não;
Verdadeiro/Falso;
Ligado/Desligado.
• A expressão de validação
é definida nas
Propriedades do campo,
opção Formatar.
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Tipos de dados do MS Access
• Objecto OLE (Object
Embebed)
Linked
• Este campo permite um
objecto de outra aplicação.
• Esta relação pode existir
através de uma ligação a:
– um ficheiro ou pode mesmo
ser inserida na tabela.
– Um ficheiro de áudio, uma
imagem, um vídeo, um
gráfico, um documento de
texto, uma folha de Excel,
etc...
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Tipos de dados do MS Access
• Hiperligação
• Este tipo de campo permite por
exemplo, uma ligação a um
documento da Internet.
• Isto é, um caminho para um
destino, tal como um objecto, um
documento, ou página Web.
• Um endereço para este tipo de
campo, Hiperligação, pode ser um
caminho de rede, um endereço
para um ficheiro localizado numa
rede local, ou um URL (endereço
para um site da Internet ou da
intranet).
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Tipos de dados do MS Access
• Assistente de pesquisa
− Este tipo de campo permite ir
buscar dados a outro campo de
outra tabela ou construir uma
listagem.
− Ex.: Ao definir o campo “Estado
Civil” permite construir uma lista
com os estados possíveis: solteiro,
casado, viúvo e divorciado.
Pedro Fernandes
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Propriedades dos Campos no
Access
• Exibe-se em seguida o aspecto do separador e respectivos itens das
propriedades de cada campo.
• O aspecto deste separador modifica-se em função do tipo de campo
escolhido (texto, número, memo, etc.)
Pedro Fernandes
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Formatar
Formato Numérico
Opção
Descrição
Número
introduzido
Número
exibido
Número
Geral
Exibe o número sem alteração
1234,567
1234,567
Moeda
Utiliza o separador de milhares. Exibe
números negativos entre parênteses
-1234,567
(1234,567)
Euro
Igual a moeda mas com o símbolo €
123,45
€ 123,45
Fixo
Exibe pelo menos um dígito
1234,5
1235
Padrão
Utiliza o separador de milhares
1234,56
1.234,56
Percentagem
Multiplica o valor por 100 e anexa o símbolo
%
0,123
12,30%
Científico
Utiliza a notação científica padrão
1234,5
123E+03
Pedro Fernandes
35
Formatar
Formato de campos Texto e Memo
Opção
Descrição
@
Obriga à introdução de, pelo menos, 1 carácter
&
Não exige a introdução de caracteres
>
Transforma as letras do campo em maiúsculas
<
Transforma as letras do campo em minúsculas
Pedro Fernandes
36
Formatar
Formato de Data/Hora
Opção
Descrição
Data Geral
26/11/05 15:30:01
Data por Extenso
Domingo, 26 de Novembro de 2005
Data Normal
26/Nov/05
Data Abreviada
26/11/2005
Hora Completa
15:30:01
Hora Normal
3:30 PM
Hora abreviada
15:30
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37
Máscaras de Introdução
As máscaras de introdução destinam-se a facilitar e a controlar a
entrada de dados nos campos através de predefinições.
Pedro Fernandes
38
Propriedades dos Campos
Máscaras de Introdução
Caracteres possíveis de utilizar nas máscaras:
Pedro Fernandes
39
Propriedades dos Campos
• Legenda
– A legenda corresponde ao título que o campo
assume. Por predefinição assume como
legenda o nome definido para o campo.
– Exemplo: O campo Num_Aluno pode ter como
legenda Nº de Aluno:
Pedro Fernandes
40
Propriedades dos Campos
• Valor predefinido
– Valor introduzido automaticamente ao inserirse um novo registo.
– Exemplo: O campo Ano_corrente pode ter
como valor predefinido 2006
Pedro Fernandes
41
Propriedades dos Campos
• Regra de validação
– A definição deste item estabelece uma condição que tem de ser
respeitada. Pode servir, por exemplo, para apenas aceitar
valores superiores a 0.
Pedro Fernandes
42
Propriedades dos Campos
Texto de validação
Exibem-se, em seguida, alguns exemplos de regras e também de possíveis
textos de validação que acompanhem a regra de validação.
Regra de
validação
Texto exibido se o utilizador não
respeitar a regra
<>0
Inserir um valor diferente de 0
0 ou >100
Aceita o valor 0 ou valores maiores de 100
Entre 0 e 20
Valores entre 0 e 20
>Data()
Inserir datas posteriores à data de hoje
<#1/1/99
Inserir datas anteriores a 1 de Janeiro de 1999
>#1/1/99# e
<#1/1/05#
Aceita datas entre 1999 e 2005
Como “L???”
Aceita expressões com 4 caracteres iniciadas por L
Como “###”
Aceita números com 3 dígitos
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Propriedades dos Campos
Necessário
Este campo se estiver com a expressão Não é um campo de introdução
facultativa. Caso contrário é um campo de introdução obrigatória.
Permitir Comprimento Zero
Se este campo estiver com a indicação de Sim pode ficar vazio.
Indexado
A indexação permite a pesquisa mais rápida dos registos dentro da base de
dados
Compressão Unicode
A compressão unicode corresponde a um padrão internacional de
codificação adoptado no Microsoft Office. No caso da compressão estar
activa o conteúdo dos campos de tipo Memo e Texto podem ser
comprimidos ocupando menos espaço mas garantindo a correcta
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apresentação do respectivo conteúdo.
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Propriedades dos Campos
Modo IME
Um IME (Input Method Editor) é um editor que permite introduzir texto
asiático em programas, através da conversão dos batimentos de teclas em
caracteres asiáticos. O IME interpreta os batimentos de teclas como
caracteres e, a seguir, dá-lhe a oportunidade de inserir a interpretação
correcta no programa no qual está a trabalhar.
Etiquetas inteligentes
A Microsoft fornece um conjunto de etiquetas inteligentes prontas a utilizar
com o Microsoft Office Access 2003.
Nesta aplicação estão disponíveis acções relacionadas com Datas e Nomes e
respectiva associação ao Microsoft Outlook
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