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INFORMATIZAÇÃO DA GESTÃO DE STOCKS E APROVISIONAMENTO, FARMÁCIA E
PRESCRIÇÃO ELECTRÓNICA PARA HOSPITAIS DA SNS – LINHAS BÁSICAS DE
ORIENTAÇÃO
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INFORMATIZAÇÃO DA GESTÃO DE STOCKS E APROVISIONAMENTO,
FARMÁCIA E PRESCRIÇÃO ELECTRÓNICA PARA HOSPITAIS DA SNS
– LINHAS BÁSICAS DE ORIENTAÇÃO
1. ÍNDICE
1
2
3
4
5
ÍNDICE ................................................................................................................................. 1
AMBIENTE ........................................................................................................................... 2
EVENTOS ............................................................................................................................. 2
3.1
Aquisições .............................................................................................................. 2
3.1.1 Planeamento ....................................................................................................... 2
3.1.2 Concursos / Processos de Compra...................................................................... 2
3.2
Encomendas............................................................................................................ 2
3.3
Entregas .................................................................................................................. 3
3.4
Avaliação de Fornecedores..................................................................................... 3
3.5
Manutenção de Stocks ............................................................................................ 3
3.5.1 Planeamento ....................................................................................................... 3
3.5.2 Movimentação de Entrada e Saídas.................................................................... 3
3.5.3 Inventário ........................................................................................................... 4
3.6
Manipulados ........................................................................................................... 4
3.7
Distribuição ............................................................................................................ 4
3.7.1 Planeamento ....................................................................................................... 4
3.7.2 Distribuição Tradicional..................................................................................... 4
3.7.3 Distribuição por Unidose ................................................................................... 5
3.7.4 Distribuição sob Controlo .................................................................................. 5
3.7.5 Devolução de Armazéns periféricos / avançados............................................... 5
3.7.6 Administração .................................................................................................... 5
3.8
Imputação de Custos e Facturação ......................................................................... 5
3.9
Preços ..................................................................................................................... 5
3.10 Mestre de Artigos ................................................................................................... 6
3.11 Informação.............................................................................................................. 6
3.11.1 Consulta.............................................................................................................. 6
3.12 Farmácia de Ambulatório ....................................................................................... 7
3.12.1 Dispensa de Medicamentos ................................................................................ 7
3.12.2 Venda de Medicamentos .................................................................................... 7
3.13 Prescrição Electrónica ............................................................................................ 7
3.13.1 Doentes Internados............................................................................................. 7
3.13.2 Doentes de Ambulatório..................................................................................... 7
3.13.3 Prescrição externa .............................................................................................. 8
3.14 Módulo Central....................................................................................................... 8
3.14.1 Definição de Parametrização Global.................................................................. 8
3.14.2 Sincronização de Informação ............................................................................. 8
3.14.3 Elaboração de Indicadores.................................................................................. 8
OUTPUTS ADICIONAIS .......................................................................................................... 8
INTERFACES........................................................................................................................ 12
5.1
Com outras aplicações .......................................................................................... 12
5.2
Com equipamentos ............................................................................................... 12
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AMBIENTE
O ambiente organizacional aplicável deve incluir a Gestão integrada de múltiplas unidades funcionais
(centros hospitalares / hospitais com gestão dos centros de saúde)
3
EVENTOS
A Aplicação deverá prever o tratamento dos processos desencadeados pelos eventos que a seguir se
referem, com referência à origem do evento sempre que esta for relevante.
3.1
Aquisições
3.1.1
Planeamento
•
Recepção e triagem de Propostas de Aquisição de Artigos (Existentes ou Novos)
•
Avaliação da Pertinência da Aquisição de Artigos Existentes (com ou sem substituição por
Artigos Novos)
•
Avaliação da Pertinência da Aquisição de Artigos Novos (com eventual substituição de Artigos
Existentes)
•
Autorização de Introdução de Artigos Novos
•
Planeamento de necessidades de Artigos (para o próximo período) com base no Consumo e nas
propostas de substituição de artigos
•
Orçamentação de custos por medicamento, família ou agrupamentos específicos
•
Gestão das operações por uma central de compras englobando vários requisitantes (armazéns
centrais, unidades hospitalares, centros de saúde, etc.)
3.1.2
Concursos / Processos de Compra
•
Preparação e Lançamento de Concursos / Processos de Compra
•
Recepção de Respostas a Concursos / Processos de Compra
•
Selecção técnico / financeira
•
Autorização de Aquisição
•
Pedidos de cotação ao Fornecedor e respectivo registo de resposta em suporte electrónico
3.2
Encomendas
•
Programação de Notas de Encomenda (para artigos com aquisições autorizadas)
•
Emissão de Alertas (por previsão de ruptura de stock)
•
Emissão de Notas de Encomenda (programadas ou urgentes)
•
Emissão de Empréstimos (por ruptura de stock)
•
Troca de informação em suporte electrónico com os fornecedores
•
Delegação de Competências
o
Workflow com base em sectores e patamares para autorização electrónica da encomenda
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Entregas
•
Recepção de Entregas com:
o
Cruzamento de toda a informação da encomenda
o
Cruzamento da informação do fornecedores
o
Cruzamento da informação disponibilizada pelo INFARMED relativamente ao código de
barras do medicamento e características associadas
•
Conferência das Guias de Remessa
•
Identificação de Encomendas / Empréstimos / Ofertas / Devoluções de Doentes e/ou Centros de
Custo e/ou Serviços.
•
Devoluções a Fornecedores
•
Conferência de Facturas
•
Controlo de Aquisições (totais ou parciais) com
o
3.4
Possibilidade de Controlo de Lotes, com datas de validade – Opção por artigo.
Avaliação de Fornecedores
•
Avaliação de Fornecedores tendo em conta:
o
Cumprimento de prazos
o
Cumprimento de outras condições de entrega
o
Devoluções
o
Tempo de reposição / substituição das devoluções
•
Notificações automáticas (por via electrónica) a fornecedores em caso de incumprimento de
prazos de entrega
•
Controlo de contratos Rappel incluindo produtos à consignação
3.5
Manutenção de Stocks
3.5.1
•
Planeamento
Planeamento de Armazéns Centrais / Periféricos / Avançados em ambiente de
o
3.5.2
Gestão integrada de múltiplas unidades funcionais (centros hospitalares / hospitais com
gestão dos centros de saúde)
Movimentação de Entrada e Saídas
•
Entrada de artigo em Armazéns Centrais / Periféricos / Avançados (com origem em nota de
encomenda / oferta / devolução de empréstimo a outra unidade / devolução de doente de
ambulatório / transferência de outro armazém / … )
•
Saída de artigo em Armazéns Centrais / Periféricos / Avançados (com origem em reposição de
nível / empréstimo a outra unidade / dispensa a doente de ambulatório / transferência para outro
armazém / … )
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•
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Destruição / Devolução a Fornecedor (por ultrapassagem do prazo de validade / obsolescência /
Defeito)
Todos estes eventos deverão ser tratados tendo em consideração
•
Possibilidade de Controlo de Lotes, com datas de validade – Opção produto a produto, por
armazém, por família.
Deve considerar-se a necessidade de utilização de múltiplos meios de registo – computador com
teclado, terminais portáteis (tipo PDA), écran táctil, etc., de forma a ajustar-se plenamente às
diferentes necessidades dos registos referidos, nas diferentes situações.
3.5.3
Inventário
•
Conferência global
•
Conferência de níveis em armazéns periféricos / avançados
•
Conferência total por artigo
•
Realização de acertos de existências
3.6
Manipulados
•
Definição de novos manipulados
•
Produção de manipulados com regularização das matérias primas
•
Valorização dos manipulados
•
Controlo de lotes e prazos de validade de manipulados
•
Fraccionamento de medicamentos
•
Preparação de Citotóxicos
•
Preparação de Alimentação Parentérica
3.7
Distribuição
3.7.1
Planeamento
•
Planeamento dos Consumos por Serviço / Local / Função – Centro de Custo
•
Planeamento da associação de Armazéns Centrais / Periféricos / Avançados a Serviço / Local /
Função – Centro de Custo
•
Planeamento dos medicamentos a distribuir por unidose, Ambulatório ou outras formas.
3.7.2
Distribuição Tradicional
•
Manutenção dos Níveis dos Armazéns Periféricos / Avançados
•
Emissão electrónica de Requisições
•
Circuito de autorização de Requisições
•
Alertas de reposição de níveis nos Armazéns Periféricos / Avançados
•
Métodos de reposição por dupla gaveta ou troca de armários
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3.7.3
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Distribuição por Unidose
•
Recepção da Prescrição com validação cientifica
•
Interacção com a distribuição tradicional, stocks e produção
•
Gestão gráfica de calendário de distribuição
•
Suporte e gestão da preparação da Unidose
•
Distribuição da Unidose com regularização de stocks
3.7.4
•
3.7.5
•
Distribuição sob Controlo
Distribuição de estupefacientes e psicotrópicos e outros medicamentos com regras de
distribuição especiais, com:
o
Intervenção e registo de todos os intervenientes no processo
o
Elaboração automática de registos obrigatórios correspondentes para envio a entidades
oficias
Devolução de Armazéns periféricos / avançados
Transferência de armazém, com
o
Suporte a produtos em transito
o
Validação da recepção de produtos no armazém destino
•
Devolução por ultrapassagem de prazo de validade
•
Devolução por obsolescência / defeito
3.7.6
Administração
•
Planeamento da periodicidade de administração de medicamentos a Doentes Internados por
Serviço - Local
•
Elaboração do mapa de tomas por Doentes Internados por Serviço – Local - Cama
•
Administração de medicamentos a Doentes Internados
•
Registo de consumos usando leitura óptica, écrans tácteis e PDA
3.8
Imputação de Custos e Facturação
3.8.1
Imputação de Custos
•
Imputação de Custos a Serviços / Locais – Centros de Custo e/ou doente no momento da
distribuição
•
Controlo de custos / Gestão de orçamento por parte do Serviço consumidor
•
Imputação de Custos a Doentes / Entidades Financeiras Responsáveis no momento da
administração e/ou da distribuição
3.9
Preços
•
Definição de Preços (custos de compra, custos de movimentação, preços médios, preços de
venda) considerando:
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o
Diversas tabelas de preços de venda
o
Preços de venda associados a entidades pagadoras
•
Geração de tabelas de preços a partir de uma tabela base
•
Geração de preços de venda a partir do preços de custos, com regras por tipo/grupo de produtos
3.10 Mestre de Artigos
3.10.1 Produtos farmacêuticos
•
Introdução de Novos Artigos a submeter a autorização de aquisição
•
Retirada / Suspensão de Artigos existentes após decisão interna (com causa clínica ou financeira)
ou externa (notificação do INFARMED)
•
Introdução de Novos Artigos em Ensaio Clínico
A situação do artigo deverá claramente ser assinalada através de atributo de estado:
•
Classificação do estado dos artigos: Activo; Inactivo; Em ensaio clínico; Em Avaliação para
entrada do artigo;
•
Manutenção da Informação básica - princípio activo, grupo terapêutico, forma farmacêutica,
designação comum internacional, apresentação, restrições de conservação, produtor, responsável
pela AIM
•
Classificação anatómica-terapêutica-química, classificação do formulário hospitalar
•
Manutenção da Informação técnica relevante - interacções, efeitos secundários, doses diárias
definidas
3.10.2 Outros Produtos
•
Introdução de Novos Artigos a submeter a autorização de aquisição
•
Introdução de Novos Artigos por criação de Kits
A situação do artigo deverá claramente ser assinalada através de atributo de estado:
•
Classificação do estado dos artigos: Activo; Inactivo; Em Avaliação para entrada do artigo;
•
Manutenção da informação básica sobre outros produtos de consumo
•
Manutenção da informação básica sobre matéria prima para preparação de manipulados
3.11 Informação
3.11.1 Consulta
•
Consulta de Informação Técnica (por Médicos) antes da Prescrição de medicamentos
•
Consulta de Informação Técnica (por Médicos) antes da Requisição Programada de Artigos para
Cirurgia
•
Consulta de Informação Técnica (por Enfermeiros) antes da preparação da medicação e/ou
administração de medicamentos
•
Consulta de Informação Técnica (por Farmacêuticos) antes da distribuição.
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3.12 Farmácia de Ambulatório
3.12.1 Dispensa de Medicamentos
•
Despacho Ministerial da dispensa de medicamentos a Doentes de Ambulatório.
•
Decisão de autorização para dispensa de medicamentos a Doentes de Ambulatório.
•
Dispensa gratuita de medicamentos a Doentes de Ambulatório quando prescritos, precedida de
despacho / decisão de autorização.
•
Pré-Facturação de medicamentos dispensados quando passíveis de reembolso.
3.12.2 Venda de Medicamentos
•
Decisão do CA de venda a dinheiro de medicamentos não existentes no mercado – mediante
parecer técnico justificativo prévio.
•
Venda a dinheiro de medicamentos mediante prescrição, com emissão de recibo, precedida
obrigatoriamente de autorização de venda.
3.13 Prescrição Electrónica
3.13.1 Doentes Internados
•
Consulta (pelo Médico / Enfermeiro / Farmacêutico) do histórico das prescrições dos Doentes
Internados
•
Prescrição de Medicamentos a Doentes Internados com previsão de
o
Registo de prescrição para administração em SOS e prescrição urgente
o
Registo de prescrição de itens não medicamentosos
o
Registo de notas para distribuição e/ou administração acompanhadas (quando relevantes) de:
ƒ
Alertas automáticos diversos: Doses máximas, interacções, etc.
ƒ
Valor da prescrição efectuada
ƒ
Disponibilização automática de formulários obrigatórios por norma legal ou da
instituição
ƒ
Protocolos terapêuticos incluindo itens não medicamentosos
•
Disponibilização de toda a informação do medicamento, para auxilio à escolha, incluindo
pesquisa inteligente cruzando a informação disponível na base de dados do medicamento com o
histórico do doente
•
Gestão gráfica e intuitiva do calendário de prescrição
•
Prescrição de Citotoxicos incluindo protocolos terapêuticos com cálculo e ajuste automático das
doses;
•
Requisição de Artigos para Cirurgia Programada
•
Consulta (para o doente) da terapêutica ministrada
3.13.2 Doentes de Ambulatório
•
Consulta (pelo Médico / Farmacêutico) da prescrição anterior a Doentes de Ambulatório
•
Prescrição de Medicamentos a Doentes de Ambulatório com previsão de:
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Dispensa parcial e programada
3.13.3 Prescrição externa
•
Possibilidade de evolução para disponibilizar ao médico a prescrição de qualquer local remoto
3.14 Módulo Central
3.14.1 Definição de Parametrização Global
•
Definição de parametrizações globais
•
Integração de parametrização com Infarmed
•
Testes às parametrizações definidas
3.14.2 Sincronização de Informação
•
Replicação de parametrizações aos Hospitais englobados no projecto
•
Sincronização de informação relevante com os Hospitais englobados no projecto
3.14.3 Elaboração de Indicadores
•
Disponibilização de indicadores de compras e consumos por totais de custos, no internamento, no
ambulatório, medicamento, especialidade farmacêutica, doses diárias definidas, GDH’s ou patologia.
•
Indicadores de qualidade, produção e eficiência
•
Integração de informação em ferramenta de analise de dados – EIS
4
OUTPUTS ADICIONAIS
Para além dos outputs inerentes aos processos desencadeados pelos eventos acima considerados,
consideram-se ainda como indispensáveis os seguintes:
4.1
Históricos detalhados
•
Histórico de movimentos de artigos
•
Histórico de valores de artigos
•
Histórico de rupturas de stock (produtos/armazém)
4.2
Estatísticas periódicas
•
Acertos de Existências por Família / Artigo / Serviço / Local – Centro de Custo
•
Encomendas por Família / Artigo / Serviço / Local – Centro de Custo
•
Encomendas / Tempos de Entrega por Fornecedor
•
Consumos - Custos por Família / Artigo / Serviço / Local – Centro de Custo
•
Empréstimos realizados por Família / Artigo – Unidade Hospitalar
•
Empréstimos solicitados por Família / Artigo – Unidade Hospitalar
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•
Destruições / Devoluções (por ultrapassagem de prazo de Validade / Obsolescência) por Família
/ Artigo / Fornecedor
•
Outros indicadores de gestão
4.3
Gestão Estratégica
•
Valor de compras (total/por categoria)
•
Valor de compras sobre contrato
•
Prazo de entregas de fornecedores
•
Nível de serviço de fornecedores
4.4
Aprovisionamento
•
Nº encomendas / pessoa
•
Nível de correcção de facturas
•
Nº Rupturas armazém central
•
Nível de stock
•
Rotação de stocks
4.5
Recepção / Armazenagem
•
Nº Recepções / pessoa
•
Fiabilidade de inventário
•
Valor de inventário sem rotação
4.6
Preparação / Aviamento
•
Nº Preparações / pessoa
•
Valor consumos unidose
•
Tempo médio de resposta pedidos extra
4.7
Logistica
•
N.º Rupturas serviços utilizadores
•
Valor de regularização de stock
•
Valor consumo serviço
•
Valor devoluções (total / serviço)
•
N.º devoluções (total / serviço)
•
Devoluções (categoria)
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•
Devoluções (fornecedor)
•
N.º devoluções (total / categoria)
4.8
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Custos Globais
•
Custos totais por unidade de tempo (ano, semestre, trimestre e mês)
•
Custos totais no internamento por unidade de tempo (ano, semestre, trimestre e mês)
•
Custos totais no ambulatório por unidade de tempo (ano, semestre, trimestre e mês)
4.9
Custos – internamento
•
Custos por serviço por unidade de tempo (ano, semestre, trimestre e mês)
•
Custos médio por serviço (ano, semestre, trimestre e mês)
•
Custos médio por doente (ano, semestre, trimestre e mês)
•
Custos médio por doente e por cada serviço (ano, semestre, trimestre e mês)
4.10 Custos – ambulatório
•
Custos médio por doente (ano, semestre, trimestre e mês)
•
Custos médio por patologia (ano, semestre, trimestre e mês)
4.11 Custos por terapêutica
•
Custo total desagregado pelos grupos fármacos-terapêuticos do FHNM
•
Custo total desagregado pelos sub-grupos fármaco-terapêuticos
•
Custo total desagregado pelos grupos fármacos-terapêuticos no internamento
•
Custo total desagregado pelos sub-grupos fármaco-terapêuticos no internamento
•
Custo total desagregado pelos grupos fármacos-terapêuticos no ambulatório
•
Custo total desagregado pelos sub-grupos fármaco-terapêuticos no ambulatório
•
Custo total desagregado por substância activa no internamento
•
Custo total desagregado por substância activa no ambulatório
4.12 Consumos por especialidades farmacêuticas
•
Consumo de especialidades farmacêuticas ordenadas por valor e por volume com respectiva
desagregação de acordo com:
o
Total hospital
o
Total internamento
o
Total ambulatório
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Total por serviço clínico
4.13 Consumos por DDD (doses diárias definidas)
•
Total de DDD’s consumidas no Hospital por unidade de tempo (ano, semestre, trimestre e mês)
•
Total de DDD’s consumidas no Internamento por unidade de tempo (ano, semestre, trimestre e
mês)
•
Total de DDD’s consumidas no ambulatório por unidade de tempo (ano, semestre, trimestre e
mês)
•
Total de DDD’s consumidas por serviço por unidade de tempo (ano, semestre, trimestre e mês)
•
Média de DDD’s consumidas por doente
•
Média de DDD’s consumidas por doente e por serviço
4.14 Consumos por DDD ambulatório
•
Média de DDD’s por doente (ano, semestre, trimestre e mês) cedidas em ambulatório
•
Média de DDD’s por patologia (ano, semestre, trimestre e mês) cedidas em ambulatório
4.15 Consumos por DDD’s – classificação terapêutica
•
DDD’s consumidas por grupo fármaco-terapêutico
•
DDD’s consumidas por sub-grupo fármaco-terapêutico
•
DDD’s consumidas por substância activa
o
Considerando em cada rubrica anterior, as dimensões: Total; Internamento; Ambulatório;
Serviço; Doente; Doente e serviço
4.16 Custos por DDD’s
•
Custo médio da DDD no Hospital
o
Custo médio da DDD por Doente
o
Custo médio da DDD por Serviço
o
Custo médio da DDD por Doente e por Serviço
considerando:
ƒ
Custo médio da DDD no Internamento
ƒ
Custo médio da DDD no Ambulatório
ƒ
Custo médio da DDD por grupo fármaco-terapêutico
ƒ
Custo médio da DDD por sub-grupo fármaco-terapêutico
ƒ
Custo médio da DDD por substância activa
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4.17 Custos por Grupos de Diagnóstico Homogéneos
5
•
Os maiores por GDH em valor ou volume
•
Custo médio com medicamentos por GDH
•
Consumo médio de DDD’s por GDH
•
Custo médio da DDD por GDH
INTERFACES
Na definição das Interfaces terão de ser explicitadas:
•
Não se considerou como interface, pois considera-se como módulos plenamente integrados uns
com os outros: a Farmácia Hospitalar, a Logística (Aprovisionamentos e Gestão de Stocks) e
Prescrição
•
Aplicações envolvidas
•
Sentido da transferência (importação/exportação)
•
Modo de implementação da transferência (por mensagem/ficheiro, etc…)
•
Descrição da informação a transferir.
5.1
Com outras aplicações
•
Gestão de Doentes (Admissão / Internamento / Ambulatório; Episódio / Entidade Financeira)
•
Contabilidade (Pré-Facturação de Medicamentos Dispensados / Recibos de Venda a Dinheiro /
Consumos / Encªs / Guias de mov. de entradas e saídas)
•
Protocolos de comunicação com sistemas de Fornecedores
•
Integração com plataformas de negociação on-line
•
Enfermagem: administração da terapêutica
•
Processo Clínico: Prescrição; Consulta da administração
•
INFARMED: medicamentos e suas características (CHNM – Código Hospitalar Nacional de
Medicamentos)
•
IGIF: catálogo de compras de medicamentos
•
Integração com outras entidades para requisição e distribuição de medicação (clinicas de
nefrologia) ou empréstimo de medicamentos (outros hospitais)
5.2
Com equipamentos
•
Leitura óptica portáteis
•
Aparelhos de reembalagem de medicamentos em dose unitária
•
Armários dispensadores automatizados
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