ATA DA 1ª REUNIÃO DA COMISSÃO
Às 10:00 horas do dia 27 do mês de janeiro do ano de 2005, os membros da
Comissão instituída pela Portaria nº 016/REITORIA, de 12/01/05, publicada no DOERJ
do dia 14/01/2005, reunidos na sala de reunião da Auditoria Interna, sito Rua São
Francisco Xavier, 524, Bloco B, Sala 2006, elaboraram as normas e rotinas a serem
aprovadas pelo Magnífico Reitor e pelo Conselho de Curadores, com vista à unificação
dos órgãos de patrimônio, em atendimento à determinação formulada pelo Colendo
Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro através do Ofício TCE/RJ/1ª
IGE/SUE/SGE n°045/2004.
O presidente da Comissão esclareceu sobre a determinação superior formulada
pelo TCE/RJ, que tem como objetivo primordial a redução do número de processos de
Prestações de Contas elaborados no âmbito da Universidade, facilitando desta forma um
controle mais efetivo por parte dos agentes patrimoniais.
Uma vez discutidas e aprovadas por unanimidade por todos os membros da
Comissão, ficaram estabelecidas às rotinas a seguir descritas, para o inicio dos trabalhos
da unificação das tarefas hoje executadas pela Seção de Controle Patrimonial do
CEPUERJ / SEPAT, pela Seção de Patrimônio do HUPE / PATRI e pela Divisão de
Bens Móveis da AC / DIBEN.
1 – As atividades hoje realizadas pela Seção de Controle Patrimonial / SEPAT e pela
Seção de Patrimônio do HUPE, serão absorvidas gradativamente pela Divisão de Bens
Móveis do Departamento do Patrimônio da Universidade.
2 – Em função do número de bens, os trabalhos a serem realizados terão início pela
incorporação dos bens inventariados pelo CEPUERJ ao patrimônio da Administração
Central, da seguinte forma:
2.1 – Os bens adquiridos pelo Centro de Produção da UERJ a partir do dia
01/01/2005, serão inventariados pelo Departamento de Patrimônio e incorporados na
conta “Bens Móveis – AC”, devendo para tanto após a liquidação e pagamento da
despesa, os processos serem encaminhados ao DPAT para tombamento;
2.2 – Os processos ainda pendentes de tombamento pelo CEPUERJ serão
normalmente inventariados pelo CEPUERJ, até ulterior transferência para o acervo
patrimonial da Administração Central.
Fica a Chefia da SEPAT incumbida de adotar as providências necessárias no
sentido de promover o tombamento dos referidos bens dentro da maior brevidade
possível, evitando assim atrasos na realização dos trabalhos a serem realizados pela
presente Comissão.
2.3 – A transferência dos bens já inventariados pela SEPAT para da DIBEM se
dará de forma gradativa, respeitada as Unidades Patrimoniais cadastradas no Sistema de
Administração de Bens Móveis – SABM, de forma a não impedir as tarefas regulares da
DIBEM.
2.4 – Será dada preferência a transferência dos bens das Unidades que possuem
o menor quantitativo de bens inventariados pelo CEPUERJ, obedecido o limite máximo
de 04 (quatro) Unidades patrimoniais por vez.
2.5 – A transferência se dará a partir da dispensa do agente patrimonial através
de ato próprio do Chefe da Auditoria Interna, a ser publicado no Diário Oficial, com
vistas à elaboração do processo de Prestação de Contas por Término de Gestão (PCTG)
do agente Patrimonial;
2.6 – A AUDIN encaminhará o processo de PCTG ao SEPAT, com vista a
instrução do mesmo com os arrolamentos citados pela Deliberação n° 198/TCE/96.
2.7 – A DIBEM em conjunto com a SEPAT, promoverá a retirada da
identificação do bem do CEPUERJ e fixará nova plaqueta identificadora, obedecido o
seu número de série, evitando desta forma a duplicidade do número de patrimônio no
acervo mobiliário da UERJ.
2.8 – Após a identificação física de todos os bens, serão promovidas as devidas
transferências no Sistema de Administração de Bens Móveis, anexando aos autos o
comprovante das transferências extraído do próprio Sistema e que será devidamente
assinado pelos Chefes dos órgãos de patrimônio.
2.9 – O Departamento de Contabilidade promoverá a baixa contábil da conta
“Bens Móveis – CEPUERJ” e a incorporação na conta “Bens Móveis – AC”, atestando
a paridade da prestação de contas.
2.10 – Os bens móveis não localizados na Unidade Patrimonial, quando da
transferência dos bens será desde logo, comunicada à AUDIN, com vista a elaboração
da tomada de contas, objetivando desta forma a baixa contábil do valor do bem e sua
inscrição na conta “Diversos Responsáveis”.
Os citados lançamentos contábeis serão efetuados tão logo seja aberta a tomada
de contas, de modo a evitar o atraso na conclusão dos trabalhos de transferência dos
bens da Unidade Patrimonial.
2.11 – Caso a Unidade Patrimonial a ter seus bens transferidos não possua
agente patrimonial junto ao DPAT, será solicitado ao Dirigente da Unidade que indique
um servidor para esta responsabilidade, nos termos estabelecidos pelo Manual de
Orientação de Bens Patrimoniais aprovado pelo Conselho de Curadores.
3 – A Diretoria de Informática promoverá as alterações necessárias no SABM de
modo a permitir a transferência dos bens no Sistema de Administração de Bens Móveis
– SABM, e onde deverá ficar registrado o número antigo e o número novo do
equipamento, a fim de que não se perca o histórico do bem desde a sua aquisição.
4 – Fica o Presidente desta Comissão incumbido de notificar o Diretor do
CEPUERJ das normas ora propostas, bem como requisitar ao mesmo que:
4.1 – adote junto a Presidente da CPVB/CEPUERJ as providências necessárias
que esta ultime os processos de baixa pendentes de conclusão;
4.2 – determine a conclusão dos processos de Tomadas de Contas por Extravio
de Bens que encontram-se paralisados no CEPUERJ.
4.3 – providencie junto a SEPAT, o envio dos movimentos contábeis mensais ao
Departamento de Contabilidade, de forma a evitar estornos desnecessários nos
lançamentos a serem efetuados.
Foi ainda amplamente discutido a necessidade de pessoal para a efetivação dos
trabalhos, já que os órgãos de patrimônio, hoje carecem de um número de servidores
suficientes para absorver as tarefas a serem realizadas.
Desta forma, ficou decido que será feita proposta à COPAT para a contratação
temporária de 02 (dois) prestadores de serviço para substituírem as plaquetas e
promoverem as demais atividades a serem realizadas, com exceção dos registros no
Sistema de Administração de Bens Móveis que deverá ser efetuado por 01 (um)
contratado de nível médio, devido a importância na fidedignidade dos dados inseridos
no Sistema.
Não obstante, propomos ainda que a estrutura organizacional dos órgãos de
patrimônio do CEPUERJ e do HUPE, juntamente com suas funções gratificadas passem
a incorporar a estrutura da DIBEM/DPAT, já que suas atribuições e responsabilidades
serão transferidas para a Administração Central.
Por fim, entendemos como de vital importância que a responsabilidade técnica e
administrativa do mobiliário da Universidade, seja de competência do Departamento de
Patrimônio, possibilitando desta forma a unificação dos procedimentos inerentes a
gerência dos bens móveis.
Nada mais havendo a ser tratado, demos por encerrada a reunião, que se reunirá
sempre que convocada, para resolver os casos omissos, e demais matérias inerentes a
realização dos trabalhos.
Wanderley da Cruz Amaral
Presidente
Marcos Antônio Chácara
Representante da AUDIN
Ana Maria Mendes dos Santos Silva
Representante do DPAT
Sandro Marcelo do Rosário Hilário
Representante da SEPAT
Ronaldo da Purificação Pascoal
Representante da PATRI
Neli Maria Duarte
Representante do DECONT
Isabel da Costa Marques
Representante da DINFO