Capítulo 14
Relatórios
Cap. 14 Relatórios
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RELATÓRIOS
EXPORTANDO PROJETO COMO HTML
Para facilitar o acesso das informações gerais do projeto o Microsoft
Project permite a exportação de relatórios para documentos HTML,
para hospedagem em servidores de Internet.
Para exportar um projeto para documento HTML siga os passos
abaixo:
1 – Acione o menu Arquivo / Salvar Como Página da WEB;
2 – No quadro Salvar Como preencha o nome do arquivo com
Lição1.html e pressione Salvar;
Relatórios 1
3 – Na tela inicial do Assistente para Exportação pressione o botão
Avançar;
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 2
4 – Na segunda tela clique sobre a caixa de seleção Usar
Existente e pressione Avançar;
Mapa
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 3
5 – Na próxima tela escolha o mapa Exportar para HTML Usando o
Modelo Padrão. Se você quiser personalizar o mapa escolhido
pressione o botão avançar, caso contrário pressione concluir.
Cap. 14 Relatórios
Relatórios 4
241
Cap. 14 Relatórios
242
Relatórios 5
CRIANDO UM NOVO MAPA DE EXPORTAÇÃO
O relatório gerado no exemplo anterior contém dados já definidos
pelo Microsoft Project. Nó também podemos escolher quais serão os
dados exportados para o relatório HTML, criando um novo mapa de
exportação. Para gerar um novo mapa de exportação de dados siga
os passos abaixo:
1 – Repita os passos 1,2 e 3 do item anterior;
2 – Na segunda tela do assistente de exportação selecione o item
Novo Mapa e pressione Avançar;
Cap. 14 Relatórios
243
Relatórios 6
3 – Na terceira tela do assistente de exportação, defina se o mapa
que você está gerando é de tarefa, recurso ou atribuição. Os três
podem ser acionados ao mesmo tempo possibilitando gerar três
tabelas diferentes no documento HTML.
Cap. 14 Relatórios
244
Relatórios 7
4 – Ainda na terceira tela do assistente, defina se no documento
HTML irá conter as linhas de cabeçalho e linhas de atribuições;
5 – Defina também em qual modelo de HTML o Project irá se basear
para definir o layout do documento HTML. Na instalação o Microsoft
Project grava uma série de modelos na pasta do programa. Pressione
o botão procurar para escolher o modelo;
Cap. 14 Relatórios
245
Relatórios 8
Nesta tela também é possível escolher uma imagem para inserir no
documento HTML. Esse recurso nós discutiremos adiante.
6 – Pressione Avançar;
7 – Na quarta tela do assistente de exportação, defina o nome da
tabela e os campos que deverão ser exportados;
Cap. 14 Relatórios
246
Relatórios 9
Caso você tenha marcado Tarefa, Recurso e Atribuição na terceira
etapa do assistente, pressione avançar e repita a quarta etapa para
as tabelas de recursos e atribuição.
8 – Na última etapa você poderá salvar esse mapa para usar em
outros projetos ou somente concluir para manter o mapa no projeto
atual.
Cap. 14 Relatórios
Relatórios 10
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Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 11
COPIANDO FIGURA PARA DOCUMENTO HTML
Para que seu relatório HTML fique mais completo, você pode ainda
incluir uma imagem do modo de exibição atual da tela.
Para criar a figura siga os passos abaixo:
1 – No modo de exibição Gráfico de Gantt, clique sobre o botão
Copiar Figura;
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 12
2 – No quadro Copiar Figura selecione o item Para Arquivo de
Imagem GIF e pressione o botão OK.
Para incorporar a imagem gerada no documento HTML siga os passos
abaixo:
1 – Repita os passos de 1 a 5 de exportação de relatório HTML;
2 – No passo 5 pressione Avançar ao invés de Concluir;
3 – Na próxima etapa clique sobre a caixa de checagem “Incluir
Arquivo de Imagem na página HTML”;
4 – Pressione o botão procurar e indique o caminho do arquivo
gravado anteriormente;
Cap. 14 Relatórios
Relatórios 13
5 – Pressione Concluir.
6 – Acesse o Microsoft Internet Explorer e abra o arquivo Lição
1.html.
250
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 14
ORGANIZANDO OS DADOS DO PROJETO
CLASSIFICAÇÃO
Para ordenar os dados de diferentes formas para impressão de
relatórios, podemos aplicar classificações por ordem ascendente e
descendente.
Para realizar uma classificação do Project siga os passos abaixo:
1 – Acione o menu Projeto / Classificar /Classificar por;
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 15
2 – Escolha o campo que ser classificado e o tipo de classificação.
Relatórios 16
FILTROS
Quando necessitamos personalizar a exibição dos dados de tabela de
tarefas ou recursos, podemos utilizar filtros para exibir somente os
dados que obedecem aos critérios do filtro.
Cap. 14 Relatórios
253
Relatórios 17
Abaixo temos a relação com alguns dos filtros predefinidos do
Microsoft Project.
Filtros de Atividades
Andamento atrasado/adiado – exibe as atividades que foram
adiadas em relação às datas de término previstas na linha de base ou
cujo andamento não está de acordo com o cronograma.
Atualização necessária – exibe as atividades que têm alterações
(tais como datas de início e de término revisadas ou reatribuições de
recursos) e precisam ser enviadas para atualização ou confirmação
via rede.
Campos vinculados – exibe as atividades com objetos de outros
programas vinculados.
Confirmado – exibe as atividades em que os recursos alocados
concordaram em trabalhar.
Criadas após – exibe todas as atividades criadas após a data
especificada.
Crítica – exibe todas as atividades do caminho crítico.
Custo com orçamento estourado – exibe todas as atividades cujo
custo é superior ao da linha de base.
Custo maior que – exibe as atividades que custarão mais do que o
valor digitado.
Deve iniciar em – exibe todas as atividades que não foram iniciadas
e terminadas no intervalo de datas especificado.
Etapas – exibe somente as atividades que são fases ou etapas do
projeto (Marcos).
Cap. 14 Relatórios
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Grupo de recursos – exibe as atividades atribuídas aos recursos
que pertencem ao grupo definido no campo grupo.
Intervalo de datas – exibe todas as atividades que se iniciam ou
terminam após a primeira data e antes da última data do intervalo
solicitado.
Intervalo de tarefas – exibe todas as atividades com número de
identificação dentro do intervalo especificado.
Não confirmado – Exibe as atividades nas quais os recursos
selecionados ainda não concordam em trabalhar.
Tarefas adiadas – exibe todas as atividades que estão atrasadas.
Tarefas atrasadas ou com orçamento estourado atribuídas a –
exibe as atividades atribuídas a um recurso que estejam
o
orçamento previsto, ou atividades que ainda não foram concluídas e
terminarão após a data de término da linha de base.
Tarefas com anexo – exibe todas as atividades que têm objetos
anexados ou uma anotação na caixa Anotações.
Tarefas com datas fixas – exibe todas as atividades que não têm a
restrição “O Mais Breve Possível” ou que têm uma data de início real
já determinada.
Tarefas com durações estimadas – exibe todas as atividades que
possuam o campo de duração estimada ativado, normalmente exibida
por uma interrogação (?) após o valor e a unidade de medida da
duração.
Tarefas com prazos – mostra as tarefas que possuem um prazo
final definido (campo prazo final definido).
Tarefas com um calendário de tarefa atribuído – mostra todas
as tarefas que possuem objetos e um calendário atribuído.
Tarefas concluídas – exibe todas as tarefas que já foram
concluídas.
Tarefas de nível superior – exibe as atividades de resumo de nível
mais alto. Todas as atividades de nível superior são atividades de
resumo, mas nem toda atividade de resumo é de nível superior.
Tarefas em andamento – exibe todas as atividades
iniciadas e não foram concluídas.
que foram
Tarefas não concluídas – exibe todas as atividades que ainda não
foram concluídas, podendo ou não terem sido iniciadas.
Cap. 14 Relatórios
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Tarefas não iniciadas – exibe as atividades que ainda não se
iniciaram.
Tarefas / atribuições com horas extras – exibe
atribuições com horas extras de trabalho.
atividades ou
Todas as tarefas – exibe todas as tarefas do projeto.
Tarefas com orçamento estourado – exibe todas as atividades
cujo trabalho agendado é maior que o da linha de base.
Utilização de recurso – exibe todas as atividades que usam o
recurso especificado.
Utilização de recurso no intervalo de datas – exibe as atividades
atribuídas a um recurso especificado e que também se iniciam ou
terminam após uma data especificada e antes de outra data
especificada.
Filtros de recursos
Andamento atrasado/adiado – exibe os recursos com atividades
que tenham sido adiadas em relação às datas de término agendadas
da linha de base, ou cujo andamento não está de acordo com o
cronograma.
Atribuições adiadas – exibem os recursos, cujas atividades foram
atrasadas em relação ao seu plano da linha de base original e que
ainda não foram concluídas.
Atribuições confirmadas – exibem somente as atividades cuja
atribuição foi por um recurso. Esse filtro está disponível apenas para
o modo de exibição Uso do Recurso.
Atribuições em andamento – exibe todas as atividades que foram
iniciadas mas que não foram concluídas.
Atribuições não confirmadas – exibem as atribuições que ainda
não foram confirmadas pelos recursos integrantes.
Atribuições não iniciadas – exibe as atribuições que foram
confirmadas mas que ainda não foram iniciadas.
Campos vinculados – exibe os recursos aos quais foram vinculados
objetos de outros programas.
Custo com orçamento estourado – exibe todos os recursos cujo
custo agendado é superior ao da linha de base.
Cap. 14 Relatórios
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Custo maior que – exibe os recursos que custarão mais do que o
valor especificado.
Deve iniciar em – exibe todas as tarefas e recursos com atribuições
que deveriam ter sido iniciadas em uma data especificada e não
foram.
Deve iniciar/terminar em – filtro interativo que, através de duas
datas solicitadas, exibe quando uma atividade ou atribuição deveria
ter sido iniciada e quando ela deveria ter terminado.
Grupo – exibe todos os recursos pertencentes ao grupo especificado.
Intervalo de datas – exibe todas as atividades e recursos com
atribuições que se iniciam ou terminam dentro do intervalo
especificado.
Intervalo de recursos – exibe todos os recursos cujos números de
identificação estão dentro do intervalo especificado.
Recursos – Material – mostra os recursos materiais, como madeira,
pregos ou cimento.
Recursos – Trabalho – mostra os recursos de trabalho, como
pessoas ou equipamentos.
Recursos com anexos – exibe os recursos que têm objetos
anexados ou uma anotação na caixa de Anotações.
Recursos superalocados – exibe todos os recursos que estão
agendados para realizar mais trabalho do que podem executar no
tempo especificado.
Recursos/atribuições com horas extras – exibe os recursos ou
atribuições que têm horas extras de trabalho.
Todos os recursos – exibe todos os recursos do projeto.
Trabalho com orçamento estourado – exibe todos os recursos
cujo trabalho agendado é inferior ao da linha de base.
Trabalho concluído – exibe os recursos que concluíram todos os
seus trabalhos.
Trabalho não concluído – exibe todos os recursos cujo trabalho
agendado é superior ao da linha de base.
Vejamos agora como aplicar os filtros pré-definidos:
1 – Acione o menu Projeto/Filtro para;
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 18
2 – Posicione o cursor do mouse sobre o filtro desejado e pressione o
botão esquerdo.
Se o filtro que você deseja não está visível na lista, execute o
procedimento abaixo:
1 – Acione o menu Projeto /Filtrar para;
2 – Selecione Mais Filtros;
Relatórios 19
3 – Escolha o filtro que você deseja aplicar e pressione o botão
aplicar.
Cap. 14 Relatórios
258
Aplicando Auto Filtro
Podemos ainda ativar o auto filtro para que possamos filtrar os
campos a partir de informações existentes ou criar critérios de
filtragem.
Para ativar o auto filtro siga os passos abaixo:
1 – Acione o menu Projeto / Filtro para / Auto Filtro.
Relatórios 20
Para desativar o auto filtro basta repetir o procedimento para ativar.
DICA: O auto filtro também pode ser ativado através da barra de
ferramentas de formatação
.
AGRUPAMENTO
Podemos categorizar os dados das tabelas do project, visualizando os
dados por grupos de informação.
O project já possui tipos de agrupamento predefinidos que podemos
ativar. Veja abaixo a lista com os agrupamentos disponíveis:
Agrupamento de Atividades
Crítica – Exibe as atividades do projeto em função de a tarefa ser
crítica.
Duração – Categoriza e exibe as atividades do projeto de acordo
com o tempo que elas devem levar para serem concluídas.
Cap. 14 Relatórios
259
Duração e Prioridade – Categoriza e exibe as atividades do projeto
de acordo com o tempo que elas devem levar para serem concluídas
e, depois, pela prioridade em cada grupo de duração.
Etapas – Exibe as atividades do projeto de acordo em função de a
tarefa ser uma etapa.
Pendência do status da equipe – Categoriza e exibe as atividades
do projeto em função de uma resposta ter sido recebida em relação a
uma mensagem de status da equipe enviada a recursos atribuídos a
uma tarefa.
Prioridade – Categoriza e exibe as atividades do projeto por sua
prioridade.
Prioridade mantendo a estrutura de tópicos – Categoriza e exibe
as atividades do projeto inicialmente por seus números de estrutura
de tópicos e, depois por sua prioridade na estrutura de tópicos.
Tarefas concluídas e não concluídas – Categoriza e exibe as
atividades do projeto nestes três grupos: percentual concluído 0%
(Tarefas não iniciais) , percentual concluído 1%-99% (Tarefas em
andamento) e percentual concluída 100% (Tarefas concluídas).
Tipo de restrição – Categoriza e exibe as atividades do projeto
nestes oito grupos. O mais tarde possível, O mais breve possível, Não
terminar antes de, Não terminar depois de ,Deve iniciar em, Deve
terminar em, Não iniciar antes de, e Não iniciar depois de.
Agrupamentos de Recursos
Grupo de recursos – Categoriza e exibe recursos pelo valor contido
em seu campo de grupo.
Recursos concluídos e não concluídos – Categoriza e exibe os
recursos do projeto nestes três grupos : percentual concluído 0%
(trabalho não iniciado), percentual concluído 1%-99% (trabalho em
andamento),e percentual concluído 100% )trabalho concluído).
Resposta pendente – Categoriza e exibe os recursos do projeto em
função de eles terem respondido a uma mensagem de status da
equipe.
Taxa- padrão – Categoriza e exibe os recursos do projeto de acordo
com sua taxa- padrão (sua taxa de pagamento referente ao trabalho
normal , sem horas extras).
Trabalho versus recursos materiais – Categoriza os recursos do
projeto em função de cada um ser um recurso material ou recurso
trabalho.
Cap. 14 Relatórios
Aplicando um agrupamento
Para aplicar um agrupamento siga os passos abaixo:
1 – Acione o menu Projeto / Agrupar por;
Relatórios 21
2 – Selecione o agrupamento desejado.
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Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 22
IMPRIMINDO RELATÓRIOS DO MICROSOFT PROJECT
Além dos modos de visualização O Microsoft Project Contém uma
série de relatórios pré – definidos para impressão de informações
sobre o projeto.
Para imprimir um relatório de Microsoft Project, siga os passos
abaixo:
1 – Acione o menu Exibir / Relatórios;
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 23
2 – No quadro relatórios escolha a categoria do relatório que você
deseja imprimir e pressione selecionar;
Neste exemplo iremos selecionar a categoria Custos.
Relatórios 24
3 – Dentro da categoria escolhida selecione o tipo de relatório que
deseja imprimir e pressione selecionar;
Neste exemplo iremos selecionar Fluxo de Caixa.
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 25
4 – Para imprimir o relatório pressione o botão imprimir.
PERSONALIZANDO UM RELATÓRIO
No exemplo anterior imprimimos o relatório de Fluxo de Caixa, que é
apresentado semanalmente. Mas você pode ter a necessidade de
imprimir um relatório de Fluxo de Caixa, siga os passos abaixo:
1 – Acione o menu Exibir / Relatórios:
2 – No quadro relatórios escolha a categoria do relatório que você
deseja imprimir e pressione selecionar;
Neste exemplo iremos selecionar a categoria Custos.
3 – Dentro da categoria escolhida selecione o tipo de relatório que
deseja imprimir e pressione Editar;
Neste exemplo iremos selecionar Fluxo de Caixa.
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 26
4 – No quadro de diálogo de Relatório de Tabela de Referência
Cruzada mude a exibição da coluna de Semanas para Dias e
pressione OK.
5 – Escolha o relatório Fluxo de Caixa e pressione Selecionar.
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 27
CÓPIA DE IMAGENS PARA O ASSISTENTE DO OFFICE
Uma das novidades do Microsoft Office Project 2003 é um assistente
para exportação de imagens para outras ferramentas da família
Microsoft Office Systems, gerando assim outras possibilidades de
relatórios.
Através da cópia de imagens para o assistente do office é possível
extrair informações dos modos de exibição do Microsoft Office Project
e inseri-las como imagens estáticas.
Para executar o assistente siga os passos abaixo:
1 – Na barra de ferramentas Análise, clique sobre o botão Copiar
Imagem para o Assistente do Office;
Cap. 14 Relatórios
266
Relatórios 28
2 – A primeira tela é apenas de boas vindas, clique no botão avançar;
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 29
3 – Na primeira etapa, defina qual o nível da estrutura de tópicos que
será exportado e pressione o botão avançar;
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 30
4 – Na segunda etapa, defina qual serão as linhas do modo de
exibição atual que serão exportadas e qual o período da linha de
tempo também. Nesta etapa também é possível definir o tamanho
que a imagem terá no aplicativo de destino. Após inserir essas
informações, pressione o botão avançar;
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 31
5 – Na terceira etapa, escolha qual será o aplicativo do Office onde a
imagem será inserida e qual o layout de impressão da página e
pressione o botão avançar;
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 32
6 – Na quarta e última etapa, escolha quais os campos de informação
que acompanharão a imagem e pressione o botão concluir;
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 33
7 – Após pressionar o botão concluir, será processada a imagem no
aplicativo de destino e quando o processo estiver terminado será
exibida a tela de conclusão. Para visualizar o resultado, pressione o
botão fechar.
Cap. 14 Relatórios
272
Relatórios 34
ASSISTENTE DE RELATÓRIOS XML
Outra novidade o Microsoft Office Project 2003 é um assistente que
possibilita a criação de relatório utilizando a tecnologia XML
(Extensible Markup Language).
Para executar o assistente de relatórios xml, siga os passos abaixo:
1 – Na barra de ferramentas Análise, clique sobre o botão Assistente
de Relatórios XML;
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 35
2 – A primeira tela é apenas de boas vindas, pressione o botão
avançar;
Relatórios 36
3 – Na primeira etapa, especifique se o assistente vai gerar um novo
arquivo ou utilizar um XML já existente;
Cap. 14 Relatórios
274
Relatórios 37
4 – Caso tenha escolhido um novo arquivo na etapa anterior,
preencha o nome do arquivo e pressione salvar;
Relatórios 38
5 – Na segunda etapa, escolha qual o modelo XML utilizado para
executar a transformação dos dados e pressione o botão avançar;
Cap. 14 Relatórios
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Relatórios 39
6 – Na última etapa, podemos escolher entre visualizar o relatório no
Internet Explorer ou Salvar o Arquivo em formato HTML;
Relatórios 40
7 – Clique em concluir para finalizar o assistente.