CAFOD
Manual e Orientações da Cadeia de Distribuição
Versão 1.0
Março 2010
Table of Contents
1.0
SUMÁRIO............................................................................................................................... 8
2.0
GLOSSÁRIO DE TERMOS COMUNS..................................................................................... 10
3.0
LISTA DE ACRÓNIMOS ........................................................................................................ 14
4.0
INTRODUÇÃO...................................................................................................................... 15
4.1
Princípios Básicos de Aquisição............................................................................................ 15
4.2
Tipos de Aquisição.................................................................................................................. 17
4.3
Limites dos Concursos ............................................................................................................ 18
Tabela 1 Limites dos concursos e terminologia principal da aquisição........................ 18
4.4
Fraccionamento Artificial de Contratos ............................................................................. 20
4.5
Ligar Regras de Aquisição a Considerações Financeiras ............................................... 21
4.6
Regulamentos Governamentais no País de Operação .................................................. 22
4.7
Salvarguardando os recursos do abuso de terroristas. .................................................... 22
5.0
PARCEIROS E AQUISIÇÕES................................................................................................. 24
5.1
Como este manual pode ser usado com os Parceiros.................................................... 25
5.2
Usar este manual quando a CAFOD apoia parte de um projecto ou programa ...... 26
5.3
Realizar uma Avaliação de Risco para aquisições e Parceiros ..................................... 26
6.0
PLANEAMENTO DE AQUISIÇÕES ........................................................................................ 29
6.1
Princípios Básicos .................................................................................................................... 29
6.2
Elaboração dum Plano de Aquisições ............................................................................... 29
6.3
Quando escrever um Plano de Aquisições ....................................................................... 30
6.4
Orçamentar as Aquisições.................................................................................................... 30
6.5
Calendários para a Implementação de um Concurso de Aquisição.......................... 30
Tabela 2 Calendário de implementação de concursos de aquisição ........................ 30
Tabela 3 Um exemplo de um plano de aquisições.......................................................... 32
7.0
DELEGAÇÃO DE AUTORIDADE, FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES .................................. 33
7.1
Princípios Básicos .................................................................................................................... 33
7.2
Divisão Correcta de Funções e Responsabilidades para os Processos de Aquisição 33
7.3
Nomear Funções de Aquisição para os Parceiros............................................................ 35
7.4
Documentação da Delegação de Autoridade, Funções e Responsabilidades........ 36
Tabela 4 Delegação de Autoridade, Função e Responsabilidades ............................ 37
8.0
ANGARIAÇÃO, ANÁLISE E APROVAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO .................................... 39
Tabela 5 Guia de angariação, análise e aprovação da documentação ................. 39
8.1
Autoridade Delegada para Gestão da Cadeia de Distribuição: Implementação
dentro da CAFOD ................................................................................................................. 40
9.0
MATRIZ DE PROPOSTAS E AVALIAÇÃO DE PROPOSTAS E CONCURSOS ......................... 42
9.1
Princípios de Avaliação de Propostas e Concursos ......................................................... 42
9.2
A Matriz de Propostas ............................................................................................................ 44
9.3
A Matriz de Avaliação ........................................................................................................... 44
Tabela 6 Sugestão de um sistema de pontuação ........................................................... 44
9.4
Ponderação ............................................................................................................................ 45
9.5
Comité de Avaliação de Propostas.................................................................................... 45
Tabela 7 Comités de propostas – quando realizá-los, o que considerar e como
documentá-los........................................................................................................................ 49
10.0
OBTENÇÃO DE ESCLARECIMENTOS DOS FORNECEDORES............................................... 51
10.1
Porque são Necessários Esclarecimentos do Fornecedor............................................... 51
10.2
Como Realizar discussões de Esclarecimento com Fornecedores................................ 51
10.3
O Que NÃO Discutir com os Fornecedores........................................................................ 52
10.4
Em Que se Devem Focar as Discussões de Procura de Esclarecimento ...................... 52
10.5
Como Gerir Discussões sobre Custos com os Fornecedores........................................... 53
10.6
Riscos da Realização de Discussões de Esclarecimento................................................. 53
11.0
CONCURSOS DE AQUISIÇÃO: O CONCURSO POR NEGOCIAÇÃO ................................ 55
11.1
Princípios Básicos .................................................................................................................... 55
11.2
Quando pode ser usado este concurso ............................................................................ 55
11.3
O Processo do concurso Por Negociação ........................................................................ 56
11.4
PARTE A: Preparação............................................................................................................. 56
Tabela 8 Como obter especificações detalhadas .......................................................... 56
11.5
PARTE B: Pré-selecção ........................................................................................................... 57
Tabela 9 A quem deve ser enviada a Solicitação de Cotação? ................................. 57
11.6
PARTE C: Solicitação de Cotações e Avaliação .............................................................. 58
11.7
PARTE D: Contratação........................................................................................................... 60
11.8
PARTE E: Entrega, Pagamento e Encerramento ............................................................... 61
12.0
CONCURSOS DE AQUISIÇÃO: CONCURSO POR NEGOCIAÇÃO DE PROPOSTA ÚNICA62
13.0
CONCURSOS DE AQUISIÇÃO: CONCURSOS PÚBLICOS................................................... 63
13.1
Princípios Básicos .................................................................................................................... 63
Tabela 10
Definições e limites para concursos públicos .............................................. 64
13.2
Implementação do Processo de Concurso Público ........................................................ 64
13.3
PARTE A: Preparação............................................................................................................. 65
13.4
PARTE B: Anúncio .................................................................................................................... 66
Tabela 11
Exemplos de um aviso de concurso público ............................................... 66
13.5
PARTE C: Dossier do Concurso e Avaliação ...................................................................... 67
13.6
PARTE D: Contratação........................................................................................................... 74
Tabela 12
Exemplo de um Aviso de Adjudicação........................................................ 75
13.7
PARTE E: Entrega, Pagamento e Fecho.............................................................................. 75
14.0
CONCURSOS DE AQUISIÇÃO: CONCURSO FECHADO .................................................... 76
14.1
Princípios básicos .................................................................................................................... 76
Tabela 13
Definições e Limites para Concursos Fechados.......................................... 77
14.2
O Processo de Concurso Fechado ..................................................................................... 77
14.3
PARTE A: Preparação............................................................................................................. 78
14.4
PARTE B: Anúncio e Lista de Pré-seleccionados................................................................ 79
3
Tabela 14
Exemplo de um Aviso de Manifestação de Interesse ................................ 80
14.5
PARTE C: Dossier do Concurso e Avaliação ...................................................................... 82
14.6
PARTE D: Contratação........................................................................................................... 88
Tabela 15
Exemplo de um Aviso de Adjudicação........................................................ 88
14.7
PARTE E: Entrega, Pagamento e Fecho.............................................................................. 89
15.0
COMPRAS REPETIDAS: ACORDOS QUADRO ..................................................................... 90
15.1
Como estabelecer um Acordo Quadro............................................................................. 90
15.2
Restrições a um Acordo Quadro ......................................................................................... 90
15.3
Extensão ou renovação de contratos existentes e ordens de compra........................ 90
16.0
TRANSPORTE E ENTREGA..................................................................................................... 92
16.1
Procedimentos de Transporte e Entrega............................................................................ 92
16.2
Documentação de Transporte e Entrega.......................................................................... 92
17.0
INSPECÇÃO E RECEPÇÃO DE BENS ................................................................................... 95
17.1
Quando inspeccionar bens e fornecimentos.................................................................... 95
17.2
Como inspeccionar bens e fornecimentos........................................................................ 95
17.3
Amostra de aceitação e inspecção de bens................................................................... 95
17.4
Ao receber bens..................................................................................................................... 96
18.0
DISTRIBUIÇÕES E DOAÇÕES............................................................................................... 98
18.1
Distribuições............................................................................................................................. 98
18.2
Doações................................................................................................................................... 98
18.3
Como Documentar Doações .............................................................................................. 99
19.0
GESTÃO DE ARMAZÉNS E ARMAZENAGEM ..................................................................... 101
19.1
Geral ....................................................................................................................................... 101
19.2
Documentos de Stock ......................................................................................................... 101
19.3
Instalações de Armazenagem........................................................................................... 101
19.4
Gestão de Armazéns ........................................................................................................... 102
19.5
Informação sobre Produtos Específicos............................................................................ 102
20.0
GESTÃO DE ACTIVOS........................................................................................................ 105
20.1
Activos Fixos: Princípios Gerais............................................................................................ 105
20.2
Gestão e Localização de Activos ..................................................................................... 105
20.3
Manter um Registo de Activos ........................................................................................... 106
20.4
Depreciação......................................................................................................................... 108
20.5
Eliminação de Activos ......................................................................................................... 109
20.6
Uso e Gestão de Veículos ................................................................................................... 110
21.0
PAGAMENTOS: REQUISIÇÃO DE PAGAMENTO............................................................... 112
Tabela 16
Documentação de suporte necessária ao pagamento ........................ 113
22.0
DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVAMENTO ............................................................................ 114
22.1
Porque é Necessária a Documentação .......................................................................... 114
22.2
O Que Precisa Ser Documentado..................................................................................... 114
22.3
Como Devem Ser Mantidos e Arquivados os Documentos?........................................ 114
4
22.4
Documentação Adicional do Concurso ......................................................................... 115
22.5
Quem Tem Responsabilidade pela Documentação e Arquivamento? .................... 115
23.0
SUBCONTRATAÇÃO.......................................................................................................... 117
23.1
Centros de Aquisição Humanitária – para Uso em subsídios do ECHO ...................... 117
Tabela 17
HPCs actualmente listados pelo ECHO ...................................................... 118
23.2
Subcontratar Actividades de Aquisição a Empresas Não-HPC com Financiamento
do ECHO ............................................................................................................................... 119
23.3
Subcontratar Actividades de Aquisição a HPCs Sem Financiamento do ECHO ...... 119
23.4
Subcontratar Actividades de Aquisição a Empresas Não-HPC sem Financiamento do
ECHO. .................................................................................................................................... 119
24.0
ISENÇÕES E DERROGAÇÕES............................................................................................ 120
24.1
Princípios Básicos .................................................................................................................. 120
Tabela 18 Quem pode aprovar uma isenção? Princípios-chave para aprovações
120
24.2
Quando e Como Usar uma Isenção................................................................................. 120
24.3
Como processor uma isenção para projectos financiados por doadores
institucionais.......................................................................................................................... 121
24.4
Como processar uma isenção para projectos financiados pela CAFOD ................. 121
24.5
Como documentar uma isenção...................................................................................... 122
Tabela 19
Exemplo de um Processo de Isenção Completo...................................... 123
24.6
Exemplos de Requisições de Isenção e Resultados ....................................................... 123
25.0
CONDIÇÕES CONTRATUAIS............................................................................................. 125
25.1
Introdução ............................................................................................................................. 125
25.2
Termos e condições .............................................................................................................125
25.3
Anexo 11 documentação .................................................................................................. 126
25.4
Cabeçalhos do Anexo 11a: Termos e Condições Padrão............................................ 127
25.5
Cabeçalhos do Anexo 11c: Contrato .............................................................................. 129
25.6
Cabeçalhos do Anexo 11d: Termos e Condições para Serviços (apenas) ............... 131
26.0
CÓDIGO DE CONDUTA ÉTICA PARA OS FORNECEDORES ............................................. 133
26.1
Código de Conduta Ética Mínimo para Fornecedores................................................. 133
26.2
Código de Conduta Ética Completo para Fornecedores ........................................... 135
27.0
CÓDIGO DE COMPORTAMENTO DO PESSOAL ............................................................... 138
28.0
PERGUNTAS FREQUENTES.................................................................................................. 140
29.0
Secções principais para o SCM da CAFOD: o que é obrigatório e o que é
recomendado ................................................................................................................................ 143
29.1
Limites para o uso de concursos........................................................................................ 143
29.2
Questionários para o fornecedor ...................................................................................... 143
29.3
Avaliações ponderadas de propostas e concursos ...................................................... 143
29.4
Condições contratuais ........................................................................................................ 143
30.0
COMO OBTER AJUDA....................................................................................................... 145
5
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1: Limites para os concursos
Anexo 2: Fluxograma para Concursos por Negociação, Públicos e Fechados
Anexo 3: Condução de uma análise de risco para a aquisição e para os parceiros
Anexo 4: Declaração de negação de conflitos de interesse
Anexo 5: Modelos para concurso por negociação
•
Fluxograma para concurso por negociação
•
Ficha de aquisição para concursos por negociação
•
Formulário de Requisição de Compra
•
Solicitação de Cotações
•
Matriz de Propostas
Anexo 6: Modelos para Concurso Público
•
Fluxograma para Concurso Público
•
Ficha de aquisição para Concurso Público
•
Formulário de Requisição de Pagamento
•
Relatório da reunião de abertura de propostas
•
Matriz de propostas
•
Relatório de avaliação do comité de propostas
•
Resposta aos candidatos não seleccionados
Anexo 7: Modelos para concursos fechados
•
Fluxograma para concursos fechados
•
Lista de verificação para concursos fechados
•
Abertura da Manifestação de Interesse e modelo do relatório da lista geral de
candidatos
•
Avaliação da Manifestação de Interesse e modelo do relatório da pré-selecção de
candidatos
Anexo 8: Carta de resumo do concurso
Anexo 9: Carta de resumo da Manifestação de Interesse
Anexo 10: Questionário sobre o Fornecedor:
•
Anexo 10a: Versão curta
•
Anexo 10b: Versão Completa
Anexo 11: Condições contratuais
•
Anexo 11a: Termos e condições para o fornecimento de bens e/ou serviços
•
Anexo 11b: Ordem de Compra
•
Anexo 11c: Contrato para o fornecimento de bens e/ou serviços
•
Anexo 11d: Termos e condições para o fornecimento de serviços (apenas)
Anexo 12: Modelos de formulários de logística e entrega
•
Comprovativo de Requisição de Bens
•
Nota de Bens Recebidos
•
Guia de Transporte
Anexo 13: Documentos de distribuição e doação
•
Lista de Distribuição
•
Certificado de doação
Anexo 14: Formulários de gestão de activos
•
Modelo de registo de activos
•
Modelo de formulário de activos atribuídos a indivíduos
Anexo 15: Requisição de pagamento
Anexo 16: Formulários de requisição de isenção
Anexo 17: Código de conduta ética do fornecedor:
•
Anexo 17a: Mínimo
•
Annex 17b: Completo
Anexo 18: Perfil Financeiro do Parceiro – avaliação interna
Anexo 19: Perfil Financeiro do Parceiro: Assuntos que a CAFOD gostaria de debater com um
parceiro prospectivo
Anexo 20: Perfil Organizacional do Parceiro
Anexo 21: Requisitos do ECHO
Anexo 22: Regulamentos específicos da EC
7
1.0
SUMÁRIO
A “cadeia de distribuição” cobre o processo de identificar fornecedores; completar uma
compra (aquisição); assegurar a entrega (incluindo o entreposto, transporte e
armazenamento) e a recepção dos bens, serviços e fornecimentos; bem como efectuar
pagamentos. A cadeia de distribuição começa com a avaliação das necessidades e
planeamento do projecto e termina no procedimento de anulação quando os itens são
eliminados ou doados.
O objectivo da Gestão da Cadeia de Distribuição é gerir todos os aspectos da cadeia de
distribuição de forma eficaz e eficiente.
Este manual foi criado para fornecer um guia simples mas compreensivo para todos os
concursos de aquisição que possam ser necessários durante a vida de qualquer projecto.
Isto representa “padrões mínimos de procedimentos operacionais padrão” para a gestão
da cadeia de distribuição aquisição e logística para todo o financiamento de programas
quer sejam implementados pela CAFOD ou pelos parceiros da CAFOD.
O manual de gestão da cadeia de distribuição tem quatro objectivos específicos:
•
Responsabilização – aumentar a responsabilização nos nossos sistemas: como provar o
que foi feito através de documentação efectiva
•
Clareza – aumentar a clareza dos nossos sistemas através da utilização de
procedimentos, sistemas e políticas operativas padrão
•
Eficácia económica – aumentar a eficácia económica através da avaliação eficaz de
opções e uso eficiente de recursos
•
Transparência – aumentar a transparência dos nossos sistemas através da identificação
clara das funções e responsabilidades, da autoridade delegada e de processos de
aprovação
O presente manual de cadeia de distribuição, ou então, uma outra alternativa que cubra ou
supere os requisitos nele emanados, deverá ser usado sempre que uma ( ou mais ) das
situações abaixo ocorra.Para dissipar dúvidas, importa frisar que o termo procurement (ou
seja aquisições) cobre bens, fornecimrntos, serviços e obras, porém, não inclui salários,
despesas relacionadas (por exemplo, impostos, seguro nacional, pensões) e despesas
gerais de funcionamento do escritório.
•
Todos os projectos/programas levados a cabo sob contrato institucional, incluindo os
parcial ou totalmente financiados através dum apelo do Comité para Emergências
(DEC)
•
Todos os projectos em que o valor total das aquisições numa PSGA/MSGA aprovadas,
ou então numa situação em que uma série de de financiamentos aprovados para o
mesmo parceiro no mesmo ano fiscal sejam superiors a £20,000.
•
Todas as as aquisições directamente conduzidas pelo pessoal da CAFOD, incluindo as
destinadas a um escritório internacional/do Reino Unido ou relacionadas a um
projecto/programa da CAFOD.
Este manual não é criado para ser lido do princípio ao fim. Pelo contrário, é criado como
uma ferramenta que fornece orientação, modelos e normas necessárias. O manual deve
ser usado como um guia de referência quando se conduzem aquisições específicas ou
actividades relacionadas com a logística. Para uma fácil referência, o índice compreensivo
tem hiperligações que podem ser usadas se ler o documento electronicamente ou números
de página se o ler impresso.
1.0 Sumário
8
Nem todo o manual será útil ou apropriado para todo o pessoal em todos os projectos.
Quando se usa o manual deverá considerar o seguinte:
•
Contexto local do projecto;
•
Competência, capacidade e dimensão do parceiro executante;
•
O montante e o tipo de financiamento;
•
A quantia antecipada de aquisição;
•
A origem do subsídio e requisitos específicos do doador.
Considerando cada um destes factores, o manual pode ser usado adequadamente para
informar e guiar o pessoal do projecto e do parceiro, para completar sistemas existentes do
projecto e do parceiro onde necessário, ou como uma ferramenta de exercício e
capacitação para o pessoal do projecto e do parceiro. Compreendendo os factores
acima, o manual pode ajudar o pessoal da CAFOD ou do parceiro a identificar:
•
Que processo deve ser usado e quando;
•
Que diferentes concursos de aquisição envolve;
•
Quem deve estar envolvido na aprovação, revisão e assinatura dos concursos de
compra;
•
O que as fontes de financiamento diferentes ou os doadores esperam da gestão da
aquisição;
•
Como estes processos de gestão de aquisições devem ser usados com os parceiros.
1.0 Sumário
9
2.0
GLOSSÁRIO DE TERMOS COMUNS
Aprovação – é a assinatura do titular do orçamento (e das finanças). Todas as aquisições
devem ser preparadas, aprovadas e autorizadas pelo pessoal relevante. Ver Secção 8.0
para mais detalhes.
Adjudicação – é o acordo final e a nomeação de um fornecedor para um contrato na
sequência da selecção da melhor proposta que preencha a especificação (incluindo
preço, entrega, qualidade e todos os outros factores considerados no processo de
avaliação).
Anúncio da Adjudicação – a publicação do resultado do procedimento da adjudicação,
ou concurso. Um exemplo de um anúncio do prémio está disponível na Secção 13.0
Autorização - é a assinatura da autoridade delegada. Todas as aquisições devem ser
preparadas, aprovadas e autorizadas pelo pessoal relevante. Ver Secção 8.0 para mais
detalhes.
Comité de Avaliação de Propostas – é um grupo de pelo menos 3 membros do pessoal
nomeados que analisam todas as propostas submetidas e orçamentos dos fornecedores e
tomam uma decisão final sobre a que fornecedor, ou fornecedores, o contrato deverá ser
adjudicado. O comité de propostas deve ter membros com os níveis de aprovação
apropriados, e consiste em pelo menos um presidente e secretário nomeados e um outro
membro votante. Os comités de avaliação de propostas devem reunir para debater e
nomear fornecedores para todas as compras acima de £5,000. Ver Secção 9.0 para
detalhes.
Proposta – é o orçamento dada por um fornecedor a um comprador em prospecção (por
exemplo a CAFOD) quando solicitado, normalmente em concorrência com outros
fornecedores para o mesmo contrato.
Titular do orçamento – fornece controlo de qualidade nos concursos de aquisição e autoriza
pagamentos dentro dos limites do orçamento. Ver Secção 7.0 para detalhes.
Declaração de conflito de interesses - Deve evitar-se conflitos de interesse e o pessoal deve
permanecer absolutamente livre de quaisquer obrigações em relação a qualquer
fornecedor. Trabaalhadores com responsabilidade directa para com as compras, assim
como os que fazem parte do comité de avaliaçãode propostas, devem declarar qualquer
interesse, envolvimento ou relacionamento financeiro quer pessoal, quer familiar com
algum fornecedor, que possa afectar a objectividade ou a liberdade de ajuizamento. Por
isso, todos os membros do comité de avaliação de propostas devem assinar uma
declaração de conflito de interesses nas reuniões de abertura e de avaliação de propostas.
Ver a Secção 9.0 para mais detalhes.
Autoridade Delegada – níveis de aprovação e autoridade devem ser identificados pelos
parceiros ou o pessoal da CAFOD para a implementação de projectos. As autoridades
delegadas analisam e confirmam que as actividades do projecto, incluindo aquisição, são
conduzidas de acordo com as regras e padrões estipulados pelo contrato de
financiamento. A delegação de linhas de autoridade claras demonstra estruturas claras de
responsabilização. Ver Secção 7.0 para detalhes.
Depreciação – trata-se duma provisão que visa o custo relacionada com a deterioração
por uso ou obsolência dum bem duma organização. Deve ser aplicada a todos os bens
com vida útil ou duração superior a um ano. Ao calcular a depreciação, o pessoal deve ter
em consideração os regulamentos específicos dod respectivos doadores, os regulamentos
aplicáveis nos países em questão e a política financeira da organização. Ver a Secção 20.0
para mais detalhes
Derrogação – este termo é o usado pelo ECHO e a EC e é uma isenção ou excepção às
regras e procedimentos padrão. Para todos os projectos, programas e trabalho, as
2.0 Glossário de Termos Comuns
10
derrogações devem ser solicitadas e aprovadas por um nível apropriado de autoridade
antes de serem usados procedimentos alternativos. Ver Secção 24.0 para detalhes.
Lista de distribuição ou ficha de distribuição – suporta a distribuição dos materiais aos
beneficiários e inclui detalhes sobre os beneficiários, nomeadamente o nome, o número de
identificação e a confirmação de recebimento dos materiais. As listas ou fichas de
distribuição constituem documentos importantes para a auditoria, devendo ser anexadas
como evidência documental aos relatórios dum projecto. Ver a Secção 18.0 para mais
detalhes.
Certificado de doação ou carta de doação – deve ser utilizado quando se estiver a doar
bens/equipamento. Deve incluir detalhes sobre o bem doado e quaisquer outros termos e
condições a ele relacionadas (inclui o o fim para o qual se destina e opções tais como
possível venda ou disposal). Tanto a agência que doa como a que recebe deve assinar o
certificado de doação ou a carta de doação. Ver a Secção 18.0 para mais detalhes.
Delegação de autoridade a um subordinado – para projecto/programa específico, um
gestor com autoridade delegada poderá delegar a sua prerrogativa de autorisarisação de
certos documentos (requisição de compras, pedido de cotações/lançamento de
concursos e listas de distribuição) a um gestor de niver inferior. Esta delegação a um gestor
inferior, deve primeiramente ser acordada a nivel local, ser sancionada por meio de
assinatura e ser documentada para questões de auditoria. Ver a Secção 8.0 para mais
detalhes.
Manifestação de interesse – no processo de Concurso Fechado, o convite para o concurso
é publicado a nível nacional e internacional, dependendo do valor da aquisição, sendo
que qualquer fornecedor está livre de concorrer para a pre-selecção, bastando para tal a
apresentação da manifestação de interesse. A manifestação de interesse consiste numa
breve declaraçãoda capacidade do fornecedor. Então, as manifestações de interesse são
passadas em revista e o comité de avaliação das propostas identifica uma pequena lista
de 4 a 8 fornecedores apurados para fase de apresentação dum dossier de concurso
complete. Ver a Secção 14.0 para mais detalhes.
Bens Fixos – são equipamentos duráveis e com certo valor tais como computadores,
telefones satellites, radios, viaturas, geradores e aparelhos de ar condicionado. Os bens fixos
devem estar registados num livro de registo a fim de permitir sua melhor gestão,
acompanhamento e manutenção, desde o seu ponto de aquisição até ao seu abate. Ver
a Secção 20.0 para mais detalhes.
Acordo Quadro – é um contrato fixo, a médio prazo (máximo de um ano) com um
fornecedor para fornecer bens ou serviços a um preço fixo durante este período. O preço
fixo deve incluir um mecanismo acordado para lidar com a inflação. O fornecedor deve ser
nomeado inicialmente utilizando o procedimento de aquisição apropriado como
determinado pelo valor estimado do contrato total. Quando o fornecedor tiver sido
nomeado correctamente, uma ordem de compra pode ser submetida para cada compra
mas o procedimento de aquisição para identificar um fornecedor não é necessário. Um
acordo quadro é muito útil quando os bens ou os serviços são comprados repetidamente
ou regularmente e reduz a quantidade de papelada. Ver Secção 15.0 para detalhes.
Acordo Quadro de Parceria (AQP) – a CAFOD assinou um Acordo Quadro de Parceria com
o ECHO. O AQP estipula os princípios de parceria entre o ECHO e a CAFOD. Define as
nossas funções respectivas, direitos e obrigações e contém as provisões legais aplicáveis às
operações humanitárias financiadas pelo ECHO. O AQP inclui regras e regulamentos de
aquisição no anexo IV (ver http://ec.europa.eu/echo/about/actors/fpa_en.htm).
Bens – itens ou produtos (pode incluir medicamentos, itens não alimentícios, veículos,
computadores, mobiliário, etc.). Ver Secção 4.0 para detalhes.
Guia de Entrada – deve ser preenchida pelo recebedor final das mercadorias, para
confirmar o recebimento dos bens em boas condições e em devido tempo. Qualquer
2.0 Glossário de Termos Comuns
11
mercadoria avariada ou com problemas deve ser delvovida e registada na Guia de
Entrada. Ver a Secção 16.0 para mais detalhes.
Comprovativo de Requisição de Bens – o Comprovativo de Requisição de Bens permite ao
pessoal do programa requerer materiais do projecto do armazém permitindo ao pessoal do
armazém preparar e documentar os bens que o pessoal do programa precisa para as
actividades do projecto. Para receber bens do armazém, o responsável do programa ou
membro do pessoal preenchem uma Comprovativo de Requisição de Bens para libertar os
bens para o transporte até ao destino final do projecto.
INCOtermos – INCOtermos (termos Comerciais Internacionais) são códigos reconhecidos
internacionalmente usados nas transacções de importação e exportação. Cada um dos 13
códigos de 3 letras (incluindo EXW) descrevem as responsabilidades de cada parte e
estipula o ponto no qual a propriedade e a responsabilidade pelos bens muda – isto inclui a
entrega, custos, remessa, inspecção e taxas. O objectivo do INCOtermos é reduzir malentendidos entre as partes declarando claramente as obrigações de cada parte.
Concurso Público Internacional – um convite para um concurso é anunciado
internacionalmente e em público e qualquer fornecedor pode apresentar uma proposta
para um contrato. Ver Secção 13.0 para detalhes.
Concurso Público Local – um convite para um concurso é anunciado localmente e
nacionalmente no país da operação e qualquer fornecedor pode apresentar uma
proposta para um contrato. Ver Secção 13.0 para detalhes.
Aquisição Local – é a aquisição de bens e serviços no país da operação.
Concurso por Negociação – este é o concurso mais simples para os níveis mais baixos de
compra (até £60,000). O concurso por negociação é um processo competitivo onde um
mínimo de três fornecedores são abordados simultaneamente por escrito e convidados a
apresentar propostas para o contrato. Ver Secção 11.0 para detalhes.
Concurso por Negociação de Proposta Única – isto permite a negociação de um contrato
com apenas um fornecedor em vez de se utilizar um concurso por negociação com pelo
menos 3 fornecedores ou conduzir um concurso público ou fechado. O concurso de
proposta única deve apenas ser usado em casos excepcionais. Ver Secção 12.0 para
detalhes.
Pedido de pagamento – é um pedido para se efectuar o pagamento ao fornecedor, uma
vez as mercadorias sejam recebidas em boas condições. Podem-se fazer Pedidos de
Pagamento para pagamentos parciais mas sempre terá que haver uma factura
correspondente para cada um dos pagamentos solicitados. O Pedido de Pagamento deve
ser suportado por tod a documentação da aquisição como (mas não limitada) a factura,
Guia de Entrada, matriz de comparação das ofertas e actas das reuniões do concurso,
Ordem de Compra ou contrato, propostas dos fornecedores e Pedidos de Cotações. Ver a
Section 21.0 para mais detalhes.
Pista de Documentos – também conhecida por “pista de auditoria”, é uma pista da
documentação relacionada com todas as compras e aquisições. Esta pista de documentos
é importante para efeitos de auditoria e análise e deve consistir em toda a documentação
submetida pelos fornecedores e actas das reuniões do comité de avaliação de propostas.
Todos os documentos devem ser devidamente assinados e aprovados. Ver Secção 22.0
para detalhes.
Aquisição – a compra de bens, serviços e obras. A aquisição inclui tudo menos os salários e
outros custos relacionados (impostos, segurança social e pensões) e ainda custos correntes
do escritório. Este manual refere-se à “aquisição” de todos os bens, serviços e obras acima
do valor de £100 e analisa os diferentes concursos de aquisição e definições em detalhe.
Ordem de Compra - É a confirmação da encomenda ao(s) fornecedor(es) seleccionado(s)
e deve ser assinada pelo(s) fornecedor(es) vencedores. Quando assinada pelo fornecedor
e pelo comprador, a Ordem de Compra torna-se num contrato e num compromisso no que
2.0 Glossário de Termos Comuns
12
diz respeito a quantidade e valor dos bens e as condições de entrega. Ver a Secção 25.0
and o Anexo 11 para mais detalhes sobre condições contratuais.
Requisição de Compras - É preenchido pelo trabalhador que efectua o pedido de compra
e revisto pelo titular do orçamento e autorizado por quem detem a autoridade delegada.
Se na Requisição de Compras faltarem as assinaturas de aprovação necessárias que
confirmam a verificação da legitimidade da aquisição em relação ao orçamento, não se
faz nenhuma compra. A aprovação da Requisição de Compras constitui o ponto de
partida do processo de compras. Ver a Secção 11.0 para mais detalhes.
Solicitação de Cotação – isto é um aviso ou carta enviado aos fornecedores a solicitar
detalhes da sua proposta para itens específicos necessários. Pode ser usado um formato
padrão de uma solicitação de cotação (um exemplo é fornecido nos anexos deste
documento) ou o pessoal de aquisição pode usar o seu próprio modelo desde que sejam
incluídas na solicitação as especificações detalhadas do que é para ser comprado e
detalhes das datas e locais de entrega, e qualquer outro critério necessário.
Concurso Fechado – o aviso do concurso é publicamente anunciado a nível nacional e
internacional em conformidade com o valor da compra. Qualquer fornecedor pode
solicitar a sua participação submetendo uma manifestação de interesse de proposta ao
contrato, mas apenas os fornecedores que cumpram os critérios de selecção estabelecidos
são convidados a submeter uma proposta completa para o contrato. Ver Secção 14.0 para
mais detalhes.
Serviços – podem incluir consultorias, pessoas de recurso, contratos de curto prazo ou
tarefas específicas (como uma avaliação), que são técnicas ou académicas. Os serviços
também podem incluir transporte ou tradução. Ver Secção 4.0 para detalhes.
Subcontratação – às vezes os fornecedores implementam as suas obras trabalhando com
outros empreiteiros para completar o contrato. Isto chama-se subcontratação e deve ser
examinado cuidadosamente para assegurar que o subcontratado cumpre o código de
conduta da CAFOD. Ver Secção 23.0 para detalhes.
Cadeia de Distribuição – o processo de identificar fornecedores, completar uma compra e
assegurar a entrega (incluindo o entreposto, transporte e armazenamento) e recepção de
bens, serviços ou fornecimentos. A cadeia de distribuição começa com a avaliação de
necessidades e planeamento do projecto que inclui itens para compra e termina no
procedimento de anulação quando os itens são eliminados ou doados.
Pasta do Concurso – a informação que é fornecida aos fornecedores que estão
interessados em submeter uma proposta para um contrato específico em resposta a um
convite para apresentação de propostas (em concursos abertos ou fechados) chama-se
pasta do concurso. A pasta inclui detalhes dos itens a serem comprados, termos e
condições do concurso, a avaliação, pontuações, e critérios de adjudicação, detalhes de
contactos relevantes, informação sobre datas e entrega. A pasta do concurso é dada aos
fornecedores para que possam fornecer a informação correcta e completa na sua
proposta que será então analisada por um comité de avaliação de propostas. Ver Secção
13.0 para detalhes.
Guia de Transporte - uma guia documenta os detalhes, quantidades e datas dos itens a
serem transportados de um local para outro e localiza os itens para assegurar que o seu
local, condição e quantidade é conhecida e localizada. Uma guia deve acompanhar
quaisquer bens ou fornecimentos que estão a ser movimentados do fornecedor para o
entreposto, do entreposto para o local do projecto, ou do fornecedor para o local do
projecto. Ver Secção 16.2 para detalhes
Obras – a construção ou edificação, incluindo o projecto, de casas, sistemas de água, infraestruturas, edifícios, furos etc. Ver Secção 4.2 para detalhes.
2.0 Glossário de Termos Comuns
13
3.0
LISTA DE ACRÓNIMOS
Países ACP
países Africanos, do Caribe e do Pacífico
CAFOD
Agência Católica para o Desenvolvimento Estrangeiro
CI
Caritas Internacional
DEC
Comité de Emergência de Catástrofes
DFID
Departamento para o Desenvolvimento Internacional (RU)
EC
Comunidade Europeia
ECHO
Agência Humanitária da Comissão Europeia
EOI
Manifestação de Interesse
EXW
Contrato de Fornecedor Saída de Fábrica
FPA
Acordo Quadro de Parceria (com o ECHO)
GBP
Libra Esterlina da Grã-Bretanha
HPC
Centro de Aquisição Humanitária
HD
Departamento Humanitário da CAFOD
IAPG
Grupo de Aquisição Inter-Agências
ID
Divisão Internacional da CAFOD
INCOtermos
termos Comerciais Internacionais
PCM
Programa de Gestão de Ciclos da CAFOD
PFP
Perfil Financeiro do Parceiro
POA
Avaliação Organizativa do Parceiro
POP
Perfil Organizacional do Parceiro
PPSS
Secção de Apoio a Parceiros do Programa da CAFOD
USAID
Agência dos Estados Unidos para o Desenvolvimento Internacional
3.0 Lista de Acrónimos
14
4.0
INTRODUÇÃO
A declaração da Visão Missão e Valores da CAFOD sobre Administração é o ponto de
partida para os requisitos apresentados neste manual de gestão da cadeia de distribuição:
Administração: Nós ambicionamos ser bons administradores de todos os recursos que nos
sejam confiados, abertamente responsáveis pelo nosso trabalho, sistemáticos em avaliar a
nossa eficácia, profissionais em gerir os nossos fundos e responsáveis no nossos gastos e
despesas gerais.
Este manual fornece a CAFOD com procedimentos claros para a cadeia de distribuição e
gestão de aquisições. Fornece um conjunto de ferramentas de trabalho e orientações e
deve ser considerado em conjunto com as necessidades e regulamentações específicas
dos doadores institucionais. Além disto, deve-se também ter em consideração a legislação
do país onde a intervenção se localiza.
É assegurado o curto período de implementação de projectos de emergência, bem como
a necessidade de assegurar a garantia de qualidade para fornecimentos e obrigações
específicos. Portanto, estes processos de gestão da cadeia de distribuição são projectados
para serem flexíveis mas têm como objectivo assegurar consistência com as orientações de
aquisição dos doadores, como por exemplo, o ECHO, o DFI, e a USAID e outros contratos
institucionais que sejam garantidos.
4.1
Princípios Básicos de Aquisição
Este manual tem por objectivo apoiar o pessoal da CAFOD e seus parceiros a comprar
todos os bens, serviços e obras baseados nos princípios de administração de recursos e
competitividade, optimizando todos os recursos disponíveis e assegurando que todos os
bens, serviços e obras sejam adquiridos de uma forma transparente.
Os princípios básicos de aquisição incluem a transparência dos procedimentos seguidos, a
proporcionalidade dos procedimentos com referência ao tipo e quantidade de cada
contrato, e a igualdade de tratamento de todos os potenciais empreiteiros esforçando-se
por manter a conformidade com elevados padrões e regulamentações específicas.
No sentido de alcançar estes objectivos, todas as decisões de aquisição devem ser
tomadas considerando os seguintes factores:
1. Valor económico: Se todos os outros elementos são iguais, a opção mais barata deve
ser escolhida.
2. Confiança no Fornecedor: As decisões de aquisição devem ter em conta o registo
prévio de confiança no fornecedor.
3. Qualidade dos bens ou serviços fornecidos: As decisões de aquisição devem ter em
conta a capacidade do fornecedor garantir a qualidade dos bens, serviços e obras
fornecidos de acordo com a especificação requerida.
4. Prazos de entrega dos bens e serviços fornecidos: Nos casos em que os bens, serviços e
obras são solicitados com urgência, deve ser considerada a capacidade relativa do
fornecedor em fornecer um serviço atempado.
5. Responsabilidade e responsabilização: Os termos da entrega (incluindo o transporte,
carga e descarga, alfândega, taxas, remessa, e termos de inspecção) devem ser
claramente considerados e os INCO-termos devem ser escritos para se dividir
claramente a responsabilidade entre o comprador e o fornecedor(es).
6. Cuidados éticos: Deve-se ter cuidados éticos em todas as decisões de aquisição.
Poderá haver cuidados éticos quando se usa um determinado fornecedor – por
exemplo se uma das outras empresas onde o fornecedor está envolvido for considerada
inapropriada (como o tráfico de armas), ou há preocupações sobre as suas práticas de
trabalho. Tais assuntos devem ser considerados caso a caso e documentados se
afectarem a decisão final de aquisição.
7. Efeitos das decisões de compra nos mercados locais: As decisões tomadas sobre
compras de valor elevado – especialmente alimentos – podem ter efeitos positivos ou
4.0 Introdução
15
negativos na economia local do projecto, e no acesso da população local a bens,
serviços e obras.
A aquisição de bens, serviços e obras no próprio país é normalmente preferencial, dado
que apoia as capacidades do país e ajuda a manter o dinheiro na economia nacional.
Evita também a necessidade do tempo e despesas associadas com a importação.
Contudo, em alguns casos as grandes aquisições podem distorcer os mercados locais
ao nível provincial ou nacional, criando preços elevados artificiais e reduzindo o acesso
das populações locais a fornecimentos ou serviços essenciais.
Tais assuntos devem portanto ser considerados antes de se procurar propostas ou
cotações, especialmente para grandes contratos, e qualquer convite para cotação ou
concurso deve ser estruturado apropriadamente.
8. Financiamento de doadores institucionais: Este manual foi compilado considerando as
regulamentações de instituições de financiamento incluindo o DFID, a USAID, e o ECHO
bem como outros doadores incluindo o DEC. Estas orientações incluem o nosso
conhecimento dos doadores e das suas regulamentações. Contudo, o gestor do
contrato é o responsável por verificar com os doadores específicos para assegurar a sua
observância completa. As equipas de financiamento do Departamento Humanitário
(HD) e do Apoio a Parceiros e Programas (PPS) podem fornecer apoio adicional e
conselhos para a observância com doadores institucionais se necessário.
9. Regras de origem e nacionalidade: A “regra de origem” e a “regra da nacionalidade”
podem ser aplicadas a algumas aquisições feitas com fundos institucionais1. Estas
restringem a fonte dos fornecimentos a determinados países. Deve ser procurada
orientação detalhada se os termos do contrato com o doador indicam que estas regras
possam ser um problema. Devem ser procuradas isenções ou derrogações para
negociar estas regras como apropriadas (ver Secção 24.0 Isenções e Derrogações).
10. Centros de Aquisição Humanitária (HPC): São organizações profissionais, autónomas,
não lucrativas, que se especializam na gestão técnica e comercial de fornecimentos
necessários a operações humanitárias. Os HPC podem também fornecer assistência
técnica em aquisições, ou fornecer stocks pré-estabelecidos, compras, ou capacidade
logística (ver Secção 23.0 Subcontratação).
11. Documentação e arquivo: Toda a documentação referente a cada compra deve ser
retida e mantida em segurança durante pelo menos 7 anos. A documentação deve
demonstrar e justificar todas as decisões tomadas e ser assinada pelos níveis adequados
de aprovação (ver Secção 22.0 Documentação e Arquivo para informação adicional).
12. Confidencialidade: Toda a informação referente à contratação fornecida pelos
fornecedores e/ou potenciais fornecedores deve ser tratada confidencialmente e não
deve ser divulgada a outros fornecedores ou a qualquer outra terceira parte (ver
Secção 26.0 Código de Conduta Ética para Pessoal e Secção 10.0 Obter
esclarecimentos dos fornecedores).
A CAFOD e os parceiros da CAFOD podem reservar-se o direito de rejeitar qualquer ou
todas as propostas, quando considera que deverá fazê-lo no melhor interesse da
organização e/ou das pessoas que serve, e em consideração pelos factores acima
mencionados. As ocasiões em que tal pode acontecer incluem, mas não se limitam a:
•
Preços do concurso serem considerados muito elevados ou muito baixos;
•
Conflito de interesses entre o pessoal da CAFOD, parceiros e fornecedores;
•
Potencial para um conflito de interesses ou tendo sido visto um conflito de interesses
entre o pessoal da CAFOD, parceiros e fornecedores;
1
Por exemplo, a EC, o governo japonês e a USAID têm regras de nacionalidade estritas sobre aquisições e a fonte de origem
dos fornecimentos. Ambos os Estados Unidos e o Japão requerem que os itens sejam comprados a partir dos EU ou do Japão
sempre que possível e a EC requer a aquisição a partir dos países da EC ou ACP sempre que possível. É portanto importante
notar que a índia e a China são muitas vezes países não elegíveis para a origem de itens dado que podem afectar a CAFOD e
as decisões de aquisição dos parceiros da CAFOD.
4.0 Introdução
16
•
Conflito com, ou não adesão, à CAFOD ou aos valores éticos de aquisição dos
parceiros da CAFOD como descritos acima;
Há muitas vantagens em implementar estes sistemas de aquisição de forma eficaz e
completa:
•
Demonstra uma administração dos recursos responsável;
•
Melhora a eficácia e a simplicidade de todas as aquisições e compras;
•
Os sistemas padrão aumentam a transparência e a responsabilidade entre o pessoal;
•
Os sistemas são bons mecanismos para evitar a fraude;
•
O arquivo e documentação claros facilitam futuras análises e auditorias.
4.2
Tipos de Aquisição
Os itens para compra juntam-se em três categorias. Quando se inicia uma compra, o
membro do staff que a inicia precisa de identificar o tipo de compra a ser implementada
numa destas categorias:
1. Bens e fornecimentos – Estes cobrem a compra, aluguer, arrendamento ou concessão
de produtos tais como veículos, kits de itens não alimentares, rádios, e bilhetes de avião.
Pode também incluir as despesas de instalação e manutenção destes itens.
2. Serviços – Estes cobrem custos de serviços intelectuais e não intelectuais, incluindo
serviços de consultoria, pessoal de recurso, e custos de serviço intelectual tais como
análise, avaliação ou consultores técnicos. Os serviços podem incluir contratos técnicos,
de estudo ou pesquisa, transporte e tradução. A manutenção de bens após o período
de garantia é um serviço.
3. Obras – Isto cobre o custo de actividades de construção tais como edifícios, poços,
furos, sistemas de fornecimento de água, estradas, pontes. Cobre também o custo do
projecto técnico e os desenhos de todas as actividades de obra tais como os honorários
de arquitectos ou de consultores técnicos do projecto.
4. Contratos híbridos – Se num contrato existir mais do que um tipo de compra (por ex.
obras e bens), a compra total deve ser considerada e o tipo de compra de maior valor
determina o concurso de aquisição a ser seguido.
Nota: Aquisição engloba tudo menos salários e custos relacionados (exemplo, impostos,
segurança social e pensão) bem como custos gerais de funcionamento do escritório
Exemplo de um contrato híbrido:
Para a construção e fornecimento de um centro de saúde, o contrato do fornecedor
consiste em:
Construção do centro de saúde: “Contrato de obras” = £99,000
Fornecimento de bens e medicamentos: “Contrato de bens e fornecimentos” = £100,000
O valor total da compra ao fornecedor: £199,000
É necessário um concurso internacional público ou fechado porque o valor dos
bens/fornecimentos é maior que o valor das obras e por isso este tipo de aquisição
determina o concurso a ser seguido.
Quando o item é categorizado, deve ser identificado o procedimento de aquisição
relevante. Há diferentes concursos de aquisição para serviços, bens e contratos de obras.
Isto acontece porque:
•
Os concursos de fornecimento para cada categoria são diferentes. Por exemplo,
bens/fornecedores podem ser expedidos de qualquer parte, mas geralmente um
4.0 Introdução
17
•
contrato de obras é melhor fornecido localmente;
•
Alguns doadores (ex: ECHO) dividem a aquisição desta forma.
4.3
Limites dos Concursos
Tabela 1 (abaixo) apresenta os detalhes dos níveis de despesa, o tipo de aquisição, e o
concurso de aquisição necessário. Estes detalhes ajudam a orientar a implementação e a
gestão do contrato, e reflectem também os regulamentos dos doadores e da CAFOD.
Contudo, é da responsabilidade do gestor do contrato ou do pessoal de implementação
verificar com os doadores específicos para assegurar a observância completa para
projectos determinados.
Tabela 1 Limites dos concursos e terminologia principal da aquisição
£101 - £1,000
£1,001 £60,000
£60,001 - £150,000
Bens /
Fornecimentos
Dinheiro de
caixa
Concurso por
negociação
Local: Concurso
público ou concurso
fechado
Internacional: Concurso público ou
concurso fechado
Serviços
Dinheiro de
caixa
Concurso por
negociação
Local: Concurso
público ou concurso
fechado
Internacional: Concurso público ou
concurso fechado tender
Obras
Dinheiro de
caixa
Concurso por
negociação
GBP (£)
£150,001 £2,500,000
Local: Concurso público ou concurso
fechado
Over £2,500,001
Internacional:
Concurso público
ou concurso
fechado
Termos Principais da Aquisição:
Concurso de
cotação única
Concurso por
Negociação:
É necessária pelo menos uma cotação escrita de um fornecedor. Deve ser registada uma nota
para arquivo para documentar o processo incluindo o porquê deste fornecedor ter sido
seleccionado. Nota: a maioria dos parceiros teria um limite inferior a £1,001 para o início do
concurso por negociação de 3 propostas.
Um mínimo de três fornecedores são abordados em simultâneo por escrito e convidados a
submeter uma proposta mas sem qualquer anúncio público. Nota: a maioria dos parceiros teria
um limite inferior a £1,001 para limite mínimo para um processo de 3 propostas.
É exigido um comité de propostas para compras acima de £5,000.
Concurso local:
O convite ao concurso é anunciado publicamente a nível local e nacional e qualquer parte pode
apresentar uma proposta. Os concursos locais podem ser públicos ou fechados.
Concurso
Internacional:
O convite ao concurso é anunciado publicamente e internacionalmente. Os concursos
internacionais podem ser públicos ou fechados.
Concurso
Público:
Qualquer fornecedor ou parte pode apresentar uma proposta completa em resposta ao convite
para o concurso.
Concurso
Fechado:
Um processo de concurso fechado inclui o anúncio público do aviso do concurso e qualquer parte
poderá solicitar a sua participação. Apenas os candidatos que cumpram os critérios de selecção
estipulados são convidados a submeter uma proposta completa. Nota: Se o financiamento é feito
pelo ECHO então os limites dos Concursos Fechados são diferentes. (Ver por favor o Anexo 21
para detalhes sobre os limites do ECHO.)
NOTA: A Tabela 1 sumariza a tabela mais detalhada que se encontra no Anexo 1 e que pode ser
usada como orientação para as moedas locais com taxas de câmbio actualizadas.
A Tabela 1 usa valores em GBP(£) que foram alinhados para assegurar a inclusão de todos
os doadores internacionais (incluindo o ECHO, DFID, e o Big Lottery Fund). Deverá ser
4.0 Introdução
18
tomada atenção dado que alguns doadores têm limites em moedas locais (por exemplo
US$) que devem ser verificados face a esta tabela considerando as taxas de câmbio e suas
flutuações.
O pessoal pode corrigir esta tabela para usar a moeda local ou apropriada e taxas de
câmbio face aos níveis da GBP (£), desde que não se ultrapassem os limites equivalentes á
GBP (£).
A Tabela 1 apresenta definições de cada um destes concursos e este manual fornece
ferramentas e orientações passo a passo de como se implementar cada um destes
concursos.
NOTA: A Tabela 1 mostra o concurso mínimo exigido:
Se um concurso de adjudicação mais rigoroso for considerado adequado, não é exigida
aprovação adicional nem isenção. Por exemplo, com uma aquisição inferior a £60,000, se a
CAFOD / parceiro não tiver uma boa noção dos potenciais fornecedores para determinados
bens ou serviços seria adequado usar um concurso público em vez de um concurso por
negociação. O processo do concurso público irá, pela sua natureza própria, identificar a gama
de fornecedores disponíveis e interessados.
Se um concurso menos rigoroso for considerado adequado, deverá obter-se uma isenção para o
permitir.
Em relação a fundos institucionais, pode ser que doadores institucionais tenham regulamentos e
tectos diferentes que devem ser observados. Estes ganham precedência em relação ao manual.
Há três tipos diferentes de concursos dependendo do nível de despesas de cada compra.
Os concursos de aquisição são:
•
Concurso por negociação.
•
Concurso público (incluindo local e internacional).
•
Concurso fechado (incluindo local e internacional).
Cada um dos concursos de aquisição requer uma série de passos, documentação e
aprovações para assegurar a observância e a implementação eficaz dos princípios de
aquisição.
O Anexo 2 apresenta um fluxograma sumário dos três processos de gestão de cadeia de
distribuição; Concurso por Negociação; Concurso Público; e Concurso Fechado. Este
manual da cadeia de distribuição fornece orientação e modelos sobre como acompanhar
cada concurso, e que documentos e informação são necessários.
Para aquisições até £100 pode usar-se o dinheiro em caixa. Os procedimentos para a
utilização e autorização do dinheiro em caixa devem ser determinados por cada escritório
como parte do seu controlo financeiro.
Esquematicamente, a Tabela 1, incluindo os requisitos do contrato híbrido, pode ser
representada:
4.0 Introdução
19
Todos os tipos de aquisição:
bem / fornecimentos,
serviços e obras
Valor total previsto da
aquisição
Valor da aquisição
até: £100
Concurso de
aquisição necessário
Sim
Dinheiro de caixa
No
Valor da aquisição:
£101 - £1,000
Sim
Cotação única
No
Valor da aquisição:
£1,001 - £60,000
Concurso por
negociação
Sim
Não
Isto é uma aquisição
híbrida?
Sim
Identificar o tipo de
aquisição híbrida, ou
seja, o tipo com o
maior valor
Não
O tipo da aquisição é
bens / fornecimentos
ou serviços?
Sim
O tipo de aquisição híbrida
é bens / fornecimentos ou
serviços?
Yes
Não
Não (ou seja, é Obras)
Valor da aquisição:
£60,001 - £2.5 million
Sim
Concurso Local
(público / fechado))
Sim
Não
Não
Valor da aquisição
maior que: £2.5 million
Valor da aquisição:
£60,001 - £150,000
Sim
Concurso
Internacional
(público / fechado))
Sim
Valor da aquisição
maior que: £150,000
Nota: Que para projectos / programas financiados institucionalmente estes limites de aquisição podem ser diferentes.
Os números específicos devem ser esclarecidos no início do projecto / porograma.
4.4
Fraccionamento Artificial de Contratos
O valor estimado de um contrato de compra NÃO deve ser determinado com vista à
evasão dos procedimentos requeridos ou a manter a compra abaixo de um limite de
concurso mais rigoroso. O valor estimado de um contrato não pode ser reduzido
comprando itens de fornecedores diferentes para que o contrato total fique abaixo de uma
determinada autorização ou limite de concurso. Isto é considerado “fraccionar
artificialmente” um contrato e é inaceitável.
Quando um contrato tem itens que são subdivididos em vários lotes, mesmo que cada
aquisição seja então sujeita a um contrato individual, deve ser considerado o valor de todos
os lotes juntos para a avaliação global do concurso e limites aplicáveis.
Exemplo 1: Fraccionamento artificial de contratos: O aluguer de um veículo de projecto no
Quénia.
O aluguer de um veículo para o projecto por um mês foi cotado pelos fornecedores em
£400.
O veículo foi requerido para os 12 meses do projecto.
O parceiro local fixou um limite de £500 para a realização de um procedimento por
negociação.
4.0 Introdução
20
O parceiro não realizou em concurso por negociação para o aluguer deste veículo para o
projecto.
CONTUDO, como o preço total do veículo é £4,800, deveria ter-se feito um concurso por
negociação apesar de o preço por mês estar abaixo do limite de concurso por
negociação. Assim, neste exemplo o parceiro fraccionou artificialmente o contrato.
Exemplo 2: Fraccionamento artificial de contraltos: A compra de medicamentos e
equipamento médico para 3 centros de saúde no Paquistão.
O valor total para os fornecimentos a cada centro de saúde é £23,974. Contudo, porque o
valor total dos fornecimentos para os três centros é de £71,892 é necessário um concurso
público local para a identificação do(s) fornecedor(es) adequado(s). Não deve haver 3
concursos de aquisição individuais, um para cada centro – isto seria considerado um
fraccionamento artificial de contratos.
Se, de acordo com o concurso, mais do que um fornecedor for identificado, devem ser
elaborados contratos individuais para cada fornecedor ou pode ser elaborado um acordo
quadro.
No entanto, se existirem razões válidas para se fraccionar o contrato, estas podem ser
consideradas aceitáveis. Estas razões podem incluir:
•
Resposta de emergência;
•
Preocupações de segurança;
•
Optimização do impacto económico das compras na população;
•
Prazos de entrega espalhados durante um longo período de tempo;
•
Limitações do Mercado local;
•
Requisitos de alimentos frescos; e
•
Custos de transporte.
MAS provar tais razões válidas pode ser difícil, portanto deve ser dada atenção ao
cumprimento das autorizações relevantes e níveis de procedimento. Ver Secção 24.0 para
uma explicação sobre como gerir, documentar e autorizar isenções.
Assim que as cotações de fornecedores sejam recebidas e que as espectivas propostas
sejam avaliadas, é aceitável divider o contrato por fornecedores diferentes.. O importante
éteham sido levados a cabo procedimentos de compra correctos para o VALOR TOTAL da
compra.
4.5
Ligar Regras de Aquisição a Considerações Financeiras
Este manual da cadeia de distribuição tem ligações a um número de considerações
financeiras. Ao gerir uma aquisição sob um financiamento, especialmente na fase do
planeamento do projecto e do planeamento da aquisição, é importante estar consciente
de, e considerar os principais factores de influência.
Alguns dos factores principais a considerar encontra-se na lista abaixo.
•
Gestão de activos, inventários e desvalorização;
•
Inflação;
•
IVA e outros impostos;
•
Taxas de câmbio.
Este factores estão incorporados nas orientações financeiras e o pessoal deve referir-se às
orientações financeiras da CAFOD para detalhes. O departamento financeiro da CAFOD e
4.0 Introdução
21
o pessoal financeiro do país podem também
aconselhamento nestes tópicos se necessário2.
4.6
fornecer
alguma
orientação
e
Regulamentos Governamentais no País de Operação
NOTA: É muito importante que o pessoal esteja ciente das leis específicas e restrições
governamentais no país de operação e que as tenham em consideração quando aplicam
as orientações delineadas neste manual.
ESTEJA CIENTE que as regras governamentais e as regras dos doadores podem mudar e
afectar a implementação dos projectos antes e durante as operações.
Para além dos factores financeiros, as leis nacionais e locais de cada país de operação e as
regras específicas do doador institucional podem alterar ou restringir significantemente a
implementação destes procedimentos e orientações. Em tais situações, os regulamentos do
governo têm precedência sobre os regulamentos da CAFOD.
As leis dos governos locais e nacionais afectam muitas vezes a aquisições da seguinte
forma:
1. Importação, taxas e impostos – isto pode afectar o transporte e a entrega de, por
exemplo, fornecimentos que atravessam fronteiras internacionais, porque alguns
governos não autorizam importações internacionais ou impõem elevados impostos, por
vezes proibitivos, sobre essas importações.
2. Publicação e notificação de concursos – alguns governos restringem a aquisição ao país
de operação e desencorajam fortemente as aquisições a fontes externas. Podem
também ter regras locais e regulamentos que controlem os concursos, a sua
implementação e os seus anúncios.
3. IVA e tributação – muitos governos têm taxas extra sobre bens humanitários, de
emergência e de luxo. Estes custos extra têm que ser tomados em consideração no
orçamento e nas etapas de compra.
4. Inflação – alguns países sofrem extremos de subidas de inflação e por isso as cotações
tornam-se inválidas extremamente rápido. Quando se considera e escreve orçamentos,
cotações e contratos de fornecedores, o impacto da inflação local deve ser
cuidadosamente considerado.
5. Contratos – alguns países têm cláusulas legais complicadas especialmente as
pertencentes a contratos legais e à forma como estes são considerados legais e
vinculativos. Muitas vezes, são necessários advogados locais que forneçam apoio e
aconselhamento específico sobre as leis e restrições locais.
6. Aquisição de bens em segunda mão – ambos os doadores e governos locais podem ter
orientações e restrições específicas sobre se os bens em segunda mão podem ser
usados e adquiridos, e como podem ser doados – e em muitas situações, isto pode
afectar as decisões e opções de compra.
4.7
Salvarguardando os recursos do abuso de terroristas.
A política de “Salvaguarda dos recursos da CAFOD contra o abuso terrorista” inclui uma
série de exigências relacionadas com a gestão da cadeia de distribuição. Os números de
referência a seguir indicam os números dos parágrafos das respectivas políticas:
P2.1 Como uma organização registada no Reino Unido, estamos sujeitos a Lei de 2000
sobre o Terrorismo do Reino Unido. Sob esta lei, constitui crime grave envolver-se ou apoiar
qualquer acto definido como terrorismo nos termos da lei, ou qualquer indivíduo ou
organização que seja classificada como “organização terrorista”
2
O Departamento Financeiro da CAFOD tem orientações financeiras sobre gestão de fundos. Isto deve ser considerado neste
manual juntamente com a política de Fraude e Perda da CAFOD.
4.0 Introdução
22
P5.1 Vamos consultar a Lista Combinada do Banco da Inglaterra e a Lista da OFAC para
nos garantir que organizações parceiras que recebem fundos não estejam classificadas
como tal pelas Nações Unidas, União Europeia, Estados Unidos ou Reino Unido.
P5.4
Iremos proceder á verificação dos nomes de fornecedores que estiverem a
participarem em concursos de aquisição de bens promovidos pela CAFOD com valores
superiore com valores superiores a £60.000. Deverá ser enviado ao Departamento
Financeiro uma lista de fornecedores a quem foi enviado um dossier do concurso (tanto
aberto como restrito) e, no prazo de uma semana, será feita a verificação.
Por favor, queiram contactar o Responsável delo pelouro das Finanças (através do seguinte
email: [email protected]) ou, na sua ausência, o Oficial da Auditoria Interna, pelo email
[email protected]. Se a aquisição estiver a ser dirigida pelo parceiro, não iremos proceder
á verificação dos nomes dos fornecedores , a não ser que algum pedido nos seja dirigido
nesse sentido.
4.0 Introdução
23
5.0
PARCEIROS E AQUISIÇÕES
Reconhecendo que a maioria das actividades da CAFOD são implementadas por
parceiros, os sistemas e procedimentos neste manual destinam-se à CAFOD e aos seus
parceiros de implementação. Este é o caso do financiamento institucional, fundos
angariados pelo DEC, dinheiro angariado pela CAFOD e pela CI e qualquer outra fonte de
financiamento, quando a CAFOD trabalha através de parceiros ou realiza a aquisição em
nome de parceiros.
O presente manual de cadeia de distribuição, ou então, uma outra alternativa que cubra ou
supere os requisitos nele emanados, deverá ser usado sempre que uma ( ou mais ) das
situações abaixo ocorra.Para dissipar dúvidas, importa frisar que o termo procurement (ou
seja aquisições) cobre bens, fornecimentos, serviços e obras, porém, não inclui salários,
despesas relacionadas (por exemplo, impostos, seguro nacional, pensões) e despesas
gerais de funcionamento do escritório.
•
Todos os projectos/programas levados a cabo sob contrato institucional, incluindo os
parcial ou totalmente financiados através dum apelo do Comité para Emergências
(DEC)
•
Todos os projectos em que o valor total das aquisições numa PSGA/MSGA aprovadas,
ou então numa situação em que uma série de de financiamentos aprovados para o
mesmo parceiro no mesmo ano fiscal sejam superiors a £20,000.
•
Todas as as aquisições directamente conduzidas pelo pessoal da CAFOD, incluindo as
destinadas a um escritório internacional/do Reino Unido ou relacionadas a um
projecto/programa da CAFOD.
5.0 Parceiros e Aquisições
24
Assim que o uso deste manual da cadeia de distribuição tiver sido identificado como um
requisito para um projecto, um programa ou uma aprovação de subsídio específicos,
aplica-se a todas as aquisições associadas. O valor total de cada aquisição planeada (e
um projecto / programa / aprovação de subsídio pode ter muitas) determina então o
concurso de aquisição que deve ser seguido – de acordo com a Secção 4.3.
Este manual da cadeia de distribuição fornece um conjunto de ferramentas para a CAFOD
e seus parceiros de implementação e complementa as Orientações de Financiamento
Institucional, o Perfil Organizacional dos Parceiros, e Perfil Financeiro da Parceria e o sistema
de Gestão do Ciclo do Programa. Cada uma destas orientações ajuda a facilitar a
implementação de projectos e apoia os princípios da parceria, especialmente os princípios
de administração e profissionalismo, e transparência, abertura, honestidade,
responsabilização e confiança que são intrínsecos à implementação destes sistemas.
Administração e profissionalismo – vamos exercer uma administração de recursos humanos,
financeiros e naturais que nos são confiados para o benefício dos pobres e em
solidariedade com toda a criação. Comprometemo-nos em lutar a corrupção, o
nepotismo, a ineficácia e outras formas de uso incorrecto de recursos de uma forma aberta
e transparente. Temos o conhecimento que a administração é intrínseca à nossa prática de
parceria e intimamente ligada á construção de competência e de capacidade.
Transparência, abertura, honestidade, responsabilização e confiança – Vamos construir as
nossas parcerias com base na transparência, responsabilização mútua, abertura e
honestidade, reconhecendo estes valores como condições prévias fundamentais ao
crescimento das nossas relações. Praticando estes valores, vamos também construir
confiança.3
5.1
Como este manual pode ser usado com os Parceiros
No sentido de usar eficazmente este manual com os parceiros, deve ser estabelecida uma
compreensão sólida da capacidade do parceiro e os seus sistemas existentes devem ser
estabelecidos completando-se o Perfil Organizacional do Parceiro e o Perfil Financeiro do
Parceiro (avaliação interna e questões a serem debatidas com os parceiros) – de acordo
com os Anexos 18, 19 e 20. Estes perfis vão identificar qualquer fragilidade nos sistemas
financeiros e logísticos, a robustez dos controlos internos, e a disponibilidade do pessoal nas
funções de governação e gestão.
Para todos os programas e projectos com uma componente de aquisições, uma Avaliação
de Risco deve ser efectuada, que será sustentada pelas capacidades do parceiro já
identificadas no Perfil Organizacional do Parceiro e no Perfil Financeiro do Parceiro. Esta
Avaliação de Risco vai permitir ao pessoal do programa considerar o nível de risco em que
incorre a aquisição exigida em um determinado financiamento e com um determinado
parceiro. A informação destas análises vai identificar como este manual da cadeia de
distribuição pode ser melhor utilizado com cada parceiro.
Quando se avaliar o risco da aquisição, do parceiro, do projecto, e dos sistemas existentes e
da capacidade do parceiro, podem então ser postos em prática factores atenuantes
adequados – tais como a formação, capacitação, monitorização e auditoria.
Este manual fornece ferramentas e orientações para ajudar o pessoal a avaliar e, depois, a
apoiar a implementação de sistemas melhorados e adequados à gestão da cadeia de
distribuição para a CAFOD e para os seus parceiros de implementação.
Portanto, este manual:
•
3
Não é feito para substituir os sistemas existentes do parceiro se o parceiro tiver padrões
adequados em vigor;
Nos Princípios de Orientação da Parceria Caritas p.11
5.0 Parceiros e Aquisições
25
•
É feito para fortalecer ou complementar os sistemas do parceiro se algum ou todos os
sistemas existentes do parceiro ficarem aquém dos padrões estipulados neste manual.
5.2
Usar este manual quando a CAFOD apoia parte de um projecto ou
programa
A CAFOD contribui regularmente para a CARITAS e petições de apoio e em muitos casos a
CAFOD é um dos vários doadores que estão a contribuir para um programa ou petição
mais amplos.
Este manual delineia PADRÕES MÍNIMOS para todos os aspectos da gestão da cadeia de
distribuição e de aquisições. Os padrões definidos não devem contradizer as aquisições de
outras agências ou regulamentos e concursos da cadeia de distribuição, apesar dos limites
poderem variar.
Por exemplo, a CAFOD contribui £100,000 para uma petição da CI para o Sri Lanka.
•
Os padrões mínimos estabelecidos neste manual são iguais, ou superiores, aos
requeridos por outros membros da CI: assim, o manual pode ser usado como
suporte aos parceiros de implementação.
Contudo, nas raras situações em que os regulamentos dos doadores contribuintes possam
divergir, os regulamentos do doador maioritário devem ter precedência.
Por exemplo, a Comissão Europeia (EC) contribui 75% e a CAFOD contribui 25% do
financiamento para o mesmo projecto.
•
A EC tem regulamentos sobre as regras de nacionalidade e origem dos bens
fornecidos sob o subsídio. A EC é o doador maioritário e por isso os seus
regulamentos sobre a nacionalidade e origem devem ser aplicados.
•
Contudo, a CAFOD e a EC têm os mesmos padrões para o processo que deve
ser conduzido de uma forma transparente, responsável e bem documentada.
•
Se a CAFOD estivesse a contribuir 75% e a EC estivesse a contribuir 25% os
regulamentos do manual aplicar-se-iam e não seria necessário aplicar os
regulamentos da EC sobre nacionalidade e origem.
5.3
Realizar uma Avaliação de Risco para aquisições e Parceiros
A folha de cálculo da Avaliação de Risco no Anexo 3 fornece um mecanismo para
identificar se uma análise dos sistemas de aquisição, monitorização e apoio à
implementação ou a formação é exigida com os parceiros antes ou durante a
implementação de um projecto ou programa apoiado pela CAFOD. O texto abaixo
fornece um sumário das considerações que são tidas em consideração na Avaliação de
Risco e devem ser lidas paralelamente com os cálculos no Anexo 3.
No caso de um programa estar a apoiar vários parceiros, cada um dos quais está a
efectuar adjudicações, deverá ser feita uma Avaliação de Risco por cada parceiro, tendo
em consideração as capacidades de cada parceiro.
Em algumas situações de emergência a CAFOD tomará a responsabilidade em gerir a
aquisição mas o parceiro será responsável pela distribuição dos bens aos beneficiários finais
da comunidade. Nestes casos, deve-se ainda efectuar a Avaliação de Risco utilizando-se o
valor dos bens como o valor da aquisição. Isto permite que se efectue uma avaliação à
contribuição do parceiro para a cadeia de distribuição.
5.0 Parceiros e Aquisições
26
FASE 1: Considere os factos:
1. Valor previsto da aquisição como % do subsídio previsto da CAFOD ao parceiro4:
•
Aquisição insignificante
•
Abaixo dos 25%
•
Entre 25% - 50%
•
Entre 51% - 75%
•
Acima de 75% do total do financiamento
2. Total de subsídios da CAFOD (de todas as fontes) previstos ao parceiro durante 3 anos:
ano passado, este ano e próximo ano:
•
Abaixo de £20,000
•
Entre £20,000 e £150,000
•
Entre £150,001 e £500,000
•
Acima de £500,001
3. Subsídio anual da CAFOD como % do rendimento anual do parceiro, média dos últimos
3 anos:
•
Abaixo dos 25%
•
Entre 25% - 50%
•
Entre 51% - 75%
•
Acima de 75% do rendimento anual do parceiro
4. Capacidade do parceiro - número de funcionários do programa5 experientes em
cadeia de distribuição gestão financeira e de projectos:
•
Grande: 20+ funcionários do programa
•
Médio: 6 - 19 funcionários do programa
•
Pequeno: 3 - 5 funcionários do programa
•
Muito pequeno: 1 - 2 funcionários do programa
5. Capacidade do parceiro – estruturas formais e capacidades de gestão financeira – ou
seja, se o parceiro tem sistemas existentes, estabelecidos e formais. A capacidade de
gestão financeira do parceiro pode ser descrita como:
•
Boas estruturas financeiras e capacidade de gestão financeira
•
Algumas estruturas financeiras e capacidade de gestão financeira
•
Estruturas financeiras e capacidade de gestão financeira limitadas
•
Sem estruturas financeiras e capacidade de gestão financeira
O nível das capacidades do parceiro deve ser avaliado usando as respostas recolhidas
durante a realização da análise do Perfil Financeiro do Parceiro.
FASE 2: Calcular o risco da cadeia de distribuição (aquisição):
Ao introduzir-se na folha de cálculo de avaliação de risco (ver Anexo 3) os factores
relacionados com a informação conhecida do financiamento e do tamanho da aquisição,
o número de trabalhadores e a capacidade do parceiro, será calculado automaticamente
um nível de risco – risco ALTO, MÉDIO ou BAIXO.
4
A ser avaliado durante o mesmo período, por exemplo, um programa complete ou um subsídio individual.
5
“Pessoal do programa” inclui todo o pessoal do projecto ou administração mas não inclui condutores,
empregados de limpeza ou guardas.
5.0 Parceiros e Aquisições
27
FASE 3: Atenuar o risco da cadeia de distribuição (aquisição):
A folha de cálculo da avaliação de risco vai identificar automaticamente as principais
medidas atenuantes. Estas serão baseadas em três áreas principais que vão requerer
atenção durante a implementação de qualquer financiamento, projectos ou programas
com o parceiro. As três medidas atenuantes de risco são:
1. Monitorização – inclui relatórios padrão (narrativos e financeiros), monitorização e
actividades de avaliação realizadas pelos titulares do orçamento e pelo pessoal do
programa da CAFOD, e uma monitorização e análise dos sistemas do parceiro existentes
e documentação de apoio;
2. Construção de sistemas – inclui uma análise dos sistemas de aquisição do parceiro
existentes e uma consideração sobre se os seus sistemas devem ser complementados
com os sistemas da CAFOD para alcançar os padrões adequados e necessários.
3. Formação – inclui a formação em sistemas de aquisição aos funcionários do parceiro
para assegurar que estão conscientes, e implementam, os sistemas adequados de
aquisição para alcançar os padrões necessários. A formação também requer uma
permanente monitorização ou auditoria para assegurar que estes sistemas estão a ser
correctamente implementados.
Esta avaliação de risco deverá ajudar o pessoal do programa a identificar se os
financiamentos são de risco baixo, médio ou elevado e sugerir depois sistemas e formação
que possam ser implementadas para apoiar o parceiro e assim minimizar o risco financeiro
durante a implementação das actividades do projecto / programa.
Os resultados da avaliação de risco devem ser registados na documentação de aprovação
do projecto / programa.
NOTA sobre a utilização da Avaliação de Risco
Uma avaliação de Risco não é concebida para substituir uma consideração cuidadosa das
actividades de monitorização, avaliação capacitação pelo pessoal do programa.
1. É contudo concebida para despoletar consideração cuidadosa e identificar áreas
principais para apoio adicional ou capacitação.
2. Para projectos identificados com risco ELEVADO, é necessária uma reconsideração da
forma como o financiamento é fornecido. Também pode ser adequado realizar uma
auditoria externa como parte do projecto para identificar controlos internos e áreas de
risco. [Se uma auditoria externa foi realizada recentemente ao parceiro, analise a carta
da gestão e as recomendações de controlo interno.] Por exemplo:
•
considere a opção da CAFOD empregar pessoal adicional para o parceiro ou da
CAFOD gerir a aquisição do programa;
•
considere solicitar equipas de financiamento da CAFOD para realizarem visitas
adicionais ou formação ao pessoal do parceiro para este financiamento sobre
aquisições e observância;
•
considere subcontratar a aquisição do financiamento a uma empresa de
aquisições;
•
considere a opção da CAFOD realizar a aquisição directamente.
3. A Avaliação de Risco identifica áreas de preocupação e sugere medidas atenuantes
mas deve ser usada considerando as circunstâncias individuais de cada projecto ou
parceiros.
5.0 Parceiros e Aquisições
28
6.0
PLANEAMENTO DE AQUISIÇÕES
6.1
Princípios Básicos
O planeamento de aquisições significa que os procedimentos específicos da aquisição
podem ser identificados atempadamente num projecto e depois implementados sem
entravar a implementação da emergência, ou de outros projectos. Através da
identificação das principais actividades das aquisições necessárias durante o projecto,
algumas das quais podem demorar muito tempo, os procedimentos adequados podem ser
implementados eficazmente, atempadamente, e assegurar que os princípios de
transparência, administração, e responsabilização na aquisição são respeitados, e isto
ajuda a prevenir o fraccionamento artificial dos contratos. A secção seguinte fornece
orientações sobre como elaborar um plano de aquisição simples para apoiar a
implementação de um projecto.
Um mito comum… “Procedimentos morosos atrasam os nossos projectos”.
•
Bom planeamento das aquisições permite uma implementação do projecto eficaz e
atempada sem comprometer os princípios de responsabilização e transparência;
•
Bons sistemas ajudam a implementação de projectos e não a prejudicam – mesmo em
emergências!
•
Muitos bons projectos são fracamente implementados devido à falta de bom
planeamento das actividades de aquisição.
O princípio básico é usar o cronograma do projecto ou plano de actividades em conjunto
com o orçamento do projecto para identificar o que será necessário, e quando.
6.2
Elaboração dum Plano de Aquisições
Preparar uma lista de todos os bens, fornecimentos, serviços e obras que serão necessários
para a implementação e realização do projecto incluindo o seguinte:
1. Com o uso do orçamento do projecto, identificar os bens, serviços e obras
necessários à implementação do projecto.
2. Utilizar o resumo das aprovações e procedimentos (Tabela 1) para determinar o tipo
de procedimento de compras que será necessário seguir para cada compra
3. Utilizar o calendário da implementação dos procedimentos das aquisições (Tabela
3) para saber quanto tempo cada processo de compra levará
4. Cruzar esta informação com o cronograma do projecto para determinar quando os
bens serão necessários
5. Identificar possíveis situações em que determinados procedimentos não poderão ser
seguidos, sendo então necessária a aprovação duma isenção (waiver); também,
nesse caso, será necessário identificar o responsável pela concessão das isenções
Other points to consider during the design of a procurement plan Outros pontos a ter em
conta durante a elaboração de um plano de aquisições:
•
Itens naturalmente agrupados devem ser colocados juntos no plano para evitar a
fragmentação artificial das encomendas, como por exemplo, as viaturas e as
respectivas peças sobressalentes, ou os computadores e os respectivos softwares devem
ser colocados juntos.
•
Deve-se incluir também os custos inerentes aos próprios procedimentos de aquisição
como, por exemplo, o custo dos anúncios dos concursos. Se os bens tiverem que ser
retirados a partir de stocks existentes (como é o caso de itens comprados antes da
elaboração da proposta do projecto), assegure-se de que esses stocks sejam incluidos
na lista, documentados com exactidão no plano de aquisições.
6.0 Planeamento das Aquisições
29
6.3
Quando escrever um Plano de Aquisições
Idealmente, um plano de aquisições deve ser elaborado em conjunto com a proposta do
projecto, o orçamento e o calendário. Isto permite depois que o pessoal de aquisição da
CAFOD / parceiro e o titular do orçamento realizem a documentação e preparação iniciais
(ou seja, especificações, pesquisa de fornecedores) enquanto o projecto está a ser
analisado ou aprovado pelo doador institucional ou pela CAFOD. Essa preparação não
incorre em quaisquer custos mas assegura que o processo já está em curso quando um
projecto é aprovado.
6.4
Orçamentar as Aquisições
Alguns concursos para aquisições incorrem em custos que devem ser considerados na
etapa de orçamentação. Portanto, na etapa de planeamento das aquisições e
orçamentação do projecto é importante identificar o custo em que incorrem algumas
actividades de aquisição específicas. Os custos podem incorrer durante o processo de
aquisições de diversas formas e tem de ser orçamentados e planeados.
Alguns custos a considerar incluem:
•
Anúncios e notificações ao concurso nos meios de comunicação nacional, local e
internacional;
•
Impressão e fotocópias dos dossiers do concurso para distribuição entre os
fornecedores;
•
Impressão e fotocópias dos dossiers completos do concurso para o comité de avaliação
de propostas;
•
Custos de deslocação ou alojamento para execução das reuniões de abertura de
propostas;
•
Custos de deslocação para visitar os fornecedores.
6.5
Calendários para a Implementação de um Concurso de Aquisição
Para além dos custos incorridos, alguns concursos de aquisição requerem muito tempo para
implementar desde o início até à conclusão.
A Tabela 2 abaixo apresenta um guia de prazos mínimos necessários para implementar
totalmente determinados concursos de aquisição, ou seja, desde a requisição da
autorização de compra até à assinatura do contrato com o fornecedor(es) nomeado.
Muitos dos concurso têm prazos longos desde o seu início até à atribuição do contrato ao
fornecedor, portanto é crucial o bom planeamento para assegurar que os concursos não
atrasem indevidamente as actividades de implementação.
Tabela 2 Calendário de implementação de concursos de aquisição
Concurso
Estimativas de tempo são
desde o Formulário de
Requisição de Compra (PRF)
até à assinatura do contrato
Secção no manual para
referência
Concurso por
Negociação com
Proposta Única
2 – 3 semanas
12.0 Concursos de Aquisição:
Concurso por Negociação
com Proposta Única
Concurso por
Negociação
3 – 5 semanas
11.0 Concursos de Aquisição:
o concurso por negociação
Concurso Público
Local
6 – 9 semanas
13.0 Concursos de Aquisição:
Concurso Público
6.0 Planeamento de Aquisições
30
Concurso
Estimativas de tempo são
desde o Formulário de
Requisição de Compra (PRF)
até à assinatura do contrato
Secção no manual para
referência
Concurso Público
Internacional
9 – 12 semanas
13.0 Concursos de Aquisição:
Concurso Público
Concurso Fechado
11 – 14 semanas
14.0 Concursos de Aquisição:
Concurso Fechado
NOTA: Estes são calendários são MÍNIMOS REALISTAS para implementar um concurso desde
a requisição da autorização de compra até à assinatura do contrato de aquisição com o
fornecedor(es) seleccionado. Considerando os contextos locais, capacidade do
fornecedor e outras limitações, o tempo necessário pode ser maior ou menor que este.
Quando são identificados os itens, concursos e calendários necessários, é necessário um
cronograma ou plano de acção. Isto deve incluir as datas em que os itens são necessários
ao pessoal do projecto para as actividades específicas do projecto (por exemplo, para
distribuição, workshops, e sessões de formação) ou para actividades de projecto gerais (por
exemplo, equipamento de escritório e veículos). Quando se projecta o plano de aquisições,
é importante considerar os calendários necessários à implementação dos concursos de
aquisição identificados acima na Tabela 2.
Um exemplo de um plano de aquisição é apresentado na Tabela 3 Pode ser usado como
um modelo para o planeamento de aquisições para os projectos.
NOTA: O planeamento eficaz desde o início do projecto e no projecto de propostas
assegura que são seguidos os procedimentos correctos e que são implementados os
princípios de transparência e equidade nas aquisições.
6.0 Planeamento de Aquisições
31
Tabela 3 Um exemplo de um plano de aquisições
Anexo :
Plano de aquisições
Projecto:
Água, higiene e apoio NFI para Maban County
Período do projecto :
1 Julho 2008 - 31 Março 2009
Plano de aquisições
01-Jul-08
Tipo de
compra
Itens
necessários
Quantidade
Valor (£)
estimado /
orçamentado
Concurso de
aquisição
necessário
Quando o item Calendário
é necessário para o
ao projecto
concurso
Quando a
aquisição deve
começar
Isenção
necessária?
Comentários / Notas
Bens
kits NFI
5,000
100,000
Concurso local
Setembro
6 - 9 semanas
Imediatamente
Não
Primeira distribuição Setembro
Bens
Redes
mosquiteiras
6,000
36,000
Concurso por
negociação
Outubro
3 - 5 semanas
Início de Agosto
Não
Não
48,000
Concurso por
negociação
Agosto
(primeira
distribuição)
3 - 5 semanas
Imediatamente
1
6,500
Concurso por
negociação
No fim do
projecto
3 - 5 semanas
Fevereiro
Poços perfurar e
instalar
2
158,000
Concurso
publico local
Fevereiro
6 - 9 semanas
Outubro
Reabilitação
de Unidade
Médica
1
3,000
Concurso por
negociação
Outubro
3 - 5 semanas
Agosto
Bens
Medicamentos
Serviços
Avaliação
Obras
Obras
6.0 Planeamento de Aquisições
Não é provável que a
aquisição seja feita para a
primeira distribuição planeada
– a primeira entrega é prevista
para o fim de Agosto; informar
equipa do projecto
Não
Não
Não
32
7.0
DELEGAÇÃO DE AUTORIDADE, FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES
No início de um projecto, uma delegação clara de funções, autoridade e
responsabilidades, e uma segregação de funções devem ser identificadas para a análise e
aprovação das aquisições. A consistência desta delegação permite uma implementação e
adesão mais fáceis, e minimiza a confusão.
7.1
Princípios Básicos
A delegação da autoridade de aprovação e assinatura deve ser decidida pelos parceiros
da implementação ou pela CAFOD (se a CAFOD está a executar a aquisição) e, onde
possível, deve manter-se consistente em todos os seus projectos para ajudar a clarificar as
funções, responsabilidades, e processos. As funções devem ser definidas claramente,
principalmente em situações ou contextos onde os membros do pessoal têm funções e
responsabilidades múltiplas. Por exemplo, um funcionário financeiro pode ter uma função
logística e de aquisições, e um funcionário de um projecto de subsistência pode ter uma
responsabilidade de titular do orçamento.
Há alguns princípios básicos para assegurar uma boa administração e transparência na
utilização de recursos e também para assegurar que os funcionários têm funções e
responsabilidades claras.
Segue-se um guia básico destes princípios:
•
Os funcionários com uma função de aquisições que sejam responsáveis pela
preparação da documentação das aquisições ou pela escolha dos fornecedores não
devem, autorizar compras, decisões de compra ou pagamentos.
•
O titular do orçamento deve analisar a compra para assegurar que há financiamento
disponível suficiente e aprovar a compra.
•
Devem ser atribuídas autoridades delgadas para autorizar e assinar as decisões de
compra e pagamentos.
•
Quaisquer alterações na autoridade delegada (ou seja, uma pessoa que saia e outra a
quem é atribuída a autoridade) devem ser anotadas claramente no formulário
“Delegação de Autoridade, Funções e Responsabilidades” (de acordo com a Tabela 4)
e devidamente assinadas.
•
Na ausência do nomeado com a autoridade delegada, devem ser identificados
delegados alternativos. Estes delegados alternativos devem ser de grau igual ou superior
ao do delegado ausente. Normalmente, as aprovações seriam delegadas
superiormente ao próximo nível (ou seja, na ausência de um gestor local, o gestor sénior
aprovaria os pagamentos do nível do gestor local).
7.2
Divisão Correcta de Funções e Responsabilidades para os Processos de
Aquisição
De uma maneira geral, há três funções principais no processo de aquisição. Cada função
tem responsabilidades essenciais que têm de ser completadas e depois assinadas para
demonstrar a sua observância com as responsabilidades. As funções são as seguintes:
PREPARAÇÃO
ANÁLISE E APROVAÇÃO
AUTORIZAÇÃO
1. Preparação
Isto é a preparação de toda a documentação das aquisições seguindo os procedimentos
correctos e usando a documentação e modelos correctos. A preparação deve ser
elaborada pelo funcionário responsável pelo processo de aquisições – geralmente um
logístico ou um especialista em aquisições.
O funcionário que é responsável pelas aquisições tem as seguintes funções e
responsabilidades:
7.0 Delegação de Autoridade, Funções e Responsabilidades
33
•
Ele/a tem responsabilidade de assegurar que os concursos de aquisição apropriados
são implementados de acordo com o nível da compra, orçamento e especificação;
•
Assegura que a utilização dos fundos é consistente com a estratégia da CAFOD ou do
parceiro para o país, região ou situação humanitária, e que satisfaz as políticas e
procedimentos organizacionais relevantes;
•
Confirma que o montante da compra representa o valor económico adequado para a
obtenção dos objectivos do projecto; colige
•
Recolhe e gere uma documentação completa da aquisição e o pagamento é
fornecido para análise e aprovação;
•
Assegura uma retenção segura de toda a documentação da aquisição e informa a
CAFOD sobre da localização de armazenamento de toda a documentação;
•
Assina e confirma que cumpriram essas funções, concursos, análise e verificações.
2. Análise e Aprovação
Assim que a documentação tenha sido preparada pelo funcionário das aquisições, deve
ser analisada e aprovada. O processo de análise e aprovação deve ser elaborado pelo
titular do orçamento e, quando possível, por um funcionário financeiro para confirmar que a
compra está dentro do orçamento, alcance e objectivos do programa, e é compatível
com os regulamentos de aquisição adequados. Ao analisar e avaliar, os funcionários
devem assinar para confirmar que analisaram todos os documentos de apoio e que
aprovam a compra.
O titular do orçamento tem as seguintes funções e responsabilidades:
•
Ele/a tem responsabilidade para decidir sobre o uso da atribuição específica do
orçamento, fundo de recurso ou contrato do doador;
•
Assegura e analisa que há fundos suficientes disponíveis nessa fonte;
•
Confirma que o uso dos fundos é consistente com a estratégia da CAFOD ou do
parceiro para esse país, região ou situação humanitária, e que satisfaz as políticas e
procedimentos organizacionais relevantes;
•
Ele/a leu os documentos relevantes e que a informação apresentada é internamente
consistente e aceitável;
•
Ele/a analisou informação complementar relacionada (por ex. orçamento, proposta,
etc.);
•
Assina para confirmar que completaram estas análises e verificações e asseguraram
que toda a documentação relevante é fornecida.
O funcionário financeiro tem as seguintes funções e responsabilidades:
•
Ele/a analisa documentação das aquisições e assegura que os concursos de aquisições
são implementados de acordo com o nível de compra, orçamento, e especificação;
•
Assegura e analisa que há fundos suficientes disponíveis nessa fonte;
•
Analisa a documentação para assegurar que todos os documentos de apoio são
consistentes entre si, e com os concursos;
•
Verifica que os documentos de apoio e requisição de pagamento estão correctamente
assinados pelos adequados níveis de autoridade delegada;
•
Mantém um completo registo de auditoria de toda a documentação original para
apoiar a contabilidade e o pagamento de todas as aquisições;
•
Garante a retenção segura de toda a documentação financeira e respectiva
documentação de apoio para o armazenamento adequado durante o tempo exigido.
Informa a CAFOD do local do armazenamento de toda a documentação e assegura
que todos os documentos estão disponíveis para auditorias e avaliações subsequentes.
7.0 Delegação de Autoridade, Funções e Responsabilidades
34
NOTA: As funções de Titular do Orçamento e Funcionário Financeiro podem ser juntas e
realizadas por um só indivíduo.
3. Autorização
A autoridade delegada realiza uma análise final, verificando que foi seguido o concurso
certo, completada a documentação correcta, e que foram recebidas aprovações
adequadas. A autoridade delegada pode então autorizar a aquisição ou pagamento. A
autoridade delegada tem de assinar toda a documentação para confirmar que analisaram
a documentação, que está preparada e aprovada correctamente, e que autorizam a
compra / pagamento.
NOTA: A autoridade delegada pode mudar dependendo do nível ou montante da
aquisição ou do pagamento.
A autoridade delegada tem as seguintes funções e responsabilidades:
•
Foi-lhe dada responsabilidade para autorizar formalmente os fundos;
•
Verifica que o apresentador adequado e / ou titular do orçamento assinou a
documentação relevante;
•
Analisa e garante que os documentos de apoio são consistentes entre si, e com os
concursos;
•
Confirma que o montante a ser aprovado é claro e consistente com o orçamento;
•
Garante que o financiamento cumpre o mandato global da CAFOD ou do parceiro e
que não representa nenhum risco indevido para a reputação ou recursos da CAFOD ou
do parceiro;
•
Assina toda a documentação para demonstrar que a autorização é dada e que
verificações correctas foram realizadas ao processo e documentação.
A Secção 8.1 abaixo descreve como a delegação de autoridade referente à gestão da
cadeia de distribuição foi implementada dentro da CAFOD.
7.3
Nomear Funções de Aquisição para os Parceiros
Alguns parceiros de implementação da CAFOD têm apenas um número limitado de
funcionários. No caso de um parceiro ter 3 ou menos funcionários do programa, devem ser
claramente separadas as responsabilidades dos funcionários para as tarefas de aquisição.
A seguir apresenta-se uma orientação para a divisão mínima de funções e
responsabilidades respectivas para estes casos, e como o pessoal deve repartir as suas
responsabilidades:
CENÁRIO A. O parceiro tem 2 funcionários do programa. Estes 2 funcionários devem dividir
as suas responsabilidades da seguinte forma:
•
1 x Titular do orçamento – neste caso, combina as funções de preparar as aquisições
com as de aprovaçãoe revisão do orçamento
•
1 x autoridade delegada – é quem dá autorização
CENÁRIO B. O parceiro tem 3 funcionários. Este pessoal deve dividir as suas
responsabilidades da seguinte forma:
•
1 x funcionário de aquisições
•
1 x Titular do orçamento
•
1 x Autoridade delegada
7.0 Delegação de Autoridade, Funções e Responsabilidades
35
CENÁRIO C. O parceiro tem mais de 3 funcionários. As tarefas e responsabilidades podem
ser adicionadas e mais divididas. Uma configuração mínima incluiria:
•
1 x Funcionário de aquisições
•
1 x Titular do orçamento e 1 x funcionário financeiro
•
1 x Autoridade delegada
7.4
Documentação
da
Responsabilidades
Delegação
de
Autoridade,
Funções
e
Para cada projecto que a CAFOD apoia, o parceiro de implementação deve preencher
um formulário que identifique claramente as funções e responsabilidades do pessoal do
parceiro.
A Tabela 4 abaixo apresenta um modelo para os parceiros usarem para identificarem as
funções e responsabilidades do seu pessoal e para identificar e delegar os níveis de
aprovação e autorização.
•
A coluna da “Autoridade Delegada” deve ser alterada com as posições ou os cargos
respectivos que o parceiro ou a organização tem. Estes devem ser considerados como
funções, e não como cargos, e esta coluna pode ser alterada conforme adequado;
•
A coluna das “Responsabilidades” apresenta sugestões às divisões de funções e ao tipo
de funções que são necessárias para os diferentes níveis de compras. Um funcionário
pode ter a responsabilidade de várias funções ou tarefas dependendo do tamanho da
organização e o nível de compras necessários no projecto;
•
O nível de aprovação para uma isenção deve ser mais elevado que o nível de
responsabilidade que aprova a aquisição. Por exemplo, um titular do Orçamento pode
preparar uma requisição de isenção e o seu gestor local analisa e aprova a requisição.
A isenção deve depois ser autorizada pelo gestor regional. Ver Secção 24.0 para
orientação detalhada sobre isenções incluindo o processo e as aprovações necessárias;
•
Se os parceiros não tiverem pessoal suficiente para fornecer signatários, funcionários
delegados da CAFOD podem ser nomeados como autoridade designada. Os seus
limites signatários devem ser adicionados conforme o caso;
•
Para garantir a conformidade, o modelo na Tabela 4 deve ser actualizado e corrigido
para as moedas locais ou dos doadores usando a tabela detalhada no Anexo 1. Isto
ajudará a informar o pessoal qual o concurso que deverá ser realizado e quem pode
autorizar aquisições e pagamentos para cada compra;
•
Para cada projecto que a CAFOD apoie deve ser mantida uma versão preenchida e
assinada da Tabela 4 como um documento principal do projecto. A tabela deve ser
actualizada e corrigida conforme necessário (por exemplo, se o pessoal do projecto sai
ou é nomeado pessoal alternativo). A tabela é um documento de auditoria essencial
dado identificar conformidade com a autorização de aquisições e pagamentos.
NOTA: Embora os parceiros possam não ter os cargos ou funcionários com estes cargos
específicos, as funções ou deveres básicos podem ser atribuídos aos membros do pessoal.
7.0 Delegação de Autoridade, Funções e Responsabilidades
36
Tabela 4 Delegação de Autoridade, Função e Responsabilidades
Função:
Responsabilidades:
Responsabilida
-de financeira
Responsável do
Petty Cash
Faz a gestão dos pedidos de petty
cash e prepara o relatório de petty
cash, enviando-o em seguida para
revisão e aprovaçãol.
Titular do
orçamento
Identica as compras necessárias para
a implementação do projecto. Leva a
cabo revisões orçamentais para
assegurar que os fundos estejam
disponíveis para as compras que são
propostas. Aprova pagamentos.
Até a totalidade
dos fundos que
sobram no
orçamento
Pessoal das
aquisições
Leva a cabo o processo de aquisições
e completa toda documentação de
aquisições.
Sem limite
Pessoal das
Finanças
Procede á revisão e auditoria da
documentação antes de prepararem
pagamentos; preparam as previsões
do cash flow
Sem limite
Comité de
Avaliação de
Concursos
Inclui a autoridade delegada e outros
2 membros com direito a voto –
procede á revisão da documentação
de aquisições e das ofertas dos
fornecedores para confirmar as
decisões de contratos.
Sem limite
Autoridade
delegada –Nível 1
Autoriza pagamentos e assegura que
a aquisição esteja conforme e
obedeça os sistemas
estabelecidos.Preside as reuniões do
comité de avaliação de concursos.
Até £100,000
Autoridade
delegada –Nível 2
Autoriza pagamentos e assegura que
a aquisição esteja conforme e
obedeça os sistemas
estabelecidos.Preside as reuniões do
comité de avaliação de concursos.
Entre £100,000
e £250,000
Nome da Pessoa
Assinatura
Até £100
7.0 Delegação de Autoridade, Funções e Responsabilidades
37
Autoridade
delegada –Nível 3
Autoriza pagamentos e assegura que
a aquisição esteja conforme e
obedeça os sistemas
estabelecidos.Preside as reuniões do
comité de avaliação de concursos.
Acima de
£250,000
Nota:
•
Os limites apresentados naresponsabilidade financeira servem de ilustração apenas
•
A ˝função˝ vem descrito em cima, não se trata de título profissional
•
Atoridade delegada: alguns parceiros trabalham só com um nível de autoridade delegada.
7.0 Delegação de Autoridade, Funções e Responsabilidades
38
8.0
ANGARIAÇÃO, ANÁLISE E APROVAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO
A seguinte tabela, Tabela 6: Guia de angariação, análise e aprovação de documentação
apresenta uma referência rápida para o pessoal identificar quem prepara quais
documentos, quem precisa de analisar e aprovar esses documentos, quem deve autorizar
os documentos. Para além disto, os formulários podem também ter de ser enviados a ou
assinados por outra parte (ou seja, o destinatário).
Este guia mostra claramente os diferentes signatários dos formulários e isto fornece
transparência para garantir que as funções e responsabilidades são divididas
adequadamente entre o pessoal.
Tal como na anterior secção “Delegação de autoridade, funções e responsabilidades”, a
segregação de funções é a seguinte considerando que os cargos são funções mais do que
posições:
1. Preparação – de toda a documentação de aquisições pelo pessoal das aquisições.
2. Aprovação – e análise realizada pelo titular do orçamento, note-se que ele(a) não
autoriza o pagamento mas aprova que a compra está dentro do orçamento, projecto,
e especificações).
3. Autorização – da compra e pagamento pelas autoridades delegadas (esta pessoa
pode mudar dependendo do valor / nível da compra).
NOTA: Em cada etapa – preparação, aprovação, autorização – o pessoal apropriado deve
assinar cada documento para confirmar que se realizaram os passos e verificações
correctas.
A Tabela 5 deve ser usada em conjunto com a Tabela 4 para garantir adesão aos níveis
financeiros de aquisição, delegações de autoridade e responsabilidades. Os documentos
listados são explicados nas secções seguintes deste manual. Esta tabela deve ser
modificada conforme necessário considerando os cenários delineados na Secção 7.2 deste
manual.
Tabela 5 Guia de angariação, análise e aprovação da documentação
Preparado por:
Analisado e
aprovado por:
Autorizado por:
Enviado por:
Qualquer membro
do pessoal
Titular do
orçamento /
Pessoal financeiro
Autoridade
delegada
Pessoal de
Aquisições
Solicitação de
Cotação / Concurso
Pessoal de
Aquisições
Titular do
orçamento /
Pessoal financeiro
Autoridade
delegada
Fornecedores
Matriz de Propostas
(compras abaixo de
£5,000)
Pessoal de
Aquisições
Titular do
orçamento
Pessoal de
Aquisições - para
manter os registos
Matriz de Propostas
(compras acima de
£5,000)
Pessoal de
Aquisições
Comité de
Avaliação de
Propostas
Pessoal de
Aquisições
Ordem de Compra (ou
contrato de compra)
Pessoal de
Aquisições
Titular do
orçamento /
Pessoal financeiro
Notificação de Bens
Recebidos
Pessoal de
Aquisições
Titular do
orçamento
Documento
Requisição de compra
8.0 Angariação, Análise e Aprovação de Documentação
Autoridade
delegada
Fornecedor nomeado
Pessoal de
Aquisições - para
manter os registos e
39
Documento
Preparado por:
Analisado e
aprovado por:
Autorizado por:
Enviado por:
reconciliação
Comprovativo de
Requisição de Bens
Pessoal do projecto
Titular do
orçamento
Pessoal de
Aquisições
Guia de Transporte
Pessoal de
Aquisições
Titular do
orçamento
O transportador
também recebe uma
cópia assinada
Lista de distribuição
Pessoal de
Aquisições
Pessoal de
Aquisições
Titular do
orçamento e
Autoridade
delegada
Destinatários também
assinam a recepção
de bens
Formulário de
requisição de
Pagamento
Pessoal de
Aquisições
Titular do
orçamento /
Pessoal financeiro
Autoridade
delegada
Pessoal financeiro
para manter registos
Isenção (quando se
usa financiamento
institucional)
Titular do
orçamento
Gestor do contrato
Doador
Gestor do contrato
para reter cópias de
documentação de
isenções
Autoridade
delegada
Autoridade
delegada (superior
ao pessoal que
angariaram e
analisaram o
pedido)
Isenção (quando se
usa apoio e
financiamento CAFOD /
CI)
8.1
Titular do
orçamento
Autoridade Delegada para Gestão
Implementação dentro da CAFOD
da
Cadeia
de
Gestor do contrato
para reter cópias de
documentação de
isenções
Distribuição:
NOTA: A palavra “autorização” significa a assinatura da autoridade delegada. Pelo
contrário, “aprovação” significa a assinatura do titular do orçamento (e financeiro).
1. Na CAFOD os níveis da autoridade delegada para fazer doações são definidos como:
•
Gestor de grau-T: pode autorizar doações até £100,000
•
Gestor de grau-V (qualquer Director de Departamento) pode autorizar doações até
£250,000
•
Director de grau-X (qualquer Director de Divisão) pode autorizar doações até
£500,000
•
Administrador de grau-Z (o Director) pode autorizar doações acima de £500,000
2. Para todos os documentos que precisam de autorização na cadeia de distribuição (de
acordo com a Tabela 5 acima) a autoridade delegada situa-se no mesmo nível
financeiro de acordo com níveis padrão de concessão de doações mas com as
seguintes excepções. Estes assumem que a segregação de funções entre titular de
orçamento e autoridade delegada é mantida em toda a cadeia de distribuição.
3. Para um programa/projecto específico, o gestor T / V / X pode delegar para baixo a
autorização dos seguintes documentos a um gestor de grau inferior, embora não abaixo
de um grau-R. Esta delegação para baixo deve ser antecipadamente acordada
localmente, assinada e documentada (para efeitos de auditoria):
•
Requisição de Compra;
8.0 Angariação, Análise e Aprovação de Documentação
40
•
Solicitação de Cotação / Concurso;
•
Lista de Distribuição;
4. Se a quantia é inferior a £5,000, o gestor T / V / X pode delegar para baixo a autorização
dos seguintes documentos a um gestor de nível inferior, embora não abaixo de um grauR. Esta delegação para baixo deve ser antecipadamente acordada localmente,
assinada e documentada (para efeitos de auditoria):
•
Ordem de Compra ou Contrato de Compra (o que for usado);
•
Requisição de Pagamento.
NOTA: A autorização destes documentos para montantes superiores a £5,000 só pode ser
assinada pelo gestor T / V / X apropriado.
5. O Director da ID é considerado um nível de assinatura grau-Z, ou seja, sem restrições
para quaisquer aquisições relacionadas com a ID.
6. A autorização de uma Isenção deve ser assinada pelo nível de autoridade delegada
ACIMA do usualmente necessário. O Director da ID é capaz de autorizar todos os
pedidos de Isenção.
Exemplos da aplicação das regras de autoridade delegada da gestão da cadeia de
distribuição da CAFOD
1. Uma aquisição de £4,000 num programa onde o Gestor Regional (grau-T) concordou
delegar toda a autorização ao Gestor do Programa (grau-R), quando permitido e
nunca acima de £30,000.
Esta aquisição de £4,000: TODOS os documentos relacionados com a cadeia de
distribuição precisam de ser autorizados (apenas) pelo Gestor do Programa.
2. Uma aquisição de £80,000 num programa onde o Gestor Regional (grau-T) concordou
delegar toda a autorização ao Gestor do Programa (grau-R), quando permitido e
nunca acima de £50,000.
Esta aquisição de £80,000: TODOS os documentos relacionados com a cadeia de
distribuição precisam de ser autorizados pelo Gestor Regional. A isenção teria de ser
assinada pelo Director do Departamento (HoD)
3. Uma aquisição de £200,000 num programa onde o HoD (grau-V) concordou delegar
toda a autorização ao Gestor Regional, quando permitido.
Esta aquisição de £200,000: O Gestor Regional pode autorizar todos os documentos da
cadeia de distribuição excepto: Ordem de Compra / Contrato de Compra e Requisição
de Pagamento. Estes devem ser assinados pelo HoD. Uma isenção teria de ser assinada
pelo Director da ID.
4. Uma aquisição de £1 milhão: O Director da ID concordou delegar toda a autorização
ao Gestor Regional, quando permitido.
Esta aquisição: O Gestor Regional pode autorizar todos os documentos da cadeia de
distribuição excepto: Ordem de Compra / Contrato de Compra e Requisição de
Pagamento. Estes devem ainda ser assinados pelo Director da ID. Uma isenção teria de
ser assinada pelo Director da ID.
8.0 Angariação, Análise e Aprovação de Documentação
41
9.0
MATRIZ DE PROPOSTAS
CONCURSOS
E
AVALIAÇÃO
DE
PROPOSTAS
E
Ao analisar qualquer proposta, cotações de fornecedores ou manifestações de interesse
que são submetidas pelos fornecedores para qualquer concurso de aquisição – público,
fechado ou por negociação – é importante ter um processo claro de avaliação e análise.
NOTA: Este sistema pode ser aplicado a todos os concursos de aquisição: processos de
concursos por negociação, públicos e fechados.
O pessoal das aquisições ou os membros do comité de avaliação de propostas focam-se
muitas vezes no preço, ou seja, a melhor oferta, mas outros factores podem ser mais
importantes para a implementação do projecto do que o preço – por exemplo, as datas de
entrega, experiência do fornecedor, capacidade do fornecedor, ou a inclusão dos serviços
de transporte e entrega.
Os processos usados devem ser justos, abertos e transparentes. As decisões tomadas devem
ser documentadas com razões claras.
A Secção 10.0, “Obter esclarecimentos dos fornecedores” também deve ser considerada.
9.1
Princípios de Avaliação de Propostas e Concursos
É importante que a documentação das solicitações de cotações, dossier de concursos e
manifestações de interesse inclua detalhes sobre como será realizada a avaliação da
proposta. A resposta do fornecedor ao Questionário do Fornecedor (ver o Tabela 5) pode
fornecer informação de base útil e que possa ajudar na avaliação das propostas.
Critérios
As decisões relacionadas com as aquisições precisam de ser baseadas numa série de
diferentes factores, incluindo:
•
Valor económico – a cotação está dentro do orçamento? O preço é demasiado baixo?
É realista?
•
Confiança e registo prévio do fornecedor – este fornecedor já foi usado antes? Têm uma
boa reputação (dentro da CAFOD / parceiro ou outros conhecidos)?
•
Qualidade dos bens ou serviços – eles apresentam uma marca, tipo, e modelo
adequados? As marcas apresentadas cumprem os requisitos do doador / projecto?
Apresentaram uma amostra?
•
Entrega e transporte – estes serviços são fornecidos? Têm serviços de transporte próprios?
As sugestões são realistas e adequadas aos requisitos?
•
Calendários dos bens/serviços/obras fornecidos – o seu calendário de entrega e
transporte cumprem as nossas necessidades e actividades propostas?
•
Preocupações éticas – o fornecedor é conhecido por ter interesses ou investimentos em
negócios que não seriam considerados éticos (por exemplo, negócios de armas ou
drogas ilegais)?
•
Provisão de serviços – o fornecedor incluiu uma cotação para, ou ofereceu sem
quaisquer custos, o transporte, acondicionamento, carga ou descarga, garantia, serviço
ou serviços de substituição?
•
Capacidade do fornecedor – o fornecedor tem capacidade de entrega dos bens e
serviços necessários? Talvez seja necessária uma visita aos seus escritórios ou armazéns,
ou analisar as suas contas anuais para avaliar a sua capacidade de entrega dos bens
ou serviços necessários.
•
Garantia – o fornecedor fornece um período de garantia sobre os bens ou
fornecimentos necessários?
9.0 Matriz de Propostas e Avaliação de Propostas e Concursos
42
•
Considerações ambientais – o fornecedor tem uma política de normas ambientais como
um plano de reciclagem ou usa embalagens recicladas?
Outros factores a verificar:
•
Garanta que os fornecedores existem, têm um escritório ou armazém e pessoal – o
melhor é visitar as suas instalações;
•
Garanta que o armazenamento é adequado e suficiente para os requisites do projecto
- o melhor é visitar as suas instalações;
•
Fale com referências que usaram este fornecedor no passado. Outras ONGs podem
fornecer referências ou experiências úteis;
•
Verifique que um fornecedor não submeteu 2 ou mais propostas com 2 ou mais nomes /
moradas / empresas – compare morada, assinaturas, nome do pessoal, etc.;
•
Qual é a validade do concurso e da cotação respectiva – deve cobrir todo o período
de actividade do projecto mas também verificar se este se estende para além deste
período para que, se for necessário comprar mais itens, se possa reutilizar ou estender a
documentação do concurso;
•
Solicite um extracto bancário da empresa durante vários meses para garantir que são, e
que têm sido, financeiramente viáveis;
Factores de exclusão
Quando se avalia propostas, é importante considerar o que podem ser factores de exclusão
– por exemplo, se os fornecedores não cumprem alguns critérios, são automaticamente
excluídos. Os factores de exclusão podem incluir:
•
Preço – se, por exemplo, o preço está 10% fora do orçamento disponível;
•
Entrega / transporte – se, por exemplo, não estiver incluído como serviço gratuito;
•
Garantia / serviço – se não incluir garantia ou prestação de serviços;
Tais factores de exclusão podem na realidade ser pontos que o fornecedor omitiu (por
exemplo a prestação de serviços) e é importante confirmar se o fornecedor incluiria estes
factores se for necessário. Se for necessário e o fornecedor não os incluir, então estes
factores de exclusão mantêm-se.
Profissionalização de sistemas: fornecedores locais expulsos em favor de grandes
empresas nacionais?
A implementação destes padrões de aquisição e uso de sistemas e modelos oficiais
pode resultar na incapacidade dos pequenos fornecedores locais competirem com
grandes empresas nacionais devido ao pessoal limitado ou à capacidade de recursos.
Contudo, há muitas vantagens técnicas e éticas em seleccionar um fornecedor local,
incluindo:
•
Os fornecedores locais estão mais próximos do projecto e podem assim fornecer
serviço de apoio mais rápido
•
O rendimento dos fornecedores locais beneficia a economia e população local
adicionando assim valor às operações do programa
•
Os fornecedores locais têm uma reputação local a defender que não estão
dispostos a arriscar por mau desempenho
Assim, os fornecedores locais devem ser encorajados a participar tão plenamente
quanto possível nos processos de aquisição. Para concursos por negociação (até
£60,000) em especial, ser um fornecedor local pode ser considerado um critério de
selecção importante se puderem assegurar que podem fornecer um serviço mais
pessoal e eficaz.
9.0 Matriz de Propostas e Avaliação de Propostas e Concursos
43
9.2
A Matriz de Propostas
O objectivo da matriz de propostas é apresentar de forma concisa a informação submetida
por todos os fornecedores em resposta à documentação da solicitação de cotação, do
dossier do concurso, ou da manifestação de interesse. Esta matriz forma a base para a
análise subsequente que o comité de avaliação de propostas fará. Para além da forte
componente financeira, deve também capturar a informação principal referente às
respostas dos fornecedores a outros aspectos da aquisição, por exemplo, o calendário de
entrega e as condições contratuais. Deve ser usada uma matriz de propostas em cada
concurso de aquisição e para todas as compras acima de £100 se mais que 1 proposta for
recolhida. Uma matriz de propostas é necessária para todas as compras acima de £5,000.
Uma matriz de propostas pode ter vários formatos. Os anexos 5, 6 e 7 apresentam modelos
(Microsoft Excel). Contudo, para aquisições simples, um documento Microsoft Word pode
também ser suficiente.
9.3
A Matriz de Avaliação
Uma “matriz de avaliação” apresenta os resultados de um nível de análise (pontuação) que
foi aplicado à matriz de propostas e às respostas dos fornecedores. O comité de avaliação
de propostas atribuirá uma pontuação, normalmente entre 0 e 5, a uma série de critérios
relevantes (por ex: a lista incluída na Secção 9.1). As pontuações serão então adicionadas
em conjunto para atribuir uma classificação global a cada fornecedor. O fornecedor com
a classificação global mais elevada será normalmente seleccionado como o fornecedor
preferido.
O valor de um sistema de classificação definido é o que:
•
Fornece um guia claro para o pessoal que está a analisar os concursos / cotações;
•
Fornece uma tabela de resultados clara para tomar e justificar decisões finais;
•
Fornece uma tabela de resultados clara para os fornecedores se tiverem questões sobre
as decisões;
•
Fornece uma justificação clara de resultados e decisões para os auditores (ou outros
doadores/analisadores) se eles tiverem questões sobre as decisões.
Tabela 6 Sugestão de um sistema de pontuação
Pontuação
Avaliação da conformidade
% dos critérios definidos
0
Não está em conformidade com os critérios estipulados
0% de conformidade
1
Conformidade em áreas muito limitadas
Até 50% de conformidade
2
Conformidade parcial – baixa
50.1% - 75% de conformidade
3
Conformidade parcial – media
75.1% - 90% de conformidade
4
Conformidade parcial – alta
90.1% - 99% de conformidade
5
Totalmente em conformidade
Totalmente em conformidade (100%)
Este sistema de pontuação possível apresentado na Tabela 6 é onde a pontuação atribuída
para cada critério está dependente do nível de conformidade que o fornecedor oferece.
Isto pode ser modificado para ir ao encontro das necessidades das aquisições específicas,
mas o sistema de pontuação usado deve ser claramente definido e fácil de seguir por todos
os membros do comité de avaliação de propostas. O sistema de pontuação também
identifica facilmente propostas que não estão em conformidade num número de áreas
distintas (ou seja, tiveram uma pontuação de ‘0’ em mais que uma área principal) e são
subsequentemente desqualificados.
9.0 Matriz de Propostas e Avaliação de Propostas e Concursos
44
Quando se analisa as propostas, o comité de avaliação de propostas deve seguir os
critérios de avaliação que estão incluídos na documentação do dossier do concurso. Os
anexos 6 e 7 mostram um modelo de uma matriz de avaliação como parte do relatório de
avaliação de propostas.
9.4
Ponderação
Para aquisições mais complexas e/ou elevadas, o uso de um sistema de pontuação
ponderada (por vezes conhecida como uma análise da posição ponderada) é
normalmente útil. Trata-se de um método de atribuir mais importância (peso) a alguns
critérios do que a outros. A ponderação só pode ser usada quando um sistema de
pontuação foi adoptado para comparar as propostas / concursos.
Por exemplo, para um concurso com sete categorias de avaliação, uma análise não
ponderada daria a cada categoria uma ponderação de 14,3% (7 X 14,3% = 100%). No
entanto, uma solução ponderada poderá querer atribuir uma maior importância, por
exemplo, aos aspectos técnicos, financeiros e logísticos:
Técnica e capacidade
25%
Financeiros
25%
Logísticos
20%
Qualidade e estratégia organizacional
15%
Administrativos
5%
Padrões éticos e ambientais
5%
Considerações adicionais
5%
Uma avaliação ponderada requer a utilização do Microsoft Excel (ou equivalente) para
automatizar os cálculos. O Anexo 6 (folha 3c – Avaliação de propostas com ponderação)
contém um modelo que calcula automaticamente totais ponderados de pontuações
numa matriz de avaliação.
O total acumulado da ponderação de pontuações identificaria o mais bem sucedido ou
adequado fornecedor para a aquisição.
9.5
Comité de Avaliação de Propostas
1. Porque é preciso um comité de avaliação de propostas?
A convocação de um comité de avaliação de propostas é importante porque aumenta a
transparência e a responsabilização para as decisões de compra e garante que os
processos são compreendidos e seguidos correctamente. O comité de avaliação de
propostas analisa e aprova a selecção de um fornecedor.
A nomeação de um comité de avaliação de propostas assegura também uma
consideração de vários factores por várias pessoas, melhorando a transparência e
prevenindo que decisões finais sejam tomadas unilateralmente.
2. Quem participa num comité de avaliação de propostas?
O comité de avaliação de propostas deve consistir num mínimo de 3 membros. Os membros
do comité de propostas devem incluir:
•
Presidente designado – quem é responsável por conduzir o Comité de Propostas? O
presidente designado é um membro votante do comité;
•
Secretário designado – tem de ser nomeado um secretário para cada reunião do
comité de propostas. O secretário tem de registar todas decisões e actas de cada
reunião. O secretário designado é um membro votante do comité;
•
Outro(s) membro(s) votante(s) – para fins de votações, recomenda-se um número ímpar
de membros para o comité de propostas;
9.0 Matriz de Propostas e Avaliação de Propostas e Concursos
45
•
Membro do pessoal de aquisições – o membro do pessoal que está a gerir a aquisição
específica pode assistir à reunião para fornecer esclarecimentos sobre a
documentação e a matriz de propostas mas não deve ser um membro votante.
Quando necessário ou apropriado para cada contexto, o membro do pessoal de
aquisições pode ser solicitado a abandonar a reunião durante o processo de votação;
•
Consultores técnicos ou pessoal externos – pode ser necessário pessoal técnico
adicional para actividades de aquisição específicas e deve ser solicitado a assistir ao
comité de propostas e a participar como um membro votante. Este pessoal técnico
pode ser externo à organização (por exemplo pessoal médico que pode estar envolvido
com ou capaz de apoiar o parceiro a fazer compras relevantes e a tomar decisões de
qualidade), ou pode ser um assessor técnico interno (por exemplo um nutricionista ou
engenheiro da CAFOD ou do parceiro).
Nota: É comum, especialmente em sociedades muito hierárquicas, que as decisões
sejam tomadas por um membro do pessoal sénior e o pessoal mais júnior faça apenas
recomendações. O uso de um comité de propostas e o requisito de que as decisões
devem ser claramente justificadas e documentadas pelo menos por 3 membros do
pessoal, pode ajudar minimizar a influência dos funcionários individuais nas decisões de
• compra.
3. Quando é necessário o comité de avaliação de propostas e o que é que fazem?
Um comité de propostas tem de ser formado para apoiar todas as compras superiores a
£5,000 de valor total. Para todas estas compras, o comité de propostas é necessário para
diferentes etapas da compra. Há 5 funções principais que o comité de propostas deve
preencher:
•
Confirmar a lista de fornecedores pré-seleccionada – a pessoal das aquisições deve
fornecer ao comité de propostas uma lista que pode ser considerada a receber a
solicitação de cotações. O comité de propostas deve considerar as justificações para a
selecção de cada fornecedor e é responsável pela aprovação ou modificação da lista
de fornecedores pré-seleccionados.
•
Conduzir reuniões de abertura de propostas – Para compras acima de £5,000, as
propostas devem ser recebidas em envelopes selados e devem ser mantidos num
recipiente seguro e selado até à reunião marcada para a abertura de propostas. O
comité de propostas deve depois conduzir a reunião de abertura de propostas. Os
fornecedores que submeteram uma proposta podem ser convidados a assistir à reunião
de abertura de propostas mas não a quaisquer outros subsequentes debates.
•
Analisar as propostas submetidas e escolher o melhor fornecedor(es) – Para todas as
compras acima de £5,000, deve ser convocado um comité de avaliação de propostas
para considerar todas as cotações e propostas recebidas e depois aprovar qual o
fornecedor(es) que será nomeado para cada compra. O comité de propostas é
responsável por analisar as propostas cuidadosamente para identificar o melhor
fornecedor.
•
Coordenar a obtenção de informação ou clarificações adicionais – Se uma decisão não
puder ser tomada após a primeira reunião, o comité de propostas deve identificar
quaisquer visitas ou discussões que serão realizadas com os fornecedores específicos e
depois reunir de novo para considerar esta informação adicional antes de tomar a
decisão final.
•
Monitorar o processo de aquisições – O comité de propostas deve assegurar que está a
ser seguido o concurso de aquisição correcto para a compra. O comité também é
responsável por assegurar que a documentação correcta é fornecida, analisada
aprovada, e autorizada. O comité de propostas deve assegurar que o concurso de
aquisição relevante é implementado correctamente e devem analisar toda a
documentação do concurso e monitorar a implementação de todos os processos e
actividades do concurso.
9.0 Matriz de Propostas e Avaliação de Propostas e Concursos
46
Comités de propostas e parceiros
Muitas vezes, os parceiros usam uma forma de comité de propostas mas que não é uma
estrutura formalizada. Por exemplo, uma organização parceira pode avaliar propostas e
tomar decisões de compra nas suas reuniões gerais de pessoal.
Basta uma decisão de compra ter sido acordada e documentada por pelo menos 3
membros adequados do pessoal para que o critério de um comité de propostas seja
considerada cumprido.
4. Como são documentadas as reuniões do comité de propostas?
As reuniões do comité de propostas devem ser cuidadosa e correctamente documentadas
para registar todas as decisões tomadas e as suas justificações destas reuniões. A Tabela 7
abaixo apresenta um sumário dos requisitos.
Há três documentos principais que o comité de propostas deve completar para garantir
que a informação correcta é capturada. Os modelos de cada documento estão
disponíveis nos anexos deste manual.
•
Relatório de abertura de propostas – O relatório de abertura de propostas deve ser
completado quando as propostas seladas são abertas pelo comité de avaliação de
propostas. Detalhes deste relatório podem ser encontrados na Secção 13.0 e um
modelo está disponível no Anexo 6.
•
Declarações do não conflito de interesses: Devem ser evitados os conflitos de interesse e
o pessoal deve permanecer absolutamente livre de qualquer obrigação a qualquer
fornecedor. Os empregados directamente responsáveis pela compra e os do comité de
avaliação de propostas não devem ter qualquer interesse pessoal ou familiar,
envolvimento, ou relação financeira com um fornecedor que possa prejudicar a
objectividade ou liberdade de decisão. Portanto, cada membro do comité de
propostas deve assinar uma declaração do não conflito de interesses na reunião de
abertura de propostas logo que as propostas seladas forem abertas.
•
-
Um modelo de “declaração do não conflito de interesses” está disponível como
Anexo 4 a este manual;
-
O membro do pessoal de aquisições deve também assinar uma declaração do não
conflito de interesses;
-
Qualquer membro adicional em reuniões específicas ou qualquer consultor ou
conselheiros técnicos têm também de assinar esta declaração;
-
No início de cada reunião do comité de propostas os membros devem ser
lembrados que é da sua responsabilidade destacar qualquer alteração à sua
declaração de conflito de interesses.
Relatório de avaliação de propostas – O relatório de avaliação de propostas revê e
analisa as propostas. Como discutido na secção prévia, isto é particularmente
necessário quando está a ser usado um sistema de pontuação e quando as propostas
são complexas como nos concursos. Detalhes sobre este relatório podem ser
encontrados na Secção 13.0 e um modelo está disponível no Anexo 6 e 7. A matriz de
propostas faz parte do relatório de avaliação de propostas.
Outros requisitos do comité de propostas incluem:
•
Actas de reuniões: Cada comité de propostas deve ser claramente documentado
incluindo o registo da agenda, actas das reuniões, decisões tomadas e participantes
envolvidos;
-
Os membros do comité devem nomear um secretário para registar as actas das
reuniões, pontos de acção identificados, quem é nomeado para ter a
9.0 Matriz de Propostas e Avaliação de Propostas e Concursos
47
responsabilidade de completar estes pontos de acção, e qualquer decisão tomada
com justificações claras;
•
As actas e os relatórios de reuniões devem ser mantidos com as declarações do não
conflito de interesses assinadas.
Pontos de contacto e informação adicional dos fornecedores: Se necessário, o comité
de propostas deve nomear um ponto de contacto ou pessoa responsável para realizar
qualquer discussão com os fornecedores. Esta pessoa nomeada deve documentar
todas as comunicações e conversas que tem com os fornecedores e relatá-las aos
membros do comité de propostas em reuniões subsequentes;
-
Quaisquer visitas feitas ao fornecedor devem ser realizadas por um membro ou
membros do comité de avaliação de propostas nomeado(s), e os detalhes de quem
realizou estas visitas, quando, aonde e as suas observações devem ser registadas e
reportadas aos membros do comité de propostas em reuniões subsequentes.
9.0 Matriz de Propostas e Avaliação de Propostas e Concursos
48
Tabela 7 Comités de propostas – quando realizá-los, o que considerar e como documentá-los
TAREFA
Confirmar a lista de
fornecedores pré-seleccionados
CONSIDERAÇÕES PRINCIPAIS
Assegurar que um mínimo de 3 fornecedores
foram abordados – se não, porquê?
DOCUMENTAÇÃO DE APOIO NECESSÁRIA
Notas
Actas das reuniões – incluindo decisões tomadas
e justificações: garantir que todos os membros
assinam as actas.
Quem são os fornecedores pré-seleccionados –
porque foram escolhidos?
Há uma gama de fornecedores razoável –
considerar localização, marcas, experiência
passada.
Está a ser realizado o concurso (por
negociação, público ou fechado) correcto para
esta compra?
Realizar reuniões de abertura
de propostas
As propostas foram recebidas correctamente –
houve algumas tardias ou em não conformidade
(por exemplo, seladas incorrectamente)?
Há alguma proposta incompleta, por exemplo,
amostras solicitadas que não foram recebidas?
Relatório de abertura de propostas (modelo no
Anexo 6 e 7).
Actas das reuniões – incluindo decisões tomadas
e justificações: garantir que todos os membros
assinam as actas.
Os fornecedores que
submeteram propostas podem
assistir.
Membros têm de assinar uma declaração do não
conflito de interesses.
Analisar as propostas
submetidas e escolher o melhor
fornecedor(es) na reunião(ões)
de avaliação de propostas
Coordenar a obtenção de
Analisar a matriz de propostas fornecida e toda
a documentação de apoio a propostas.
Matriz de propostas submetidas pelo pessoal das
Aquisições – a matriz de propostas deve capturar
a informação mas não recomendar uma decisão.
Analisar as propostas considerando o valor
económico, preço, qualidade, confiança no
fornecedor, calendário de entrega.
Ver lista de considerações na Secção 9.1.
Há alguma informação em falta necessária à
decisão final? Se sim, nomear uma pessoa de
contacto responsável para organizar uma
reunião de acompanhamento com o fornecedor.
Actas das reuniões – incluindo decisões tomadas
e justificações: garantir que todos os membros
assinam as actas.
Se não puder ser tomada uma decisão final
Relatórios de reunião e de visita devem ser
9.0 Matriz de Propostas e Avaliação de Propostas e Concursos
O membro do pessoal das
aquisições pode assistir para
fornecer esclarecimentos mas
não é um membro votante.
Relatório de avaliação de propostas (ver modelo
no Anexo 6 e 7)
49
TAREFA
informação e clarificações
adicionais
CONSIDERAÇÕES PRINCIPAIS
numa reunião, o comité de propostas pode
delegar um membro para recolher informação
adicional dos fornecedores.
DOCUMENTAÇÃO DE APOIO NECESSÁRIA
Notas
documentados.
Nomear um membro para o acompanhamento
aos fornecedores.
Identificar informação principal necessária,
quando deve ser recolhida, e como deve ser
recolhida (ex: visitas aos fornecedores, por
telefone / email, etc.).
Monitorar o processo de
aquisições
Está a ser realizado o concurso correcto para
esta aquisição específica?
Se for necessário um concurso, deve ser
público ou fechado?
Se estiverem planeadas visitas
aos fornecedores, garantir que
mais que um membro do comité
assiste e que são compilados
relatórios após estas visitas.
Usar os limites para aquisições (Tabela 1 deste
manual) para garantir que o concurso correcto
está a ser usado
O concurso está a ser realizado correctamente?
Usar os fluxogramas nos Anexos 5, 6 e 7 para
garantir os que estão a ser dados os passos
correctos.
Qualquer discrepância ou isenções têm de ser
consideradas e aprovadas pelo comité de
propostas.
Relatório de avaliação de propostas para
documentar o processo e todas as decisões
tomadas.
9.0 Matriz de Propostas e Avaliação de Propostas e Concursos
50
10.0 OBTENÇÃO DE ESCLARECIMENTOS DOS FORNECEDORES
10.1 Porque são Necessários Esclarecimentos do Fornecedor
Num mundo ideal, um comité de avaliação de propostas seria capaz de analisar todos os
documentos de propostas dos fornecedores, formulários de candidatura e informação do
fornecedor, e seria capaz de tomar uma decisão definitiva para adjudicar o contrato.
Contudo, na maioria dos casos, antes de poder ser tomada uma decisão sobre qual o
fornecedor escolhido, devem ser procuradas questões, confirmações e clarificações do
fornecedor – isto pode requerer que seja realizado um processo de uma nova cotação
parcial ou completa. Se todas as propostas não conformes, mesmo ligeiramente, fossem
indeferidas ou desqualificadas, não haveria proponentes ou fornecedores na avaliação e o
concurso teria de ser terminado ou recomeçado. Portanto, algum nível de esclarecimento
será necessário dos fornecedores para permitir ao processo progredir.
Algumas razões que não permitem uma análise completa das propostas nem uma
nomeação imediata do fornecedor podem incluir:
•
A nossa especificação não foi suficientemente clara – neste caso todos os fornecedores
podem ter de apresentar uma nova cotação que vá de encontra à nova
especificação;
•
O(s) fornecedor(es) não compreendeu a especificação dada – neste caso o
fornecedor(es) pode ter de apresentar uma nova cotação parcial para o item
especifico, ou uma nova cotação completa se necessário, seguindo uma explicação
detalhada da especificação;
•
Os fornecedores omitiram a inclusão de alguns itens (ex: garantia, transporte, etc.) –
neste caso o(s) fornecedor(es) podem ter de submeter de novo a sua cotação incluindo
este(s) item(s);
•
Após a análise das propostas dos fornecedores, as especificações, quantidades,
calendários ou outros factores precisam de ser alterados – neste caso todos os
fornecedores podem ter de apresentar outra cotação que vá de encontra a uma nova
especificação;
De forma a identificar um fornecedor adequado e assegurar que toda a informação é
devidamente recebida e processada, um processo de esclarecimento deve ser realizado.
Esta etapa de esclarecimento pode desafiar as normas de transparência e equidade.
Portanto todas as discussões com os fornecedores que procuram esclarecimentos às suas
propostas devem ser geridas de forma transparente e cuidadosamente documentada.
As discussões de esclarecimento, quer sejam feitas cara a cara ou por carta ou correio
electrónico, devem ser realizadas com todos os fornecedores elegíveis para lhes permitir
oportunidades para esclarecer ou modificar as suas propostas submetidas. Estas discussões
não têm de ser feitas com todos os fornecedores ao mesmo tempo mas podem ser feitas
individualmente.
Os fornecedores claramente inelegíveis identificados entre os candidatos podem ser
ignorados e as seguintes discussões não precisam de ser realizadas com eles. Os detalhes
sobre estes fornecedores inelegíveis têm de ser documentados nos relatórios de avaliação e
abertura de propostas.
10.2 Como Realizar discussões de Esclarecimento com Fornecedores
Seguindo a análise inicial das propostas submetidas pelos fornecedores na sequência da
solicitação de cotações ou do processo do concurso, será necessário um exercício de
esclarecimento. Para realizar este esclarecimento, devem ser seguidas as seguintes regras
básicas:
•
Comunicações – todas as comunicações com os fornecedores devem ser feitas por
escrito ou por correio electrónico e devem ser arquivadas as cópias de todas as
10.0 Obtenção de esclarecimentos dos fornecedores
51
comunicações com o relatório final do concurso. Se as comunicações são feitas por
telefone, todas as conversas devem ser claramente e fielmente documentadas;
•
Pessoa de contacto delegada – o presidente do comité de avaliação de propostas
deve nomear um pessoa de contacto delegada para todas as comunicações com os
fornecedores. O mais provável é ser o membro do pessoal das aquisições que está a
trabalhar na aquisição específica mas pode também ser outro membro do comité de
propostas;
•
Documentação – a pessoa de contacto delegada deve documentar todas as
comunicações com todos os fornecedores e reter toda a documentação como anexos
aos modelos do relatório global;
•
Reuniões de esclarecimento – podem ser realizadas reuniões de esclarecimento com o
fornecedor. Estas reuniões devem realizar-se no escritório do comprador (ou seja,
escritório da CAFOD ou parceiro da CAFOD) e devem ser registadas actas detalhadas
destas reuniões. As actas de todas as reuniões de esclarecimento devem ser anexas ao
relatório global de avaliação do concurso;
•
Questões levantadas – todos os fornecedores elegíveis devem ser informados das
questões que são levantadas – mesmo que a questão seja apenas referente a um dos
fornecedores. [Contudo é necessário m nível de pragmatismo. Se, por exemplo, há
questões relacionadas com uma lista de 20 produtos que estão a concurso como um só
pack, seria aceitável aconselhar os fornecedores elegíveis que estão a ser levantados
pontos de esclarecimento com todos os fornecedores mas apenas se pergunta aos
fornecedores questões especificas relacionadas com a sua proposta];
•
Envolvimento do comité de avaliação de propostas – o comité de avaliação e
propostas deve permanecer completamente envolvido durante a fase de negociação
para garantir que nenhumas decisões unilaterais estão a ser tomadas pelo contacto
nomeado e pelos fornecedores;
•
Reuniões de comité adicionais – o comité de avaliação de propostas deve considerar
todas as informações adicionais ou complementares na nova reunião do comité de
avaliação de propostas. Devem ser feitas actas destas reuniões e discussões
subsequentes.
10.3 O Que NÃO Discutir com os Fornecedores
Quando se procura obter esclarecimentos sobre detalhes das propostas dos fornecedores,
algumas discussões são inaceitáveis:
•
A informação sobre a proposta feita por um fornecedor não deve ser partilhada com
outro fornecedor de forma a tentar baixar os seus preços, ou melhorar calendários ou
termos e condições – isto é uma quebra de confidencialidade e transparência;
•
As negociações não devem feitas com um fornecedor para tentar que eles melhorem
os seus termos e condições ou reduzam o seu preço e proposta em comparação com
outro candidato. Seria no entanto aceitável convidar todos os fornecedores elegíveis a
apresentar uma proposta mais competitiva – ver 10.5 abaixo.
10.4 Em Que se Devem Focar as Discussões de Procura de Esclarecimento
As discussões de esclarecimento devem focar-se em obter os seguintes detalhes,
informações e garantias dos fornecedores:
•
Assegurar que os detalhes dados nas propostas dos fornecedores estão correctos e
exactos, e clarificar quaisquer dúvidas ou informação contraditória ou errada;
•
Assegurar que os fornecedores compreenderam totalmente que informação é
necessária e estão esclarecidos sobre os termos e condições no dossier do concurso ou
na solicitação de cotações;
10.0 Obtenção de esclarecimentos dos fornecedores
52
•
Assegurar que os fornecedores forneceram toda a informação requerida e que
qualquer documentação ou informação omitida da sua proposta foi solicitada.
10.5 Como Gerir Discussões sobre Custos com os Fornecedores
Excepto para as aquisições simples, é provável que as discussões de esclarecimento com os
fornecedores tenham um impacto directo ou indirecto nos custos das suas propostas (por
ex: requisitos de transporte, condições contratuais, especificações clarificadas). Portanto é
necessário um mecanismo justo e transparente que permita a todos os fornecedores voltar
a submeter o custo da sua oferta juntamente com uma explicação sobre a alteração dos
custos (aumento ou redução).
Contudo é inaceitável ter discussões individuais com fornecedores sobre como tornarem a
sua oferta mais atractiva.
Um cuidado especial deve ser tomado durante um concurso público dado que todo o
processo pode ser invalidado se todos os fornecedores não forem tratados igualmente.
10.6 Riscos da Realização de Discussões de Esclarecimento
Há riscos inerentes ao realizar-se um processo de esclarecimento com os fornecedores. O
pessoal envolvido no processo deve estar ciente, e tentar atenuar estes riscos. Mantendo
alguns riscos principais em mente durante o processo e mantendo documentação clara e
linhas claras de comunicação, muitos dos riscos podem ser evitados. Alguns dos riscos e
possíveis factores atenuantes incluem:
•
•
•
Fixação de preços dos fornecedores – os fornecedores negociam entre eles fixar um
preço acordado entre eles antes ou durante as discussões:
-
Atenuante: Obter propostas de uma vasta gama de fornecedores locais, regionais
ou de distritos ou cidades vizinhos;
-
Atenuante: Garantir que as discussões são baseadas nos esclarecimentos em vez de
fornecerem uma oportunidade para os fornecedores renegociarem ou
reorganizarem a sua candidatura.
Reclamações dos fornecedores – os fornecedores reclamam sobre um tratamento
injusto ou preferencial a alguns fornecedores em comparação com outros:
-
Atenuante: Garantir que a todos os fornecedores foram dadas oportunidades iguais
para fornecerem informação adicional ou suplementar.
-
Atenuante: Manter linhas de comunicação claras e documentar todas as discussões
entre um comunicador nomeado (CAFOD / pessoal do parceiro) e os fornecedores.
Processo comprometido – Apesar do concurso inicial ou solicitação de cotações ter sido
implementado correctamente, desenvolve-se uma falta de transparência ou
responsabilização durante as discussões subsequentes que comprometem todo o
processo:
-
Atenuante: uma documentação clara das discussões subsequentes com os
fornecedores deve ser mantida e anexada à decisão final da proposta como um
memorando de esclarecimento;
-
Atenuante: realizar reuniões regulares com o comité de avaliação de propostas
durante todo o processo para garantir que não estão a acontecer discussões
unilaterais entre cada fornecedor e a pessoa de contacto nomeada.
10.0 Obtenção de esclarecimentos dos fornecedores
53
•
Indecisão continuada apesar do esclarecimento – Apesar das discussões para clarificar
a informação, o comité de avaliação de propostas permanece incerto sobre qual o
fornecedor a atribuir o contrato dada a semelhança das propostas:
-
Atenuante: Obter referências detalhadas para cada fornecedor que se candidatou
– garantir que a referência é válida, verdadeira e relevante à compra necessária
(outras ONGs fornecem muitas vezes referências para fornecedores em compras
semelhantes e recentes);
-
Atenuante: Membros delegados do comité de avaliação de propostas podem
realizar visitas aos escritórios e armazéns dos fornecedores que se candidataram e
que são mais prováveis de serem seleccionados para verem as suas instalações,
pessoal, e escritórios. Todas as visitas feitas aos fornecedores devem ser registadas –
deve ser documentado quem foi visitado, quem realizou a visita e quando, e
qualquer observação ou decisões feitas;
-
Atenuante: Usando o sistema de pontuação ponderada na avaliação de propostas
irá ajudar a fornecer um sistema de avaliação claro que pode identificar diferenças
entre fornecedores mesmo que as suas propostas específicas (preço, marca, etc.)
sejam semelhantes. Considerando o valor relativo de cada componente da
proposta, as decisões podem ser tomadas mais facilmente.
NOTA: Pontos principais para obter esclarecimentos com os fornecedores:
•
O objectivo desta etapa de esclarecimentos é obter um contrato óptimo – uma
situação de vitória para ambas as partes, o fornecedor e o comprador (CAFOD ou
parceiros de implementação da CAFOD) para que o fornecedor faça um lucro
razoável e a CAFOD ou parceiros da CAFOD receba um bom nível de serviço;
•
Porque existe muitas vezes uma zona cinzenta entre ‘negociação’ e ‘esclarecimento’
deve ser mantida uma documentação clara de todas as discussões para manter a
transparência no processo;
•
Esta etapa NÃO é uma oportunidade para negociar com um só fornecedor um preço,
ou termos e condições melhores;
•
É aceitável convidar todos os fornecedores a submeter de novo as suas ofertas
baseadas no seu, agora total, entendimento esclarecido sobre os requisitos. Nestas
circunstâncias, as razões para quaisquer alterações relacionadas com custos
(aumento ou redução) terão de ser explicadas;
•
Uma consciência dos riscos inerentes à realização de discussões com os fornecedores
é crítica para a condução destas discussões da forma mais transparente possível.
Estes pontos de esclarecimento podem ser aplicados a todos os concursos de aquisição;
processos de concursos públicos, fechados ou por negociação.
10.0 Obtenção de esclarecimentos dos fornecedores
54
11.0 CONCURSOS DE AQUISIÇÃO: O CONCURSO POR NEGOCIAÇÃO
11.1 Princípios Básicos
Este é o concurso de aquisição mais comum que a CAFOD e os parceiros de
implementação da CAFOD precisarão de utilizar.
Num concurso por negociação, um mínimo de três fornecedores são abordados
simultaneamente, e por escrito, e são convidados a apresentar propostas para o contrato
mas não é feito nenhum anúncio público. A CAFOD ou o parceiro de implementação pode
também abordar os fornecedores da sua escolha para apresentar propostas para o
contrato. Para garantir transparência, a solicitação de cotação tem de ser enviada por
escrito aos fornecedores escolhidos. Nos casos onde não existam ou não respondam três
fornecedores adequados, é necessária documentação apropriada para o justificar. Ver
Secção 24.0 sobre Isenções e Derrogações e Secção 12.0 sobre concursos por negociação
com uma proposta única.
11.2 Quando pode ser usado este concurso
Um concurso por negociação deve ser conduzido quando o contrato ou o valor da
compra total é entre £100 e £60,000 (ou um montante equivalente).
NOTA: Para compras até £100 um processo de dinheiro de caixa pode ser realizado e
aprovado pela correcta autoridade delegada.
Há três categorias de valores que devem ser consideradas quando se usa o concurso por
negociação padrão para bens, serviços, e obras:
•
Para compras entre £101 e £1,000, as decisões de compra podem ser tomadas pelo
responsável da aquisição ou da sua inicialização e o titular do orçamento. A aprovação
para a aquisição deve ser obtida da correcta autoridade delegada. Uma cotação
única de um único fornecedor pode ser obtida e deve ser usada uma nota de arquivo
para documentar o processo incluindo o porquê deste fornecedor único ter sido
seleccionado;
•
Para compras entre £1,001 e £5,000, as decisões de compra podem ser tomadas pelo
responsável da aquisição ou da sua inicialização e o titular do orçamento. A aprovação
para a aquisição deve ser obtida da correcta autoridade delegada. Os passos do
concurso por negociação padrão como detalhados abaixo devem ser seguidos;
•
Para compras entre £5,001 e £60,000 a pessoal de aquisições deve reunir um comité de
avaliação de propostas para escolher, nomear, e aprovar que fornecedor será usado.
O comité de avaliação de propostas deve consistir de um mínimo de 3 membros
incluindo um presidente e secretário designados e um outro membro votante – ver
Secção 9.5 para mais detalhes. Pode assistir à reunião para fornecer esclarecimentos
sobre a documentação e a matriz de propostas mas não é um membro votante.
NOTA: O concurso por negociação é o requisito mínimo para compras definidas pelos
limites de valor acima. Se o valor da compra está dentro da categoria de valor do concurso
por negociação, um concurso por negociação mais rigoroso, tal como um concurso
público, pode ser implementado se isto parecer mais adequado às circunstâncias. Por
exemplo, com uma aquisição abaixo dos £60,000, se a CAFOD / parceiro não tiver um bom
conhecimento dos fornecedores potenciais para bens ou serviços específicos seria
apropriado usar um concurso público em vez de um concurso por negociação. O concurso
público vai, pela sua própria natureza, identificar a gama de fornecedores disponíveis e
interessados. Neste caso, não é necessária qualquer isenção para usar o concurso de
aquisição superior.
A seguinte secção apresenta um guia passo a passo e as formas relevantes de completar e
aderir ao concurso por negociação.
11.0 Concursos de Aquisição: O concurso por negociação
55
11.3 O Processo do concurso Por Negociação
Modelos de documentos para concursos padrão de aquisição por negociação estão
disponíveis no Anexo 5 – Modelos de Concursos por Negociação. Estes modelos apresentam
um guia para o tipo e padrão de documentação necessária.
11.4 PARTE A: Preparação
PASSO 1a: Preparar especificações detalhadas
Assegurar que as especificações de um item são claras e incluem a quantidade e o tipo. O
iniciador da aquisição (por ex: o pessoal do projecto, o responsável da subsistência, etc.)
deve assegurar que a maior informação possível sobre os itens é fornecida.
Quanto mais correcta for a descrição mais provável será que o item mais adequado será
adquirido atempadamente. As especificações detalhadas são preenchidas no Formulário
de Requisição de Compra.
A Tabela 8 abaixo apresenta sugestões sobre como e onde obter estas especificações
detalhadas.
Tabela 8 Como obter especificações detalhadas
Obter especificações detalhadas para preparar uma requisição de compra e uma cotação
Que informação é necessária?
São necessários detalhes sobre:
•
Preço;
•
Quantidade;
•
Tipo;
•
Especificações Técnicas (tamanho, peso, cor, capacidade, etc.);
NOTA: Por regra, as requisições não podem incluir marcas de bens específicas dado que
excluiria a participação de outras marcas. Contudo, podem ser solicitadas marcas
específicas de medicamentos.
Como obter informação para especificações de itens?
A informação de preços e especificações deve ser retirada:
•
do orçamento aprovado;
•
verificada com semelhantes compras recentes se disponível;
•
verificando o mercado local;
•
as especificações também podem ser obtidas de outros locais ou cidades da
mesma área.
É normal ocorrerem discussões extensas entre o pessoal das aquisições para estabelecer ou
finalizar especificações (para obras e bens adquiridos ou contratos) ou declarações de
trabalho (ou seja, para contratos de serviços)
Tais discussões devem formar a base para a obtenção dos detalhes solicitados para a
especificação dos itens a serem comprados.
NOTA: É importante que os fornecedores estejam cientes que não se trata de uma
solicitação para cotação ou um compromisso de compra do item a um fornecedor
específico.
Passo 1b: Completar e obter aprovação de um Formulário de Requisição de Compra
Quando a especificação de um bem, serviço, ou trabalho é finalizada, pode ser redigido o
Formulário de Requisição de Compra. Este formulário é usado por qualquer pessoal do
11.0 Concursos de Aquisição: O concurso por negociação
56
projecto para identificar, requerer, ou inicializar uma compra. A aquisição de materiais de
escritório e programa é apenas possível dentro das actividades do projecto de do
orçamento aprovado. O Formulário de Requisição de Compra confirma que a aquisição é
permitida e é verificada pelo titular do orçamento. O Formulário de Requisição de Compra
inclui detalhes dos itens e da quantidade necessária, a que orçamento estes itens estão
atribuídos, e um preço estimado.
O Formulário de Requisição de Compra é preenchido pelo membro do pessoal que solicita
a compra, por exemplo o titular do orçamento, e é analisado pelo pessoal das aquisições
para confirmar o preço estimado ou introduzir o preço real e para verificar se o item está
disponível no armazém do projecto conforme as necessidades. O titular do orçamento
deve confirmar que a requisição está dentro do orçamento, que há fundos suficientes
disponíveis na linha do orçamento apropriado, e depois aprovar a compra para ser
implementada pela logística ou pelo pessoal das aquisições.
Finalmente, a autoridade delegada autoriza a compra confirmando que a necessidade é
legítima e que o programa tem os fundos necessários para cobrir a compra. O Formulário
de Requisição de Compra autorizado é depois devolvido ao membro do pessoal das
aquisições que avança com a compra.
Nenhuma aquisição deve ser realizada sem as aprovações, autorizações e verificações
com o orçamento necessárias.
NOTA: Um Formulário de Requisição de Compra aprovado é o início da compra.
11.5 PARTE B: Pré-selecção
Passo 2: Seleccionar fornecedores (pré-seleccionados) para os convidar a responderem a
uma Solicitação de Cotação
Quando o formulário de requisição de compra for autorizado, o membro do pessoal de
aquisições deve considerar que fornecedores devem ser convidados a submeter uma
proposta – deve ser redigida uma pré-selecção de no mínimo três fornecedores. A lista dos
fornecedores deve ser clara, bem como, as justificações porque alguns fornecedores estão
a ser abordados e outros não.
Se o valor total da
aprovar a lista de
fornecedores antes
preenchida se não
porquê.
compra é superior a £5,000, um comité de propostas deve analisar e
fornecedores pré-seleccionados e as justificações das escolhas dos
da solicitação de cotação ser enviada. Uma nota de arquivo deve ser
estiverem disponíveis três possíveis fornecedores a serem abordados e
A Tabela 9 abaixo apresenta sugestões sobre como os fornecedores que podem receber
solicitações de cotação podem ser identificados.
Tabela 9 A quem deve ser enviada a Solicitação de Cotação?
A quem deve ser enviada a Solicitação de Cotação?
O membro do pessoal de aquisições deve enviar a solicitação de Cotação para no mínimo
3 fornecedores. Num concurso por negociação, os fornecedores podem ser do Mercado
local, ou de fornecedores nacionais ou regionais conforme necessário dependendo dos
itens e quantidades solicitadas. Podem ser fornecedores que:
•
forneceram bens semelhantes anteriormente;
•
foram recomendados por outros (ou seja, outras ONGs ou parceiros);
•
são conhecidos do parceiro e / ou da CAFOD;
•
foram identificados através de pesquisa de Mercado (por exemplo na etapa de
especificação 1).
É importante não usar sempre os mesmos fornecedores pois pode dar a impressão que não
11.0 Concursos de Aquisição: O concurso por negociação
57
há uma concorrência leal com os outros.
Recomendação: é recomendado aos escritórios locais ter uma base de dados ou lista de
fornecedores locais/nacionais, e as suas especialidades, serviços e outra informação –
incluindo se eles não são bons fornecedores. Isto deve ser actualizado regularmente e
ajuda a decidir a quem enviar a solicitação de cotação.
11.6 PARTE C: Solicitação de Cotações e Avaliação
Passo 3a: Preparar e distribuir uma Solicitação de Cotações aos fornecedores seleccionados
Quando a pré-selecção de fornecedores tiver sido identificada e aprovada pelo comité de
propostas (se acima de £5,000), o membro de staff das aquisições deve preencher uma
Solicitação de Cotações – isto pode ser o modelo dado no Anexo 5 ou um documento
preparado especificamente para a aquisição. O pessoal de aquisições deve usar as
especificações detalhadas do que tem de ser comprado, detalhes das datas e locais de
entrega, e quaisquer outros critérios necessários.
A Solicitação de Cotações pode ser modificada e o modelo no Anexo 5 tem sugestões do
que pode ser incluído (embalagem, se o IVA está incluído na cotação6, isenção de IVA,
certificação dos fornecedores7, disponibilidade das amostras, data de entrega, data de
validade das cotações, etc.).
Pode também ser usado um questionário padrão ao fornecedor além do formulário de
Solicitação de Cotação. Utilizar um questionário padrão ao fornecedor pode ser bastante
útil para grandes compras (ou seja, acima de £5,000) para ajudar a avaliar a capacidade
dos fornecedores individuais e considerar mais do que a sua oferta de preço como
aconselhado na Secção 9.1. Um questionário ao fornecedor deve incluir questões
relacionadas com o registo do fornecedor, o seu tamanho, e os seus clientes para
referências. Estão disponíveis no Anexo 10 deste manual exemplos de um questionário ao
fornecedor simples e padronizado e um questionário padrão ao fornecedor mais profundo.
No caso das cotações devolvidas pelos fornecedores estarem todas acima de £60,000, ou
seja, são maiores que o previsto e ultrapassam o limite de um concurso, o concurso deverá
ser revisto antes de se continuar.
Há duas opções disponíveis:
•
O concurso por negociação deve ser parado e um concurso público ou fechado deve
ser elaborado;
•
Se, devido à natureza de emergência da compra, puder ser solicitada uma isenção
para se continuar com o concurso por negociação.
Passo 3b: Receber as respostas dos fornecedores à solicitação de cotação
O pessoal das aquisições pode enviar uma Solicitação de Cotações que os fornecedores
podem completar ou preencher – ver um modelo de exemplo no Anexo 5. A utilização de
um modelo padrão para os fornecedores preencherem poupa muito tempo e garante que
a informação correcta é fornecida.
Alternativamente, os fornecedores podem submeter as suas propostas como uma carta
com especificações de apoio ou o seu próprio documento padrão. Se submeterem o seu
documento de proposta, o pessoal de aquisições deve assegurar que toda a informação
relevante está incluída.
6
Alguns doadores institucionais (ex: ECHO) não pagam IVA excepto se a isenção de IVA não for possível no país da
operação.
7
É aconselhável obter a categoria de IVA dos fornecedores e quaisquer certificados de registo de IVA ou de isenção que
possam ser aplicados nesse país aos fornecedores ou ONGs.
11.0 Concursos de Aquisição: O concurso por negociação
58
É importante que os fornecedores estejam cientes que se trata de uma Solicitação de
Cotações e não a confirmação de uma encomenda e que nesta fase não se assumiram
quaisquer obrigações contratuais.
Passo 3c: Realizar uma reunião de abertura de propostas para propostas de valor elevado
Para todas as compras acima de £5,000, deve reunir-se um comité de propostas para abrir
as propostas seladas recebidas dos fornecedores. As propostas seladas devem ser abertas
em conjunto em hora determinada para que a reunião do comité de propostas possa ser
assistida pelos fornecedores que submeteram as propostas. Contudo, os fornecedores não
devem assistir a quaisquer discussões referentes à decisão da proposta. O comité deve
nomear um secretário e um presidente. O secretário deve registar actas das reuniões (um
modelo de relatório de abertura de propostas pode ser visto no Anexo 6). A acta da reunião
de abertura de propostas deve ser feita incluindo notas de todas as propostas recebidas e
se algumas foram rejeitadas dado terem sido submetidas tardia ou incorrectamente (por
exemplo, em envelope não selado).
Ver Secção 9.0 sobre comités de propostas para informação sobre quem deve participar,
como as reuniões devem ser documentadas e o que os comités de propostas precisam
fazer.
Passo 3d: Completar a matriz de propostas e seleccionar um fornecedor. Se acima de
£5,000, é necessário um comité de propostas
Para compras entre £1,001 e £5,000: Na recepção de todas as propostas dos fornecedores,
o pessoal das aquisições deve arranjar a informação numa matriz ou tabela que permita a
comparação e análise da informação dos fornecedores para ajudar o pessoal das
aquisições a tomar uma decisão sobre que fornecedor seleccionar.
Um modelo de uma matriz de propostas encontra-se disponível no Anexo 5 ou pode usar-se
qualquer documento que permita uma comparação e justificação claras. Mais de três
propostas podem melhorar a responsabilização e o valor económico. Pode-se também
adicionar linhas para itens ou considerações adicionais – toda a informação fornecida
pelos fornecedores deve ser incluída na matriz de propostas.
Para compras entre £1,001 e £5,000, o responsável da aquisição ou iniciador faz uma
recomendação de compra para aprovação pelo titular do orçamento. A recomendação
deve ser suportada por uma justificação da escolha do(s) fornecedor(es) e deve ser
claramente documentada. A matriz de propostas deve ser assinada pelo pessoal que faz a
recomendação e a aprovação. A autorização da aquisição deve ser obtida do gestor de
projecto relevante ou autoridade delegada.
Para compras entre £5,001 e £60,000: após a reunião de abertura de propostas, o membro
do pessoal das aquisições deve passar a informação para uma matriz de propostas e
convocar uma reunião do comité de propostas. O membro de pessoal das aquisições
recolhe a informação mas não faz uma recomendação de compra.
O comité de propostas deve analisar a matriz de propostas para comparar e analisar a
informação do fornecedor para tomar uma decisão sobre que fornecedor seleccionar. Se
não se obtiverem três propostas, o pessoal das aquisições tem de apresentar ao comité de
propostas uma explicação sobre como foram procuradas as propostas e porque há menos
que três propostas.
O comité deve depois acordar a justificação ou propor acções alternativas. No comité de
propostas todas as decisões e explicações devem ser claramente documentadas e a matriz
de propostas de apoio e toda a documentação do relatório deve ser assinada pelos
membros do comité de propostas que tomaram as decisões.
De acordo com a Secção 9.0, o comité de avaliação de propostas deve consistir de um
mínimo de três membros incluindo um presidente e secretário nomeados e um outro
membro votante, o titular do orçamento pode ser um membro votante. O membro do
pessoal de aquisições que conduz a aquisição pode assistir à reunião para fornecer
11.0 Concursos de Aquisição: O concurso por negociação
59
esclarecimentos sobre a documentação e a matriz de propostas mas não é um membro
votante.
Para todas as compras – avaliar as propostas e as ofertas do fornecedor: Durante a reunião
de avaliação de propostas, os membros devem tomar as suas decisões de aquisição
usando a matriz de propostas e considerando os seguintes factores (ver Secção 4.0 para
detalhes):
•
Valor económico, mas não demasiado baixo
•
Confiança e registo prévio do fornecedor
•
Qualidade dos bens ou serviços
•
Calendários dos bem/serviços/obras fornecidos
•
Considerações éticas
•
Efeito da compra nos mercados locais
•
Condições de entrega
•
Financiamento de outras instituições
•
Outros padrões e orientações
•
Orientações específicas do doador
A aquisição pode ser distribuída entre mais do que um fornecedor. Por exemplo, se a
quantidade necessária é muito grande para um fornecedor ou diferentes fornecedores têm
melhores cotações para diferentes itens da lista pode-se atribuir a aquisição a mais que um
fornecedor8. O membro do pessoal de aquisições deve assegurar que cada decisão e
justificação estão claramente documentadas na matriz de propostas.
O titular do orçamento e o membro do pessoal de aquisições, e todos os membros do
comité de avaliação de propostas devem assinar a matriz de propostas para aprovar a
escolha do fornecedor ou fornecedores e as justificações e escolhas tomadas.
NOTA: Para orientação sobre completar uma matriz de propostas, analisar propostas, e
obter esclarecimentos de fornecedores ver:
Secção 9.0 Matriz de Propostas e Avaliação de Propostas e Concursos
Secção 10.0 Obtenção de Esclarecimentos dos Fornecedores
11.7 PARTE D: Contratação
Passo 4: Preparar e aprovar uma Ordem de Compra (ou assinar um Contrato). Informar
fornecedores não seleccionados.
Logo que um fornecedor tenha sido escolhido, use a informação da matriz de propostas e a
Solicitação de Cotações para completar a Ordem de Compra ou preparar um Contrato. A
versão assinada do documento usado é a confirmação da encomenda ao fornecedor(es)
escolhido(s).
Assegure que as condições de pagamento, penalizações do incumprimento, locais e datas
de entrega estão claramente estabelecidas e documentadas. A Ordem de Compra dá ao
fornecedor autorização para entregar e facturar os bens ou serviços pedidos, e torna-se
portanto um compromisso do montante e valor desses itens e condições de entrega. Uma
Ordem de Compra, quando assinada pelo fornecedor, torna-se um contrato.
8
Atenção que partir o contrato entre fornecedores pode implicar que o preço por fornecedor suba, porque os fornecedores
poderão cotar para uma compra a granel, e pedindo os itens a mais que um fornecedor pode-se perder o preço da compra a
granel.
11.0 Concursos de Aquisição: O concurso por negociação
60
Se os itens estiverem a ser entregues em lotes, os pagamentos devem ser escalonados
contra cada entrega. Recomenda-se reter uma parte do pagamento total (ou seja, uma
retenção de pagamento) até que todas as entregas tenham sido recebidas
satisfatoriamente. Por exemplo, pode-se reter até 30% do valor total até que todos os bens
fossem recebidos satisfatoriamente. Isto deve ser flexível e negociado individualmente com
o fornecedor. A retenção de pagamentos é normalmente feita em entregas de grande
quantidade ou de elevado valor, ou com itens como computadores que demoram algum
tempo a ficar totalmente operacionais.
A Secção 25.0 “Condições Contratuais” fornece detalhes sobre as abordagens do Contrato
e Ordem de Compra à colocação de uma encomenda a um fornecedor. O Anexo 11
fornece vários documentos de apoio:
Anexo 11a:
Termos condições para o fornecimento de bens e/ou serviços
Anexo 11b:
Ordem de Compra
Anexo 11c:
Contrato para o fornecimento de bens e/ou serviços
Anexo 11d:
Termos e condições para o fornecimento de serviços (só)
Quando o contrato ou ordem de compra com o fornecedor seleccionado tiver sido
assinado, os fornecedores não seleccionados devem ser informados. Esta é uma boa
prática para encorajá-los a submeter propostas no futuro.
11.8 PARTE E: Entrega, Pagamento e Encerramento
PASSO 5: Entrega e recepção de bens. Preencher a Nota de Bens Recebidos
Use os guias de utilizador nas Secções 16.0 e 19.0 deste manual e os modelos de formulários
de logística e entrega no Anexo 12 para a implementação da entrega e recepção dos
bens.
PASSO 6: Preparação e aprovação da Requisição de Pagamento
Use o guia de utilizador na Secção 21.0 deste manual e o modelo de formulário de
requisição de pagamento no Anexo 15. Os pagamentos devem ser aprovados pela
correcta autoridade delegada, ou seja, o mesmo nível que aprovou o início da compra.
PASSO 7: Arquivar a documentação completa dos concursos por negociação
É muito importante que toda a documentação referente ao processo completo da
aquisição, incluindo a solicitação de propostas, respostas e selecção de propostas,
documentação da adjudicação, pagamento, entrega e recepção sejam mantidas para
fins legais e de auditoria.
11.0 Concursos de Aquisição: O concurso por negociação
61
12.0 CONCURSOS DE AQUISIÇÃO: CONCURSO POR NEGOCIAÇÃO DE
PROPOSTA ÚNICA
Em alguns casos excepcionais, é possível realizar um concurso por negociação com apenas
um candidato em vez do mínimo de três fornecedores. Isto pode apenas ser feito nos
seguintes casos:
•
Na resposta imediata a uma emergência. Normalmente, a fase de emergência
aceitável seria um máximo de três meses.
•
Sempre que não forem submetidas propostas/ofertas suficientes ou adequadas em
resposta ao concurso por negociação após o concurso inicial ser concluído. Uma nota
de justificação deve ser escrita e anexada aos documentos.
•
Sempre que, por razões técnicas ou operacionais, ou por razões ligadas com a
protecção de direitos exclusivos, o contrato só puder ser atribuído a um fornecedor
específico.
•
Para contratos adicionais que consistem na renovação/repetição de serviços/obras ou
fornecimentos confiados a um contratante e atribuídos a um contrato anterior, desde
que os termos do contrato original e o estatuto do fornecedor9 não tenham sido
alterados substancialmente. O período decorrido entre a atribuição do primeiro
contrato e a renovação não deve ser superior a UM ANO. Os contratos podem apenas
ser renovados DUAS VEZES desta forma.
•
Para fornecimentos, obras ou serviços adicionais não incluídos no contrato original que,
devido a circunstâncias imprevistas, se tornaram necessários à implementação do
projecto, desde que o valor agregado dos fornecimentos / obras / serviços adicionais,
não exceda 50% do valor do contrato original.
•
Para o arrendamento ou concessão de propriedade tal como um escritório, armazém
ou entreposto, independentemente do valor estimado do contrato, e após prospecção
do mercado local.
•
Os contratos referentes a compras em condições particularmente vantajosas, quer
sejam de um fornecedor em fim de negócio, ou de liquidatários ou receptores de dívida
de uma falência, de um acordo com credores, ou de um procedimento semelhante.
•
Quando uma pedido adequado de isenção tiver sido aprovado pelo doador ou
autoridade delegada relevantes.
NOTA: O concurso de proposta única deve apenas ser usado em casos excepcionais e a
razão pela qual está a ser usado deve ser claramente exposta e documentada. Quaisquer
irregularidades no concurso tornarão o concurso de proposta única inválido. Portanto, antes
do concurso de proposta única ser usado, deve ser analisado e aprovado pelo nível de
autoridade apropriado.
A documentação da razão e justificação do processo de proposta única, e detalhes do
concurso alternativo devem ser mantidas e arquivadas adequadamente. As cópias da
documentação devem ser mantidas pelo gestor do contrato do projecto para que estejam
disponíveis para qualquer auditoria ou análise subsequentes.
9
Por exemplo, a propriedade da empresa não mudou ou não houve mudança material da empresa.
12.0 Concursos de Aquisição: Concurso por Negociação de Proposta Única
62
13.0 CONCURSOS DE AQUISIÇÃO: CONCURSOS PÚBLICOS
13.1 Princípios Básicos
Num concurso público, o aviso é publicamente publicitado e anunciado com um “Aviso de
Concurso” nos meios de comunicação e no website do parceiro ou da CAFOD. O
montante total de compra identifica se o concurso é local ou internacional e isso dita onde
o aviso do concurso é colocado e anunciado. Logo que o aviso do concurso seja
anunciado, o concurso de aquisição a nível local e internacional é o mesmo.
Concurso Aberto ou Fechado?
O diagrama abaixo traça o processo de decisão sobre o tipo de concurso a utilizar. O valor
da aquisição (varia para bens, serviços ou obras) determina se um concurso por
negociação, local ou internacionalmente anunciado, é necessário. Caso contrário, a
decisão é então tomada sobre o uso de um processo público ou fechado – ver Secção 14.0
sobre as razões da escolha de um processo fechado.
O aviso do concurso para todos os concursos públicos informa todos os fornecedores e
candidatos potenciais do pedido e resumidamente o que será necessário. Os fornecedores
potenciais são então convidados a solicitar o dossier de concurso para preencherem a sua
candidatura e submeter a sua proposta. O processo é conduzido da forma mais
transparente possível, e todas as propostas são analisadas simultaneamente por um comité
de avaliação de propostas.
Os concursos públicos ou fechados são muitas vezes considerados morosos e pesados.
Contudo, há várias vantagens importantes no seu uso:
•
É um bom mecanismo para evitar a fraude;
•
Um comité avalia as propostas e, portanto, fornece considerações múltiplas;
•
Os doadores institucionais requerem concursos públicos ou fechados para compras
acima de valores estipulados;
•
Contratos de longa duração com fornecedores são mais eficazes em termos de custos e
de tempo;
•
O processo é totalmente transparente e documentado claramente;
•
O processo cria visibilidade e responsabilidade.
Contudo, é imperativo assegurar um bom planeamento para que a preparação e
documentação do processo do concurso sejam conduzidas tão rápida e eficazmente
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
63
quanto possível e que não atrasem desnecessariamente a implementação ou actividades
do projecto. A utilização da ferramenta de planeamento de aquisições delineada na
Secção 6.0 facilitará este processo.
A CAFOD ou o parceiro que está a conduzir o concurso deve informar todos os
fornecedores que fizeram uma proposta do resultado do concurso. Além disso, e de forma a
garantir transparência, é boa prática afixar um aviso público da adjudicação no website da
CAFOD ou do parceiro.
NOTAS sobre concursos públicos:
O processo de concurso público tem um número de passos e documentos, e é necessária
uma adesão cuidada às instruções. Um fluxograma para a implementação dos concursos
públicos está disponível no Anexo 6.
Quando se inicia o concurso, imprimir a lista de verificação do concurso público e colocá-la
no princípio do dossier de trabalho. A lista de verificação orienta o utilizador a inserir datas e
tarefas para assegurar que a documentação correcta é recolhida, assinada, datada,
aprovada e autorizada. No final do concurso, a lista de verificação completa torna-se o
relatório desse concurso. Uma lista de verificação para o processo de concurso público está
disponível no Anexo 6.
A Tabela 10 e as secções subsequentes fornecem definições e níveis de implementação de
cada concurso.
Tabela 10
Definições e limites para concursos públicos
Concursos públicos
Definição: os concursos são ‘públicos’ sempre que todos os fornecedores interessados
possam submeter uma proposta após o anúncio do aviso do concurso.
Há 2 tipos de concursos públicos:
1.
Concurso público local:
Para um concurso público, o aviso do concurso é publicado em todos os meios de
comunicação apropriados (jornais, rádio, etc.) no país onde a acção é efectuada e no
website ou escritório da agência executante.
Este concurso deve ser usado nos seguintes casos:
2.
•
Bens e serviços: Um concurso público local deve ser executado quando o valor total
da compra de bens ou serviços exceda £60,000 mas é inferior a £150,000;
•
Obras: Um concurso público local deve ser executado quando a aquisição de obras
exceda £60,000 mas é inferior a £2,500,000.
Concurso público internacional:
Num concurso público internacional, o aviso da compra é anunciado através dos meios de
comunicação internacionais e no país de operação, e no website ou escritório da agência
executante e no website ou escritório da CAFOD.
Este concurso deve ser usado nos seguintes casos:
•
Bens e serviços: Um concurso público internacional deve ser executado quando o
valor total da compra de bens ou serviços exceda £150,000;
•
Obras: Um concurso público internacional deve ser executado quando a aquisição
de obras exceda £2,500,000.
13.2 Implementação do Processo de Concurso Público
A seguir fornece-se informação sobre os passos para a execução e adesão a um concurso
público local ou internacional, bem como os formulários relevantes a preencher. O guia
fornece instruções sobre como preencher os formulários, e que passos e decisões tomar.
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
64
Há 4 passos principais do processo para implementar um concurso público:
Parte 1: PREPARAÇÃO
Parte 2: DOSSIER DO CONCURSO
Parte 3: AVALIAÇÃO DO CONCURSO
Parte 4: ACORDOS CONTRATUAIS
Modelos para todos os documentos de aquisição para concursos públicos, bem como
exemplos de documentos principais incluindo notificações de concursos e cartas de
rejeição estão disponíveis no Anexo 6. O processo deve ser conduzido seguindo o
fluxograma das actividade no Anexo 6.
13.3 PARTE A: Preparação
PASSO 1a: Preparar especificações detalhadas
Garantir que as especificações do item são claras incluindo a quantidade, ou tipo
específico. O iniciador da aquisição (ou seja, o gestor do projecto, responsável de
subsistências ou outro titular do orçamento, etc.) deve garantir que é fornecido o máximo
de informação possível.
Quanto mais exacta for a descrição mais provável é que o item mais adequado seja
adquirido atempadamente. As especificações detalhadas são preenchidas, ou anexadas,
no Formulário de Requisição de Compra.
Para bens e serviços: A informação sobre preços e especificações deve ser recolhida do
orçamento e pode ser verificada com recentes compras semelhantes se disponível, ou
verificando o mercado local / nacional, e websites ou outras fontes de informação.
Para obras: antes de um concurso para um contrato de obras, terá sido elaborado uma
Guia de Quantidades ou um projecto. Estes detalhes formam a base da especificação do
concurso.
Identificar, nesta altura, se é necessário elaborar um concurso público INTERNACIONAL ou
LOCAL usando as orientações acima sobre o limite da aquisição.
PASSO 1b: Completar e obter aprovação do Formulário de Requisição de Compra
Logo que a especificação do bem, serviço ou obras está finalizada, pode ser elaborado um
formulário de requisição de compra. Este formulário é usado por qualquer pessoal do
projecto para identificar, requerer, ou iniciar, uma compra. A aquisição de materiais para
escritório ou para o programa é apenas possível dentro das actividades do projecto e do
orçamento aprovado. O formulário de Requisição de Compra verifica que a aquisição é
permitida e é verificada pelo titular do orçamento. O Formulário de Requisição de Compra
inclui detalhes dos itens e a quantidade necessária, a que orçamento se atribuem os itens, e
um preço estimado.
O Formulário de Requisição de Compra é completado pelo membro do pessoal que solicita
a compra, por exemplo, o titular do orçamento, e é analisado pelo pessoal das aquisições
para verificar o preço estimado ou inserir o novo preço e para verificar se o item está
disponível nos armazéns do projecto se necessário. O titular do orçamento deve verificar
que o pedido está dentro do orçamento, que há fundos suficientes disponíveis na linha
adequada do orçamento, e depois aprovar a compra para ser implementada pelo pessoal
da logística ou das aquisições. Finalmente, a autoridade delegada autoriza a compra
verificando que a necessidade é legítima e que o programa tem os fundos necessários para
cobrir a compra. O Formulário de Requisição de Compra autorizado é depois devolvido ao
membro do pessoal das aquisições que avança com a compra.
Não deve ser realizada nenhuma aquisição sem as aprovações, autorizações e verificações
com o orçamento necessárias.
NOTA: Um Formulário de Requisição de Compra aprovado é o início da compra.
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
65
13.4 PARTE B: Anúncio
PASSO 2: Preparar um aviso e anúncio de Concurso Público (local ou internacionalmente)
Preparar o aviso do concurso público. O objectivo do aviso do concurso é anunciar o
concurso e que os fornecedores sejam convidados a concorrer. O aviso do concurso
fornece informação básica para ajudar os fornecedores a decidir se apresentam uma
proposta, bem como informação sobre que passos tomar para submeter a proposta.
O aviso do concurso deve incluir a seguinte informação:
•
Breve descrição da ONG / agência contratante – incluindo nome e morada da
agência;
•
Breve descrição do contrato – incluindo quando e onde os itens são necessários;
•
Documentação necessária à candidatura (ex: contas auditadas);
•
Os detalhes de contacto para os fornecedores obterem o dossier do concurso.
Tabela 11
Exemplos de um aviso de concurso público10
Período do anúncio:
15 – 29 Maio 08
(durante 14 dias)
Última data para a recolha
do dossier do concurso:
5 Junho 08
(7 dias após o fim do anúncio)
Prazo entrega de propostas:
12 Junho 08
(7 dias após última data de recolha do
dossier)
Aviso do Concurso
Como resposta de emergência ao sismo, a CARITAS Paquistão está a planear equipar 3
unidades básicas de saúde nos Concelhos de União de Boi e Dalola no distrito de
Abbottabad e em Therian Muzafarabad em AJK.
A CAFOD procura fornecedores interessados em apresentar documentação relevante para
o fornecimento de equipamento e medicamentos a estas Unidades Básicas de Saúde
(BHUs).
A especificação de Equipamentos BHU e os detalhes e quantidade necessária de
equipamento BHU estão disponíveis no endereço abaixo e devem ser recolhidos até às
12.00 horas (GMT) de Quinta-feira, 5 de Junho de 2008.
O prazo para a submissão de propostas é 12.00 horas (GMT) de Quinta-feira, 12 de Junho de
2008.
Os envelopes devem ser marcados claramente com a referência “Concurso de
fornecimento BHU CAFOD-UK 08-03”
Os fornecedores interessados e elegíveis são convidados a contactar:
The Humanitarian Department, CAFOD, Romero Close, Stockwell Road, London, SW9 9TY
Tel: +44 (0)20 7095 5231 / Fax: +44 (0)20 7274 9630
Email: [email protected] (Marcar todos os emails como “Concurso de fornecimento BHU
CAFOD-UK 08-03”)
A CAFOD acusará a recepção de cada proposta e, na sequência do final da avaliação do
concurso, informará cada candidato da decisão sobre a sua oferta. A CAFOD não é
obrigada a justificar ou explicar a selecção a nenhum candidato.*
10
This is an example and should be used as a template – the correct information and specifications / contact details should be
inputted as appropriate
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
66
* Esta cláusula pode não ser apropriada a todos os países. O pessoal deve verificar e
apagá-la se necessário.
O aviso do concurso deve depois ser anunciado usando as seguintes orientações:11
1. Concurso Público Local / Nacional
Anunciar o aviso de concurso o mais amplamente possível incluindo os meios de
comunicação locais e nacionais (especialmente os jornais e onde possível a rádio) e nos
escritórios locais ou nacionais da CARITAS e CAFOD, e no website da CAFOD. Deve-se
notificar os fornecedores directamente sobre o concurso.
•
O aviso deve ser anunciado durante um mínimo de 14 dias de calendário.
2. Concurso Público Internacional
Publicar o anúncio do concurso o mais amplamente possível. Tal como para os concursos
nacionais e locais, coloque o anúncio nos meios de comunicação locais e nacionais
(especialmente nos jornais e onde possível na rádio) e nos escritórios locais ou nacionais da
CAFOD / parceiros, e no website da CAFOD / parceiros.
Coloque também o aviso nos meios de comunicação internacionais e outros sítios como o
website do Grupo de Aquisições Inter-Agência (IAPG) (http://www.iapg.org.uk), e se possível
em jornais da especialidade. Se necessário, o pessoal do programa pode discutir com as
equipas de financiamento do HD ou a PPSS para assistência na colocação de avisos de
concurso. Deve-se notificar os fornecedores directamente sobre o concurso.
•
O aviso deve ser anunciado durante um mínimo de 21 dias de calendário.
Onde anunciar?
•
Jornais - muitas vezes, os jornais são o meio de comunicação mais importante
para o anúncio de concurso. A maioria dos parceiros ou o pessoal CAFOD do
país terão conhecimento dos jornais mais adequados e amplamente lidos na sua
localidade
•
Locais públicos – colocar o anúncio em locais públicos como o mercado,
câmara municipal ou edifícios da administração local prováveis de serem
visitados por um maior número de fornecedores possíveis
•
Radio – tal como com os jornais, os anúncios de rádio podem ser extremamente
importantes em muitos países. Os parceiros ou o pessoal CAFOD do país terão
conhecimento das estações de rádio mais adequadas e amplamente ouvidas
na sua localidade
•
Escritório da CAFOD / parceiro – colocar o anúncio num local proeminente (no
portão ou quadro de avisos) do escritório do anunciante para garantir que os
fornecedores regulares verão o anúncio
•
Website da CAFOD / parceiro – se possível e adequado, os concursos podem ser
anunciados nos websites do parceiro ou da CAFOD. Podem também ser
anunciados no website do IAPG dado que a CAFOD é membro do IAPG
13.5 PARTE C: Dossier do Concurso e Avaliação
PASSO 3a: Preparar e distribuir o dossier a todos os fornecedores interessados:
1. Preparação do dossier do concurso: O dossier do concurso deve ser preparado ao
mesmo tempo que o aviso de adjudicação para que os fornecedores possam recolher
11
NOTA: o custo do anúncio deve ser considerado pois pode ser elevado. Idealmente os custos relacionados com o concurso
de aquisição devem ser identificados na fase de orçamento e planeamento da aquisição. Ver Secção 6.0 para detalhes e
recomendações.
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
67
o dossier durante o período do anúncio. Assim que o aviso do concurso tenha sido
anunciado pelo período de tempo correcto (ver acima), deve ser dada pelo menos
uma semana após o final do anúncio para permitir aos fornecedores recolher o dossier
do concurso.
Há 8 documentos que compõem o pack de candidatura do dossier de concurso.
Modelos dos documentos 1 a 5 podem ser encontrados no Anexo 8 – carta do sumário
do Concurso.
¾ Documento 1: Informação a todos os fornecedores – este documento inclui uma carta
que fornece um sumário completo de como preencher o Dossier do Concurso e como,
e onde submetê-lo. Descreve também o dossier do concurso e o que o fornecedor
precisa preencher.
Garantir que a data, hora e local para a submissão de propostas estão na carta.
Garantir que a data, hora e local da reunião de abertura de propostas estão incluídos.
Incluir ainda detalhes claros dos critérios de submissão de propostas. Por exemplo:
•
Submeter quarto cópias impressas da proposta envelopes duplos selados;
•
Escrever o nome e morada do fornecedor e a referência do concurso nos
envelopes;
•
Submeter uma cópia electrónica da proposta num CD ou USB;
•
Submeter para: fornecer nome e morada do contacto para a recepção.
Deve ser tornado claro nesta carta que as submissões de propostas não podem ser
consideradas após este ponto e que as propostas serão mantidas numa caixa selada
desde a sua recepção até à reunião estipulada para a abertura de propostas.
¾ Documento 2: Especificações do concurso a todos os fornecedores – O dossier do
concurso deve ser definido cuidadosamente e deve ser dada atenção para garantir que
as especificações são exactamente as necessárias. Erros ou pedidos de informação
incompleta nesta fase podem resultar na recepção de respostas ao concurso que são
difíceis de analisar e que resultam em negociações extensas com o fornecedor que irão
desafiar a transparência do processo.
A especificação do concurso deve incluir considerações detalhadas da informação
sobre entrega, acondicionamento, requisitos de rotulagem e transporte, custos, datas, e
quaisquer outros requisitos especiais.
¾ Documento 3: Critérios de Exclusão e Avaliação – este documento fornece aos
fornecedores informação essencial que será usada pelo comité de avaliação de
propostas para avaliar cada proposta incluindo os termos de exclusão e um critério de
avaliação sugerido. Garantir que a documentação necessária é solicitada para apoiar o
critério de avaliação que será usado para nomear um fornecedor. Por exemplo, se a
capacidade financeira for parte do principal critério de avaliação, garantir que são
solicitados comprovativos, tais como detalhes da conta bancária, contas auditadas, ou
um relatório de auditoria mais recente.
Se for usada uma pontuação ponderada, isto deve ser adicionado à secção dos
critérios de exclusão e avaliação do pack do dossier do concurso. Para informação
adicional sobre pontuação e ponderação na avaliação de propostas ver a Secção 9.0
deste manual.
¾ Documento 4: Condições do concurso – Estes critérios estão anexos a esta carta de
sumário e serão analisados pelo fornecedor candidato. As condições incluem restrições e
condições que vão reger o processo do concurso.
¾ Documento 5: Formulário do fornecedor – este documento deve ser analisado, assinado
e devolvido pelo fornecedor candidate. O formulário do fornecedor está anexo a esta
carta de sumário.
¾ Documento 6: Questionário ao fornecedor – este documento fornece um modelo padrão
para os fornecedores completarem com a sua proposta. Permite aos fornecedores
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
68
fornecer informação clara que pode depois ser comparada pelo comité de avaliação
de propostas quando eles estiverem a considerar todas as candidaturas submetidas. Um
questionário ao fornecedor deve ser usado para todos os concursos acima de £60,000
quer sejam públicos ou fechados. Modelos de questionários ao fornecedor para
compras acima de £60,000 e para pequenas compras (abaixo de £60,000) estão
disponíveis no Anexo 10.
Questionário do Fornecedor – Todos os fornecedores interessados deviam preencher um
questionário padronizado. O uso dum questionário do fornecedor traz as seguintes
vantagens:
•
assegura que o fornecedor conheça a informação a ser fornecida;
•
permite ao comprador verificar se o fornecedor terá de facto fornecido o que se pediu;
e permite ao comprador verificar a capacidade do fornecedor em relação ao volume
das compras planeadas;
No Annex 10, está apresentada uma matriz com 2 questionários do fornecedor típicos (o
curto, para aquisições com valor inferior a £60.000, o completo, para valores superiores a
£60,000
Um questionário do fornecedor devia procurar trazer resposta ás seguintes questões:
•
Estrutura e capacidade administrativa
•
Capacidade técnica
•
Sistemas e capacidade financeiras
•
Capacidade logística
•
Qualidade e estratégia organizativa
•
Padrões ambientais e éticosOutras considerais
As questões específicas no questionário podem ser modificadas para se adequarem ao tipo
de compras a realizar
¾ Documento 7: Código de conduta do fornecedor – no dossier do concurso está incluído
um código de conduta para fornecedores. Todos os fornecedores precisam ler este
documento e assinar como concordam com os termos e condições do código de
conduta. Ver Anexo 17 para os Códigos de Conduta de Fornecedores.
¾ Documento 8: Termos e condições para fornecedores – este documento fornece os
termos e condições que serão aplicados ao contrato com o fornecedor seleccionado.
Este documento é analisado e assinado pelo candidato. O documento dos termos e
condições é anexo a esta carta de sumário. Este documento precisa ser corrigido e
devem ser adicionadas secções conforme necessário. Ver Anexo 11 para um modelo
dos termos e condições do contrato.
Sumário de documentos a serem fornecidos no dossier do concurso
Documento 1: Informação do Dossier do Concurso a todos os fornecedores – para ser
analisado pelo fornecedor
Documento 2: Especificações para os fornecedores – este documento inclui especificações
detalhadas para o item(s) necessários. Os fornecedores têm de fornecer os custos
detalhados dos itens listados
Documento 3: Critérios de Exclusão e Avaliação (incluindo o sistema de pontuação a ser
usado) – para ser analisado pelo fornecedor
Documento 4: Condições do concurso – para ser analisado pelo fornecedor
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
69
Documento 5: Formulário do Fornecedor – para ser preenchido, assinado e devolvido pelo
fornecedor
Documento 6: Questionário ao fornecedor - para ser preenchido pelo fornecedor
Documento 7: Código de Conduta do fornecedor – para ser assinado e devolvido pelo
fornecedor
Documento 8: Termos e Condições para fornecedores (que serão aplicados no contrato) –
para serem analisados pelo fornecedor
Os modelos de cada um destes documentos estão disponíveis no manual – conforme
detalhado no texto.
2. Reuniões de instruções (briefings): Se necessário, todos os fornecedores podem ser
convidados a assistir a um briefing com a CAFOD ou o parceiro que está a realizar o
concurso. Esta reunião deve ser realizada após o período do anúncio ter terminado
para permitir a participação do maior número de fornecedores. Nesta reunião serão
explicados os critérios do dossier do concurso e da competição.
O briefing pode ser uma oportunidade para a CAFOD / os parceiros fornecerem mais
detalhes dos itens necessários e se possível mostrar aos fornecedores amostras dos itens.
Todos os detalhes do concurso (a data de fecho, hora e local, como as propostas
devem ser submetidas, etc.) podem ser confirmados nesta reunião. Estes briefings são
importantes porque podem esclarecer o que é necessário e garantir que os
fornecedores estão esclarecidos sobre as especificações do tempo.
3. Registar a distribuição dos dossiers do concurso: Assim que os fornecedores recebem o
dossier do concurso, devem ter um mínimo de 7 dias de calendário para responder e
submeter as suas propostas. Deve ser mantido um registo sobre quais os fornecedores
que recolheram ou solicitaram um dossier de concurso.
Uma pequena quantia (ex: £10-£20) pode ser cobrada aos fornecedores que recolham
o dossier do concurso – isto pode ajudar a garantir que os candidates que submeterem
uma proposta estão têm uma candidatura séria. Se for cobrado um valor aos
fornecedores aquando da recolha do dossier, esse valor recebido deve ser registado.
PASSO 3b: Receber os dossiers de concurso completos dos fornecedores
1. Todas as respostas dos fornecedores ao concurso devem ser recebidas em envelopes
duplos selados;
2. O nome e a morada do fornecedor e número de referência do concurso devem ser
claramente marcado na parte de fora do envelope;
3. Deve ser mantido um registo de todas as propostas recebidas, de quem e quando.
Todas as propostas devem ser guardadas num cofre até ao comité de abertura de
propostas;
4. Quaisquer propostas atrasadas, ou seja recebidas após o prazo final de entrega, devem
ser devolvidas ainda fechadas ao fornecedor.
PASSO 3c: Realizar uma reunião de abertura de propostas
Há 2 passos na avaliação de propostas recebidas pelo comité de avaliação de propostas.
1. Primeiro, a reunião de abertura de propostas garante a observância geral das propostas
com os critérios de avaliação estipulados;
2. Segundo, o comité realiza uma avaliação de propostas que inclui uma análise e
avaliação exaustivas das propostas para nomear um fornecedor. (Haverá muitas vezes
mais do que uma reunião de avaliação de propostas dependendo da complexidade
da compra e da decisão.)
Ambas as reuniões requerem o preenchimento de um relatório de reunião que documente
e justifique claramente todas as decisões tomadas. Todos os relatórios de reuniões têm de
ser assinados por todos os membros participantes do comité de propostas.
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
70
Um comité de avaliação de propostas deve realizar a reunião de abertura de propostas e
a(s) reunião(ões) de avaliação de propostas. Os membros devem incluir um presidente e
um secretário mais um outro membro votante. O titular do orçamento pode ser um membro
do comité de avaliação de propostas. Especialistas técnicos ou conselheiros podem ser
convidados a participar no comité de avaliação de propostas para fornecerem conselhos
adicionais. O pessoal das aquisições pode assistir a reuniões de avaliação de propostas
para fornecer esclarecimentos técnicos ou sobre a aquisição bem como introduzir o
processo e os documentos do concurso, mas não devem ser membros votantes. Isto
assegura a segregação de funções correcta e permite uma avaliação independente das
propostas e recomendação de acções.
¾ DOCUMENTO 1: Relatório da reunião de abertura de propostas:
Assim que tiver passado a data final de recepção de propostas, o comité de avaliação de
propostas nomeado deve abrir as propostas formalmente. Ver Secção 9.5 para mais
informação sobre o comité de avaliação de propostas. Os fornecedores que tiverem
submetido propostas podem ser convidados a assistir à reunião de abertura de propostas
mas não às discussões seguintes referentes aos detalhes das propostas. A reunião de
abertura de propostas deve ser documentada e devem ser feitas actas usando o relatório
de reunião de abertura de propostas. O relatório de reunião de abertura de propostas
consiste em 3 secções:
•
SECÇÃO 1: Secção da informação sobre a abertura das ofertas - fornece informação
para a própria reunião de abertura de propostas e uma lista de verificação de itens que
precisam ser analisados e acções que devem ser realizados durante a reunião de
abertura de propostas. Quaisquer actas ou pontos de acção adicionais devem ser
registados e cada item marcado como visto ou discutido.
•
SECÇÃO 2: formato da verificação inicial e avaliação das propostas - fornece a
avaliação inicial e o formato da avaliação. No relatório de abertura de propostas, cada
fornecedor deve ser avaliado e a sua proposta deve ser avaliada sobre a sua
observância administrativa e técnica. Em cada secção, registar se o fornecedor
cumpriu os critérios, se a informação estava incompleta ou se e porque cada
fornecedor é desqualificado. Quaisquer notas adicionais referentes a cada secção
devem ser documentadas nos espaços das “notas e comentários” em cada ponto.
•
SECÇÃO 3 Sumário da reunião de abertura de propostas - e fornece uma secção
sumária para a reunião de abertura de propostas. Esta secção sumariza os fornecedores
em não conformidade e enuncia as razões da não conformidade, se os fornecedores
submeteram uma proposta que tinha documentos em falta, aqueles que retiraram as
suas propostas, e se é necessário qualquer esclarecimento, e quem é responsável por
dar seguimento a estes esclarecimentos. Quaisquer notas ou comentários adicionais e
actas devem ser documentadas aqui.
Caso as cotações devolvidas pelos fornecedores sejam mais elevadas que o antecipado e
que vão além do limite de um concurso local / nacional e que por isso requerem um
concurso internacional, o concurso deve ser analisado antes de se prosseguir. Há duas
opções disponíveis:
•
O concurso público local / nacional deve ser parado e deve-se realizar um concurso
internacional.
•
Se, devido à natureza de emergência da compra, uma isenção puder ser solicitada
para se continuar com o concurso público local / nacional.
Além disso, estando agora cientes dos fornecedores que submeteram as propostas, os
membros do comité de avaliação de propostas devem confirmar que não têm nenhuma
ligação pessoal (incluindo familiar) ou associações com qualquer dos fornecedores através
da assinatura do formulário do Não conflito de Interesses – um modelo é dado no Anexo 4.
No fim da reunião, todos os membros participantes têm de assinar e datar o relatório
completo da abertura de propostas. O relatório da reunião de abertura de propostas deve
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
71
ser analisado no comité de avaliação de propostas e deve depois ser anexo ao relatório
final assinado do comité de avaliação que confirma o(s) fornecedor(es) vencedor(es).
PASSO 3d: Realizar reunião(ões) de avaliação de propostas, procurar esclarecimento de
fornecedores, e seleccionar fonecedor(es)
Assim que qualquer proposta não conforme tiver sido removida durante a reunião de
abertura de propostas, pode realizar-se o processo da avaliação do concurso e nomeação
de fornecedor. Para facilitar a avaliação de propostas na reunião do comité de propostas,
o membro do pessoal de aquisições precisa fornecer aos membros do comité a
documentação principal antes da reunião de avaliação:
¾ DOCUMENTO 2: Matriz de todas as propostas recebidas:
Na sequência da abertura de propostas na reunião de abertura de propostas, o membro
do pessoal das aquisições que lidera a aquisição deve completar a matriz de propostas e
incluir todos os detalhes fornecidos pelos fornecedores. Este funcionário NÃO faz uma
recomendação mas assiste ao comité de avaliação de propostas para fornecer qualquer
esclarecimento necessário. Se possível, o membro do pessoal das aquisições deve fornecer
aos membros do comité toda a documentação relacionada com o concurso pelo menos 3
dias úteis antes da reunião. Os membros do comité devem assegurar que analisaram a
documentação antes da reunião.
Os membros do comité de avaliação de propostas devem ter os seguintes documentos
principais antes da reunião de avaliação de propostas:
•
Cópias de todas as propostas submetidas consideradas em conformidade na
reunião de abertura de propostas.
•
Cópia do relatório de abertura de propostas.
•
Cópia da matriz de propostas que foi preparada.
•
Cópia em branco do relatório de avaliação de propostas.
¾ DOCUMENTO 3: Relatório do Comité de Avaliação de Propostas
O Comité de Avaliação de Propostas deve nomear um secretário e completar cada
secção do relatório do comité de avaliação de propostas. Todos os membros têm de
assinar uma declaração de não conflito de interesses. O relatório deve consistir num
relatório detalhado de cada passo que foi conduzido e cada decisão tomada e incluir12:
•
Sessão Preparatória: O presidente e o secretário verificaram os documentos para a
provação apropriada de todos os membros e quaisquer observadores. O Presidente
informou os membros do âmbito do contrato proposto, identificou as organizações
responsáveis pela preparação do dossier de propostas, e sumarizou as características
essenciais do concurso até à data. (Esta sessão não é essencial mas pode ser solicitada
para actualizar os membros do comité);
•
Sessão de Abertura de Propostas: O relatório de abertura de propostas está anexo a
este relatório. O comité de avaliação considerou apenas aquelas propostas que foram
consideradas ser apropriadas para mais considerações e avaliação após a sessão de
abertura de propostas;
•
Parte 1 – Declaração do não conflito de interesses: Incluir uma cópia do formulário
assinado de declaração do não conflito de interesses para confirmar que todos os
membros do comité de avaliação de propostas não têm conflito de interesses com
nenhum dos fornecedores ou ses representantes;
•
Parte 2 – Escolha do concurso: Identificar que concurso específico foi escolhido e
porquê (incluir o preço total da adjudicação / orçamento) – isto pode incluir
12
Normalmente, será necessária mais do que uma avaliação de propostas antes da decisão final ser tomada. Portanto, um
relatório do comité de avaliação de propostas deve ser completado desta forma para CADA comité de avaliação de propostas
que é conduzido.
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
72
conformidade específica com o doador, notas sobre quaisquer isenções recebidas e
aprovadas, limites de custos, ou outras razões. O concurso específico precisa ser
identificado. As razões da realização deste concurso específico devem ser claramente
enunciadas;
-
Público ou Fechado
-
Local ou Internacional
-
Isenções confirmadas
•
Parte 3 – Publicação do aviso do concurso: Incluir informação relativa a onde, quando
e como o concurso anunciado. O facto do anúncio do concurso ter sido feito a nível
local (no país) ou internacional é determinado pelo valor da compra total. Assegurar
que cópias dos anúncios dos concursos publicados sejam guardadas, incluindo cópias
dos spots colocados no website.
•
Parte 4 – Sistema de pontuação usado para a avaliação de propostas (se algum):
Identificar o sistema de pontuação que foi usado para pontuar cada uma das
candidaturas de propostas dos fornecedores com relação a cada um dos critérios de
conformidade acordados para o concurso. A pontuação, juntamente com o processo
de atribuição de peso dos critérios (se usados), permitem a tomada uma decisão clara,
com base nos pontos totais. A avaliação das propostas deve considerar as seguintes
secções:
-
Capacidade e conformidade administrativas: Verificar se os fornecedores
submeteram a proposta de acordo com as instruções e requisitos necessários do
dossier do concurso (ver critérios do formato do relatório de avaliação e do sumário
da abertura de propostas).
-
Capacidade e conformidade técnicas: verificar se o fornecedor cumpre os requisitos
técnicos essenciais do dossier do concurso.
-
Capacidade e conformidade financeiras: Alguma das propostas parece ser
anormalmente baixa em relação ao mercado para os fornecimentos em questão?
As propostas foram recalculadas para garantir que foram adicionadas
correctamente?
-
Capacidade e conformidade logísticas: Verificar se o fornecedor tem a capacidade
logística apropriada para apoiar e completar a compra – incluindo entreposto,
transporte, stocks, e subcontratação.
-
Gestão e qualidade da estratégia organizacional: Considerar como o fornecedor vai
gerir o projecto adicional se vencerem o concurso; os seus sistemas de gestão são
adequados para gerir a compra proposta?
-
Padrões éticos e ambientais: Têm um código de conduta, demonstram a sua
conformidade com considerações com a saúde, segurança, ambiente
(acondicionamento, reciclagem, etc.).
-
Considerações adicionais: Fornecem alguma informação adicional que pode ser
considerada elegível e relevante; forneceram referências e listas de cliente?
•
Parte 5 – Sumário da avaliação: sumarizar as propostas finais de cada fornecedor
usando o sistema de pontuação identificado, e assegurando que os cálculos das
propostas estão correctos – a pontuação média deve ser calculada de cada sub-total
das categorias descritas acima;
•
Parte 6 – Posição final dos candidatos: Após a exclusão dos candidatos não conformes e
a verificação que os cálculos e pontuações de propostas estão correctas, posicionar os
candidatos finais ordenados pelas pontuações finais. Se não for usado qualquer sistema
de pontuação os candidatos são posicionados pela ordem do preço das suas propostas
corrigidas;
1. Parte 7 – Conclusão: Confirmar o(s) fornecedor(es) que foi(foram) escolhido(s) e porquê.
Garantir a identificação de um segundo fornecedor que pode ser usado no caso do
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
73
primeiro fornecedor não estar disponível / interessado a aceitar a aquisição. Esta secção
deve incluir actas de quaisquer acções de acompanhamento que sejam necessárias,
deve ser documentada, e deve ser nomeado um delegado para completar essas
acções. Se o comité precisar reunir de novo para analisar informação adicional, a hora,
data e local da próxima reunião deve ser confirmada bem como as acções a serem
completadas;
1. Assinaturas de todos os membros do comité: Todos os membros do comité devem
assinar e datar o relatório. Isto deve ser feito de novo se o comité se voltar a reunir para
considerar informação extra.
NOTA: A aquisição pode ser distribuída entre mais que um fornecedor candidato. Garantir
justificações claras e documentar que fornecedor foi escolhido para cada item e porquê.
O completo e devidamente assinado relatório do comité de avaliação de propostas deve
fornecer uma clara justificação sobre como e o porquê das decisões tomadas. O relatório
de abertura de propostas deve ser anexo ao relatório final do comité de avaliação de
propostas.
Sumário dos documentos para o processo de avaliação de propostas
DOCUMENTO 1: Relatório de abertura de propostas – incluindo actas e sumário das decisões
DOCUMENTO 2: Matriz de propostas – incluindo um sumário de informação de todas as
propostas recebidas
DOCUMENTO 3: Relatório do comité de avaliação de propostas – incluindo actas, formulário
assinado do não conflito de interesses e sumário das decisões
Os modelos de cada um destes documentos estão disponíveis no Anexo 6.
13.6 PARTE D: Contratação
PASSO 4a: Assinar o Contrato com o fornecedor vencedor
¾ DOCUMENTO 1: Assim que um fornecedor for escolhido, usar a informação da matriz de
propostas e toda a documentação da proposta para preparar um Contrato. A versão
assinada do Contrato é a confirmação da encomenda ao(s) fornecedor(es)
escolhido(s). [Um Contrato seria a abordagem normal para o Concurso Público, apesar
de uma Ordem de Compra com termos e condições padrão poder ser adequada para
uma aquisição simples.] A Secção 25.0 “Condições Contratuais” fornece detalhes da
abordagem de colocação de uma encomenda a um fornecedor. O Anexo 11c fornece
um modelo de contrato.
PASSO 4b: Informar os fornecedores não seleccionados
¾
DOCUMENTO 3: Carta de rejeição: Informar os fornecedores não seleccionados que
submeteram uma proposta que esta não foi sucedida. Isto é importante para encorajar
os fornecedores a continuar a apresentar propostas em processos de concurso futuros.
PASSO 4c: Confirmar publicamente o contrato através de um Aviso de Adjudicação
¾
DOCUMENTO 4: Aviso de Adjudicação: Assim que o contrato for assinado com o
fornecedor seleccionado, a CAFOD tem de declarar publicamente quais os
fornecedores que usaram para todos os contratos acima de £60,000. Esta declaração
pública é chamada um Anúncio de Adjudicação e deve ser colocada no website da
CAFOD ou do parceiro. Um exemplo de Aviso de Adjudicação encontra-se na Tabela 12
abaixo.
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
74
Tabela 12
Exemplo de um Aviso de Adjudicação
Descrição do
contrato
Número da
referência (ref. do
aviso de concurso)
Nome e morada
do fornecedor
seleccionado
Valor do
contrato (£s)
Datas do contrato
Fornecimentos
para 3 unidades
básicas de saúde
N.º Referência do
Paquistão
Sr. Mazhar Iqbal,
Marhaba Trading
rd
Corporation, 3
Gate, Ayub
Medical Complex,
Abbottabad
41,920
1 Março – 30 Junho
2008
Construção de 3
unidades básicas
de saúde
N.º Referência do
Paquistão
Zain Ul Abdeen,
Jinnah Avenue,
Blue Area,
Islamabade
898,310
7 Abril 2007 – 6 Abril
2008
Sumário dos documentos para o processo de contratação
DOCUMENTO 1: Ordem de Compra
DOCUMENTO 2: Contrato com Fornecedor - Termos e Condições
DOCUMENTO 3: Carta de Rejeição
DOCUMENTO 4: Aviso de Adjudicação
Modelos de cada um destes documentos estão disponíveis no manual
13.7 PARTE E: Entrega, Pagamento e Fecho
Passo 5: Entrega e recepção dos bens. Preenchimento de uma Nota de Bens Recebidos
A assinatura do contrato não é o fim do processo para o projecto! O transporte, entrega,
armazenamento e distribuição dos bens tem de ser gerida cuidadosamente. Usar as
orientações ao utilizador nas Secções 16.0 e 19.0 deste manual e os modelos de formulários
de logística e entrega no Anexo 12 para a implementação da entrega e recepção dos
bens.
PASSO 6: Preparação e aprovação de uma requisição de pagamento
Usar as orientações ao utilizador na Secção 21.0 deste manual e o modelo de formulário de
pagamento no Anexo 15 para a requisição de pagamento.
PASSO 7: Arquivar o relatório complete do concurso garantindo a documentação,
assinaturas e aprovações adequadas
Garantir que toda a documentação referente ao concurso público é arquivada em
conjunto, incluindo a documentação das propostas dos fornecedores não seleccionados.
Isto é importante para auditorias ou análises subsequentes. Usar a ficha do Concurso Público
de aquisição (Anexo 6) como uma lista de verificação para garantir que toda a
documentação está presente. Detalhes sobre a documentação de apoio e o
arquivamento necessário estão disponíveis na Secção 21.0 deste manual.
13.0 Concursos de Aquisição: Concursos Públicos
75
14.0 CONCURSOS DE AQUISIÇÃO: CONCURSO FECHADO
14.1 Princípios básicos
Os concursos são fechados sempre que for publicado um aviso de contrato de
Manifestação de Interesse. Todos os fornecedores ou empreiteiros podem submeter uma
Manifestação de Interesse e solicitar a participação no concurso mas apenas os candidatos
pré-seleccionados que satisfaçam um conjunto de critérios estabelecidos são convidados
pela agência contratante (CAFOD ou parceiro local) a submeter um dossier completo de
proposta. Uma lista de pré-seleccionados contém um mínimo de QUATRO e um máximo de
OITO candidatos.
Um concurso fechado permite a realização de uma selecção inicial de candidatos para
que apenas os candidatos pré-seleccionados sejam convidados a submeter o dossier
completo da proposta. Portanto, todos os fornecedores são convidados a tomar parte, mas
apenas os candidatos pré-seleccionados que satisfaçam os critérios de selecção
estipulados são convidados simultaneamente, e por escrito, a submeter uma proposta.
Quando se usa financiamento do ECHO, ver o Anexo 21 para orientações específicas de
utilização de Concursos Fechados.
Concurso Aberto ou Fechado?
O diagrama abaixo traça o processo de decisão sobre o tipo de concurso a utilizar. O valor
da aquisição (varia para bens, serviços ou obras) determina se um concurso por
negociação, local ou internacionalmente anunciado, é necessário. Caso contrário, a
decisão é então tomada sobre o uso de um processo público ou fechado
Vantagens de um concurso fechado em comparação com um concurso aberto:
•
Num concurso fechado é submetido um número inferior de dossiers de proposta do que
num concurso aberto – um concurso fechado é portanto útil quando há
potencialmente um número elevado de candidatos possíveis ao contrato;
•
Um uso mais eficaz dos recursos da CAFOD / parceiro dado que o esforço de análise e
avaliação detalhadas é focado num pequeno número de fornecedores.
Tal como no processo de concurso aberto, há um número significante de passos e
documentos necessários e o cumprimento das instruções é importante. Um fluxograma para
a implementação do processo de concurso fechado está disponível no Anexo 7.
Quando se inicia o concurso, imprimir a lista de verificação do concurso público e colocá-la
no princípio do dossier de trabalho. A lista de verificação orienta o utilizador a inserir datas e
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
76
tarefas para assegurar que a documentação correcta é recolhida, assinada, datada,
aprovada e autorizada. No final do concurso, a lista de verificação completa torna-se o
relatório desse concurso. Uma lista de verificação para o processo de concurso fechado
está disponível no Anexo 7.
Tabela 13
Definições e Limites para Concursos Fechados
Concurso fechado
Definição: os concursos são fechados sempre que, após a publicação do aviso do contrato,
todos os fornecedores podem pedir para participar no concurso, mas apenas os
candidatos que satisfaçam os critérios de selecção serão convidados simultaneamente
pelo responsável da contratação a submeter um dossier completo de proposta. Uma lista
de pré-seleccionados contém um mínimo de QUATRO e um máximo de OITO candidatos.
Há 2 tipos de concursos Fechados:
3.
Concurso Fechado Local:
Para um concurso fechado local, o aviso de Manifestação de Interesse é publicado em
todos os meios de comunicação apropriados (jornais, rádio, etc.) no país onde a acção é
efectuada e no website ou escritório da agência executante.
Este concurso deve ser usado nos seguintes casos:
4.
•
Bens e serviços: Um concurso fechado local deve ser executado quando o valor
total da compra de bens ou serviços exceda £60,000 mas é inferior a £150,000;
•
Obras: Um concurso fechado local deve ser executado quando a aquisição de
obras exceda £60,000 mas é inferior a £2,500,000.
Concurso Fechado Internacional: Num concurso fechado internacional, o aviso da
Manifestação de Interesse é anunciado através dos meios de comunicação
internacionais e no país de operação, e no website ou escritório da agência executante
e no website ou escritório da CAFOD.
Este concurso deve ser usado nos seguintes casos:
•
Bens e serviços: Um concurso fechado internacional deve ser executado quando o
valor total da compra de bens ou serviços exceda £150,000;
•
Obras: Um concurso fechado internacional deve ser executado quando a aquisição
de obras exceda £2,500,000.
14.2 O Processo de Concurso Fechado
Tal como para os Concurso Públicos, o processo é conduzido da forma mais transparente
possível, e todas as decisões devem ser claramente analisadas e justificadas e
documentadas pelo comité autorizado de avaliação de propostas.
Contudo, os Concursos Fechados diferem dos concursos públicos das seguintes formas:
•
Para um Concurso Fechado, é publicado um aviso para Manifestações de Interesse.
•
A submissão de manifestações de interesse estabelece uma longa lista de potenciais
candidatos.
•
Desta longa lista, uma pequena lista de candidatos pré-seleccionados é identificada
e o dossier de concurso é enviado apenas para esta lista.
•
Os candidates pré-seleccionados submetem subsequentemente o seu dossier
complete de proposta.
•
O dossier de proposta é depois analisado da mesma forma que no concurso
público.
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
77
Há uma secção adicional de actividades que foi elaborada para o processo de Concurso
Fechado que não é necessária ao processo de Concurso Público:
•
PARTE A: PREPARAÇÃO – tal como nos Concursos Públicos;
•
PARTE B: ANÚNCIO E LISTA DE PRÉ-SELECCIONADOS – adicionado para Concurso
Fechados;
•
PARTE C: DOSSIER DO CONCURSO E AVALIAÇÃO – modificado para Concursos
Fechados dado não ser necessária a publicitação;
•
PARTE D: CONTRATAÇÃO - tal como nos Concursos Públicos;
•
PARTE E: ENTREGA, PAGAMENTO E FECHO - tal como nos Concursos Públicos;
Modelos para todos os documentos da aquisição para os Concursos Fechados, e exemplos
dos documentos principais, incluindo cartas de rejeição, estão disponíveis no Anexo 7.
14.3 PARTE A: Preparação
PASSO 1a: Preparar especificações detalhadas
Garantir que as especificações do item são claras incluindo a quantidade, ou tipo
específico. O iniciador da aquisição (ou seja, o gestor do projecto, responsável de
subsistências ou outro titular do orçamento, etc.) deve garantir que é fornecido o máximo
de informação possível.
Quanto mais exacta for a descrição mais provável é que o item mais adequado seja
adquirido atempadamente. As especificações detalhadas são preenchidas, ou anexadas,
no Formulário de Requisição de Compra.
Para bens e serviços: A informação sobre preços e especificações deve ser recolhida do
orçamento e pode ser verificada com recentes compras semelhantes se disponível, ou
verificando o mercado local / nacional, e websites ou outras fontes de informação.
Para obras: antes de um concurso para um contrato de obras, terá sido elaborado uma
Guia de Quantidades ou um projecto. Estes detalhes formam a base da especificação do
concurso.
Identificar, nesta altura, se é necessário elaborar um concurso INTERNACIONAL ou LOCAL
usando as orientações acima sobre o limite da aquisição.
PASSO 1b: Completar e obter aprovação do Formulário de Requisição de Compra
Logo que a especificação do bem, serviço ou obras está finalizada, pode ser elaborado um
formulário de requisição de compra. Este formulário é usado por qualquer pessoal do
projecto para identificar, requerer, ou iniciar, uma compra. A aquisição de materiais para
escritório ou para o programa é apenas possível dentro das actividades do projecto e do
orçamento aprovado. O formulário de Requisição de Compra verifica que a aquisição é
permitida e é verificada pelo titular do orçamento. O Formulário de Requisição de Compra
inclui detalhes dos itens e a quantidade necessária, a que orçamento se atribuem os itens, e
um preço estimado.
O Formulário de Requisição de Compra é completado pelo membro do pessoal que solicita
a compra, por exemplo, o titular do orçamento, e é analisado pelo pessoal das aquisições
para verificar o preço estimado ou inserir o novo preço e para verificar se o item está
disponível nos armazéns do projecto se necessário. O titular do orçamento deve verificar
que o pedido está dentro do orçamento, que há fundos suficientes disponíveis na linha
adequada do orçamento, e depois aprovar a compra para ser implementada pelo pessoal
da logística ou das aquisições. Finalmente, a autoridade delegada autoriza a compra
verificando que a necessidade é legítima e que o programa tem os fundos necessários para
cobrir a compra. O Formulário de Requisição de Compra autorizado é depois devolvido ao
membro do pessoal das aquisições que avança com a compra.
Não deve ser realizada nenhuma aquisição sem as aprovações, autorizações e verificações
com o orçamento necessárias.
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
78
NOTA: Um Formulário de Requisição de Compra aprovado é o início da compra.
14.4 PARTE B: Anúncio e Lista de Pré-seleccionados
PASSO 2a: Preparar um aviso de Manifestação de Interesse e anunciar (local e
internacionalmente)
Preparar o aviso de Expressão de Interesse (EOI) para o anúncio. Este aviso de
Manifestação de Interesse é anunciado para identificar uma lista de potenciais candidatos
pré-seleccionados. A Manifestação de Interesse fornece informação básica do que é
necessário e, mais importante, fornece aos fornecedores os detalhes de contacto de quem
contactar para a obtenção do formulário de candidatura da Manifestação de Interesse.
O aviso da Manifestação de Interesse deve fornecer aos fornecedores a seguinte
informação:
•
Detalhes do contacto para os fornecedores obterem o formulário de candidatura
EOI;
•
Número de referência do concurso;
•
Breve descrição da ONG / agência contratante;
•
Breve descrição do contrato e sumário dos itens necessários (ex: 50 casas) e data
estimada do início do contrato;
•
Como e quando devem ser submetidas as Manifestações de Interesse completas.
O aviso da manifestação de interesse deve também solicitar aos fornecedores a seguinte
informação:
•
O nome e morada da empresa que responde à Manifestação de Interesse;
•
Uma candidatura de Manifestação de Interesse assinada e completa.
Um exemplo de um aviso de Manifestação de Interesse está disponível na Tabela 14. O
utilizador deve modificar todas as secções apropriadas. Anunciar o aviso da Manifestação
de Interesse o mais amplamente possível usando as seguintes orientações (de acordo com
o anúncio de Concurso Aberto):
1. Concurso Público Local / Nacional
Anunciar o aviso de Manifestação de Interesse o mais amplamente possível incluindo os
meios de comunicação locais e nacionais (especialmente os jornais e onde possível a rádio)
e nos escritórios locais ou nacionais da CARITAS e CAFOD, e no website da CAFOD. Deve-se
notificar os fornecedores directamente sobre manifestação de interesse.
•
O aviso deve ser anunciado durante um mínimo de 14 dias de calendário.
2. Concurso Público Internacional
Publicar o anúncio da Manifestação de Interesse o mais amplamente possível. Tal como
para os concursos nacionais e locais, coloque o anúncio nos meios de comunicação locais
e nacionais (especialmente nos jornais e onde possível na rádio) e nos escritórios locais ou
nacionais da CAFOD / parceiros, e no website da CAFOD / parceiros.
Coloque também o aviso nos meios de comunicação internacionais e outros sítios como o
website do IAPG, e se possível em jornais da especialidade. Se necessário, o pessoal do
programa pode discutir com as equipas de financiamento do HD ou a PPSS para assistência
na colocação de avisos de concurso. Deve-se notificar os fornecedores directamente sobre
a manifestação de interesse.
•
O aviso deve ser anunciado durante um mínimo de 21 dias de calendário.
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
79
Tabela 14
Exemplo de um Aviso de Manifestação de Interesse13
Ref. do Concurso: XXXX
CHAMADA PARA MANIFESTAÇÕES DE INTERESSE
GERADOR 3-FÁSICO A GASÓLEO, 3 x 30KVA
A Caritas Paquistão é uma organização humanitária e trabalha nas áreas de ajuda e
desenvolvimento desde 1965 em todo o Paquistão. A Diocese de Islamabad-Rawalpindi da
Caritas Paquistão está envolvida na resposta ao sismo de Outubro de 2005 em NWFP, Azad
Jammu e Caxemira. A Caritas Paquistão, Mansehra, trabalha nas áreas de Subsistência,
Saúde, Construção de Unidades Básicas de Saúde e Abrigos Temporários. Os programas
estão localizados nos Conselhos de União de Boi e Dalola no distrito de Abbottabad e em
Therian e Muzafarabad em AJK.
A Caritas Paquistão está interessada na compra de geradores 3-fásicos a gasóleo, 3 x
30KVA. Está a ser realizado em concurso fechado internacional para identificar um
fornecedor adequado.
Os fornecedores interessados são convidados a obter as especificações detalhadas e um
formulário de candidatura de Manifestação de Interesse na CAFOD, Romero Close,
Stockwell Road, London SW9 9TY.
As submissões EOI serão analisadas e avaliadas usando os critérios de avaliação estipulados
fornecidos no formulário de candidatura.
O prazo final de entrega da Manifestação de Interesse completa é 12 de Junho de 2008, às
12:00 (GMT).
Se tiver algumas perguntas ou necessitar de esclarecimentos adicionais, por favor contacte
o nosso escritório na morada acima mencionada ou por correio electrónico
[email protected]; Tel: +44 (0)20 7095 5231 / Fax: +44 (0)20 7274 9630.
PASSO 2b: Distribuir o pack da Manifestação de interesse aos fornecedores interessados
Os fornecedores interessados vão solicitar os packs de candidatura de Manifestação de
Interesse de acordo com o aviso de Manifestação de Interesse. Garantir que os detalhes
dos fornecedores interessados são recolhidos e registados.
Uma pequena quantia (ex: £10-£20) pode ser cobrada aos fornecedores que recolhem os
packs de candidatura de Manifestação de Interesse – isto ajuda a garantir que os
candidatos que submetem uma proposta de candidatura o fazem seriamente. Se for
cobrada uma quantia aos fornecedores na recolha do dossier, o dinheiro recolhido deve
ser registado.
Fornecer o pack de toda a informação a cada um dos fornecedores. Um modelo do pack
de Manifestação de Interesse é apresentado no Anexo 9. O pack consiste nos seguintes
itens:
¾ DOCUMENTO 1: Informação para todos os fornecedores – este documento fornece um
sumário completo de como completar a o dossier da Manifestação de Interesse e como
e quando submetê-lo.
¾ DOCUMENTO 2: Especificações aos fornecedores – inclui um sumário detalhado que
permite aos fornecedores fornecer uma proposta compreensiva de custo e serviço.
Consultar as especificações elaboradas no PASSO 1 deste concurso.
¾ DOCUMENTO 3: Formulário do fornecedor – este documento tem de ser analisado,
assinado e devolvido pelo fornecedor candidato. O formulário do fornecedor está no
anexo 9.
13
Isto é um exemplo e deve ser usado como modelo – as correctas informações e especificações / detalhes de contacto
devem ser inseridas conforme necessário.
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
80
¾ DOCUMENTO 4: Questionário ao Fornecedor – este documento fornece um modelo
padrão para os fornecedores completarem com a sua manifestação de interesse.
Recomenda-se que seja usada a versão curta do questionário ao fornecedor para a
Manifestação de Interesse. Esta versão curta está anexa ao pack modelo da
manifestação de interesse no Anexo 9.
NOTA: Sumário dos documentos a serem entregues no pacote da Manifestação de Interesse
DOCUMENTO 1: Informação a todos os fornecedores – a ser preparado pelo responsável da
aquisição e analisado pelo fornecedor.
DOCUMENTO 2: Especificações para os fornecedores – a ser preparado pelo responsável da
aquisição e para os fornecedores analisarem e responderem.
DOCUMENTO 3: Formulário do fornecedor – a ser analisado, assinado e devolvido pelo
fornecedor.
DOCUMENTO 4: Questionário do Fornecedor – a ser completado pelo fornecedor.
Os modelos de cada um destes documentos estão disponíveis no manual – conforme
detalhado no texto.
PASSO 2c: Receber e analisar os pacotes de Manifestação de Interesse submetidos pelos
fornecedores
Após o prazo de entrega, as Manifestações de Interesses devem ser aberta e analisadas
pelo comité de avaliação de propostas. Consultar a Secção 9.5 para mais informação
sobre o comité de avaliação de propostas. O objectivo é analisar todas as Manifestações
de Interesse recebidas e compilar uma longa lista donde o comité de avaliação de
propostas irá depois prepara uma lista curta de candidatos PRÉ-SELECCIONADOS a quem
será enviado o dossier completo do concurso.
NOTA: A lista de candidatos pré-seleccionados deve conter um mínimo de QUATRO e um
máximo de OITO candidatos.
O comité de avaliação de propostas realiza as seguintes actividades:
1. Estabelecer uma lista longa dos candidatos: O comité de avaliação abre as
Manifestações de Interesse recebidas e analisa-as para estabelecer uma lista longa que
sumariza todas as candidaturas recebidas. Esta reunião confirma que as Manifestções
de Interesse foram recebidas dentro do prazo estipulado, em boas condições e que
todas as Manifestações de Interesse foram disponibilizadas. A reunião de Abertura das
Manifestações de Interesse bem como o relatório de da lista longa devem ser bem
documentados e os membros presentes devem assinar o relatório.
¾
DOCUMENTO: Um modelo do relatório de abertura das Manifestações de Interesse e
Lista Longa encontra-se no Anexo 7.
2. Primeira selecção de candidatos: O comité de avaliação faz uma primeira selecção de
candidatos segundo os princípios de elegibilidade, situação financeira, e capacidades
técnicas e profissionais. A selecção deve ser efectuada aplicando os critérios de
selecção no aviso de concurso sem nenhuma modificação. Se o número de candidatos
elegíveis que cumprem os critérios de selecção for maior que oito, os respectivos pontos
fortes e fracos das candidaturas destes candidatos deve ser reanalisada para identificar
as oito melhores candidaturas ao concurso.
3. Preparar a lista de candidatos pré-seleccionados: A lista de candidatos préseleccionados é confirmada. Podem estar na lista um mínimo de 4 e um máximo de 8
candidatos. O Relatório da Lista de Pré-Seleccionados deve incluir a justificação das
escolhas.
¾
DOCUMENTO: Um modelo do Relatório da Lista de Pré-Seleccionados encontra-se no
Anexo 7.
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
81
4. No caso das cotações devolvidas pelos fornecedores nas suas manifestações de
interesse serem mais elevadas que o antecipado e vão além do limite para um
concurso local / nacional e portanto requerem em concurso internacional, o concurso
deve ser analisado antes de se avançar. Há duas opções disponíveis:
•
O concurso deve ser interrompido e deve ser realizado um concurso
internacional.
•
Se, devido à natureza de emergência da compra, uma isenção puder ser
solicitada avançar com o concurso local / nacional.
Além disso, estando agora cientes dos fornecedores que submeteram as propostas, os
membros do comité de avaliação de propostas devem confirmar que não têm nenhuma
ligação pessoal (incluindo familiar) ou associações com qualquer dos fornecedores através
da assinatura do formulário do Não conflito de Interesses – um modelo é dado no Anexo 4.
PASSO 2d: Informar os candidatos não seleccionados que apresentaram a Manifestação de
Interesse
Usar a carta padrão de rejeição nos modelos (Anexo 7 – Carta aos fornecedores não
seleccionados).
14.5 PARTE C: Dossier do Concurso e Avaliação
PASSO 3a: Preparar e distribuir o dossier a todos os fornecedores pré-seleccionados:
1. Preparação do dossier do concurso: O dossier do concurso deve ser preparado para a
distribuição assim que os fornecedores pré-seleccionados tenham sido escolhidos. O
dossier do concurso pode ser enviado à lista de fornecedores pré-seleccionados ou ser
pedida a sua recolha.
Há 8 documentos que compõem o pack de candidatura do dossier de concurso. Ao
contrário do pack de candidatura de Manifestação de Interesse, o dossier do concurso
contém um conjunto completo de especificações e requisitos. Modelos dos
documentos 1 a 5 podem ser encontrados no Anexo 8 – Carta do sumário do concurso.
¾ Documento 1: Informação a todos os fornecedores – este documento inclui uma carta
que fornece um sumário completo de como preencher o dossier do concurso e como, e
quando submetê-lo. Descreve também o dossier do concurso e o que o fornecedor
precisa preencher.
Garantir que a data, hora e local para a submissão de propostas estão neste formulário.
Garantir que a data, hora e local da reunião de abertura de propostas estão incluídos.
Incluir ainda detalhes claros dos critérios de submissão de propostas. Por exemplo:
•
Submeter quarto cópias impressas da proposta envelopes duplos selados;
•
Escrever o nome e morada do fornecedor e a referência do concurso nos
envelopes;
•
Submeter uma cópia electrónica da proposta num CD ou USB;
•
Submeter para: fornecer nome e morada do contacto para a recepção.
Deve ser tornado claro nesta carta que as submissões de propostas não podem ser
consideradas após este ponto e que as propostas serão mantidas numa caixa selada
desde a sua recepção até à reunião estipulada para a abertura de propostas.
¾ Documento 2: Especificações do concurso a todos os fornecedores – O dossier do
concurso deve ser definido cuidadosamente e deve ser dada atenção para garantir que
as especificações são exactamente as necessárias. Erros ou pedidos de informação
incompleta nesta fase podem resultar na recepção de respostas ao concurso que são
difíceis de analisar e que resultam em negociações extensas com o fornecedor que irão
desafiar a transparência do processo.
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
82
A especificação do concurso deve incluir considerações detalhadas da informação
sobre entrega, acondicionamento, requisitos de rotulagem e transporte, custos, datas, e
quaisquer outros requisitos especiais. Ver o Anexo 8 para um modelo de exemplo.
¾ Documento 3: Critérios de Exclusão e Avaliação – este documento fornece aos
fornecedores informação essencial que será usada pelo comité de avaliação de
propostas para avaliar cada proposta incluindo os termos de exclusão e um critério de
avaliação sugerido. Garantir que a documentação necessária é solicitada para apoiar o
critério de avaliação que será usado para nomear um fornecedor. Por exemplo, se a
capacidade financeira for parte do principal critério de avaliação, garantir que são
solicitados comprovativos, tais como detalhes da conta bancária, contas auditadas, ou
um relatório de auditoria mais recente.
Se for usada uma pontuação ponderada, isto deve ser adicionado à secção dos
critérios de exclusão e avaliação do pack do dossier do concurso. Para informação
adicional sobre pontuação e ponderação na avaliação de propostas ver a Secção 9.0
deste manual.
¾ Documento 4: Condições do concurso – Estes critérios estão anexos à carta de sumário e
serão analisados pelo fornecedor candidato. As condições incluem restrições e
condições que vão reger o processo do concurso. No Anexo 8 há exemplos de
condições do concurso.
¾ Documento 5: Formulário do fornecedor – este documento deve ser analisado, assinado
e devolvido pelo fornecedor candidato. O formulário do fornecedor está anexo a esta
carta de sumário. Ver Anexo 8 para um modelo exemplo deste documento.
¾ Documento 6: Questionário ao fornecedor – este documento fornece um modelo padrão
para os fornecedores completarem com a sua proposta. Permite aos fornecedores
fornecer informação clara que pode depois ser comparada pelo comité de avaliação
de propostas quando eles estiverem a considerar todas as candidaturas submetidas. Um
questionário ao fornecedor deve ser usado para todos os concursos acima de £60,000
quer sejam públicos ou fechados. Modelos de questionários ao fornecedor para
compras acima de £60,000 e para pequenas compras (abaixo de £60,000) estão
disponíveis no Anexo 10.
¾ Documento 7: Código de conduta do fornecedor – no dossier do concurso está incluído
um código de conduta para fornecedores. Todos os fornecedores precisam ler este
documento e assinar como concordam com os termos e condições do código de
conduta. Ver Anexo 17 para os Códigos de Conduta de Fornecedores.
¾ Documento 8: Termos e condições para fornecedores – este documento fornece os
termos e condições que serão aplicados ao contrato com o fornecedor seleccionado.
Este documento é analisado e assinado pelo candidato. O documento dos termos e
condições é anexo à carta de sumário. Este documento precisa ser corrigido e devem
ser adicionadas secções conforme necessário. Ver Anexo 11 para um modelo dos termos
e condições do contrato.
Sumário de documentos a serem fornecidos no dossier do concurso
Documento 1: Informação do Dossier do Concurso a todos os fornecedores – para ser
analisado pelo fornecedor
Documento 2: Especificações para os fornecedores – este documento inclui especificações
detalhadas para o item(s) necessários. Os fornecedores têm de fornecer os custos
detalhados dos itens listados.
Documento 3: Critérios de Exclusão e Avaliação (incluindo o sistema de pontuação a ser
usado) – para ser analisado pelo fornecedor
Documento 4: Condições do concurso – para ser analisado pelo fornecedor
Documento 5: Formulário do Fornecedor – para ser preenchido, assinado e devolvido pelo
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
83
fornecedor
Documento 6: Questionário ao fornecedor - para ser preenchido pelo fornecedor
Documento 7: Código de Conduta do fornecedor – para ser assinado e devolvido pelo
fornecedor.
Documento 8: Termos e Condições para fornecedores (que serão aplicados no contrato) –
para serem analisados pelo fornecedor
Os modelos de cada um destes documentos estão disponíveis no manual – conforme
detalhado no texto.
1. Reuniões de instruções (briefings): Se necessário, todos os fornecedores podem ser
convidados a assistir a um briefing com a CAFOD ou o parceiro que está a realizar o
concurso. Nesta reunião serão explicados os critérios do dossier do concurso e da
competição.
O briefing pode ser uma oportunidade para a CAFOD / os parceiros fornecerem mais
detalhes dos itens necessários e se possível mostrar aos fornecedores amostras dos itens.
Todos os detalhes do concurso (a data de fecho, hora e local, como as propostas
devem ser submetidas, etc.) podem ser confirmados nesta reunião. Estes briefings são
importantes porque podem esclarecer o que é necessário e garantir que os
fornecedores estão esclarecidos sobre as especificações do tempo.
2. Registar a distribuição dos dossiers do concurso: Assim que os fornecedores recebem o
dossier do concurso, devem ter um mínimo de 7 dias de calendário para responder e
submeter as suas propostas. Deve ser mantido um registo sobre quais os fornecedores
que recolheram ou solicitaram um dossier de concurso.
PASSO 3b: Receber os dossiers de concurso completos dos fornecedores
•
Todas as respostas dos fornecedores ao concurso devem ser recebidas em envelopes
duplos selados;
•
O nome e a morada do fornecedor e número de referência do concurso devem ser
claramente marcado na parte de fora do envelope;
•
Deve ser mantido um registo de todas as propostas recebidas, de quem e quando.
Todas as propostas devem ser guardadas num cofre até ao comité de abertura de
propostas;
•
Quaisquer propostas atrasadas, ou seja recebidas após o prazo final de entrega, devem
ser devolvidas ainda fechadas ao fornecedor.
PASSO 3c: Realizar uma reunião de abertura de propostas
Há 2 passos na avaliação de propostas recebidas pelo comité de avaliação de propostas.
•
Primeiro, a reunião de abertura de propostas garante a observância geral das propostas
com os critérios de avaliação estipulados;
•
Segundo, o comité realiza uma avaliação de propostas que inclui uma análise e
avaliação exaustivas das propostas para nomear um fornecedor. (Haverá muitas vezes
mais do que uma reunião de avaliação de propostas dependendo da complexidade
da compra e da decisão.) Consultar a Secção 9.5 para mais informação sobre o comité
de avaliação de propostas.
Ambas as reuniões requerem o preenchimento de um relatório de reunião que documente
e justifique claramente todas as decisões tomadas. Todos os relatórios de reuniões têm de
ser assinados por todos os membros participantes do comité de propostas.
Um comité de avaliação de propostas deve realizar a reunião de abertura de propostas e
a(s) reunião(ões) de avaliação de propostas. Os membros devem incluir um presidente e
um secretário mais um outro membro votante. O titular do orçamento pode ser um membro
do comité de avaliação de propostas. Especialistas técnicos ou conselheiros podem ser
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
84
convidados a participar no comité de avaliação de propostas para fornecerem conselhos
adicionais. O pessoal das aquisições pode assistir a reuniões de avaliação de propostas
para fornecer esclarecimentos técnicos ou sobre a aquisição bem como introduzir o
processo e os documentos do concurso, mas não devem ser membros votantes. Isto
assegura a segregação de funções correcta e permite uma avaliação independente das
propostas e recomendação de acções.
¾ DOCUMENTO 1: Relatório da reunião de abertura de propostas:
Assim que tiver passado a data final de recepção de propostas, o comité de avaliação de
propostas nomeado deve abrir as propostas formalmente. Os fornecedores que tiverem
submetido propostas podem ser convidados a assistir à reunião de abertura de propostas
mas não às discussões seguintes referentes aos detalhes das propostas. A reunião de
abertura de propostas deve ser documentada e devem ser feitas actas usando o relatório
de reunião de abertura de propostas. O relatório de reunião de abertura de propostas
consiste em 3
•
SECÇÃO 1: Informação sobre sessão de abertura das propostas do concurso: esta
secção fornece informação sobre a própria reunião de abertura de propostas e uma
lista de verificação de itens que precisam ser analisadas e acções que devem ser
realizadas durante a reunião de abertura de propostas. Quaisquer actas ou pontos de
acção adicionais devem ser registados e cada item marcado como visto ou discutido.
•
SECÇÃO 2: formato de análise e avaliação inicial das propostas do concurso: fornece a
avaliação inicial e o formato da avaliação. No relatório de abertura de propostas, cada
fornecedor deve ser avaliado e a sua proposta deve ser avaliada sobre a sua
observância administrativa e técnica. Em cada secção, registar se o fornecedor
cumpriu os critérios, se a informação estava incompleta ou se e porque cada
fornecedor é desqualificado. Quaisquer notas adicionais referentes a cada secção
devem ser documentadas nos espaços das “notas e comentários” em cada ponto.
•
SECÇÃO 3: sumário da reunião de abertura de propostas: fornece uma secção sumária
para a reunião de abertura de propostas. Esta secção sumariza os fornecedores em não
conformidade e enuncia as razões da não conformidade, se os fornecedores
submeteram uma proposta que tinha documentos em falta, aqueles que retiraram as
suas propostas, e se é necessário qualquer esclarecimento, e quem é responsável por
dar seguimento a estes esclarecimentos. Quaisquer notas ou comentários adicionais e
actas devem ser documentadas aqui.
Caso as cotações devolvidas pelos fornecedores sejam mais elevadas que o
antecipado e que vão além do limite de um concurso local / nacional e que por isso
requerem um concurso internacional, o concurso deve ser analisado antes de se
prosseguir. Há duas opções disponíveis:
•
O concurso público local / nacional deve ser parado e deve-se realizar um concurso
internacional.
•
Se, devido à natureza de emergência da compra, uma isenção puder ser solicitada
para se continuar com o concurso público local / nacional.
Além disso, estando agora cientes dos fornecedores que submeteram as propostas, os
membros do comité de avaliação de propostas devem confirmar que não têm nenhuma
ligação pessoal (incluindo familiar) ou associações com qualquer dos fornecedores através
da assinatura do formulário do Não conflito de Interesses – um modelo é dado no Anexo 4.
No fim da reunião, todos os membros participantes têm de assinar e datar o relatório
completo da abertura de propostas. O relatório da reunião de abertura de propostas deve
ser analisado no comité de avaliação de propostas e deve depois ser anexo ao relatório
final assinado do comité de avaliação que confirma o(s) fornecedor(es) vencedor(es).
PASSO 3d: Realizar reunião(ões) de avaliação de propostas, procurar esclarecimento de
fornecedores, e seleccionar fonecedor(es)
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
85
Assim que qualquer proposta não conforme tiver sido removida durante a reunião de
abertura de propostas, pode realizar-se o processo da avaliação do concurso e nomeação
de fornecedor. Para facilitar a avaliação de propostas na reunião do comité de propostas,
o membro do pessoal de aquisições precisa fornecer aos membros do comité a
documentação principal antes da reunião de avaliação:
¾ DOCUMENTO 2: Matriz de todas as propostas recebidas:
Na sequência da abertura de propostas na reunião de abertura de propostas, o membro
do pessoal das aquisições que lidera a aquisição deve completar a matriz de propostas e
incluir todos os detalhes fornecidos pelos fornecedores. Este funcionário NÃO faz uma
recomendação mas assiste ao comité de avaliação de propostas para fornecer qualquer
esclarecimento necessário. Se possível, o membro do pessoal das aquisições deve fornecer
aos membros do comité toda a documentação relacionada com o concurso pelo menos 3
dias úteis antes da reunião. Os membros do comité devem assegurar que analisaram a
documentação antes da reunião.
Os membros do comité de avaliação de propostas devem ter os seguintes documentos
principais antes da reunião de avaliação de propostas:
•
Cópias de todas as propostas submetidas consideradas em conformidade na
reunião de abertura de propostas.
•
Cópia do relatório de abertura de propostas.
•
Cópia da matriz de propostas que foi preparada.
•
Cópia em branco do relatório de avaliação de propostas.
¾ DOCUMENTO 3: Relatório do Comité de Avaliação de Propostas
O Comité de Avaliação de Propostas deve nomear um secretário e completar cada
secção do relatório do comité de avaliação de propostas. Todos os membros têm de
assinar uma declaração de não conflito de interesses. O relatório deve consistir num
relatório detalhado de cada passo que foi conduzido e cada decisão tomada e incluir14:
1. Sessão Preparatória: O presidente e o secretário verificaram os documentos para a
provação apropriada de todos os membros e quaisquer observadores. O Presidente
informou os membros do âmbito do contrato proposto, identificou as organizações
responsáveis pela preparação do dossier de propostas, e sumarizou as características
essenciais do concurso até à data. (Esta sessão não é essencial mas pode ser solicitada
para actualizar os membros do comité);
2. Sessão de Abertura de Propostas: O relatório de abertura de propostas está anexo a
este relatório. O comité de avaliação considerou apenas aquelas propostas que foram
consideradas ser apropriadas para mais considerações e avaliação após a sessão de
abertura de propostas;
3. Parte 1 – Declaração do não conflito de interesses: Incluir uma cópia do formulário
assinado de declaração do não conflito de interesses para confirmar que todos os
membros do comité de avaliação de propostas não têm conflito de interesses com
nenhum dos fornecedores ou seus representantes;
4. Parte 2 – Escolha do concurso: Identificar que concurso específico foi escolhido e
porquê (incluir o preço total da adjudicação / orçamento) – isto pode incluir
conformidade específica com o doador, notas sobre quaisquer isenções recebidas e
aprovadas, limites de custos, ou outras razões. O concurso específico precisa ser
identificado. As razões da realização deste concurso específico devem ser claramente
enunciadas;
14
Normalmente, será necessária mais do que uma avaliação de propostas antes da decisão final ser tomada. Portanto, um
relatório do comité de avaliação de propostas deve ser completado desta forma para CADA comité de avaliação de propostas
que é conduzido.
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
86
•
Público ou Fechado
•
Local or Internacional
•
Isenções confirmadas
•
Parte 3 – Publicação do aviso do concurso: Incuir informaçãosobre quando, onde e
como o aviso de concurso foi anunciado. Se o aviso do concurso será anunciado a nivel
local (dentro do país)ou internacional será determinado pelo valor total da compra.
Assegurar que cópias dos avisos de concursos publicados sejam guardados, incluindo
imagem de qualquer publicidade no website.
•
Parte 4 – Sistema de pontuação usado para a avaliação das ofertas (se houver algum):
Identificar o sistema de pontuação que foi utizado para atribuir pontos á oferta de cada
fornecedor em relação a cada um dos critérios de conformidade para o concurso. O
sistema d pontuação, juntamente com a atribuição de peso a cada critério(caso seja
usada), permite que se tome uma decisão clara com base no número total de pontos;
•
Capacidade e conformidade administrativas: Verificar se os fornecedores
submeteram a proposta de acordo com as instruções e requisitos necessários do
dossier do concurso (ver critérios do formato do relatório de avaliação e do relatório
sumário da abertura de propostas).
•
Capacidade e conformidade técnicas: verificar se o fornecedor cumpre os requisitos
técnicos essenciais do dossier do concurso.
•
Capacidade e conformidade financeiras: Alguma das propostas parece ser
anormalmente baixa em relação ao mercado para os fornecimentos em questão?
As propostas foram recalculadas para garantir que foram adicionadas
correctamente?
•
Capacidade e conformidade logísticas: Verificar se o fornecedor tem a capacidade
logística apropriada para apoiar e completar a compra – incluindo entreposto,
transporte, stocks, e subcontratação.
•
Gestão e qualidade da estratégia organizacional: Considerar como o fornecedor vai
gerir o projecto adicional se vencerem o concurso; os seus sistemas de gestão são
adequados para gerir a compra proposta?
•
Padrões éticos e ambientais: Têm um código de conduta, demonstram a sua
conformidade com considerações com a saúde, segurança, ambiente
(acondicionamento, reciclagem, etc.).
•
Considerações adicionais: Fornecem alguma informação adicional que pode ser
considerada elegível e relevante; forneceram referências e listas de cliente?
5. Parte 5 – Sumário da avaliação: sumarizar as propostas finais de cada fornecedor
usando o sistema de pontuação identificado, e assegurando que os cálculos das
propostas estão correctos – a pontuação média deve ser calculada de cada sub-total
das categorias descritas acima;
6. Parte 6 – Posição final dos candidatos: Após a exclusão dos candidatos não conformes e
a verificação que os cálculos e pontuações de propostas estão correctas, posicionar os
candidatos finais pela ordem das pontuações finais. Se não for usado qualquer sistema
de pontuação os candidatos são posicionados pela ordem do preço das suas propostas
corrigidas;
7. Parte 7 – Conclusão: Confirmar o(s) fornecedor(es) que foi(foram) escolhido(s) e porquê.
Garantir a identificação de um segundo fornecedor que pode ser usado no caso do
primeiro fornecedor não estar disponível / interessado a aceitar a aquisição. Esta secção
deve incluir actas de quaisquer acções de acompanhamento que sejam necessárias,
deve ser documentada, e deve ser nomeado um delegado para completar essas
acções. Se o comité precisar reunir de novo para analisar informação adicional, a hora,
data e local da próxima reunião deve ser confirmada bem como as acções a serem
completadas;
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
87
8. Parte 8 - Assinaturas de todos os membros do comité: Todos os membros do comité
devem assinar e datar o relatório. Isto deve ser feito de novo se o comité se voltar a
reunir para considerar informação extra.
NOTA: A aquisição pode ser distribuída entre mais que um fornecedor candidato. Garantir
justificações claras e documentar que fornecedor foi escolhido para cada item e porquê.
O completo e devidamente assinado relatório do comité de avaliação de propostas deve
fornecer uma clara justificação sobre como e o porquê das decisões tomadas. O relatório
de abertura de propostas deve ser anexo ao relatório final do comité de avaliação de
propostas.
Sumário dos documentos para o processo de avaliação de propostas
DOCUMENTO 1: Relatório de abertura de propostas – incluindo actas e sumário das decisões
DOCUMENTO 2: Matriz de propostas – incluindo um sumário de informação de todas as
propostas recebidas
DOCUMENTO 3: Relatório do comité de avaliação de propostas – incluindo actas, formulário
assinado do não conflito de interesses e sumário das decisões
Os modelos de cada um destes documentos estão disponíveis no Anexo 7.
14.6 PARTE D: Contratação
PASSO 4a: Assinar o Contrato com o fornecedor vencedor
¾ DOCUMENTO 1: Assim que um fornecedor for escolhido, usar a informação da matriz de
propostas e toda a documentação da proposta para preparar um Contrato. A versão
assinada do Contrato é a confirmação da encomenda ao(s) fornecedor(es)
escolhido(s).
[Um Contrato seria a abordagem normal para o Concurso Fechado,
apesar de uma Ordem de Compra com termos e condições padrão poder ser
adequada para uma aquisição simples.] A Secção 25.0 “Condições Contratuais”
fornece detalhes da abordagem de colocação de uma encomenda a um fornecedor.
O Anexo 11c fornece um modelo de contrato.
PASSO 4b: Informar os fornecedores não seleccionados
¾
DOCUMENTO 2: Carta de rejeição: Informar os fornecedores não seleccionados que
submeteram uma proposta que esta não foi sucedida. Isto é importante para encorajar
os fornecedores a continuar a apresentar propostas em processos de concurso futuros.
PASSO 4c: Confirmar publicamente o contrato através de um Aviso de Adjudicação
¾
DOCUMENTO 3: Aviso de Adjudicação: Assim que o contrato for assinado com o
fornecedor seleccionado, a CAFOD tem de declarar publicamente quais os
fornecedores que usaram para todos os contratos acima de £60,000. Esta declaração
pública é chamada um Anúncio de Adjudicação e deve ser colocada no website da
CAFOD ou do parceiro.
Tabela 15
Exemplo de um Aviso de Adjudicação
Descrição do
contrato
Número da
referência (ref. do
aviso de concurso)
Nome e morada
do fornecedor
seleccionado
Valor do
contrato (£s)
Datas do contrato
Fornecimentos
para 3 unidades
básicas de saúde
N.º Referência do
Paquistão
Sr. Mazhar Iqbal,
Marhaba Trading
rd
Corporation, 3
Gate, Ayub
Medical Complex,
Abbottabad
41,921
1 Março – 30 Junho
2008
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
88
Construção de 3
unidades básicas
de saúde
N.º Referência do
Paquistão
Zain Ul Abdeen,
Jinnah Avenue,
Blue Area,
Islamabade
898,310
7 Abril 2007 – 6 Abril
2008
Sumário dos documentos para o processo de contratação
DOCUMENTO 1: Ordem de Compra
DOCUMENTO 2: Contrato com Fornecedor - Termos e Condições
DOCUMENTO 3: Carta de Rejeição
DOCUMENTO 4: Aviso de Adjudicação
Modelos de cada um destes documentos estão disponíveis no manual
14.7 PARTE E: Entrega, Pagamento e Fecho
Passo 5: Entrega e recepção dos bens. Preenchimento de uma Nota de Bens Recebidos
A assinatura do contrato não é o fim do processo para o projecto! O transporte, entrega,
armazenamento e distribuição dos bens tem de ser gerida cuidadosamente. Usar as
orientações ao utilizador nas Secções 16.0 e 19.0 deste manual e os modelos de formulários
de logística e entrega no Anexo 12 para a implementação da entrega e recepção dos
bens.
PASSO 6: Preparação e aprovação de uma requisição de pagamento
Usar as orientações ao utilizador naa Secção 21.0 deste manual e o modelo de formulário
de pagamento no Anexo 15 para a requisição de pagamento.
PASSO 7: Arquivar o relatório complete do concurso garantindo a documentação,
assinaturas e aprovações adequadas
Garantir que toda a documentação referente ao concurso público é arquivada em
conjunto, incluindo a documentação das propostas dos fornecedores não seleccionados.
Isto é importante para auditorias ou análises subsequentes. Usar a ficha do Concurso
Fechado de aquisição (Anexo 7) como uma lista de verificação para garantir que toda a
documentação está presente. Detalhes sobre a documentação de apoio e o
arquivamento necessário estão disponíveis na Secção 21.0 deste manual.
14.0 Concursos de Aquisição: Concurso Fechado
89
15.0 COMPRAS REPETIDAS: ACORDOS QUADRO
Os acordos quadro podem ser estabelecidos para as compras repetidas ou regulares de
um bem ou serviço. Um acordo quadro permite a compra ao mesmo fornecedor dos
mesmos bens ou serviços durante um período de tempo e de uma forma regular quando
não se sabe quanto ou quando será necessário (por exemplo, fornecedores de carga
aérea, empresas de transporte, alimentos de emergência). Este processo evita concursos e
documentação repetidos, melhora a eficácia e constrói boas relações de trabalho com os
fornecedores dado prevenir solicitações de cotação repetidas e fornecedores a
submeterem cotações e a não receberem encomendas.
Um acordo quadro permite à CAFOD ou aos parceiros locais comprar bens/serviços por um
preço acordado para a duração do acordo com o fornecedor seleccionado. A
CAFOD/parceiro precisa então de enviar apenas uma ordem de compra baseada nos
preços fixos e serviços acordados no acordo quadro.
Isto pode ser usado para a provisão de bens ou a provisão de um serviço, incluindo os
serviços de aquisição.
15.1 Como estabelecer um Acordo Quadro
•
Identificar o serviço / bem que pode ser comprador através de um acordo quadro.
Como orientação, isto pode ser um bem/serviço que é encomendado de 2 em 2 meses
(por exemplo, estacionário, peças de veículos, combustível).
•
Qual deve ser a duração do acordo? Deve ser um máximo de um ano (e deve incluir
uma consideração sobre possíveis taxas de inflação, o mercado local e durante quanto
tempo os fornecedores mantêm o seu preço.
•
Qual é o montante estimado exigido? Garantir que os fornecedores estão cientes que
isto é uma estimativa.
•
Após identificação do montante estimado, aplicar o concurso de aquisição correcto
(concurso por negociação, público ou fechado dependendo do valor estimado do
acordo).
•
Elaborar um contrato com o fornecedor nomeado. Usar o modelo de contrato no
concurso do Anexo 11.
•
Elaborar um Ordem de Compra de cada vez que este bem / serviço é necessário. A
Ordem de Compra deve ser baseada nos termos e condições acordados no contrato
do acordo quadro: usar os termos e condições da Ordem de Compra do Anexo 11.
•
Cada Ordem de Compra individual deve incluir os detalhes / número de referência do
acordo quadro respectivo.
O acordo quadro permite a aquisição de uma quantidade estimada de bens /serviços
quando os montantes e períodos não são especificados.
15.2 Restrições a um Acordo Quadro
•
Os acordos quadro podem apenas ter um máximo de um ano de duração – após este
período, o contrato deve ser renovado ou renegociado;
•
Os acordos quadro são mais adequados a carga aérea, transporte, veículos,
medicamentos, geradores, comunicação e equipamento de tecnologia de informação
e, ocasionalmente, consultores;
•
Deve ser procurado orientação do gestor do projecto, ou do HD ou equipa de
financiamento PPSS da CAFOD antes de se entrar num acordo quadro.
15.3 Extensão ou renovação de contratos existentes e ordens de compra
Se necessário, os contratos ou ordens de compra podem ser estendidos ou renovados com
um empreiteiro / fornecedor. Por exemplo, um contrato pode ser estendido para incorporar
15.0 Compras repetidas: Acordos Quadro
90
serviços, obras ou fornecimentos adicionais que não foram incluídos no contrato original. A
extensão ou renovação do contrato / ordem de compra pode ser feito nas seguintes
condições:
a) Desde que o valor acumulado dos fornecimentos / obras / services adicionais
não ultrapassem 50% do valor do contrato original;
b) Desde que os termos do contrato original e o estatuto do fornecedor15 não
tenham sido alterados substancialmente;
c) Desde que o contrato original tenha sido nomeado seguindo o concurso de
aquisição correcto para a compra original;
d) Desde que o período passado entre a atribuição do primeiro contrato e a
renovação não seja maior que UM ANO; e
e) Desde que um contrato não tenha sido renovado mais do que DUAS VEZES.
Exemplo da extensão de um contrato de compra existente
Um concurso público foi realizado para nomear um fornecedor para a compra de
£150,000 de alimentos para um programa de alimentação a um grupo vulnerável no
Zimbabué. Os alimentos foram comprados a um fornecedor único. O programa tinha
uma subutilização perto do fim do subsídio. O programa usava o saldo dos fundos para
comprar alimentos adicionais ao mesmo fornecedor.
O programa estendeu o contrato existente com o fornecedor original para incluir
alimentos extra. A compra adicional de alimentos foi:
15
•
£60,000, por isso menos que 50% da ordem de compra original;
•
a extensão foi dentro de um período de uma ano da ordem de compra original;
•
inicialmente, um concurso público completamente transparente foi realizado
para nomear o empreiteiro;
•
o processo foi claramente documentado para provar o que tinha sido feito,
porquê, e como.
Por exemplo, a posse da empresa não tenha mudado ou não tenha havido mudança significativa na empresa.
15.0 Compras repetidas: Acordos Quadro
91
16.0 TRANSPORTE E ENTREGA
16.1 Procedimentos de Transporte e Entrega
Assim que a Ordem de Compra (ou Contrato) tiver sido acordado com o fornecedor e a
documentação tiver sido assinada por ambas as partes, os bens ou serviços têm de ser
entregues, distribuídos ou armazenado adequadamente. A entrega e distribuição de bens
tem de ser gerida cuidadosamente para garantir que os itens não são perdidos, danificados
ou desaparecem.
Há duas opções possíveis para a entrega assim que o fornecedor tiver sido nomeado:
•
Opção 1: O Fornecedor INCLUI o transporte e entrega na sua cotação e ordem /
contrato de compra. Neste caso, a ordem / contrato de compra tem de incluir os
detalhes claros dos locais, datas e horas de entrega, e quantidade para cada entrega
(se necessário). Todos os itens devem ser inspeccionados pelo pessoal da
CAFOD/parceiro na chegada de cada carga de mercadorias, e em cada distribuição
para assegurar que a Nota de Bens Recebidos e a nota de entrega do Fornecedor é a
mesma que a ordem / contrato de compra. ESTA É A OPÇÃO PREFERENCIAL.
Durante a descarga, uma amostra de bens deve ser pesada e medida (um mínimo de
5% do total de bens entregues deve ser examinada como amostra, apesar de a boa
prática recomendar uma análise superior a 5%).
•
Opção 2: Apesar da Opção 1 ser a preferencial, em alguns casos, o fornecedor NÃO
INCLUI o transporte ou entrega na sua cotação e ordem de compra. Isto representa a
obrigação mínima para o fornecedor e é denominada de “saída de fábrica” ou “EXW”.
O contrato com o fornecedor tem de indicar claramente que é um contrato saída de
fábrica. O contrato também deve definir claramente as obrigações do fornecedor e do
comprador (CAFOD ou parceiro) para evitar mal-entendidos e atrasos subsequentes.
Numa compra saída de fábrica, é necessário conduzir um processo separado de
cotações e identificação de fornecedor para a nomeação de um fornecedor(es) de
transporte. Isto pode incluir o aluguer de camiões, condutor(es) e pode incluir pessoal
para carga e descarga.
A ordem de compra acordada para o transporte deve identificar claramente os locais,
datas e horas de entrega, e quantidades para cada entrega. CADA camião deve ter
uma guia de transporte da CAFOD / parceiro local mesmo que o fornecedor tenha as
suas próprias guias de transporte.
Todas as guias de transporte ou notas de entrega do fornecedor devem ser assinadas pelo
pessoal da CAFOD / parceiro presente na carga dos bens, e uma guia de transporte deve
ser assinada pelo condutor (transportador) e pelo pessoal da CAFOD / parceiro presente na
descarga dos bens no destino final ou no armazém.
16.2 Documentação de Transporte e Entrega
Os modelos de todos os documentos descritos acima estão disponíveis no Anexo 12 deste
manual. Esta secção fornece notas sobre toda a documentação necessária para o
transporte e distribuição de bens aos locais de projecto e o armazenamento de bens e
abastecimentos pela CAFOD ou parceiros.
1. Comprovativo de Requisição de Bens:
O Comprovativo de Requisição de Bens permite ao pessoal do programa solicitar materiais
do projecto do armazém permitindo ao pessoal do armazém preparar e documentar os
bens que o pessoal do programa precisa para as actividades do projecto. Para receber
bens do armazém, o responsável do programa ou membro do pessoal completa o
Comprovativo de Requisição de Bens para libertar os bens para o transporte até ao destino
final do projecto.
O pessoal da aquisição que gere os armazéns e o entreposto, ou o pessoal específico de
armazéns / entreposto deve processar o Comprovativo de Requisição de Bens, incluindo o
16.0 Transporte e Entrega
92
planeamento da entrega e transporte dos bens, e registar esta informação no
Comprovativo de Requisição de Bens.
O pessoal das aquisições deve preparar também uma Guia de Transporte para
acompanhar os bens a transportar. O Comprovativo de Requisição de Bens deve ser
preparado pelo pessoal das aquisições (ou pessoal do armazém ou entreposto se
disponível) mas deve ser aprovado gestor delegado das aquisições ou da logística.
Deve ser devolvida ao pessoal do projecto uma cópia do Comprovativo de Requisição de
Bens para informá-los sobre o calendário de entrega dos bens do projecto.
2. Guias de Transporte:
Uma Guia de Transporte deve acompanhar todos os bens ou fornecimentos que estão a ser
movidos do fornecedor até ao armazém, do armazém até ao local do projecto, ou do
fornecedor até ao local do projecto. A guia de transporte é um documento essencial de
localização.
•
As Guias de Transporte são usadas para registar todos os itens que deixam o
armazém/entreposto e para apoiar o balanço pelo pessoal da gestão dos armazéns;
•
Um exclusivo sistema de codificação de guias de transporte ajudará a garantir que não
há duplicação de documentação;
•
Se os itens estiverem a ser transportados em mais que um camião, cada camião deve
ter uma guia de transporte devidamente preenchida incluindo os detalhes sobre o
condutor do camião e sobre o veículo;
•
Todos os condutores dos camiões devem assinar a guia de transporte na partida do
armazém – isto transfere-lhes a autoridade dos bens;
•
Na chegada ao destino, o destinatário deve verificar os itens recebidos com a guia de
transporte. Quaisquer itens em falta ou danificados devem ser registados na guia de
transporte;
•
Se os bens estiverem em contentores selados, a guia de transporte deve ser registada
como não verificada e não vista;
Deve haver 4 cópias assinadas de cada guia de transporte.
•
A original – O pessoal da emissão / expedição deve assinar como expediu os bens ao
transportador. O pessoal da emissão deve reter uma cópia da guia de transporte.
•
A da transportadora – A transportadora assina a guia de transporte confirmando a
recepção e o transporte dos bens. A transportadora deve reter uma cópia da guia de
transporte.
•
A do receptor – O destinatário tem de assinar a confirmar a recepção dos bens e
quaisquer observações (perdas ou danificações). O destinatário deve reter uma cópia
da guia de transporte.
•
O original devolvido – Inclui todas as três assinaturas (emissores, transportadores e
receptores) e deve ser devolvida aos armazéns para arquivamento.
NOTA: Os bens ou fornecimentos não devem ser transportados sem uma guia de transporte
escrita
3. Nota de Bens Recebidos:
A Nota de Bens Recebidos precisa ser preenchida pelo destinatário final de todos os bens
para confirmar a recepção de todos os itens em bom estado. Quaisquer itens danificados
ou defeituosos devem ser devolvidos e marcados na Nota de Bens Recebidos.
O pagamento final só deverá ser libertado quando todos os bens da Ordem de Compra
estiverem claramente documentados como recebidos na Nota de Bens Recebidos e Guia
de Transporte e ambos os documentos estiverem correctamente preenchidos e assinados.
16.0 Transporte e Entrega
93
•
Pode ser usada uma Nota de Bens Recebidos se não houver documentação no
armazém;
•
Deve ser usada uma Nota de Bens Recebidos para cada camião (carga) recebido se
não houver guia de transporte a acompanhar;
•
A Nota de Bens Recebidos deve incluir todos os detalhes do veículo, condutor
(transportadora) e bens recebidos;
•
Garantir que o condutor (transportadora) assina a Nota de Bens Recebidos e mantém
uma cópia.
A Nota de Bens Recebidos é também usada pelos receptores dos itens, por exemplo o
parceiro local ou autoridades locais aquando da recepção dos itens em bom estado antes
de libertar os pagamentos aos fornecedores.
Os modelos de todos estes documentos estão disponíveis no Anexo 12 deste manual
16.0 Transporte e Entrega
94
17.0 INSPECÇÃO E RECEPÇÃO DE BENS
17.1 Quando inspeccionar bens e fornecimentos
Antes de assinar a Nota de Recepção de Bens ou a guia de transporte que os acompanha,
o funcionário(s) responsável pela recepção deve inspeccionar cuidadosamente todos os
bens e fornecimentos à medida que são entregues pelo fornecedor ou pela transportadora.
As inspecções podem ter lugar em várias
armazenamento, recepção e distribuição:
etapas do processo
de transporte,
•
Carga dos armazéns ou lojas do fornecedor para os camiões de distribuição.
•
Descarga dos camiões para lojas ou armazéns interinos
•
Descarga dos camiões para o destino final ou local de distribuição
17.2 Como inspeccionar bens e fornecimentos
Quer seja um fornecedor ou um contratado independente a fornecer o transporte, todas as
entregas devem ser inspeccionadas na recepção. Não se pode compilar uma lista
completamente compreensiva devido à ampla gama de contextos diferentes, tipos de
mercadorias, e a capacidade do pessoal local, sendo contudo fornecida para referência
uma lista de verificação das coisas a tomar atenção. Esta secção deve ser lida em conjunto
com a secção 18.5 Informação sobre Produtos Específicos que fornece orientação
importante sobre padrões mínimos de armazenamento para combustível, alimentos,
medicamentos e produtos farmacêuticos.
O processo de inspecção é extremamente importante dado que a aceitação de itens
abaixo dos padrões de qualidade pode originar problemas graves quando são usados
pelos destinatários.
O pessoal que recebe os bens deve ser devidamente qualificado para realizar a inspecção,
por exemplo, deve ser capaz de comparar boas mercadorias com más mercadorias ou se
necessário ser especialmente qualificado (um médico ou nutricionista por exemplo).
17.3 Amostra de aceitação e inspecção de bens
Com grandes entregas, não é possível verificar todos os sacos ou caixas de itens. Por isso,
deve ser inspeccionada uma pequena amostra de itens. Uma pequena estimativa pode
ajudar a calcular quantos itens de toda a entrega devem ser verificados:
Quantos sacos/embalagens verificar em cada inspecção:
Número de unidades (Lotes)
De 0 a 10
De 11 a 100
Acima de 100
Número da unidade a inspeccionar
Todos os sacos/embalagens
11
Raiz quadrada do número
Por exemplo: O armazenista recebe uma entrega de 20 toneladas de cereais em sacos de
25 KG.
Cálculo: 20,000 / 25 = 800 sacos (unidades primárias) √ 800 = 28.28… Assim, o armazenista vai
inspeccionar 29 sacos escolhidos aleatoriamente (certificando-se que os sacos são tirados
do meio, da parte dianteira, traseira, superior e inferior das pilhas do camião).
Assim que o tamanho da amostra for estabelecido, os bens da amostragem devem ser
rigorosamente inspeccionados. Durante a inspecção, considere as seguintes orientações:
•
Especificações; os itens e quantidades estão de acordo com a requisição de
compra ou guia de transporte? É necessário alguém que seja adequadamente
17.0 Inspecção e recepção de bens
95
qualificado tecnicamente para confirmar que os bens são os que foram
encomendados e são os esperados?
•
Prazos de validade; os itens estão todos dentro dos prazos de validade – considerar
isto principalmente para os alimentos, medicamentos e sementes. Se os prazos de
validade estão iminentes, os itens serão usados a tempo?
•
Temperatura e humidade do conteúdo; Os alimentos, por exemplo, devem ser
mantidos abaixo dos 40ºC (alguns alimentos para animais podem necessitar
temperaturas ainda mais baixas), os medicamentos devem geralmente ser mantidos
em câmaras frias. Estão disponíveis para compra leitores de humidade que medem
a humidade do conteúdo dos cereais, farinhas e sementes.
•
Pesos e medidas; realizar uma amostra de pesos e medidas dos bens entregues
pode dar um conhecimento aproximado sobre se a quantia correcta foi recebida
incluindo os itens como cimento, areia, alimentos.
•
Embalagem e danificações: inspeccionar sinais (e cheiros) de danificação dos bens
e das embalagens – pode-se ver manchas de humidade, bolor ou outros
contaminantes possíveis? O camião está excessivamente quente ou frio? Há alguns
selos ou embalagens danificados ou partidos, se sim, isto afecta a integridade do
item ou sugere que os itens foram adulterados? Estas considerações são
especialmente importantes para itens como o cimento, alimentos, medicamentos.
•
Armazenamento e entrega: inspeccionar a guia de transporte para analisar o tempo
que os itens demoraram a ser entregues, por exemplo, se foram significativamente
atrasados, e se isto teria um efeito na integridade ou qualidade dos itens? Considere
se o transporte fornecido pelo fornecedor foi adequado aos requisitos necessários,
por exemplo, câmara fria para medicamentos, ambiente seco e limpo para
alimentos e sementes, impermeável para o cimento?
•
Inspecção “Organoléptica”: este teste envolve inspecção através de um exame
visual, de tacto e de olfacto aos produtos. Por exemplo, ao inspeccionar alimentos
considerar:
–
Visão: cor do produto, homogeneidade e características, presença de itens
desconhecidos, insectos vivos ou mortos, larvas, bolores, latas de comida
estão distorcidas ou “inchadas”
–
Olfacto: cheiro característico do produto, ou sem cheiro, cheiro a mofo ou
cheiro rançoso ou um odor estranho
–
Textura: humidade, fluidez nas farinhas, presença de pedaços
–
Gosto: sabor, amargor, acidez, sabor posterior
–
Som: presença de insectos dentro dos sacos
17.4 Ao receber bens
Durante a recepção de bens, os itens que foram inspeccionados ou aceites podem ser
danificados devido ao mau manuseamento ou preparação insuficiente. Para evitar
prejuízos com perdas ou danos, considere o seguinte:
Preparação para a entrega: os armazenistas devem assegurar que o local para a recepção
dos bens está bem preparado.
–
há trabalhadores diários suficientes disponíveis para carga / descarga,
–
há paletes suficientes nos armazéns,
–
há espaço suficiente para a entrega esperada,
–
há condições necessárias para se realizarem os processos de inspecção
suficientes (incluindo tempo e recursos)?
17.0 Inspecção e recepção de bens
96
Durante a descarga e recepção de bens: As condições para a entrega devem ser bem
geridas dado que o manuseamento inadequado ou condições inadequadas poderão
danificar os bens:
-
Ganchos e gruas podem danificar as embalagens, especialmente as de
papel ou de plástico e podem resultar na contaminação dos conteúdos
-
Atirar os itens pode também danificar os sacos e pode resultar na
contaminação dos conteúdos
-
A chuva pode enfraquecer o papel da embalagem e pode resultar na
contaminação dos conteúdos
-
A utilização de pás sujas aquando da decantação de cereais, sementes ou
outros bens pode contaminar os produtos
Ver Secção 19.0 Gestão de Armazéns e Armazenagem para padrões mínimos nas lojas e
armazéns assim que os bens são recebidos.
Orientações detalhadas sobre “Aquisição de Alimentos e Garantia Alimentar” e “Gestão de
Alimentos e Armazenagem” da Save the Children estão disponíveis no Anexo 22 deste
manual.
17.0 Inspecção e recepção de bens
97
18.0 DISTRIBUIÇÕES E DOAÇÕES
Durante um projecto, ou no encerramento de um projecto, os itens são muitas vezes
distribuídos ou doados a beneficiários. Na gestão de activos e de projecto as distribuições e
doações devem ser geridas e documentadas correctamente. A secção seguinte identifica
as diferenças entre uma distribuição e uma doação e como devem ser documentadas.
18.1 Distribuições
“Distribuições” são quando o destinatário dos itens é o beneficiário individual exclusivo.
Normalmente, uma distribuição envolve um grande número de indivíduos ou famílias
individuais que recebem os mesmos itens ou semelhantes, normalmente de valor
relativamente baixo. Por exemplo:
•
Activos de subsistência e para pequenos negócios são distribuídos a indivíduos;
•
Alimentos e kits NFI são distribuídos a indivíduos;
•
Distribuição de vouchers para subsistência ou outros activos que são dados a indivíduos;
1. Formulários de Distribuição ou Listas de Distribuição
Durante a distribuição, deve ser usado um formulário de distribuição que documente
claramente que beneficiário recebeu o quê. O beneficiário deve assinar para confirmar a
recepção.
Estes formulários são particularmente úteis quando distribuições em grande escala estão a
ser feitas um grande número de beneficiários dado que ajudam a garantir que o que foi
expedido foi depois distribuído e recebido pelos beneficiários alvo.
Um modelo de um Formulário de Distribuição está disponível no Anexo 13 deste manual. A
informação necessária neste formulário inclui:
•
Nome do beneficiário;
•
Bens recebidos (incluindo montante se apropriada);
•
Data da recepção;
•
Assinatura do beneficiário;
•
Nome e assinatura do membro do pessoal responsável pela distribuição;
As fichas de distribuição devem ser anexos como documentação de suporte ao relatório
financeiro de um projecto e é importante como parte da documentação de apoio ao
projecto e portanto deve ser arquivada adequadamente.
18.2 Doações
As “doações” são diferentes das distribuições porque consistem em itens de elevado valor
que são dados ou doados a um único parceiro, ou organização em vez de beneficiários
individuais ou famílias. Exemplos de uma doação incluem:
•
Equipamento e abastecimentos doados a centros de saúde, escolas ou centros
comunitários;
•
Equipamento de escritório, activos ou mobília são doados a um parceiro local.
Doações como estas devem ser documentadas usando um certificado de doação. Há um
número de coisas a considerar antes da doação de bens, activos ou outro equipamento.
2. Quem é elegível para receber doações?
Os itens podem ser doados a:
•
Beneficiários finais / beneficiários do projecto;
•
Parceiros locais, parceiros de implementação, ou ONGs locais;
18.0 Distribuições e Doações
98
•
Autoridade locais que participam na implementação do projecto (ex: hospitais e
escolas locais);
•
Em casos excepcionais, outras ONGs internacionais16.
Os itens NÃO PODEM ser dados a:
•
Subcontratantes ou organizações ou comerciais;
•
Indivíduos que não são beneficiários finais do projecto;
•
Pessoal expatriado
implementação;
ou
local
contratado
pela
CAFOD
ou
pelo
parceiro
de
NOTA: em todas as circunstâncias, a lei do país de operação deve ser considerada. Em
alguns países, os activos do projecto tornam-se automaticamente em propriedade do
governo no fim do projecto.
18.3 Como Documentar Doações
1. Requisitos dos doadores
Cada doador tem diferentes regulamentos em relação a doações de bens, portanto o
pessoal do projecto e da implementação deve verificar com o HD ou as equipas do
financiamento PPS para garantir conformidade com os requisitos específicos do doador. Por
exemplo:
•
DFID – Se os itens individuais valerem aquando da sua compra mais de £1,000, não
podem ser doados mas devem ser devolvidos ao DFID;
•
ECHO – O estatuto da CAFOD com o ECHO permite-lhe identificar regulamentos
adequados de doação ou eliminação.
2. Padrões mínimos da CAFOD
Para além de projectos específicos institucionalmente financiados e regulados, os padrões
mínimos da CAFOD para a documentação de doações são as seguintes:
Os itens doados devem ser de qualidade razoável e em estado funcional. Devem também
ser adequados ao beneficiário. O beneficiário deve concordar com a doação e com os
termos e condições anexos à doação.
Deste modo, quando se doa itens, a CAFOD ou parceiro de implementação deve preparar
uma carta de doação ou um cerificado de doação em que a agência doadora e a
instituição recebedora devem assinar.
O propósito desta carta ou certificado de doação é estabelecer os termos e condições da
doação. A seguinte informação deve estar claramente identificada na carta ou certificado
de doação:
•
A agência doadora
•
O recebedor
•
O(s) artigo(s) doado(s). Se for em número el;evado, pode-se anexar uma lista
•
O valor de compra dos artigos doados
•
A data da doação
•
O(s) projecto(s) que financi(ou)ram a doação
16
Isto deve ser uma excepção e deve apenas ocorrer se a decisão for tomada com base em considerações operacionais e é
livre de qualquer conflito de interesse, e que a ONG internacional pode garantir que o equipamento é usado em benefício dos
beneficiários finais da ajuda humanitária.
18.0 Distribuições e Doações
99
Ao enunciar os termos e condições da doação no certificado ou carta de doação,
considere o seguinte:
•
Assegure que esteja inclusa uma indicação clara sobre o uso para o qual o
equipamento doado se destina. Equacionar a seguinte questão: será que a agência
doadora exige acesso á verificação do uso do equipamento?
•
Em que circunstâncias o equipamento poderá ser vendido? Será que o recebedor
precisa obter permissão da agência doadora para poder vender os artigos doados?
•
Será que o equipamento doado deverá estar devidamente identificado no
inventário do recebedor?
•
Será que a doaçãoinclui apoio em termos de custos de operação e manutenção do
equipamento? Se for o caso, quais são eses custos e por quanto tempo?
•
Será que a agência doadora espera receber relatórios/informes ou então espera
realizar visitas de monitorização para verificar se o equipamento está sendo usado
Segundo os termos e condições estipulados?
•
Caso a agência recebedora viole qualquer destes termos e condições, o que a
agência doadora espera fazer (ter os bens de volta ou então cobrar um valor
acordado)
•
Por quanto tempo estas condições irão prevalecer (tendo em mente o tempo útil de
vida dos artigos, a capacidade da agência doadora de monitorar o recebedor, a
vida do projecto, etc,?
18.0 Distribuições e Doações
100
19.0 GESTÃO DE ARMAZÉNS E ARMAZENAGEM
19.1 Geral
O Chefe de Logística (ou outro membro do pessoal delegado) é responsável por garantir
que todos os materiais que entram e saem e que são armazenados nos armazéns das
CAFOD/parceiros são correctamente registados.
19.2 Documentos de Stock
Para fins de transparência e de monitorização todos os movimentos dos materiais do
programa devem ser acompanhados por:
•
Nota de Bens Recebidos;
•
Guias de transporte.
Tal como descrito na Secção 16.0 Transporte e Entrega, estes documentos registam o
movimento de todos os itens e permitem ao pessoal da gestão de armazém monitorar e
controlar o movimento de todos os stocks, identificar que pessoal é responsável pelos itens
em diferentes etapas de envio, transporte, e recepção (por exemplo condutores, pessoal
do projecto e fornecedores). Os documentos também confirmam que os stocks foram
enviados e recebidas correctamente. Assim, a monitorização destes documentos e a sua
frequente comparação com o balanço é essencial pois estes documentos são os meios
principais de identificação de bens em falta ou danificados.
Estes documentos têm um procedimento fixo de submissão, verificação e aprovação. Não
são permitidos desvios destes procedimentos pelo(s) logístico(s).
19.3 Instalações de Armazenagem
A CAFOD/parceiro devem identificar as instalações adequadas de armazenamento
considerando o tipo de itens a serem armazenados, o local e a segurança. Considerar
também o seguinte:
•
Vedação apropriada e cadeados nas entradas;
•
Seguranças e/ou serviços profissionais de segurança;
•
Paletes;
•
Controlo de ventilação / temperatura – especialmente no caso de medicamentos;
•
Higiene;
•
Fumigação das instalações antes do armazenamento de alimentos ou medicamentos;
•
Os itens de alimentação necessitam de um armazém separado;
•
Extintores suficientes no armazém;
•
Stocks de elevado valor bem protegidos contra roubo e garantir um seguro adequado;
Os materiais que chegam ao armazém devem ser verificados para confirmar a quantidade,
quaisquer danificações, e que a documentação de apoio apropriada está incluída.
Todos os dias o gestor de armazém nomeado deve processar todos os bens entrados e
saídos. Recomenda-se que sejam nomeados, no máximo, dois membros do pessoal para
monitorar e registar a movimentação de entrada e saída.
Embora as grandes quantidades de produtos comprados a granel podem reduzir o custo
global, isto pode aumentar a probabilidade de roubo. Recomenda-se portanto que, onde
possível a aquisição dos itens seja espalhada durante um período de tempo para minimizar
a quantidade de bens armazenados. Por exemplo, as Ordens de Compra a fornecedores
de alimentos / cereais devem incluir uma série de entregas pelo(s) fornecedor(s).
19.0 Gestão de Armazéns e Armazenagem
101
19.4 Gestão de Armazéns
O pessoal da logística/aquisição deve manter registos de todos os activos. Estes podem ser
categorizados de uma forma geral em:
•
Consumíveis para beneficiários (alimentos, kits NFI ou outros itens a serem distribuídos tais
como ferramentas);
•
Consumíveis para o funcionamento do projecto (tais como materiais de construção,
ferramentas, peças de veículos);
•
Activos do programa e equipamento de escritório (ex: portáteis, rádios, computadores,
telefones por satélite, etc.) estes itens são geridos muitas vezes pelo gestor administrativo
ou pelos logísticos.
Os consumíveis para beneficiários e para a implementação do programa que são
transportados, armazenados, e entregues devem sempre ser acompanhados de
documentos de suporte. Os documentos de suporte específicos localizam a movimentação
de todos os itens para garantir que estão contabilizados desde a entrega nos armazéns até
à sua entrega final ou distribuição / doação ao utilizador final. Os documentos principais de
gestão de armazém que suportam a movimentação e armazenamento de activos são:
•
Nota de Bens Recebidos;
•
Comprovativo de Requisição de Bens;
•
Guia de Transporte
•
Listas de distribuição;
•
Certificados de doação.
Estes documentos precisam ser preenchidos, completados com números exclusivos, e
processados de uma forma diária/regular.
Mensalmente deve ser elaborado um balanço completo de cada armazém. Um balanço
identificará os itens danificados, perdidos ou documentados incorrectamente ou que
expirarão em breve. Os balanços devem ser cuidadosamente documentados para garantir
que os registos dos stocks estão correctos e completos. Quaisquer perdas, roubos ou
danificações devem ser registados e reportados.
19.5 Informação sobre Produtos Específicos
1. Medicamentos e Produtos Farmacêuticos
Para programas de saúde com actividades de distribuição de medicamentos, os
abastecimentos médicos são frequentemente adquiridos em grandes quantidades e a sua
distribuição é muitas vezes espalhada por diversos meses e em diferentes distribuições.
Recomenda-se portanto que a compra destes medicamentos seja feita através de uma
empresa de logística médica ou de Centros Humanitários de Aquisições médicas tais como
Begaca, Asrames, MSF Logistique, IDA e CHMP17.
Estas empresas são capazes de garantir que os fornecimentos são:
•
Legais (não falsos);
•
Os medicamentos certos;
•
Dentro da validade;
•
Geridos adequadamente;
•
Trasnportados adequadamente;
•
Armazenados correctamente;
17
Ver Secção 23.0 Subcontratação para uma lista de empresas de logística médica adequadas que podem ser usadas.
19.0 Gestão de Armazéns e Armazenagem
102
•
Armazenadas num sistema de primeiro a entrar, primeiro a sair;
•
De boa qualidade para fornecer um bom valor económico.
A utilização de empresas médicas profissionais evita um número de riscos incluindo:
•
A eliminação de medicamentos fora do prazo de validade pode ser extremamente
dispendiosa e há regras (estritas) de destruição. Ignorar as regras pode ter
consequências sérias para a organização (incluindo prisão e elevadas multas);
•
A utilização de medicamentos fora do prazo de validade pode ser perigosa – é
necessário um armazenamento, transporte e administração cuidados para garantir que
os fornecimentos de medicamentos não se danificam ou perdem. Medicamentos
danificados podem ser perigosos, e os medicamentos podem ser frequentemente
roubados e vendidos em mercados locais.
É altamente recomendado que para os programas médicos, todos os medicamentos sejam
adquiridos através de Centros Humanitários de Aquisições médicas aprovados.
Recomenda-se como uma boa prática que todas as aquisições médicas e de
medicamentos para os programas apoiados pela CAFOD utilizem um destes fornecedores.
Além disso, para evitar danificações ou perdas de fornecimentos médicos e de
medicamentos, um sistema de administração específico bem gerido deve ser estabelecido
para monitorar e localizar todos os fornecimentos médicos ou de medicamentos – quer
estejam a ser distribuídos, transportados ou armazenados. Cada artigo deve ter um cartão
de inventário mencionando a data de aquisição, número de itens dentro e fora dos
armazéns, data de validade e stocks mínimos (para encomenda antecipada).
Alternativamente, pode ser usado um sistema de inventário baseado num software.
Para a gestão de stocks de medicamentos é importante:
•
Manter um bom registo da quantidade e validade de todos os medicamentos
armazenados;
•
Os medicamentos devem ser armazenados em paletes para garantir que não ficam
molhados ou danificados.
•
Verificar como os medicamentos devem ser armazenados – por exemplo, controlo de
temperatura e de luz.
2. Materiais de Construção
•
Cimento: Manter sempre o cimento em paletes e não amontoar demasiado alto porque
após 6 meses as camadas inferiores ficam inutilizáveis. Manter o armazém ventilado e
cobrir a camada inferior e superior com plástico.
•
Madeira: Armazenar vigas e folhas de madeira em paletes e cobri-las com plástico se
armazenadas fora do armazém. Verificar se a madeira tem térmites antes do
armazenamento e usar insecticidas de necessário. Manter acesso fácil à madeira para
eventuais situações de fogo.
3. Combustível
Se um escritório de campo armazena combustível, o responsável logístico/aquisições é
obrigado a registar os fornecimentos de combustível e manter um registo dos veículos de
abastecimento. Recomenda-se que os bidões sejam codificados com cores para identificar
claramente a gasolina, o gasóleo e o petróleo. Todos os combustíveis devem ser
armazenados a pelo menos 15 metros da vedação exterior. Idealmente, o combustível
deve ser armazenado num local bem ventilado e à sombra e limpo de ervas ou detritos.
4. Alimentos
Os alimentos devem ser armazenados em unidades separadas e exclusivas e em paletes
para minimizar a danificação devido a humidade, chuva e insectos. Recomenda-se que
sejam colocadas folhas de plástico debaixo das paletes inferiores. Para o armazenamento
de alimentos é importante manter bons registos da quantidade e validade de todos os
stocks. Deve ser usada uma política de primeiro a entrar primeiro a sair (rotação de stock)
19.0 Gestão de Armazéns e Armazenagem
103
para garantir que os alimentos não são armazenados durante longos períodos de tempo e
que o stock antigo é usado em primeiro lugar e de acordo com as datas de validade.
NOTA: Esta secção fornece orientações muito gerais e não é completamente
abrangente. Para a gestão de grandes quantidades de bens/fornecimentos
especializados, deverá procurar-se obter orientações mais detalhadas junto a agências
especializadas (ex. Médicos Sem Fronteiras, merlin, Oxfam, ou Save the Children).
19.0 Gestão de Armazéns e Armazenagem
104
20.0 GESTÃO DE ACTIVOS
20.1 Activos Fixos: Princípios Gerais
Cada parceiro é responsável por manter os seus inventários de activos fixos, ou “registo de
activos” que podem ser analisados e auditados.
Um registo de activos apoia a gestão, localização e manutenção eficaz de equipamento
valioso e durável ou “activos fixos” desde a sua compra até à sua eliminação.
Os activos fixos incluem, mas não se limitam a:
•
Computadores (hardware e software);
•
Portáteis (hardware e software);
•
Telefones por satélite;
•
Rádios;
•
Veículos;
•
Geradores;
•
Outro equipamento durável (ex: frigoríficos, impressoras, ferramentas eléctricas e
maquinaria).
A gestão, localização e manutenção eficaz de equipamento valioso e durável é um
assunto particularmente sensível para os doadores. Os doadores preocupam-se em garantir
que os activos comprados com o seu financiamento para um projecto específico são
usados apenas como pretendido e sem abusos. Os veículos, em particular, são vulneráveis a
abusos na sua utilização e é extremamente importante demonstrar o seu uso apropriado
através de sistemas claros de gestão e localização de veículos e de todo o outro
equipamento durável.
Para assegurar que os activos estão a ser usados apenas para a sua finalidade, deve ser
implementado um registo de activos gerido adequadamente e a implementação
adequada de um sistema de diário de bordo compreensivo para cada veículo.
Política de Registo de Activos da CAFOD: A gestão de activos deve ser aplicada de acordo
com os regulamentos do escritório da CAFOD destacados e pode-se procurar
aconselhamento no departamento financeiro.
Política de Registo de Activos do Parceiro: Espera-se que os parceiros apoiados por fundos
da CAFOD (ou fundos institucionais através da CAFOD) tenham um registo de activos
estabelecido de forma a gerir eficazmente quaisquer activos ou equipamento adquirido no
âmbito do financiamento.
20.2 Gestão e Localização de Activos
As seguintes secções fornecem orientações sobre o que é necessário à implementação de
um registo básico de activos. Isto pode ser usado para orientar parceiros que precisam de
estabelecer ou melhorar um registo existente e para orientar o pessoal do programa da
CAFOD a avaliar um sistema do parceiro.
Atribuir responsabilidade: Onde possível, a responsabilidade de cada activo deve ser
atribuída a um indivíduo em vez de um grupo de pessoas. Por exemplo, um veículo deve ser
atribuído a uma pessoa identificada (o condutor ou o gestor do respectivo projecto). O
inventário e registo de activos devem ser actualizado para reflectir quaisquer alterações na
atribuição de responsabilidade dos activos específicos. Um modelo para a atribuição de
activos a indivíduos está disponível no Anexo 14.
Perdas e danificações: A perda ou danificação de activos deve ser investigada. Se, após
investigação, um membro do pessoal mostrou negligência que resultou na perda ou
danificação do equipamento do qual é responsável, será solicitado a compensar por essa
perda ou danificação.
20.0 Gestão de Activos
105
Manutenção e Reparação: Os actives danificados devem ser reparados o mais rápido
possível e devem ser registados num registo de activos danificados.
As inspecções de manutenção devem ser planeadas e todos os resultados devem ser
registados conforme necessário no manual de utilizador. Os itens devem ser reparados por
um reparador respeitável assim que tenha sido obtida uma cotação. Os custos de
reparação devem ser atribuídos ao orçamento respectivo.
Para itens defeituosos que ainda estão no período de garantia, o fornecedor deve reparar
o item sem quaisquer custos. Se um item tiver sido danificado fora da garantia, o fornecedor
não é obrigado a repará-lo gratuitamente e o respectivo titular do orçamento deve tomar
uma decisão sobre a sua reparação.
Verificar também a apólice de seguro para itens na posse do escritório ou agência
respectivas e se cobre o custo de reparação ou substituição de activos.
Bens em segunda mão: Alguns doadores e governos locais têm restrições específicas e
regulamentos referentes à compra, uso, gestão, tributação, e eliminação de bens em
segunda mão. Consultar as orientações do doador ou as regras do governo local de forma
a garantir a respectiva conformidade.
20.3 Manter um Registo de Activos
Há duas razões principais para manter um registo de activos:
•
Para itens abaixo dos £500 – um registo de actives funciona como um inventário e
devem aplicar-se políticas e procedimentos locais / internos em relação ao valor mínimo
de itens a incluir. Um registo / inventário de activos para itens abaixo de £500 irá garantir
que são localizados eficazmente incluindo a sua compra, reparação, manutenção e
eliminação.
•
Para itens acima de £500 – um registo de actives garante a localização eficaz da
compra, reparação e manutenção dos itens. Permite também o cálculo eficaz da
depreciação do valor do item.
Um registo de todos os activos do parceiro deve ser mantido com o pessoal responsável
pela gestão de activos. Um membro do pessoal, normalmente em membro da equipa
financeira, deve ser delegado para gerir o registo de activos. Este membro do pessoal é
normalmente um membro da equipa financeira dado também gerirem garantias, facturas,
depreciação e seguros que afectam directamente a manutenção do registo de activos.
Um registo de activos deve estar disponível nos formatos electrónico e de impressão para
garantir a suficiência, precisão e integridade da informação registada. O registo de activos
deve ser actualizado cada vez que um item é comprado ou recebido. Um registo de
activos deve ser analisado, no mínimo, trimestralmente.
Todos os activos devem ser inspeccionados e contados trimestralmente pelo gestor do
registo de activos. O gestor do registo de activos deve frisar a verificação física da
existência e condição dos activos. Os registos de activos também devem ser analisados de
acordo com os relatórios e auditorias financeiros a projectos específicos.
O Anexo 14 apresenta uma matriz de um registo de activos que contém a informação
necessária. A matriz traz exemplos de como o registo deve ser preenchido, recorrendo a
exemplos de bens específicos. O quadro a seguir fornece um guião da informação a incluir
no registo de activos:
20.0 Gestão de Activos
106
O inventário e registo de activos deve incluir a seguinte informação sobre os bens:
1. Número de referência – código sequencial atribuido por CAFOD ou pela agêcia
parceira que faz a gestão do inventáriot;
2. Categoria – Devem ser criados de modo que cada bem se enquadre numa categoria
fixa. As categorias podem incluir viaturas, equipamento de tecnologia de informação e
computadores, equipamentos e maquinaria, etc;
3. Descrição– pode incluir marca/modelo/pequena descrição que ajuda a identificar o
bem, como por exemplo, Toshiba Satellite Pro A300;
4. Número de série/identificação – deve ser o código de barras ou o número de série
gravado sobre o artigo;
5. Número da factura e do fornecedor – esta informação pode ser obtida a partir da
requisição de pagamento e dos documentos de suporte;
6. Localização do bem – inclui o endereço/departamento/gabinete;
7. Gestor do bem – pessoa responsável pelo bem ou a quem o bem foi afectado;
8. Código do projecto – trata-se do código do projecto sob o qual o bem foi adquirido
(exemplo, SUD219);
9. Moeda de aquisição e preço de compra compra – o preço na altura da compra (se
tiver sido adquirido em segunda mão, aqui deverá incluir-se esse preço da compra);
10. Preço de com
pra na moeda de base– isto é, em libras esterlinas, para compras da CAFOD;
11. Templo de vida/duração – a política da CAFOD sobre a depreciação estipula o tempo
útil de vida/duração dos diferentes bens (por exemplo, o tempo útil de vida de viaturas
é de 5 anos, o de computadores e equipamento de IT é de 3 anos;
12. Data de compra – ver a data na factura;
13. Data da última inspecção e nome de quem inspecionou – tem de ser realizada uma
verificação regular dos bens (pelo menos, trimestralmente) regular monitoring of the
items and asset register is required (at least every 3 months);
14. Custo – vem incluido na moeda de base para permitir o cálculo da depreciação (custo
contra a vida/duração dos bens)
15. Depreciação – é calculada segundo as orientações do doador e os regulamentos do
país da operação. Consultar as políticas e regulamentos da CAFOD, parceiro ou
doador;
16. Valor residual – é igual ao preço de compra menos o valor da depreciação;
17. Estado – Inclui expressões tais como ˝OK˝, ˝por avaliar˝, ˝fora do prazo˝. ˝oK mas
incompleto˝, ˝poe reparar˝, ˝sem reparação˝, ˝em falta˝, ˝roubado˝;
18. Observações – Quaisquer comentários relevantes;
O registo de activos deve ser ser verificado trimestralmente e o respectivo gestor deve
confirmar a inspecção:
Verificado por – nome de quem inspeccionou o estado e fez a actuallização do registo de
activos;
Data da inspeção– data d última verificação física.
O registo de activos e inventário deve incluir a seguinte informação sobre os activos:
20.0 Gestão de Activos
107
19. Número de referência – deve ser um código sequencial atribuído pela CAFOD ou a
agência parceira que gere o registo;
20. Categoria – deve ser estipulada e cada activo deve ser atribuído uma categoria fixa. As
categorias podem incluir equipamento de comunicações, equipamento de escritório,
equipamento de saúde, equipamento de águas, maquinaria, etc;
21. Descrição – deve ser estabelecida (de uma lista suspensa);
22. Nome e número do modelo – adicionar se adequado (por exemplo, Toshiba Satellite Pro
A300);
23. Número de identificação / série – deve ser o código de barras ou número de série no
item);
24. Código do projecto – código do projecto sob o qual o item foi comprado (ex: SUD219);
25. Número da factura – da requisição de pagamento ou documentação de suporte;
26. Data da compra –
27. Preço de compra (moeda) – o preço na compra (se o bem tiver sido comprado em
segunda mão, o preço em segunda mão deve ser incluído aqui) e incluir a moeda de
compra;
28. Preço de compra (moeda base) – em libras esterlinas (incluir a respectiva taxa de
câmbio);
29. Depreciação – é calculada dependendo das orientações do doador e dos requisitos do
país de operação. Consultar a respectiva política financeira da CAFOD ou do parceiro;
30. Valor depreciativo - = preço de compra menos custo da depreciação;
31. Estatuto – inclui “OK”, “para avaliar”, “fora de validade”, “OK mas incompleto”, “precisa
reparação”, “perdido”, “roubado”;
32. Local – deve incluir os detalhes do escritório do projecto e do país;
33. Local prévio – se um activo tiver sido transportado de um local para outro (e não numa
nova compra), o local anterior deve ser mencionado;
34. Gestor de activos – o membro do pessoal a quem foi atribuída responsabilidade sobre o
item;
35. Comentários – quaisquer comentários que precisam ser registados devem ser anotados
aqui;
36. Verificado por – quem verificou o estatuto e actualizou o registo do activo;
37. Data da Verificação – a data da última verificação física.
Um modelo simples de um registo de activos que inclui toda esta informação está no Anexo
14. Este modelo inclui exemplos de como o registo deve ser preenchido usando termos
específicos.
20.4 Depreciação
A depreciação é uma provisão de custos relacionados com a deterioração devido ao uso
ou obsolescência de um activo de uma organização. Deve ser aplicada a todos os activos
com uma vida ou duração superior a um ano.
Para um política clara de depreciação, o pessoal do projecto deve referir-se a:
•
As respectivas orientações do doador18;
•
Os requisitos específicos do país de operação; e
18
Muitos doadores, incluindo o ECHO, têm políticas específicas sobre depreciação – remeter para o respectivo gestor do
contrato para garantir o seu cumprimento.
20.0 Gestão de Activos
108
•
A política financeira da organização (da CAFOD ou do parceiro de implementação).
Também se pode ver a política financeira da CAFOD sobre depreciação nas contas anuais.
A equipa financeira da CAFOD pode fornecer alguns conselhos sobre o cálculo da
depreciação para fins orçamentais e para a gestão de activos.
20.5 Eliminação de Activos
A gestão de activos inclui a localização, manutenção e eliminação de cada item. Na
gestão de activos, ‘eliminação’ pode significar reafectação, doação, eliminação, venda,
ou perda / roubo e cada um destes cenários deve ser cuidadosamente documentado para
poder demonstrar aos doadores e agências parceiras uma clara localização e gestão dos
itens. Se necessário, assegurar que os activos são eliminados de acordo com os
regulamentos específicos do doador.
NOTA: Antes de eliminar os activos é fundamental que o pessoal do programa considere:
•
As regras e regulamentos do governo local; e
•
Os requisitos do doador específico.
Ambas as partes podem afectar significativamente, e restringir, as opções de eliminação
disponíveis à CAFOD ou ao parceiro de implementação, portanto é necessária uma
compreensão clara de ambos os conjuntos de regulamentos para garantir o seu
cumprimento.
1. Reafectação
Os itens podem ser reafectados a um local ou escritório de programa ou projecto diferentes
– neste caso os detalhes dos activos devem ser movimentados para o registo de activos do
novo local e o escritório ‘dador’ deve anotar no registo de activos para onde o item foi
reafectado.
2. Doação
Os itens podem ser doados a outro parceiro ou agência local ou nacional, por exemplo um
escritório do governo local, ou podem ser doados ao pessoal. Isto é geralmente feito
quando um escritório de um projecto está a ser fechado e finalizado. Usar os modelos de
doação no Anexo 13 e a informação na Secção 18.0 Doações para detalhes sobre como
implementar isto.
3. Eliminação
Os itens podem ser eliminados se forem irreparáveis ou estiverem no fim da sua vida útil.
Estes itens devem ser eliminados de uma forma ambientalmente segura. Exemplos
específicos de itens que necessitam de atenção especial quando são eliminados incluem:
•
Se um equipamento de rádio estiver a ser eliminado, todas as frequências de rádio
devem ser apagadas;
•
Se os telefones por satélite estiverem a ser eliminados, deve ser desactivado;
•
Se os sistemas informáticos estiverem a ser eliminados, todo o software licenciado
(com a excepção do sistemas operativos) deve ser removido.
4. Venda
No final do projecto, os bens pode ser vendidos. Porém, tem de se ter em mente que a
venda de bens é regulado pelo doador. O DEC e o DFID exigem que haja autorização
prévia para a venda de bens e os fundos resultantes da venda devem ser recanalizados ao
projecto ou então o seu destino discutido com o doador. Para projectos financiados pela
CAFOD, o valor dos fundos resultantes da venda de bens deve ser reinvestido no respectivo
projecto.
Tanto a ECHO como a UE não permitem a venda de bens adquiridos através dos seus
fundos (a não ser em casos especiais em que tenham excepcionalmente despachado
20.0 Gestão de Activos
109
favoravelmente o pedido nesse sentido). Bens adquiridos através do financiamento da UE
ou ECHO devem ser desembaraçados através de write-off (abate), realocação ou doação.
Os detalhes sobre os regulamentos do abate de bens da ECHO estão incluidos no Anexo 21.
5. Perda ou roubo
Se um item se perder ou for roubado a pessoa envolvida (ou seja, o indivíduo que tem
responsabilidade atribuída por esse item) deve arquivar um formulário do incidente.
NOTA: Para computadores e equipamento informático, deve-se tomar atenção em
assegurar que todos os dados de informação pessoal e confidencial e aplicações foram
removidos antes da eliminação do equipamento. Um especialista informático ou o pessoal
informático deve ser responsável por garantir que estes dados ou informação foi
correctamente removida.
20.6 Uso e Gestão de Veículos
Tal como com a gestão de activos, a gestão do uso de veículos é crucial para se poder
demonstrar claramente que os veículos estão a ser adequadamente mantidos e usados
apenas para as actividades do projecto. Isto é demonstrado através do uso dos diários de
bordo de cada veículo. A gestão dos veículos – a sua milhagem, uso de combustível e
manutenção – deve assegurar um registo completo de documentos para permitir relatórios
adequados de auditoria e dos doadores.
1. Princípios-chave da gestão de veículos:
•
Assegurar que há um sistema para manter os veículos a funcionar de acordo com as leis
locais do país, incluindo o registo actualizado, as taxas alfandegárias, impostos e
seguros;
•
Estabelecer um ficheiro separado para cada veículo que inclui informação importante e
documentos originais – este ficheiro não deve ser guardado no veículo;
•
Cada veículo deve ter uma pasta com:
•
-
Cópias de todos os documentos de registo, taxas alfandegárias, impostos e seguros
do veículo
-
Informação sobre o número do chassis e o número do motor do veículo
-
Informação sobre o modelo e o número de série do rádio (se existir)
-
Formulários de registo de acidente em branco
-
Informação sobre a milhagem, idade e condição do veículo
-
O diário de bordo do veículo
-
Vouchers de combustível
Cada veículo deve ter um diário de bordo individual que regista as especificidades de
cada viagem. Isto deve ser analisado mensalmente para calcular o uso de combustível,
milhagem e necessidades de manutenção. No diário de bordo, o condutor deve
registar os seguintes detalhes de cada viagem:
-
A data e hora;
-
Milhagem no início da viagem;
-
Milhagem no fim da viagem;
-
Milhagem total da viagem;
-
Passageiros para a viagem;
-
Quantidade de combustível ou óleo adicionada no início, durante ou fim da
viagem;
20.0 Gestão de Activos
110
-
Assinatura do condutor.
•
O uso de combustível deve ser monitorado dado que o roubo de combustível é comum
em agências de ajuda humanitária. Os condutores não devem ser autorizados a
comprar combustível ou óleo com dinheiro, mas apenas com vouchers de combustível.
Onde possível e prático, deve ser estabelecido um acordo ou contrato com uma
estação de serviço específica;
•
Os serviços de manutenção e reparação de veículos só devem ser realizados por
mecânicos totalmente qualificados numa oficina autorizada e todas as peças de
substituição devem ser verificadas e aprovadas para assegurar que são peças novas /
originais.
Para projectos da CAFOD ou de parceiros com mais de 2 ou 3 veículos, é necessária uma
política mais detalhada que inclui:
-
A formação e análise dos condutores;
-
Manutenção dos veículos;
-
Contratação ou locação de veículos;
-
A manutenção e análise sistemática dos consumes de combustível; e
-
Relatório de incidentes.
Se necessário, pode-se requerer aconselhamento da sede da CAFOD ou dos escritórios do
programa.
NOTA: Esta secção fornece apenas uma orientação muito geral e não é totalmente
compreensiva. Orientações mais detalhadas para o estabelecimento e gestão de activos e
um inventário encontram-se disponíveis nas orientações financeiras da CAFOD.
20.0 Gestão de Activos
111
21.0 PAGAMENTOS: REQUISIÇÃO DE PAGAMENTO
A Requisição de Pagamentos solicita que sejam efectuados os pagamentos ao fornecedor
na conclusão adequada de todas as entregas.
As Requisições de Pagamentos podem ser efectuadas para pagamentos parciais e é
necessário lançar uma factura para cada pagamento solicitado de acordo com os termos
e condições do contrato com o fornecedor. Os pagamentos de retenção devem ser
acordados quando é assinado o contrato com o fornecedor. Os pagamentos de retenção
devem ser feitos de acordo com o calendário identificado. Por exemplo, um pagamento
de retenção de 5% para uma actividade de construção pode ser lançado um ano após a
conclusão da construção19.
Para outros bens, serviços ou construção, todos os pagamentos, incluindo os pagamentos
finais, devem ser feitos assim logo que o membro do pessoal de aquisições tenha
confirmado a recepção adequada dos bens ao departamento financeiro.
Se todos os bens encomendados tiverem sido recebidos em estado satisfatório, é verificada
a factura e, se completos, devem anexar-se à Requisição de Compra esta factura, a Nota
de Bens Recebidos, a matriz de propostas e notas das reuniões de propostas, e a Solicitação
de Cotação. O modelo para a Requisição de Pagamento encontra-se no Anexo 15 deste
manual.
Resumindo:
•
Os pagamentos devem ser preparados pelo membro do pessoal que iniciou e
implementou a aquisição. O Responsável da Aquisição deve assegurar que os detalhes
correctos do projecto estão incluídos para que o pagamento seja alocado ao
orçamento respectivo;
•
Os pagamentos devem ser analisados e aprovados pelo gestor financeiro / titular do
orçamento para assegurar a conformidade com os sistemas, que todas as
documentações estão presentes e correctas, e que toda a documentação foi
aprovada e assinada adequadamente;
•
Os pagamentos devem ser autorizados pelo nível de autoridade adequado para o nível
de despesa e de concurso seguido.
A documentação de suporte necessária para que um pagamento seja preparado e
efectuado depende no valor da compra e do concurso implementado. A Tabela 16 abaixo
fornece um guia sobre qual a documentação de suporte necessária nos diferentes níveis de
compra antes que o pagamento possa ser lançado.
19
Os pagamentos de retenção podem variar no montante, percentagem, período de tempo e condições. Estas condições
devem ser acordadas na assinatura do contrato.
21.0 Pagamentos: Requisição de Pagamentos
112
Tabela 16
Até £100
Documentação de suporte necessária ao pagamento
£101 - £1,000
£1,001 - £5,000
£5,001 - £60,000
Acima de £60,001
Formulário de Requisição de Compra
Cotações do fornecedor (se
recolhidas)
Solicitação de Cotações
Cópia do Anúncio
Todas as cotações dos fornecedores
Todas as respostas
dos fornecedores
ao concurso
Relatório de abertura de ofertas
Matriz de propostas
Relatório do comité de avaliação de
propostas
Ordem de compra ou contrato
Nota de Bens Recebidos
Factura
Requisição de Pagamento
21.0 Pagamentos: Requisição de Pagamentos
113
22.0 DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVAMENTO
22.1 Porque é Necessária a Documentação
Para fins de auditoria, a CAFOD precisa manter toda a documentação referente a todas as
aquisições que foram financiadas pela CAFOD através de doadores institucionais,
angariações ou fundos gerais da CAFOD.
Os parceiros da CAFOD devem manter toda a documentação dado que a
responsabilidade de todos os concursos é transferida para eles na aceitação dos fundos da
CAFOD ou de doadores institucionais. Isto inclui todas as propostas ou cotações retiradas ou
rejeitadas.
A documentação e o arquivamento são os meios principais para demonstrar que os fundos
estão a ser geridos e empenhados responsavelmente e que foi mantida a diligência
adequada e a boa administração sobre todas as fontes de financiamento.
22.2 O Que Precisa Ser Documentado
A documentação deve ser completada de forma total, transparente e precisa para cada
compra. Os princípios básicos da documentação são:
•
Arquivos completos de documentação incluem toda a documentação submetida
pelos fornecedores mesmo que não tenham sido bem sucedidos com as suas propostas;
•
A documentação das actividades de aquisição devem ser adequadas para permitir
que alguém, que não seja o comprador, perceba cada selecção do fornecedor para a
compra e as decisões que foram tomadas incluindo a base da selecção de
determinado fornecedor, a justificação pela falta de concorrência quando propostas
ou ofertas concorrentes não foram obtidas, e a base para o custo ou preço da
adjudicação;
•
Devem ser mantidas e assinadas por membros do pessoal com nível autoridade
adequado as provas de todas as decisões tomadas, justificações e concursos
realizados.
22.3 Como Devem Ser Mantidos e Arquivados os Documentos?
Para facilitar o arquivamento e garantir que a documentação correcta de suporte e apoio
é mantida e arquivada, são fornecidas listas de verificação de arquivo de aquisições e os
números de referência do concurso / aquisição devem ser incluídos em toda a
documentação respectiva. Estes são extremamente importantes para os concursos.
Para todas as aquisições, completar uma ficha de aquisição. Os modelos de fichas de
aquisição para cada concurso estão disponíveis: Concurso por negociação está disponível
no Anexo 5, concurso Público no Anexo 6 e Concurso fechado no Anexo 7. A Tabela 16 na
Secção 21.0 acima fornece detalhes dos documentos comprovativos que devem apoiar os
pagamentos lançados. Um arquivo de aquisições para um típico e autónomo concurso por
negociação conteria o seguinte, dividido com separadores para uma fácil referência:
•
Requisição de Pagamento;
•
Nomes das empresas e pessoas de contacto dos fornecedores solicitados;
•
Cópia de todas as Solicitações de Cotações, convites ou requisições de propostas;
•
Ofertas/propostas originais de todos os fornecedores que responderam, incluindo toda a
correspondência respectiva;
•
Formulário da Matriz de Propostas, justificação da selecção de fornecedores e preço da
adjudicação;
•
Justificação da falta de concorrência quando menos de 3 propostas tiverem sido
recebidas;
22.0 Documentação e Arquivamento
114
•
Cópia da Ordem de Compra ou Contrato incluindo ordens de inspecção e seguros, se
aplicável;
•
Documentos de desalfandegamento (no caso de concurso internacional);
•
Cópia do Documento de Recepção;
•
Cópia da Factura do Fornecedor;
•
Toda a documentação de apoio ao pagamento;
•
Outros documentos e correspondência relacionada com o contrato.
Notar que estes documentos não têm que ser necessariamente nesta ordem – o arquivo
deve ser considerado um arquivo de trabalho.
22.4 Documentação Adicional do Concurso
Garantir que a lista de verificação do arquivo do concurso está completa e que toda a
documentação de apoio está arquivada incluindo todas as propostas recebidas,
comunicações com fornecedores, e todos os relatórios de reunião de propostas incluindo a
documentação de apoio ao pagamento acima. Usar a lista de verificação respectiva do
concurso público que foi usada quando o concurso começou.
O pessoal das aquisições deve documentar quaisquer anomalias ou desvios da política ou
dos procedimentos numa compra com uma “nota de arquivo” explicativa assinada. A
documentação completa de apoio deve responder quaisquer perguntas que um auditor
ou examinador externo possam levantar.
NOTAS:
•
Para fins contabilísticos os registos devem ser mantidos por um mínimo de sete (7) anos;
•
Deve ser tomada atenção com a documentação referente a seguros. Esta
documentação pode ser obrigada a ser conservada durante 10 anos.
22.5 Quem Tem Responsabilidade pela Documentação e Arquivamento?
Devem ser consideradas as orientações específicas de doadores específicos e os
regulamentos do país da operação quando se reúne a documentação de apoio de um
projecto. Devem considerar-se os requisitos do doador e os regulamentos locais para a
adesão ao máximo denominador comum.
Melhor prática da CAFOD:
A CAFOD normalmente não requer que os parceiros dêem um conjunto completo de
documentos de apoio às suas contas. Normalmente os parceiros irão precisar de manter
toda a documentação para os seus próprios registos.
O parceiro deve portanto garantir que mantém um conjunto completo de todas as suas
contas, facturas do projecto, recibos e outros registos relacionados com o projecto durante
um mínimo de 7 anos. Para alguns doadores institucionais o requisito poderá ser maior.
A CAFOD tem o direito de analisar estes documentos como parte de um processo de
auditoria mas não tem de manter uma cópia destes documentos nos seus escritórios.
NOTA: para projectos financiados pelo ECHO:
O ECHO pode realizar auditorias de campo bem como auditorias na sede da CAFOD. Para
cumprir os requisitos de auditoria do ECHO, a CAFOD tem de ter uma cópia de toda a
documentação dos projectos financiados pelo ECHO – estes documentos devem ser
mantidos pela sede da CAFOD para fins de auditoria.
Portanto, a CAFOD deve garantir que os parceiros lhe fornecem um conjunto completo dos
documentos relacionados com o projecto. Podem ser cópias dos originais certificadas ou
22.0 Documentação e Arquivamento
115
digitalizadas.
Ver Anexo 21 para orientações específicas para a gestão de projectos financiados pelo
ECHO.
22.0 Documentação e Arquivamento
116
23.0 SUBCONTRATAÇÃO
A aquisição pode ser subcontratada a qualquer empresa reconhecida de aquisição ou de
logística ou através dos Centros de Aquisição Humanitária (HPCs).
A subcontratação da aquisição a um fornecedor deve seguir os procedimentos correctos
para nomear o subcontratante. Portanto, se uma empresa de logística for nomeada para
gerir uma aquisição superior a £60,000, o subcontratante ou a empresa de logística deve ser
nomeado seguindo a implementação de um concurso público.
NOTA: Os Centros de Aquisição Humanitária são apenas aprovados pelo ECHO. Uma
organização que é aprovada pelo ECHO como um HPC pode ser usada na compra de
itens em subsídios não financiadas pelo ECHO mas TEM DE ser usado o concurso correcto
(um concurso de serviços por negociação, ou público ou fechado) para nomear o HPC.
23.1 Centros de Aquisição Humanitária – para Uso em subsídios do ECHO
Os Centros de Aquisição Humanitária são aprovados pelo ECHO como centros
especializados em aquisições com o objectivo da aquisição em nome dos parceiros do
ECHO quando implementam os seus subsídios. De forma a estabelecer-se como um HPC, a
organização é auditada pelo ECHO e é depois continuamente avaliada pelos serviços que
presta. Os HPCs devem estar totalmente cientes e em conformidade com os procedimentos
do ECHO sobre aquisições e a cadeia de distribuição. A Tabela 17 abaixo fornece detalhes
sobre HPCs actuais reconhecidos pelo ECHO. Esta lista é analisada e adicionada
regularmente, portanto é importante verificar o website do ECHO quando se considera a
subcontratação das actividades de aquisição com subsídios do ECHO.
Se um HPC for usado na implementação de subsídios do ECHO, o centro a utilizar deve ser
declarado no plano e proposta de aquisição para esse projecto.
Benefícios no uso de um HPC:
•
Os concursos de aquisição com subsídios do ECHO tornam-se altamente simplificados. A
CAFOD pode ecomendar a um HPC aprovado de acordo com um concurso por
negociação com uma proposta única em vez de passar por um concurso por
negociação, um concurso público ou um concurso fechado – a utilização de um HPC é
uma proposta simples genuína.
•
A CAFOD pode cobrar custos indirectos (um máximo de 7% do valo total da
encomenda com o HPC) ao ECHO pelo uso do HPC;
•
OS HPCs têm uma ampla gama de fornecedores preferenciais e podem aceder a
fornecedores que a CAFOD poderá de outra forma desconhecer;
•
Os HPCs trabalham particularmente bem se a CAFOD precisar de adquirir bens ou
serviços altamente técnicos ou especializados (ex: produtos farmacêuticos);
•
Alguns HPCs oferecem serviços adicionais, tais como formação, e verificação de planos
de aquisição, bem como serviços gerais de aquisição;
•
A utilização de um HPC para a aquisição de remessas de medicamentos é
particularmente recomendada quando financiada pelo ECHO.
Riscos na utilização de um HPC:
•
A CAFOD deve exercitar um grau de cuidado, eficácia, e diligência na aquisição de
serviços a um HPC ou agente subcontratado. Apesar dos HPCs poderem ser validado e
verificados pelo ECHO, esta validação NÃO constitui uma segurança da qualidade dos
seus fornecimentos, serviços ou conformidade com os procedimentos;
•
O ECHO permite um custo de manuseamento até 7% do valor total da encomenda –
contudo, os HPCs podem cobrar mais que estes 7% o que não pode ser coberto pelo
ECHO;
23.0 Subcontratação
117
•
Como mencionado acima, apenas os subsídios do ECHO beneficiam totalmente do uso
de um HPC. Outros doadores não reconhecem os HPCs apesar de poderem ser
utilizados: devem ser usados concursos de aquisição normais e NÃO um concurso por
negociação com uma só proposta;
•
Há algumas incertezas sobre a relação entre o ECHO e os HPCs em termos de auditoria
a concursos.
Tabela 17
HPCs actualmente listados pelo ECHO
Nome do HPC
Tipo de bens
Local
Detalhes de contacto
Website
Begeca
(Beschaffungsgesellschaf
t mit beschränkter
Haftung für kirchliche,
caritative und
Medicamentos,
veículos,
equipamento
técnico, alimentos e
NFIs
Sedeado na
Alemanha
[email protected]
www.begeca.de
ASRAMES (Association
régionale
d’approvisionnement en
médicaments essentiels)
Medicamentos
Sedeado na
R. D. Congo
[email protected]
www.asrames.org
CHMP (Centrale
Humanitaire MédicoPharmaceutique)
Medicamentos e
produtos
farmacêuticos
Sedeado em
França
[email protected]
www.chmp.org
Action Medeor (Deutsche
Medikamenten-Hilfswerk
Action Medeor)
Equipamento,
produtos e
fornecimentos
médicos
Sedeado na
Alemanha
[email protected]
www.medeor.org
IDA (Associação
Dispensária Internacional)
Medicamentos e
produtos
farmacêuticos
Sedeado na
Holanda
[email protected]
www.idafoundation.org
IFRC LRMD
(Departamento de
Mobilisação de Logística
e de Recursos da IFRC)
Geral
Sedeado na
Suíça
n/d
www.ifrc.org
Transfer (Transporte de
Fornecimentos e Serviços
de Ajuda Humanitária)
Geral
Sedeado na
Bélgica
[email protected]
www.msfsupply.be
UNICEF (Divisão de
Fornecimentos)
Geral
Sedeado na
Dinamarca
[email protected]
www.unicef.org/supply
MSF Logistique
Medicamentos e
produtos
farmacêuticos
[email protected]
www.msflogistique.org
soziale Einrichtungen)
NOTA: esta lista de HPCs muda e é actualizada regularmente. Uma lista actualizada de
HPCs está disponível em (http://ec.europa.eu/echo/about/actors/procurement_en.htm).
23.0 Subcontratação
118
23.2 Subcontratar Actividades de Aquisição a Empresas Não-HPC com
Financiamento do ECHO
Quando se usa fundos do ECHO, todas as actividades de aquisição para um subsídio
puderem ser subcontratadas a empresas respeitáveis de logística ou de aquisições que não
são aprovadas pelo ECHO. Contudo, estas empresas não podem ser sujeitas a propostas
únicas ou concursos como quando se usa um HPC. A subcontratação de empresas de
aquisição e não HPC deve portanto ser sujeita a análise e consideração adequadas
através dos concursos de aquisição apropriados.
Portanto, quaisquer agentes de aquisição que não estejam registados pelo ECHO como um
HPC devem ser tratados e nomeados como um prestador de serviços como um concurso
normal de aquisição de serviços através de um concurso por negociação ou um concurso
público/fechado e aplicam-se as orientações padrão de aquisição.
23.3 Subcontratar Actividades de Aquisição a HPCs Sem Financiamento do
ECHO
Se um HPC reconhecido for usado na implementação de um subsídio financiado por outro
doador institucional, ou seja, não financiada pelo ECHO, o HPC deve ser nomeado através
do habitual concurso concorrencial de contratação de serviços (concurso por negociação,
público ou fechado) conforme descrito acima.
Um concurso de proposta única só pode ser aprovado para um HPC se estiver a ser usado
financiamento do ECHO. Se os fundos forem de outro doador, institucional ou interno, deve
ser implementado o concurso de aquisição padrão para a identificação e nomeação do
prestador do serviço.
23.4 Subcontratar Actividades de Aquisição a Empresas Não-HPC sem
Financiamento do ECHO.
Tal como quando se usa uma empresa HPC sem financiamento do ECHO, deve ser
adequadamente escolhida, justificada e implementada a subcontratação de uma
empresa respeitável de logística ou de aquisições, tal como a Crown Agents que não é um
HPC, para um projecto que não seja financiado pelo ECHO.
A empresa logística ou subcontratante deve portanto ser nomeada através do concurso de
aquisição adequado, ou seja, um contrato de serviços através de um concurso por
negociação, público ou fechado dependendo do valor total do contrato. Um concurso por
negociação de proposta única não é apropriado ou legítimo para esta situação a não ser
que se enquadre numa das excepções que permitem uma proposta única. Ver Secção
12.0 Concursos por Negociação de Proposta Única para detalhes sobre estas excepções.
23.0 Subcontratação
119
24.0 ISENÇÕES E DERROGAÇÕES
Definição: Uma isenção ou derrogação é um desvio ou excepção das regras ou
procedimentos padrão. Isenções e derrogações são a mesma coisa.
NOTA: Isenções / Derrogações são a EXCEPÇÃO e não a REGRA.
24.1 Princípios Básicos
O princípio e propósito das isenções é permitir que um programa actue duma forma
pragmática em relação ao seu ambiente operacional. As não devem constituir entraves a
uma acção humanitária adequada, e a implementação de regras não deve representar
uma barreira aos imperativos operacionais.
Os princípios das isenções são:
•
Garantir a responsabilização solicitando um nível de avaliação e aprovação adicional,
externo ou mais elevado;
•
Permitir que o trabalho de tipo humanitário tenha lugar sem ser limitado por regras que
possam ser inapropriadas ao ambiente operacional;
•
Fornecer um mecanismo que permita que a responsabilização seja mantida garantindo
que é feita uma avaliação independente de fora da gestão do programa para garantir
que as isenções não serão vítimas das auditorias subsequentes do doador.
As isenções NÃO devem ser usadas:
•
Nos casos onde o planeamento fraco deixou tempo insuficiente para implementar
concursos de aquisição padrão;
•
Para obter aprovação para implementar um concurso de aquisição mais simples.
Quaisquer isenções devem ser claramente documentadas e aprovadas para garantir a
pista correcta de documentos e de auditoria que justifique a isenção, e que prove, através
da evidência e da documentação, a aprovação de implementação de um processo
alternativo. Os modelos de requisição de isenção encontram-se no Anexo 16.
Tabela 18
Quem pode aprovar uma isenção? Princípios-chave para aprovações
Princípios-chave: Quem pode aprovar uma isenção?
•
As isenções têm de ser aprovadas por escrito, antecipadamente, pelas respectivas
autoridades delegadas;
•
A aprovação da compra e a aprovação da isenção não podem ser acordadas pela
mesma pessoa – isto representaria um conflito de interesses;
•
As isenções devem ser aprovadas por uma autoridade delegada, que é o nível de
autorização ACIMA da pessoa que aprovou a própria compra;
•
Para contratos de financiamento institucional, as isenções devem ser analisada pelo
gestor de contrato respectivo para garantir que cumprem os regulamentos do doador e
que são aprovadas pelo representante do doador adequado.
24.2 Quando e Como Usar uma Isenção
Uma isenção É apropriada:
•
Se o ambiente geral do Mercado não permitir os procedimentos normais, por exemplo,
se existe uma carência ou indisponibilidade no mercado;
•
Se os Procedimentos Operacionais Padrão da CAFOD ou do parceiro da CAFOD ou os
procedimentos neste manual da cadeia de distribuição não puderem ser usados numa
situação específica excepcional que está fora do controlo do programa;
24.0 Isenções e Derrogações
120
•
Por razões técnicas ou de qualidade;
•
Se o custo do atraso devido ao transporte for excessivo (por exemplo, os concursos
internacionais podem resultar no uso de transporte internacional e na travessia de
fronteiras internacionais que podem resultar em atrasos significativos e dispendiosos);
•
Se a legislação no país da operação não permitir que certos procedimentos sejam
implementados (por exemplo, restrições alfandegárias);
•
Uma isenção das regras de nacionalidade e origem deve ser solicitada para todos os
contratos ECHO – esta solicitação deve ser incluída na proposta;
•
Uma solicitação de divisão de um contrato pode ser submetida para uma isenção pelas
seguintes razões:
-
Segurança
-
O montante do contrato pode distorcer o mercado
-
Limitações do mercado local
-
O item é um alimento fresco
-
O item é um serviço de transporte
-
Calendário
Uma isenção NÃO é apropriada:
•
Se, devido á má planificação, restar tempo insuficiente para implementar os
procedimentos normais ou então, no caso em que era possível seguir os procedimentos
correctos mas tal não aconteceu;
•
Para simplesmente se conseguir aprovação de seguir um procedimento mais simples ou
para baixar a encomenda a um tecto inferior de modo a seguir um processo de
aquisição ˝mais fácil˝, como por exemplo, para conseguir um procedimento negociado
em vez dum concurso local;
•
Para obter um nível de aprovação inferior;
•
Se a isenção (ou derrogação) não tiver sido previamente concedida por escrito;
•
Se a isenção não tiver sido aprovada pelo nível de autoridade competente para o
valor da aquisição.
As isenções ou derrogações não servem para nos esquivarmos dos nossos procedimentos
que tem de ser seguidos. Pelo contrário, é para sermos isentados dum procedimento que se
revele impossível ou inadequado ao ambiente em que se opera.
24.3 Como processor uma isenção para projectos financiados por doadores
institucionais
Preparação: O pedido de isenção deve ser preparado pelo pessoal do parceiro. O nível
apropriado de autoridade deve aprovar internamente a isenção.
Aprovação: O pedido de isenção deve ser enviado ao gestor de contrato da CAFOD e ao
gestor do projecto da CAFOD para aprovação e análise para garantir que o pedido
cumpre os regulamentos do doador institucional e os objectivos do projecto.
Autorização: A isenção deve ser submetida ao doador institucional pelo gestor do contrato
para autorização final. Assim que o doador tenha autorizado o pedido, o gestor do
contrato / gestor do projecto da CAFOD informará o parceiro.
24.4 Como processar uma isenção para projectos financiados pela CAFOD
Preparação: O pedido de isenção deve ser preparado pelo pessoal do parceiro. O nível
apropriado de autoridade deve aprovar internamente a isenção.
24.0 Isenções e Derrogações
121
Aprovação: O pedido de isenção deve ser enviado ao gestor de projecto da CAFOD para
aprovação e análise para garantir que o pedido cumpre so objectivos da CAFOD, as
actividades do projecto e os padrões de transparência e responsabilização da CAFOD.
Autorização: A isenção deve ser submetida à correcta autoridade delegada da CAFOD
pelo gestor de projecto da CAFOD. A autoridade delegada necessária para aprovar a
isenção depende da compra total ou nível de aprovação necessário.
24.5 Como documentar uma isenção
•
Sempre que possível, as isenções devem ser negociadas no início da implementação do
projecto / programa;
•
Toda a correspondência que aprova os concursos de aquisição alternativos, e os
próprios concursos de aquisição alternativos, deve ser claramente documentada para
que possam ser seguidos. Estes concursos alternativos devem também ser claros para
que possam ser considerados em auditorias subsequentes;
•
Quaisquer emails que aprovam os concursos de aquisição alternativos, e próprios os
concursos de aquisição alternativos devem ser arquivados com o respectivo gestor do
contrato ou do projecto para que possam ser encontrados e considerados numa
auditoria subsequente;
•
Todos os emails que permitam a derrogação de concursos específicos devem ser
arquivados com os outros documentos relacionados com a aquisição para que possam
ser encontrados numa auditoria ou análise subsequentes.
24.0 Isenções e Derrogações
122
Tabela 19
Exemplo de um Processo de Isenção Completo
CONTEXTO: Um membro do pessoal está a preparar uma aquisição de £70,000: um
concurso local é o adequado. Contudo, um concurso local foi identificado como
inapropriado no contexto.
PRINCÍPIO: As isenções garantem responsabilização ao requerer uma avaliação ou
aprovação adicional, externa ou mais elevada.
PREPARAÇÃO DA ISENÇÃO: O membro do pessoal do parceiro prepara a isenção,
sublinhando:
•
A razão da impossibilidade do concurso público local;
•
Qual é a alternativa, e porque é esta alternativa apropriada;
•
Obter aprovação interna e submeter a isenção à CAFOD.
APROVAÇÃO:
•
Para doadores institucionais: a isenção é analisada e aprovada pelo gestor do
contrato e pelo gestor do projecto da CAFOD para assegurar o cumprimento dos
regulamentos do doador institucional;
•
Para financiamentos da CAFOD: a isenção é analisada e aprovada pelo gestor de
projecto adequado.
AUTORIZAÇÃO:
•
Para doadores institucionais: o gestor de contrato da CAFOD submete o pedido de
isenção ao doador institucional para autorizar a isenção;
•
Para financiamentos da CAFOD: o gestor de projecto da CAFOD submete o pedido
de isenção à autoridade delegada adequada que autoriza a isenção.
DOCUMENTAÇÃO:
•
Assim que a isenção tenha sido correctamente autorizada, o gestor de contrato /
projecto informa o pessoal do parceiro e devolve a documentação da autorização
da isenção ao parceiro para ser implementada.
•
O formulário de isenção completo e assinado é arquivado no respectivo arquivo da
aquisição. O formulário da isenção tem de incluir:
-
A justificação da requisição de isenção;
-
Qual o processo alternativo; e
-
As assinaturas da autoridade delegada que aprovaram a isenção.
Ver Annexo 16: Modelo de requisição de isenção
24.6 Exemplos de Requisições de Isenção e Resultados
Exemplo 1: Um doador concorda em dar sementes como uma doação em espécie. Assim
que começa a época de plantação, o doador diz que ficaram sem dinheiro e não podem
dar as sementes. É preciso comprá-las rapidamente para que possam ser usadas na época
da plantação ou o objectivo do projecto não se concretizará. O montante do seu custo
exige um concurso público nacional que demorará muito tempo. Não é culpa da CAFOD
que o doador não forneceu as sementes prometidas e avisou muito tarde. Pede-se uma
isenção explicando a necessidade e porque não se pode fazer um concurso público
nacional.
•
Resultado: Isenção autorizada.
Exemplo 2: Um governo anfitrião emite uma lei estabelecendo que se deve comprar bens a
um determinado fornecedor ou grupo de fornecedores registados a um preço fixo unitário.
24.0 Isenções e Derrogações
123
Pede-se uma isenção à necessidade de anunciar amplamente e em vez disso usa-se um
fornecedor local.
•
Resultado: Isenção autorizada.
Exemplo 3: Quer-se comprar um grande número de itens durante um contrato anual, mas
entregues em três prestações. Isto porque não se tem o espaço de armazenamento para a
quantidade total, e inclui cimento que pode deteriorar-se ao calor e humidade se
armazenado durante um ano inteiro. Pede-se uma isenção para se comprar a quantidade
em três contratos diferentes usando um concurso por negociação para cada. O montante
total é superior a £60,000 e seria necessário um concurso Público Local. A intenção não é
ficar abaixo do limite do concurso, mas manter as quantidades entregues controladas e em
boas condições.
•
Resultado: Isenção NÃO autorizada. O programa deve usar um concurso Público Aberto
e assinar um contrato com o fornecedor que estipule três entregas separadas de
material quando forem necessárias.
Exemplo 4: Houve alguns problemas na função logística no local do projecto. Embora as
requisições de compra de cimento e outros materiais foram submetidas a tempo, não foram
implementadas. Se for conduzido um processo de concurso nacional, irá atrasar o trabalho
e o resultado do projecto poderá não ser cumprido. Portanto, de forma a atingir o trabalho
de construção, é solicitada uma isenção para se usar um concurso de aquisição mais
rápido.
•
Resultado: Isenção autorizada pela CAFOD (para que o resultado do projectos seja
alcançado). MAS se houver um doador institucional, a sua auditoria pode deduzir o
custo total desta aquisição ao programa dado que os concursos correctos podiam, e
deviam, ter sido seguidos e deve ser realizado um acompanhamento sobre o porquê do
processo ter falhado.
Exemplo 5: São necessárias peças suplentes para um gerador FG Wilson mas só um
fornecedor no país vende peças suplentes genuínas deste modelo e todas as outras peças
disponíveis são imitações baratas de má qualidade. As peças custarão mais de £100
portanto serão necessárias pelo menos três cotações. É necessária uma isenção para
permitir a obtenção de apenas uma cotação do único fornecedor que vende peças FG
Wilson genuínas.
•
Resultado: Isenção autorizada: Só há um verdadeiro fornecedor.
Exemplo 6: A renda de um escritório é actualizada pelo senhorio. O custo de arrendamento
do escritório excede £60,000 e portanto é necessário um concurso. Contudo, mudar de
escritório seria inapropriado. Portanto, solicita-se uma isenção para permitir a negociação
com um só fornecedor (o senhorio).
•
Resultado: Isenção autorizada conforme é permitido pelo concurso por negociação de
proposta única delineado na Secção 6.0 deste manual.
Exemplo 7: Durante um concurso publico nacional, é suposto de anunciar na imprensa
nacional bem como localmente para atrair fornecedores. Contudo, neste contexto
específico não há imprensa nacional reconhecida. Serão assim colocados anúncios nos
mercados locais, em placards informativos fora de todos os escritórios da CAFOD e no
Escritório de Coordenação das Nações Unidas. Pede-se uma isenção ao anúncio na
imprensa nacional.
•
Resultado: Isenção autorizada.
24.0 Isenções e Derrogações
124
25.0 CONDIÇÕES CONTRATUAIS
25.1 Introdução
O propósito dos concursos por Negociação, Público ou Fechado é seleccionar um
fornecedor que possa satisfazer a especificação necessária a um preço competitivo
enquanto entrega os bens / serviços acordados nos prazos solicitados.
Uma etapa crítica de cada aquisição é a encomenda formal a um fornecedor. Deve ser
assinada por um representante aprovado da organização que compra os bens, serviços ou
obras (CAFOD / parceiro da CAFOD), e um representante aprovado da organização que os
vende (o fornecedor seleccionado).
Há duas abordagens que podem ser usadas: um Contrato, ou uma Ordem de Compra com
termos e condições associados.
Um Contrato completo é usado se um ou mais dos seguintes elementos de uma
encomenda precisam ser descritos em detalhe:
•
Detalhes de entrega;
•
Especificação/descrição de bens e/ou serviços;
•
Provisões de pagamento;
•
Detalhes de facturação;
•
Teste de aceitação;
•
Arbitragem.
Uma abordagem de Contrato seria normalmente adoptada para todas as aquisições
acima de £60,000, embora possa ser usada para aquisições de valor mais baixo se a Ordem
de Compra não fornecer o nível necessário de flexibilidade. Um contrato será sempre usado
para uma aquisição de obras.
Por outro lado, uma Ordem de Compra é usada para aquisições relativamente simples e
normalmente de valor mais reduzido.
25.2 Termos e condições
O Contrato e a Ordem de Compra têm termos e condições de apoio. Estes clarificam os
requisitos e compromissos que foram acordados entre o comprador e o vendedor. Estipulam
ainda claramente o que acontece se (ou quando) um ou mais aspectos da aquisição não
cumprem o esperado.
Estes termos e condições fornecem uma salvaguarda para o comprador e para o
vendedor. O comprador irá receber os bens ou serviços que espera: se não, então o
pagamento será retido ou reduzido; ou nalguns casos a encomenda é cancelada sem
responsabilidade financeira. O vendedor, desde que entregue os bens ou serviços
esperados, receberá o pagamento a tempo.
Um contrato inclui os termos e condições como uma parte integrante do documento. Inclui
também um número de calendários que permitem os aspectos específicos da aquisição a
serem documentados.
Uma Ordem de Compra é normalmente um documento de uma página que regista os
elementos principais da aquisição. Um exemplo pode ser encontrado no Anexo 11b. A
Ordem de Compra refere-se a um conjunto padrão de termos e condições que estariam
anexos à própria Ordem.
25.0 Condições contratuais
125
25.3 Anexo 11 documentação
No Anexo 11 fornecem-se vários documentos:
Anexo 11a:
Termos e Condições para o fornecimento de bens e/ou serviços.
Anexo 11b:
Ordem de Compra
Anexo 11c:
Contrato para o fornecimento de bens e/ou serviços
Anexo 11d:
Termos e Condições para o fornecimento de serviços (apenas)
Observe-se que, embora os princípios subjacentes a contratos de obras sejam semelhantes
aos de bens, eles incluem uma gama de requisitos contratuais especializados que estão
além do alcance deste manual de cadeia de distribuição. Deve procurar-se
aconselhamento especializado.
É impossível escrever um conjunto de termos e condições genéricos que se apliquem a
todas as circunstâncias. Reconhecendo-se isto, os documentos apresentados no Anexo 11
foram elaborados para fornecer um nível de flexibilidade que seria necessário considerar ao
preparar as especificações para os bens e serviços. Para cada um dos Anexos 11a, 11c e
11d, aplica-se o seguinte:
•
“Comprador” refere-se à CAFOD ou parceiro da CAFOD. E pode ser substituído por
um termo alternativo que seja localmente aplicável, por exemplo, Outorgante ou
Contratante;
•
“Vendedor” refere-se à organização ou indivíduo que fornece os bens e/ou serviços,
e pode ser substituído por um termo alternativo que é localmente aplicável, por
exemplo, Empreiteiro, Fornecedor ou Vendedor;
•
Os parágrafos obrigatórios (“M” nas tabelas abaixo) são mostrados a preto, sendo
que se estes forem removidos serão perdidas provisões contratuais significantes.
•
Os parágrafos recomendados (“R” nas tabelas abaixo) são mostrados a azul. Nos
próprios Anexos inclui-se também um * no fim da linha do cabeçalho. O seu uso
dependerá do contexto e tipo de aquisição a considerar. No caso de uma ou mais
destas cláusulas não serem necessárias podem simplesmente ser pagadas.
NOTA: Enquanto estes Termos e Condições foram elaborados numa perspectiva legal para
não serem específicos em relação a qualquer país, foram preparados por advogados do
Reino Unido especialistas na lei inglesa.
Antes destes Termos e Condições serem usados fora do Reino Unido devem ser analisados
por advogados do país sob cuja jurisdição os Termos e Condições serão aplicados.
25.0 Condições contratuais
126
25.4 Cabeçalhos do Anexo 11a: Termos e Condições Padrão
A tabela abaixo fornece um sumário de cabeçalhos dos termos e condições padrão para o
fornecimento de bens e/ou serviços.
Cabeçalhos do Anexo 11a: Termos e Condições para o
Fornecimento de Bens e/ou Serviços
1.
2.
3.
DEFINIÇÕES E INTERPRETAÇÕES
1.1
Termos definidos
M
1.2
Cabeçalhos
M
BASE DA COMPRA
2.1
Oferta de compra/aquisição
M
2.2
Aplicação de condições
M
2.3
Variações de uma Ordem
M
2.4
Responsabilidade das Ordem
M
ESPECIFICAÇÕES
3.1
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Quantidade, qualidade e descrição
M
3.2
Conformidade com Especificações
M
3.3
Propriedade do Comprador
R
3.4
Marcação e embalagem de bens
R
INSPECÇÃO E TESTE
4.1
Inspecção das instalações do comprador
R
4.2
Resultados da inspecção
R
4.3
Responsabilidade do vendedor
R
PREÇO
5.1
Cálculo do Preço
M
5.2
Aumento de Preço
M
TERMOS DE PAGAMENTO
6.1
Facturas
M
6.2
Pagamento
M
6.3
Início
M
6.4
Prestações
R
ENTREGA
7.1
Data de entrega
M
7.2
Nota de Encomenda
M
7.3
Rejeição ou aceitação de Bens ou Serviços
M
7.4
Correcção do comprador
R
7.5
Aviso da data de entrega
R
7.6
Devolução de embalagens ou materiais de embalagem
R
RISCO E PROPRIEDADE
8.1
Risco
M
8.2
Título
M
COMPROMISSOS E RESPONSABILIDADE
9.1
Compromissos do Vendedor em relação aos Bens
M
9.2
Encomenda
M
9.3
Recursos do Comprador
M
9.4
Compromissos do Vendedor em relação a Serviços
R
9.5
Indemnização
R
9.6
Forca maior
R
9.7
Acção em caso de Evento de Força Maior
R
25.0 Condições contratuais
127
Cabeçalhos do Anexo 11a: Termos e Condições para o
Fornecimento de Bens e/ou Serviços
9.8
Recursos do Comprador em caso de evento de Força Maior
R
9.9
Defeitos nos Bens
R
10. COMPROMISSOS DO VENDEDOR
10.1
Normas de Trabalho
M
10.2
Normas Ambientais
R
11. TERMO
11.1
Termo de Ordens
M
11.2
Devolução de Bens
M
12. CONFIDENCIALIDADE E ANÚNCIOS
12.1
Confidencialidade
R
12.2
Excepções
R
13. ANÚNCIOS OU PUBLICIDADE
R
14. PROTECÇÃO DE DADOS
14.1
Conformidade com a legislação
M
14.2
Devolução de dados pessoais
R
15. LITÍGIOS
15.1
Como se tratam os litígios
M
15.2
Representantes Autorizados para tentar resolver litígios
M
15.3
Representantes Autorizados não disponíveis
M
15.4
Acordo de compromisso após resolução por Representantes Autorizados
M
15.5
Início dos Procedimentos de Tribunal
M
15.6
Injunção
M
16. GERAL
16.1
Subcontratação
M
16.2
Acordo completo
M
16.3
Avisos
M
16.4
Manuais
R
16.5
Não atribuição
R
16.6
Isenções
R
16.7
Invalidade
R
16.8
Lei vigente
M
25.0 Condições contratuais
128
25.5 Cabeçalhos do Anexo 11c: Contrato
A tabela abaixo fornece uma sumário dos cabeçalhos do Contrato para o fornecimento de
bens e/ou serviços. Este Contrato, ao contrário dos Termos e Condições padrão, inclui um
número de Calendários que permitem os seguintes detalhes, específicos a uma
determinada aquisição a ser definida: entrega, especificação; pagamento; pessoal;
facturação; teste de aceitação; e arbitragem.
Cabeçalhos do Anexo 11c: Contrato para o
Fornecimento de Bens e/ou Serviços
1.
2.
3.
DEFINIÇÕES E INTERPRETAÇÕES
1.1
Termos definidos
M
1.2
Cabeçalhos
M
BASE DA COMPRA
2.1
Oferta de compra/aquisição
M
2.2
Aplicação do Contrato
M
2.3
Variações do Contrato
M
ESPECIFICAÇÕES
3.1
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Quantidade, qualidade e descrição
M
3.2
Conformidade com Especificações
M
3.3
Propriedade do Comprador
R
3.4
Marcação e embalagem de bens
R
INSPECÇÃO E TESTE
4.1
Inspecção das instalações do comprador
R
4.2
Resultados da inspecção
R
4.3
Responsabilidade do vendedor
R
PREÇO
5.1
Cálculo do Preço
M
5.2
Aumento de Preço
M
5.3
Inflação
R
TERMOS DE PAGAMENTO
6.1
Facturas
M
6.2
Pagamento
M
6.3
Início
M
6.4
Prestações
R
ENTREGA
7.1
Data de entrega
M
7.2
Nota de Encomenda
M
7.3
Rejeição ou aceitação de Bens ou Serviços
M
7.4
Correcção do comprador
M
7.5
Aviso da data de entrega
M
7.6
Devolução de embalagens ou materiais de embalagem
R
RISCO E PROPRIEDADE
8.1
Risco
M
8.2
Título
M
COMPROMISSOS E RESPONSABILIDADE
9.1
Compromissos do Vendedor em relação aos Bens
M
9.2
Encomenda
M
9.3
Recursos do Comprador
M
9.4
Compromissos do Vendedor em relação a Serviços
R
9.5
Indemnização
M
25.0 Condições contratuais
129
Cabeçalhos do Anexo 11c: Contrato para o
Fornecimento de Bens e/ou Serviços
9.6
Forca maior
eM
9.7
Acção em caso de Evento de Força Maior
M
9.8
Recursos do Comprador em caso de evento de Força Maior
M
9.9
Defeitos nos Bens
M
10. COMPROMISSOS DO VENDEDOR
10.1
Normas de Trabalho
M
10.2
Normas Ambientais
R
11. TERMO
11.1
Termo de Ordens
M
11.2
Devolução de Bens
M
12. CONFIDENCIALIDADE E ANÚNCIOS
12.1
Confidencialidade
12.2
Excepções
13. ANÚNCIOS OU PUBLICIDADE
R
R
M
14. PROTECÇÃO DE DADOS
14.1
Conformidade com a legislação
M
14.2
Devolução de dados pessoais
R
15. LITÍGIOS
15.1
Como se tratam os litígios
M
15.2
Representantes Autorizados para tentar resolver litígios
M
15.3
Representantes Autorizados não disponíveis
M
15.4
Acordo de compromisso após resolução por Representantes Autorizados
M
16. ARBITRAGEM
16.1
Uso da Arbitragem
M
16.2
Tribunal de Arbitragem
M
16.3
Injunção
M
17. GERAL
17.1
Subcontratação
M
17.2
Acordo completo
M
17.3
Avisos
M
17.4
Manuais
R
17.5
Não atribuição
R
17.6
Isenções
R
17.7
Invalidade
R
17.8
Lei vigente
M
CALENDÁRIOS
1. Detalhes de Entrega
M
2. Especificações/Descrição de Bens E/Ou Serviços
M
3. Provisões de Pagamento
M
4. Pessoal
M
5. Detalhes de Factura
M
6. Teste de Aceitação
M
7. Arbitragem
M
25.0 Condições contratuais
130
25.6 Cabeçalhos do Anexo 11d: Termos e Condições para Serviços (apenas)
A tabela abaixo fornece um sumário de cabeçalhos dos termos e condições padrão para
apenas o fornecimento de serviços. Remove todas as várias referências à provisão de bens
e inclui também um número de cláusulas relacionadas com o estatuto do pessoal do
vendedor.
Cabeçalhos do Anexo 11d: Termos e Condições para o
Fornecimento de Serviços (apenas)
1.
2.
3.
DEFINIÇÕES E INTERPRETAÇÕES
1.1
Termos definidos
M
1.2
Cabeçalhos
M
BASE DA COMPRA
2.1
Oferta de aquisição
M
2.2
Aplicação de condições
M
2.3
Variações de uma Ordem
M
2.4
Responsabilidade das Ordem
M
ESPECIFICAÇÕES
3.1
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Quantidade, qualidade e descrição
M
3.2
Conformidade com Especificações
M
3.3
Propriedade do Comprador
R
PREÇO
4.1
Cálculo do Preço
M
4.2
Aumento de Preço
M
TERMOS DE PAGAMENTO
5.1
Facturas
M
5.2
Pagamento
M
5.3
Início
M
5.4
Prestações
R
ENTREGA
6.1
Data de entrega
M
6.2
Rejeição ou aceitação de Bens ou Serviços
M
6.3
Correcção do comprador
R
6.4
Aviso da data de entrega
R
COMPROMISSOS E RESPONSABILIDADE
7.1
Compromissos do Vendedor em relação aos Serviços
M
7.2
Recursos do Comprador
M
7.3
Indemnização
R
7.4
Forca maior
R
7.5
Acção em caso de Evento de Força Maior
R
7.6
Recursos do Comprador em caso de evento de Força Maior
R
COMPROMISSOS DO VENDEDOR
8.1
Normas de Trabalho
M
8.2
Normas Ambientais
R
ESTATUTO DO PESSOAL DO VENDEDOR
9.1
Não relação laboral
M
9.2
Indemnização ao Pessoal do Vendedor
M
10. TERMO
10.1
Termo de Ordens
M
11. CONFIDENCIALIDADE E ANÚNCIOS
11.1
Confidencialidade
25.0 Condições contratuais
R
131
Cabeçalhos do Anexo 11d: Termos e Condições para o
Fornecimento de Serviços (apenas)
11.2
Excepções
12. ANÚNCIOS OU PUBLICIDADE
R
R
13. PROTECÇÃO DE DADOS
13.1
Conformidade com a legislação
R
13.2
Devolução de dados pessoais
R
14. LITÍGIOS
14.1
Como se tratam os litígios
M
14.2
Representantes Autorizados para tentar resolver litígios
M
14.3
Representantes Autorizados não disponíveis
M
14.4
Acordo de compromisso após resolução por Representantes Autorizados
M
14.5
Início dos Procedimentos de Tribunal
M
14.6
Injunção
M
15. GERAL
15.1
Subcontratação
M
15.2
Acordo completo
M
15.3
Avisos
M
15.4
Não atribuição
R
15.5
Isenções
R
15.6
Invalidade
R
15.7
Lei vigente
M
25.0 Condições contratuais
132
26.0 CÓDIGO DE CONDUTA ÉTICA PARA OS FORNECEDORES
Como parte da aquisição ética da CAFOD, é necessário um código de conduta ética para
os fornecedores. Este código de conduta deve ser lido e assinado pelos fornecedores no
acordo de um contrato de fornecimento. O compromisso com o código de conduta ética
deve ser incluído com qualquer contrato assinado com um fornecedor e deve ser parte de
qualquer contrato assinado com um fornecedor.
Neste manual estão disponíveis dois formulários deste código de conduta para
fornecedoresl. As duas versões podem ser encontradas no Anexo 17: código de conduta
ética Mínimo para fornecedores (Anexo 17a); e código de conduta ética Completo para
fornecedores (Aexo 17b).
Os dois códigos de conduta são para ser usados da seguinte forma:
(a) Para todas as aquisições de ou superiores a £5,000, deve ser usado o Código de
conduta ética Mínimo para Fornecedores
(b) Para todas as aquisições de ou superiores a £150,000, deve ser usado o Código de
conduta ética Completo para Fornecedores
A CAFOD requer que os fornecedores leiam e assinem este código de conduta. Espera-se
ainda que a CAFOD realize as devidas diligências junto com os fornecedores e tome
medidas para verificar que os fornecedores cumprem aos requisitos do código. A
verificação de que os fornecedores estão a cumprir o código de conduta deve ser
realizada pelo pessoal da implementação conforme adequado e de acordo com o valor
do contrato, o tamanho da organização e outras considerações.
26.1 Código de Conduta Ética Mínimo para Fornecedores
Os fornecedores que adoptem este Código de Conduta devem comprometer-se a uma
melhoria contínua no cumprimento dos padrões de trabalho e ambientais especificados,
nas suas empresas e nas dos seus fornecedores.
PADRÕES DE TRABALHO: Os padrões de trabalho neste código são baseados nas
convenções da Organização Internacional do Trabalho (OIT).
1. O emprego é livremente escolhido:
•
Não há trabalho forçado, obrigatório ou involuntário;
•
Os trabalhadores não são solicitados a apresentar ‘depósitos’ ou os seus
documentos de identificação com o empregador e são livres de deixar o seu
empregador após um aviso razoável.
2. Serão respeitados os princípios de liberdade de associação e do direito á negociação
colectiva:
•
Os trabalhadores, sem distinção, têm o direito de se filiarem ou de formarem
sindicatos da sua própria escolha e de negociar colectivamente.
•
Nos casos em que o direito á liberdade de associação e negociação colectivas é
limitado por lei, o empregador facilita, e não inviabiliza, o desenvolvimento de meios
paralelos de negociação e associação livres e independentes.
3. As condições de trabalho são seguras e higiénicas:
•
Acesso a casas de banho limpas e água potável;
•
Condições de trabalho seguras e não perigosas.
4. Restrições ao trabalho infantil:
•
Os fornecedores não se envolverão em qualquer prática que seja inconsistente com
a Convenção dos Direitos da Criança da Organização Internacional do Trabalho
(ILO);
26.0 Código de Conduta Ética para os fornecedores
133
•
A admissão mínima para emprego ou trabalho não será inferior à idade de
conclusão da escolaridade obrigatória. Normalmente não é inferior a 15 anos, ou 14
onde a lei local do país o permite, adiando-se para a maior idade.
•
Todos os jovens trabalhadores devem ser protegidos de desempenhar qualquer
trabalho que possa ser perigoso, ou interferir com a educação da criança, ou que
possa ser prejudicial ao desenvolvimento de saúde, físico, mental, social, espiritual ou
moral da criança.
5. Os salários de vida são pagos:
•
Os salários e benefícios pagos para uma semana de trabalho padrão cumprem, no
mínimo, o valor mais alto dos padrões nacionais legais ou dos valores referenciais da
indústria;
•
Deve ser entregue a todos os trabalhadores informação escrito e perceptível sobre
as suas condições de trabalho em relação a salários antes de iniciarem no emprego.
6. As horas de trabalho não são excessivas:
•
As horas de trabalho cumprem as leis nacionais.
7. Não é praticada qualquer discriminação:
•
Não há qualquer discriminação na contratação, compensação, acesso a
formação, promoção, termo ou reforma baseada na raça, casta, origem nacional,
religião, deficiência, sexo, estado civil, orientação sexual, filiação sindical ou política.
8. É fornecido emprego regular:
•
O trabalho desenvolvido deve ser numa base de relação de emprego reconhecida
estabelecida através da lei e prática nacionais;
•
As obrigações dos empregados no âmbito das leis e regulamentos do trabalho e da
segurança social que surjam da relação regular do emprego não devem ser
evitadas através do uso de contratação, subcontratação ou modalidades de
trabalho a partir de casa.
9. Não é permitido qualquer tratamento severo ou inumano:
•
É proibido o abuso físico ou a disciplina físicos, a ameaça de abuso físico, sexual ou
outro assédio, e o abuso verbal ou outras formas de intimidação.
COMPORTAMENTO EMPRESARIAL
1. A conduta do fornecedor não deve violar os direitos básicos dos beneficiários.
2. O fornecedor não deve estar envolvido:
•
Na fabricação de armas;
•
Na venda de armas a governos que sistematicamente violam os direitos humanos
dos seus cidadãos; ou onde há conflito armado interno ou grandes tensões; ou onde
a venda de armas possa ameaçar a paz e segurança regional.
PADRÕES AMBIENTAIS: Os fornecedores devem cumprir, no mínimo, todos os regulamentos
estatutários e legais relacionados com os impactos ambientais dos seus negócios. Os
padrões mínimos incluem o seguinte:
1. Gestão de Resíduos:
•
Os resíduos são minimizados e os itens reciclados sempre que seja praticável;
•
São adoptados controlos eficazes de resíduos em relação à poluição do solo, do ar
e da água.
2. Embalagem e Papel
•
É evitado o uso indevido e desnecessário de materiais, e são usados materiais
reciclados sempre que possível.
26.0 Código de Conduta Ética para os fornecedores
134
26.2 Código de Conduta Ética Completo para Fornecedores
Os fornecedores que adoptem este Código de Conduta devem comprometer-se a uma
melhoria contínua no cumprimento dos padrões de trabalho e ambientais especificados,
nas suas empresas e nas dos seus fornecedores.
PADRÕES DE TRABALHO: Os padrões de trabalho neste código são baseados nas
convenções da Organização Internacional do Trabalho (OIT).
1. O emprego é livremente escolhido:
•
Não há trabalho forçado, obrigatório ou involuntário;
•
Os trabalhadores não são solicitados a apresentar ‘depósitos’ ou os sues
documentos de identificação com o empregador e são livres de deixar o seu
empregador após um aviso razoável.
2. É respeitada a liberdade de associação e o direito à negociação colectiva:
•
Os trabalhadores, sem distinção, têm o direito para aderir a ou formar sindicatos à
sua escolha e a negociar colectivamente;
•
O empregador adopta uma atitude aberta em relação às actividades legítimas dos
sindicatos. Os representantes dos trabalhadores não são discriminados e têm acesso
a desenvolver as suas funções representativas no local de trabalho;
•
No caso do direito à liberdade de associação e de negociação colectiva ser restrito
de acordo com a lei, o empregador facilita, e não impede, o desenvolvimento de
meios paralelos de associação e negociação que sejam independentes e livres.
3. As condições de trabalho são seguras e higiénicas:
•
Acesso a casas de banho limpas e água potável e, se apropriado, devem ser
fornecidas instalações sanitárias para armazenamento de comida;
•
Deve ser fornecido um ambiente de trabalho seguro e higiénico, tendo em conta o
conhecimento prevalecente da indústria e de quaisquer perigos específicos. Devem
ser tomados passos adequados de prevenção de acidentes e prejuízos para a
saúde que surjam de, ou associados a, ou ocorram da realização do trabalho,
minimizando, na medida em que seja razoavelmente praticável, as causas de
perigos inerentes ao ambiente de trabalho;
•
Os trabalhadores devem receber formação regular e registada de saúde e
segurança, e essa formação deve ser repetida a trabalhadores novos ou
recontratados;
•
O alojamento, onde fornecido, deve ser limpo, seguro, e que cumpra as
necessidades básicas dos trabalhadores;
•
A empresa que observe os padrões deve designar responsabilidade na saúde e
segurança a um gestor sénior representante.
10. Restrições ao trabalho infantil:
•
Os fornecedores não se envolverão em qualquer prática que seja inconsistente com
a Convenção dos Direitos da Criança da Organização Internacional do Trabalho
(ILO);
•
A admissão mínima para emprego ou trabalho não será inferior à idade de
conclusão da escolaridade obrigatória. Normalmente não é inferior a 15 anos, ou 14
onde a lei local do país o permite, adiando-se para a maior idade.
•
Todos os jovens trabalhadores devem ser protegidos de desempenhar qualquer
trabalho que possa ser perigoso, ou interferir com a educação da criança, ou que
possa ser prejudicial ao desenvolvimento de saúde, físico, mental, social, espiritual ou
moral da criança.
26.0 Código de Conduta Ética para os fornecedores
135
•
Aderir a programas de aprendizagem e de trabalho legítimos e cumprir todas as leis
e regulamentos que governam o trabalho infantil e programas de aprendizagem.
•
As empresas devem desenvolver ou participar em e contribuir para políticas e
programas que prevêem a transição de qualquer criança encontrada a realizar
trabalho infantil para lhe permitir assistir ou permanecer numa educação de
qualidade até que deixe de ser criança.
4. Os salários de vida são pagos:
•
Os salários e benefícios pagos para uma semana de trabalho padrão cumprem, no
mínimo, o valor mais alto dos padrões nacionais legais ou dos valores referenciais da
indústria. Em qualquer dos casos os salários devem sempre ser altos o suficiente para
irem ao encontro das necessidades básicas e fornecerem um rendimento
discricionário;
•
Deve ser entregue a todos os trabalhadores informação escrito e perceptível sobre
as suas condições de trabalho em relação a salários antes de iniciarem no emprego,
e sobre as especificidades dos seus salários para pagar o período em causa de
cada vez que são pagos;
•
Não são permitidas deduções aos salários como medida disciplinar, nem são
permitidas quaisquer deduções aos salários que não estejam previstas na lei
nacional sem a permissão expressa e informada do trabalhador em causa.
•
Todas as medidas disciplinares devem ser registadas.
11. As horas de trabalho não são excessivas:
•
As horas de trabalho cumprem o que der mais protecção entre as leis nacionais e os
padrões referenciais da indústria;
•
Em qualquer dos casos, os trabalhadores não devem de forma regular ser solicitados
a trabalhar mais do que 48 horas por semana e deve-lhes ser dado em média um
dia de folga por cada período de 7 dias;
•
As horas extra devem ser voluntárias, não devem exceder 12 horas por semana, não
devem ser solicitadas de forma regular e devem sempre ser compensadas com uma
taxa especial.
12. Não é praticada qualquer discriminação:
•
Não há qualquer discriminação na contratação, compensação, acesso a
formação, promoção, termo ou reforma baseada na raça, casta, origem nacional,
religião, deficiência, sexo, estado civil, orientação sexual, filiação sindical ou política.
13. É fornecido emprego regular:
•
O trabalho desenvolvido deve ser numa base de relação de emprego reconhecida
estabelecida através da lei e prática nacionais;
•
As obrigações dos empregados no âmbito das leis e regulamentos do trabalho e da
segurança social que surjam da relação regular do emprego não devem ser
evitadas através do uso de contratação, subcontratação ou modalidades de
trabalho a partir de casa, ou através de sistemas de aprendizagem onde não existe
qualquer intenção real de transmitir conhecimentos ou fornecer emprego regular,
nem devem essas obrigações ser evitadas através do uso excessivo de contratos de
trabalho a termo certo.
14. Não é permitido qualquer tratamento severo ou inumano:
•
É proibido o abuso físico ou a disciplina físicos, a ameaça de abuso físico, sexual ou
outro assédio, e o abuso verbal ou outras formas de intimidação.
26.0 Código de Conduta Ética para os fornecedores
136
COMPORTAMENTO EMPRESARIAL
1. A conduta do fornecedor não deve violar os direitos básicos dos beneficiários.
2. O fornecedor não deve estar envolvido:
•
Na fabricação de armas;
•
Na venda de armas a governos que sistematicamente violam os direitos humanos
dos seus cidadãos; ou onde há conflito armado interno ou grandes tensões; ou onde
a venda de armas possa ameaçar a paz e segurança regional.
PADRÕES AMBIENTAIS: Os fornecedores devem cumprir, no mínimo, todos os regulamentos
estatutários e legais relacionados com os impactos ambientais dos seus negócios. Os
padrões detalhados de desempenho são uma questão para os fornecedores, mas devem
abordar, pelo menos, o seguinte:
1. Gestão de Resíduos:
•
Os resíduos são minimizados e os itens reciclados sempre que seja praticável. São
adoptados controlos eficazes de resíduos em relação à poluição do solo, do ar e da
água. No caso de materiais perigosos, serão postos em prática planos de resposta
de emergência.
2. Embalagem e Papel
•
É evitado o uso indevido e desnecessário de materiais, e são usados materiais
reciclados sempre que possível.
3. Conservação:
•
Os processos e actividades são monitorizados e modificados conforme necessário
para assegurar que a conservação de recursos escassos, incluindo a água, flora e
fauna e terra produtiva em algumas situações.
4. Uso de energia:
•
Todos os processos de produção e entrega, incluindo o uso de aquecimento,
ventilação, iluminação, sistemas informáticos e transporte, são baseados na
necessidade de maximizar a utilização eficiente de energia e minimizar as emissões
nocivas.
26.0 Código de Conduta Ética para os fornecedores
137
27.0 CÓDIGO DE COMPORTAMENTO DO PESSOAL
Esta secção apresenta os requisitos do Código de Comportamento referente à gestão da
cadeia de distribuição que se aplica a todo o pessoal da CAFOD. É plenamente compatível
com o Código de Comportamento da CAFOD.
Esta secção repete um número de princípios relacionados com a gestão da cadeia de
distribuição que se enquadram no Código de Comportamento da CAFOD bem como
fornece clareza adicional quando se lida e trabalha com os fornecedores. Os parceiros da
CAFOD são encorajados a ter em conta um Código de Comportamento que cubra as
provisões abaixo.
1. Valores e Conduta Profissionais
•
O pessoal deve garantir sempre que a sua conduta pessoal e profissional é, e é vista
como sendo, de padrões elevados.
•
O pessoal promoverá práticas de comércio justas, éticas e legais em todo o seu
trabalho que serão empreendidas para o benefício exclusivo da CAFOD / parceiro da
CAFOD e não para ganho pessoal.
•
O pessoal demonstrará respeito por todos os direitos humanos e desafiará a
discriminação, assédio, abuso e exploração que infrinjam os direitos de outros.
•
O pessoal cumprirá todas as leis locais no país onde estão a trabalhar.
•
O pessoal, bem como todos os que por ele são geridos, garantirá que agirá em
conformidade com as orientações de saúde, segurança e procurará salvaguardar os
outros.
2. Conflitos de interesse e coerção
•
O pessoal não usará as posições de poder conferidas pela sua função na CAFOD /
parceiro da CAFOD para exercer pressão, extrair favores ou aumentar
economicamente o seu ganho pessoal, profissional, político ou sexual.
•
O pessoal directamente envolvido nas aquisições não deve ter qualquer interesse,
envolvimento, ou relação financeira pessoal ou familiar com um fornecedor dado que
iria prejudicar a objectividade ou a liberdade de decisão. Qualquer conflito de interesse
identificado deve ser declarado e: deve ser encontrado um fornecedor alternativo; ou
um membro alternativo do pessoal deve realizar a aquisição específica. Todos os
membros de um Comité de Avaliação de Propostas serão solicitados a assinar uma
declaração de não conflito de interesse que cubra todos os fornecedores que tenham
submetido uma proposta em resposta a uma Solicitação de Cotações ou a um
Concurso.
•
O pessoal não formará relações comerciais entre a CAFOD / parceiro da CAFOD e
membros da sua família alargada ou amigos ou quaisquer empresas privados nas quais
tenham um interesse financeiro que possa levar a um conflito de interesses. Se o pessoal
tomar conhecimento de um potencial conflito de interesse deve imediatamente
informar o seu gestor de linha.
•
Se o Pessoal precisar de usar um fornecedor para uso pessoal que a CAFOD / parceiro
da CAFOD também utilize, então deverá informar antecipadamente o seu gestor de
linha.
•
O pessoal não aceitará, em nenhuma circunstância, quaisquer favores, subornos ou
outras formas de ganho pessoal dos beneficiários, parceiros ou empreiteiros.
3. Presentes
•
A CAFOD / parceiro da CAFOD considera cada fornecedor como um parceiro de
negócio, e como tal, é importante manter uma atmosfera de honestidade e integridade
nos seus assuntos. A selecção dos fornecedores será baseada exclusivamente na
qualidade, serviço, preço, e adequação das necessidades estipuladas.
27.0 Código de comportamento do pessoal
138
•
O pessoal não solicitará, aceitará, ou concordará aceitar qualquer presente significativo
de um fornecedor ou fornecedor prospectivo. Um presente define-se como qualquer
item, serviço, favor, crédito, ou desconto de valor tangíveis, não disponíveis a outros,
que possam influenciar acções.
•
Itens pequenos como calendários ou canetas com falor inferior a £5, podem ser aceites
mas os gestores de linha devem ser informados de qualquer item que é oferecido ou
recebido.
•
Se um funcionário receber ou lhe oferecerem remuneração ou um presente, devem
imediatamente reportá-lo ao seu gestor. Não se pode aceitar qualquer dinheiro de um
fornecedor por qualquer razão que seja.
•
Os fundos da CAFOD ou do parceiro da CAFOD não devem ser usados para fornecer
presentes a fornecedores ou qualquer outro grupo.
4. Entretenimento, hospitalidade e refeições
•
As ofertas de entretenimento e hospitalidade por parte do fornecedor devem ser
claramente recusadas, mas com tacto. A aceitação de convites para refeições de
negócios deve ser objecto de decisão quanto à conveniência da ocasião, frequência,
escolhas das instalações, e futuras oportunidades de reciprocidade.
5. Informação proprietária
•
A informação proprietária (especificações, indicações de propostas ou cotações,
provas, amostras ou desenhos, etc.) trocada durante as transacções ou negociações
deve ser tratadas como confidencial e não será partilhada fora do pessoal envolvido na
aquisição.
6. Fornecedores fraudulentos ou corruptos
•
O pessoal rejeitará qualquer proposta avançada por proponentes, ou candidatos, ou
rescindirá o seu contrato se for caso disso, se for determinado que tais fornecedores ou
indivíduos estiverem envolvidos em práticas corruptas, fraudulentas, conspiratórias ou
coercivas.
7. Doações
•
Todas as ofertas de doações à CAFOD por fornecedores devem ser dirigidas ao
departamento de Altas Doações ou ao gestor de linha do pessoal abordado. A gestão
e a equipe de Altas Doações aceitará em nome da CAFOD ou do parceiro da CAFOD.
8. Reembolsos
•
Nenhum empregado poderá autorizar os seus reembolsos de despesas. A autorização
de despesas de empregados deverá ser feita pelo supervisor imediato.
NOTA: A inobservância dos requisitos do Código de Comportamento poderá causar acção
disciplinar.
27.0 Código de comportamento do pessoal
139
28.0 PERGUNTAS FREQUENTES
1. Como se usa este manual?
Este manual não é concebido para ser lido do princípio ao fim. É concebido como uma
ferramenta que fornece orientação, modelos e regulamentos conforme necessário. Os
funcionários devem usar o manual como um guia de referência quando realizam
actividades de aquisição específicas ou relacionadas com a logística. O índice
compreensivo tem hiperligações se usado electronicamente ou números de página se
usado impresso para uma fácil referência.
2. Onde posso encontrar os formulários adequados?
Todos os modelos para a aquisição, concursos, logística, e pagamento são fornecidos e
devem ser modificados conforme necessário pelo pessoal do programa, mas é importante
que seja alcançada consistência pelos projectos ou parceiros individuais. Ver os Anexos
deste manual para todos os modelos. Estes Anexos foram concebidos com base em que
serão usados como documentos electrónicos (Microsoft Word ou Excel) e não no formato
impresso.
3. Quem tem autoridade de assinar que compras e montantes?
No que respeita a delegações, funções e responsabilidades, cada projecto ou parceiro
deve identificar o pessoal disponível e as suas funções e responsabilidades principais no
processo de aquisição. Deve ser claramente documentado e modificado conforme
necessário para cada situação. Este documento usa funções de pessoal padrão da CAFOD
como um guia mas isto deve ser alterado conforme cada projecto ou parceiro. Ver Secção
7.0 para detalhes.
4. É relevante para a CAFOD quando se trabalha através de parceiros?
Como os parceiros conduzem a maior parte das aquisições, a CAFOD precisa que os
parceiros tenham em vigor sistemas de gestão de aquisições adequados e transparentes.
No caso de subsídios de doadores institucionais, os requisitos e obrigações do doador são
transferidos aos parceiros e este manual fornece ferramentas e modelos para parceiros que
são financiados por doadores institucionais, ou directamente pela CAFOD. O presente
manual de cadeia de distribuição, ou então, uma outra alternativa que cubra ou supere os
requisitos nele emanados, deverá ser usado sempre que uma ( ou mais ) das situações
abaixo ocorra.Para dissipar dúvidas, importa frisar que o termo procurement (ou seja
aquisições) cobre bens, fornecimentos, serviços e obras, porém, não inclui salários,
despesas relacionadas (por exemplo, impostos, seguro nacional, pensões) e despesas
gerais de funcionamento do escritório.
•
Todos os projectos/programas levados a cabo sob contrato institucional, incluindo os
parcial ou totalmente financiados através dum apelo do Comité para Emergências
(DEC)
•
Todos os projectos em que o valor total das aquisições numa PSGA/MSGA aprovadas,
ou então numa situação em que uma série de de financiamentos aprovados para o
mesmo parceiro no mesmo ano fiscal sejam superiors a £20,000.
•
Todas as as aquisições directamente conduzidas pelo pessoal da CAFOD, incluindo as
destinadas a um escritório internacional/do Reino Unido ou relacionadas a um
projecto/programa da CAFOD.
5. Isto é relevante para a CAFOD quando se usa financiamento geral da CAFOD?
Este manual é concebido como um guia para todos os projectos financiados pela CAFOD –
quer os fundos sejam de fontes institucionais ou internas. O manual deve ser usado para
assegurar consistência e conformidade em todos os programas financiados pela CAFOD.
Devem ser considerados como a melhor prática e são necessários em todos os programas
financiados pela CAFOD. Para os parceiros que têm sistemas implementados, os seus
sistemas devem ser analisados para garantir que cumprem os mesmos padrões, ou padrões
mais elevados, de acordo com o delineado neste manual. Para parceiros com sistemas
28.0 Perguntas Frequentes
140
mais fracos, estas orientações e ferramentas devem ser usadas para fortalecer ou
complementar os sistemas dos parceiros. Ver a Secção 4.0 e a Secção 5.0 para detalhes.
6. As orientações neste manual cumprem os requisitos dos doadores institucionais?
Este manual foi compilado considerando os regulamentos de instituições de financiamento
incluindo o DFI, a USAID ou o ECHO e outros doadores incluindo o DEC e a CI. Estas
orientações incluem o nosso conhecimento dos doadores e dos seus regulamentos. O
pessoal da equipa de financiamento do HD ou da PPSS podem ainda fornece r
aconselhamento sobre conformidade com os doadores se necessário.
7. Onde posso encontrar ajuda para a utilização deste manual se precisar?
As equipas de financiamento do HD e da PPSS podem fornecer apoio, clarificação, e
exemplos ao pessoal dos programas e parceiros. Se necessário, as equipas de
financiamento realizarão workshops com o pessoal do parceiro ou do programa para
introduzir o manual e apoiar a implementação das ferramentas. A equipa de financiamento
também analisa regularmente os detalhes deste manual para garantir que são relevantes e
adequados às alterações do contexto local, do doador e da CAFOD.
8. Que outros documentos são relevantes a este manual?
Este manual é consistente com várias outras políticas e manuais da CAFDO e deve ser
usado em conjunto com a PCM. Especificamente, este manual deve ser lido e
compreendido em conjunto com as Orientações de Financiamento Institucional, o Perfil
Organizacional do Parceiro, o Perfil Financeiro do Parceiro e as Orientações Financeiras. O
perfil Financeiro do Parceiro (avaliação interna e questões para parceiros) e o Perfil
Organizacional do Parceiro estão anexas ao manual nos Anexos 18, 19 e 20 para uma
rápida referência.
9. Numa situação de emergência, como se pode acelerar a aquisição?
No caso de emergência humanitária, as compras podem ser feitas usando um concurso por
negociação usando uma proposta única. Deve ser procurada uma isenção para usar este
concurso junto ao nível adequado de autoridade. Ver a Secção 12.0 sobre o concurso por
negociação com uma proposta única e a Secção 23.0 sobre isenções.
10. Como completo uma compra única?
Compras únicas individuais devem seguir o concurso específico que é determinado pelo
tipo de aquisição (caso seja um bem, serviço ou obras) e pelo nível de compra (acima ou
abaixo de £60,000 / precisa de um concurso por negociação, público ou fechado). Ver a
Secção 4.0 para um sumário sobre os limites do concurso.
11. Como se sabe que concurso se deve realizar?
Uma introdução geral sobre concursos encontra-se na Secção 12.0. São necessários
processos de concursos diferentes para diferentes montantes de compras e isto afecta
como os concursos são anunciados. Os concursos públicos são abertos a todos os
candidatos submeterem as suas propostas. Um concurso fechado permite a qualquer
fornecedor solicitar a participação, mas apenas os candidatos seleccionados e elegíveis
são convidados a submeter uma proposta completa. Ver a Secção 13.0 sobre Concursos
Públicos e a Secção 14.0 sobre Concursos Fechados.
12. Como se monitoriza e documenta a entrega de bens?
O manual da cadeia de distribuição inclui detalhes sobre como realizar a entrega e
distribuição eficazes de bens e fornecimentos. O manual fornece também um esquema das
coisas a considerar quando se armazena bens e fornecimentos. Ver a Secção 16.0 sobre
transporte e entrega e a Secção 19.0 sobre gestão de armazéns e armazenagem.
13. Que documentação de suporte é necessária para libertar um pagamento?
É necessária documentação padrão para suportar um pagamento. Toda a documentação
que foi recolhida durante o processo de compra é necessária como documentação
28.0 Perguntas Frequentes
141
suporte para pagamentos. Isto inclui documentação correctamente preenchida, assinada
e datada que tem o nível de autorização correcto relativo ao montante da compra. A
documentação tem de ser anexa a um formulário de requisição de pagamento que é
analisado pelo titular de orçamento e assinado pelo delegado financeiro. Ver a Secção
21.0 sobre pagamentos para a documentação de suporte necessária para cada limite de
compra.
14. Como se documenta doações quando os nossos projectos incluem a doação de
equipamento a beneficiários ou parceiros?
Dar itens e activos a parceiros ou beneficiários do projecto é uma prática comum. É crucial
que o que foi dado, e a quem, seja documentado claramente e ambos o receptor e o
dador devem assinar que os activos foram transferidos. Dependendo do valor do item, uma
lista de distribuição (para itens de valor baixo, ou seja, abaixo de £2,000 por item) ou um
certificado de doação (para itens de valor elevado, ou seja, acima de £20,000 por item) é
usado para documentar doações. Ver a Secção 18.0 para detalhes sobre como gerir e
documentar doações.
15. Pode-se usar um concurso para compras diferente do que os estipulados nestas
orientações?
Os limites de valor para concursos de aquisição estipulam o concurso mínimo necessário. Se
uma compra de fornecimentos com o valor total de £30,000 está a ser realizada, seria
normalmente necessária a realização de um concurso por negociação. Contido, se um
concurso público for considerado mais adequado para esta compra, este concurso mais
elevado pode ser utilizado sem se procurar uma isenção. Contudo, se uma compra de
fornecimentos no valor total de £60,000 estiver a ser realizada, seria necessário um concurso
público. A utilização de um concurso por negociação para esta compra não é permitida a
não ser que se obtenha uma isenção adequada que apresente justificações claras.
28.0 Perguntas Frequentes
142
29.0 Secções principais para o SCM da CAFOD: o que é obrigatório e
o que é recomendado
O Manual da Cadeia de Distribuição da CAFOD fornece padrões mínimos para todas as
compras, aquisições e actividades da cadeia de distribuição que serão realizadas usando
fundos da CAFOD ou fundos canalizados através da CAFOD – por exemplo, financiamento
institucional ou de petições. Assim, o uso dos padrões estipulados no manual é obrigatório.
Contudo, em algumas secções o manual apresenta duas ou mais opções, com a selecção
da mais adequada que requer um nível de discernimento e compreensão do contexto
local de forma a garantir a implementação eficaz dos concursos e modelos do manual. O
seguinte é um sumário destas opções.
29.1 Limites para o uso de concursos
Os limites para o uso de concursos de aquisição representam o concurso MÍNIMO
necessário: se um concurso mais rigoroso for considerado adequado, não é necessária
autorização adicional da CAFOD ou dos parceiros da CAFOD.
Por exemplo, o limite mínimo para obter 3 cotações de fornecimentos, bens, serviços ou
obras é de £1,001. Contudo, para muitos parceiros este limite é mais elevado do que o que
escolheriam e assim podem decidir adoptar um limite mais baixo.
29.2 Questionários para o fornecedor
Pode ser especialmente útil usar um questionário padrão para o fornecedor para grandes
compras (acima de £5,000) para ajudar a aferir a capacidade e aptidão dos fornecedores
individuais e considerar mais do que a sua oferta de preço. A utilização de um questionário
padrão para o fornecedor é altamente recomendado porque garante que a informação
correcta e completa é recolhida por todos os fornecedores. Um questionário para o
fornecedor deve incluir questões referentes ao registo, dimensão, e clientes para referência
do fornecedor.
Dois exemplos de questionários para o fornecedor foram fornecidos no manual:
1. Um questionário padrão simples para o fornecedor a ser usado em aquisições
abaixo de £60,000
2. Um questionário para o fornecedor mais detalhado e profundo a ser usado em
aquisições acima de £60,000
O uso destes questionários não é obrigatório. Contudo, é obrigatória uma solicitação de
cotações clara que assegure a recolha de informação compreensiva de e sobre os
fornecedores.
29.3 Avaliações ponderadas de propostas e concursos
A utilização de um processo de avaliação ponderada para propostas e concursos é
especialmente útil para compras grandes e complexas. Mas não é obrigatória. O que é
essencial é ser claro sobre o processo de avaliação e de análise que será usado para
seleccionar um fornecedor.
29.4 Condições contratuais
As condições contratuais precisam de ser claras em todas as aquisições e o manual
fornece: uma Ordem de Compra padrão com termos e condições; e um contrato mais
geral com temos e condições incorporadas. Os termos e condições de ambos incluem
cláusulas obrigatórias e opcionais.
As cláusulas obrigatórias são apresentadas a preto no Anexo 11: sem estas, o contrato
estaria incompleto. As cláusulas recomendadas são mostradas a azul (e com um *) no
29.0 Secções principais para o SCM da CAFOD:
recomendado
o que é obrigatório e o que é
143
Anexo 11. Na eventualidade de uma ou mais destas cláusulas não serem necessárias então
podem simplesmente ser apagadas. A utilização destas cláusulas recomendadas
dependerá do contexto e tipo de aquisição a ser considerada.
29.0 Secções principais para o SCM da CAFOD:
recomendado
o que é obrigatório e o que é
144
30.0 COMO OBTER AJUDA
Para parceiros: Para detalhes ou orientação inerentes aos regulamentos contantes do MCD
(Manual da Cadeia de Distribuição), os parceiros podem pedir ajuda ao pessoal do
programa nacional da CAFOD.
Pessoal de equipas que actuam dentro dos países e dos Programas de ID: Pessoal de
equipas que actuam dentro dos países e dos Programas de ID podem pedir ajuda das
equipas de gestão de contratos da HD e PPSS da CAFOD
Onde encontrar o Manual da cadeia de Distribuição e os anexos no Sharepoint:
http://cafodportal/sites/ID/ID%20Tools%20and%20Resources/Supply%20Chain%20Managem
ent/Forms/Doc%20type.aspx
Grupo de apoio por email: O pessoal dos programas da CAFOD podem usar o seguinte
endereço de apoio a cadeia de distribuição: ˝Supply Chain Support Group˝
30.0 Como obter ajuda
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