Manual do Usuário
Versão 1.1
12/03/2012
GESPRO – Gestão de Programas e Projetos
Gestão de Compras e Contratos
FOR – Fornecedores
Prefeitura Municipal de Petrópolis – PMP
Secretaria de Administração e de Recursos Humanos
Departamento de Licitações, Compras e Contratos Adm
2012
inistrativos
Página 1
Índice
1.
FOR – Cadastro de Fornecedores ............................................................... 2
1.1 Objetivo do Módulo ................................................................................................................... 2
1.2 Atividades .................................................................................................................................. 2
1.2.1
Ramos de Fornecimento ...................................................................................................................3
1.2.2
Documentação Exigida......................................................................................................................4
1.2.3
Atividade Econômica .........................................................................................................................5
1.2.4
Cadastro ............................................................................................................................................6
1.2.5
1.2.6
2.
1.2.4.1
Cadastrando um Fornecedor ............................................................................................6
1.2.4.2
Editando ou Revisando dados de um Fornecedor – Pessoa Jurídica .... ..........................8
1.2.4.3
Editando ou Revisando dados de um Fornecedor – Pessoa Física ...............................24
1.2.4.4
Fluxo do Cadastramento ................................................................................................35
1.2.4.5
Tramitando o Cadastro de Fornecedores .......................................................................36
1.2.4.6
Analisando o Cadastro de Fornecedores .......................................................................37
1.2.4.7
Certificando o Cadastro de um Fornecedor ....................................................................39
Inabilitação ......................................................................................................................................43
1.2.5.1
Fluxo da Inabilitação .......................................................................................................48
1.2.5.2
Tramitando a Inabilitação de Fornecedores ...................................................................48
1.2.5.3
Analisando a Inabilitação de Fornecedores ....................................................................50
1.2.5.4
Inabilitando o Cadastro de um Fornecedor ....................................................................52
Certificados .....................................................................................................................................55
Controle de Versão ..................................................................................... 59
1. FOR – Cadastro de Fornecedores
1.1
Objetivo do Módulo
Oferecer mecanismos para a manutenção do Cadastro de Fornecedores da instituição que utiliza o
sistema, permitindo a manutenção de informações relacionadas tais como Ramos de Fornecimento,
Documentação Exigida no cadastramento e Atividades Econômicas relacionadas, e ainda
possibilitando mecanismos necessários para a Inabilitação e emissão de Certificados de
Fornecedores, incluindo os tipos CRC – Certificado de Registro Cadastral, para todas as
modalidades de licitação e CRS – Certificado de Registro Simplificado, apenas para a modalidade
Convite.
1.2
Atividades
A tela abaixo indica as atividades disponíveis no módulo de FOR – Fornecedores.
Por meio delas, podemos consultar e atualizar informações de Ramos de Fornecimento,
Documentação Exigida, Atividades Econômicas, Cadastro de Fornecedores, Inabilitação e ainda
Certificados, disponíveis no sistema.
Figura 1
1.2.1
Ramos de Fornecimento
Esta atividade é utilizada para consulta de informações referentes aos Ramos de Fornecimento a
serem associados aos Fornecedores no sistema. Tais ramos de fornecimento são representados
por Naturezas de Despesa utilizadas no SIAFI e SIAFEM.
Ao clicar na Atividade "Ramos de Fornecimento", na aba de Atividades da interface inicial, o
usuário poderá visualizar no lado direito da tela uma lista de ramos de fornecimento cadastrados no
sistema, conforme ilustrado na figura abaixo:
Figura 2
Ao clicar no botão “Pesquisar”, uma lista de ramos de fornecimento cadastrados no sistema é
apresentada, conforme figura abaixo:
Figura 3
Os Ramos de Fornecimento são atualizados anualmente, pela empresa fornecedora do sistema,
não necessitando de opções de "Edição". Serão utilizados no Cadastro de Fornecedores como
informações complementares.
1.2.2
Documentação Exigida
Esta atividade é utilizada para permitir consulta de informações referentes à Documentação
Exigida quando do cadastramento de fornecedores no sistema. Tais Documentos posteriormente
serão associados ao Cadastro de Fornecedores, dependendo do interesse do mesmo em se
cadastrar junto à Prefeitura, para participação em licitações.
Ao clicar na Atividade "Documentação Exigida", na aba de Atividades da interface inicial, o usuário
poderá visualizar no lado direito da tela uma lista de documentos a serem exigidos quando do
cadastramento de fornecedores no sistema, conforme ilustrado na figura abaixo:
Figura 4
Ao clicar no botão “Pesquisar”, uma lista de documentos exigidos cadastrados no sistema é
apresentada, conforme figura abaixo:
Figura 5
A Documentação Exigida é definida pelo fornecedor do sistema, e pode ser atualizada
anualmente ou por demanda da Prefeitura, não necessitando de opções de "Edição". Serão
utilizados no Cadastro de Fornecedores como informações complementares.
1.2.3
Atividade Econômica
Esta atividade é utilizada para permitir consulta de informações referentes às Atividades
Econômicas necessárias como informações complementares ao Cadastro de Fornecedores no
sistema. Tais Atividades posteriormente serão associadas ao Cadastro de Fornecedores,
dependendo do interesse do mesmo em se cadastrar junto à Prefeitura, para participação em
licitações.
Ao clicar na Atividade "Atividade Econômica", na aba de Atividades da interface inicial, o usuário
poderá visualizar no lado direito da tela uma lista de Atividades Econômicas a serem utilizadas
quando do cadastramento de fornecedores no sistema, conforme ilustrado na figura abaixo:
Figura 6
Ao clicar no botão “Pesquisar”, uma lista de atividades econômicas cadastradas no sistema é
apresentada, conforme figura abaixo:
Figura 7
1.2.4
Cadastro
Esta atividade é utilizada para permitir o cadastramento e a manutenção de informações relativas
aos Fornecedores, objetivando manter o controle de seus dados para licitações da Prefeitura, com
a emissão de Certificados e a possibilidade de Inabilitação dos mesmos.
Por meio desta opção, o sistema permitirá ainda a manutenção de informações sobre Fornecedores
cadastrados no sistema. Inicialmente, o Cadastro de Fornecedor é representado por um documento
que é cadastrado ao clicar na Atividade indicada na figura abaixo:
Figura 8
1.2.4.1 Cadastrando um Fornecedor
O GESPRO armazena informações segundo um padrão no qual as mesmas são mantidas na forma
de documentos. Tais documentos são armazenados em conjunto com suas revisões. Eles
possuem, ainda, um fluxo de trabalho, para sua "Elaboração" e "Aprovação", passando então a
"existir" para o sistema. Um Cadastro de Fornecedor, por exemplo, é representado por um
documento, que possui diversas fases e pode possuir várias revisões, até que tenha sido criada.
Os dados do Cadastro do Fornecedor que se deseja criar serão armazenados no banco de dados
e estarão disponíveis na forma de um documento, que possui tramitações a partir de sua criação
até que seja aprovado. Isto permite que sejam mantidas "Revisões" para cada documento
existente no banco de dados.
Ao clicar na Atividade "Cadastro", na aba de Atividades da interface inicial, o usuário poderá
visualizar no lado direito da tela, uma tela de pesquisa de Fornecedores.
Deve ser sempre informado um CGM, CNPJ ou CPF, conforme desejado, pois do contrário não
será possível pesquisar Fornecedores.
Ao informar um CGM, CNPJ ou CPF inexistente no cadastro, o sistema informará que o código
informado não está cadastrado e permitirá a inclusão dos dados desejados, a partir da informação
do Número do Processo no qual o Fornecedor esteja vinculado, conforme a figura a seguir:
Figura 9
Deve ser escolhido o tipo de Certificado segundo o qual se deseja inscrever o Fornecedor junto à
Prefeitura de Petrópolis.
Existem 2 tipos de Certificados: um é o Certificado de Registro Cadastral - CRC, destinado para
todas as modalidades de licitação que constitui prova de qualificação para credenciamento em
licitações públicas, e o outro é o Certificado de Registro Simplificado - CRS, destinado
exclusivamente para a modalidade Convite.
Para o registro de Fornecedor, qualquer que seja o tipo de Certificado desejado, um CPF ou um
CNPJ deverá ser informado obrigatoriamente, ou a mensagem abaixo será exibida:
Figura 10
A partir da Numeração do Processo, e da seleção do Ano desejado, ao clicar no botão “Vincular”
será então permitido o cadastramento dos dados do Fornecedor, e será exibida a tela abaixo:
Figura 11
Os dados deverão ser preenchidos conforme as abas disponíveis, devendo-se inserir dados de
Identificação, Endereço, Telefones e assim sucessivamente, conforme ilustrado mais adiante, em
Editando um Cadastro de Fornecedor.
Caso não se possua todas as informações necessárias num primeiro momento, o formulário poderá
ser fechado, salvando-se os dados preenchidos até o momento. Neste caso, o documento que
representa o Cadastro do Fornecedor sendo criado estará no estado “Em Elaboração”,
disponível para edição.
1.2.4.2 Editando ou Revisando dados de um Fornecedor – Pessoa Jurídica
Ao clicar na Atividade "Cadastro", na aba de Atividades da interface inicial, o usuário poderá
visualizar no lado direito da tela, uma tela de pesquisa de Fornecedores.
Deve ser sempre informado um CGM, CNPJ ou CPF, conforme desejado, pois do contrário não
será possível pesquisar Fornecedores. No caso de Pessoas Jurídicas, deve ser inserido um CGM
ou CNPJ.
Figura 12
Ao clicar no botão “Pesquisar”, será exibida uma lista contendo as informações do Fornecedor, de
acordo com a situação (ou fase) em que se encontrem no sistema, para os dados selecionados,
como ilustrado na figura abaixo:
Ao associar o Número do Processo Administrativo associado à revisão de Cadastro de Fornecedor,
e clicar no botão “Pesquisar”, a tela a seguir será exibida:
Figura 13
Os documentos referentes à Cadastro de Fornecedor “Em Elaboração” estão disponíveis para
Edição de seus dados, enquanto que, para os Fornecedores “Certificados”, é permitida apenas a
visualização, conforme ilustrado na figura acima.
O padrão de ícone para a visualização de informações de documentos é o ícone
, e este será
visto na maioria das telas que exibem as revisões de documentos do sistema. Já ao clicar no ícone
, poderá ser exibida a lista contendo tramitações do documento.
O link “Certificado” permite a visualização do Certificado atual do Fornecedor no sistema, conforme
exemplo a seguir:
Figura 14
Ao clicar no ícone
abaixo:
, o usuário poderá visualizar a tela padrão de Tramitações, conforme indicado
Figura 15
O ícone “Clique aqui para ver graficamente o fluxo de tramitação...” levará à visualização do Fluxo
do Cadastro de Fornecedores, conforme definido e aprovado junto à área competente.
Figura 16
O ícone
permite a impressão do fluxo do documento Cadastro de Fornecedores.
Ao clicar na Ação de "Edição", representada pelo ícone
, o usuário poderá alterar as
informações do documento cadastrado no sistema, conforme exemplificado pela figura a seguir:
Barra de Ações
Figura 17
Na aba de Histórico, assim como nas demais, será exibida a barra de ações relativas ao fluxo de
trabalho do documento (workflow), na qual o usuário indicará a tramitação do documento. Caso as
informações não estejam corretamente preenchidas, será mostrado o ícone
informações estejam corretas, o ícone
. Caso as
será exibido, permitindo a tramitação do documento. A
figura abaixo ilustra a edição do documento, destacada a Barra de Ações relativas à tramitação do
documento:
Lembre-se de que a opção de edição para a revisão “Em Elaboração” do Cadastro de
Fornecedores somente será possível até a Certificação da versão atual do documento, quando a
tela passará a não mais exibir o ícone de edição
, passando a ser necessária a criação de uma
nova revisão para edição. Ao editar um Cadastro de Fornecedor, pode-se utilizar o ícone
para sua exclusão enquanto o documento estiver no estado “Em Elaboração”. O sistema
utiliza a última versão certificada em seu dia a dia, até que a versão em “Elaboração” seja
aprovada.
Cada aba da tela permite a manutenção de um conjunto lógico de informações, conforme ilustrado
nas figuras a seguir. A aba de Identificação, ilustrada na figura abaixo, é exibida para a
manutenção de informações cadastrais que identificam o Fornecedor.
Figura 18
Razão Social, Nome Fantasia, Inscrição Estadual, Data de Abertura, Capital Nominal, Capital
Realizado, Pessoas de Contato, e-Mail e Página na Internet são as informações requeridas nesta
aba.
São ainda necessárias as seguintes informações para fins de Certificação:
Categoria: A – Geral ou B – Construtora, distinguindo as construtoras das demais empresas;
Validade: indicando a validade desejada para a Certificação da Empresa junto à Prefeitura,
podendo ser “1 Ano”, “30”, “60”, “90”, “120”, “150” ou “180 dias”.
A aba de Endereços, ilustrada na figura abaixo, permite o cadastramento de dados de endereços
do Fornecedor.
Figura 19
Ao clicar o ícone
, será exibida a tela ilustrada na figura a seguir, onde é permitida a manutenção
de informações cadastrais sobre o Endereço do Fornecedor escolhido. Ao editar um endereço,
pode-se utilizar o ícone
para sua exclusão. O ícone
serve para inclusão de novo Endereço, conforme ilustrado a seguir:
Figura 20
, no canto direito da tela
Atenção para a indicação para Utilizar este endereço no Certificado, que deverá se marcada
quando for o caso.
O ícone
volta para a aba de Endereços, após o cadastramento ou edição.
A aba de Telefones, ilustrada pela figura a seguir, permite a seleção de um telefone para edição ou
a inclusão de um novo telefone para o Fornecedor.
Figura 21
Ao clicar o ícone
, será exibida a tela ilustrada na figura a seguir, onde é permitida a manutenção
de informações cadastrais sobre Telefones do Fornecedor. Ao editar um telefone, pode-se utilizar o
ícone
para sua exclusão. O ícone
, no canto direito da tela serve para inclusão de
novo Telefone, conforme ilustrado a seguir:
Figura 22
Atenção para a indicação para Utilizar este telefone no Certificado, que deverá se marcada
quando for o caso.
O ícone
volta para a aba de Telefones, após o cadastramento ou edição.
A aba de Atividades, ilustrada pela figura a seguir, permite a seleção de Atividades Econômicas
para as quais o Fornecedor deseje se cadastrar junto à Prefeitura.
Figura 23
A vinculação do Fornecedor às Atividades Econômicas desejadas, entre as previstas em seu
contrato social, se dá ao clicar no ícone
, e será exibida a tela de seleção a seguir. Nela
será permitida a escolha de uma Atividade Econômica Principal e diversas secundárias, conforme
puder ser verificado no Contrato Social apresentado pelo Fornecedor no momento do seu
Cadastramento junto à Prefeitura:
Figura 24
O ícone
volta para a aba de Atividades Econômicas, após o cadastramento ou
edição.
A aba de Ramos de Fornecimento, ilustrada pela figura a seguir, permite a seleção de Ramos de
Fornecimento para os quais o Fornecedor deseje se cadastrar junto à Prefeitura.
Figura 25
A vinculação do Fornecedor aos Ramos de Fornecimento desejados se dá ao clicar no ícone
, e será exibida a tela de seleção a seguir.
Figura 26
Na tela de vinculação, acima, será permitida a escolha de múltiplos Ramos de Fornecimento, a
partir da marcação do campo de Ação para cada Ramo de Fornecimento escolhido, conforme
ilustrado em seguida:
Figura 27
A caixa de seleção
pode ser marcada
para cada Ramo de Fornecimento escolhido dentre
os disponíveis no sistema, e a tela pode ser salva a qualquer momento, bastando clicar no ícone
.
O ícone
volta para a aba de Ramos de Fornecimento, após o cadastramento ou
edição.
A aba de Representantes Legais, ilustrada pela figura a seguir, permite o cadastramento dos
Representantes Legais previstos no relacionamento do Fornecedor com a Prefeitura.
Figura 28
Ao clicar o ícone
, será exibida a tela ilustrada na figura a seguir, onde é permitida a manutenção
de informações cadastrais sobre Representantes Legais do Fornecedor. Ao editar um
Representante Legal, pode-se utilizar o ícone
para sua exclusão. O ícone
, no
canto direito da tela serve para inclusão de novo Representante Legal, conforme ilustrado a
seguir:
Figura 29
O ícone
volta para a aba de Representantes Legais, após o cadastramento ou edição.
O Representante Legal deve ser qualificado como Sócio da Empresa (S/N), se é Representante
junto à PMP (S/N) e ainda se Assina Contrato (S/N).
A aba de Responsabilidade, ilustrada pela figura a seguir, permite o cadastramento de
informações de Responsabilidade Técnica para técnicos do Fornecedor que se relacionem com a
Prefeitura quando e se houver contratos entre as partes.
Figura 30
Ao clicar o ícone
, será exibida a tela ilustrada na figura a seguir, onde é permitida a manutenção
de informações cadastrais sobre Responsabilidade Técnica do Fornecedor. Ao editar um
Responsável Técnico, pode-se utilizar o ícone
para sua exclusão. O ícone
, no
canto direito da tela serve para inclusão de novo Responsável Técnico, conforme ilustrado a
seguir:
Figura 31
O ícone
volta para a aba de Responsabilidade, após o cadastramento ou edição.
A aba de Documentação, ilustrada pela figura a seguir, permite a visualização dos múltiplos
documentos exigidos por parte da Prefeitura, conforme normas e legislação aplicável, de acordo
com os Ramos de Fornecimento e Atividades Econômicas cadastradas:
Figura 32
A vinculação do Fornecedor à Documentação exigida se dá ao clicar no ícone
exibida a tela de seleção a seguir.
, e será
Figura 33
Na tela de vinculação, acima, será permitida a escolha de múltiplos Documentos, a partir da
marcação do campo de Ação para cada Documento escolhido, conforme ilustrado em seguida:
Figura 34
A caixa de seleção
pode ser marcada
para cada Documento escolhido dentre os
disponíveis no sistema, e a tela pode ser salva a qualquer momento, bastando clicar no ícone
.
Após salva informação de vinculação de um Documento, será ainda requerida informação se o
Fornecedor apresentou ou não a Documentação no ato do seu cadastramento junto à Prefeitura,
em campo próprio conforme ilustrado a seguir:
Figura 35
Quando da vinculação de um Documento, caso seja exigido ANEXO, a anexação de documento
em meio magnético é permitida a partir do ícone
, conforme destacado abaixo:
Figura 36
Ao clicar o ícone indicado acima, será exibida a tela a seguir, permitindo a anexação de um
documento:
Figura 37
Após o preenchimento dos campos acima, e ao clicar o botão “Anexar”, o usuário receberá um
resumo dos dados do documento anexado.
Figura 38
A exigência ou não de Anexo é uma informação cadastrada previamente no sistema, na Atividade
Documentação Exigida.
Quando um documento é anexado ao Cadastro do Fornecedor, as informações referentes à sua
Data de Emissão, Data de Validade e Tipo de Validade (Se uma Data Informada, 1 Ano, 30, 60 e
até 180 dias) são requeridas, para registro, em local específico conforme ilustrado abaixo. No
procedimento de anexação são ainda obtidas as informações sobre o usuário (técnico) que anexou
o documento em meio magnético, uma breve descrição, o tipo do arquivo e ainda a data de
anexação:
Figura 39
O ícone
volta para a aba de Documentação, após o cadastramento ou edição.
A aba de Observações, ilustrada pela figura a seguir, permite o cadastramento de observações
pertinentes ao Fornecedor por parte da Prefeitura:
Figura 40
Ao clicar o ícone
, será exibida a tela ilustrada na figura a seguir, onde é permitida a manutenção
de informações sobre Observação para o Fornecedor. Ao editar uma Observação, pode-se utilizar
o ícone
para sua exclusão. O ícone
, no canto direito da tela serve para inclusão
de nova Observação, conforme ilustrado a seguir:
Figura 41
O ícone
volta para a aba de Observações, após o cadastramento ou edição.
1.2.4.3 Editando ou Revisando dados de um Fornecedor – Pessoa Física
Ao clicar na Atividade "Cadastro", na aba de Atividades da interface inicial, o usuário poderá
visualizar no lado direito da tela, uma tela de pesquisa de Fornecedores.
Deve ser sempre informado um CGM, CNPJ ou CPF, conforme desejado, pois do contrário não
será possível pesquisar Fornecedores. No caso de Pessoas Físicas, deve ser inserido um CGM ou
CPF.
Figura 42
Ao clicar no botão “Pesquisar”, será exibida uma lista contendo as informações do Fornecedor, de
acordo com a situação (ou fase) em que se encontrem no sistema, para os dados selecionados,
conforme ilustrado na figura abaixo:
Figura 43
Ao associar o Número do Processo Administrativo associado à revisão de Cadastro de Fornecedor,
e clicar no botão “Revisão”, a tela a seguir será exibida:
Figura 44
Ao clicar no botão OK a tela a seguir será exibida:
Figura 45
Os documentos referentes à Cadastro de Fornecedor “Em Elaboração” estão disponíveis para
Edição de seus dados, enquanto que, para os Fornecedores “Certificados”, é permitida apenas a
visualização, conforme ilustrado na figura acima.
O padrão de ícone para a visualização de informações de documentos é o ícone
, e este será
visto na maioria das telas que exibem as revisões de documentos do sistema. Já ao clicar no ícone
, poderá ser exibida a lista contendo tramitações do documento.
O link “Certificado” permite a visualização do Certificado atual do Fornecedor no sistema, conforme
exemplo a seguir:
Figura 46
Ao clicar no ícone
, o usuário poderá visualizar a tela padrão de Tramitações, conforme indicado
abaixo:
Figura 47
O ícone “Clique aqui para ver graficamente o fluxo de tramitação...” levará à visualização do Fluxo
do Cadastro de Fornecedores, conforme definido e aprovado junto à área competente.
Figura 48
O ícone
permite a impressão do fluxo do documento Inabilitação de Fornecedores.
Ao clicar na Ação de "Edição", representada pelo ícone
, o usuário poderá alterar as
informações do documento cadastrado no sistema, conforme exemplificado pela figura a seguir:
Barra de Ações
Figura 49
Na aba de Histórico, assim como nas demais, será exibida a Barra de Ações relativas ao fluxo
de trabalho do documento (workflow), na qual o usuário indicará a tramitação do documento. Caso
as informações não estejam corretamente preenchidas, será mostrado o ícone
informações estejam corretas, o ícone
. Caso as
será exibido, permitindo a tramitação do documento.
Quando o Cadastro do Fornecedor for incluído pela primeira vez no sistema, há ainda a
possibilidade de sua exclusão por meio do ícone
, desde que o Cadastro esteja ainda “Em
Elaboração”, ou seja, ainda em processo de cadastramento. A figura abaixo ilustra a edição do
documento, destacada a Barra de Ações relativas à tramitação do documento:
Lembre-se de que a opção de edição para a revisão “Em Elaboração” do Cadastro de
Fornecedores somente será possível até a Certificação da versão atual do documento, quando a
tela passará a não mais exibir o ícone de edição
, passando a ser necessária a criação de uma
nova revisão para edição. O sistema utiliza a última versão certificada em seu dia a dia, até que a
versão em “Elaboração” seja aprovada.
Cada aba da tela permite a manutenção de um conjunto lógico de informações, conforme ilustrado
nas figuras a seguir. A aba de Identificação, ilustrada na figura abaixo, é exibida para a
manutenção de informações cadastrais que identificam o Fornecedor.
Figura 50
Os dados de Identificação de Fornecedores Pessoas Físicas são autoexplicativos tornando a tela
mais simples que aquela para cadastramento de Pessoas Jurídicas.
A aba de Endereços, ilustrada na figura abaixo, permite o cadastramento de dados de endereços
do Fornecedor.
Figura 51
Ao clicar o ícone
, será exibida a tela ilustrada na figura a seguir, onde é permitida a manutenção
de informações cadastrais sobre o Endereço do Fornecedor escolhido. Ao editar um endereço,
pode-se utilizar o ícone
para sua exclusão. O ícone
serve para inclusão de novo Endereço, conforme ilustrado a seguir:
, no canto direito da tela
Figura 52
Atenção para a indicação para Utilizar este endereço no Certificado, que deverá se marcada
quando for o caso.
O ícone
volta para a aba de Endereços, após o cadastramento ou edição.
A aba de Telefones, ilustrada pela figura a seguir, permite a seleção de um telefone para edição ou
a inclusão de um novo telefone para o Fornecedor.
Figura 53
Ao clicar o ícone
, será exibida a tela ilustrada na figura a seguir, onde é permitida a manutenção
de informações cadastrais sobre Telefones do Fornecedor. Ao editar um telefone, pode-se utilizar o
ícone
para sua exclusão. O ícone
novo Telefone, conforme ilustrado a seguir:
, no canto direito da tela serve para inclusão de
Figura 54
Atenção para a indicação para Utilizar este telefone no Certificado, que deverá se marcada
quando for o caso.
O ícone
volta para a aba de Telefones, após o cadastramento ou edição.
A aba de Documentação, ilustrada pela figura a seguir, permite a visualização dos múltiplos
documentos exigidos por parte da Prefeitura, conforme normas e legislação aplicável:
Figura 55
A vinculação do Fornecedor à Documentação exigida se dá ao clicar no ícone
exibida a tela de seleção a seguir.
, e será
Figura 56
Na tela de vinculação, acima, será permitida a escolha de múltiplos Documentos, a partir da
marcação do campo de Ação para cada Documento escolhido, conforme ilustrado em seguida:
Figura 57
A caixa de seleção
pode ser marcada
para cada Documento escolhido dentre os
disponíveis no sistema, e a tela pode ser salva a qualquer momento, bastando clicar no ícone
.
Após salva informação de vinculação de um Documento, será ainda requerida informação se o
Fornecedor apresentou ou não a Documentação no ato do seu cadastramento junto à Prefeitura,
em campo próprio conforme ilustrado a seguir:
Figura 58
Quando da vinculação de um Documento, caso seja exigido ANEXO, a anexação de documento
em meio magnético é permitida a partir do ícone
, conforme destacado abaixo:
Figura 59
Ao clicar o ícone indicado acima, será exibida a tela a seguir, permitindo a anexação de um
documento:
Figura 60
Após o preenchimento dos campos acima, e ao clicar o botão “Anexar”, o usuário receberá um
resumo dos dados do documento anexado.
Figura 61
A exigência ou não de Anexo é uma informação cadastrada previamente no sistema, na Atividade
Documentação Exigida.
Quando um documento é anexado ao Cadastro do Fornecedor, as informações referentes à sua
Data de Emissão, Data de Validade e Tipo de Validade (Se uma Data Informada, 1 Ano, 30, 60 e
até 180 dias) são requeridas, para registro, em local específico conforme ilustrado abaixo. No
procedimento de anexação são ainda obtidas as informações sobre o usuário (técnico) que anexou
o documento em meio magnético, uma breve descrição, o tipo do arquivo e ainda a data de
anexação:
Figura 62
O ícone
volta para a aba de Documentação, após o cadastramento ou edição.
A aba de Observações, ilustrada pela figura a seguir, permite o cadastramento de observações
pertinentes ao Fornecedor por parte da Prefeitura:
Figura 63
Ao clicar o ícone
, será exibida a tela ilustrada na figura a seguir, onde é permitida a manutenção
de informações sobre Observação para o Fornecedor. Ao editar uma Observação, pode-se utilizar
o ícone
para sua exclusão. O ícone
de nova Observação, conforme ilustrado a seguir:
, no canto direito da tela serve para inclusão
Figura 64
O ícone
volta para a aba de Observações, após o cadastramento ou edição.
1.2.4.4 Fluxo do Cadastramento
O fluxo relacionado ao documento Cadastro de Fornecedor está ilustrado na figura abaixo:
Figura 10
1.2.4.5 Tramitando o Cadastro de Fornecedores
Ao término do preenchimento dos dados do Cadastro do Fornecedor, deve-se clicar no ícone de
encaminhamento
, no canto superior da tela como ilustrado abaixo. Isso vai encaminhar o
Documento de Cadastro de Fornecedor para que ela possa tramitar segundo o fluxo definido.
Figura 65
Figura 66
A tela a seguir será exibida. Caso o usuário tenha a certeza de que o preenchimento do Cadastro
está correto, deve ser clicado o botão “OK”.
O usuário deverá aguardar até que a tela a seguir seja exibida, indicando o sucesso do envio do
Cadastro de Fornecedor:
Figura 67
1.2.4.6 Analisando o Cadastro de Fornecedores
O Usuário ou Grupo de Usuários responsável pela Análise do Cadastro possui duas formas de
acessar uma Pendência de Análise do Cadastro: Acessando a Atividade “Minhas Pendências”,
na tela de interface do sistema OU acessando seu e-mail, utilizando o link recebido em mensagem
automática do sistema.
A Atividade pode ser acessada conforme ilustrado na tela a seguir:
Figura 68
Ao clicar na Atividade acima, a tela a seguir será exibida no canto direito da interface do sistema:
Figura 69
As Pendências do usuário estão separadas conforme o documento e a fase em que ele se
encontra. No exemplo acima nota-se que existe uma Pendência referente ao Fornecedor, que
está na fase “Aguardando Análise do Cadastro”.
A Análise será efetuada ao clicar o ícone
exibida a tela a seguir:
, à esquerda na tela da figura acima, quando será
Rejeitar
Comentários
Figura 70
O usuário encaminhará o Documento para o próximo passo no Fluxo ao clicar o ícone
indicando o término da Análise. Os demais ícones da Barra de Ações permitem:
Rejeição do documento, caso do usuário não concorde com o Documento:
. Neste caso,
o Documento de Cadastro de Fornecedor retornará para o usuário solicitante. Deverá ser
incluído na tela a seguir algum comentário referente à razão da rejeição do documento, de forma
que o usuário solicitante possa providenciar os devidos ajustes. A sequência de telas a seguir
será mostrada:
Figura 71
Figura 72
,
Inclusão de Comentários que serão exibidos juntamente com o Documento para o próximo
usuário que a abrir:
;
Consulta às Tramitações já realizadas, ilustrando quem tomou alguma ação com o
documento, quando isso ocorreu e ainda, onde está o documento, ou seja, para qual grupo de
usuários o documento está pendente para a tomada de uma ação:
A tela a seguir será exibida quando a análise for concluída pelo usuário:
Figura 73
1.2.4.7 Certificando o Cadastro de um Fornecedor
O Usuário ou Grupo de Usuários responsável pela Análise do Cadastro possui duas formas de
acessar uma Pendência de Análise do Cadastro: Acessando a Atividade “Minhas Pendências”, na
tela de interface do sistema OU acessando seu e-mail, utilizando o link recebido em mensagem
automática do sistema.
A Atividade pode ser acessada conforme ilustrado na tela a seguir:
Figura 74
Ao clicar na Atividade acima, a tela a seguir será exibida no canto direito da interface do sistema:
Figura 75
As Pendências do usuário estão separadas conforme o documento e a fase em que ele se
encontra. No exemplo acima nota-se que existe uma Pendência referente à Certificação de
Fornecedor, que está na fase “Aguardando certificação cadastro”.
A Certificação poderá ser realizada ao clicar o ícone
, à esquerda na tela da figura acima,
quando será exibida a tela a seguir:
Rejeitar
Comentários
Figura 76
Neste ponto o usuário poderá Aprovar a Análise efetuada no Cadastro, por meio do ícone
.
Os demais ícones da Barra de Ações permitem:
Rejeitar Análise,
, utilizado quando o usuário Certificador não concorda com a Análise
Técnica da Comissão Permanente de Cadastro. O documento será devolvido para o DELCA, de
forma a encaminhar novamente o documento à Comissão Permanente de Cadastro, conforme
os comentários associados à Rejeição da Análise.
Ajuste do documento, caso do usuário não concorde com o Documento:
. Neste caso, o
Documento de Cadastro de Fornecedor retornará para o usuário solicitante. Deverá ser
incluído na tela a seguir algum comentário referente à razão da rejeição do documento, de forma
que o usuário solicitante possa providenciar os devidos ajustes. A sequência de telas a seguir
será mostrada:
Figura 77
Figura 78
Inclusão de Comentários que serão exibidos juntamente com o Documento para o próximo
usuário que a abrir:
;
Consulta às Tramitações já realizadas, ilustrando quem tomou alguma ação com o
documento, quando isso ocorreu e ainda, onde está o documento, ou seja, para qual grupo de
usuários o documento está pendente para a tomada de uma ação:
A tela a seguir será exibida quando a Certificação for concluída pelo usuário:
Figura 79
A tela a seguir será exibida. Caso o usuário tenha a certeza de que o procedimento de Certificação
está correto, deve ser clicado o botão “OK”.
Figura 80
1.2.5
Inabilitação
Ao clicar na Atividade "Inabilitação", na aba de Atividades da tela inicial do sistema, o usuário
poderá visualizar no lado direito da tela, uma tela de pesquisa de Inabilitação de Fornecedores.
Figura 81
Deve ser sempre informado um CGM, CNPJ ou CPF, conforme desejado, pois do contrário não
será possível pesquisar Fornecedores. No caso de Pessoas Jurídicas, deve ser inserido um CGM
ou CNPJ. Para Pessoas Físicas, informe o CGM ou o CPF.
Figura 82
Ao associar o Número do Processo Administrativo associado à inabilitação de Fornecedor, e clicar
no botão “Pesquisar”, será solicitada uma confirmação abaixo:
Figura 83
Após a confirmação da geração do processo de inabilitação para o Fornecedor, a Inabilitação
poderá ser realizada ao clicar o ícone
, à direita na tela da figura abaixo:
Figura 84
Os documentos referentes à Inabilitação de Fornecedor “Em Elaboração” estão disponíveis para
Edição de seus dados, enquanto que, para Inabilitações “Registradas”, é permitida apenas a
visualização do documento ou das tramitações.
O padrão de ícone para a visualização de informações de documentos é o ícone
, e este será
visto na maioria das telas que exibem as revisões de documentos do sistema. Já ao clicar no ícone
, poderá ser exibida a lista contendo tramitações do documento.
Ao clicar no ícone
abaixo:
, o usuário poderá visualizar a tela padrão de Tramitações, conforme indicado
Figura 85
O ícone “Clique aqui para ver graficamente o fluxo de tramitação...” levará à visualização do Fluxo
do documento de Inabilitação de Fornecedores, conforme definido e aprovado junto à área
competente.
Figura 86
O ícone
permite a impressão do fluxo do documento Inabilitação de Fornecedores.
Ao clicar na Ação de "Edição", representada pelo ícone
, o usuário poderá alterar as
informações do documento cadastrado no sistema, conforme exemplificado pela figura a seguir:
Barra de Ações
Figura 87
Na aba de Histórico, assim como nas demais, será exibida a barra de ações relativas ao fluxo de
trabalho do documento (workflow), na qual o usuário indicará a tramitação do documento. Caso as
informações não estejam corretamente preenchidas, será mostrado o ícone
informações estejam corretas, o ícone
. Caso as
será exibido, permitindo a tramitação do documento. A
figura abaixo ilustra a edição do documento, destacada a Barra de Ações relativas à tramitação do
documento:
Lembre-se de que a opção de edição para a revisão “Em Elaboração” do documento de
Inabilitação de Fornecedores somente será possível até o registro da versão atual do documento,
quando a tela passará a não mais exibir o ícone de edição
, passando a ser necessária a criação
de uma nova revisão para edição. Ao editar um documento de Inabilitação de Fornecedor, podese utilizar o ícone
para sua exclusão enquanto o documento estiver no estado “Em
Elaboração”. O sistema utiliza a última versão certificada em seu dia a dia, até que a versão em
“Elaboração” seja aprovada.
Cada aba da tela permite a manutenção de um conjunto lógico de informações, conforme ilustrado
nas figuras a seguir. A aba de Identificação, ilustrada na figura abaixo, é exibida para a
manutenção de informações cadastrais que identificam a Inabilitação do Fornecedor.
Figura 88
São mostrados os dados de Identificação do Fornecedor, no Grupo Fornecedor, e abaixo, são
mostrados os dados da Identificação da Inabilitação, onde devem ser preenchidos os campos
Justificativa e Base Legal, além das datas de Início e Término do período ao qual será impingida
a Inabilitação do fornecedor.
A aba de Observações, ilustrada pela figura a seguir, permite o cadastramento de observações
pertinentes ao Fornecedor por parte da Prefeitura:
Figura 89
Ao clicar o ícone
, será exibida a tela ilustrada na figura a seguir, onde é permitida a manutenção
de informações sobre Observação para a Inabilitação do Fornecedor. Ao editar uma
Observação, pode-se utilizar o ícone
para sua exclusão. O ícone
direito da tela serve para inclusão de nova Observação, conforme ilustrado a seguir:
, no canto
Figura 90
O ícone
volta para a aba de Observações, após o cadastramento ou edição.
1.2.5.1 Fluxo da Inabilitação
O fluxo relacionado ao documento Inabilitação de Fornecedor está ilustrado na figura abaixo:
Figura 91
1.2.5.2 Tramitando a Inabilitação de Fornecedores
Ao término do preenchimento dos dados da Inabilitação do Fornecedor, deve-se clicar no ícone
de encaminhamento
, no canto superior da tela como ilustrado abaixo. Isso vai encaminhar o
Documento de Inabilitação de Fornecedor para que ela possa tramitar segundo o fluxo definido.
Figura 92
Figura 93
A tela a seguir será exibida. Caso o usuário tenha a certeza de que o preenchimento dos dados de
Inabilitação do Cadastro está correto, deve ser clicado o botão “OK”.
O usuário deverá aguardar até que a tela a seguir seja exibida, indicando o sucesso do envio da
Inabilitação de Fornecedor:
Figura 94
1.2.5.3 Analisando a Inabilitação de Fornecedores
O Usuário ou Grupo de Usuários responsável pela Análise da Inabilitação possui duas formas de
acessar uma Pendência de Análise da Inabilitação: Acessando a Atividade “Minhas Pendências”,
na tela de interface do sistema OU acessando seu e-mail, utilizando o link recebido em mensagem
automática do sistema.
A Atividade pode ser acessada conforme ilustrado na tela a seguir:
Figura 95
Ao clicar na Atividade acima, a tela a seguir será exibida no canto direito da interface do sistema:
Figura 96
As Pendências do usuário estão separadas conforme o documento e a fase em que ele se
encontra. No exemplo acima nota-se que existe uma Pendência referente à Inabilitação de
Fornecedor, que está na fase “Aguardando Análise da Inabilitação”.
A Análise será efetuada ao clicar o ícone
, à esquerda na tela da figura acima, quando será
exibida a tela a seguir:
Rejeitar
Comentários
Figura 97
O usuário encaminhará o Documento para o próximo passo no Fluxo ao clicar o ícone
indicando o término da Análise. Os demais ícones da Barra de Ações permitem:
Rejeição do documento, caso do usuário não concorde com o Documento:
. Neste caso,
o Documento de Inabilitação de Fornecedor retornará para o usuário solicitante. Deverá ser
incluído na tela a seguir algum comentário referente à razão da rejeição do documento, de forma
que o usuário solicitante possa providenciar os devidos ajustes. A sequência de telas a seguir
será mostrada:
Figura 98
,
Figura 99
Inclusão de Comentários que serão exibidos juntamente com o Documento para o próximo
usuário que a abrir:
;
Consulta às Tramitações já realizadas, ilustrando quem tomou alguma ação com o
documento, quando isso ocorreu e ainda, onde está o documento, ou seja, para qual grupo de
usuários o documento está pendente para a tomada de uma ação:
A tela a seguir será exibida quando a Análise da Inabilitação for concluída pelo usuário:
Figura 100
1.2.5.4 Inabilitando o Cadastro de um Fornecedor
O Usuário ou Grupo de Usuários responsável pela Análise do Cadastro possui duas formas de
acessar uma Pendência de Análise do Cadastro: Acessando a Atividade “Minhas Pendências”, na
tela de interface do sistema OU acessando seu e-mail, utilizando o link recebido em mensagem
automática do sistema.
A Atividade pode ser acessada conforme ilustrado na tela a seguir:
Figura 101
Ao clicar na Atividade acima, a tela a seguir será exibida no canto direito da interface do sistema:
Figura 102
As Pendências do usuário estão separadas conforme o documento e a fase em que ele se
encontra. No exemplo acima nota-se que existe uma Pendência referente à Inabilitação de
Fornecedor, que está na fase “Aguardando Inabilitação do Fornecedor”.
A Inabilitação poderá ser realizada ao clicar o ícone
quando será exibida a tela a seguir:
, à esquerda na tela da figura acima,
Rejeitar
Comentários
Figura 103
Neste ponto o usuário poderá Aprovar a Inabilitação efetuada no Cadastro, por meio do ícone
, ou solicitar algum ajuste, utilizando-se o ícone
.
Os demais ícones da Barra de Ações permitem:
Rejeição do documento, caso do usuário não concorde com o Documento:
. Neste caso,
o Documento de Inabilitação de Fornecedor retornará para o usuário solicitante. Deverá ser
incluído na tela a seguir algum comentário referente à razão da rejeição do documento, de forma
que o usuário solicitante possa providenciar os devidos ajustes. A sequência de telas a seguir
será mostrada:
Figura 104
Figura 105
Inclusão de Comentários que serão exibidos juntamente com o Documento para o próximo
usuário que a abrir:
;
Consulta às Tramitações já realizadas, ilustrando quem tomou alguma ação com o
documento, quando isso ocorreu e ainda, onde está o documento, ou seja, para qual grupo de
usuários o documento está pendente para a tomada de uma ação:
A tela a seguir será exibida quando a Inabilitação for concluída pelo usuário:
Figura 106
A tela a seguir será exibida. Caso o usuário tenha a certeza de que o procedimento de Inabilitação
está correto, deve ser clicado o botão “OK”.
Figura 107
1.2.6
Certificados
Esta atividade é utilizada para consulta de informações referentes aos Certificados dos
Fornecedores no sistema.
Ao clicar na Atividade "Certificados", na aba de Atividades da interface inicial, o usuário poderá
visualizar no lado direito da tela uma lista de ramos de fornecimento cadastrados no sistema,
conforme ilustrado na figura abaixo:
Figura 108
Ao digitar um argumento de pesquisa, que pode ser um CGM, CNPJ, CPF ou ainda a indicação de
“Todos os Fornecedores”, e clicar no botão “Pesquisar”, uma lista de fornecedores cadastrados no
sistema é apresentada, conforme figura abaixo:
Figura 109
O ícone
O ícone
permite a visualização das Tramitações do documento de Cadastro do Fornecedor.
permite a visualização dos dados do Fornecedor, e o ícone
do Certificado do Fornecedor cadastrado.
Ao clicar no ícone
, o Certificado será exibido conforme exemplo a seguir:
permite a visualização
Figura 110
Ao clicar no ícone
abaixo:
, o usuário poderá visualizar a tela padrão de Tramitações, conforme indicado
Figura 111
O ícone “Clique aqui para ver graficamente o fluxo de tramitação...” levará à visualização do Fluxo
do Cadastro de Fornecedores, conforme definido e aprovado junto à área competente.
Figura 112
O ícone
permite a impressão do fluxo do documento Cadastro de Fornecedores.
2. Controle de Versão
Data
Versão
Descrição
17/02/2012
1.0
Versão
Autor
inicial
contendo
descrição
geral
de Claudio
funcionalidades do módulo no GESPRO
12/03/2012
1.1
Rosemberg
Alteração incluindo distinção entre CRC – Certificado de Claudio
Registro Cadastral para todas as modalidades, e CRS – Rosemberg
Certificado de Registro Simplificado, para a modalidade
convite.