MINISTÉRIO DO EXÉRCITO TREINAMENTO EM GESTÃO POR PROCESSOS Parte II – Gestão Estratégica da Informação e do Conhecimento PROF. NEWTON MEYER FLEURY [email protected] Mudanças no Ambiente da Gestão • Agilidade na resposta às demandas • Qualidade dos produtos e serviços • • Adaptação às mutações no ambiente externo • MAIO/2006 Capacidade de inovação Menores custos de produção e distribuição Newton Meyer Fleury 2 Complexidade do Sistema Organizacional • • • Mais risco na tomada de decisões (incerteza) Mais interconexões nas consequências das decisões (agentes econômicos e atores sociais externos) Substituição de contratos de trabalho por contratos de negócios (terceirização e downsizing) • Pressões do ambiente externo Maior eficácia e eficiência na gestão, tendo como base decisões adequadas a respeito dos fatos do negócio MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 3 Eficácia e Eficiência do Processo Decisório Eficácia Grau em que uma ação leva a um resultado / impacto desejado Eficiência Grau em que uma ação alcança objetivos quanto à minimização de custos / esforços, dentro de determinados requisitos quanto à eficácia James Emery Management Information Systems: the critical strategic resource 1987 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 4 Competência do Gestor COGNIÇÃO EXPERIÊNCIA DIMENSÕES DA COMPETÊNCIA LINGUAGEM MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 5 Ativos Intangíveis Estratégicos CONHECIMENTO INFORMAÇÃO ATIVOS INTANGÍVEIS ESTRATÉGICOS SISTEMA DE INFORMAÇÃO MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 6 Objeto da Disciplina Reflexão sobre as oportunidades de obtenção de maior eficácia e eficiência na gestão dos processos do negócio, tendo como base a utilização da informação e do conhecimento para suporte à tomada de decisões, e utilizando o sistema de informação como meio propiciador MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 7 Processo Decisório, Informação e Conhecimento Processos do Negócio Dado Sistema de Informação Processo Decisório Informação Conhecimento MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 8 Temas Abordados MAIO/2006 1 O processo decisório nas organizações 2 O sistema de informação no contexto do processo decisório 3 A informação e o conhecimento no contexto do processo decisório 4 Processos e práticas de criação e disseminação do conhecimento 5 Indicadores de desempenho como apoio ao processo de gestão Newton Meyer Fleury 9 (1) O PROCESSO DECISÓRIO NAS ORGANIZAÇÕES MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 10 Contexto do Processo Decisório Informações externas Informações internas Decisões Ambiente externo MAIO/2006 Ambiente interno Newton Meyer Fleury 11 Objeto de Gestão Processo MAIO/2006 Sub-processo Objeto de gestão Decisão Gerir sistemas de abastecimento de água Distribuir água Aproveitamento produção física água Comercializar serviços Gerir inadimplência Inadimplência pagamento faturas Gerir relacionamento Interagir clientes Satisfação do cliente com da de Constatada perda significativa na distribuição, investiga-se a causa do problema e toma-se uma decisão corretiva no das Constatada inadimplência sistemática nos pagamentos, suspende-se o abastecimento Newton Meyer Fleury Constatada uma reclamação, investiga-se o problema e adota-se ação corretiva 12 Processo Decisório nas Organizações Decisões Estratégicas Controle de Gestão Nível do Conhecimento Decisões Operacionais Kenneth Laudon & Jane Laudon Sistemas de Informação Gerenciais 2004 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 13 Características do Processo Decisório Estruturada / Não Estruturada Tipos de decisão no ambiente de negócios Recorrente / Não Recorrente MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 14 Etapas do Processo Decisório Inteligência Projeto Implementação (análise) Escolha MAIO/2006 Haag, Cummings & Dawkins Management Information Systems for the Information Age Newton Meyer Fleury 1998 15 Dinâmica do Processo Decisório Subsistema gestor Subsistema gerido MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 16 Dinâmica do Processo Decisório DADOS INTERNOS INFORMAÇÕES PARA DECISÃO TOMADA DE DECISÃO DADOS EXTERNOS EFEITOS EXTERNOS AVALIAÇÃO DOS EFEITOS MAIO/2006 EFEITOS INTERNOS Newton Meyer Fleury INDICADORES DE DESEMPENHO 17 (2) O SISTEMA DE INFORMAÇÃO NO CONTEXTO DO PROCESSO DECISÓRIO MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 18 Sistema de Informação Um sistema de informação pode ser definido técnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações, destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Além de dar suporte à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos Laudon & Laudon Sistemas de Informação Gerenciais 2004 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 19 Sistema de Informação Conjunto organizado de pesssoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados, que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização James O’Brien Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na Era da Internet 2001 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 20 Sistemas de Informação na Empresa ORGANIZAÇÃO TECNOLOGIA SISTEMA DE INFORMAÇÃO PESSOAS MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 21 Tecnologia da Informação Qualquer meio computacional (computerbased tool) que as pessoas utilizam para trabalhar com a informação e para suportar as necessidades de processamento de informações dentro de uma organização (e com o ambiente externo) Management Information Systems for the Information Age Haag, Cummings & Dawkins 1998 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 22 Dinâmica, Eficácia e Eficiência do Sistema de Informação MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 23 Propriedades de Qualidade dos Sistemas de Informação 1. Eficácia 2. Eficiência 3. Disponibilidade de informações de saída relevantes 4. Seletividade das informações geradas 5. Grau de “inteligência” das transsações 6. Atualidade dos dados e informações 7. Tempo de resposta do sistema 8. Acuidade dos dados e informações 9. Generalidade 10.Flexibilidade 11.Confiabilidade 12.Segurança 13.Backup 14.Ergonomicidade 15.Robustez MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 24 Sistema de Informação e Estratégia Empresarial MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 25 Classificação dos Sistemas de Informação MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 26 Sistemas do Nível Gerencial / Estratégico Sistemas de Informações Gerenciais (SIG’s) Sistemas de Apoio à Decisão (SAD’s) MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 27 Características dos Sistemas do Nível Gerencial Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) Atendem ao nível gerencial, munindo os gerentes de relatórios ou de acesso on-line aos registros (indicadores) de desempenho da organização Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) Ajudam os gerentes a tomar decisões não usuais, que se alteram com rapidez e que não são fácilmente especificados com antecedência. Abordam problemas cujo procedimento para chegar a uma solução pode não ter sido totalmente predefinido MAIO/2006 Laudon & Laudon Newton Meyer Fleury Sistemas de Informação Gerenciais 2004 28 Características dos Sistemas do Nível Estratégico Sistemas de Apoio ao Executivo (SAE) Atendem ao nível estratégico da organização. Abordam decisões não rotineiras que exigem bom senso, avaliação e percepção, uma vez que não existe um procedimento préviamente definido para se chegar a uma solução. Os SAEs são projetados para incorporar dados sobre eventos externos como, por exemplo, novas leis tributárias ou novos concorrentes, mas também adquirem informações resumidas do SIG e do SAD internos MAIO/2006 Laudon & Laudon Sistemas de Informação Gerenciais 2004 Newton Meyer Fleury 29 Sistemas de Inteligência de Negócios MAIO/2006 Banco de dados estruturados Banco de Dados não estruturados (Textos) Portais Corporativos (web) Datawarehouse Datamining Textmining Webmining Newton Meyer Fleury 30 (3) A INFORMAÇÃO E O CONHECIMENTO NO CONTEXTO DO PROCESSO DECISÓRIO MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 31 Ativos Intangíveis Aqueles fatores não físicos e recursos sob algum grau de controle que são críticos para o sucesso presente ou futuro do negócio, e que não são demonstrados no balanço financeiro Verna Allee The future of knowledge: increasing prosperity through Value Networks 2003 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 32 Ativos Intangíveis Inovação Práticas Informação Parcerias MAIO/2006 Sistemas ATIVOS INTANGÍVEIS Marcas & Patentes Newton Meyer Fleury Conhecimento Competências 33 O Papel Estratégico da Informação (década de 80) • Organização fundamentada na informação (Peter Drucker) • Economia da informação (Emery) • Matriz de intensidade de informações (Porter & Millar) MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 34 Matriz de Intensidade de Informações Intensidade de informação no produto Baixa Alta Intensidade de informação no processo Refinaria de petróleo Alta Bancos, telecomunicações Baixa MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 35 Economia de Objetos x Economia da Informação “ Cada negócio hoje compete em dois mundos: um mundo físico de recursos que os gerentes podem ver e tocar e um mundo virtual constituído de informações (....) Os executivos devem dedicar atenção a como suas empresas criam valor em ambos os mundos, o físico e o virtual” Jeffrey Rayport & John Sviokla Exploiting the Virtual Value Chain Harvard Business Review, nov/dez, 1995 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 36 Cadeias Virtuais de Valor Desenvolvimento de Produtos e Serviços Fabricação Operação Serviços Distribuição Marketing & Vendas Cadeia Física de Valor Cadeia Virtual de Valor Agregação de Valor ao Negócio MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 37 Conceitos sobre Dado e Informação Processos do Negócio Dado Sistema de Informação Decisão MAIO/2006 Informação Newton Meyer Fleury 38 Dado “ Fatos ou observações crus, normalmente sobre fenômenos físicos ou transações de negócios” James O’Brien Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na Era da Internet - 2001 “ Fatos objetivos, apresentados sem nenhum julgamento ou contexto” Nicholas Bahra Competitive Knowledge Management - 2001 “ Números primários, imagens, palavras, sons, que são derivados da observação ou medição” Donald Hislop Knowledge Management in Organizations- 2005 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 39 Informação Dados que foram convertidos em um contexto significativo e útil para usuários finais específicos James O’Brien Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na Era da Internet - 2001 Dados dotados de relevância e propósito Peter Drucker As Novas Realidades - 1997 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 40 Informação Dados categorizados, analisados, sumarizados e colocados em um contexto. Informação consequentemente são dados dotados de relevância e propósito Nicholas Bahra Competitive Knowledge Management - 2001 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 41 Informação Dados organizados em um padrão com significado, dados onde algum insumo intelectual foi agregado Donald Hislop Knowledge Management in Organizations - 2005 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 42 Fontes e Tipos de Informações ESTRUTURADAS EXTERNA FONTES E TIPOS DE INFORMAÇÕES NÃO ESTRUTURADAS INTERNA ESTRUTURADAS MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 43 Bases de dados e aplicativos informatizados Arquivos e documentos convencionais Fontes de Obtenção da Informação Pessoas e grupos Web MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 44 Conceitos sobre Conhecimento e Compreensão Processos do Negócio Dado Sistema de Informação Decisão Informação Conhecimento MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 45 Contextualização do Conhecimento CONHECIMENTO “Domínio, teórico ou prático, de um assunto, uma arte, uma ciência, uma técnica etc; competência, experiência, prática” Antônio Houaiss Dicionário Houaiss da Lingua Portuguesa - 2001 CONHECIMENTO “ Informação valiosa da mente humana, que inclui reflexão, síntese e contexto” Thomas H. Davenport Ecologia da Informação MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 46 Contextualização do Conhecimento CONHECIMENTO “ Informação em ação…. No contexto comercial e organizacional, o conhecimento é aquilo que as pessoas em uma empresa sabem acerca de seus clientes, produtos, processos, erros e acertos, seja este conhecimento tácito ou explícito” Carla O’ Dell & Jackson Grayson Jr. Ah…Se Soubéssemos Antes o que Sabemos Agora - 2000 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 47 Contextualização do Conhecimento CONHECIMENTO “ Dados ou informações com um nível mais aprofundado de análise intelectual agregada, onde eles são interpretados, significado é agregado, e existe estruturação e ligação com sistemas existentes de crenças e contextos de conhecimento” Donald Hislop Knowledge Management in Organizations - 2005 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 48 Conhecimento e Compreensão Compreensão (Knowing) Conhecimento (knowledge) Informação MAIO/2006 Dado Newton Meyer Fleury 49 Dimensões do Conhecimento Dimensão epistemológica Explícito Dimensão ontológica Tácito Indivíduo MAIO/2006 Grupo Nonaka & Takeuchi Criação de Conhecimento na Empresa 1997 Newton Meyer Fleury Organização Ambiente 50 Acervos de Conhecimento Explícito “Relatórios” De Clientes Manuais de Procedimentos Fontes de Conhecimento Explícito Relatórios Gerenciais Sistemas “especialistas” MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 51 Acervos de Conhecimento Explícito “Relatórios” De Clientes Manuais de Procedimentos Fontes de Conhecimento Explícito Relatórios Gerenciais Sistemas “especialistas” MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 52 Existência do Conhecimento PROCEDURAL (saber o que fazer) MAIO/2006 DECLARATIVO (saber o que é conhecido) Newton Meyer Fleury 53 Existência do Conhecimento “ALGO” IMPLÍCITO OU EXPLÍCITO MAIO/2006 FLUXO Newton Meyer Fleury 54 (4) PROCESSOS E PRÁTICAS DE CRIAÇÃO E DISSEMINAÇÃO DO CONHECIMENTO MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 55 Processo (1) Série de ações, mudanças ou funções levando a resultados (2) Atividade ou função natural e contínua (como respiração e cognição) Verna Allee The future of knowledge: increasing prosperity through Value Networks 2003 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 56 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury Conhecimento Utilização Acesso Organização Coleta Criação Processo de Criação e Disseminação do Conhecimento 57 Processos de Criação e Disseminação do Conhecimento David Skyrme Ciclos do Conhecimento Processos de criação e disseminação do conhecimento Nonaka & Takeuchi Espiral do Conhecimento Tissen et all Círculo Do Conhecimento MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 58 Processos de Criação e Disseminação do Conhecimento Materialização Criação (2) (1) Ciclo de Inovação Identificação Difusão Classificação (2) (1) (3) Ciclo de Captação A Compartilha mento Organização Difusão Acesso e Uso MAIO/2006 David Skyrme Knowledge Networking: Creating the collaborative enterprise 1999 Newton Meyer Fleury (3) 59 Espiral do Conhecimento Conhecimento Tácito Conhecimento Explícito Conhecimento Tácito SOCIALIZAÇÃO EXTERNALIZAÇÃO Conhecimento Explícito INTERNALIZAÇÃO COMBINAÇÃO Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi Criação de Conhecimento na Empresa 1997 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 60 Círculo do Conhecimento Círculo do conhecimento Baseado em The knowledge circle in Value-based knowledge management René Tissen et all MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 61 Práticas de Gestão do Conhecimento São atividades voltadas à produção, retenção, disseminação, compartilhamento ou aplicação do conhecimento, dentro das organizações e na relação dessas com o mundo exterior Fábio Ferreira Batista Governo que Aprende: Gestão do Conhecimento em Organizações do Executivo Federal Texto para discussão 1022 IPEA / Março 2004 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 62 Características das Práticas de Gestão do Conhecimento 1. Executadas regularmente 2. Voltadas ao apoio à gestão da organização 3. Baseadas em padrões de trabalho, métodos e ferramentas 4. Voltadas para produção, captação, retenção, compartilhamento ou aplicação do conhecimento 5. Ações no âmbito interno da organização ou nas relações com o ambiente externo Fábio Ferreira Batista Governo que Aprende: Gestão do Conhecimento em Organizações do Executivo Federal Texto para discussão 1022 IPEA / Março 2004 MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 63 Tipologia de Práticas de Gestão do Conhecimento Informação 1. 2. Retroalimentação 3. Interação Socialização Intelecto Captação, estruturação e reutilização do conhecimento Identificação de fontes e redes de “expertise” Geração de indicadores de desempenho 1. Captação e compartilhamento de lições aprendidas com a prática 2. Parcerias e aprendizado com o ambiente externo 1. 2. Desenvolvimento de competências Inteligência competitiva Cognição MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 64 (5) INDICADORES DE DESEMPENHO COMO APOIO AO PROCESSO DE GESTÃO MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 65 Gestão por Resultados • Origem na Administração por Objetivos (APO) (teoria neoclássica da administração) • Peter Drucker: The Practice of Management (1954) • Características da APO (Idalberto Chiavenato) 1. Estabelecimento de objetivos 2. Ênfase na mensuração e no controle de resultados 3. Contínua avaliação, revisão e reciclagem dos planos 4. Hierarquia de objetivos MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 66 Gestão por Resultados na Administração Pública As organizações públicas não têm fins lucrativos, seus objetivos maiores não estão portanto centrados no retorno econômico – financeiro do investimento, e sim no resultado social e político, materializado em impactos nas comunidades para as quais os serviços estão direcionados (eficácia), a partir da prestação de um serviço com excelência, a preços (tarifas) justos e a custos adequados (eficiência) MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 67 Quadro de Bordo Um Quadro de Bordo “é um instrumento de síntese e de visualização das perspectivas de avaliação de resultados, uma organização permanente e sistemática de informações, englobando umconjunto de indicadores de desempenho” MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 68 Estruturação de um Quadro de Bordo PERSPECTIVA OBJETIVOS E INDICADORES DE DESEMPENHO RESULTADO GLOBAL (FINANCEIRO / CRIAÇÃO DE VALOR PÚBLICO) IMPACTO NO CLIENTE / USUÁRIO PROCESSOS DE TRABALHO INTERNOS APRENDIZADO / INOVAÇÃO / CRESCIMENTO MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 69 Indicadores de Desempenho Um Indicador de Desempenho (ID) é um dado objetivo que descreve uma situação do ponto de vista estritamente quantitativo, por meio do qual se constata um resultado Um ID deve se revestir de duas características básicas: • deve constituir uma relação entre variáveis mensuráveis e possíveis de serem obtidas • o resultado obtido (apurado) deve estar relacionado a uma meta pré-estabelecida MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 70 Gestão Apoiada em Indicadores de Desempenho (Método BSC) BSC BALANCED SCORECARD Missão e Visão de Futuro Resultado Global MAIO/2006 Consumidor Cliente Processos Internos Newton Meyer Fleury Aprendizado Inovação Crescimento 71 Gestão Apoiada em Indicadores de Desempenho Missão e Visão de Futuro Resultados “Quais objetivos devemos atingir para satisfazer nossos acionistas?” Mercado / Cliente / Usuário “O que devemos oferecer aos nossos clientes para atingir os resultados desejados?” Processos de Trabalho Internos “Para encantar nossos clientes, em quais processos devemos ser excelentes ?” Aprendizado / Inovação “O que devemos aprender e inovar para atingir sempre nossas metas?” MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 72 Gestão Apoiada em Indicadores de Desempenho A Estratégia OBJETIVOS É preciso descrever a estratégia através de um conjunto de objetivos INDICADORES/METAS Para alcançar objetivos é preciso mensurá-los através de medidas = metas PLANOS DE AÇÃO/PROJETOS Para garantir que as metas sejam atingidas, é preciso ter PA ligados a elas AVALIAÇÃO DA ESTRATÉGIA Metas e PA precisam ser avaliados periodicamente para alcançar os objetivos MAIO/2006 Newton Meyer Fleury 73 Mapa Estratégico Rel. perspecti... Cause-and-effect Cause-and-effect Cause-and-effect Strategy Perspective Eficácia Eficiência Impacto Social Ser Competitiva, Sólida Financeiramente e Autônoma Seja uma Referência no Setor de Saneamento Racionalização de Custos Resultados Perspective Elevado Grau de Satisfação dos seus Clientes Tenha uma Maior Oferta de Serviços e Maior Área de Atuação Atendimento Superior Atenda Todas os Segmentos da População com Tarifas J ustas Merc ado / Cliente Perspective Seja Ágil, Flexível, Integrada e Dotada de Controles de Gestão Adequados Seja Aberta à Participação da Comunidade nas Dec isões Estratégicas Seja Reconhecida Pela Excelência dos Processos Processos Internos Perspective Desenvolvimento RH / TI MAIO/2006 Promova a Cidadania e o Desenvolvimento Sóc io-Econômico Invista Substancialmente no Desenvolvimento Tecnologias, Pesquisas e Sistemas Seja Referência na Gestão de Pessoas Newton Meyer Fleury Tenha Modelo de Gestão Compartilhada (Estado, Munic, Socied. e Inic. Privada) Possua e Pratique o Código de Ética 74 Perspectiva Resultados MAIO/2006 Objetivos de Desempenho Indicadores de Desempenho (ID) e Metas (M) Universalizar os serviços ID = cobertura da distribuição de água canalizada (população atendida / população total) M = cobertura do serviço para 100% da população urbana e 70% para a população rural Mercado / Cliente Aumentar o número de concessões ID = Taxa de crescimento dos serviços concedidos M = crescimento de 35% Processos Internos Reduzir perda não física de receita potencial ID = aproveitamento da produção física (volume produzido faturado / volume produzido total) M = perda não física máxima de 16% do volume produzido Aprendizado / Inovação Investir no desenvolvimento de novas tecnologias ID = investimento em pesquisa e desenvolvimento (valor aplicado em P&D / receita arrecadada) M = investir 1% da receita arrecadada em P&D Newton Meyer Fleury 75