Administração
Conceitos Básicos
de
Gestão de Projetos
Luciano Venelli Costa
Objetivos
9 Diferenciar um projeto de um processo.
9 Compreender o ambiente que cerca os
projetos.
9 Identificar as fases do ciclo de vida de um
projeto.
9 Compreender as estruturas de organização
de um projeto e os diversos papéis.
9 Aprender a iniciar adequadamente um
projeto na fase conceitual.
O que é um projeto?
Organizações executam
trabalho
Projetos
Serviços
continuados
(processos)
• Executados por pessoas
• Restringidos por recursos limitados
• Planejados, executados e controlados
• Temporários
• Únicos
• Contínuos
• Repetitivos
Projetos temporários com o objetivo de
criar produtos únicos
Projetos temporários:
9 Começo e fim bem
definidos.
9 Fim: quando os
objetivos são
alcançados ou não
poderão mais ser
atingidos.
9 Equipe normalmente é
desmontada após o
término do projeto.
Produto ou serviço único:
9 Nunca foi feito antes,
mesmo que já tenham
sido feitos produtos da
mesma categoria. Ex:
edifícios, novos carros...
O ambiente que cerca os projetos
9 Mudanças: globalização, preservação
ambiental, desverticalização, desintermediação,
crise do Estado, etc.
9 Competitividade: âmbito estrutural ou político
(foge do controle das empresas), âmbito setorial
(parcerias, clientes, fornecedores,
concorrentes), âmbito interno (melhoria dos
processos internos).
9 Vantagens competitivas: qualidade, velocidade,
confiabilidade, flexibilidade e custo.
Projetos de investimento e
financiamento
Retorno sobre o
investimento
Investimento
t
Estratégia
Empresa funcionando com a mudança
Estratégia
Início do
projeto
Gestão do projeto
Fim do
projeto
Empresa
funcionando
com mudança
O que é Gestão de Projetos?
Atingir ou exceder as
Gestão (gerência) de
necessidades e expectativas
projetos é a aplicação
das partes envolvidas
de conhecimentos,
envolve o equilíbrio entre
habilidades e técnicas
demandas concorrentes:
para projetar atividades
que visem atingir ou
9Escopo, prazo, custo e
exceder as
qualidade;
necessidades e
9Diferentes necessidades e
expectativas das partes
expectativas das partes
envolvidas, com relação
envolvidas;
ao projeto.
9Necessidades concretas e
expectativas.
Objetivos da administração de um
projeto
Alcançar controle adequado do projeto, de
modo a assegurar sua conclusão no prazo e
no orçamento determinado, obtendo a
qualidade estipulada.
Prazo
Custo
Escopo
Qualidade
Conhecimento para gerenciar projetos
PMBOK: Project Management Book of Knowledge
Universo de conhecimento em Gestão de Projetos
Administração Geral:
•Comportamento organizacional
•Previsão financeira
•Técnicas de Planejamento
•Administração da Produção
•Logística
Áreas de aplicação:
•Desenvolvimento
de software
•Indústria farmacêutica
•Engenharia civil
Quem certifica o Gerente de Projetos?
Quem certifica?
9Nos EUA: PMI – Project Management
Institute - www.pmi.org
9No Reino Unido: APM – Association for
Project Management - www.apm.org.uk
9PMI em São Paulo: www.pmisp.org.br
Projeto x processo
Responda quais dos trabalhos abaixo são projetos
(P) e quais são serviços continuados (C)
1. (
2. (
3. (
4. (
5. (
) A equipe é permanente
) Tem orçamento anual
) Construção de um novo prédio
) Manutenção preventiva do carro
) Produzir automóveis personalizados na
linha de montagem
6. ( ) Comprar a primeira casa própria
7. ( ) Implantar um sistema de ERP na empresa
Ciclo de vida do projeto
9 O conjunto das fases de um projeto é
conhecido como Ciclo de vida do projeto.
9 Todas as fases devem ter:
9Início e término;
9Subproduto resultante do término da fase;
9Os subprodutos de uma fase devem ser
aprovados antes do início da próxima fase.
Ciclo de vida típico
FASES: I. Conceitual
II. Planejamento
III. Execução
IV. Conclusão
R
E
C
U
R
S
O
S
I
II
III
IV
TEMPO
Preparação
(conceitual)
Estruturação
(planejamento)
Execução
Conclusão
Ideia inicial
Montagem da
equipe
Realização
das atividades
Apresentação
do produto
Detalhamento
dos planos
Controle do
progresso
Aprovação
Administração
de mudanças
no escopo,
prazo e custo
Definição do
produto
Definição das
atividades,
prazos e
custos
Mobilização
dos recursos
Proposta
básica
Início do
projeto
Conclusão do
produto
Aprovação do
cliente
Fechamento
administrativo
– relatórios,
balanços
Desemobilização dos
recursos
Início de novo
ciclo de vida
Aprovação
Fase I - Conceitual
Objetivo: elaborar um Project Charter (Proposta básica
do Projeto)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Patrocinador, gerente do projeto e equipe básica
Objetivos e metas
Escopo e não-escopo do projeto
Justificativas para o projeto
Requisitos e necessidades externas ao projeto
Expectativas da administração (ou do cliente) sobre o projeto
Ligações com outros projetos (internos ou externos à
organização)
8. Estimativa de recursos e prazos necessários para o projeto
9. Medidas de desempenho (indicadores – avaliação)
Escopo e não-escopo
O que será entregue ao final?
E o que não será entregue?
Ex: comércio eletrônico
Site com banco
de dados
Seleção de
funcionários
Replanejamento de
estoques
Pagamento de
várias formas
Serviços
de entrega
Escopo
Treinamento
dos
funcionários
Negociação com
bancos para
pagamentos
Não-escopo
Equipe básica
Quem você chamaria para elaborar a
proposta básica do projeto?
•
•
•
•
Seu chefe?
Todas as pessoas que podem executar o
projeto (profissionais especialistas)?
Todos os diretores da empresa ou apenas um?
Os gerentes de todas as áreas ou só das áreas
envolvidas?
Focos importantes
Responsabilidade unificada:
9O projeto deve ter um único elemento para o
qual converge a responsabilidade pelo
conjunto de atividades e sua integração. Esse
elemento é o Gerente do Projeto.
9O projeto deve abranger todas as áreas
funcionais envolvidas, ao longo de todo o
projeto. Consiste em envolver as pessoaschave desde o início para garantir o
comprometimento (Estrutura organizacional)
Estruturas organizacionais em
projetos
A posição do projeto dentro da
estrutura da organização é forte
determinante das pessoas a serem
escolhidas a gerenciar e a
participar das várias fases do
projeto.
Organização mãe
DIRETOR
GERAL
Tecnologia e
engenharia
Operações
Marketing e
vendas
Finanças
PROJETO
Posicionamento na estrutura da
organização mãe
PROJETO AUTÔNOMO ou
ESTRUTURA
PROJETIZADA
Tecnologia e
engenharia
Gerente e
equipe do
projeto
Executivo
principal
Operações
Marketing e
vendas
Finanças
A organização autônoma do projeto está
separada da organização permanente.
Posicionamento na estrutura da
organização mãe
PROJETO FUNCIONAL
MONODISCIPLINAR
Tecnologia e
engenharia
Um projeto funcional
monodisciplinar é um
apêndice de uma área
funcional.
Executivo
principal
Operações
Marketing e
vendas
Projeto de
Kaizen
Projeto de
campanha
publicitária
Finanças
Posicionamento na estrutura da
organização mãe
PROJETO FUNCIONAL
MULTIDISCIPLINAR
Tecnologia e
engenharia
Um projeto funcional
multidisciplinar envolve
diversas áreas sem um
gerente do projeto
Executivo
principal
Operações
Marketing e
vendas
Finanças
Fabricação
do novo
produto
Comercialização do
novo
produto
Custos e
preços do
novo
produto
Projeto e
teste do
novo
produto
Posicionamento na estrutura da
organização mãe
PROJETO MATRICIAL
Executivo
principal
Um projeto matricial é
uma solução para
coordenar recursos de
várias áreas funcionais
Sistemas de
informação
Consultoria
Auditoria
Pessoas de
sistemas
Pessoas de
consultoria
Pessoas de
auditoria
Gerente
do
Projeto
Serviços
Centrais
- Finanças
- RH
- Serviços
gerais
Estruturas matriciais
9FUNCIONAL
9O gerente do projeto tem menos autoridade
sobre a equipe que os gerentes funcionais.
9PROJETIZADA
9O gerente do projeto tem mais autoridade
sobre a equipe que os gerentes funcionais.
Principais papéis em uma estrutura matricial
PROJETO MATRICIAL
GERENTE DO PROJETO
• Faz acontecer o projeto
• assegura que os esforços das
áreas funcionais estejam
disponíveis e sejam integrados
• exerce influência com
autoridade limitada
Sistemas
• desempenho depende
das de
informação
habilidades pessoais
Gerente
do
Projeto
Pessoas de
sistemas
Executivo
principal
Consultoria
Pessoas de
consultoria
PATROCINADOR
• Arbitra conflitos
• estimula negociações
• assegura soluções
• observa e assegura o equilíbrio
de poderes na gestão de projetos
GERENTE FUNCIONAL
• Compartilha recursos
• Equilibra necessidades e
prioridades dos múltiplos projetos
• acompanha as atividades Serviços
Auditoria
Centrais
- Finanças
ESPECIALISTA
- RH
• Equilibra interesses e demandas
Pessoasentre
de os GF e GP- Serviços
conflitantes
• Executa
as atividades do
auditoria
gerais
projetos
ESTRUTURA DE PROJETOS MÚLTIPLOS
Comitê de Gestão de
Projetos
Coordenador de
projetos
Ger. Proj 1
Ger. Proj 2
Ger. Proj 3
Área funcional
1
Executivo
principal
Área
funcional 2
Área funcional
3
Organograma linear ou
Matriz de responsabilidades
A
4. Montar equipe para preparação do
plano mestre do projeto
P
R
P
5. Montar plano de trabalho e definir
atribuições na equipe
R
6. Elaborar o plano do projeto
R
Executivo
principal
R
3. Indicar gerente do projeto
Gerente de
programas
R
2. Autorizar o início do projeto
Gerente de
projeto
1. Identificar e analisar idéias e
oportunidades de projetos
Gerentes
funcionais
Comitê de
gestão de
projetos
Departamentos
Atividades/
decisões do ciclo de vida
R: responsável
A: tem autoridade para aprovar ou vetar uma decisão
C: deve ser consultado
I: deve ser informado
P: participa da atividade ou decisão
P
7. Orientar a preparação e avaliar a
qualidade do plano do projeto
R
8. Apresentar e explicar a proposta de
projeto ao comitê
R
P
Envolver na concepção do projeto
(Fase I)
9 Patrocinador?
9 Da alta administração
9 Deve estar interessado no sucesso do projeto
9 Influi estrategicamente em prioridades e conflitos
9 Não é necessariamente quem financia o projeto (cliente)
9 Gerente do projeto?
9 Alguém com competência e interesse em ser o condutor responsável
pelos resultados
9 Equipe básica
9 Gerentes das áreas funcionais que auxiliam na definição do escopo do
projeto
9 São responsáveis por recursos da organização (materiais e humanos)
9 Ajudam a definir estimativas de prazos e recursos.
9 Envolvê-los na concepção ajudará a comprometê-los no fornecimento
dos recursos.
Aula-atividade
9Elaborar um Project Charter em grupo
Atividades da semana
9Propostas de projeto individuais
9Perfil do gerente de projetos e equipes
Boa Semana!
Luciano Venelli Costa
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