O sistema de informação como agente
promotor de controlo operacional e
produtividade nas empresas prestadoras
de serviços de contabilidade
PRIMAVERA,
Know-how comprovado no sector
________Síntese
Introdução..................................................................................................................................................... 3
Desafios do setor .......................................................................................................................................... 3
Moneris, uma plataforma global de serviços ................................................................................................ 4
PRIMAVERA Consulting – O Projeto Moneris ........................................................................................ 9
Principais benefícios sentidos na organização ............................................................................................ 10
Soluções implementadas ............................................................................................................................ 10
organizações é enorme e representa um conjunto de
Introdução
desafios, sendo de destacar os seguintes:
O outsourcing de contabilidade é uma realidade
cada vez mais comum entre as PME, as micro empresas
Elevado volume de informação
e as multinacionais a atuar no mercado português, que
procuram serviços especializados no tratamento das
Os gabinetes de contabilidade trabalham
questões relacionadas com a gestão contabilística e
simultaneamente para um leque alargado de empresas
fiscal, com o intuito de poderem focalizar o know-how e
com características ímpares movidas quer por força do
o esforço de todo o seu capital humano no crescimento
negócio em si, quer por questões relacionadas com a sua
do negócio e nas vertentes verdadeiramente críticas da
própria filosofia empresarial e Modus Operandi.
sua operacionalização.
Isto implica o tratamento de um elevado volume de
A contratualização externa deste serviço liberta
informação. Responder de forma eficiente às
as organizações de preocupações associadas ao
necessidades de todos os seus clientes de forma ágil,
cumprimento atempado e contínuo das obrigações
mantendo todo o rigor que é exigido a estas
fiscais inerentes à sua atividade, ao exercício
organizações, é um desafio só transponível com a
contabilístico e consequente extração dos diversos
implementação de um sistema de gestão imbuído de
mapas de análise mensais ou trimestrais (extratos,
métodos de trabalho e procedimentos que permitam
balancetes, demonstração de resultados, balanços,
padronizar e automatizar operações, agilizando a
mapas comparativos, etc.), ou à gestão dos recursos
produtividade.
humanos (inscrições na Segurança Social,
processamento de salários e subsídios, registo e
processamento de faltas, férias, baixa médica, entrega
de folhas de remuneração e pagamentos à Segurança
Social, tratamento IRS, entrega de documentação às
entidades oficiais, etc.).
Segurança e confidencialidade dos dados
A segurança dos dados é um fator crítico neste
negócio. Além da questão da confidencialidade, é
fundamental garantir a segurança dos dados em caso de
Se, por um lado, esta externalização de serviços
permite às empresas uma focalização no seu Core
Business, representa, por outro lado, um acréscimo
significativo de responsabilidade para os gabinetes de
contabilidade que têm o compromisso de garantir a
confidencialidade.
acidente, catástrofe ou mesmo ataque maligno.
Nesse contexto, são necessários sistemas de informação
robustos e complementados com sistemas de
redundância de dados que garantam essa
confidencialidade e inviolabilidade dos dados das
empresas suas clientes.
Desafios do setor
Acompanhamento permanente das alterações legais
e fiscais
A gestão contabilística, financeira e de recursos
humanos, assim como o planeamento da fiscalidade e
outras obrigações a que o tecido empresarial está sujeito
podem ditar o sucesso ou o fracasso de um negócio.
A responsabilidade das empresas que gerem as questões
contabilísticas e fiscais de um leque alargado de
—3
White Paper
O ritmo das alterações legais e fiscais com
implicações na atividade das empresas obriga estas
estruturas a deterem know-how quer na interpretação
quer na aplicação da legislação às empresas suas
clientes nos prazos definidos. Para que a resposta à
permanente evolução legislativa seja célere e eficiente,
estes profissionais carecem do apoio de sistemas de
PRIMAVERA Consulting –
O projeto Moneris
informação que garantam essa atualização contínua,
de forma a libertar os profissionais para o planeamento
O conhecimento adquirido pela PRIMAVERA
eficaz da componente fiscal e para a identificação de
Consulting na adaptação do sistema de gestão
oportunidades de melhor eficiência tributária dos seus
empresarial (ERP) às necessidades concretas de cada
clientes.
área de negócio consubstanciou o desenvolvimento de
um projeto exatamente à medida das necessidades
sentidas pela Moneris. A conciliação desse know-how
Moneris, uma plataforma global
de prestação de serviços
Criado em 2007 com a aquisição estratégica de
um conjunto de empresas de contabilidade dispersas
geograficamente por todo o território nacional, o grupo
com a experiência dos utilizadores chave
(representantes dos vários gabinetes do grupo) resultou
na definição de um projeto de customização totalmente
adaptado às regras do negócio e à estratégia de gestão
definida pelo grupo.
Moneris apresenta-se como uma plataforma alargada
de prestação de serviços de Contabilidade Financeira
e Reporting, Assessoria Fiscal, Recursos Humanos,
Metodologia de implementação PRIMAVERA
(MIP), uma garantia de sucesso
Consultoria Económica, Financeira e de Gestão,
Gestão de Seguros e Aconselhamento Financeiro.
Todo o projeto foi conduzido à luz da
Disponibilizando um conjunto extenso de serviços
Metodologia de Implementação PRIMAVERA (MIP),
de apoio à gestão das empresas, os vários gabinetes
um modelo desenvolvido pela PRIMAVERA com base
de contabilidade do grupo trabalham com mais de
nas melhores práticas internacionais para a modelação
4.500 organizações, desde Micro e PME’s, até algumas
de sistemas informáticos que permite a adaptação da
das maiores empresas nacionais e internacionais a atuar
solução às necessidades de cada organização.
nos diferentes mercados.
A MIP apresenta um conjunto de fases distintas que
A multiplicidade de dados referentes aos vários
cobrem todo o ciclo de vida de um projeto, desde o
milhares de empresas às quais a Moneris presta serviços
levantamento de requisitos e das necessidades de
trouxe ao grupo a necessidade de adotar metodologias
customização, passando pela análise, seguindo-se a
que agilizassem o trabalho através da implementação
construção e culminando com a estabilização.
de um único modelo de trabalho transversal a toda a
sua rede de gabinetes.
Este guia de atuação constitui uma garantia de
sucesso dos vários projetos liderados pela
Com a implementação da solução de gestão
PRIMAVERA, na medida em que prevê a resposta a
PRIMAVERA EXECUTIVE a Moneris pretendia
todos os cenários possíveis, suportando a melhor
aumentar a sua competitividade, através
decisão para cada um deles, de acordo com as
da melhoria da produtividade e da redução de custos.
necessidades de escalonamento, flexibilidade,
modularidade e qualidade exigidas.
—4
White Paper
A MIP contempla os percursos mais ajustados para que todos os projetos cheguem a bom porto
Alguns detalhes do projeto
A solução PRIMAVERA EXECUTIVE está
dotada de um conjunto de caraterísticas que permitem
responder às necessidades transversais de todas as
organizações. Porém, as características do negócio da
Moneris e a própria estrutura do grupo determinaram
um conjunto de necessidades adicionais, às quais a
equipa de consultores deu resposta, nomeadamente:
a produtividade dos diversos gabinetes que integram
o grupo. Para tal foi necessário criar um modelo de
empresa no qual todos os processos estivessem
parametrizados. Aqui, o trabalho da PRIMAVERA
Consulting revelou-se fulcral, tendo permitido
identificar todos os processos comuns, assim como as
interligações entre as parametrizações e os vários mapas
fiscais.
Na impossibilidade de desenhar um modelo
Padronização da informação de mais de 4.500
empresas
O principal objetivo da Moneris passava por
agilizar o processo de gestão das 4.500 empresas suas
clientes, de modo a permitir o tratamento agrupado de
um maior número de informação e assim impulsionar
aplicável a um universo de milhares de empresas dos
mais diversos setores e distintas dimensões, foi criado
um modelo o mais transversal possível contendo os
pontos comuns. Foi, assim, criado um ponto de partida
para a implementação global, minimizando-se o esforço
de multiplicação do modelo pelo número de clientes do
grupo.
Essa matriz constituiu a base para a uniformização de
Este foi um processo delicado face ao volume
todos os processos e modelo de trabalho dos vários
extraordinário de dados e à sua natureza, porquanto a
profissionais que exercem as suas funções nos diversos
sua segurança e inviolabilidade teriam que estar sempre
gabinetes.
salvaguardadas ao longo de todo o processo.
Nesse sentido, o trabalho da PRIMAVERA Consulting
Uniformização de processos entre os vários gabinetes
Aumentar a capacidade de controlo das várias
revestiu-se de extrema importância, tendo-se
conseguido com sucesso transferir num curto espaço
estruturas do grupo, através da uniformização dos
de tempo toda a informação dos diferentes sistemas
processos de negócio era fulcral. Nesse sentido, a
para o PRIMAVERA sem quaisquer perdas de
equipa de consultores da PRIMAVERA procedeu à
informação, nem de produtividade, acautelando o
homogeneização de procedimentos, substituindo os oito
cumprimento do timing de resposta às obrigações
sistemas de gestão implementados nas várias estruturas
fiscais das empresas clientes.
por uma solução global- PRIMAVERA EXECUTIVE.
Esta uniformização trouxe melhorias muito
Automatização de operações de resposta às
significativas no que respeita à fluidez dos processos e à
obrigações fiscais
standardização de métodos de trabalho, com especial
Com a implementação do módulo de Gabinetes,
enfoque no Plano de Contas. Neste caso concreto, foi
uma solução da PRIMAVERA que responde às
criado um modelo único para toda a organização que
necessidades das empresas de contabilidade, foram
passou a ser utilizado por cerca de duas centenas de
automatizadas inúmeras operações e introduzida a
Técnicos Oficiais de Contas que diariamente trabalham
possibilidade de parametrização de um leque alargado
com a aplicação.
de operações em lote.
Assim, a partir do escritório, o utilizador pode executar
Migração de um elevado volume de dados
A migração de um volume tão extenso de
um conjunto de funcionalidades das aplicações em
simultâneo para um conjunto de empresas (Balanços,
dados afigurou-se como um dos grandes desafios
Balancetes, Recibos para todas as empresas, etc.),
deste projeto, ultrapassado com sucesso graças ao
otimizando e rentabilizando o seu trabalho.
desenvolvimento de mecanismos específicos de
migração de dados. Desde logo, foi necessário definir
um formato padronizado para o qual seriam convertidos
Resposta à fiscalidade das diferentes organizações
Num universo de vários milhares de empresas
os dados extraídos de oito sistemas distintos.
existem necessidades distintas, desde logo pelo facto
Posteriormente foi desenvolvido um modelo de
de nem todas terem a obrigatoriedade de responder
migração de dados o mais padronizado e rigoroso
ao Sistema de Normalização Contabilística (SNS).
possível e aplicável a todas as empresas, não só no
Nesse sentido, para responder às obrigações dos clientes
que respeita aos conteúdos, como aos próprios
da Categoria B – profissionais liberais, pequenos
procedimentos. Depois de criado esse modelo padrão
retalhistas e empresas, foi implementado o módulo de
de migração das áreas de Contabilidade, Tesouraria,
Contabilidade Não Organizada. Esta solução permite
Recursos Humanos e Equipamentos e Ativos foram
efetuar o registo de movimentos no âmbito das
igualmente criados mecanismos de automatização que
atividades desta categoria, bem como a criação de
reduziram o esforço humano de replicação do modelo
mapas e relatórios, além do preenchimento e entrega das
para as várias empresas.
Declarações Fiscais associadas.
—6
White Paper
Foi ainda implementado o Plano de Contas e a revisão
Alguns dos benefícios sentidos
do Plano de Contas. Esta implementação obrigou a
alguns desenvolvimentos específicos, nomeadamente
à criação de um novo modelo de base de dados e à
definição de migradores específicos.
Otimização dos processos
Todos os processos foram otimizados de forma a
aperfeiçoar a usabilidade do sistema, através de um
conjunto de melhorias de performance, sendo de
Concentração de toda a infraestrutura num único
destacar o aumento da informação disponível em cada
local
ecrã, evitando-se assim que o utilizador tenha perdas de
Para que houvesse de facto uma uniformização
produtividade ao navegar entre os menus da aplicação
global sustentada num único sistema de gestão
para consulta de diversas informações, uma vez que, em
partilhado pelos vários gabinetes, toda a infraestrutura
média, cada profissional da Moneris trata da
de hardware da Moneris foi instalada num único local
contabilidade de cerca de 100 empresas.
ao qual os utilizadores dos diferentes gabinetes acedem
A concentração da informação disponível trouxe
via remota.
mais-valias significativas na quantidade e na
A dimensão do projeto e a complexidade da
estrutura exigiram, do ponto de vista da instalação, uma
qualidade do trabalho efetuado.
Simultaneamente, todos os processos
grande sofisticação do ambiente de utilização, quer em
implementados foram documentados, o que fomentou a
número de utilizadores, quer em número de servidores,
retenção do conhecimento dentro da organização, assim
assim como a duplicação de caminhos de acesso.
como uma maior facilidade de manutenção do sistema.
Para tal, foi criado um modelo otimizado e sustentável,
desenhado com o intuito de minimizar ao máximo os
problemas de performance. Nesse sentido, optou-se por
Aumento da operacionalidade / produtividade
Do ponto de vista operacional houve ganhos
instalar um esquema com vários servidores SQL e
elevados, graças à melhoria das condições de
Terminal Servers. Esta arquitetura de hardware
disponibilidade do sistema. A arquitetura de
obrigou ao desenvolvimento de um conjunto de
hardware instalada aumentou de forma significativa
rotinas de instalação para automatizar o processo o
a operacionalidade do sistema para toda a rede de
mais possível, bem como ao desenvolvimento de novas
gabinetes do grupo, acabando com as perdas de
funcionalidades que garantissem a fiabilidade do
produtividade motivadas pela inoperacionalidade.
processo, além do desenvolvimento de automatismos
de replicação das atualizações em todos os Terminal
Servers.
Rapidez de execução e eficiência das operações
Graças à automatização de um conjunto de
Graças a esta centralização foi possível melhorar
operações, bem como à possibilidade de parametrização
o controlo da operacionalidade do sistema, aumentar a
de operações em lote, foi possível agilizar a resposta às
capacidade de processamento e centralizar a
necessidades das empresas clientes da Moneris, bem
informação.
como assegurar uma maior eficiência dessas operações.
—7
White Paper
Redução de custos
do negócio, assim como um maior controlo sobre
A concentração de toda a infraestrutura num único
o mesmo.
local permitiu uma redução significativa de custos com
hardware, assim como uma diminuição dos custos de
Maior segurança dos dados
manutenção dos sistemas, na medida em que basta um
A segurança e a inviolabilidade dos dados das
técnico para assegurar a manutenção e disponibilidade
empresas clientes é um fator crítico neste negócio.
do sistema.
A centralização da infraestrutura num único espaço
permitiu acautelar a sua segurança, graças ao
Maior controlo sobre toda a organização
desenvolvimento de políticas de segurança e
Numa estrutura de grande dimensão e dispersa
redundância que não seriam exequíveis quando os
geograficamente, o controlo das várias estruturas é
dados estavam dispersos pelos diferentes gabinetes.
fundamental para uma gestão global do negócio.
Com a implementação da solução PRIMAVERA
Valorização da empresa
partilhada pelos diversos gabinetes, os processos
A adoção de um modelo de gestão global
e procedimentos passaram a ser homogéneos,
melhorou a perceção do mercado em relação ao valor
promovendo-se uma visão integrada e global
da Moneris que obteve um ganho real na valorização
do ativo que é a empresa.
—8
White Paper
Testemunho
A Moneris é um dos maiores grupos
“Esta revelou-se uma aposta bem-sucedida,
nacionais de prestação de serviços de
com resultados positivos decorrentes da
Contabilidade Financeira e Reporting,
uniformização e otimização dos nossos processos e
Assessoria Fiscal, Recursos Humanos, Consultoria
serviços, sendo de destacar a maior
Económica, Financeira e de Gestão, Gestão de
operacionalidade e o controlo mais eficaz das
Seguros e Aconselhamento Financeiro.
várias estruturas do grupo, tendo para tal
Com uma ampla rede de gabinetes em diversos
contribuído a qualidade dos produtos
pontos do país, presta serviços a mais de 4.500
PRIMAVERA e a equipa coesa e experiente
organizações, desde micro e pequenas empresas
formada pelos colaboradores da Moneris e
até grandes organizações.
consultores da PRIMAVERA Consulting
envolvidos.”
Luís Pinto
Administrador Operacional do Grupo Moneris
—9
White Paper
Soluções implementadas
ERP
Outras soluções
 Contabilidade
 XLS Financial
 Tesouraria
 PRIMAVERA Fiscal Reporting Manager
 Logística
 PRIMAVERA ConvertSNC
 Recursos Humanos
 PRIMAVERA ConvertIVA 2011
 Equipamentos e Ativos
 Gabinetes
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