EMENTA
O presente trabalho foi realizado pelo Tribunal de Contas do Município do Rio de Janeiro,
na Secretaria Municipal de Obras – Coordenadoria Geral de Conservação, e esta apresentação,
composta pelos dois órgãos, consiste em demonstrar o resultado eficiente da auditoria de
natureza operacional, onde se obteve ampla aceitação das propostas realizadas ao Gestor. O
TCMRJ apresentará a metodologia utilizada e a SMO/CGC, o plano de ação adotado pelo órgão.
A definição do objeto teve como base o Plano Plurianual, onde foi identificado o Programa
(0071) – Rio Conservação – Conservação e Melhoria de Logradouros, do qual destacou-se a
ação Produção e Aquisição de Massa Asfáltica para ser avaliada. Por se tratar de uma auditoria
de avaliação de atividade, contínua, adotou-se a metodologia de Avaliação de Processo, que
consiste em identificar todos os procedimentos inerentes ao produto-chave.
INTRODUÇÃO
Na fase inicial do trabalho, tinha-se a concepção de que o problema central da auditoria
seria a baixa produção de massa em relação à capacidade das usinas de asfalto, problemática
apontada nos relatórios de inspeções realizados em exercícios anteriores.
No entanto, constatou-se a necessidade de redirecionar as análises, tendo em vista os
resultados encontrados nas pesquisas para a solução do problema de auditoria.
O redirecionamento teve como base a teoria de que o Município do Rio de Janeiro não
produz para ter lucro e sim para atender a demanda da Cidade; logo, não necessariamente precisa
produzir até atingir a capacidade de produção das usinas. Por outro lado, foram identificados
outros problemas considerados importantes: ausência de avaliação de desempenho, o órgão
possui relatórios de atividades, mas os dados não são avaliados, as metas físicas do Plano
Plurianual Anual não se encontravam de acordo com a realidade, as unidades de medidas
constantes nos relatórios necessitavam ser adequadas às do PPA e deficiência no planejamento
das ações.
Neste trabalho fora evidenciado um risco de estabelecer indicadores nesta fase, devido à
existência de diversas unidades de medidas adotadas pelo órgão. A equipe de auditoria adotou o
critério de inserir ao longo do relatório várias análises de dados que geraram demonstrativos, os
quais serviram de base para as evidências apontadas. Porém, não teve como objetivo induzir o
Gestor na formação de indicadores para a avaliação da atividade.
O resultado referente ao critério adotado foi apropriado, tendo em vista que o Gestor,
com maior conhecimento para o desenvolvimento da atividade, pode ajustar as boas práticas e as
recomendações aos achados, de acordo com a realidade do órgão.
ÍNDICE
1.
OBJETIVO
2.
RELEVÂNCIA
3.
METODOLOGIA – AVALIAÇÃO DE PROCESSO
3.1.
PLANEJAMENTO
3.1.1. ANÁLISE DE POSSÍVEIS INFLUÊNCIAS (SWOT)
3.1.2. PESSOAS-CHAVE PARA OS TRABALHOS – STAKEHOLDERS
3.1.3. ESCOPO DA AUDITORIA
3.1.4. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
3.1.5. QUESTÕES DE AUDITORIA
4.
IMPLEMENTAÇÃO DO TRABALHO DE AUDITORIA
4.1.
PRODUÇÃO
4.1.1. CONTROLE DE QUALIDADE
4.2.
DEMANDA
4.3.
AQUISIÇÃO DE INSUMOS
4.3.1. ANÁLISE DA AQUISIÇÃO DE INSUMOS (CAP) X PRODUÇÃO
4.3.1.1.PLANEJAMENTO DE PRODUÇÃO
4.4.
OPERAÇÃO DAS USINAS
4.4.1. USINAS – PRODUÇÃO DE CBUQ e PMF – PRÉ-MISTURADO A FRIO
4.4.1.1.BENCHMARKING ORGANIZACIONAL
4.5.
ESTOQUE X PRODUÇÃO
4.6.
APLICAÇÃO DE MASSA ASFÁLTICA
4.7.
USINAS
4.7.1. PROGRAMAÇÃO DOS SERVIÇOS DE APLICAÇÃO – DEMANDA
4.8.
DIVISÕES DE CONSERVAÇÃO
4.8.1. PROGRAMAÇÃO DOS SERVIÇOS DE APLICAÇÃO – DEMANDA
4.8.2. ANÁLISE DA ÁREA DE APLICAÇÃO
4.8.3. ANÁLISE DE DESEMPENHO
4.8.4. CONTROLE DE PRODUÇÃO X APLICAÇÃO
5.
RESULTADOS QUALITATIVOS
5.1.
MATRIZ DE ACHADOS
6.
CONCLUSÃO
2
1. OBJETIVO
O processo de produção e aplicação de massa asfáltica é dinâmico, possui rotina com uma
demanda incessante, e por isso, as decisões são tomadas no mesmo ritmo.
Face aos procedimentos adotados, o processo de produção e aplicação, que é contínuo,
estabelece uma rotina que, apesar de não contrariar normas legais, acaba se tornando obsoleta,
gerando, dessa forma, ações superficiais.
Através da metodologia de avaliação é possível analisar as realizações e identificar
procedimentos a serem excluídos ou incluídos, com a expectativa de contribuir para obtenção de
melhores resultados para o processo em questão.
2. RELEVÂNCIA
A Produção e Aplicação de massa asfáltica, executada pela Coordenadoria Geral de Conservação da Secretaria Municipal de Obras e Serviços Públicos da Prefeitura da Cidade do Rio
de Janeiro, envolve a participação de cerca de 1000 funcionários distribuídos em 04 (quatro)
unidades de produção e 24 (vinte e quatro) unidades de distribuição e aplicação. Esse processo
movimenta uma dotação anual de aproximadamente R$ 35.000.000,00 do orçamento de custeio
da Secretaria. Tal dotação é aplicada em todas as etapas do processo – desde a compra dos insumos até a locação de equipamentos para a distribuição e a aplicação da massa produzida, que são
geridas pelo órgão.
Classificação das usinas
Usina de Asfalto Engenheiro
Luiz Paes (Francisco Bicalho)
Massa asfáltica: CBUQ
Usina de Irajá
Massa asfáltica: PMF
Usina de Jacarepaguá
Massa asfáltica: CBUQ
Usina de Santa Cruz
Massa asfáltica: PMF
A demanda principal é a conservação dos pavimentos dos logradouros da Cidade do Rio
de Janeiro, que em sua grande maioria são pavimentados em CBUQ – Concreto Betuminoso
Usinado a Quente o que exige uma produção anual da ordem de 150.000 t.
A Coordenadoria Geral de Conservação também faz o controle de qualidade do processo
e desenvolve pesquisa para melhoria da qualidade do produto, para a utilização de novos materiais e para o desenvolvimento de projetos específicos de massa asfáltica para cada tipo de pavimento.
O contínuo processo de produção e aplicação de massa asfáltica é estratégico para a conservação dos espaços públicos e exige capacitação e qualificação especiais dos profissionais envolvidos. A Cidade do Rio de Janeiro valoriza plenamente seus espaços públicos que precisam
proporcionar conforto e segurança a população e ao grande número de visitantes que desejam
usufruir de suas incontestáveis belezas e maravilhas.
3.
METODOLOGIA – AVALIAÇÃO DE PROCESSO
3.1.
PLANEJAMENTO
Na fase de planejamento foram realizadas as seguintes etapas:
3
•
•
•
•
•
•
•
•
•
3.1.1.
Verificação no Sistema Interno de Controle de Processos (SCP) de informações
contratuais e inspeções anteriores relativos a Coordenadoria Geral de Conservação;
Pesquisa da legislação pertinente;
Análise das retificações do PPA;
Reuniões com os gestores;
Conhecimento técnico;
Análise de possíveis influências (SWOT – é um acrônimo formado pelas palavras
inglesas: Strengths (forças), weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades)
e Threats (ameaças));
Estudo das pessoas chaves para os trabalhos (Stakeholders);
Elaboração da Matriz de Planejamento; e
Preparação do Plano de Auditoria.
ANÁLISE DE POSSÍVEIS INFLUÊNCIAS (SWOT)
AMBIENTE INTERNO
AMBIENTE EXTERNO
FORÇAS
OPORTUNIDADES
1) Controle de qualidade de insumos e
1) Material de fresagem que permite
massa produzida.
reciclagem/ baixa de custos de produção.
2) Equipe própria de manutenção e
2) Avaliação da possibilidade de incremento
operação.
na produção.
3) Potencial de conhecimento técnico.
4) Transparência de gerenciamento.
5) Facilidade de acesso aos Gestores.
6) Qualidade da massa produzida.
7) Aceitabilidade de sugestões e
propostas novas.
FRAQUEZAS
AMEAÇAS
1) Contingenciamento de recursos
1) Fragilidade de indicadores gerenciais
orçamentários e descontinuidade de fluxo
de desempenho.
financeiro.
2) Baixo investimento nos equipamentos
2) Falta eventual de CAP (cimento asfáltico
de produção.
de petróleo) – matéria - prima do CBUQ.
3) Não automatização de etapas de
3) Questão ambiental.
produção.
4) Fragilidade no processo de controle de
fornecimento da massa produzida.
5) Ausência de segregação de funções
nas Divisões de Fabricação e
Aplicação.
6) Distância de algumas Divisões de
Conservação em relação às Usinas.
4
3.1.2. PESSOAS-CHAVE PARA OS TRABALHOS – STAKEHOLDERS
PESSOAS/INSTITUIÇÕES CHAVES PARA
REALIZAÇÃO DA AÇÃO
População
Usinas
Divisões de Conservação
GRUPOS DE
Gestores CGC
INTERESSES
DAT (Departamento de Apoio
PRIMÁRIOS
Tecnológico)
DAA (Departamento de Apoio
Administrativo)
CGO – Coordenadoria Geral de Obras
SMF– Secretaria Municipal de Fazenda
INTERESSE
Ruas bem conservadas.
Atendimento da demanda.
Utilização da massa produzida.
Sucesso na finalidade da Ação.
Controle de qualidade.
Controle físico-financeiro.
Manter suas obras conservadas.
Alocação de recursos x metas
físicas.
Controladoria Geral do Município
Verificação do adequado emprego
dos recursos envolvidos x execução
GRUPOS DE
orçamentária.
INTERESSES
SECUNDÁRI Tribunal de Contas do Município do Rio Análise da efetividade/eficácia da
de Janeiro – TCMRJ
atividade.
OS
ATA
(Assessoria
Técnica Geração de relatórios gerenciais.
Orçamentação e Acompanhamento
Administrativa)
de metas.
APC (Assessoria de Planejamento e
Controle)
3.1.3.
ESCOPO DA AUDITORIA
A partir da produção, foram identificadas atividades que interagem diretamente com o
produto-chave MASSA ASFÁLTICA.
AQUISIÇÃO DE
INSUMOS
CONTROLE DE
QUALIDADE
PRODUÇÃO
DE
MASSA ASFÁLTICA
OPERAÇÃO DAS
USINAS
APLICA ÇÃO DA
MASSA ASFÁLTICA
5
3.1.4.
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Definido o objeto, tornou-se necessário conhecer os setores envolvidos
diretamente e indiretamente na sua realização, e o posicionamento destes na hierarquia da
estrutura da Coordenadoria Geral de Conservação, órgão gestor da atividade. Foram
destacados da estrutura organizacional: Assessoria Técnica Administrativa – ATA,
Assessoria de Programação e Controle – APC, Divisão de Conservação (24 Divisões) –
DC, 1ª Divisão de Fabricação e Aplicação, 2ª Divisão de Fabricação e Aplicação e o
Departamento de Apoio Tecnológico – DAT.
3.1.5.
QUESTÕES DE AUDITORIA
Os estudos iniciais identificaram oportunidades de melhoria na integração da
operacionalização das Usinas de Asfalto com o fornecimento de seu produto final - massa
asfáltica a seus clientes diretos (Divisões de Conservação e equipes de aplicação da própria
usina). O planejamento de auditoria identificou deficiência no planejamento estratégico na ação,
podendo comprometer a efetividade das atividades inerentes ao Programa Conservação. Diante
dessa situação julgou-se necessário avaliar os procedimentos referentes à aquisição de insumos,
produção e consumo.
QUESTÕES DE AUDITORIA
1) O órgão possui planejamento estratégico de intervenções originadas do processo de
demanda?
Fonte: Controle das intervenções realizadas pelas Equipes de Aplicação das Usinas e das Divisões de Conservação.
Método de análise de dados: Análise comparativa entre demanda e intervenções realizadas.
Limitações: Deficiências encontradas no processo de seleção da demanda e identificação de
discrepâncias na diretriz de implementação
2) Os procedimentos de controle realizados na integração das ações - produção,
fornecimento e aplicação de massa - são suficientes para assegurar os resultados
alcançados?
Fonte: Sistema de Controle dos serviços executados pelas Usinas e Divisões de Conservação
Método de análise de dados: Análise qualitativa dos dados coletados.
Limitações: Controle de consumo deficiente.
3) O quantitativo dos insumos adquiridos está diretamente proporcional ao necessário à
produção?
Fonte: Departamento de Apoio Administrativo e Relatório do FINCON
Método de análise de dados: Análise qualitativa e comparativa dos dados coletados e identificação do destino dos insumos adquiridos
Limitações: Controle de consumo do Departamento de Apoio Administrativo diverge do controle das usinas.
4) Como são controladas as metas das atividades e conseqüentemente do programa?
Fonte: PPA 2002/2003.
Método de análise de dados: Verificação das alterações ocorridas no PPA de 2003, análise
comparativa das metas constantes no PPA e na relação dos produtos envolvidos e Análise da
Ação-Produção de massa asfáltica.
Limitações: Inexistência de indicadores de desempenho e discrepância entre as previsões das
metas analisadas.
6
4.
IMPLEMENTAÇÃO DO TRABALHO DE AUDITORIA
Identificado o enfoque, conseqüentemente, do escopo do trabalho e das questões a
serem equacionadas, partiu-se para o desenvolvimento da metodologia.
4.1.
PRODUÇÃO
O ponto central do trabalho foi definido como sendo a produção de massa asfáltica, e
foram identificadas, para análise inicial, variáveis que influenciam diretamente no referido
processo.
DEMANDA
AQUISIÇÃO DE INSUMOS
UNIDADES DE PRODUÇÃO E
APLICAÇÃO
PRODUÇÃO DE
MASSA ASFÁLTICA
Tipos: CBUQ e PMF
OPERAÇÃO
DAS USINAS
4.1.1.
CONTROLE DE QUALIDADE
Foram verificados os procedimentos inerentes ao controle de qualidade dos principais
insumos (agregados, CAP – cimento asfáltico de petróleo e emulsões asfáltica) e
conseqüentemente da massa asfáltica.
Os ensaios para aferir a qualidade das misturas asfálticas são realizados nos laboratórios do
DAT – Departamento de Apoio Tecnológico - existentes nas usinas de Francisco Bicalho e de
Jacarepaguá.
4.2.
DEMANDA
DEMANDA
Ouvidoria,
tele
buraco,
subprefeituras,
regiões
administrativas, parlamentares, associação de moradores,
órgãos da administração municipal, gabinete da SMO,
gabinete do Prefeito, gabinete de Coordenador Geral de
Conservação, vistorias prévias realizadas pelas Divisões de
Conservação, etc...
VISTORIAS – para
avaliar a solução e
custo (recapeamento).
SOLUÇÃO
TAPA BURACO
DIVISÃO DE
CONSERVAÇÃO
RECAPEAMENTO
PAVIMENTAÇÃO
( aprovação da
Secretaria e da
Coordenadoria da CGC)
USINAS
DIVISÃO DE
CONSERVAÇÃO
VISTORIAS – para
detalhamento do
serviço (podem
ocorrer ou não).
7
4.3.
AQUISIÇÃO DE INSUMOS
O setor responsável pela aquisição de insumos é o DAA - Departamento de Apoio
Administrativo.
QUANTITATIVO
DOS INSUMOS –
CONTRATOS
ANTERIORES
DAA.
DAA
DEMANDA - HISTÓRICO DO
CONSUMO DAS USINAS E
DIVISÕES DE CONSERVAÇÃO
Nesta fase foi considerada a programação de pedidos aos fornecedores realizada pelo
4.3.1.
ANÁLISE DA AQUISIÇÃO DE INSUMOS (CAP) X PRODUÇÃO
Constatou-se ausência de análise crítica pelo Departamento de Apoio Administrativo –
DAA – das aquisições e dos quantitativos requisitados pelas usinas. As contratações se baseiam
nos recursos orçamentários disponíveis e no histórico dos anos anteriores.
Tabela - Massa Produzida – CBUQ nos anos de 2001 a 2004 (até junho).
EXERCÍCIO
2001
2002
2003
2004
Fonte: Usinas
MASSA PRODUZIDA(t)
83.207,88
120.678,88
129.793,88
71.215,10
CAP CONSUMIDO (t)
5.639,65
7.777,18
8.704,01
4.355,24
4.3.1.1.PLANEJAMENTO DE PRODUÇÃO
Conforme explicitado pelo órgão, o planejamento de produção das usinas é diário,
dificultando identificar a eficiência no atendimento das demandas de serviço das usinas a médio
ou longo prazo.
4.4.
OPERAÇÃO DAS USINAS
4.4.1.
USINAS – PRODUÇÃO DE CBUQ e PMF – PRÉ-MISTURADO A FRIO
Na fase inicial da auditoria, foram disponibilizados fluxogramas referentes à operação de
cada usina. Devido à singularidade do trabalho, concluiu-se que seria necessário criar um
parâmetro de referência com o objetivo de visualizar se a operação das usinas municipais
realizadas de forma coerente com as demais.
Foi utilizada a técnica BENCHMARKING ORGANIZACIONAL, para este estudo de
caso, foram destacadas as Usinas Municipais, de Francisco Bicalho e de Jacarepaguá, que
produzem CBUQ.
4.4.1.1. BENCHMARKING ORGANIZACIONAL
É a comparação de uma organização com outras similares, do setor público ou privado,
nacionais ou internacionais, com o objetivo de identificar boas práticas.
Foram efetuadas visitas em duas usinas do setor privado e formulados questionários para
a realização do trabalho. No desenvolvimento do trabalho foram abordados os itens:
produtividade (tipo de usina – gravimétrica e volumétrica, tipo de massa, capacidade, atual
produção, turnos – diurno e noturno, tempo médio de produção/tonelada, automatização dos
equipamentos), insumos ( tipo, massa – fina e grossa, traço, estoque mínimo e quantitativo de
8
perdas),
mão-de-obra
(
efetiva/terceirizada,
especialização
apoio/manutenção/operação, manutenção ( corretiva/preventiva ).
e
equipes
de
4.5.
ESTOQUE X PRODUÇÃO
Utilizando os dados disponíveis procedeu-se às simulações para verificar o equilíbrio
relativo entre os estoques de cada produto utilizado na produção de massa asfáltica. As mesmas
demonstraram que, nos instantes avaliados (jan/2003 e jan/2004), não houve um balanceamento
entre os estoques, ou seja, havia excedentes ou ausências de um insumo em relação ao outro.
Massa a produzir (t)
Massa a produzir (t)
6.000
5.000
4.000
3.000
2.000
CAP
1.000
Pó de Pedra
Brita 0
0
-1.000
2003
2004
2.500,00
2.000,00
1.500,00
1.000,00
Massa a Produzir (t)
Massa a produzir (t)
10.000
CAP
Pó de Pedra
Brita 0
2003
2004
Ano
Balanceamento entre estoques – Jacarepaguá
Fonte: Usinas
Ano
2004
Balanceamento entre estoques – Irajá
15.000
-5.000
Brita 1
2003
Balanceamento entre estoques – Francisco Bicalho
0
Brita 0
0,00
Ano
5.000
RM-1C
500,00
16.000
14.000
12.000
10.000
8.000
6.000
4.000
2.000
0
RM-1C
Brita 0
Brita 1
2003
Ano
2004
Balanceamento entre estoques – Santa Cruz
4.6.
APLICAÇÃO DE MASSA ASFÁLTICA
A massa asfáltica é utilizada pelas Divisões de Conservação e pelo serviço de aplicação das
Usinas.
4.7.
USINAS
Este fluxograma demonstra que as Usinas possuem duas tipologias de serviços, de
aplicação e de produção.
SERVIÇO DE
PRODUÇÃO
PRODUÇÃO DE
MASSA ASFÁLTICA
USINA
FORNECIMENTO
PESAGEM - BALANÇA
SERVIÇO DE APLICAÇÃO
CAMINHÃO
NOTA DE SAÍDA
CAMINHÃO CARREGADO
EQUIPE DE SERVIÇO
9
4.7.1.
PROGRAMAÇÃO DOS SERVIÇOS DE APLICAÇÃO - DEMANDA
As usinas possuem, além dos serviços resultantes de vistorias diárias e emergências, uma
listagem de serviços, originada de um processo de demanda, a serem executados conforme a
respectiva capacidade de execução.
Foi realizada análise da origem das demandas e das áreas objeto de intervenção.
4.8.
DIVISÕES DE CONSERVAÇÃO
Existem 24 (vinte e quatro) Divisões de Conservação distribuídas geograficamente.
Foi elaborado um diagrama do processo de aplicação com o objetivo de apresentar os
procedimentos a ele inerentes.
CGC,OUVIDORIA
TELEBURACO
EMERGÊNCIAS
ROTINA DE VISTORIA
USINA
Produção,
fornecimento
e pesagem
DEMANDA (1)
REQUISIÇÃO
DE MATERIAL (3)
MASSA
ÁSFALTICA (4)
REQUISIÇÃO DE
MATERIAL (2)
CAMINHÃO
PROGRAMAÇÃO
DOS SERVIÇOS (2)
ORDEM DE
SERVIÇO (5)
RUA A
CONSERVAR
DIRETOR
BOLETIM
DIÁRIO (8)
ASSISTENTE
DE
ATIVIDADES
EQUIPE DE
SERVIÇO
ANOTAÇÃO DO
SERVIÇO (7)
EXECUÇÃO
DO SERVIÇO (6)
ENCARREGADO
DIVISÃO DE CONSERVAÇÃO
RELATÓRIO
DIÁRIO (9)
ATA
COORDENADOR
CGC
4.8.1.
PROGRAMAÇÃO DOS SERVIÇOS DE APLICAÇÃO - DEMANDA
No intuito de verificar se as divisões possuíam uma programação dos serviços originados
da demanda, realizou-se um trabalho, com base nos relatórios de execução do mês de
janeiro/2004, onde foram retirados dados referentes às demandas selecionadas para serem
atendidas e as que foram realmente executadas. Foram registrados os dados coincidentes, dos
quais identificaram-se os percentuais abaixo relacionados.
10
Tabela – Percentual de execução de programação
DC
3
4
5
9
13
14
16
18
19
22
23
24
PERCENTUAL DE EXECUÇÃO DO PROGRAMADO
29,41%
0,00%
58,82%
23,08%
0,00%
20,00%
53,33%
26,67%
36,36%
42,86%
53,85%
41,18%
COMENTÁRIOS:
O percentual zero, apresentado em algumas divisões, significa que o espaço para
programação não foi preenchido ou a programação não foi cumprida na sua totalidade.
A 5° DC apresentou o maior percentual de execução, visto que esta sempre programa
apenas o quantitativo de um logradouro.
Desconsiderando a DC acima mencionada, o maior percentual apresentado foi de
53,85%. Concluiu-se que a programação se apresenta insuficiente.
4.8.2.
ANÁLISE DA ÁREA DE APLICAÇÃO
Analisou-se a proporção entre área aplicada e a pavimentada de cada divisão, separandoas por Área de Planejamento e comparando-as com a área total pavimentada do Município.
Observou-se que, apesar de existirem variáveis como a área de abrangência de cada DC e a
política de intervenção, dentro de uma mesma área de planejamento há discrepância entre os
percentuais de atuação.
4.8.3.
ANÁLISE DE DESEMPENHO
Foi constatada a inexistência de uma análise comparativa com relação à eficiência das
divisões, ou seja, indicadores que viabilizassem medir o desempenho das mesmas. Realizou-se
uma coleta de dados através de visitas e questionários com os diretores das Divisões de
Conservação no intuito de tomar ciência do grau de padronização dos procedimentos referentes à
parte técnica e organizacional. Foram selecionadas 13 (treze) divisões, representando 54% do
total.
Na pesquisa, foram realizadas várias análises, das quais destacaram-se as mais
relevantes: estrutura organizacional, quantitativo de massa aplicada por equipes de aplicação,
consumo médio de massa e emulsão por m2 e variação da espessura média de massa aplicada.
4.8.4.
CONTROLE DE PRODUÇÃO X APLICAÇÃO
Esta análise teve como parâmetro confrontar os dados oriundos da produção e da
aplicação. Trabalhou-se, também, com os quantitativos de: insumos adquiridos (DAA), massa
fornecida pelas Usinas às Divisões de Conservação, massa aplicada por estas unidades e
estoques das Usinas.
11
5.
RESULTADOS QUALITATIVOS
Equacionadas as questões de auditoria inicialmente propostas, foram criadas mais
duas, com o objetivo abranger, no possível, as evidências encontradas.
Elaborada a Matriz de Achados, a equipe de auditoria apresentou ao Gestor o trabalho
realizado, expondo, com base nos achados, as recomendações e boas práticas com a finalidade
de equacionar o problema de auditoria inicialmente detectado.
O gestor ao analisar a matriz, concluiu que as propostas iriam colaborar na melhoria
operacional do órgão. Em função deste entendimento, além das respostas emitidas à época da
conclusão do relatório, foi criado um Grupo de Trabalho - GT, designado através da portaria “P”
Nº136/04, publicado no D.O. RIO em 23/12/2004, destinado à avaliação de metodologia atual de
procedimentos e mecanismos de controle interno, assim como a proposição de melhoramento,
aprimoramento e modernização dos mesmos.
12
5.1.
Questão de
Auditoria
1) O órgão
possui planejamento
estratégico
de intervenções originadas
do
processo de
demanda ?
MATRIZ DE ACHADOS
Achados Principais
Deficiência no
processo de seleção quanto à origem da demanda.
Boas práticas e
recomendações
Dar mais enfoque
ao objetivo da intervenção do que a
origem da demanda.
Inserir no planejamento de execução
informação quanto
ao benefício na área
da intervenção.
Priorizar as rotinas
de vistorias
Fragilidade
na
definição da operação das equipes
de aplicação usinas e Divisões
de Conservação
– no que se refere aos serviços
existentes - tapaburaco, recapeamento e pavimentação.
Necessidade de avaliar estrategicamente a característica
operacional das unidades de aplicação –
usinas e DCs.
Providências a serem adotadas pelo órgão
para sanar os pontos de Auditoria
Nos procedimentos de rotina desta O/CGC é
dado maior enfoque ao objetivo, porém será
efetuada revisão de procedimentos visando a
melhoria da percepção deste enfoque.
Está sendo criado Grupo de Trabalho com representantes das Unidades envolvidas para que
se possa definir essas e todas as informações
relevantes para o controle dos serviços da
O/CGC, e conseqüentemente seus procedimentos de controle.
Existe rotina de vistoria estabelecida, porém as
deficiências de pessoal, principalmente quanto
ao quadro técnico, prejudicam o desenvolvimento da atividade.
O GT poderá avaliar os procedimentos de
vistoria hoje existentes visando uma padronização e registro.
Tecnicamente as DC’s também estão capacitadas para a execução de recapeamentos, capeamento e pavimentações, dependendo das
condições de logística
Resultados – Grupo de Trabalho
Nos formulários dos Relatórios de Vistoria, serão inseridos itens referentes às características do logradouro tais como: tipo
de trânsito e do fluxo; tipo e taxa de ocupação e retirados os itens relativos à identificação da origem da solicitação.
Cada solicitação de serviço deverá ser vistoriada. Foi observada a necessidade de
cadastrar os serviços detectados nessas vistorias e que não haviam sido solicitados,
para este procedimento foi criado um documento Solicitação Interna.
Questão de
Auditoria
2) Os procedimentos
de controle
na produção, fornecimento e
aplicação de
massa são
suficientes
para assegurar
os
resultados
alcançados?
Achados Principais
Inexistência de
uma política definida para o armazenamento,
tratamento e integração dos dados referentes ao
controle das atividades das usinas.
Fragilidade nos
procedimentos
quanto ao fornecimento de materiais
Boas práticas e
recomendações
Identificar as informações relevantes.
Reavaliar a qualidade dos dados gerados pelas usinas.
Providências a serem adotadas pelo órgão
para sanar os pontos de Auditoria
Avaliação do Grupo de Trabalho.
Será implantado novo modelo de requisição de
produtos asfálticos e agregados, com as alterações necessárias à melhoria do controle.
Resultados – Grupo de Trabalho
Implantar mecanismos que diminuam
as divergências no
fornecimento.
Reavaliar os mecanismos de controle
existentes.
Criação de um novo modelo de requisição
de produtos asfálticos e agregados, tendo
como base o modelo utilizado. Ficou definido que a numeração será controlada pelo
Departamento de Apoio Administrativo,
que deverá ser informado, formalmente,
sobre qualquer extravio ou cancelamento
O controle das notas de requisição de massa e que por ventura possa ocorrer.
agregados passará a ser efetuado pelo O/CGC- Nesta requisição deverá ser informado o
DAA, revisando-se os procedimentos a partir caminhão autorizado a carregar, em substida conclusão do Grupo de Trabalho.
tuição à listagem existente nas Usinas.
A pesagem dos caminhões para carregamento nas Usinas deverá ser feita na saída,
incluindo a verificação da tara dos mesmos.
Viabilizar a colocação de equipamentos essenciais e melhoria tecnológica
Anualmente é informada, na Proposta orçamentária da CGC, as necessidades de recursos
orçamentários para a reforma e modernização
das Usinas de Asfalto.
14
Questão de
Auditoria
3) O quantitativo dos
insumos
adquiridos
está diretamente proporcional ao
necessário à
produção?
Achados Principais
Aquisição
de
quantitativo de
insumos acima
do
necessário
para o período
determinado.
O Departamento
de Apoio Administrativo - DAA
- efetua as aquisições sem que
exista um planejamento de produção adequado.
Boas práticas e
recomendações
Reavaliar os quantitativos de insumos
adquiridos com base
num planejamento
de produção.
Providências a serem adotadas pelo órgão
para sanar os pontos de Auditoria
O planejamento de produção será calculado na
produção de serviços. A produção de massa
asfáltica, estando vinculada a esses serviços,
será norteada por esse plano e, conseqüentemente, os insumos serão baseados nos limites
máximos e mínimos planejados de produção,
respeitadas as limitações e oportunidades orçamentárias.
O planejamento da Durante o período em que o planejamento esprodução necessita tiver sendo elaborado, será implantado o regisser abrangente, en- tro diário de produção conforme sugerido.
globando a freqüência de operação,
como também a
análise das demandas, da vida útil dos
equipamentos,
da
restrição orçamentária e a integração de
informações
dos
setores envolvidos.
Resultados – Grupo de Trabalho
Definição de parâmetros que uniformizassem o trabalho de todas as Usinas: metas de
produção de massa, levando em consideração o histórico de produção e o planejamento de aplicação, e também foram calculados
estoques mínimos para cada Usina, para
evitar perdas.
O estoque terá um controle semanal.
No processo de
aquisição, verificou-se inexistência de informação relativa ao Criação de um conquantitativo de trole de estoque
insumo estocado. permanente.
15
Questão de
Auditoria
4) Como são
controladas
as
metas
das atividades e conseqüentemente do Programa?
Achados Principais
Ausência de acompanhamento
do indicador do
Programa, constante no PPA (nº
de logradouros
conservados divididos pelo nº
de logradouros
existentes).
Diversidade de
unidades de medidas adotadas
pelos
setores
envolvidos para
o mesmo produto.
Boas práticas e Providências a serem adotadas pelo órgão
Resultados – Grupo de Trabalho
recomendações
para sanar os pontos de Auditoria
Reavaliar a impor- Avaliação do Grupo de Trabalho
A ATA acompanhará os índices de desemtância dos dados
penho de cada DC’s, após a compilação dos
coletados.
dados e análise dos relatórios mensais.
Foi reavaliado o modelo do relatório mensal
atual, a fim de que fossem mantidas somente as informações relevantes e inseridas
outras que eram relatadas separadamente.
Necessidade de pa- Será solicitada a compatibilização das unida- Adequação das unidades de referência a
serem utilizadas a partir do próximo PPA
dronizar as unidades des de medida no PPA.
de medida.
com as dos relatórios mensais das Unidades
de Aplicação e das Coordenadorias.
Necessidade de criar O órgão possui trabalho já iniciado com este Será implementado, em etapas, o trabalho
cadastros atualiza- objetivo, porém dificuldades como: ausência de atualização de dados dos logradouros,
dos de logradouros de pessoal técnico capacitado, a grande abran- com previsão de término para abril de 2006.
existentes e de be- gência do território de cada DC e a dinâmica
do crescimento da Cidade, dificultam sua conneficiados.
clusão.
Necessidade de identificar a missão
principal do órgão.
Relacionar execução com o indicador
do Programa.
Estão sendo realizados estudos para a atualização das atividades, das atribuições e para a
otimização dos procedimentos do órgão, os
quais facilitarão a identificação da missão da
Coordenadoria.
16
Questão de
Auditoria
5) Os recursos humanos e tecnológicos são
suficientes
para assegurar a operação das
usinas, considerando a
qualidade
do produto?
Achados Principais
Fragilidades no
processo de produção.
Boas práticas e
recomendações
Reavaliar se a ausência da proteção
dos insumos tem
uma influência negativa na produção
acima do tolerável.
Criar rotinas de manutenção preventivas.
Divergências nos
traços – proporção dos insumos
na composição da massa asfáltica produzida.
Inconsistência de Estabelecer parâmedados.
tros nos procedimentos necessários
à produção.
Identificar as etapas
que necessitam de
automatização.
Aprimorar o conhecimento operacional.
Providências a serem adotadas pelo órgão
Resultados – Grupo de Trabalho
para sanar os pontos de Auditoria
A implantação dessa proteção faz parte das Definição de uma estrutura padrão das ereformas e modernizações das Usinas anual- quipes de manutenção, operação e controle
mente propostas pelo órgão. Os atuais projetos do funcionamento das Usinas.
serão novamente atualizados para avaliação
dos recursos necessários a sua implantação.
A manutenção preventiva já é realizada , po- Estabelecimento de rotina de manutenção
rém serão implementados, após a preposição preventiva.
do GT já mencionado, procedimentos administrativos visando torná-las mais freqüentes e
com os respectivos registros.
Os parâmetros já existentes estão adequados as
características operacionais de cada Usina. Os
mesmos poderão ser revisados para aprimoramento, com a reforma e modernização das
Usinas.
É necessário automatizar o sistema de dosagem dos insumos e do sistema de controle da
mistura, para um controle efetivo da produção.
Paralelamente, torna-se necessário também,
automatizar os sistemas de controle de poluição e os sistemas periféricos. Essas situações
estão incluídas na proposta de reforma e modernização das Usinas, que será atualizada no
aguardo dos recursos orçamentários.
O aprimoramento se dará com um acompanhamento mais efetivo dos técnicos do
O/CGC-DAT junto às Usinas e com uma revisão das metodologias de cálculo da produção
(consumo de material, perdas e etc..) que será
realizada pelo citado GT.
17
Questão de
Auditoria
6) O processo de aplicação
de
massa, realizado pelas
Divisões de
Conservação, possui,
no seu desenvolvimento, diretrizes que
traduzem a
sua eficiência?
Achados Principais
As Divisões de
Conservação
possuem planejamento deficiente de aplicação
de massa asfáltica.
Inexistência de
uma análise comparativa
com
relação à eficiência das Divisões,
resultando
na
ausência de indicadores que viabilizem medir o
desempenho das
mesmas.
Boas práticas e
recomendações
Priorização no planejamento das ações.
Providências a serem adotadas pelo órgão
para sanar os pontos de Auditoria
Será exigido planejamento mais rigoroso dos
locais de aplicação, porém o enfoque da priorização será a produção de serviços conciliando sempre que possível com o roteiro pré definido.
Resultados – Grupo de Trabalho
Foi definida uma estratégia de atendimento
a solicitação de serviços e controle dos
mesmos. Cada procedimento deve ser vistoriada e seu atendimento programado de
modo a agrupar o maior número de solicitações em cada roteiro. O planejamento dos
serviços deverá ter por base as metas de
aplicação de massa estabelecidas.
Padronizar os con- O GT anteriormente mencionado, proporá as Criou-se um índice de atendimento de soliceitos operacionais. padronizações de conceitos, metas e demais citações.Foram relacionados os tipos e defiprocedimentos e controles.
nido um critério para agrupá-los, e atribuíCriação de metas
dos pesos diferenciados, em função do grau
para cada Divisão.
de prioridade e rapidez de atendimento.
Foi estabelecida meta de aplicação de massa asfáltica, foram levantadas as quantidades de massa aplicada por cada unidade
operacional em cada um dos meses em cada
um dos meses dos últimos cinco anos.
Foi criado um índice de desempenho, o qual
teve como parâmetros o quantitativo de
aplicação de massa asfáltica e o atendimento às solicitações de serviços. Esses parâmetros estão relacionados com o número de
atendimentos e a meta de aplicação de cada
Divisão de Conservação, respectivamente.
Foi proposto um planejamento anual que
contemple as variações meteorológicas.
18
6.
CONCLUSÃO
Considerando as ações implementadas pelo órgão, concluiu-se que a condução da
metodologia de auditoria executada pelo TCMRJ obteve os resultados esperados.
Através deste trabalho, constatou-se que a integração entre o auditor e o auditado,
mantendo os repectivos limites das competências institucionais é viável e que a atuação do
órgão de controle é de natureza orientadora, focando o princípio constitucional da
economicidade e a qualidade dos serviços prestados pela Administração Pública.
ANEXO
Título do trabalho (inédito):
AUDITORIA DE NATUREZA OPERACIONAL – AVALIAÇÃO DE PROCESSO
Atividade: Produção e Aquisição de Massa Asfáltica / Programa: Rio Conservação –
Conservação e Melhoria de Logradouros.
Tema oficial a que se relaciona:
Métodos e Procedimentos
Autor:
Cássia Cristina de Azevedo Vale
Função: Técnico de Controle Externo do Tribunal de Contas do Município do Rio de Janeiro
Formação: Formada em Arquitetura e Urbanismo na Universidade Gama Filho – UGF.
Cursos de extensão ministrado pela Fundação Getúlio Vargas - RJ:
Administração Pública – MPA-Controle Externo
Especialização em Auditorias Operacionais
Atualmente exerce cargo de Assessor da 2ª Inspetoria Geral da Secretaria de Controle Externo,
desempenhado trabalhos de análise processual, auditorias e inspeções em obras públicas.
Endereço: Rua Santa Luzia 732 sala 505 Centro, Rio de Janeiro – RJ.
CEP: 20030-040
Tel: (21) 38243632 e 38243748 / Cel: (21) 93074901
E-mail: [email protected]
Colaboradores:
Glayds Toledo Cabral
Função: Chefe de Gabinete da Empresa Municipal de Urbanização (RIOURBE)
Formação: Formada em Arquitetura, Faculdade de Arquitetura de Barra do Piraí – RJ.
Curso de extensão ministrado pela Fundação Getúlio Vargas – RJ:
Pós Graduação em Administração Pública
Funções desempenhadas:
Ano 2005: Organiza, coordena e dirige a execução das atividades do órgão; elabora as pautas
para as reuniões das diretorias, providenciando a divulgação dos respectivos atos; supervisiona o
preparo do expediente do Diretor-Presidente; e exerce, especificamente, as competências que lhe
forem delegadas pela Presidência.
Ano 2001 – 2004 – Diretora do Departamento de Apoio Administrativo da Coordenadoria Geral
de Conservação da Secretaria Municipal de Obras e Serviços Públicos (O/CGC), onde atuava na
área de compras de insumos e matéria prima para as Usinas de Asfalto do órgão e na contratação
de serviços necessários ao funcionamento das mesmas.
Endereço:Largo dos Leões,15 - Humaitá – RJ
Tel: (21) 2537-0382 E-mail: [email protected]
Marcio Freire Arzua Barbosa
Função: Diretor de Equipamentos da Coordenadoria Geral de Conservação/SMO
Formação: Eng. Mecânico formado pela Universidade do Estado do Rio de Janeiro
Curso de extensão ministrado pela Fundação Getúlio Vargas – RJ:
Pós Graduação em Administração Pública
Funções desempenhadas: Gestão de manutenção e controle de frota de equipamentos, elaboração
de projetos e dos orçamentos dos serviços contratados pela CGC, e a gestão do programa de modernização do Parque Industrial do órgão que inclui a construção de uma nova usina e a automação das demais.
Endereço: Av. Francisco Bicalho, 146 – São Cristóvão – RJ
Tel: (21) 2589-5621 E-mail: [email protected]
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