Portugal
CODIPOR
Factura Electrónica
Factura Electrónica
Portugal
CODIPOR
• Conjunto
de normas abertas multi-sectoriais, mundialmente
reconhecidas, que facilitam todos os processos negociais,
incluindo o comércio electrónico e a rastreabilidade.
• Identifica inequivocamente bens, produtos, serviços e locais.
• Cobre 90% da economia mundial.
• Reduz os custos operacionais de qualquer cadeia de valor,
aumentando a sua produtividade e eficiência.
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Factura Electrónica
Portugal
Definição
CODIPOR
O que é uma Factura?
• A factura documenta a dívida contraída pela recepção das mercadorias ou serviços
prestados segundo as condições acordadas entre o fornecedor e o cliente.
• Elemento essencial para o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), na medida em que
confere aos adquirentes dos bens ou aos destinatários dos serviços um direito de crédito
perante o Estado, que se consubstancia no exercício do direito à dedução do imposto nela
incorporado.
•
•
•
•
•
Factura Comercial
Factura Mensurável
Factura Próforma
Factura Recapitulativa
Auto Facturação
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Factura Electrónica
Fluxo no envio de factura
Portugal
CODIPOR
Ciclo de Pagamento
FORNECEDOR
Entrega
Factura/ Sist. Inform.
Factura
Envio
CTT
CLIENTE
Contabilidade
Leitura
Digitação / Sist. Inform.
Recepção
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Factura Electrónica
Portugal
Emissão de factura
CODIPOR
FORNECEDOR
Entrega
Factura/ Sist. Inform.
Factura
Envio
CTT
EDI
CLIENTE
Contabilidade
Leitura
Digitação / Sist. Inform.
Recepção
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Factura Electrónica
Portugal
CODIPOR
Custos estimados no envio de uma factura em suporte papel
Custos estimados na recepção de uma factura em suporte papel
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Factura Electrónica
Portugal
Definição
CODIPOR
O que é uma Factura Electrónica?
• A factura documenta a dívida contraída pela recepção das mercadorias ou
serviços prestados segundo as condições acordadas entre o fornecedor e o
cliente, mas reduzido a um formato electrónico.
• Tem o mesmo valor probatório que a factura em papel, desde que respeite a
legislação vigente no mercado nacional.
• Exigências legislativas:
• Conteúdo
• Assinatura Digital Avançada ou EDI
• Armazenamento / Arquivo (Repositórios)
• Mapa Recapitulativo
• ERP / Sistemas de informação
• Timestamping (opcional)
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Factura Electrónica
Plataforma B2B
Portugal
CODIPOR
Fornecedor
Cliente
Repositório / Storage
Arquivo Digital
Integração
E
E
E
ERP/SI
ERP/SI
E
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Factura Electrónica
Plataforma B2C
Portugal
CODIPOR
Repositório / Storage
Arquivo Digital
Fornecedor
E
E
Registo e adesão
Cliente A
Visualização online
Cliente B
Portal
ERP/SI
Download Excel/PDF
Envio por e-mail
Cliente C
Cliente D
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Factura Electrónica
Plataforma B2B2C
Portugal
CODIPOR
Fornecedor
Repositório / Storage
Arquivo Digital
Cliente
Clientes
Finais
Repositório
E
Portal
Registo e adesão
A
Visualização online
B
ERP/SI
E
E
C
ERP/SI
Download Excel/PDF
Envio por e-mail
Registo e adesão
Visualização online
Portal
Download Excel/PDF
Envio por e-mail
D
E
Clientes
Finais
F
G
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Factura Electrónica
Portugal
CODIPOR
Possíveis ganhos no envio de uma factura electrónica
Possíveis ganhos na recepção de uma factura electrónica
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Factura Electrónica
Portugal
Assinatura electrónica sem cifra
CODIPOR
FORNECEDOR
PÚBLICA
PRIVADA PÚBLICA
PRIVADA
CLIENTE
PÚBLICAS
Fornecedor
Cliente
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Factura Electrónica
Portugal
Assinatura electrónica com cifra
CODIPOR
FORNECEDOR
PÚBLICA
PRIVADA PÚBLICA
PRIVADA
CLIENTE
PÚBLICAS
Fornecedor
Cliente
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Factura Electrónica
Plataforma B2B - Pagamentos
Portugal
CODIPOR
Cliente
Repositório / Storage
Arquivo Digital
Fornecedor
Integração
E
E
E
ERP/SI
ERP/SI
E
Banco do
Fornecedor
Portal
Banco do Cliente
Portal
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Factura Electrónica
Portugal
Aspectos
CODIPOR
Para implementação da Factura Electrónica deve-se ter em conta, sumariamente,
os seguintes aspectos:
Legais
Estabelecimento de contratos entre as partes e processos de certificação junto das
entidades competentes e ou apropriadas. Conhecimento profundo da legislação
em vigor.
Técnico - Funcionais
Definição de todo o ambiente de comunicações, protocolos, formatos, segurança,
validação de certificados e de parceiros comerciais, desenvolvimento da
comunidade electrónica, integração, processamento, armazenamento e consulta
das facturas e auditoria.
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Factura Electrónica
Portugal
Consequências
CODIPOR
A Facturação Electrónica leva a consequências distintas do ponto de vista do
emissor e do receptor:
Emissor de facturas:
Elimina a obrigação de imprimir e enviar as facturas em papel, aproveitando o
documento electrónico da factura para dar validade legal à mesma mediante uma
assinatura digital.
Receptor das facturas - Cliente:
Melhora a gestão do processo de recepção, tratamento, introdução e conferência
das facturas dentro das aplicações de gestão para iniciar o ciclo de pagamento.
Receptor das facturas - Consumidor Final:
Benefícios no tratamento documental, consultas, conferência e optimização dos
ciclos de pagamento.
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Factura Electrónica
Portugal
CODIPOR
Mensagens Estruturadas
Benefícios para os
emissores das facturas
Mensagens Ñ Estruturadas
Benefícios de Tempo
Benefícios de Tempo
•Facturas transaccionadas mais rapidamente
•Processamento mais rápido das facturas e
eventuais disputas comerciais
•Prazos de pagamento menores
•Menor nº de facturas que entrem em litigio
•Contabilização automatica das facturas
•Menor manuseamento de papel
•Facturas transaccionadas mais rapidamente
•Menor manuseamento de papel
Benefícios Financeiros
Benefícios Financeiros
•Redução de custos postais (papel, envelopes,
selos, impressão, etc)
•Redução significativa com os custos de
arquivo
•Redução de custos postais (papel, envelopes,
selos, impressão, etc)
•Redução significativa com os custos de
arquivo
•Infraestutura técnica menos pesada
Benefícios de Segurança
Benefícios de Segurança
•Menor erros de introdução de dados
•Garantia de autenticidade e integridade das
facturas enviadas
•Monotorização rigorosa das facturas enviadas
•Garantia de autenticidade e integridade das
facturas enviadas
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Factura Electrónica
Portugal
CODIPOR
Mensagens Estruturadas
Benefícios de Tempo
Benefícios para os
•Facturas transaccionadas mais rapidamente
receptores das facturas
•Processamento mais rápido das facturas e
eventuais disputas comerciais
•Prazos de pagamento menores
•Menor nº de facturas que entrem em litigio
•Contabilização automatica das facturas
•Menor manuseamento de papel
Mensagens Ñ Estruturadas
Benefícios de Tempo
•Facturas transaccionadas mais rapidamente
•Menor manuseamento de papel
Benefícios Financeiros
Benefícios Financeiros
•Redução significativa com os custos de arquivo
•Redução significativa com os custos de arquivo
•Infraestutura técnica menos pesada
Benefícios de Segurança
Benefícios de Segurança
•Menor erros de introdução de dados
•Garantia de autenticidade e integridade das
facturas recepcionadas
•Monotorização rigorosa das facturas
recepcionadas
•Garantia de autenticidade e integridade das
facturas enviadas
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Enquadramento Legal
Portugal
CODIPOR
Privacidade dos Dados
Comunidade Europeia
Directiva
77/388/CE
Sexta Directiva do IVA
Referência
Definição de EDI
Contrato Tipo
Directiva
95/46/CE
Assinaturas Electrónicas
Recomendação
1994/820/CE
Referência
Directiva
2001/115/CE
Referência
Transposição
Portugal
DL
357/99
Revogação
DL
256/2003
Regulamentação
Resolução
137/2005
DL Regulamentar
de 31 Agosto de 2006
Directiva
1999/93/CE
Transposição
DL
290-D/99
Regulamentação
DL
196/2007
Fonte: UMIC – Guia da Factura Electrónica
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Enquadramento Legal
Portugal
CODIPOR
Código do IVA - Arquivo N.º 3 do artigo 45.º / n.º 3 do artigo 48.º do Código do IVA
Conteúdo das listagens (1):
•
•
•
•
•
•
•
•
N.º do documento e data;
NIF (do emissor ou do receptor);
Preço líquido de imposto, taxa de IVA aplicável e o montante de imposto devido;
Data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente;
A quantidade e denominação usual dos serviços prestados ou dos bens transmitidos;
Data e hora da constituição e envio da mensagem;
Discriminação das anomalias ocorridas durante cada transmissão;
A denominação e a versão do software utilizado.
(1) Apesar de a Administração Fiscal ainda não se ter pronunciado relativamente ao conteúdo dos mapas recapitulativos, prevê-se
que os mesmos devam vir a conter estes elementos.
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Repositórios
Repositório comum
Portugal
CODIPOR
Cifra para
confidencialidade
Validação
cronológica
independente
Fornecedor
Cliente
Repositório
Integração
1
5
E
2
4
E
6
Assinatura digital para integridade,
autenticação e não-repúdio
S
ERP/SI
3
E
E
Repositório Receptor
ERP/SI
Repositório Emissor
Notificação de
recepção com
sucesso
S
8
Notificação de
entrega com
sucesso
7
R
Notificação de
integração com
sucesso
Repositório de Fornecedor e Cliente
©2009 GS1
Repositórios
Portugal
Repositório diferente
Cifra para
confidencialidade
Validação
cronológica
independente
CODIPOR
Repositórios
Fornecedor
Cliente
Integração
5
1
E
4
Assinatura digital para integridade,
autenticação e não-repúdio
ERP/SI
6
3
S
Notificação de
recepção com
sucesso
E
2
E
E
ERP/SI
Repositório Receptor
Repositório Emissor
S
8
Notificação de
entrega com
sucesso
R
7
Notificação de
integração com
sucesso
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Projecto Piloto GS1 Portugal
Factura Electrónica
Portugal
CODIPOR
Envio da CODIPOR
Formato
Cliente
Aplicação de
Facturação
Factura
Formato
EDI
Aplicação
EAI
Factura
Formato
EDI
Aplicação
Comunicação
FTP
Factura
Data
Notificação por
EMAIL
para o Emissor
Sistema
E-Factura
Notificação por
EMAIL
para o Receptor
Recepção pela
Azertia
Formato
EDI Assinado
Factura
Aplicação
Comunicação
FTP
Factura
Formato
EDI Assinado
Acesso ao Sistema
via WEB
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Projecto Piloto GS1 Portugal
Factura Electrónica
Portugal
CODIPOR
Esquema funcional
Fjksda
Fjsdkf+
Fjdksfj
jfkdsjfj
Fornecedor
Fjksda
Fjsdkf+
Fjdksfj
jfkdsjfj
INTERNET
Consulta, verifica, visualiza,
lança e imprime
Comprador
Assinatura
AZERTIA
Factura
Emissor
Facturas
Emissor
Fjksda
Fjsdkf+
Fjdksfj
jfkdsjfj
Fjksda
Fjsdkf+
Fjdksfj
jfkdsjfj
INTERNET
Facturas
Receptor
TRADUÇÃO
DE FORMATOS
Fjksda
Fjsdkf+
Fjdksfj
jfkdsjfj
Facturas
Receptor
fjdskfj
fjdskfj
Factura
Assinada
AC
Certificado
AZERTIA
Assinatura
Fjksda
Fjsdkf+
Fjdksfj
jfkdsjfj
Dados
Facturas
emissor
Depósito
Facturas
Assinadas
Consulta, verifica, visualiza,
lança e imprime
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Factura Electrónica - conclusões
Portugal
CODIPOR
Produção de uma factura em papel
• Criação da factura na Base de Dados + Impressão
120 Segundos
• Fotocopiar
30 Segundos
• Envelopagem
30 Segundos
• Arquivo físico na pasta de facturas
45 Segundos
• Arquivo físico na pasta de fotocópias
45 Segundos
• Verificação e assinatura da factura
30 Segundos
• Digitalização (carta + factura)
120 Segundos
• Anexação das imagens nas respectivas referências
60 Segundos
Total Individual 480 Segundos
©2009 GS1
Factura Electrónica - conclusões
Portugal Outros Custos unitários (sem inclusão de recursos)
CODIPOR
• Correio normal
€ 0.30
• Custo de papel branco p/ fotocópia (2 folhas)
€ 0.08
• Custo de papel timbrado ( 3 folhas)
€ 0.15
• Custo dos envelopes
€ 0.09
• Custo de impressão
€ 0.01
• Custo por impressão na fotocopiadora
€ 0.01
Total Individual € 0.64
©2009 GS1
Factura Electrónica - conclusões
Portugal Produção de uma factura electrónica
CODIPOR
• Criação da factura na Base de Dados + Impressão
120 Segundos
• Fotocopiar
30 Segundos
• Envelopagem
30 Segundos
• Arquivo físico na pasta de facturas
45 Segundos
• Arquivo físico na pasta de fotocópias
45 Segundos
• Verificação e assinatura da factura
30 Segundos
• Digitalização (carta + factura)
120 Segundos
• Anexação das imagens nas respectivas referências
Total Individual
Total Individual
60 Segundos
480 Segundos
120 Segundos
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Factura Electrónica - conclusões
PortugalOutros custos unitários (sem inclusão de recursos)
CODIPOR
• Correio normal
€ 0.30
• Custo de papel branco p/ fotocópia (2 folhas)
€ 0.08
• Custo de papel timbrado ( 3 folhas)
€ 0.15
• Custo dos envelopes
€ 0.09
• Custo de impressão
€ 0.01
• Custo por impressão na fotocopiadora
€ 0.01
• Custos do Serviço por factura
€ 0.25
Total Individual € 0.64
Total Individual € 0.25
©2009 GS1
Factura Electrónica - conclusões
Portugal
CODIPOR
Empresa que processe 1000 facturas por ano,
com cerca de 200 clientes
Custos envio
em papel
€ 640.00
Tempo de processamento
em papel
133 Horas e 20 Minutos
Custos envio em
formato electrónico
€ 310.00
Tempo de processamento
em formato electrónico
33 horas e 20 Minutos
Redução
aproximadamente em
50%
Redução
aproximadamente em
75%
A redução de custos não têm em consideração os valores da aquisição de um
Tradutor, assinatura digital (caso se justifique), mapeamentos, etc.
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Conclusões
Portugal
Papel
Electrónico
CODIPOR
Emissor
Custos directos
Impressão
Consumíveis, Impressões, Envelopes
Expedição
Selos, Transporte, CTT
Armazenamento
Espaço e material de arquivo
Custos indirectos
Overheads
Receptor
Custos directos
Re-Impressão
Armazenamento
Custos indirectos
Overheads
Processo Administrativo
Introdução dos dados
©2009 GS1
Conclusões
Portugal
CODIPOR
Fornecedor
Repositório / Storage
Arquivo Digital
Cliente
Clientes
Finais
Repositório
E
Portal
ERP/SI
E
Registo e adesão
A
Visualização online
B
E
ERP/SI
Download Excel/PDF
Envio por e-mail
Portal
Registo e adesão
Visualização online
Download Excel/PDF
Envio por e-mail
C
D
E
F
G
Clientes
Finais
©2009 GS1
Conclusões
Portugal
CODIPOR
©2009 GS1
Portugal
CODIPOR
João Picoito
IT/E-Commerce Manager
E. [email protected]
CODIPOR – Associação Portuguesa de
Identificação e Codificação de Produtos
R. Prof. Fernando da Fonseca, 16 – Esc.II
1600-618 Lisboa
T.
+351 21 752 07 40
F.
+351 21 752 07 41
E.
[email protected]
W.
www.gs1pt.org
©2009 GS1