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GoFast!
Velocidade é crítica para o sucesso da GMB
Prioridades Culturais
•
•
•
•
• GoFast! é a principal ferramenta para
se iniciar o Senso de Urgência
Agir como Uma Companhia
Estabeler Stretch Targets
Manter o Senso de Urgência
Ter foco no Produto / Cliente
• Rick Wagoner considera o GoFast!
dentre as 4 prioridades culturais da
GM
Valores Centrais
•
•
•
•
•
•
Entusiasmo do Cliente
Melhoria Contínua
Integridade
Times de Trabalho
Inovação
Respeito Individual e
Responsabilidade
“…GM precisa operar na velocidade da internet e não na do automóvel.”
— Rick Wagoner, CEO
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GoFast! é projetado para ajudar a GM a aumentar seu
sentido de urgência
O GoFast! criará uma nova cultura de velocidade
e urgência na GM.
Combina orientação, ferramentas de solução de problemas, especialmente na
tomada e
execução de decisões.
O GoFast! criará vantagem competitiva e ajudará a melhorar nosso
desempenho empresarial
Rick Wagoner
O que é GoFast! ?
 Origem: GE 1986
Um processo de aprendizagem a ser conduzido e assimilado por quem executa o
trabalho
 Uma forma de eliminar a burocracia / os métodos / os processos / as tarefas que
não agregam nenhum valor ao resultado
 Uma oportunidade para a liderança ser rápida e decisiva nas suas ações
 Uma oportunidade de alcançar bons resultados
 Uma chance de obter maior controle das atividades
 Uma forma de incrementar a qualidade e a satisfação no trabalho
3
GoFast! Workshop é o principal mecanismo para a contrução
do Senso de Urgência
GoFast! Workshop é…
• Um workshop de 1 dia, com um tema bem definido
• Estruturado para alcançar resultados visíveis
• Facilitado por coaches treinados
• As pessoas certas no lugar certo
O GoFast! Workshop…
• Permite aos participantes serem audaciosos nas recomendações feitas
diretamente à liderança
• Ajuda a liderança a ser rápida e decisiva na tomada de decisões
• Ajuda os participantes a serem focados e a gerar mudança
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GoFast! é bem-definido
O que é
O que não é
• Um processo de aprendizado dirigido por
aqueles que realizam o trabalho
• Um outro Workshop para validar o status
• Uma maneira de eliminar trabalho sem
valor agregado/burocracia e limitações
de recursos
• Uma chance para os líderes serem
rápidos e decisivos
• Uma maneira comprovada de alcançar
resultados superiores nos negócios
• Uma oportunidade de ter mais controle
sobre o trabalho realizado
• Uma maneira de aumentar a satisfação
no trabalho e a qualidade de vida no
trabalho
• Uma sessão para queixas sem soluções
• Um kit automático para diminuir horas
trabalhadas
• Uma ferramenta para fazer as pessoas
trabalharem mais
• Um meio para burlar a qualidade
• Um processo de eliminação de pessoal
• Um processo fácil
• Anarquia
Objetivo
• Procedimentos
Complexos
Eliminar
• Sistemas de
informações
incompatíveis
• Muita burocracia
• Duplicação de esforços
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Características
 Aplicável a qualquer atividade administrativa
 Processo simples e informal
 Delegação de Autoridade
 Eliminação de desperdícios
 Trabalho em time
 Redução de custos administrativos
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Selecionando um bom tema de workshop...
 Um GoFast! Workshop é focado em atividades...
• Tomam muito tempo para serem executadas
• Consomem muitos recursos
• Focam nos objetivos dos negócios e nos clientes (produtividade, qualidade, custo)
• Precisam do entendimento e acordo das pessoas envolvidas para aceitarem a mudança
• Geram trabalho sem valor adicionado e desnecessária burocracia
• Estão dentro de controle do grupo
 Um bom GoFast! deve ter...
• Participantes motivados e autorizados a criarem sugestões para a mudança
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Eliminando gastos no dia-a-dia
Mais…
Menos…
• Reuniões com pessoas que não
precisam participar
• Reuniões externas
• Ligar ao invés de enviar um memo,
enviar um memo ao invés de chamar
uma reunião, realizar uma reunião ao
invés de um processo
• Imprimir todos os Lotus Notes
• LN cc: para várias pessoas em
todas as comunicações enviadas
• Relatórios que ninguém lê
• Desligar as luzes dos ambientes que
não estão sendo usados
• Excesso de material no escritório
• Enviar correpondência nomal ao
invés de Sedex
• Apresentações internas (coloridas
/ transparência)
• Viajar somente quando necessário
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Círculo de influência para identificar um bom tema de
Workshop
FOCO:
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Visão GoFast!
GoFast! é comportamento de todo dia, não é realizar workshops
formais e nem ter coaches facilitando as sessões, o objetivo é que o
GoFast! aconteça naturalmente no dia-a-dia das pessoas.
Go-ingFast! todo dia significa...
Lista Diária GoFast!






Implementar novas idéias rapidamente
Estar preparado para tomar decisões
no ato
Estar sempre focado no cliente
Identificar tarefas sem valor agregado
e parar de realizá-las
Assumir riscos e aprender com os erros
Desafiar-se e desafiar o grupo para contínuo
crescimento e desenvolvimento
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Preparação
Fases 3 e 4
Fases 1 e 2
PreWorkshop Identificação
do problema
Fases
Estruturação
do assunto
Seleção dos
participantes
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Briefing
Workshop
Fase 5
Implementação
GF! Workshop
1 - Identificação adequada do assunto / problema e de um “Champion”
Nessa fase deverá acontecer uma reunião de “Scoping & Framing” com o objetivo de :
•
discutir o problema em questão
•
determinar o escopo do problema que será abordado, ou seja, o que está dentro e o que está
fora do escopo
•
identificar um “Champion” e uma “pessoa de contato” para o assunto em questão
•
identificar as áreas afetadas pelo problema / processo
•
identificar os participantes do workshop
•
identificar o “Leadership Panel”, ou seja, a diretoria das áreas envolvidas (se houverem) e
que deverão aprovar as recomendações de mudança
•
identificação dos “Coaches” de GoFast! que conduzirão o workshop
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GF! Workshop
2 - Reunião de Briefing
Alguns dias antes do workshop, deverá ser feita uma reunião de Briefing, a ser comandada pelo Coach de
GoFast!, juntamente com o Champion do assunto, tendo como convidados os integrantes do Leadership Panel.
Nessa reunião, os seguintes pontos deverão ser abordados :
•
apresentação e revisão do assunto / problema a ser tratado no workshop
•
explicação das fases do workshop
•
explicação do papel do Leadership Panel
•
revisão dos participantes do workshop
•
obtenção do comprometimento dos líderes das áreas envolvidas
•
estabelecimento de metas para os resultados do workshop
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GF! Workshop
3 - Condução do Workshop
O workshop é conduzido em 1 dia e divide-se nas seguintes fases :
•
Introdução - nessa etapa é dada uma explicação geral do processo do GoFast! e da agenda do dia. Além disso, se faz
uma explicação sobre o assunto / problema a ser abordado e expõe quais são as expectativas do workshop.
•
“Galeria de Idéias” (Galeria de Problemas) – nessa etapa, é conduzido um “brainstorming” com todo o grupo, no
sentido de identificar de maneira clara, objetiva e específica, todos os problemas que cercam o assunto em questão. Posteriormente,
esses problemas são priorizados e classificados em diferentes categorias.
•
Times de Trabalho – nessa etapa, o grupo é dividido em subgrupos, em número igual às categorias de problemas
identificadas na etapa anterior. Como próximo passo, os grupos deverão :
•
analisar os problemas de suas respectivas categorias, agrupando-os quando conveniente
•
identificar as raízes do problemas, usando técnicas como “espinha de peixe”, “os 5 porquês”, etc.
•
fazer recomendações para a resolução dos problemas, identificando também um Plano de Ação com datas e
responsáveis, além dos benefícios da recomendação dada
Apresentação entre Times - nessa etapa os subgrupos apresentam suas recomendações um para o outro, com o
intuito de revisar as recomendações e obter o consenso do grupo como um todo.
Opções de Decisões:
•
Sim — a recomendação é aprovada para ser implementada
•
Não — explicar as razões do porquê a recomendação não pode ser aprovada
•
Adiar — identificar a informação necessária, e definir plano para uma nova apresentação
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GF! Workshop
4 - Implementação das Recomendações e Monitoramento
Após a realização do workshop, as recomedações devem ser implementadas, preferencialmente num prazo de
no máximo 90 dias.
Para monitoramento das ações, a área responsável pelo workshop deverá consolidar todas as propostas
apresentadas, com datas e responsáveis, e incluir tais informações no site do GoFast!, que mantém o registro de
todos os workshops já realizados pela Corporação. Essas informações devem ser atualizadas após cada
implementação. Todo esse processo é supervisionado pela coordenação central do GoFast! que ajuda no
monitoramento da implementação, inclusive com apresentação de status para o Executive Committee da
empresa.
O acesso ao site oficial GoFast! é feito através do endereço: www.gofast.gm.com
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GF! Workshop - Funções
GoFast! Workshop
Responsabilidades
Sponsor
Auxilia na identificação do assunto / problema
 Ajuda a selecionar o Champion do workshop
Champion
Define e planeja o workshop (escopo, data, participantes,
etc)
Toma decisões sobre as recomendações
Toma decisões sobre as recomendações
Age como “roadblock buster” para remover barreiras na
implementação das recomendações aprovadas
Leadership Panel
Participantes
GoFast! Coaches and
Coaches in Training (CITs)
Workshop Contact Person
Desenvolve e apresenta as recomendações ao Leadership
Panel
Age como “driver” para implantar as recomendações
aprovadas
Planeja e “facilita” o workshop
Serve como um “expert” no assunto tratado e auxilia o
Champion em todas as etapas do workshop, especialmente
na fase de implementação
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Versões de GoFast!


•
GF! Longo
1 1/2 até 2 Dias
36 Participantes ou mais
•
GF! Normal
1 Dia -10 Horas
24 Participantes
•
GF! “Mini”
• 4 1/2 até 6 Horas
• 8 Participantes
•
•
2 Horas
3 Participantes
Light Workshop
Just Eliminate it!
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GF! Normal - Estrutura
Moderador
Conteúdo
Introdução
GoFast! Coach
Champion
GoFast! Coach
Galeria de Idéias
Recomendações
É feita uma introdução do que é o GoFast! aos
participantes.
Tempo
Aproximado
1 hora
Empregados diretamente ligados ao assunto
identificam
fontes,
tarefas
e
atividades
desnecessárias ou improdutivas.
1-2 horas
GoFast! Coaches,
Participantes
Agrupamento de idéias.
Desenvolvimento de alternativas.
Resumo das recomendações.
3-4 horas
GoFast! Coach
Revisão das recomendações de cada grupo.
Comentários, sugestões.
Integração dos grupos.
Participantes
Apresentação e explicação das recomendações.
Champion,
Leadership Panel
Decide: Sim, Não ou Adiar
Champion
(Breakout Groups)
Apresentações entre
grupos
Apresentações ao
Painel de Decisões
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1 hora
1–2 horas
GoFast! - Diretrizes
1.
Seja sincero, aberto, honesto- necessário para melhorar problemas reais
2.
Seja desafiador, audaz, destemido—necessário para desenvolver soluções criativas
3.
Focar no problema que queremos melhorar—não em razões que não podemos
resolver
4.
Participar—você foi selecionado para estar aqui
5.
Ouvir os outros—você irá aprender com as idéias de todos
6.
Esteja aqui—não saia da sala, não receba telefonemas, nem atenda a outros
compromissos
7.
Tenha certeza que a decisão tomada será ouvida
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Galeria de Idéias
Brainstorm
• Barreiras e obstáculos na
execução dos processos
• Fontes de burocracia
• Etapas sem valores, aprovações
• Relatórios desnecessários,
excesso de reuniões
• Outras questões que nos
impedem agir com rapidez
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GoFast!
Galeria de Idéias: diretrizes
1.
Apresente um problema—o que nos impede de agirmos rapidamente
2.
Seja específico, conciso
3.
Apresente uma questão de cada vez
4.
Não questione o problema do outro, interrompa apenas para clarear a idéia ou para
pedir um nova explicação
5.
Acrescente um novo problema ou passe a vez
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Tarefas dos Grupos de Trabalho
•
Cada grupo deverá desenvolver recomendações específicas
•
Cada grupo deverá:
•
Agrupar problemas similares
•
Analisar a raiz do problema
•
Desenvolver soluções alternativas
•
Avaliar se a solução é: Eficaz? Executável? Aceitável?
•
Completar o formulário de recomendações
•
Decidir quem irá apresentar as propostas
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Workshop:
Data:
Identificação do
Problema
Análise da
Causa Raiz
Recomendações
Benefícios
Custo
Tempo
Plano de Implementação
Qualidade
Responsabilidade
Data
Driver:
Monitoração e Acompanhamento :
Roadblock Buster:
Painel de Decisões / “Leadership Panel”:
Sim
25
Não
Adiar
Criar Recomendação e Plano de Ação
Workshop:
Data:
Problema
• Qual é a questão/fonte da burocracia?
Fonte(s) do
Problema
• Quais são as causas raízes do problema?
Recomendação
• O que você quer mudar?
— Seja específico na sua resposta
Melhorias
• Que elementos foram eliminados / melhorados ?
(Resultados)
Ações Necessárias
Responsibilidade
Tempo (Data)
• Quais são os passos necessários
para implementar a recomendação?
• Quando isso será
realizado?
• Qual o membro da equipe
será responsável?
Monitoração e acompanhamento
“Roadblock Buster”
• Que passos serão necessários para assegurar a implementação
bem-sucedida?
Quem removerá os obstáculos
para assegurar a implementação
bem-sucedida?
Painel de Decisões / “Leadership Panel”:
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Sim
Não
Adiar
Exemplo de Uma Boa Recomendação
Questão do Workshop: Que burocracia podemos eliminar para reduzir
o tempo do ciclo de desenvolvimento de produtos para seis meses?
Problema
• Verificações e balanços excessivos que adicionam tempo e custo ao trabalho
• Manuscrito de resumo executivo semanal
• Relatórios e apresentações redundantes
• Elaboração de tabelas desnecessárias que respondem perguntas adicionais
• Eliminar pré/pré/pré-revisões
Recomendação
• Permitir ao proprietário do conhecimento — independente do nível hierárquico— manter contato direto à
gerência
• Emitir sumários executivos trimestralmente, ao invés de semanalmente
• Eliminar livros de resumo
Melhorias
• Tempo gasto na preparação de revisões internas que satisfazem a necessidade da gerência para saber todos os
(Resultados)
detalhes, mas não melhora a tomada de decisão
• Apresentação de relatórios redundantes
Fonte(s) do
Problema
Ações Necessárias
Responsibilidade Tempo (Data)
• VP compartilhará decisões com todos os executivos na próxima reunião mensal de diretores
• Presidente anunciará decisão a todos os funcionários com uma mensagem de VME de
rádiodifusão
Monitoração e acompanhamento
15/10/99
“Roadblock Buster”
• Fornecer a primeira atualização em 15/11/99 e medir os resultados
Painel de Decisões / “Leadership Panel”:
Leslie Quick
Sim
27
Bob Barrier
Não
Adiar
Exemplo de Uma Recomendação Fraca
Questão do Workshop: Que burocracia podemos eliminar para reduzir
o tempo do ciclo de desenvolvimento de produtos para seis meses?
Problema
• Verificações e balanços excessivos que adicionam tempo e custo ao trabalho
Fonte(s) do
Problema
• Reuniões, apresentações e relatórios redundantes
• Esclarecer quais reuniões são realmente necessárias
Recomendação • Criar um banco de dados eletrônico de toda a informação utilizada nos relatórios para que todos os usuários
possam acessá-las
Melhorias
(Resultados)
• Talvez seja possível a eliminação de algumas reuniões
• Todos os dados dos relatórios estarão disponíveis para todos
Ações Necessárias
Tempo (Data)
Responsibilidade
• 1 - Estudar os tipos de reuniões que estão sendo realizadas:
•Recomendar a eliminação de algumas reuniões
•Apresentar proposta para diretoria aprovar
• 2 - Designar time para criar banco de dados
• 1 - 4 meses para conduzir e completar a avaliação das
reuniões e fazer recomendações
• 2 – 6 meses para a criação do banco de dados
Monitoração e acompanhamento
“Roadblock Buster”
• Fornecer a primeira atualização em 15/11/99 e medir os resultados
Painel de Decisões / “Leadership Panel”:
Sim
28
Não
Adiar
Apresentações entre Grupos (Team-on-Team)
1.
Cada grupo irá apresentar sua(s) proposta(s) aos outros grupos
2.
Durante as apresentações:
a.
Faça questões para esclarecer as propostas
b.
Dê sugestões
c.
Expresse qualquer dúvida na hora
d.
Batalhe pelo consenso de todos—as recomendações serão mais fortes se todos
os participantes defenderem a mesma idéia
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Opções de Decisões
• Sim — a recomendação é aprovada para ser
implementada
• Não — explicar as razões do porquê a
recomendação não pode ser aprovada
• Adiar — identificar a informação necessária, e
definir plano para uma nova apresentação
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Follow up
• Após a realização do workshop deve-se sumarizar os resultados e comunicar
os participantes / envolvidos
• O acompanhamento da implementação das ações deve ser feito durante as
reuniões do grupo até que todos os itens sejam implementados / eliminados
• Encaminhar o formulário do GoFast! implementado à Supervisão da área
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GF “Speed Demon”
Sempre que uma unidade da GM no mundo se destaca pelos resultados
obtidos com os workshops GoFast! recebe o símbolo do programa: o
Diabinho Speed Demon.
O Speed Demon, que na realidade é um Duke Blue Devil – mascote do
time de basquete de Duke, Carolina do Norte (EUA), foi escolhido para
simbolizar o programa por representar a rapidez, agilidade e trabalho em
time. Por ser ex-integrante titular deste time na época de seus estudos e
por conhecer tão de perto essa característica da equipe de basquete
norte-americana foi que o presidente da General Motors Corporation,
Rick Wagoner, optou por adotar o mascote – símbolo de velocidade do
time de basquete – à GM também.
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