FUNDAMENTOS E EVOLUÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO MODERNA Professor MS. Carlos Henrique Carobino PLANEJAMENTO Definição de Objetivos e Recursos CONTROLE Verificação dos Resultados ORGANIZAÇÃO PROCESSO ADMINISTRATIVO Disposição dos Recursos em uma Estrutura DIREÇÃO Realização dos Planos 2 1 Empresa Empresa Função Função Função Função Função Função Funçãode de Funçãode de Funçãode de Função Função Função Administração Contabilidade Segurança Técnica Financeira Administração Comercial Contabilidade Técnica Comercial Financeira Segurança Planejamento Organização Comando Coordenação 3 ESTRATÉGICO PROCESSOS ADMINISTRATIVOS - PLANEJAMENTO - ORGANIZAÇÃO - DIREÇÃO / EXECUÇÃO - CONTROLE TÁTICO OPERACIONAL NÍVEL ORGANIZACIONAL Controle PROCESSOS OPERACIONAIS - COMERCIAL - PRODUÇÃO - FINANCEIRO - LOGÍSTICA - CONTÁBIL E OUTROS 4 2 Conceito de Planejamento Antevisão, antecedência O que Quanto Quando Quem Como Onde Para que 5 Conceito de Planejamento Direciona - coordena os esforços - define qual a contribuição de cada um Reduz impacto da mudança - reduz incerteza - esclarece consequências Minimiza perdas e redundâncias Define padrões para facilitar o controle - sem planejamento não há controle ROBBINS, S.P. Managing Today. Upper Saddle River: Prentice Hall, 2000. 6 3 Tipos de Plano Visão da Organização Estratégias Políticas e Normas Regras e Procedimentos Programas Orçamentos 7 PLANEJAMENTO P la n e ja m e n to D e c is ã o s o b re o s o b je tiv o s D e fin iç ã o d e P la n o s p a ra a lc a n ç á -lo s P ro g ra m a ç ã o d e a tiv id a d e s 1 . E s ta b e le c im e n to d e o b je tiv o s O b je tiv o s : “s ã o re s u lta d o s p re v ia m e n te e s ta b e le c id o s , q u e d e v e m s e r a tin g id o s d e n tro d e u m c e rto p e río d o d e te m p o . E x p rim e m u m a m a n e ira d e p e n s a r d a o rg a n iza ç ã o e o rie n ta o d e s e m p e n h o e m p re s a ria l, a lé m d e c o n s id e ra r a c o n tin u id a d e d o n e g o c io .” • T ip o s d e o b je tiv o s Imaginários Acessíveis Imediatos 8 4 • Características do planejamento – – – – – – – – – – processo permanente e contínuo é sempre voltado para o futuro visa a racionalidade da tomada de decisão visa selecionar, entre várias alternativas, um curso de ação é sistêmico e interativo é uma técnica de alocação de recursos é uma técnica cíclica é uma função administrativa que interage com as demais é uma técnica de coordenação e de integração; é uma técnica de mudança e de inovação. 9 PLANEJAMENTO • Hierarquia dos objetivos DaEMPRESA ↓ DaDIVISÃO ↓ DoDEPARTAMENTO Conquistar 60%domercado Produzir evender 40.000 unidades anuais Assegurar recursos emeios paraalcançar os objetivos de produção evendas ↓ DecadaESPECIALISTA Preparar os meios necessários para alcançar os objetivos deprodução e vendas 10 5 maior Desdobramentos dos Objetivos OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS POLÍTICAS AMPLITUDE DIRETRIZES METAS PROGRAMAS PROCEDIMENTOS menor MÉTODOS NORMAS menor DETALHAMENTO maior11 PLANEJAMENTO MAIOR D e s d o b r a m e n to s d o s O b je tiv o s OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS Estabelecimento dos objetivos de organização AMPLITUDE POLÍTICAS Colocação dos objetivos como guias para a ação administrativa DIRETRIZES Linhas mestras e genéricas de ação METAS Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão PROGRAMAS Atividades necessárias para atingir cada meta PROCEDIMENTOS Modos de execução de cada programa MÉTODOS Planos para a execução de tarefas MENOR • NORMAS Regras para cada procedimento MENOR DETALHAMENTO MAIOR12 6 • TIPOS DE PLANEJAMENTO Planejamento Conteúdo Extensão de Tempo Amplitude Estratégico Genérico, sintético e abrangente Longo Prazo Macro orientado Aborda a empresa como um todo Tático Menos genérico e mais detalhado Médio Prazo Aborda cada unidade da empresa separadamente Operacional Detalhado, específico e analítico Curto Prazo Microorientado Aborda apenas cada tarefa ou operação 13 Níveis de Decisão Alta Gerência Estratégias Estratégico Média Gerência Operacional Tático Operacional Processos Ação 14 7 A Visão Estratégica 1.“A visão estratégica fornece um quadro em perspectiva ´do que somos, o que fazemos e para onde vamos´”. 2.Dá claramente o rumo de longo prazo da organização. 3.São sempre altamente personalizadas. 4.Sua finalidade é “destacar uma empresa das outras de sua indústria e estabelecer sua própria e específica identidade, seu negócio específico e sua trajetória de desenvolvimento.” (p.36) THOMPSON, A. A., e STRICKLAND, A. J. Planejamento Estratégico. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2000. Cap. 2. 15 • Objetivos X Amplitude de Tempo Curto Prazo 1 Baixa Alta Médio Prazo 5 TEMPO ( ANOS ) Incerteza Especificidade Longo Prazo 10 Alta Baixa 16 8 ORGANIZAÇÃO Visão Conceitual: “Processo de dispor qualquer coleção de recursos em uma estrutura objetivos.” que facilite a realização de (...) Nas organizações, “a estrutura organizacional define a autoridade e as responsabilidades das pessoas, como indivíduos e como integrantes de grupos”, (...) bem como “define a comunicação entre pessoas e grupos”. MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Teoria Geral da administração. 2ª ed. São Paulo : Atlas, 2.000. 17 ORGANIZAÇÃO • Aspectos comuns às Organizações Objetivos • Julgamentos de valor • Escalas de prioridades no atendimento das necessidades Administração • Diferentes nos objetivos e propósitos • Semelhantes na área administrativa Desempenho individual • Eficácia do pessoa que trabalha na organização 18 9 ORGANIZAÇÃO FORMAL --> deliberada → princípio da eficácia (unidade de objetivo); → princípio de eficiência (atingir objetivos ao menor custo possível – no sentido amplo); → princípio da divisão do trabalho; → princípio da especialização do trabalhador; → princípio da hierarquia; → princípio da autoridade e responsabilidade; → princípio da racionalidade (racionalismo). INFORMAL --> espontânea 19 • Organização (Entidade) unidade ou entidade social, na qual as pessoas interagem entre si para alcançar objetivos específicos; Informal Formal Diretoria Geral Assessoria Assessoria ee comunicação comunicação Recursos Recursos humanos humanos Assessoria Assessoria Jurídica Jurídica Produção Produção Qualidade Qualidade 20 Fábrica Fábrica 10 A organização como função administrativa Abrangência Tipo de Desenho Conteúdo Resultante Nível Global Desenho Organizacional A empresa como uma totalidade Tipos de Organização Nível Departamental Desenho Departamental Cada departamento isoladamente Tipos de Departamentaliz ação Nível Individual Desenho de Cargos e Tarefas Cada tarefa ou uma tarefa apenas Análise e Descrição de Cargos 21 ORGANIZAÇÃO Linear: Caracteriza-se pelo fato de que, entre superior e subordinados, existem linhas diretas e únicas de autoridade e responsabilidade. Organização simples e de forma piramidal. EMPRESA INDUSTRIAL Produção Vendas Finanças 22 11 Autoridade e hierarquia (cadeia de comando) Linhas Linhas de de Comunicação Comunicação Unidades de trabalho (cargos e departamentos) Divisão horizontal do trabalho 23 Assessoria Diretoria Geral Assessoria Assessoria ee comunicação comunicação Recursos Recursos humanos humanos Autoridade funcional Autoridade de linha Assessoria Assessoria Jurídica Jurídica Produção Produção Fábrica Fábrica Qualidade Qualidade Autoridade funcional 24 12 ORGANIZAÇÃO Funcional - É aquela onde se aplica o príncipio da especialização das funções para cada tarefa. Mestre Geral Mestres Funcionais Mestre de Produção A Mestre de Produção B Mestre de Produção C Mestre de Controle Mestre de Preparações Mestre de Velocidade Operários Operários Operários Inspetores Mecânicos Alimentadores 25 ORGANIZAÇÃO A ESTRUTURA FUNCIONAL Características: Autoridade é dividida, com base na especialização da – – – função Linhas diretas de comunicação Decisões descentralizadas Ênfase na especialização > < Benefícios da especialização Melhor supervisão técnica Dilui autoridade de comando Subordinação múltipla Comunicação direta e, daí, rápida. Concorrência entre especialistas Separa planejamento de execução Tensão e conflito 26 13 ORGANIZAÇÃO Linha-Staff - É a combinação dos tipos de organização Linear e funcional, buscando incrementar as vantagens desses dois tipos de organização e reduzir suas desvantagens. Níveis Hierarquicos Consultoria Assessoramento Aconselhamento Recomendação Prestação e execução de serviços especializados Alta Direção Administração de Nível Médio Administração de Nível de Supervisão 27 ORGANIZAÇÃO A ESTRUTURA HIERÁRQUICO-CONSULTIVA ou LINHA-STAFF Características: Integra a estrutura linear e a funcional Faz coexistirem as linhas formais com as diretas de comunicação Separa órgãos operacionais (executantes) dos de apoio (assessorias) > • Assegura assessoria especializada, mantendo a unidade de comando • Permite ação conjunta e coordenada entre linha e staff < • Conflitos entre linha e staff • Dúvidas sobre comando • Fácil“passar”a responsabilidade pelo erro • Ciúmes pelos sucessos 28 14 ORGANIZAÇÃO OS PRINCIPAIS CRITÉRIOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO Função Produtos Processo Território Clientes 29 ORGANIZAÇÃO Tipo • • FUNCIONAL • • Características Vantagens Desvantagens Agrupamento por • Maior utilização • Pequena atividades ou de pessoas cooperação funções principais especializadas e interdepartarecursos mental Divisão do trabalho interna • Adequada para • Contra-indicada por especialidade atividade para continuada, circunstâncias Auto-orientação rotineira e ambientais Introversão estabilizada a imprevisíveis e longo prazo. mutáveis 30 15 Departamentalização Funcional básica Diretoria Depart. de Produção Depart. de Vendas Depart. de Finanças 31 Organograma- modelo funcional completo Administração Geral Industrial Industrial Marketing Marketing Finanças Finanças Logística Logística Recursos Recursos Humanos Humanos Produção Produção Vendas Vendas Administração Administração Financeira Financeira Compras Compras Pessoal Pessoal Manutenção Manutenção Promoção Promoção Crédito Crédito Armazéns Armazéns Serviços Serviços gerais gerais Engenharia Engenharia Pesquisa Pesquisa Tesouraria Tesouraria Distribuição Distribuição Segurança Segurança Utilidades Utilidades Assistência Assistência técnica técnica Contabilida Contabilida de de 32 Benefícios Benefícios 16 Ex.: As diferentes denominações dos mesmos departamentos Diretoria Industria: Depto. de Produção Depto. de Vendas Depto. de Finanças Empresa Atacadista: Depto. de Compras Depto. de Vendas Depto. de Finanças Estrada de Ferro: Depto. de Tráfego Depto. de Vendas Depto. de Finanças Depto. Clínico Depto. de Relações Públicas Depto. de Finanças Depto. de Esportes Depto. Social Depto. 33 de Finanças Hospital: Clube: Departamentalização Produtos e Serviços Tipo PRODUTOS OU SERVIÇOS Características • Agrupamento por resultados quanto a produtos ou serviços • Divisão do Trabalho por linhas de produtos/serviços • Ênfase nos produtos e serviços • Orientação para resultados Vantagens • Define responsabilidade por produtos ou serviços, facilitando a validação dos resultados • Melhor coordenação interdepartament al • Maior flexibilidade • Facilita inovação • Ideal para circunstâncias mutáveis Desvantagens • Enfraquecimento da especialização • Alto custo operacional pela duplicação das especialidades. • Contra-indicada para circunstâncias estáveis e rotineiras • Enfatiza coordenação em detrimento da especialização. 34 17 Departamentalização Produtos e Serviços Ex.: Departamentalização por produto nos níveis de Divisão e Departamento Diretoria Divisão Farmacêutica Depto. Analgésicos Depto. Antibióticos Divisão Veterinária Depto. Xaropes Depto. Vacinas Depto. Medicamentos Divisão Química Depto. Pigmentos Depto. Inseticidas Depto. Fosfatos 35 Organograma por produto de uma empresa fabricante de grandes equipamentos. Diretoria Diretoria Setores Setores Centrais Centrais Equipamentos Equipamentos de de geração geração de de energia energia Finanças Finanças Recursos Recursos humanos humanos Relações Relações corporativ corporativ as as Sistemas Sistemas ee equipament equipament os os de de transportes transportes Equipamento Equipamento ss para para iluminação iluminação 36 18 Departamentalização por Serviços Ex.: Departamentalizaçãopor Serviços Banco XYZ Seção Contas Correntes Seção Cobrança Seção Câmbio Seção Cadstro Seção Financiam. 37 Departamentalização por área Geográfica Tipo GEOGRÁFICA OU TERRITORIAL Características Vantagens Desvantagens • Agrupamento • Maior • Enfraquece a conforme ajustamento às coordenação ( localização condições locais seja o geográfica ou ou regionais planejamento, territorial. execução e • Fixa controle) da responsabilidade • Ênfase na organização cobertura por local ou como um todo geográfica região, facilitando a avaliação • Enfraquecimento • Orientação para o da especialização mercado • Ideal para fins de varejo • Extroversão 38 19 Organograma - modelo geográfico Administração Geral Serviços Serviços Centrais Centrais Europa Europa América América Latina Latina América América do do Norte Norte Ásia Ásia P&D P&D Marketing Marketing Marketing Marketing Marketing Marketing Marketing Marketing Finanças Finanças Produçã Produçã oo Produçã Produçã oo Produçã Produçã oo Produçã Produçã oo Finanças Finanças Recurso Recurso ss humano humano ss Finanças Finanças Recurso Recurso ss humano humano ss Finanças Finanças Recurso Recurso ss humano humano ss Finanças Finanças Recurso Recurso ss humano humano 39 ss Marketing Marketing Legal Legal Departamentalização por Cliente Tipo CLIENTELA Características Vantagens Desvantagens • Agrupamento • Predispõe a • Torna conforme o tipo organização para secundárias as ou tamanho do satisfazer as demais atividades cliente ou demandas dos da organização comprador clientes (como produção ou finanças) • Ênfase no cliente • Ideal quando o negócio depende • Sacrifica os • Orientação do tipo ou demais objetivos extrovertida mais tamanho do da organização voltada para o cliente (como cliente do que produtividade, para si mesma • Fixa lucratividade, responsabilidade eficiência etc.) por clientes 40 20 Ex.: Agrupamento por clientela emuma loja DIVISÃO DE VENDAS Depto. FEMININO Seção Perfumaria Seção Lingerie Depto. MASCULINO Seção Roupas Seção Calçados Depto. INFANTIL Seção Roupas Seção Brinquedos 41 Departamentalização por Processo Tipo PROCESSO Características Vantagens • Agrupamento por • Melhor arranjo fases do físico e processo, do disposição produto ou da racional dos operação recursos Ênfase na Utilização • • tecnologia econômica da utilizada tecnologia • Enfoque • Vantagens introverso econômicas do processo • Ideal quando a tecnologia e os produtos são estáveis e permanentes Desvantagens • Contra-indicada quando a tecnologia sofre mudanças e desenvolvimento constantes • Falta de flexibilidade e adaptação a mudanças 42 21 Departamentalização por Processo Ex.: Agrupamento por processo Depto. de FIAÇÃO Seção Seção Preparação de Lavagem de Matéria-Prima Matéria-Prima Seção Cardagem Seção Espulas Seção Seção Tinturaria Brinquedos ENTRADAS SAÍDAS 43 Tipo Características Agrupamento em • função de saídas ou resultados quanto a um ou mais projetos • Requer estrutura organizacional • flexível e adaptável às circunstâncias do • projeto • Requer coordenação entre órgãos para cada projeto • • PROJETOS • Vantagens Ideal quando a concentração de recursos é grande e provisória e quando o produto é de grande porte Orientada para resultados concretos Alta concentração de recursos e investimentos, com datas e prazos de execução Adaptação ao desenvolvimento técnico Ideal para produtos altamente complexos • • • • • Desvantagens Concentra pessoas e recursos em cada projeto provisoriamente Quando termina um projeto ocorre indefinição quanto a outros Descontinuidade e paralisação Imprevisibilidade quanto a futuros novos projetos Angústia dos especialistas quanto ao seu próprio futuro 44 22 Departamentalização por Projeto Ex.:Agrupamentoporprojeto GERENTE DO PROJETO Engenheiro Encarregado Engenheiro de de Compras de Controle Projeto do Projeto do Projeto Chefe de Contador do Execução do Projeto Projeto 45 ESCOLHA DE ALTERNATIVAS DE DEPARTEMENTALIZAÇÃO • Departamentalização PRINCIPAL Existente no nível mais elevado da organização. Normalmente é a Departamentalização Funcional. • Departamentalização INTERMEDIÁRIA Ocorre no nível médio da organização. Neste caso aplica-se a que mais se adequa as necessidades da organização. • Departamentalização COMBINADA É a aplicação dos vários tipos de Departamentalização, visando obter o máximo rendimento da organização. Ex.: Organograma de uma empresa com agrupamentos por funções, 46 por produtos, por funções e por processo utilizados conjugadamente. 23 Presidente Secretária Geral Diretor de Operações Superint. Fábrica Motores Supervisor Usinagem Diretor Comercial Diretor Administrat Agrupamento por Funções Superint. Fábrica Rodas Superint. Ferramentaria Agrupamento por Produtos Gerente Fabricação Gerente de Manutenção Agrupamento por Funções Supervisor Montagem Agrupamento por47 Processo Supervisor Teste Final ORGANIZAÇÃO Novas Estruturas: Processos • Departamentos são verticais, Processos são horizontais e cruzam vários departamentos. • O Cliente vê Processos e não Departamentos. Presidente F1 F2 F3 Fn Processo 1 Processo 2 48 24 ORGANIZAÇÃO Novas Estruturas Redes: 1. Evolução em relação às equipes 2. Potencializa interação e fluxo de informações, criando conhecimento. Pessoas Propósito Conexões 49 ORGANIZAÇÃO Novas Estruturas: Redes - Propósito: metas cooperativas, tarefas independentes e resultados concretos; - Pessoas: membros autônomos, autoconfiantes e interdependentes. liderança compartilhada integração dos níveis articulados horizontalmente, com conexões verticais na organização; - Conexões: conversações face a face ou através de meios tecnológicos. Resultados requerem interações para produzir as relações, e os relacionamentos que envolvem confiança serão duradouros. 50 25 DIREÇÃO É equilibrar, sincronizar e integrar as ações das pessoas e as atividades das unidades da organização, para assegurar o atingimento dos objetivos. Equilibrar = alocar as quantidades certas dos recursos. Sincronizar = fazer tudo acontecer no tempo certo e na velocidade certa. Integrar = unificar os esforços individuais para a 51 mesma direção. • Abrangência da Direção Níveis da Organização Níveis de Direção Cargos Envolvidos Abrangência Estratégico Direção (Global) Diretores e Altos Executivos A empresa ou áreas da empresa Tático Gerência (Departamental) Gerentes e Pessoal do meio de campo Cada Departamento ou unidade da empresa Operacional Supervisão Supervisores e Encarregados Cada grupo de pessoas ou tarefas 52 26 DIREÇÃO: COMUNICAÇÃO Emissor o que a quem por que como onde Mensagem Receptor o que RUÍDOS de quem por que como onde Para eliminar barreiras, perguntar: Quem? Diz o que? Para quem? Por que meio? Com que efeito? ESTRUTURA E COMUNICAÇÃO: QUAL A RELAÇÃO? 53 CONTROLE • Finalidade do Controle •Padronizar desempenho •Proteger os bens organizacionais •Padronizar qualidade •Limitar a quantidade de autoridade •Medir e dirigir o desempenho •Como meios preventivos para o atingimento dos objetivos da empresa 54 27 CONTROLE Fases da Implementação da função Controle Desempenho desejado Desempenho efetivo Padrões Execução Padrão Planejado x Realizado Execução do Plano de AC Plano de Ação Corretiva Mensuração do desempenho Análise das Causas dos Desvios Identificação de Desvios 55 Implementando a função CONTROLE -» Definição de Pontos Críticos de Controle Principais itens que afetam o desempenho a cada nível hierárquico, referentes à qualidade, custo, entrega, moral e segurança. -» Identificação, Análise e Correção de Desvios Reuniões de Revisão a cada nível hierárquico Ferramentas da Qualidade 56 28 BALANCED SCORECARD Perspectiva Financeira: ROI / EVA Lucratividade Receita: variação e mix Produtividade e Custos Perspectiva dos Clientes: Participação de Mercado Aquisição de Clientes Lucratividade de Clientes Satisfação de Clientes Visão Processos Internos: Eficiência dos Processos Operacionais Desenvolvimento de Novos Produtos Eficiência dos Serviços Pós Venda Aprendizado e Conhecimento: Satisfação dos Funcionários Retenção de Funcionários Lucratividade por Funcionário 57 EXERCICIO - ANÁLISE DA EFICIÊNCIA PRODUTIVA EMPRESA A EMPRESA B Produção Anual Aceitação Funcionários Investimentos Produção Anual Aceitação Funcionários Investimentos 10.000 11.000 11.500 11.800 12.500 98% 97% 95% 98% 96% 100 95 92 90 85 100.000 100.000 100.000 100.000 100.000 15.000 15.000 15.000 16.000 16.500 98% 99% 99% 100% 100% 120 110 115 118 120 130.000 130.000 115.000 100.000 120.000 Pede-se: Pede-se:Compare Compareas asduas duasempresas empresasutilizando-se utilizando-sedos dosdados dadosacima, acima,identificando: identificando: AEm que ano cada empresa foi mais eficiente? A- Em que ano cada empresa foi mais eficiente? B_ B_Qual Qualaaempresa empresafoi foimais maiseficiente? eficiente? FÓRMULAS: FÓRMULAS: Produtividade: Produtividade:produção/recursos produção/recursos Qualidade Qualidadede deaceitação: aceitação:Qtde Qtdeitens itensque queatendem atendemas asespecificações/qtde especificações/qtdetotal totalde deitens itens Eficácia: Resultados/Objetivos Eficácia: Resultados/Objetivos 58 29