Gerenciamento Do Escritório Virtual
Utilizando
lizando O Sistema Web Contábil
2010
IDEAL
Última Atualização: 01/2010
Atendimento: Tel : (11) 3857-9007 - e-Mail: [email protected]
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ÁREA DE ADMINISTRAÇÃO
A Área de Administração (ADM) do sistema é o ambiente por onde você poderá configurar e controlar todas as
ferramentas Web Contábil integradas ao seu site.
:: Acesso
O acesso a este ambiente é controlado através de
senhas individuais para cada usuário do escritório.
Acesse o endereço: www.seudominio/adm , será
apresentada uma tela conforme imagem ao lado.
Informe o Login e a senha e clique em “Entrar”.
A “Senha de Acesso” é criada pelo sistema, num
padrão “placa de automóvel ( AAA9999 ) e enviada
para o e-mail do usuário.
:: Tela Inicial
Acessando a “Área de Administração” será apresentada a tela abaixo:
Tela Inicial da Área de Administração.
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:: Estrutura e Navegação
A “Área de Administração” é dividida em “Módulos” , cada um deles se sub-dividindo
dividindo no que chamamos
de “Aba(s)”.
Na parte superior da tela, são apresentados os “Módulos”( Escritório / Documentos / Atendimento /
Calendário / Orientações / Links /Ferramentas)
/Ferramentas .
E o Módulo Clientes:
Na parte inferior da tela, são apresentados os “Módulos”(Agenda e Suporte)
Ao acessar um dos “Módulos” será(ão)
apresentada(s) a(s) “Aba(s)”
relacionadas.
Cada “Aba “ dá acesso a uma tela
contendo “Ações Possíveis”.
Estas ações são acessadas através de
um menu de “Ações Possíveis” ou
através de “Ícones”, como por exemplo:
= Editar dados |||
registro
= Excluir
:: Níveis de Operação (Permissões)
Cada uma das “Ações Possíveis” no sistema tem sua relacionada permissão, o que possibilita configurar
o que cada “Usuário do Escritório” poderá ou não fazer.
Existem três níveis padrão de usuários do escritório: Administração, Supervisão e Operação. O sistema
prevê um conjunto de permissões para cada um desses , no entanto este conjunto pode ser individualizado
por usuário, caso seja necessário. A definição do nível padrão é configurada no cadastramento do usuário .
Este conceito será apresentado mais detalhadamente, neste manual, na descrição da rotina de
cadastramento de usuários do escritório.
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:: Módulo Escritório
O módulo Escritório serve para que você possa configurar e gerenciar seu “escritório virtual”, com as mesma
estrutura de seu “escritório real”, permintindo o cadastro de “Usuários do Escritório” (que utilizarão o sistema ),
“Departamentos” ( existentes em sua empresa ) e “Clientes” ( que utilizarão o atendimento virtual através do
seu site ), além de algumas configurações especiais como “Grupo de Clientes” e “Objetivos de Mensagens”.
Este módulo apresenta seis abas: Cadastro, Departamentos, Usuários, Grupos, Clientes e Objetivos que
passaremos a apresentar detalhadamente a seguir:
.:. Aba Cadastro
Esta opção permitirá a conferência dos dados de seu Escritório.
Tela de Cadastro do Escritório
No menu de “Ações Possíveis” desta tela será apresentada a opção “Alterar Cadastro”, será apresentada a tela
acima, com um formulário de edição de dados. Basta alterar os dados que achar necessário e clicar no botão
“Gravar” .
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.:. Aba Usuários
Esta opção permitirá o gerenciamento de dados dos “Usúarios do Escritório”,
Escritório” que terão acesso à Área de
Administração do sistema (ADM).
Tela listagem de Usuários do Escritório
A listagem apresentará as seguintes colunas:
Nível:: apresentando o nível padrão de acesso do usuário no sistema;
Acesso:: indicando se o acesso do usuário à ADM está Bloqueado ou Liberado;
Usuários:: apresentando o nome do usuário;
E-mail: Apresentando o e-mail
mail de contato com o usuário;
Ações:: com ícones relacionados as ações Editar Dados, Permissões, Enviar Senha, Gerar e Enviar Nova
Senha, Mensagens e Excluir Usuário.
Usuário
No menu de “Ações Possíveis”
ossíveis” desta tela será apresentada a opção que possibilitará o cadastramento de novos
usuários, em seus respectivos níveis padrão de acesso.
Observações Importantes:
- O nível de cada usuário será definido no cadastro do usuário mas poderá ser individualizado na rotina de edição
do cadastro deste;
- Para liberar ou bloquear o acesso de um usuário basta que você clique no ícone de acesso (
ou
);
- Evite utilizar o mesmo e-mail
mail para mais de um usuário, pois toda a comunicação será realizada desta forma;
- Para cada ação apresentada na tela existe uma permissão. Assim, caso a configuração de um usuário não
permita alguma ação, o ícone aparecerá desabilitado (
).
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.:. Aba Usuários / Criar Novo Usuário ou Editar Cadastro
Tela de edição do Cadastro de Usuários do Escritório
Selecionando a opção “Criar Novo Usuário” ou “”Editar Usuário” será apresentada a tela acima, com um
formulário de cadastramento de dados.
Basta preencher os dados da pessoa, vincular os departamentos que esta terá acesso e clicar no botão “Gravar”.
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.:. Aba Usuários / Editar Permissões
Tela Editar Permissões do Usuário do Escritório
Selecionando a opção “Editar
Editar Permissões
Permissões”” será apresentada a tela acima, com a lista de “Ações
“
Possíveis” e
relacionadas “Permissões”.
”. Escolhendo um dos níveis padrão (Administração,
(Administração, Supervisão ou Operação),
Operação o
sistema gravará um conjunto de permissões pré
pré-definidos para o usuário.
Para individualizar as permissões do usuário basta marcar (
usuário.
) ou desmarcar (
) as permissões para o
Gravar”.
Feito isto clique no botão “Gravar
Observação:
Para a conclusão desta ação será necessária a confirmação da contra
contra-senha.
.:. Aba Usuários / Enviar Senha (
)
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Selecionando a opção “Enviar Senha” será
apresentada a mensagem ao lado.
Confirme ou cancele a ação.
Caso confirme, a senha será enviada para o
e-mail cadastrado para o usuário, e o sistema
apresentará uma mensagem confirmando o
envio.
Observações:
- A senha é gerada pelo sistema, no padrão
“placa de automóvel” (03 (três) Letras e 04
(quatro) números = WEB1234).
- O sistema não permitirá visualizar a senha
de nenhum usuário
.:. Aba Usuários / Gerar e Enviar Nova Senha (
)
Selecionando a opção “Gerar e Enviar Nova
Senha”, o sistema irá gerar e enviar uma
nova senha ao usuário, sendo que a anterior
deixará de existir.
Caso confirme, a senha será trocada e
enviada para o e-mail cadastrado para o
usuário, e o sistema apresentará uma
mensagem confirmando o envio.
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.:. Aba Usuários / Mensagens (
)
Tela Mensagens do Usuário
Selecionando a opção “Mensagens” será apresentada a tela acima, sendo possível verificar o histórico de
mensagens enviadas e/ou recebidas pelo usuário selecionado, sejam estas internas ( enviadas ou recebidas por
usuários do escritório) ou externas ( enviadas ou recebidas de ou para usuários dos clientes ).
.:. Aba Usuários / Excluir Usuário (
)
A seleção da opção “Excluir Usuário”, permitirá a
exclusão de um “Usuário do Escritório”, sendo que
para esta ação será necessário informar a “ContraSenha” , como mostra a imagem ao lado.
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.:. Aba Departamentos
Nesta opção será necessário cadastrar os departamentos de seu escritório, sendo necessário indicar o seu
respectivo responsável.
Sendo possível Criar um Novo, Editar ou Excluir um departamento.
Tela de Departamentos Cadastrados
A listagem apresentará as seguintes colunas:
Departamento: apresentando o nome do departamento;
Responsável: apresentando o nome e e-mail de contato do responsável pelo departamento;
Ações: com ícones relacionados as ações Editar Dados ou Excluir Departamentos.
No menu de “Ações Possíveis” desta tela será apresentada a opção “ Criar Novo” que possibilitará o
cadastramento de novos departamentos.
Tela de Edição de Departamentos
Selecionando a opção “Criar Novo” ou “Editar Departamento” será apresentada a tela acima, com um
formulário de cadastramento de dados.
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Basta prencher os dados, selecionar um responsável para o departamento e clicar no botão “Gravar”.
A definição deste responsável, definirá para qual pessoa receberá um aviso por e-mail quando um cliente entrar no
site e cadastrar uma solicitação de serviço.
.:. Aba Grupos
Em Escritório / Grupos, permite que seja visualizado os
Tributações.
detalhes e Grupos naturais de clientes com suas
Tela Grupos de Clientes
Em Ações Possíveis podem-se criar Grupos Particulares Podendo
Editar ou
Excluir este grupo. Que
ao criar um grupo particular você terá um facilitador de comunicação, de forma que se possa cadastrar um grupo
conforme as igualdade ou necessidade de comunicação.
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.:. Aba Clientes
Nesta opção serão listados os “Clientes” cadastrados para terem acesso ao atendimento virtual no seu site.
Tela de Listagem de Clientes
A listagem apresentará as seguintes colunas:
Cód: apresentando o código do cliente, o qual sugerimos que seja igual ao utilizado em seu sistema contábil;
Razão: apresentando a Denominação Social do cliente;
Ações: com ícones relacionados as ações;
Editar Dados: Permite a edição ou alteração dos dados cadastrais do cliente cadastrado.
Usuários: Permite a inclusão, alteração e bloqueio dos usuários do seu cliente.
Documentos: Permite que sejam vinculados os tipos de documentos a serem enviados aos clientes
conforem a tributação deste.
Arquivos: Permite a visualização dos arquivos disponibilizados (publicados) para o cliente.
Atendimento: Informa quais solicitações estão disponíveis para este cliente no site e seu respectivo
responsável.
Solicitações: Informa quais solicitações já foram feitas pelo cliente e seu histórico de atendimento.
Mensagens: Permite a visualização das mensagens que este cliente envio/recebeu.
Desativar: Permite a desativação (exclusão) do cliente. Lembramos que após desativá-lo a reativaçaõ só
permitida se solicitada ao suporte Web Contábil.
No menu de “Ações Possíveis” desta tela será apresentada a opção “ Cadastrar novo Cliente” que possibilitará
o cadastramento de novos clientes. “Listar Clientes Inativos” permite a visualização dos clientes desativados
(excluídos).
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Tela Cadastro de Clientes
Selecionando a opção “Cadastrar novo Cliente”
Cliente” , você terá que informar se o cadastramento será de um cliente
Pessoa Física ou Pessoa Jurídica, podendo informar o CEP, o que facilitará o cadastramento.
Será apresentada a tela acima, com um formulário de cadastramento de dados.
Basta prencher os dados e clicar no botão “Gravar”.
.:. Aba Objetivos
Na ação Objetivos é possível criar em Ações Possíveis,, “objetivo da mensagem” entre Escritório e Cliente.
Tela Objetivos do Escritório
Com este campo é possível fazer um banco de dados em relação a quais foram as “Dúvidas” mais freqüentes ou
ver oque os clientes sugerem em relação ao seu escritório, dimuindo o indice de reclamções uma vez que com
esta ferramenta é possível saber onde deixa a desejar e evitar o mesmo em um futuro atendimento.
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:: Módulo Agenda
Este Módulo permite um canal direto de comunicação entre seus usuários do escritório, clientes e grupos de
clientes, onde toda tarefa em atendimento fica registrada permitindo acompanhar o andamendo e conclusão
da mesma. Sendo que toda comunicação pode ser acompanhada e ao longo do uso servirá como um
"Histórico" de mensagens já que não há a possibilidade de exclusão do conteúdo. Permitindo a procura
das mensagens por um filtro objetivo (categorias, grupos, assuntos)
.:. Aba Mensagens
Esta opção permite o envio de mensagens entre usuários do escritório (intranet) e entre os usuários e seus
clientes ou grupo de clientes (extranet), onde é possível aconpanhar as mensagens atravéz de filtros
(Preferências ) e Legendas.
Tela Mensagens
.:. Aba Tarefas
Nesta opção pode-se acompanhar as tarefas em andamento ou as já concluídas, de forma que o sistema
indica quando foi criada, qual a previsão, oque esta sendo solicitado, quem solicitou, o status da tarefa e
Editar (
) os dados da tarefa.
Tela Tarefas
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.:. Aba Tarefas / Editar (
) Minhas Tarefas
Esta opção permite verificar os dados tarefa, permitindo a visualização do conteúdo e alterar seu status quando
concluído ou cancelado. É possível também acompanhar as mensagens anteriores relacionadas a esta trafefa
Tela Editar Minhas Tarefas
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:: Módulo Suporte
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Esta opção permite um canal direto de atendimento com a Web Contábil, onde o atendimento pode ser solicitado
aos departamentos de Suporte e Financeiro, seja uma dúvida, sugestão ou reclamação. O atendimento ocorre
atravéz do envio de mensagens (registradas) permitindo o acompanhamento (histórico) das mensagens anteriores.
Para enviar uma mensagem é necessário apenas selecionar o destinatário, assunto e objetivo do contato. Clique
em enviar e aguarde o retorno com a reposta a mensagem enviada.Tela Contato com o Suporte
É possível através da aba Tutoriais visualizar todas as funcionalidades do sistema WEB Contábil.
IMPORTANTE:
Os treinamentos relacionados ao Sistema WEB Contábil são ministrados em turmas abertas (presencial/gratuito), via Skype ou In
Company, com carga horária dependendo da programação e valores à consultar.
Após participar dos treinamentos você pode agendar sessões de Consultoria. Sugerimos realizar projetos personalizados para
verificar se os objetivos foram alcançados e quais as dificuldades encontradas para colocar a teoria em prática, fixando assim
ainda mais o aprendizado.
Solicite a visita de um dos nossos Consultores.
Maiores informações e inscrições para treinamentos: Acesse nosso site www.ideiapositiva.com.br
Contato: (11) 3857-9007/ (11) 2306-7674 ramal 4 E-mail : [email protected]
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