Mais tempo para ser
o empreendedor.
E não o “cara da TI”
Office 365 muda rotina e aumenta
a produtividade do maior portal de
e-commerce de artigos de dança do Brasil
Este material pode ser apresentado e/ou enviado apenas para clientes. A reprodução e divulgação deste conteúdo,
em parte ou na íntegra, não são permitidas sem autorização prévia da Allen.
A Mundo Dança nasceu há cinco anos a partir da observação da necessidade de bailarinas
que possuíam sapatilhas que “quebravam” muito rápido. “Estava à procura de um novo
empreendimento e quando apontaram esta necessidade, decidi estudá-la. Na época, não
havia nenhum site que falasse sobre a variedade de sapatilhas existentes no mercado com
informações sobre a adequação dos modelos para cada tipo pé”, lembra Marcos Silva, CEO
do que, hoje, é o maior portal de e-commerce de artigos de dança do Brasil.
O negócio, que começou dentro de um portal público de compra e vendas da Internet,
recebe atualmente, mais de 200 mil acessos por mês e atende todo território nacional. Das
sapatilhas passou a oferecer outros produtos de dança dos maiores fabricantes nacionais
e internacionais. A taxa de crescimento é de, no mínimo, 200 novos clientes mensalmente
por meio sua capilaridade em buscas orgânicas na rede e forte campanha de marketing
nas mídias sociais.
www.mundodanca.com.br
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Crescimento x Gestão
Com o crescimento da demanda e a dificuldade de gerenciamento, fez-se necessário migrar
para uma plataforma própria de e-commerce. Com servidor externo, locado nos Estados
Unidos, um novo contratempo se apresentou: o confuso redirecionamento de mensagens
e a gestão do negócio com uma ferramenta de mensageria. “Os e-mails se perdiam, outros
eram marcados como lidos mesmo sendo novos ou mesmo como SPAM. Esses e outros
pequenos problemas passaram a atrapalhar a produtividade do negócio e o tempo de
resposta para os clientes. Nós também precisávamos diminuir as informações trocadas por
e-mail e criar um ponto central de compartilhamento”, conta Marcos Silva.
À época, foi adotada a plataforma Google Docs, mas esta não alcançava o nível de
satisfação esperado. De novo problemas com perda de mensagens e informações faziam
com que seu custo zero não compensasse mais.
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Solução que cabe no caixa
Com profundos conhecimentos de TI, devido a sua atividade primária, o CEO da Mundo
Dança, Marcos Silva, viu no Microsoft Office 365 a possibilidade de uma mudança de
parâmetros. “A solução, apesar de ter um custo, cabia em nosso caixa e oferecia ótima
relação custo x benefício”, relata. Marcos ressalta o papel da revenda na tomada de decisão.
Foi a Allen quem fez a grande ponte para adoção do Office 365. O grande diferencial foi
ela estar situada na intersecção do problema e ter conhecimento total das necessidades
e das soluções.
Marcos Silva
CEO da Mundo Dança
Com base no conhecimento das necessidades mapeadas junto com o cliente, a Allen
definiu o melhor plano para adesão ao Microsoft Office 365. De acordo com o número de
colaboradores foi definido o P1 (Pequenas empresas) como melhor plano, visando maior
credibilidade na plataforma de correio eletrônico e, principalmente, no compartilhamento
de documentos financeiros com permissionamento.
Um dia para implementação
Foi feito o criterioso planejamento da implantação da solução para que os serviços, que
funcionam 24x7, não fossem interrompidos além do tempo necessário, aceitável pelo
cliente. Com o apoio de um especialista da Allen em Office 365, que também estava a par
das necessidades de curto, médio e longo prazo do cliente, foram desenvolvidas, em um
único dia, as seguintes atividades:
•
Criação de conta trial Office 365 P1;
•
Configuração do DNS interno para direcionar as chamadas dos clientes e o redirecionamento do MX para a plataforma Microsoft;
•
Registro dos colaboradores como clientes da plataforma e definição das licenças de uso;
•
Criação de site SharePoint com template de Document Library para receber os documentos do departamento financeiro, e definição dos grupos de permissão para o mesmo;
•
Configuração dos clientes Outlook para acessarem a nova plataforma de e-mail;
•
Instalação do Cliente Lync nas estações para comunicação entre os colaboradores;
•
Criação dos grupos de distribuição para substituir as caixas de correio corporativas que não estariam mais presentes no ambiente.
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200% de ganho em produtividade
Apesar da mudança de conceito, a transição e a migração foram tranquilas para equipe
Mundo Dança. Com ferramentas semelhantes às tradicionais on premise – Outlook, Word,
Excel etc. – não houve alteração na rotina diária da equipe e o impacto da mudança foi
minimizado. A adaptação levou cerca de uma semana e mais outras três para adequação
dos processos com as novas possibilidades de administração que a ferramenta oferecia. No
segundo mês, as atividades estavam em pleno vapor com a nova plataforma de produção.
A estimativa de ganho em produtividade é de 200%.
O correio eletrônico foi o fator produtividade de maior percepção, pois com o Exchange
Online foi possível remodelar as listas de distribuição, receber mensagens antes bloqueadas
por configurações de SPAM, bem como estar fora de listas de bloqueio do antigo provedor.
Segundo Marcos Silva, não se perde mais tempo com a organização de mensagens, já
que é possível sincronizar o Outlook com o celular, centralizando o fluxo de mensagens.
Antes, levava mais de uma hora para fazer a leitura e responder as mensagens, devido a
descentralização da caixa de entrada. Hoje, em minutos, resolve-se.
“Com Office 365 também acabou mandar documentos por e-mail. Hoje, com SharePoint
[ambiente para compartilhamento de documentos], eu consigo administrar as permissões
para visão de documentos, o que eu não tinha no Google, anteriormente. Cada membro
da equipe visualiza o que compete a seu trabalho e eu posso delegar as atividades com
mais tranquilidade. Zerei meu tempo dedicado à produção de planilhas. Agora, vejo só os
resultados”, explica Marcos Silva. A comunicação interna da equipe também se tornou mais
objetiva, pois não gastam mais tempo com mensagens instantâneas para saber onde está
um documento.
Marcos ainda destaca que “hoje, por exemplo, não precisa mais sair para fazer reunião
com um fornecedor. Os recursos de live meeting [reuniões e conferências remotas] fazem
com que eu economize não só tempo, mas também custos de deslocamento. Agendo uma
reunião com recurso do Outlook e Lync, e a realizo de qualquer lugar”.
“Com problema de produtividade identificado, estávamos no limiar entre
mudar de plataforma ou ferramenta de apoio. Com SaaS [Software as a
Service] tive o que precisava e abri caminho para uma melhor gestão. Se
fosse on premise, os custos seriam muitos altos. A opção do Office 365
permitiu que os problemas de ferramentas de apoio fossem resolvidos
com um ano de antecedência. O processo de crescimento foi acelerado,
pois pude dar atenção a outros aspectos do negócio como a plataforma
de e-commerce e mesmo questões administrativas”.
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Triplicando o faturamento
Com a adoção do Office 365 e o aumento da produtividade, foi possível triplicar o
faturamento do negócio. A velocidade para conferência de boletos pagos aumentou,
por exemplo, aperfeiçoando o tempo de resposta da empresa e sem risco de cobranças
errôneas, devido ao melhor controle das atividades. Com estas melhorias a desistência de
compra foi praticamente abolida. “Não zeramos ainda a taxa de desistência de compra
porque o número de clientes aumentou”, comenta Marcos.
Hoje, o Mundo Dança consegue atender com mais qualidade seus clientes. No caso de trocas
e devolução, o processo foi aprimorado com criação de tarefas no Outlook, permitindo
melhor monitoramento do tempo de atendimento. Marcos acredita que o crescimento
da clientela está indiretamente relacionado à adoção da solução na nuvem. “Para dar um
bom atendimento eu precisava de uma boa ferramenta de apoio. Sem o Office 365, não
conseguiria, com certeza, atender aos clientes que temos hoje”, salienta.
Sem precisar se preocupar com questões de infraestrutura de TI, o trabalho administrativo
do negócio melhorou. “Em empresas pequenas, geralmente, o dono incorpora o ‘cara
da TI’ e não tem tempo para gerenciar melhor seu negócio”, conta. “O que o Office
365 me oferece, na nuvem, não seria possível on premise sem que precisasse investir
mais em infraestrutura de TI”, conclui Marcos.
O retorno do investimento foi medido com base no que estava deixando de gastar ou
perder de faturamento ao adotar uma solução como serviço (SaaS) paga, mas extremamente
satisfatória. “Mudou o meu ponto de vista e, hoje, pago o justo por um gerenciamento
muito melhor”, ressalta Marcos. Segundo o CEO, o retorno do investimento é de mais
200%. “Ganhei mais tempo para ser o empreendedor do que o ‘cara da TI’, e a tendência é
que aumente cada vez mais”.
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Plano Office 365-P1
PARA PEQUENAS EMPRESAS
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