PRONTUÁRIO
ELETRÔNICO
E
GERENCIAMENTO
DE
CASO
EM
AMBULATÓRIO DE PSIQUIATRIA
ELECTRONIC
MEDICAL
RECORD
AND
CASE
MANAGEMENT
IN
A
PSYCHIATRY OUTPATIENT CLINIC
REGISTROS ELECTRÓNICOS DE SALUD Y MANEJO DE CASO EN UNA
CLÍNICA DE PSIQUIATRÍA
Ana Stella de Azevedo Silveira
Mestre em Ciências pela Universidade Federal de São Paulo – UNIFESP, São Paulo SP, Brasil - autor correspondente; email:
[email protected]
Carolina Bessa Ferreira De Oliveira
Doutoranda em Educação pela Universidade de São Paulo - USP, São Paulo SP, Brasil.
Fernanda Lessa
Mestre em Economia da Saúde pela Universidade Federal de São Paulo – UNIFESP, São Paulo SP, Brasil.
Resumo
Introdução: A integração das informações do paciente através de sistemas
eletrônicos é uma ferramenta importante para o modelo de cuidado de
Gerenciamento de Caso. Objetivos: descrever a implantação e o primeiro ano de
funcionamento do prontuário eletrônico como ferramenta de integração das
informações para o Gerenciamento de Caso em um ambulatório de psiquiatria,
apontando seus benefícios e dificuldades. Métodos: estudo de caso, com pesquisa
documental. Resultados: O prontuário eletrônico foi implantado no ambulatório em
substituição ao manuscrito em outubro de 2012. Concomitantemente, foi criado um
sistema eletrônico de integração das informações que compila os principais dados
dos pacientes em um Relatório de Gerenciamento de Caso em tempo real.
Benefícios: melhor integração das informações dos pacientes, com maior segurança
e confiabilidade; fim da duplicação de trabalho dos gerentes de caso; disponibilidade
de dados que facilitam o planejamento do cuidado; melhor coordenação da
assistência e comunicação entre os profissionais. Dificuldades: assistência técnica e
complexidade do sistema. Conclusão: Os benefícios do prontuário eletrônico
superaram as dificuldades, garantindo um melhor funcionamento do Gerenciamento
de Caso.
1 Descritores: Registros Eletrônicos de Saúde, Administração de Caso, Sistemas de
Informação
Abstract
Introduction: Integration of health information through electronic systems is an
important tool for the Case Management care method. Objectives: To describe the
implementation and first year of operation of the electronic medical record as a tool to
integrate patient information for case management in an outpatient psychiatric clinic,
pointing out its benefits and difficulties. Methods: Case study based on documentary
research. Results: The electronic medical records were implemented in the clinic in
order to replace the manuscript records in October 2012. Simultaneously, an
electronic system for information integration was created, which compiles key patient
data in real time in a Case Management Report. Benefits: optimization of the
integration of patient information, greater safety and reliability; end of duplication of
the work of case managers; availability of data that facilitates care planning, better
coordination of care and communication among professionals. Difficulties: technical
assistance and system complexity. Conclusion: The benefits of electronic medical
records overcame the difficulties, ensuring better functioning of Case Management.
Keywords: Electronic Health Records, Case Management, Information Systems
Resumen
Introducción: Integración des las informaciónes de salud a través de sistemas
electrónicos es una herramienta importante para el método de cuidado Manejo de
Caso. Objetivos: Describir la aplicación y el primer año de funcionamiento de los
registros electrónicos como herramienta para la integración de la información de los
pacientes para el Manejo de Caso en una clínica de psiquiatría, señalando sus
ventajas y dificultades. Métodos: Estudio de caso basado en investigación
documental.
Resultados:
En
octubre
de
2012,
los
registros
electrónicos
reemplazaron los manuscritos y fue creado un sistema electrónico que recopila los
principales datos de los pacientes en un Informe de Manejo de Casos en tiempo
real. Beneficios: optimización de la disponibilidad y de la integración de la
información, con mayor seguridad y fiabilidad, fin de la duplicación del trabajo, mejor
coordinación y planificación de la atención y mejor comunicación entre los
profesionales. Dificultades: asistencia técnica y complejidad del sistema. Conclusión:
Los beneficios de los registros electrónicos han vencido las dificultades, lo que ha
garantizado mejor funcionamiento del Manejo de Caso.
2 Descriptores: Registros Electrónicos de Salud, Manejo de Caso, Sistemas de
Información
INTRODUÇÃO
Os Ambulatórios Médicos de Especialidades (AME) são serviços de saúde de
nível secundário do Estado de São Paulo que oferecem atendimento ambulatorial e
procedimentos diagnósticos em diversas especialidades.1 Administrado pela
Organização Social de Saúde (OSS) Associação Paulista para o Desenvolvimento
da Medicina (SPDM),
o AME Psiquiatria Dra. Jandira Masur (AME Psiquiatria)
consiste em uma iniciativa inovadora na gestão de serviços ambulatoriais na área de
psiquiatria e saúde mental, sendo fruto de parceria entre a Secretaria de Estado da
Saúde de São Paulo, os Departamentos de Psiquiatria das principais faculdades de
medicina paulistanas, o Conselho Regional de Medicina do Estado de São Paulo
(CREMESP) e o Ministério Público Estadual.1,2,3
O AME Psiquiatria faz parte de uma rede de referência e contrarreferência
que contempla os diversos serviços de saúde mental da Zona Norte. Localizado na
Vila Maria, presta atendimento a aproximadamente três mil pacientes com perfil
ambulatorial que necessitem consultar-se com equipe especializada.1 O serviço tem
como objetivos otimizar o atendimento a pacientes com transtornos mentais
moderados ou graves de prevalência relevante na área de abrangência e fortalecer
a rede de atenção integral à saúde mental.1,2
O foco do tratamento está na elucidação diagnóstica e estabilização clínica do
quadro psiquiátrico, seguindo protocolos de atendimentos referendados pelas
faculdades. Os pacientes são atendidos através de consultas previamente
agendadas pela Central de Regulação do Estado e, uma vez atingidos os objetivos
do tratamento, são encaminhados à unidade de origem ou a outras unidades de
maior ou menor complexidade.1,2
O atendimento é prestado por equipe interdisciplinar e compreende cinco
Linhas de Cuidados: Transtornos Afetivos e Ansiedade; Transtornos relacionados ao
uso de Álcool e Drogas; Psiquiatria Geriátrica; Transtornos Psicóticos e
Esquizofrenia; e Psiquiatria da Infância e Adolescência.3 As modalidades de
atendimento abrangem consultas individuais, grupos terapêuticos e de família, e
realização de exames. Um dos processos que diferencia o AME Psiquiatria de
3 outros ambulatórios é o Gerenciamento de Caso liderado por enfermeiros
especialistas em saúde mental, os gerentes de caso (GC).2
O Gerenciamento de Caso pode ser definido como um “método de cuidado
com um objetivo comum para toda a equipe de saúde na busca de resultados de
qualidade para o paciente, família e membros envolvidos na assistência, com boa
relação de custo-benefício, flexível a qualquer ambiente de cuidado”.4 As primeiras
experiências de Gerenciamento de Caso em saúde mental aconteceram na década
de 70 nos Estados Unidos e tinham como objetivo tratar o paciente na comunidade e
mantê-lo mais próximo do serviço de saúde, contrapondo-se ao modelo
hospitalocêntrico vigente.5
No AME Psiquiatria, cada Linha de Cuidados conta com o trabalho de dois a
quatro enfermeiros especialistas em saúde mental, os GC, visando a garantia da
continuidade e qualidade do tratamento, através do desempenho das funções
exemplificadas a seguir:2
•
Acompanhar o tratamento do paciente, desde sua admissão até a alta;
•
Desenvolver o Processo de Enfermagem e o plano terapêutico do
paciente em conjunto com a equipe interdisciplinar;
•
Participar da discussão clínica em sua Linha de Cuidados;
•
Condensar e compartilhar as informações a respeito dos pacientes
através de um sistema interno de troca de informações;
•
Coordenar e delegar os cuidados com o paciente;
•
Desenvolver atividades de psicoeducação e;
•
Realizar a Busca Ativa (BA) de pacientes faltosos.
A experiência do Gerenciamento de Caso no AME Psiquiatria exige uma
prática mais autônoma do enfermeiro, com responsabilização pelo cuidado
longitudinal dispensado ao paciente e proporciona um cuidado mais coordenado e
efetivo, resultando em taxas de adesão ao tratamento satisfatórias para o perfil da
população atendida.2
Uma das atribuições essenciais do GC no AME Psiquiatria é compilar todas
as informações referentes ao andamento do tratamento do paciente, coordenando e
organizando a assistência. Inicialmente, para realizar essa função, era utilizada uma
Planilha de Gerenciamento de Caso de Excel (PGC-E), abastecida pelos GC com
dados do prontuário do paciente e anotações da agenda diária dos profissionais.
4 Em 2012, o AME Psiquiatria contratou um Sistema de Gestão em Saúde
informatizado que permitiu a implantação de um Sistema Eletrônico Integrado (SEI)
de Gerenciamento de Caso, através da substituição do prontuário manuscrito pelo
Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP). O PEP ou Electronic Medical Record
(EMR) é definido pela Organização Mundial da Saúde como um sistema de
documentação informatizado desenvolvido para a prática médica ou centros de
saúde, que inclui a identificação e outras informações sobre o paciente, como uso de
medicamentos e
resultados de exames laboratoriais.6 Em uma revisão, Patrício
20117, define o PEP como “o repositório de dados clínicos obtidos por variadas
fontes, armazenados eletronicamente de modo a permitir sua recuperação rápida e
organizada, com informações de um conjunto de pacientes ou sobre um paciente
em particular”. Juntamente à implantação do PEP, houve a substituição da PGC-E
pelo Relatório de Gerenciamento de Caso (RGC). O RGC importa do prontuário
dados
sócio-demográficos,
clínicos
e
assistenciais
importantes
para
o
Gerenciamento de Caso em tempo real.
Apesar de ter se mostrado um método efetivo para garantir a continuidade do
tratamento para pacientes com transtornos mentais graves,5 as experiências e
publicações sobre Gerenciamento de Caso no Brasil ainda são escassas e
concentradas em serviços hospitalares e da rede privada de saúde. Por outro lado, o
uso do PEP também é recente no país. Apesar de, no Estados Unidos, as primeiras
experiências terem surgido na década de 70; no Brasil, a investigação de um modelo
de PEP iniciou-se nos anos 90 e só nos anos 2000 surgiram novas leis
regulamentando esse tipo de documentação.7 Além disso, há poucos estudos
científicos sobre a adoção e utilização de sistemas tecnológicos de informação em
saúde.8 Esse fatos, aliados à disponibilidade de um SEI de informações do paciente
para o Gerenciamento de Caso tornam a experiência do AME Psiquiatria algo
inovador que merece ser estudado e avaliado a fim de identificar a utilidade dessa
ferramenta para o gestor em saúde do Sistema Único de Saúde (SUS).
A pergunta levantada no presente artigo foi: “ quais foram os benefícios e as
dificuldades provenientes dessa experiência?”
Baseando-se nessa pergunta, a
hipótese proposta é de que os benefícios trazidos pela implantação do PEP como
ferramenta de integração das informações para o Gerenciamento de Caso
superaram as dificuldades, justificando seu uso.
5 O objetivo desse estudo foi descrever a implantação e o primeiro ano de
funcionamento PEP como ferramenta de integração das informações para o
Gerenciamento de Caso no AME Psiquiatria, apontando seus benefícios e
dificuldades.
2 MÉTODOS
Trata-se de uma pesquisa descritiva de abordagem qualitativa. Para tanto, foi
realizado um estudo de caso, com pesquisa documental, descrevendo a história da
implantação do
PEP como ferramenta de integração das informações para o
Gerenciamento de Caso no AME Psiquiatria e seu primeiro ano de funcionamento,
apontando benefícios e limitações.
Os dados foram coletados utilizando fontes encontradas junto ao AME
Psiquiatria, incluindo relatórios e manuais do serviço e resultados de pesquisas já
desenvolvidas. A coleta de dados teve início após obtenção de autorização para a
realização da pesquisa pela direção do AME Psiquiatria e pela direção de
enfermagem da SPDM e aprovação do Comitê de Ética e Pesquisa da Universidade
Federal de São Paulo através do parecer 482.086, emitido em 29/11/2013 (ANEXO).
3 RESULTADOS E DISCUSSÃO
Para compreender o SEI de Gerenciamento de Caso através do PEP, é
importante conhecer como o processo acontecia antes de sua implantação. O
Quadro 1 descreve a trajetória da implantação do SEI de Gerenciamento de Caso no
AME Psiquiatria.
Quadro 1. Trajetória da implantação do Sistema Eletrônico Integrado De
Gerenciamento de Caso no AME Psiquiatria
Agosto de 2010
•
•
Inauguração do AME Psiquiatria
Implantação do Gerenciamento de Caso
Setembro de 2010
•
Implantação da Planilha de Gerenciamento de Caso (Excel)
Julho a Setembro
2012
•
Desenvolvimento e testagem do PEP e do Sistema Eletrônico
Integrado De Gerenciamento de Caso
Treinamento dos GC no manejo do sistema
•
Outubro de 2012
•
Implantação do Sistema de Gestão em Saúde informatizado
no AME Psiquiatria, incluindo o PEP
Outubro a Dezembro
de 2012
Janeiro de 2013
•
Transição das informações da Planilha de Gerenciamento de
Caso (Excel) para o Relatório de Gerenciamento de Caso
Fim do uso da Planilha de Gerenciamento de Caso (Excel)
Consolidação do Sistema Eletrônico Integrado De
Gerenciamento de Caso como estratégia definitiva para
acompanhamento dos pacientes
•
•
6 Durante dois anos, a compilação das informações para o Gerenciamento de
Caso foi realizada através das PGC-E (Figura 1). Cada um dos 14 enfermeiros do
AME Psiquiatria manejava sua própria Planilha, com dados de todos os pacientes
sob sua responsabilidade.
Figura 1. Modelo de Planilha de Gerenciamento de Caso-Excel
*Dados Fictícios para preservar a identidade dos pacientes
A Figura 2 descreve o fluxo de informações nesse modelo. Nele, o
profissional que atende o paciente deve fazer manualmente o registro da consulta
em seu prontuário. Se houver alguma ocorrência mais relevante para a ciência do
GC, como riscos
e eventos (ex.: suicídio, heteroagressão), o profissional a
transcreve novamente em sua agenda diária para que o enfermeiro compile esses
dados na PGC-E. Faltas e agendamento de discussões clínicas seguem o mesmo
fluxo. Com as agendas em mãos, o enfermeiro é responsável por analisar os dados
mais relevantes, inseri-los na
PGC-E e tomar condutas condizentes com os
achados. As informações básicas sobre o paciente também são inseridas na PGC-E
pelo GC, que transcreve as informações outrora inseridas no banco de dados do
Serviço de Arquivo Médico e Estatística (SAME).
7 Figura 2. Fluxo de informações com a Planilha de Gerenciamento de Caso (Excel)
Em 2012, o AME Psiquiatria contratou uma empresa para realizar a
instalação e manutenção de um Sistema de Gestão em Saúde informatizado. Tal
Sistema permitiu a integração de processos, pessoas e informações relacionadas às
áreas assistencial e administrativa através de uma plataforma informatizada. Sua
instalação trouxe um grande avanço para a área assistencial; a implantação do
PEP, que substituiu o antigo prontuário manuscrito existente na unidade. A fim de
cumprir as regras determinadas pela Sociedade Brasileira de Informática em Saúde
(SBIS) e pelo Conselho Federal de Medicina (CFM)9 para Certificação de Sistemas
de Registro Eletrônico em Saúde, os dados registrados no PEP do AME Psiquiatria
são impressos e assinados manualmente para então serem arquivados em um
prontuário físico, uma vez que o serviço ainda não conta com a assinatura digital dos
funcionários. Foi também solicitado para a empresa o desenvolvimento do RGC
(Figura 3), em substituição à antiga Planilha. A transferência dos dados da PGC-E
para o RGC ocorreu aos poucos, conforme novas ocorrências eram registradas no
PEP e prontuários eram abertos ou fechados. A integração automática dos dados
entre o PEP e o RGC resultou no SEI de Gerenciamento de Caso, cujo fluxo é
descrito na Figura 4.
8 Figura 3.Modelo de Relatório de Gerenciamento de Caso
*Dados Fictícios para preservar a identidade dos pacientes
Figura 4. Fluxo de informações com o Relatório de Gerenciamento de Caso
Podemos afirmar que ambas ferramentas, a antiga PGC-E e o novo RGC
compilam dados sócio-demográficos, clínicos e assistenciais importantes para o
Gerenciamento de Caso, com a principal diferença que o SEI permite que isso
ocorra em tempo real, ou seja, uma vez que um profissional realiza um novo registro
no PEP, esse é automaticamente exportado para a RGC, e ao mesmo tempo em
que um prontuário é aberto ou encerrado no SAME, ele é aberto ou encerrado no
RGC. No entanto, por se tratarem de distintas ferramentas, o manuseio das mesmas
e o funcionamento de seus recursos também são distintos. O Quadro 2 explicita a
diferença do funcionamento dos principais recursos da PGC-E e do RGC e o Quadro
3 descreve as vantagens e desvantagens do uso de cada uma delas.
9 Quadro 2. Funcionamento dos principais recursos da Planilha de Gerenciamento de
Caso (Excel) e do Relatório de Gerenciamento de Caso
Recurso
Inserção de
informações básicas
do paciente (nome,
data de nascimento,
idade, etc.)
Registro de
ocorrências com o
paciente (faltas, riscos
e eventos)
Manejo do excesso de
informações (faltas
antigas, pendências
resolvidas, riscos
melhorados)
Registro e identificação
de pacientes de alta
Controle da data do
último atendimento
Controle de busca
ativa
Estratificação de
pacientes mais graves
Estratificação de
paciente por médico ou
terapeuta responsável
pelo paciente
Contagem de
indicadores (riscos,
eventos, BAs, altas)
Agendamento de
discussão de caso
para reunião clínica
Registro de discussão
de caso em reunião
clínica
Rastreabilidade dos
registros
Planilha de Gerenciamento de Caso
(Excel)
Informações dos pacientes são
inseridas uma a uma pela GC através
de acesso ao banco de dados do
SAME (cópia e cola).
Relatório de Gerenciamento de Caso (PEP)
As ocorrências são manuscritas na
agenda diária do profissional. GC
recolhe as agendas periodicamente e
transcreve os dados na Planilha. A
data de registro da ocorrência não
está explicitada na Planilha.
Informações antigas que já não são
importantes para o quadro atual do
paciente são apagadas da Planilha
pela GC.
As ocorrências registradas no PEP através
de um esquema de checklist são
automaticamente importadas para o
Relatório, especificando a data de registro.
A alta é manuscrita na agenda do
profissional. GC recolhe as agendas
periodicamente e transcreve as altas
na Planilha, separando os pacientes
de alta dos pacientes ativos em duas
diferentes abas.
A planilha de inativos é mensalmente
enviada ao SAME, que identifica a
alta e encerra os prontuários dos
pacientes.
Não é realizada
A alta registrada no PEP é automaticamente
importada para o Relatório.
Um aviso de alta é automaticamente enviado
ao SAME, que encerra o prontuário do
paciente.
O Relatório separa os pacientes em duas
listas: ativos e inativos.
Data da última BA é inserida na
Planilha. Uma fórmula realiza a
contagem dos dias que se passaram
desde a última BA e um sistema de
cores estratifica os pacientes de
acordo com a contagem.
Realizada através de filtros na
Planilha.
Não é possível.
Realizada mensalmente através do
uso de filtros na Planilha.
Profissional que deseja discutir um
caso registra a solicitação na agenda
diária. GC recolhe as agendas
periodicamente e solicita os
prontuários no SAME para a reunião
clínica através de formulário próprio.
Registro é realizado apenas em livro
ata e então transcrito na Planilha.
Não é possível.
Informações dos pacientes são inseridas
automaticamente a partir do momento em
que o SAME abre o prontuário para o
paciente.
Informações antigas que já não são
importantes para o quadro atual do paciente
podem ser desativadas e não aparecer mais
no Relatório, mas continuam no PEP.
Data é inserida no Relatório
automaticamente após abertura do
atendimento
A BA registrada no PEP é automaticamente
importada para o Relatório. Um sistema de
filtro permite estratificar os paciente de
acordo com a data da última BA.
Realizada através de filtros no Relatório.
Realizada através de filtros no Relatório.
Realizada mensalmente através de
exportação do Relatório para uma planilha
de Excel e uso de filtros.
Profissional que deseja discutir um caso
registra a solicitação no PEP. GC solicita os
prontuários para a reunião clínica através da
plataforma informatizada.
Além do livro ata, registro é realizado no
PEP e automaticamente importado para o
Relatório.
É possível rastrear quem realizou um
registro consultando o PEP.
10 Quadro 3. Vantagens e desvantagens da Planilha de Gerenciamento de Caso
(Excel) e do Relatório de Gerenciamento de Caso
Planilha de Gerenciamento de Caso
(Excel)
• Autonomia para resolver
falhas no sistema pela
equipe de TI local e pelas
gerentes de caso
• Facilidade na contagem de
indicadores (riscos, eventos,
BAs, altas)
Relatório de Gerenciamento de Caso (PEP)
•
•
•
•
•
•
Vantagens
•
•
•
Desvantagens
•
•
•
Desperdício de tempo e
recursos humanos
Duplicação de tarefas
Possibilidade de “erros” nas
fórmulas da Planilha ao
copiar e colar informações
Possível perda de
informações ou erro de
registro ao transcrever dados
na Planilha
•
•
Economia de tempo e de recursos
humanos
Maior segurança nas informações
Maior participação dos profissionais não
enfermeiros
Facilidade na inserção de informações e
ocorrências no Relatório
Agilidade no encerramento dos prontuários
de paciente de alta
Possibilidade de estratificação do paciente
por profissional responsável
Facilidade em manejar os filtros do
Relatório
Facilidade em rastrear os registros
realizados
Dependência da empresa contratada
responsável pela plataforma para corrigir
falhas e realizar aperfeiçoamentos no
sistema
Complexidade da contagem dos
indicadores
A literatura científica também atribui diversas vantagens ao PEP: acesso mais
veloz às informações do paciente, disponibilidade remota, uso simultâneo por
diversos serviços e profissionais de saúde, legibilidade, rastreabilidade e
confiabilidade dos dados, integração com outros sistemas de informação, facilidade
na coleta dos dados para emissão de relatórios e indicadores, possibilidade de
priorização do atendimento para os casos graves, fim da redigitação das
informações e facilidade no compartilhamento de informações entre os profissionais
de saúde.7,8,10,11
Além disso, a adoção do PEP vai muito além da digitalização de dados e
documentos impressos em papel, gerando grandes bases de dados que podem ser
analisados e utilizados para melhorar a assistência prestada.7,10,12-14 Assim, a
integração de sistemas de gerenciamento de doenças e PEP favorece o manejo de
informações de saúde e melhora a qualidade da assistência, uma vez que
proporciona dados do paciente de modo coordenado e em tempo real.8 No entanto,
11 esses dados são geralmente subaproveitados pelos profissionais de saúde, que
ainda não compreendem o PEP integrado a um sistema de informação.8,12
Assim, no AME Psiquiatria, a implantação do PEP foi acompanhada pela
elaboração de um SEI de informações, a fim de aproveitar todos as possibilidades
que essa nova modalidade de prontuário oferece. Acessar, organizar e analisar do
PEP
pode
ser
desafiador,15
sendo
necessário
que
a
informação
seja
adequadamente processada antes de ser disponibilizada, incluindo as etapas de
seleção, organização, armazenagem, gerenciamento e disseminação.14 Desse
modo, foi essencial para o bom funcionamento do SEI no ambulatório, que um fluxo
de informações fosse desenvolvido cuidadosamente a fim de criar um método
simples e fácil para coleta e análise dos dados, no qual os dados do PEP são
importados para o RGC automaticamente e em tempo real.
A indisponibilidade de informações em tempo real pode resultar em atraso do
tratamento, em decisões não compartilhadas, no uso ineficiente de recursos e em
erros médicos8. Antes da implantação do SEI, os GC trabalhavam com um fluxo de
dados que não acontecia em tempo real e era bastante complexo e artesanal.
Informações importantes sobre o paciente demoravam até uma semana para serem
compartilhadas com a equipe responsável. Além disso, era pouco seguro, uma vez
que na hora de transcrever os dados do prontuário para a agenda e dessa para a
PGC-E, os envolvidos estavam sujeitos a erros ou esquecimentos que poderiam
prejudicar a confiabilidade das informações compartilhadas.
Assim, ao comparar o modelo antigo de GC com o atual, o SEI destaca-se
principalmente pela maior segurança no fluxo das informações e maior economia de
recursos humanos e de tempo. Isso ocorre porque no SEI, a migração de dados é
automática e não depende de mão de obra humana, o que além de demandar
menos tempo, diminui a possibilidade de erros.
Dentre as desvantagens do PEP encontradas na literatura estão o custo para
instalá-lo e mantê-lo, a falta de padronização entre os diferentes sistemas
existentes, a necessidade de treinamentos, a resistência dos profissionais de saúde
ao seu uso e a demora em obter resultados reais da sua implantação.7,10,11,13
Quanto ao custo, não é simples avaliar se é uma desvantagem o fato do AME
Psiquiatria ter que arcar com as despesas de contratar uma empresa para
manutenção da plataforma, pois o valor gasto nisso pode ser compensado pela
economia de tempo e recursos humanos resultantes de sua implantação. Um estudo
12 aprofundado seria necessário para avaliar melhor essa condição. Embora
geralmente a implantação do PEP reduza custos devido à diminuição de gastos
administrativos com impressões e profissionais de arquivo,10 no AME Psiquiatria isso
não foi observado, pois se trata de uma sistema misto, que ainda depende do
prontuário físico.
Apesar da resistência inicial dos GC, que estavam acostumados e apegados
ao antigo modelo, a transição para o PEP no AME Psiquiatria ocorreu com sucesso.
Um fluxo bem estabelecido e bastante treinamento e conversa sobre a importância
do sistema, conforme sugerido por Bezerra10, acrescidos do progressivo domínio na
sua utilização foram suficientes para superar essa barreira, transformando as
queixas em elogios e relatos de economia de tempo e de trabalho.
Após um ano de funcionamento, apesar das inúmeras vantagens que o SEI
de Gerenciamento de Caso demonstrou frente ao antigo sistema, ainda há melhorias
que necessitam ser feitas para que satisfaça amplamente os profissionais. Algumas
falhas e limitações ainda não foram corrigidas ou superadas. Destaca-se a
contagem dos indicadores, que deveria ser concluída automaticamente, mas ainda
depende de exaustivo trabalho da Supervisão de Enfermagem para sua execução.
Outra limitação é a complexidade dos processos de aperfeiçoamento do sistema,
que muitas vezes não podem ser executados pela equipe de Tecnologia da
Informação (TI) local, e dependem da disponibilidade da empresa responsável pela
manutenção da plataforma para sua execução.
4 CONCLUSÃO
O presente trabalho descreveu a história da implantação e do primeiro ano de
funcionamento do PEP como ferramenta para o Gerenciamento de Caso no AME
Psiquiatria, apontando seus benefícios e dificuldades. Os achados do artigo
sugerem que o sistema garantiu melhor funcionamento do Gerenciamento de Caso,
através da otimização da integração das informações, proporcionando mais
segurança e confiabilidade no trabalho e possibilitando à equipe uma visão geral e
ampla em tempo real dos mais de 3000 pacientes ativos no serviço. O SEI diminuiu
a duplicação de trabalho e proporcionou dados que facilitaram o planejamento do
cuidado para os pacientes, auxiliando a coordenação da assistência e a
comunicação entre os profissionais. Apesar desses benefícios, algumas dificuldades
foram encontradas, como a dependência da empresa prestadora de serviço para
assistência técnica e a complexidade da estratégia da contagem de indicadores.
13 É importante considerar que, por se tratar de um relato de experiência, o
artigo não reflete a opinião dos usuários do sistema, o que limita sua capacidade em
compreender mais profundamente seus benefícios e dificuldades. De qualquer
modo, os resultados permitiram uma abordagem inicial do assunto, que pode servir
como base para outros estudos que envolvam, por exemplo, entrevistas com os
profissionais de saúde e avaliação do custo-benefício dessa estratégia.
5 AGRADECIMENTOS
Agradeço à Sra. Elizabeth Akemi Nishio e à Dra. Denise Amino pela autorização e
concessão de material para a realização desse estudo.
6 REFERÊNCIAS
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