Tipos de arquivos
Quanto a organização
Arquivo centralizado - é utilizado com mais
frequência nas pequenas e médias empresas. O
arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se
num único sector.
Arquivo descentralizado - é utilizado nas grandes
empresas. Cada sector de trabalho tem um arquivo
próprio.
Quanto a frequência de consulta
Arquivo activo - é constituído por documentos relativos a assuntos
em curso e de que se prevê a necessidade de consultas
frequentes.
Arquivo semiactivo- é formado por documentos de consulta
periódica.
Arquivo inactivo - contem toda a documentação que por razões de
ordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservada
Condições inerentes ao local de instalação de um arquivo
Espaço amplo, bem iluminado, sem humidade; acesso limitado
por razões de segurança
Tarefas do arquivista
* Registar os documentos;
* Classificá-las e ordená-las segundo o (s) critério (s)
previamente definido (s);
* Sinalizar com toda a gama de materiais;
* Mantê-los em locais, condições de segurança e acessibilidade
adequados;
* Actualizar o arquivo, libertando-o de elementos ultrapassados
ou desnecessários.
Importância da Classificação
* Encontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de
que se tem necessidade e de igual forma ter capacidade de os
arquivar de maneira eficaz;
* Conservar os documentos em segurança, sem risco de
deterioração.
Sistemas de Classificação
Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes,
subclasses, grupos subgrupos,...entre os quais serão repartidos os
documentos ou objectos.
Principais
* Alfabética
* Numérica
* Ideológica
Derivados
* Alfanumérica
* Cronológica
* Geográfica
* Decimal
* ...
Classificação alfabética
* A mais conhecida
* A mais simples
* Dicionário
* Lista telefónica
* Extensível
* Palavra-chave (1º substantivo próprio da rúbrica
Exemplos
* Rubricas com nomes de pessoas:
Farmácia Magalhães = Magalhães ( farmácia )
* Rubricas com nomes geográficos:
Siderurgia do porto e Aveiro = Porto e Aveiro (siderurgia)
* Rubricas contendo um nome publicitário:
Sal de mesa vatel = Vatel (Sal de Mesa)
* Rubricas de iniciais (TAP,RN,CP,ONU,INATEL,...)
classificam-se na 1º letra do conjunto de iniciais
* Rubricas com palavras-chave iguais, classificam-se de acordo
com a palavra seguinte:
Sindicato dos empregados de escritório
Sindicato dos porteiros
Classificação numérica
* Pela ordem dos números
* Não tem limites
* Não podem intercalar-se novos elementos
* Documentos (notas de encomenda, facturas,...)
Classificação ideológica
* Por assuntos
* Adaptação às necessidades de empresa (forma dos objectos,
funções,...)
* Exige pessoal especializado
* Utilizada em bibliotecas, discotecas, clubes de vídeo,
farmácias...
Classificação Alfanumérica
* De consulta demorada
* É necessário criar um índice alfabético
* Utilizada em matrículas de automóveis
Classificação cronológica
* Em função da data de emissão ou de recepção (ano – mês - dia
hora)
*A aplicação mais usual é no arquivo da correspondência
Classificação geográfica
* Por região (distrito, concelho, cidade,…)
* Divisão do país em zonas (norte, centro, sul)
* Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas
geográficas
MICROFILMAGEM
Vantagens
* Redução do espaço ocupado (economia de espaço superior a
90%)
* Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos
formatos dos originais
* Reprodução distribuição a baixo custo
* Preservar os originais do extravio ou deterioração
* Mecanizar a procura dos documentos o que resultará numa
maior rapidez de consulta
É aplicado no registo de correspondência, registo de letras e
cheques, ficheiros de clientes e manuais técnicos
Serviços onde é utilizada com maior frequência
*
*
*
*
Bancos
Bibliotecas
Polícia
Companhias de seguros