CARTILHA DE COMPRAS
SÃO ROQUE
SETEMBRO/2015
ÍNDICE
1. INTRODUÇÃO---------------------------------------------------------------------------------------2. Parte I – AGENDA DE COMPRAS--------------------------------------------------------------2.1 O que é a Agenda de Compra? --------------------------------------------------------------------2.2 Os procedimentos e documentos que compõem um processo de compras -----------------2.3 Os responsáveis pelo pedido de compras --------------------------------------------------------2.4 As informações que deverão constar no memorando ------------------------------------------2.5 A pesquisa de mercado (cotação de preços) -----------------------------------------------------2.5.1 Quanto a Pesquisa de Preço de Mercado, esta deverá ser obtida através das seguintes
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formas, de acordo com a Art. 2º da Instrução Normativa nº 05/2014 da SLTI/MPOG, alterado
pela Instrução Normativa nº07/2014 da SLTI/MPOG ------------------------------------------------ 06
2.6 Termo de Referência ou Projeto Básico ----------------------------------------------------------- 07
2.7 O trâmite processual de compras ------------------------------------------------------------------- 08
2.8 O prazo para pedidos -------------------------------------------------------------------------------- 08
3. PARTE II – MODALIDADES DE LICITAÇÃO---------------------------------------------09
3.1 Dispensa de Licitação ------------------------------------------------------------------------------09
3.2
3.3
3.4
3.5
Cotação Eletrônica ----------------------------------------------------------------------------------Inexigibilidade --------------------------------------------------------------------------------------Suprimentos de Fundos -----------------------------------------------------------------------------Sistema de Registro de Preços ----------------------------------------------------------------------
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10
10
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3.6 Adesão a Ata de Registro de Preço ou Carona ---------------------------------------------------
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3.7 Pregão Eletrônico -----------------------------------------------------------------------------------3.8 Fracionamento de Despesas ------------------------------------------------------------------------
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4. LINKS INTERESSANTES-------------------------------------------------------------------------
12
5. DÚVIDAS E SUGESTÕES-------------------------------------------------------------------------
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1. INTRODUÇÃO
Licitar é a Compra de bens, execução de obras, prestação de serviços, alienações e
locações que devem ser contratadas por meio de licitações públicas, exceto nos casos previstos na
Lei nº 8.666/1993, e alterações posteriores. O Objetivo da licitação é permitir que a Administração
contrate fornecedores que reúnam condições necessárias para satisfação do interesse público
levando em consideração aspectos relacionados à capacidade técnica e econômico-financeira da
empresa licitante, à qualidade do produto e ao valor do objeto.
A busca da eficiência no gasto público é um preceito constitucional. Amparada nesse
enfoque, a Gerência Administrativa propõe a Cartilha de Compras, que visa esclarecer aos
servidores do Câmpus São Roque, de forma sintetizada, os principais procedimentos relacionados
ao processo de compras. Nosso objetivo é orientar os servidores do Câmpus São Roque e propor
ações de melhoria quanto à formulação dos processos para fins de às aquisições de bens, materiais e
serviços com qualidade.
Nesta cartilha, os assuntos foram divididos em dois temas: Agenda de Compras e
Modalidades de Licitação. O primeiro objetiva estabelecer a realização de 01 (uma) compra por
ano, via licitação tradicional de materiais e equipamentos, por isso os pedidos de compras deverão
ser solicitados no início do ano, evitando assim várias compras no ano do mesmo objeto. E para
contratação de serviço, assim que surgir a demanda, mas se possível, dentro do primeiro semestre.
Já o segundo tema dispõe sobre as modalidades de licitações e as formas mais rápidas de compra.
A Gerência Administrativa – GAD tem a expectativa de que esta cartilha possa ser
utilizada como material de apoio e consulta, em suporte a todos os servidores do Câmpus no que
tange a formulação de processos de compras.
Compreendem nestas orientações, informações para elaboração e tramitação de Pedidos
de Compra tanto para efeito de Pregão, de aquisição imediata ou Ata de Registro de Preço, adesão a
Ata no Sistema de Registros de Preços (Carona), assim como Dispensa e Inexigibilidade de
Licitações.
Esta observação visa unificar o meio pelo qual se tramitam e processam as
solicitações/pedidos diversos, evitando-se a sua duplicidade, o retrabalho, o desperdício de insumos
e horas-trabalho dos servidores envolvidos, e conferindo-se agilidade, acesso às informações de
processamento e tramitação e economia de recursos às rotinas de compras do Câmpus São Roque
do IFSP.
2. AGENDA DE COMPRAS
2.1 O que é a Agenda de Compra?
A Agenda de Compras é uma metodologia que a Gerência Administrativa do Câmpus
São Roque planeja para as aquisições/contratações no ano de 2016. O objetivo é estabelecer prazos
para a execução de cada processo e evitar a repetição e a compra fracionada, diminuindo o prazo
entre o pedido de compra e seu recebimento, bem como, suprimir o fracionamento de despesa.
2.2 Os procedimentos e documentos que compõem um pedido de compras
O interessado deverá elaborar o pedido de compras ao coordenador do curso/área e este
encaminhá-lo à Gerência Administrativa – GAD solicitando a aquisição ou a contratação dos
serviços. O pedido deverá conter os seguintes documentos:
 Memorando justificando a necessidade;
 Três propostas de orçamento, ou no mínimo três empresas que fornecem o objeto da aquisição;
ou verificar no compras governamentais se há alguma empresa que forneceu o material ou
equipamento para algum órgão (preferencialmente na região) e que tenha a mesma descrição
do item solicitado.
 Descrição completa e sumária do item, assim como sua unidade de medida e também a
quantidade.
ALGUMAS DICAS:
 Antes de iniciar um pedido verifique se já consta o material no almoxarifado do Câmpus. Esta
verificação poderá ser realizada com os servidores Marcos ([email protected]) e
Rodrigo ([email protected]).
 Os pedidos de compras devem ser separados de acordo com cada grupo de bens ou serviços, ou
seja, não deve vir no mesmo processo pedido de material de consumo e permanente, para isso,
favor
consultar
o
setor
de
contabilidade
do
Câmpus,
com
os
servidores
Karina
([email protected]), e Herlison ([email protected]).
 A especificação completa do material ou serviço é de fundamental importância, tanto pra quem
compra quanto quem recebe, jamais esqueça que pensar é diferente de escrever, e que você receberá
o que escreveu e não o que imaginou;
 Em regra a especificação de marca e modelo não deve ser indicada; exceto quando, em processo
de contratação de manutenção corretiva ou preventiva, pois trata-se da identificação de um
equipamento específico. Excepcionalmente, será admitida a indicação de marca como parâmetro de
qualidade para facilitar a descrição do objeto a ser licitado, quando seguida das expressões “ou
equivalente”, “ou similar” e “ou de melhor qualidade”. Lembre-se, nesse caso o produto deve
ser aceito de fato e sem restrições pela Administração;
2.3 Os responsáveis pelo pedido de compras
Os órgãos fiscalizadores/controladores (TCU, AGU e CGU) entendem que todos os
agentes envolvidos na compra são responsáveis, isso inclui o setor de licitação, o ordenador de
despesas (quem autoriza a compra), o almoxarifado e principalmente o solicitante, já que ele sabe
perfeitamente o que está sendo solicitado e sua real necessidade.
2.4 As informações que deverão constar no Memorando (Modelo de Memorando)
Memo: nº XX/2015
Em XX de XXXXXX de 2015
Para: Gerência Administrativa
Assunto: (Aquisição/contratação) de (objeto)
Solicitamos a (aquisição ou contratação) de (objeto de forma detalhada), com o
objetivo de atender as necessidades da (nome da área solicitante). A aquisição pretendida justificase devido (a justificativa deve ser bem fundamentada, colocar qual será a aplicação do serviço ou
material) para o período de XXXX (1º/2º semestre).
Atenciosamente,
_________________________________________
NOME DO RESPONSÁVEL PELO PEDIDO
CARGO/FUNÇÃO /SIAPE
Exemplo de Especificação de Material de Consumo
 Acetato de Etila, aspecto físico líquido incolor, límpido, inflamável, pureza mínima de 99,
composição química CH3CO2C2H5, peso molecular 88,1, característica adicional reagente P.A.,
número de referência química CAS 141-78-6.
Exemplo de Especificação de Material Permanente
 Impressora multifuncional, tipo impressão laser, resolução impressão 1200 x 1200, velocidade
impressão 20, tensão alimentação 110, velocidade modem 14,4, resolução fax 300 x 300, resolução
copiadora 600 x 600, velocidade impressão preto e branco 10, resolução scanner 600 x 600,
características adicionais função rediscagem automática, gaveta p/50 folhas.
Exemplo de Especificação de Prestação de Serviços
 Contratação de pessoa jurídica especializada em prestação de serviços de assistência e suporte
técnico, operação, manutenções preventiva e corretiva de no-break e instalações, com fornecimento
de toda a mão de obra, materiais e insumos necessários, peças de reposição, componentes e
acessórios genuinamente originais e novos, a serem executados. A unidade deve informar as
especificações técnicas do bem ou serviço a executado.
2.5 A pesquisa de mercado (cotação de preços)
A estimativa do valor da contratação é o principal fator para escolha da modalidade de
licitação a ser adotada, exceto quanto à Concorrência ou ao Pregão, que podem ser utilizados
independentemente do valor a ser contratado. Deve a estimativa ser elaborada com base nos preços
colhidos em no mínimo três fornecedores do ramo pertinente ao objeto a ser licitado, concorrentes
no mercado onde será realizado o certame, que pode ser local, regional ou nacional, ou verificar no
compras governamentais se há alguma empresa que forneceu o material ou equipamento para
algum órgão (preferencialmente na região) e que tenha a mesma descrição do item solicitado.
Essa estimativa também tem por finalidade, especialmente: verificar se existem recursos
orçamentários suficientes para o pagamento da despesa com a contratação; e servir de parâmetro
objetivo para julgamento das ofertas apresentadas.
2.5.1
Quanto a Pesquisa de Preço de Mercado, esta deverá ser obtida através das
seguintes formas, de acordo com a Art. 2º da Instrução Normativa nº 05/2014 da
SLTI/MPOG, alterado pela Instrução Normativa nº07/2014 da SLTI/MPOG
Art. 2º A pesquisa de preços será realizada mediante a utilização de um dos seguintes
parâmetros: (Nova redação dada pela Instrução Normativa MP/SLTI, nº 7, de 29/08/2014)
Redação original:
Art. 2º A pesquisa de preços será realizada mediante a utilização de um dos seguintes parâmetros, observada a
ordem de preferência:
I - Portal de Compras Governamentais - http://www.comprasgovernamentais.gov.br/ ;
II - pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio
amplo, desde que contenha a data e hora de acesso;
III - contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e
oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços; ou
IV - pesquisa com os fornecedores.
§ 1º No caso do inciso I será admitida a pesquisa de um único preço. (Nova redação dada
pela Instrução Normativa MP/SLTI, nº 7, de 29/08/2014)
A orientação para obtenção de no mínimo três propostas comerciais encontra amparo na
jurisprudência do Tribunal de Contas da União:
“Deve ser estabelecido procedimento padronizado de pesquisa de preços, em que seja exigido o
mínimo de três propostas e completo detalhamento da proposta pelo fornecedor, em conformidade
com o solicitado e deve haver vinculação entre o valor indicado na proposta e o efetivamente
contratado.” Acórdão 127/2007 Plenário (Sumário).
ALGUMAS DICAS:
 As propostas de orçamento, obrigatoriamente, deverão constar as seguintes informações: razão
social, endereço completo, telefones, CNPJ, validade da proposta preferencialmente com 60 dias ou
mais e data no documento;
 Deve ser observado o custo do frete.
2.6 Termo de Referência ou Projeto Básico
Termo de Referência ou Projeto Básico é o documento prévio ao procedimento
licitatório que serve de base para elaboração do edital e serão desenvolvidos sempre pelo setor
requisitante em parceria com o setor de compras, e aprovado por quem autorizou a realização do
procedimento licitatório. Nas licitações realizadas na modalidade pregão, e obrigatória a elaboração
de termo de referência, que deve dispor sobre as condições gerais de execução do contrato. De
acordo com a jurisprudência do TCU:
“No sistema convencional, a licitação destina-se a selecionar fornecedor e proposta para
contratação específica, efetivada pela Administração ao final do procedimento. No registro de
preços, a licitação direciona-se a selecionar fornecedor e proposta para contratações não específicas,
que poderão ser realizadas, por repetidas vezes, durante certo período.”
Para o sucesso da aquisição e/ou contratação que se pretenda o Projeto Básico ou Termo
de Referências, devem conter os seguintes elementos:
 Descrição do objeto do certame, de forma precisa, suficiente e clara;
 Critérios de aceitação do objeto;
 Critérios de avaliação do custo do bem ou serviço pela Administração, considerando os preços
praticados no mercado;
 Valor estimado em planilhas de quantitativos e preços unitários se for ocaso;
 Prazo de execução do serviço ou de entrega do objeto;
 Definição dos métodos e estratégia de suprimento;
 Cronograma físico-financeiro, se for o caso;
 Deveres do contratado e do contratante;
 Prazo de garantia, quando for o caso;
 Procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato;
 Sanções por inadimplemento.
OBS. Para compras e/ou contratação de serviços com valores inferiores a R$ 8.000,00 (oito mil
reais) também há necessidade de Termo de Referências ou Projeto Básico.
2.7 O trâmite processual de compras
Um processo de compra passa por diversos setores da Administração, podendo ser
indeferido em qualquer um deles a qualquer momento, ou seja, uma compra não depende somente
especificamente do setor de licitação. Abaixo figura que mostra o trâmite:
Requerent
e
Coordenado
r curso /
DPL
CPB
CAP
GAD
DRG
CAD
Contabilidade
PRF 3
DCC
GAD
DCC /
CCO
Pagamento /
Arquivo
Recebimento
CAD
CAP
Licitaçã
Contabilidade
2.8 O prazo para pedidos
Os pedidos devem ser pautados pelo planejamento, por isso, se você sabe que irá
acontecer um evento, aula prática, visita técnica ou que certos equipamentos e/ou produtos tem
prazo de validade, planeje seus pedidos para que não falte nesses períodos. Os pedidos de
solicitação de serviços não terão prazos, já os de material de consumo e permanente seguirá de
acordo com o calendário abaixo:
7
14
21
1º SEMESTRE DE 2016
FEVEREIRO
Seg Ter Qua Qui Sex
1
2
3
4
5
8
9
10
11
12
15
16
17
18
19
22
23
24
25
26
28
29
Dom
Sab
6
13
20
27
29 DE FEVEREIRO
DATA LIMITE PARA SOLICITAÇÃO DE COMPRAS NO 1º SEMESTRE
Informo que as aquisições via SRP (Registro de Preço) não foram liberadas em sua totalidade.
Verificar antecipadamente se há quantitativo informado em SRP e se haverá possibilidade de
aquisição.
3. MODALIDADES DE LICITAÇÃO
Originariamente compete à Coordenadoria de Administração – CAD e Gerência
Administrativa - GAD realizar o enquadramento da modalidade indicada para as compras
solicitadas, com observância às diretrizes gerais da Lei 8666/93. Dois critérios são utilizados na
definição da modalidade de licitação, um quantitativo e outro qualitativo. De acordo com o critério
qualitativo, a modalidade de licitação deverá ser definida em função das características do objeto
licitado, independentemente do valor estimado para a contratação. Já pelo critério quantitativo, a
modalidade será definida em função do valor estimado para a contratação, se não houver
dispositivo obrigando a utilização do critério qualitativo.
Contudo visando a celeridade dos processos, foram estabelecidos alguns parâmetros que
possibilitam que esse enquadramento já possa ser conhecido pela unidade solicitante, de modo que
ela possa melhor instruir seus processos.
3.1 Dispensa de Licitação
Para os casos permitidos de licitação dispensável, previstos no art. 24 da Lei nº
8.666/1993, poderá a Administração contratar diretamente sem licitação, ainda que seja possível a
competição. Em qualquer caso, deve o gestor buscar obter no mercado do objeto da contratação, no
mínimo, três orçamentos.
Art. 24. É dispensável a licitação:
I - Para obras e serviços de engenharia de valor até 10% (dez por cento) do limite previsto na alínea
"a", do inciso I do artigo anterior, desde que não se refiram a parcelas de uma mesma obra ou
serviço ou ainda para obras e serviços da mesma natureza e no mesmo local que possam ser
realizadas conjunta e concomitantemente;
II - Para outros serviços e compras de valor até 10% (dez por cento) do limite previsto na alínea "a",
do inciso II do artigo anterior e para alienações, nos casos previstos nesta Lei, desde que não se
refiram a parcelas de um mesmo serviço, compra ou alienação de maior vulto que possa ser
realizada de uma só vez;
3.2 Cotação Eletrônica
É uma dispensa de licitação de forma eletrônica (mini pregão), não podendo contratar
serviços, tem a participação de fornecedores do país todo, necessitando apenas de uma proposta. É a
forma
mais
segura
e
transparente
dentre
a
dispensa.
É
feita
através
do
sitio:
www.comprasgovernamentais.gov.br.
3.3 Inexigibilidade
Art. 25. É inexigível a licitação quando houver inviabilidade de competição, em especial:
I - para aquisição de materiais, equipamentos, ou gêneros que só possam ser fornecidos por
produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca, devendo a
comprovação de exclusividade ser feita através de atestado fornecido pelo órgão de registro do
comércio do local em que se realizaria a licitação ou a obra ou o serviço, pelo Sindicato, Federação
ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes;
II - para a contratação de serviços técnicos enumerados no art. 13 desta Lei, de natureza singular,
com profissionais ou empresas de notória especialização, vedada a inexigibilidade para serviços de
publicidade e divulgação;
III - para contratação de profissional de qualquer setor artístico, diretamente ou através de
empresário exclusivo, desde que consagrado pela crítica especializada ou pela opinião pública.
§ 1º Considera-se de notória especialização o profissional ou empresa cujo conceito no campo de
sua especialidade, decorrente de desempenho anterior, estudos, experiências, publicações,
organização, aparelhamento, equipe técnica, ou de outros requisitos relacionados com suas
atividades, permita inferir que o seu trabalho é essencial e indiscutivelmente o mais adequado à
plena satisfação do objeto do contrato.
3.4 Suprimentos de Fundos
É o cartão corporativo, serve para a realização de pequenas compras ou aquisições de
caráter EMERGENCIAL, ou seja aquelas que não podem ser planejadas ou previstas (USO
ABOLIDO NO CÂMPUS SÃO ROQUE).
3.5 Sistema de Registro de Preços
O Sistema de Registro de Preços – SRP é regido pelo Decreto 7.892/2013, trata-se de
um conjunto de procedimento para o registro formal de preços de produtos e fornecedores,
selecionados mediante prévio processo de licitação, para eventual e futura contratação de bens e
serviços por parte da Administração.
 Não está a Administração obrigada a contratar o bem ou serviço registrado. A contratação
somente ocorre se houver interesse do órgão/entidade;
 Compromete-se o licitante a manter, durante o prazo de validade do registro (01 ano), o preço
registrado e a disponibilidade do produto, nos quantitativos máximos licitados;
 Aperfeiçoa-se o fornecimento do objeto registrado por meio de instrumento contratual (termo de
contrato)
 Observados o prazo de validade do registro e os quantitativos máximos previamente indicados
na licitação, a Administração poderá realizar tantas contratações quantas se fizerem necessárias;
 Pode a Administração realizar outra licitação para a contratação pretendida, a despeito da
existência de preços registrados. Contudo, não pode comprar de outro licitante que não o ofertante
da melhor proposta;
 A licitação para o SRP pode ser realizada independentemente de dotação orçamentária, pois não
há obrigatoriedade e dever de contratar;
 Pode ser revisto o preço registrado em decorrência de eventual redução daqueles praticados no
mercado, ou que eleve o custo respectivo.
 O quantitativo de cada item deve considerar uma estimativa de consumo para 12 (doze) meses,
já que a Ata de SRP terá este prazo de validade.
3.6 Adesão a Ata de Registro de Preço ou Carona
É quando a Administração tem conhecimento de uma ata de outro órgão federal com o
mesmo objeto a ser adquirido. O primeiro passo é solicitar a Adesão a Ata para o órgão detentor da
ata e depois com o fornecedor, que deverá manter o mesmo preço. Não há limite de valor. Deve-se
possuir, no mínimo 03 (três) propostas, afim de comprovar a vantajosidade. O quantitativo não
deve exceder o limite da ata.
3.7 Pregão Eletrônico
Processamento e julgamento de licitação na modalidade pregão, na forma eletrônica,
são realizados observando-se normalmente a sequência dos seguintes procedimentos:
 Credenciamento prévio dos licitantes, do pregoeiro, dos membros da equipe de apoio e da
autoridade competente do órgão promotor da licitação perante o provedor do sistema eletrônico;
 Encaminhamento das propostas pelos licitantes, exclusivamente por meio do sistema eletrônico,
com descrição do objeto e do preço ofertado;
 Poderão ser encaminhadas propostas desde a divulgação do edital até a data e hora marcadas
para a abertura da sessão, quando encerrar-se-á automaticamente a fase de recebimento;
 Manifestação do licitante, em campo próprio do sistema eletrônico, que cumpre plenamente os
requisitos de habilitação e que a proposta está em conformidade com as exigências do instrumento
convocatório e Assinatura do contrato ou da ata de registro de preços.
3.8 Fracionamento de Despesas
Caracteriza-se quando se divide a despesa para utilizar modalidade de licitação inferior
a recomendada pela legislação para o total da despesa ou para efetuar contratação direta. Não pode
a administração justificar o fracionamento da despesa com várias aquisições ou contratações no
mesmo exercício, sob modalidade de licitação inferior àquela exigida, quando decorrente da falta de
planejamento.
4. LINKS INTERESSANTES
Decreto Pregão Eletrônico:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2004-2006/2005/decreto/d5450.htm
Instrução Normativa 05/2014 e suas alterações:
http://www.comprasgovernamentais.gov.br/paginas/instrucoes-normativas/instrucaonormativa-no-5-de-27-de-junho-de-2014
Lei Geral das Licitações e Contratos Administrativos:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm
Lei do Pregão:
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/2002/l10520.htm
Licitações e Contratos Administrativos – Perguntas e Respostas:
http://www.cgu.gov.br/Publicacoes/auditoria-e-fiscalizacao/arquivos/licitacoescontratos.pdf
Portal de Compras Governamentais:
http://www.comprasgovernamentais.gov.br/
5. DÚVIDAS E SUGESTÕES
Se houver qualquer dúvida em relação à esta cartilha ou sugestões de sua melhoria,
favor entrar em contato com a Gerência Administrativa por meio dos endereços eletrônicos:
[email protected], [email protected] ou [email protected]. Ou telefone: (11) 47849470.