SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
MINISTÉRIO DA SAÚDE
FUNDAÇÃO OSWALDO CRUZ
CENTRO DE PESQUISA GONÇALO MONIZ
RESOLUÇÃO Nº 09/2008
Institui e regulamenta as regras de
utilização e administração de sistemas e
serviços de correio eletrônico no CPqGM
– FIOCRUZ
O CONSELHO DELIBERATIVO DO CPQGM, no uso de suas atribuições
legais, considerando a necessidade de regulamentar a utilização de serviços de correio
eletrônico no CPqGM e considerando que as normas de utilização de serviços de correio
eletrônico foram disponibilizadas para consulta pública e discutidas em reuniões da
Diretoria e do Conselho Deliberativo, RESOLVE:
A utilização de serviços de correio eletrônico no CPqGM vão seguir as regras descritas a
seguir.
1. OBJETIVO
O objetivo desta norma é estabelecer regras e responsabilidades para utilização e
administração de sistemas de Correio Eletrônico de propriedade do CPqGM ou acessíveis
através da infra-estrutura tecnológica da Instituição.
2. CAMPO DE APLICAÇÃO
Aplica-se a todos os sistemas de Correio Eletrônico de propriedade do CPqGM ou
acessíveis de dentro da rede institucional, ou ainda cujos endereços contenham qualquer
dos domínios utilizados pelo CPqGM.
3. REGRAS GERAIS
3.1. O sistema de correio eletrônico utilizado no CPqGM é uma ferramenta de trabalho
adquirida e disponibilizada pela Instituição para sua utilização pelas pessoas enquanto
possuem vínculo formal com ela. A utilização do correio eletrônico é uma concessão e não
um direito dos usuários.
3.2. O servidor de correio eletrônico, o sistema de correio eletrônico, os endereços e as
caixas postais são de propriedade do CPqGM. As caixas postais podem ser bloqueadas
por perda de vínculo do usuário com a Instituição ou por limitações de capacidade do
sistema. Os endereços de correio eletrônico podem ser alterados sempre que houver
necessidade de ordem técnica, operacional ou legal, mediante prévia comunicação.
3.3. O serviço de correio eletrônico somente deve ser utilizado para atividades
institucionais. Uma mensagem de correio eletrônico é um documento institucional e enviar
mensagens indevidas significa emitir documentos indevidos.
3.4. Todas as caixas postais terão um usuário titular, que será o responsável por sua
utilização. Não existirão caixas postais conjuntas.
3.5. Para otimizar a utilização dos recursos tecnológicos, reduzir o custo de manutenção e
a possibilidade de uso indevido, os usuários que perderem o vínculo com o CPqGM terão
suas caixas postais e endereços de correio eletrônico excluídos pela Seção de
Informática no prazo máximo de 30 dias.
3.6. Para os efeitos desta instrução normativa, servidores públicos demitidos ou
exonerados e ex-alunos são considerados pessoas que perderam o vínculo com a
Instituição.
3.7. Poderão ser bloqueados pela Seção de Informática as caixas postais e os endereços
de correio eletrônico que não forem utilizados por mais de 60 dias.
3.8. Serão excluídos pela Seção de Informática as caixas postais e os endereços de
correio eletrônico que não forem utilizados por mais de 180 dias.
3.9. Todos os usuários que possuírem uma caixa postal de correio eletrônico em qualquer
servidor da rede do CPqGM devem usar um endereço eletrônico que siga os padrões
determinados nesta norma.
3.10. O domínio utilizado pelo CPqGM será apenas “bahia.fiocruz.br”. Todo e qualquer
subdomínio que exista ou que venha a ser criado abaixo desses ficará sob autoridade
indelegável do CPqGM e sob administração da Seção de Informática, que avaliará a
necessidade de criação de subdomínios.
3.11. O endereço utilizado para envio de mensagens por todos os usuários será do
domínio “bahia.fiocruz.br”.
3.12. É proibida a criação ou utilização dentro da rede do CPqGM de qualquer domínio
que não seja subdomínio de “bahia.fiocruz.br”, salvo por razões técnicas.
3.13. É proibida a criação de subdomínios para identificar servidores de rede,
computadores e usuários que sejam específicos de laboratórios ou de setores do CPqGM.
3.14. Os servidores públicos do CPqGM utilizarão endereços de correio eletrônico dentro
do seguinte padrão: “identificação_usuá[email protected]”.
3.15. Os pesquisadores visitantes com vínculo formal com a Instituição utilizarão
endereços
de
correio
eletrônico
dentro
do
seguinte
padrão:
“identificação_usuá[email protected]. fiocruz.br”.
3.16. Os conveniados com vínculo formal com a Instituição utilizarão endereços de correio
eletrônico
dentro
do
seguinte
padrão:
“identificação_usuá[email protected]”.
3.17. Os alunos com vínculo formal com a Instituição utilizarão endereços de correio
eletrônico dentro do seguinte padrão: “identificação_usuá[email protected]”.
3.18. Os terceirizados com vínculo formal com a Instituição utilizarão endereços de correio
eletrônico
dentro
do
seguinte
padrão:
“identificação_usuá[email protected]”.
3.19. Pós-doutorandos com vínculo formal com a Instituição utilizarão endereços de
correio
eletrônico
dentro
do
seguinte
padrão:
“identificação_usuá[email protected]”.
3.20. Estagiários com vínculo formal com a Instituição utilizarão endereços de correio
eletrônico dentro do seguinte padrão: “identificação_usuá[email protected]”.
3.21. Serão consideradas mensagens institucionais apenas aquelas enviadas através do
domínio “bahia.fiocruz.br”.
3.22. Não serão instalados outros servidores de correio eletrônico nos domínios ou na
rede do CPqGM sem o conhecimento e aprovação da Seção de Informática.
3.23. As caixas postais do Diretor, Vice-Diretores e pesquisadores terão capacidade de
armazenar 1GB (um Gigabyte) de mensagens. As caixas postais dos demais servidores
públicos terão capacidade de armazenar 500 MB (quinhentos Megabytes) cada. As caixas
postais dos demais usuários terão capacidade de armazenar 100 MB (cem Megabytes)
cada. As caixas postais das sub-unidades organizacionais terão capacidade de
armazenar 500 MB (quinhentos Megabytes). Essas capacidades de armazenamento
poderão ser aumentadas e reduzidas para todos conforme perfis acima, sempre que
ocorrer necessidade de ordem técnica.
3.24. A manutenção das caixas postais dentro da capacidade de armazenamento é de
inteira responsabilidade dos seus usuários.
3.25. As caixas postais que excederem os limites serão automaticamente bloqueadas
para envio e recebimento de mensagens.
3.26. Cada sub-unidade organizacional terá um endereço de correio eletrônico para
recebimento de mensagens internas, que encaminhará as mensagens a todos os
usuários da sub-unidade. Estes endereços seguirão o padrão “[email protected]”. Não será permitido enviar mensagens através dos
endereços que seguirem esse padrão.
3.27. Cada sub-unidade organizacional terá um endereço destinado ao recebimento de
mensagens externas ou internas, que serão encaminhadas a uma caixa postal de
responsabilidade da chefia, que poderá ser sub-delegada. Estes endereços seguirão o
padrão “sigla_sub_unidade@ bahia.fiocruz.br”. As mensagens enviadas através dos
endereços departamentais que seguirem esse padrão deverão ser assinadas para
identificação do remetente.
3.28. O grupo de distribuição “[email protected]” incluirá todos os endereços de
correio eletrônico do CPqGM e só receberá mensagens internas enviadas pela Diretoria
da Instituição.
3.29. Todos os grupos de distribuição, caixas postais e endereços individuais serão
criados pela Seção de Informática em consonância com o organograma ou programa
institucional. Os endereços individuais serão criados depois de aprovados pelo chefe da
sub-unidade ou pelo coordenador do programa.
3.30. Os endereços das sub-unidades organizacionais referidos no item 5.26 devem ser
mantidos por pessoas indicadas pela chefia. A Seção de Informática deve disponibilizar
meios para essa administração descentralizada.
3.31. Grupos de distribuição que incluírem somente membros da Diretoria, Conselho
Deliberativo, Vice-Diretorias, Comitês e Comissões devem ser mantidos pela Diretoria.
3.32. Só poderão ser criados grupos de distribuição a partir de demandas que atendam a
critérios funcionais e programáticos.
3.33. Arquivos potencialmente perigosos, como executáveis, serão removidos
automaticamente das mensagens antes de serem entregues aos destinatários.
3.34. Deve ser garantida a verificação de vírus em todas as mensagens enviadas ou
recebidas pelo servidor de correio eletrônico do CPqGM.
3.35. Os servidores públicos do CPqGM são obrigados a ter, manter e usar um endereço
e uma caixa postal de correio eletrônico da Instituição.
3.36. As mensagens enviadas pelo sistema de correio eletrônico do CPqGM poderão
sofrer controle formal e material por parte da Instituição para investigar possível uso
indevido, após abertura de sindicância ou processo administrativo para apuração. A
Seção de Informática deverá fazer uma cópia de segurança dos dados armazenados nas
caixas postais sempre que houver indícios de uso indevido.
3.37. O acesso externo ao correio eletrônico do CPqGM é garantido apenas através de
Webmail (HTTPS).
3.38. Manutenções no serviço de correio eletrônico devem ser programadas e
previamente divulgadas, exceto quando forem urgentes ou para que o serviço retorne ao
seu funcionamento normal.
3.39. O servidor de correio eletrônico não permitirá relay de mensagens de outras redes
de computadores diferentes das sub-redes sob administração do CPqGM.
4. PROIBIÇÕES
Não é permitido:
4.1. Utilizar o correio eletrônico do CPqGM ou qualquer outro sistema de correio
eletrônico através da infra-estrutura tecnológica da Instituição para enviar mensagens
spam, independente do assunto ou finalidade.
4.2. Enviar mensagens de correio eletrônico expressando opiniões ou fazendo
declarações em nome do Ministério da Saúde, da FIOCRUZ, do CPqGM, ou de qualquer
uma das suas sub-unidades, exceto por seus respectivos representantes legais e
substitutos devidamente designados.
4.3. Enviar, através de correio eletrônico, informações sigilosas de interesse do Ministério
da Saúde, da FIOCRUZ, do CPqGM ou de qualquer outra instituição com as quais estes
tenham contrato ou convênio, sem expressa autorização do responsável pela informação
e pelo órgão ou instituição.
4.4. Enviar, armazenar e acessar mensagens com conteúdo ofensivo, obsceno,
promocional, difamatório, discriminatório, ameaçador ou de assédio a outras pessoas
utilizando o sistema de correio eletrônico ou a infra-estrutura tecnológica do CPqGM.
4.5. Divulgar pelo sistema de correio eletrônico do CPqGM material que caracterize
violação de direitos autorais.
4.6. Utilizar o sistema de correio eletrônico do CPqGM para fins comerciais e pessoais.
4.7. Divulgar externamente para fins não institucionais o endereço de qualquer pessoa
que use o serviço de correio eletrônico do CPqGM.
4.8. Enviar ou reenviar correntes ou mensagens prejudiciais ao destinatário.
4.9. Enviar mensagens de correio eletrônico de outros domínios usando o servidor de
correio eletrônico do CPqGM.
4.10. Utilizar o correio eletrônico do CPqGM de qualquer forma não prevista nesta norma
que possa afetar negativamente o CPqGM, a FIOCRUZ, o Ministério da Saúde ou a
União.
4.11. Utilizar programas, procedimentos ou quaisquer outros meios para tentar prejudicar
o funcionamento do serviço de correio eletrônico ou ter acesso não autorizado a
mensagens e caixas postais de outros usuários.
4.12. Utilizar o sistema de correio eletrônico do CPqGM para qualquer atividade ilícita,
vedada ou classificada como infração pela Lei 8.112/1990, pelo Código de Ética do
Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal (Decreto 1.171/1994) ou por qualquer
outra lei, norma, código de ética profissional ou regulamento aplicável aos servidores
públicos, pesquisadores, estudantes ou profissionais que tenham qualquer vínculo com o
CPqGM.
5. RESPONSABILIDADES
Do Usuário:
5.1. Utilizar e manter a caixa postal dentro dos limites de capacidade.
5.2. Manter o sigilo da sua senha de acesso, que é pessoal e intransferível.
5.3. Divulgar alterações no seu endereço de correio eletrônico para aqueles com quem
troca mensagens.
5.4. O conteúdo das mensagens e anexos enviados através do seu endereço.
Do Administrador do Serviço de Correio Eletrônico:
5.5. Monitorar e manter o bom funcionamento do serviço de correio eletrônico, do
antivírus e do anti-spam integrados ao sistema de correio eletrônico.
5.6. Evitar o acesso às mensagens dos usuários provocado pela utilização indevida da
senha de administração do serviço de correio eletrônico, exceto se o acesso se deu por
vulnerabilidades do sistema operacional ou do serviço.
5.7. Bloquear, no prazo máximo de um dia útil, as caixas postais de usuários que tenham
perdido vínculo institucional.
5.8. Submeter-se, enquanto usuário do serviço de correio eletrônico, às definições desta
instrução normativa.
5.9. Informar ao usuário sobre mudanças no seu endereço de correio eletrônico.
5.10. Elaborar, divulgar e manter na Intranet do CPqGM a cartilha de boas práticas de uso
do Correio Eletrônico.
Do Chefe da Seção de Informática:
5.11. Indicar as pessoas que vão exercer as funções de Administrador de Correio
Eletrônico.
Dos setores responsáveis pelo cadastro de pessoas que têm vínculo com o CPqGM:
5.12. Informar à Seção de Informática os nomes das pessoas que tenham perdido o
vínculo com o CPqGM no prazo máximo de dois dias úteis.
Dos Chefes das Sub-unidades Organizacionais:
5.13. Comunicar imediatamente à Seção de Informática e ao setor responsável pelo
cadastro de pessoas que têm vínculo com o CPqGM sobre a saída de usuários que têm
acesso a informações sigilosas.
6. PENALIDADES
6.1. A inobservância desta instrução normativa será considerada infração disciplinar,
conforme Art. 129 da Lei 8.112, de 11 de novembro de 1990.
6.2. Demais usuários que não sejam enquadrados na Lei 8.112/1990 e no Código de Ética
do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal (Decreto 1.171/1994) estão sujeitos
às penalidades previstas nos seus respectivos instrumentos de vínculo e no Código de
Conduta na Realização das Atividades de Pesquisa Vinculadas ao CPqGM.
6.3. A aplicação de sanções administrativas não prejudica a aplicação das sanções civis e
penais cabíveis.
7. SIGLAS UTILIZADAS
INI – Instrução Normativa Interna
VDG – Vice-Diretoria de Gestão
HTTPS - Hypertext Transport Protocol Secure
TI – Tecnologia da Informação
IMAP – Internet Message Access Protocol
POP3 – Post Office Protocol V.3
IP – Internet Protocol
SMTP – Simple Mail Transfer Protocol
MB – Megabyte
TST – Tribunal Superior do Trabalho
TRT – Tribunal Regional do Trabalho
4. DEFINIÇÕES
4.1. Ativo – qualquer bem, tangível ou não, que tenha valor para a organização.
4.2. Ativo de Informação – qualquer ativo que faça processamento, armazenamento ou
transmissão de informações. Também define qualquer informação que, por força de atos
normativos, por questões éticas ou por motivos estratégicos, precise ter sua
confidencialidade, integridade e disponibilidade protegidas.
4.3. Caixa Postal ou Caixa de Mensagem – espaço no servidor de correio eletrônico
vinculado a um endereço eletrônico onde as mensagens recebidas ou enviadas ficam
armazenadas temporariamente ou por tempo indeterminado.
4.4. Correio Eletrônico ou E-mail – tecnologia de comunicação que usa redes de
computadores para envio e recebimento de mensagens eletrônicas não instantâneas.
4.5. Correntes ou Mensagens Encadeadas – mensagens enviadas a diversas pessoas
solicitando retransmissão para outras pessoas, difundindo-as em progressão geométrica.
4.6. Domínio – nome que identifica um computador ou um grupo de computadores na
Internet, sempre associado a um endereço IP.
4.7. HTTPS (Hypertext Transport Protocol Secure) – protocolo de acesso seguro a
páginas hospedadas em servidores Web.
4.8. IMAP (Internet Message Access Protocol) – protocolo de rede de computadores
utilizado para acesso a mensagens de correio eletrônico.
4.9. Lista ou Grupo de Distribuição – endereço de correio eletrônico que distribui as
mensagens recebidas para outros endereços cadastrados como membros.
4.10. POP3 (Post Office Protocol V.3) – protocolo de rede de computadores utilizado para
acesso a mensagens de correio eletrônico.
4.11. Relay – recurso que possibilita a um servidor de correio eletrônico retransmitir
mensagens oriundas de uma rede externa.
4.12. Serviço de Correio Eletrônico – todo e qualquer serviço computacional que utilize
uma rede de computadores para transmissão de mensagens eletrônicas, usando
protocolos de rede SMTP, IMAP, POP3 ou qualquer outro protocolo que venha a surgir já
existente.
4.13. Servidor ou Servidor de Rede – computador que disponibiliza serviços acessíveis
através de uma rede de computadores.
4.14. Servidor de correio eletrônico – computador que disponibiliza um serviço de correio
eletrônico acessível através de uma rede de computadores.
4.15. Servidor Público – pessoa legalmente investida em um cargo público comissionado
ou de natureza efetiva.
4.16. Sistema de Correio Eletrônico – programa de computador que faz com que um
servidor de rede funcione como um servidor de correio eletrônico.
4.17. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) – protocolo de rede de computadores para
transmissão de mensagens de correio eletrônico.
4.18. Spam – qualquer mensagem recebida de maneira indesejada, normalmente por
vários destinatários, que pode conter propaganda, vírus ou outros artifícios para enganar
ou prejudicar.
4.19. Sub-rede – rede de computadores que é parte de uma rede maior, e que fica sob
administração desta.
4.20. Sub-unidade Organizacional – laboratórios, departamentos, serviços, seções e
núcleos.
4.21. Subdomínio – nome que identifica um domínio que é parte de outro domínio.
4.22. Vírus – programas maliciosos que têm a finalidade de prejudicar o funcionamento e
danificar sistemas e arquivos de computador.
Aprovado pelo Conselho Deliberativo do CPqGM no dia 03 de outubro de 2008.
MITERMAYER GALVÃO DOS REIS
Diretor
Presidente do Conselho Deliberativo