SISTEMA ELETRÔNICO DE EDITORAÇÃO DE REVISTAS: SEER
O Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas (SEER/OJS) foi customizado pelo
IBICT, e o objetivo principal do projeto foi organizar a informação científica por meio do
gerenciamento das atividades editoriais e consequentemente divulgação em meio eletrônico
(MORENO, 2006).
O software gerencia todo o processo editorial das publicações periódicas, utiliza o
protocolo de dados OAI e tem como principal indexador o Public Knowledge Project
(PKP), também desenvolvido pela Universidade British Columbia.
O SEER automatiza praticamente todo o processo editorial de um periódico
cientifico, sendo uma alternativa ao processo tradicional de publicação de periódicos,
buscando facilitar e agilizar a troca de informações entre autores, revisores, editores e o
processo de revisão dos pares.
Deste modo, o SEER compreende e abrange o processo editorial, o gerenciamento
da revista, o gerenciamento do pessoal, além de opções de busca (simples e avançada com
operadores booleanos, diversos campos e limites), recuperação do resumo e do texto
completo em PDF, HTML ou TXT, além de informar os leitores sobre as atualizações e
novas edições da revista.
A página de apresentação do SEER (IBICT, 2006) descreve os seguintes processos
do sistema:
No Processo Editorial:
- Submissões: Designar editores, avaliadores e aceitar ou rejeitar
submissões; edição de texto, ler prova e organizar o layout de
submissões; visualizar arquivo de submissões.
- Publicações: Agendar submissões editadas para publicação;
organizar o Sumário para edições futuras; publicar edição;
visualizar e editar edições passadas.
No Gerenciamento da Revista:
- Configurações: Instalar, configurar, atualizar e modificar opções
da revista.
- Seções: Criar e manter as seções da revista.
- E-mails: Editar os e-mails padrão utilizados na gerencia do
sistema.
- Estatísticas: Visualizar as estatísticas de avaliação e publicação da
revista.
No gerenciamento do pessoal:
- Editores: Identificar editores, suas informações para contato e
designá-los a Seções.
- Comitê Editorial: Identificar editores/avaliadores e suas
informações para contato.
- Avaliadores: identificar pares avaliadores e suas informações para
contato.
- Editores de textos: Identificar Editores de Texto e suas
informações para contato.
- Leitores de provas: Identificar Leitores de Prova e suas
informações para contato.
- Autores: Visualizar e contatar autores cadastrados na revista.
- Leitores: Visualizar e contatar leitores cadastrados para aviso por
e-mail.
- Usuários: Visualizar e contatar usuários cadastrados para aviso
por e-mail
Todas as possibilidades do SEER são exploradas pelos seus quatro atores principais:
editor, autor, avaliador e leitor.
A seguir apresentaremos o fluxo de serviço adotado no processo editorial do SEER,
para as publicações iniciais da FCLAR.
Fonte: Fluxograma do site do Sistema SEER (IBICT, 2007).
Para cada periódico é designado um Editor Gerente da Revista. Este Editor será o
responsável pela administração da revista e pelo contato com os autores e avaliadores,
podendo ser auxiliado por mais editores (editores de seção por exemplo), dependendo das
especificidades de cada periódico. O Editor Gerente, através de sua senha de acesso ao
sistema, controla as submissões, publicações, configurações da revista, defini seções,
visualiza estatísticas, e-mails e verifica todos os usuários cadastrados.
A configuração da revista se dá em cinco passos principais:
1. Detalhes: Nome da revista, ISSN, contatos, editora e patrocinadores e sistemas de
busca;
2. Políticas: Foco, avaliação por pares, seções, privacidade, acesso, segurança e itens
adicionais na seção sobre a revista;
3. Submissões: Foco, avaliação por pares, seções, privacidade, acesso, segurança e
itens adicionais na seção sobre a revista;
4. Administração: Agendamento, controle de acesso, utilização de editores de texto,
editores de layout e leitores de prova;
5. Visual: Cabeçalho da Página Inicial, conteúdo, cabeçalho da revista, rodapé, barra
de navegação e folha de estilo.
Após todo o processo de configuração, as próximas ações serão desencadeadas pelo
Autor, que se cadastra no sistema e submete artigos apara avaliação do periódico.
O roteiro básico a ser realizado pelos autores consiste em realizar o cadastro,
preencher corretamente o perfil e escolher a opção AUTOR. Após isto, devem ser
realizados cinco passos básicos: iniciar o processo de submissão, confirmando se está de
acordo com as condições estabelecidas pela revista (inclusive declaração de direito autoral);
indicar a seção na qual acredita que o artigo se enquadra; indicar os metadados para
indexação do artigo (preenchendo todos os campos apresentados, principalmente o
resumo); realizar a transferência do manuscrito para o sistema, assim como de documentos
suplementares e por fim, confirmar a submissão. Após os cinco passos, o autor deve
aguardar o e-mail do editor e neste ínterim pode acompanhar todo o fluxo de seu trabalho,
da submissão, aceite, avaliação, re-edição do original até a publicação.
Os artigos após a submissão vão para uma fila e desta são designados aos
avaliadores definidos pelo conselho ou editores da revista.
A política de seleção dos artigos é definida pelos membros do conselho editorial e
os editores da revista, que, posteriormente, disponibilizam no site da mesma as normas
editoriais adotadas.
Para a avaliação dos pares, também é definido um roteiro básico a ser seguido pelos
avaliadores. O processo de avaliação é iniciado pelo editor, que envia um e-mail aos
avaliadores cadastrados na revista, verificando a disponibilidade dos mesmos para a
avaliação do artigo mencionado (são enviados os metadados preenchidos pelo autor ao
avaliador, excetuando neste processo os metadados de identificação).
O avaliador, aceitando o prazo do parecer, clica na URL da submissão e indica se
está disponível ou não para executar o trabalho e envia um e-mail ao editor. O passo
seguinte é baixar o documento original. Após a leitura, o autor anexa a avaliação, grava o
documento, alterado, ou escolhe uma recomendação ao editor, confirma todo o processo e
conclui o trabalho.
É possível e indicado ao avaliador que ao se cadastrar preencha suas áreas
temáticas, que posteriormente são cruzados com os metadados enviados pelos autores, para
facilitar e otimizar a indicação do avaliador mais capacitado ao tema do trabalho.
Após todo processo de avaliação segue-se para a etapa de edição do texto e entram
em cena o trabalho dos normalizadores e revisores. Com a realização das devidas
correções, segue-se com o desenvolvimento do layout dos artigos e do fascículo da revista,
a leitura de provas e por fim se dá a publicação do fascículo atual.
Com a publicação do fascículo, inicia-se o processo de divulgação do volume, assim
como os leitores cadastrados na revista recebem um e-mail indicando a publicação do novo
exemplar.
Todo o processo é acompanhado pela equipe de trabalho definida para cada
periódico, com a supervisão do editor gerente, para garantir a qualidade da publicação e a
agilidade do processo.
O compromisso sério da unidade com o SEER envolverá um constante
acompanhamento das revistas e a indicação de que as mesmas devem observar alguns
aspectos fundamentais indicados pelo Scielo, principal referência em administração e
qualidade de periódicos no Brasil.
Todas as revistas observando os prazos e instruções estabelecidos pelo IBICT1
receberão um número de ISSN.
Adiantamos aqui alguns aspectos que deverão ser observados nos periódicos
constantes no sistema: (1) de formato, quanto à adequação às normas; (2) de endogenia, em
relação à concentração institucional e geográfica do conselho editorial e dos autores; e (3)
de conteúdo, para assegurar a qualidade científica.
A avaliação dos aspectos de formato inclui uma análise de um conjunto de
características, baseadas em estudos e normas nacionais e internacionais sobre edição de
1
Vide a seção seguinte sobre ISSN.
periódicos científicos, devendo o mesmo cumprir o mínimo de 80% das características,
principalmente as mencionadas abaixo.
A avaliação de endogenia é feita a partir da afiliação declarada do conselho
editorial, dos revisores e dos autores. A apuração de tendência à concentração institucional
ou geográfica desses elementos é considerada como um resultado negativo para um
periódico, sendo indicado um máximo de 40% de concentração.
Estas indicações foram baseadas nas indicações para inclusão de periódicos na
coleção SciELO Brasil (2007), que avaliam principalmente:
Representatividade do conselho editorial, revisores e autores;
Caráter científico dos artigos da revista;
Processo de arbitragem por pares;
Importância para o desenvolvimento da área.
Outros aspectos que devem ser observados:
-Caráter científico
Os periódicos devem publicar predominantemente artigos originais resultantes de
pesquisa científica e/ou significativas para a área específica do periódico. Os periódicos
podem incluir outros tipos de contribuições, como artigos de revisão, comunicações,
resenhas e estudos de caso, que não serão consideradas como artigos originais. Quantidade
mínima de artigos: 8.
-Arbitragem por pares
A revisão e a aprovação das contribuições publicadas devem ser realizadas por
pares. A revista deve especificar formalmente qual o procedimento seguido para a
aprovação de artigos.
-Conselho editorial
A composição do conselho editorial do periódico deve ser pública. Seus integrantes
devem ser especialistas reconhecidos, de origem nacional e/ou internacional, devidamente
identificados na publicação.
- Periodicidade
A periodicidade é um indicador do fluxo da produção científica, que depende da
área específica coberta pelo periódico. É também um indicador relacionado com a
oportunidade e velocidade da comunicação.
Segundo o Scielo, a periodicidade mínima e desejada, bem como o número mínimo
e desejado de artigos por ano para a área de humanas é a seguinte:
Periodicidade
Número de artigos por
ano
Área temática
Humanas
mínima
desejada
mínimo
desejado
semestral
quadrimestral
18
24
Fonte: Scielo (2007).
- Pontualidade
O periódico deve aparecer pontualmente de acordo com a sua periodicidade.
- Resumo, palavras-chave e título em inglês
Os artigos devem conter título, resumo e palavras-chave no idioma do texto do
artigo e no idioma inglês (ou outra língua estrangeira), quando este não é o idioma do texto.
- Normalização
O periódico deve especificar a(s) norma(s) seguida(s) para a apresentação e
estruturação dos textos, e para a apresentação de referências bibliográficas e descritores, de
modo que seja possível avaliar a obediência às normas indicadas.
Como a UNESP segue as orientações da Associação Brasileira de Normas Técnicas,
a norma adotada será ABNT.
- Afiliação de autores
Os artigos devem conter informação completa sobre a afiliação dos autores,
incluindo instituição de origem, cidade e país.
REFERÊNCIAS
INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO CIÊNCIA E TECNOLOGIA [IBICT].
Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas. Disponível em:
<http://www.ibict.br/secao.php?cat=SEER>. Acesso em: 04 jan. 2007.
MORENO, F. SEER: Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas: apresentação geral:
treinamento SEER – Centro-Oeste. Disponível em:
<http://www.ibict.br/anexos_secoes/seer.teorica.2006-22-11.ppt>. Acesso em: 08 dez.
2006.
SCIELO Brasil. Procedimentos para inclusão de periódicos na coleção SciELO Brasil.
Disponível em: < http://www.scielo.br/avaliacao/inclusao_pt.htm>. Acesso em: 14 jan
2007.