Curso de Engenharia de Computação
VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP:
UM ESTUDO DE CASO NA OSG FERRAMENTAS
Paulo Augusto Tittanegro
Campinas – São Paulo – Brasil
Dezembro de 2007
Curso de Engenharia de Computação
VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP:
UM ESTUDO DE CASO NA OSG FERRAMENTAS
Paulo Augusto Tittanegro
Monografia apresentada à disciplina de Trabalho de
Conclusão do Curso de Engenharia de Computação
da Universidade São Francisco, sob a orientação do
Prof. Adalberto Nobiato Crespo, como exigência
parcial para conclusão do curso de graduação.
Orientador: Prof. Adalberto Nobiato Crespo
Campinas – São Paulo – Brasil
Dezembro de 2007
VANTAGENS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP:
UM ESTUDO DE CASO NA OSG FERRAMENTAS
Paulo Augusto Tittanegro
Monografia defendida e aprovada em 10 de Dezembro de 2007 pela
Banca Examinadora assim constituída:
Prof. Adalberto Nobiato Crespo (Orientador)
USF – Universidade São Francisco – Campinas – SP.
Prof. Luiz Sérgio Carvalho Conceição
USF – Universidade São Francisco – Campinas – SP.
Prof. Márcio Henrique Zuchini
USF – Universidade São Francisco – Campinas – SP.
Dedicatória
Dedico este trabalho a todos aqueles que são
importantes na minha vida: meus pais, minha
família, meus amigos e meus mestres.
.Agradecimentos
Agradeço a meus colegas de trabalho e meus professores que me
acompanharam em meu aprendizado e me incentivaram na elaboração deste
trabalho. Agradeço também ao Prof. Adalberto Crespo, que me auxiliou em todas as
fases deste trabalho.
v
Sumário
Lista de Siglas ......................................................................................................... vii
Abstract.....................................................................................................................ix
1
Introdução............................................................................................................1
1.1 - Definição ERP: ............................................................................................................... 2
1.2 - História do ERP: ............................................................................................................. 3
1.3 - Principais ERP´s: ............................................................................................................ 4
1.4 - Definição de EDI (Eletronic Data Interchange).............................................................. 5
1.5 - Objetivo........................................................................................................................... 5
2 - Histórico da Empresa ..........................................................................................6
2.1 -Histórico do departamento de TI na empresa: ................................................................. 8
2.2 - Objetivos da Empresa com a Implantação do sistema ERP: ........................................ 11
2.3 - Principais Motivações das implantações de sistemas ERP........................................... 12
2.4 - Critérios utilizados para a Escolha do Software ERP:.................................................. 12
3 - Classificação das vantagens: ...........................................................................15
3.1 - Principais vantagens alcançadas ................................................................................... 17
4 - Problemas encontrados na implantação do ERP............................................20
5 - CONCLUSÂO:.....................................................................................................21
5.1 Contribuições .................................................................................................................. 22
5.2 Trabalhos futuros............................................................................................................. 22
Referências bibliográficas......................................................................................23
Anexo I – Site da empresa Datasul (Divulgação do caso de sucesso)...............25
Anexo II – Revista da Datasul (Divulgação do caso de sucesso). ......................25
vi
Lista de Siglas
CRM
(Customer Relationship Mangement) nova tecnologia de banco de dados
que possibilita gerenciar melhor os processos, segmentos de mercado e
principalmente os relacionamentos com os clientes.
EDI
(Electronic Data Interchange) - troca estruturada de dados através de uma
rede de dados qualquer
ERP
Enterprise Resource Planning: sistema de banco de dados desenvolvido
para gerenciar a empresa como um todo (produção, estoque, vendas,
financeiro, custos, compras, preços, cobranças, caixa, qualidade e
auditorias).
MRP
Material
Requirements
Planning:
sistema
de
planejamento
e
gerenciamento das etapas de produção.
ROI
(Return Of Investment) – Retorno de investimento
TI
Tecnologia da Informação
vii
Lista de tabelas
Tabela 1 - Tabela de classificação dos ERP’s.........................................
Pág. 06
Tabela 2 - Plano de ação para revitalização do departamento de TI....... Pág.10
Tabela 3 - Principais motivações para implantação de um ERP.............
Pág.13
Tabela 4 - Critérios utilizados para a escolha do software ERP..............
Pág.13
Tabela 5 - Módulos implantados na empresa..........................................
Pág.14
Tabela 6 - Classificação de benefícios relacionados a sistemas.............
Pág.17
viii
Resumo
As vantagens da implantação de uma um Sistema de Gestão Empresarial
(ERP), mais as mudanças organizacionais e estruturais necessárias para superar
este desafio, são o objeto do presente estudo. Além disso, atingindo os objetivos
estabelecidos, a empresa foi reconhecida como um dos principais casos de sucesso
de implementação do sistema Datasul.
PALAVRAS-CHAVE: sistemas integrados de gestão, mudança organizacional,
integração, sistemas de informação.
Abstract
The advantages of an Enterprise Resource Planning (ERP) implantation,
further organizational and structural changes necessary to overcome this challenge
are the subject of this study.
Furthermore, reaching the established goals, the company was recognized as one of
the success main cases of Datasul system implantation .
KEY WORDS: integrated systems, organizational change, integration, systems of
information.
ix
1 INTRODUÇÃO
Com o objetivo de aumentar a competitividade e lucratividade, diversas
empresas estão, neste momento, implantando ou negociando a aquisição de
sistemas de gestão empresarial, também conhecidos como sistemas ERP
(Enterprise Resource Planning).
Também incentivadas pela queda considerável de preço e pelas excelentes
opções de software, inclusive no mercado nacional, as empresas buscam esta
ferramenta com o objetivo de integrar os processos empresariais, planejar, controlar
e fornecer suporte a todos os processos operacionais, produtivos, administrativos e
comerciais da empresa. O que muitas destas empresas não sabem, é que esta
aquisição obriga a empresa a repensar toda a sua estrutura operacional e
organizacional, inclusive mudando conceitos e quebrando paradigmas que possam
comprometer a utilização do sistema e resultar na perda de muito dinheiro.
Todo este trabalho de busca e implantação de um sistema adequado se torna
praticamente impossível sem a ajuda de uma consultoria ou de profissionais
especializados,
mesmo
para
aquelas
empresas
que
possuem
grandes
departamentos dedicados à Tecnologia da Informação - TI.
Entende-se como departamento, “uma área, divisão ou um segmento distinto
de uma empresa sobre o qual um administrador (seja diretor, gerente, chefe,
supervisor, etc.) tem autoridade no sentido do desempenho de atividades
específicas”, conforme classificação proposta por Chiavenato (1987, p. 295).
Diante deste cenário, muitas empresas desenvolvem projetos de implantação
de sistemas ERP sem a utilização correta de metodologias, deixando muitas vezes
de focar a efetividade empresarial.
A OSG Ferramentas de Precisão Ltda., empresa do ramo metalúrgico, com
unidades em Bragança Paulista –SP, Curitiba – PR, São Paulo – SP e Manaus –
AM, decidiu implementar um sistema ERP, tendo em mente ampliar seus horizontes
de negócio, promover a integração tanto dos seus departamentos como das suas
unidades e a melhoria contínua dos processos internos.
Sem critérios para escolha e sem análise de viabilidade, optou pelo software –
ERP Microsiga. Como não houve nenhum planejamento de implantação, uma
definição de equipe de suporte e uma consultoria adequada, as etapas de
1
implantação não foram cumpridas dentro dos prazos estipulados e dos custos
estimados.
Após a experiência obtida, maturação nos conceitos, aquisição de hardwares
adequados, entre outros, outro sistema foi analisado com o uso de planejamento e
todos os benefícios esperados foram alcançados.
Após implantação do sistema e, conseqüentemente, conclusão do sucesso
desta aquisição, a OSG Ferramentas foi amplamente divulgada pela Datasul. A
marca OSG Ferramentas de Precisão foi difundida no site e revista da Datasul como
um caso de sucesso (como mostra o Anexo I e II).
Através deste material, é que surgiu a idéia de apresentar em um trabalho
cientifico, o quanto pode render a parceria de uma multinacional engajada, com uma
empresa de software com soluções inteligentes
No capítulo 1 deste trabalho descreveremos a definição de ERP, sua origem,
os principais ERP”s disponíveis no mercado e a definição da tecnologia EDI.
O capítulo 2 abordará todo histórico da empresa (deste estudo de caso), bem
como o histórico do departamento de TI e o plano de ação para revitalização deste
departamento, objetivos da empresa com a implantação do sistema e os critérios
que foram utilizados para a escolha do software. Será abordado também, as
principais motivações das implantações de sistema ERP.
A seguir, trataremos no capítulo 3, a classificação e as principais vantagens da
utilização deste software e do sistema EDI, que agiliza a comunicação entre clientes
e fornecedores utilizando-se da troca eletrônica de informações.
O capitulo 4 finaliza com os principais problemas encontrados na implantação
do sistema, seguido das conclusões gerais obtidas através deste estudo de caso.
1.1 - Definição ERP:
ERP é a sigla de Enterprise Resourse Planning (Planejamento dos Recursos
Empresariais).
São softwares capazes de armazenar, automatizar, integrar,
compartilhar e uniformizar as informações de uma empresa. Reuni e processa as
informações de todas as áreas da empresa auxiliando a tomada de decisões. Para o
autor Colangelo Filho, o sistema ERP:
2
“Não há definição precisa e inquestionável do que seja um “sistema
1
ERP”. Para nossos propósitos, vamos considerá-lo um software aplicativo
que permite às empresas: 1) Automatizar e integrar parcela substancial de
seus processos de negócios, abrangendo finanças, controles, logística
(suprimentos, fabricação e vendas) e recursos humanos. 2) Compartilhar
dados e uniformizar processos de negócios. 3) Produzir e utilizar
informações em tempo real (COLANGELO, 2001, P. 18)”.
Os projetos de implantação de Sistemas ERP são considerados caros,
demorados e complexos, o que os torna naturalmente arriscados, principalmente
pelo investimento feito em tempo e dinheiro. Também pode ser considerado como
regra geral para esse tipo de projeto, custar e demorar mais do que se espera,
sendo alta a taxa de fracasso (BERGAMASCHI e REINHARD, 2003 apud SOARES)
Os Sistemas ERP são um fenômeno de mercado. Ter um Sistema ERP como
sistema de informação tornou-se para o mercado uma referência de controle e
eficiência dos processos de negócio. Esta visão estende-se desde os acionistas até
fornecedores e clientes aumentando o valor de mercado de uma empresa
(OKAMOTO, 2004).
1.2 – História do ERP:
De acordo com Colangelo Filho, foi na década de 1960 que os computadores
passaram a ser utilizados no suporte a processos de negócios, principalmente com
aplicações financeiras. Os equipamentos possuíam capacidade limitada e um custo
muito alto. Alem disso, iniciava-se a oferta de software no mercado, obrigando
muitas empresas a desenvolver suas próprias aplicações. O uso da informática era
quase que exclusivamente limitado a controles de estoque que antes eram
realizados manualmente.
Na década de 1970, os computadores tornaram-se mais poderosos e baratos.
Surge o MRP (Materials Requirements Planning), voltados para aplicações
manufatureiras.
necessidades
Sistemas
de
que
estoque
controlavam
e
planejamentos
capacidades
de
de
produção
fabricação.
Os sistemas MRPII (manufacturing Resources Planning) surgiram na década de
1
Caracteriza uma unidade de um software, sendo assim, um software é composto por um conjunto de
aplicativos.
3
1980, como uma ampliação dos MRP´s. Possuía os recursos do MRP´s e tratava os
aspectos financeiros e de custos de produção. Também nesta época os
microcomputadores estavam difundindo-se.
Com fim da guerra fria e o início da chamada “globalização” o ambiente de
negócios se tornou extremamente competitivo e os softwares de MRP II passaram a
cobrir o setor de finanças e de Recursos Humanos e assim foram denominados de
ERP (Enterprise Resources Planning).
1.3 - Principais ERP´s:
Alguns dos principais ERP comerciais utilizados no mercado hoje são
desenvolvidos
por
empresas
como
SAP
(www.sap.com),
RM
Sistemas
(www.rm.com.br), Microsiga (www.microsiga.com.br), DataSul (www.datasul.com.br),
Primavera BSS (www.primaverabss.com), Logocenter (www.logocenter.com.br),
SSA Global (www.ssaglobal.com) e Oracle (www.oracle.com), como mostra a tabela
abaixo:
Tabela 1 – Classificação dos ERP’S (Participação no mercado):
Empresas
Fornecedoras
SAP
DataSul
JD Edwards
Microsiga
BAAN
SSA
Peoplesoft
QAD
Oracle
RM Sistemas
Outros
Total
<US$40
milhões
0%
8%
10%
40%
24%
5%
0%
15%
0%
60%
14%
10%
Empresa - Faturamento Anual
US$150
>
US$40 a US$70 a a
US$300
US$70
US$150 US$300
milhões
milhões milhões milhões
0%
25%
18%
23%
20%
0%
0%
10%
18%
15%
18%
11%
5%
62%
30%
32%
25%
45%
5%
20%
4%
10%
25%
25%
7%
3%
12%
4%
8%
50%
10%
30%
8%
10%
21%
12%
88%
2%
30%
1%
23%
0%
85%
25%
70%
5%
22%
42%
Total
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
100%
Fonte: Peoplesoft (2000) apud Baucia (2007).
A Tabela 1 mostra como os grandes fornecedores de software como SAP e
Peoplesoft, focalizam seu mercado em corporações de grande porte. Já empresas
4
como RM Sistemas e Microsiga, focalizam em pequenas organizações. O que faz
com que uma grande parcela das pequenas empresas esbarrarem na barreira de
custos de implementação de sistemas ERP. (BAUCIA, 2007)
1.4 – Definição de EDI (Eletronic Data Interchange)
De acordo com Mendes et al. (1997) citado por Santos & Pontes (2006) o EDI é
o intercâmbio de informação entre parceiros autônomos que se associam,
computador a computador, de todo o tipo de documentos comerciais formatados,
segundo padrões ou normas. Este processo é ao mesmo tempo técnico e
organizacional, uma vez que consiste na transformação de dados estruturados entre
empresas através de meios eletrônicos e protocolos que obedecem mensagens
normalizadas e estabelecidas por organismos internacionais.
1.5 Objetivo
Neste trabalho será apresentado o resultado de um estudo de caso em uma
implantação de sistema ERP, comparando o referencial teórico e a prática adotada
na empresa com os benefícios mais expressivos em cada departamento da
empresa. Também serão apresentados os fatores críticos e a fases utilizadas nesta
implantação que é considerada um caso de sucesso pela empresa Datasul.
5
2 - HISTÓRICO DA EMPRESA
A matriz do grupo OSG foi fundada em Março de 1938 no Japão pelo Sr. Hideo
Osawa.
Foi em 1968 que a OSG expandiu suas fronteiras para fora do Japão
estabelecendo em Illinois, em Chicago (EUA), com a empresa OSG Taps & Die
Corporation, iniciando suas atividades no Brasil em 1974.
Sua linha de produtos compreende: machos de roscar, fresas de topo, brocas,
alargadores, escareadores e cossinetes, fabricados com a mais alta tecnologia. As
letras do nome OSG significam: O - Osawa (nome do fundador), S - Screw (rosca),
G - Grinding (retificada). Segundo Kotler (1998, p. 28), produto “é algo que pode ser
oferecido para satisfazer a uma necessidade ou desejo”. Nesse contexto, a OSG
ferramentas de precisão desenvolve produtos e soluções específicas para o
mercado.
Durante a década de 70 a OSG ganhou uma posição sólida no mercado
americano, continuando no Japão como empresa líder no seu segmento, nestes 66
anos de dedicação na fabricação de ferramentas de corte, a OSG sempre procurou
o caminho revolucionário na usinagem de metais. Há 30 anos no Brasil, a marca
OSG e conhecida e respeitada pelos usuários inclusive de toda América latina..
Neste século, a OSG quer colaborar com os usuários e o meio ambiente e para
isso instituiu o "Tool Communication", palavra chave para o nosso Grupo no mundo,
objetivando assim alinhar tecnologia, homem e natureza. A OSG é uma empresa
que deseja manter a Terra preservada para as gerações futuras.
No Brasil foi fundada em 12 de Novembro de 1974 no bairro do Brooklin em
São Paulo. Em 1975 foi lançada a pedra fundamental da fábrica em Bragança
Paulista, dando início a construção em um terreno de 100.000m2, situado em um
bairro residencial para manter a precisão e ajustes das maquinas, pois, não
trafegaria caminhos pesados na região.
Em 1977 iniciou a produção de machos para roscar, é considerado o carro
chefe da empresa até os dias atuais.
Em 1981 seu escritório muda para o baixo da Luz.
Em 1983 Foi incrementada duas novas linhas: cossinete e fresa de topo.
Em 1987, mais um pavilhão é construído dobrando a área fabril.
6
Sempre pensando no treinamento e qualificação de seus colaboradores, bem
como no bem estar dos mesmos, em 1989 é inaugurada o Centro de Treinamento,
campo de futebol, duas quadras poli esportivas, uma área com salão de festa e
churrasqueira e um confortável alojamento para visitantes na Fundação OSG. Neste
mesmo ano foi comprada uma colônia de férias no Guarujá – litoral sul de São
Paulo.
Em 1996, buscando a qualidade contínua de seus produtos, recebeu a
certificação da ISO9001:1994, atualmente está adequada e qualificada na versão
ISO9001:2000.
Em 1996, mais uma expansão predial, para tratamento térmico a vácuo,
processo altamente sofisticado e confiável que proporciona um resultado muito
superior ao dos processos convencionais, além de ser um processo extremamente
limpo, onde não há geração de resíduos que possam contaminar o meio ambiente.
Com esta expansão a OSG chega a uma estrutura de 14.000 m2 de área
construída.
Em 1998 a área administrativa, até então situada em São Paulo, foi transferida
para sua sede em Bragança Paulista.
Em 2000 a OSG começou a desenvolver uma nova linha de produtos em metal
duro, está nova linha visa atender clientes com alta performance e ferramentas
especiais e é o mercado promissor para o futuro.
Em 2001, o escritório comercial e assistência técnica mudam para o Tatuapé
em um prédio próprio moderno e funcional de 850m2.
Visando a expansão para região Sul do Brasil e a proximidade aos clientes, em
2002 foi inaugurado a filia de São José dos Pinhais – PR situada na área industrial e
próximo da capital. Esta nova unidade foca as ferramentas especiais em Metal duro
e prestação de serviço de re-afiação.
Em 2002 com o fechamento da unidade fabril da Geórgia nos EUA houve um
incremento na capacidade produtiva em Bragança que começou o fornecimento de
ferramentas para América do Norte. Também em 2002 recebeu a certificação
ISO14001 comprovando que toda nossa tecnologia não é geradora de resíduos ou
poluição que possam agredir o meio ambiente.
Em 2004 iniciou uma reengenharia na infra-estrutura computacional e a
implantação de um sistema informatizado (ERP – Enterprise Resouser Plain) em
7
parceria com a Datasul, objetivando a base para expansão das unidades e um
melhor sistema de informação gerencial.
A Datasul2 é uma empresa brasileira de capital nacional, sediada em Joinville –
SC, pioneira no desenvolvimento e comercialização de soluções integradas de
softwares de gestão empresarial, com 28 anos de presença no mercado. Os
softwares desenvolvidos pela Datasul destinam-se a automatizar e gerenciar
processos críticos de seus clientes, tais como: finanças, recursos humanos,
logística, manufatura, dentre outros.
Em Junho de 2006 foi inaugurada a mais nova empresa do grupo OSG. A OSG
da Amazônia. Esta unidade também irá produzir ferramentas especiais em metal
duro e foi aberta estrategicamente na Zona Franca de Manaus para poder atender
com qualidade e rapidez os clientes do pólo industrial. De acordo com o que afirma
Lacombe e heilborn (2003, p. 459), qualidade:
“Condiz com todas as propriedades ou características de um produto ou
serviço (SIC) relacionadas à sua capacidade de satisfazer as necessidades
explícitas ou implícitas dos que a utilizam, isto é, dos clinetes, sem
prejudicar os que são afetados pelo uso do produto ou serviço (SIC).
2.1 -Histórico do departamento de TI na empresa:
Departamento de Tecnologia da Informação – Há alguns anos atrás este
departamento ficava abaixo da controladoria e era chamado de CPD (Centro de
Processamento de dados), apenas com três pessoas administrando a infra-estrutura
e os sistemas desenvolvidos internamente em COBOL3. Em 2004 a diretoria estava
vendo um grande crescimento na empresa e sabia que os sistemas desenvolvidos
internamente não conseguiriam suportar a necessidade abertura de filiais e muito
menos as auxiliar nas analises gerenciais. A partir deste momento a diretoria
disponibilizou recurso para a criação de uma nova infra-estrutura e a implantação de
um sistema integrado.
2
Disponível em: www.datasul.com.br
3
COBOL - Common Business Oriented Language (Linguagem Orientada aos Negócios) é uma linguagem
de programação de Terceira Geração, amplamente utilizada., que define seu objetivo principal em sistemas
comerciais, financeiros e administrativos para empresas e governos.
8
Foi então elaborado um plano de revitalização (Tabela 2) da infra-estrutura de
informática e uma reformulação departamental, criando assim a área de TI
(Tecnologia da Informação), desvinculada das demais áreas da empresa, com o
objetivo de servir a todos os setores igualmente, buscando excelência de serviços e
sempre estando prontamente apta a atender às mais complexas necessidades da
empresa, seja nas plantas industriais como no escritório de vendas. Um novo
espaço para a TI foi criado na unidade industrial de Bragança Paulista, equipado
com novos equipamentos e mobiliário, novos colaboradores foram contratados e um
novo conceito criado.
Para que este objetivo fosse alcançado, o departamento traçou um cronograma
de reestruturação total do departamento:
9
Tabela 2 - Plano de Ação para revitalização do departamento de TI:
Descrição
Detalhe
Objetivo
Estruturar o departamento de TI, criar normas, Criar toda a estrutura de
procedimentos,
classificar
funções
e um novo departamento
Estruturar o Departamento de TI determinar responsabilidades; Criar o espaço para TI
físico necessário.(Contratação e treinamento
dos analistas)
Reestruturar
sistema
de O sistema de desenvolvimento e manutenção Tornar mais confiável a
dos
manutenção e desenvolvimento apresenta falhas e é necessário sua manutenção
sistemas atuais.
dos sistemas atuais em Cobol
reestruturação e reorganização.
Projeto de substituição do sistema atual pelo Evoluir de um sistema
para
um
ERP DATASUL em todas as funcionalidades interligado
Implantação do ERP
cobertas pelo sistema atual. (Levantamentos sistema integrado.
de necessidades e aquisição de licenças)
Melhorar
comunicação
Reorganizar a estrutura de serviços de internet de dados entre filiais,
Remodelar os serviços de visando melhor aproveitamento dos recursos melhorar velocidade de
internet
de comunicação de dados. (Aquisição de acesso e baratear os
servidores, Links de internet,etc. )
custos.
Reorganizar toda a estrutura física da rede de
Dar sustentação tráfego
dados para melhorar o desempenho.
de dados do sistema de
(Aquisição de Switches, Hacks e troca de
ERP
cabeamento).
Reestruturar a rede de dados
Finalizar a implantação
Microsiga no Depto de RH
do
Interagir com a Microsiga visando terminar o
Finalizar a implantação
processo de implantação dos Módulos do RH.
do Microsiga no RH
(Planejar Integração entre os sistemas)
Maior segurança
Desenvolver, testar e implantar política de
dados
críticos
backup dos dados da empresa
empresa
Desenvolver uma política de compras de Maior
confiança
Desenvolver política de compras
equipamentos de informática
fornecedor
aos
da
Desenvolver
segurança
informações
no
das
Desenvolver política de backup
e
política
acesso
de
Maior
confiança
Descrever uma política de segurança e acesso
a
armazenamento
as informações de forma eficiente e simples.
informações.
Reorganizar telefonia fixa
Substituição de PC antigos
no
Reorganizar a telefonia fixa a fim de maior
Menor custo
eficiência e menor custo
Substituir os PC´s antigos por máquinas novas Rejuvenescimento
do
através de reorganização e prioridades.
parque de computadores.
Fonte: Elaborado pelo Autor.
Além de toda reformulação departamental executada, outras atividades foram
necessárias durante a implantação.
Foi necessário que todas as atividades
desempenhadas fossem devidamente mapeadas, procedimentadas e adaptadas de
acordo
com
as
normas
exigidas
por
auditoria.
10
Hoje a TI é o maior departamento administrativo, possui um data-center e um
sistema compatível com grandes empresas. Podemos subdividir a TI em duas
grandes atividades:
•
Infra-estrutura – Responsável pela administração de servidores, micros e
notebooks, impressoras, telefonia, redes com fio, Wireless, Segurança e
outras atividades.
•
Sistemas – Equipe que tem como missão atuar como gestores de negócios
na empresa, ou seja, administram os sistemas corporativos, implantam novas
funcionalidades, propõe melhoria para as áreas e dão o suporte e treinamento
sempre que necessário.
2.2 - Objetivos da Empresa com a Implantação do sistema ERP:
Entre outros fatores, os principais objetivos estratégicos qualitativos
necessários ao cumprimento da meta de crescimento e liderança no mercado foram:
•
Aumentar a capacidade operacional, agilidade de resposta ao mercado e
produtividade da empresa, melhorando processos internos, o gerenciamento
de informações e aperfeiçoamento da qualidade de informação gerada para
tomada de decisão gerencial;
•
Aumentar a competitividade da empresa bem com sua lucratividade,
melhorando seu entendimento sobre o seu mercado para direcionar
adequadamente o desenvolvimento de produtos e serviços diferenciados e
buscando parcerias estratégicas;
•
Evolução da marca e posicionamento estratégico de referência do mercado,
oferecendo inúmeras soluções em ferramentas de usinagem e comunicandose de forma mais eficiente com o mercado.
11
2.3 - Principais Motivações das implantações de sistemas ERP.
As principais motivações de uma empresa para realizar a implantação de um
sistema de ERP podem ser classificadas em vários quesitos, como mostra a tabela
3:
Tabela 3 – Principais motivações das implantações de sitemas ERP:
Fonte: BERGAMASCHI E REINHARD (2003) apud SOARES H.
2.4 - Critérios utilizados para a Escolha do Software ERP:
Após anos utilizando um sistema desenvolvido pela equipe interna da
empresa, sem a velocidade de atualização e a confiança necessária, a empresa se
deparou com mais um problema. Uma nova exigência do governo, o PPP (Perfil
Profissiográfico Previdenciário), obrigava as empresas a enviar informações
atualizadas de seus colaboradores.
O sistema legado não possuía as informações e os requisitos necessários
para atendimento desta exigência, então o departamento de recursos humanos foi o
primeiro a buscar uma solução mais adequada a sua realidade de trabalho.
Utilizando como único critério a indicação de uma empresa próxima, o
software da Microsiga foi escolhido.
12
Sem nenhum planejamento, definição de equipe de suporte e uma consultoria
adequada, as etapas de implantação não foram cumpridas dentro dos prazos
estipulados e dos custos estimados.
Após a experiência com o insucesso de projeto, a empresa verificou que para
a correta implantação de um ERP seria necessária uma etapa de planejamento.
Após uma pesquisa de mercado e contando com o suporte de consultoria
especializada, a empresa optou pelas propostas mais coerentes a sua realidade e
possibilidade de investimentos.
Dentre as empresas pesquisadas, a Datasul e a Microsiga apresentaram
propostas e levantamentos que aparentemente correspondiam às expectativas da
gerência da empresa.
As empresas foram contatadas para demonstração de seu produto e
propostas de serviços. Esta apresentação foi acompanhada pelos gestores de todas
as áreas da empresa.
Segundo Bergmashi & Reinhard (2003), entre as empresa de soluções em
software, podemos dividi-los de acordo com os módulos mais procurados pelos
consumidores (figura 4).
Tabela 4 – Módulos mais utilizados nas empresas.
Módulos
Freqüência
% Empresas
Financeiro
36
83,7
Compras
36
83,7
Contábil
34
79,1
Industrial
31
72,1
Vendas
29
67,4
RH
16
37,2
Projetos
13
30,2
Outros
11
25,6
Manutenção
10
23,3
Marketing
7
16,3
Transporte
7
16,3
Serviços
5
11,6
Fonte: BERGAMASCHI E REINHARD (2003) apud SOARES H.
Com posse de um formulário que continha uma avaliação de aderência do
produto, cada gestor foi entrevistado e pode relatar quais benefícios e possíveis
problemas poderiam ter com o produto apresentado e se o mesmo atendia o modelo
de processo da empresa.
13
As propostas apresentadas pelas empresas possuíam um valor muito
semelhante, porém, o que foi determinante para a escolha do produto foi o nível de
compatibilidade as regras de negócio da empresa, a qualidade de suporte e a
consultoria oferecida.
A dificuldade encontrada no desenvolvimento de específicos na implantação
prévia do Microsiga também favoreceu a Datasul, pois em ambos os produtos
apresentados, haveria a necessidade de diversos programas específicos.
Com a escolha pelo sistema da Datasul, pode-se implantar módulo a módulo
cada departamento da OSG, detalhando-se sua configuração no modo padrão ou de
rotinas específicas, como mostra a tabela 5.
Tabela 5 - Módulos implantados na Empresa:
Produto Módulo
EMS
Avaliação de Crédito
EMS
Caixa e Bancos
EMS
Compras
EMS
Contabilidade
EMS
Contas a Pagar
EMS
Contas a Receber
EMS
Controle de Compras
EMS
Controle de Contratos de Compras
EMS
Controle de Estoque
EMS
Controle de Investimentos
EMS
Controle de Qualidade
EMS
Custos
EMS
Engenharia
EMS
Estoque
EMS
Faturamento
EMS
Fluxo de Caixa
EMS
Importação
EMS
Obrigações Fiscais
EMS
Patrimônio
EMS
Planejamento
EMS
Produção
EMS
Recebimento
EMS
Exportação
EMS
Orçamentos
EMS
Pedidos
*
Tratamento Térmico
Fonte: Elaborado pelo Autor.
Tipo
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Padrão
Rotinas Específicas
Rotinas Específicas
Rotinas Específicas
Módulo Específico
14
3 - VANTAGENS
Segundo (SEDDON, 2000) os benefícios gerados por um projeto de
implantação de Sistemas ERP podem ser avaliados em cinco dimensões, onde cada
dimensão contém um conjunto de sub-dimensões que especificam os tipos de
benefícios.
3.1 - Classificação das vantagens:
As dimensões são descritas a seguir e sumarizadas na Tabela 6. Os
benefícios apresentados foram classificados considerando-se a visão gerencial, sem
considerar custos.
Descrição das Dimensões da Tabela 6:
•
Dimensão 1: Benefícios Operacionais
A tecnologia da informação historicamente é utilizada para cortar custos e
automatizar processos básicos e operações repetitivas. Existem evidencias que
investimentos em TI para otimizar processos e automatizar transações provêem
benefícios de negócio melhorando a performance de processos e o volume de
operações.
Como os Sistemas ERP automatizam processos de negócio e promovem a mudança
de processos, eles oferecem os seguintes tipos de benéficos nessa dimensão:
redução de custo, ganho de performance e produtividade, melhora da qualidade,
melhora dos serviços a clientes.
•
Dimensão 2: Benefícios Gerenciais
Com um banco de dados centralizado e com sua capacidade de construir dados de
análise, os Sistemas ERP são capazes de oferecer benefícios gerenciais através da
disponibilização de informações. Benefícios de informação auxiliam a organização a
obter melhores recursos gerenciais, melhorando o planejamento, a tomada de
decisão e a performance operacional em diferentes divisões da organização. Os
seguintes tipos de benefícios são oferecidos nessa dimensão: melhores recursos de
gerencia, melhora no planejamento e tomada de decisão, melhora de performance.
•
Dimensão 3: Benefícios Estratégicos
15
Sistemas de informação integrados apresentam uma nova oportunidade para
ganhos de competitividade diferencial através da customização de produtos e
serviços para usuários individuais a um baixo custo, criando uma ligação com
clientes e todas as partes relacionadas do negócio. Sistemas ERP, com sua larga
escala de envolvimento com o negócio e interna/externa capacidade de integração,
podem alcançar os seguintes benefícios: suporte ao crescimento do negócio,
suporte as alianças de negócio, construção de inovação de negócio, construção de
liderança, geração de diferencial de produto incluindo customização e construção de
ligações externas (clientes e fornecedores).
•
Dimensão 4: Benefícios de Infraestrutura de TI
Sistemas ERP com sua arquitetura de aplicação integrada e padronizada provêem
uma infraestrutura capaz de suportar: flexibilidade para futuras mudanças de
negócio, redução de custos de TI, redução dos custos marginais de unidades de
negócio, e aumento da capacidade para rápida e econômica implementação de
novas aplicações.
•
Dimensão 5: Benefícios Organizacionais
A TI é capaz de promover a integração de processos e a criação e o suporte de uma
visão comum que pode ser compartilhada entre os profissionais da organização. Os
benefícios organizacionais podem ser alcançados através do uso eficiente das
ferramentas de TI. Essas ferramentas garantem o compartilhamento de informações
e a aplicação do conhecimento facilitando assim o processo de aprendizagem
organizacional.
16
Tabela 6- Classificação de Benefícios relacionados a Sistemas ERP
Fonte: Seddon, 2000.
3.2 - Principais vantagens alcançadas
Como se pode observar na Tabela 6, os benefícios esperados na implantação
de um sistema ERP podem ser alcançados em diversos âmbitos da empresa. Neste
capítulo serão apresentados os principais benefícios obtidos em cada departamento
da empresa.
•
Operacional:
o Um dos principais diferenciais entre a OSG e a sua concorrência é o
rigoroso controle de qualidade e tratamento térmico utilizado no
processo de fabricação de seus produtos, porém o sistema legado
controlava seus processos utilizando uma classificação denominada
“fornada”, onde um conjunto de produtos que sofreram tratamento
térmico era custeado com um mesmo valor. Com o novo sistema, cada
minuto
de
cada
lote
de
produtos
passou
a
ser
controlado
separadamente, tornando os controles de lotes mais precisos e
17
otimizados para cada ciclo, além de cálculos de custos muito mais
precisos. Também para este departamento, foi desenvolvido um
módulo integralmente específico que atendia a todos os requisitos não
atendidos no produto padrão. Com auxilio de uma consultoria técnica
foi possível utilizar toda estrutura e modelagem padrão dos programas
da Datasul permitindo a integração total entre os módulos e não
comprometendo uma das principais características do produto, que é a
atualização de pacotes.
o Outro departamento muito deficiente em seus processos era o
departamento de projetos, que tem a função de desenvolver os
desenhos dos produtos e designar quais componentes, ou seja, quais
matérias primas, embalagens e etiquetas são consumidas na
fabricação de cada produto.
o As requisições de estoque para cada componente eram efetuadas de
forma manual, gerando divergências enormes no estoque. O novo
sistema trouxe o conceito de estrutura para o departamento. Este
conceito amarra cada item com seus respectivos componentes e efetua
a baixa automática do estoque, reduzindo em 500% as divergências de
estoque, que chegava à casa de milhares de reais.
o Para o departamento de Engenharia, o conceito agregado foi o de
roteiros, que permite designar toda a seqüência de operações até o
final do processo de fabricação, possibilitando um controle dos tempos
de máquinas utilizadas, cálculos corretos do custo e rastreabilidade dos
produtos.
o Para o departamento de compras, as solicitações de compras
passaram a utilizar o critério de hierarquia de aprovação, onde é
possível atribuir vários níveis de aprovação, tornando o processo mais
seguro e de maior comprometimento por parte de seus compradores,
gerando economia e confiabilidade.
o No departamento de Estoque as saídas passaram a ser controladas
por requisições no sistema, reduzindo as divergências de materiais.
o Para o departamento de produção, os controles mais apurados
permitiram que os prazos de fabricação fossem reduzidos de 60 para
18
45 dias, gerando economias e uma relação de confiança ainda maior
com o cliente, aumentando em 30% a entrada de pedidos.
Além de prazos menores o sistema permitiu que os pedidos de vendas
fossem integrados de forma eletrônica utilizando o sistema EDI, reduzindo o trabalho
de digitação e possíveis erros, retrabalho, além de tornando o follow-up para o
cliente de maneira automática e segura , descartando o uso de telefone, fax tanto
para recebimento de pedidos, quanto para confirmações de recebimento e envio de
relatórios.
A troca eletrônica de informações, utilizando o EDI, passou a ser uma
exigência dos principais clientes e fornecedores, onde qualquer atraso ou falha
poderá acarretar em multa contratual.
Entre outras vantagens, o EDI pode reduzir custos, aumentou a segurança,
confiabilidade e precisão nas informações trafegadas.
Atualmente apenas um cliente utiliza o processo de EDI , mas este único
cliente corresponde a 25% do faturamento mensal e sem esta tecnologia,
certamente a empresa não os atenderiam de maneira satisfatória e segura. Para
todos os outros clientes e transportadores a implantação do EDI está em fase de
levantamento.
•
Infra-estrutura - A primeira vantagem que foi observada, antes mesmo da
conclusão da implantação do sistema, foi a revitalização da infra-estrutura de
informática e a reformulação departamental do antigo CPD. O novo
departamento de TI (Tecnologia da Informação), desvinculada das demais
áreas da empresa, passou a servir a todos os setores igualmente, sempre
buscando excelência de serviços e sempre estando prontamente apta a
atender às mais complexas necessidades da empresa.
•
Organizacional:
o Antes da implantação do sistema Datasul a empresa possuía mais de
100 títulos em aberto, totalizando milhões de reais que não eram
devidamente controlados. Além dos ganhos obtidos com o controle
total dos títulos em aberto e regularização dos clientes inadimplentes,
o sistema passou a controlar o crédito do cliente, tornando as
negociações mais seguras.
19
o Outro ganho relevante a empresa foi à redução considerável do tempo
de fechamento contábil. No sistema legado o departamento contábil
levava em torno de oito dias para encerramento dos fechamentos.
Com o novo sistema o fechamento passou a ocorrer em até três dias.
4 - PROBLEMAS ENCONTRADOS NA IMPLANTAÇÃO DO ERP.
O departamento comercial da empresa está localizado em um escritório
comercial na cidade de São Paulo e possui um analista alocado exclusivamente
para atendimento de seus chamados.
Por se tratar de uma unidade isolada na empresa e longe do departamento de
TI, mesmo com um analista dedicado, o mapeamento dos processos não foi
realizado de forma eficaz. Sem uma equipe de acompanhamento e analise de
processos, grande parte das rotinas específicas do departamento não foram
devidamente
mapeadas.
Todos
os
demais
departamentos
tiveram
o
acompanhamento de uma equipe de analistas treinados e qualificados durante todo
o processo de implantação.
Esta falha no processo de prospecção de dados e acompanhamento do
departamento fez com que a área de vendas tivesse um atraso de 3 meses no
processo de conclusão de implantação, além de uma demanda grande de
desenvolvimento de programas específicos não relacionados no escopo. Estes
programas específicos, originalmente não relacionados, geraram um orçamento 20%
maior no montante de todo o projeto.
Outro problema encontrado na implantação foi a saída de alguns usuários
chaves na fase final de levantamentos e alguns na fase de treinamentos, ou por
demissão ou licenças maternidade, o que atrapalhou um pouco o processo de
substituição
e
treinamento.
20
5 - CONCLUSÂO:
Os resultados apresentados neste trabalho foram obtidos nos primeiros
meses após a implantação, impossibilitando a avaliação de eficácia em todos os
departamentos da empresa, porém, a economia proporcionada com esta
implantação proporcionou a empresa o retorno do investimento aplicado no sistema
e permitiu que a empresa fosse reconhecida como caso de sucesso pela empresa
Datasul.
Para que isto fosse possível, alguns pontos foram fundamentais. O
comprometimento de todos os envolvidos aliado, principalmente, a um bom
planejamento permitiu que as fortes mudanças culturais fossem absorvidas de forma
mais amena possível pela estrutura da empresa. Os levantamentos que foram
efetuados as pressas, juntamente com a falta de comprometimento e algumas
resistências comprometeram significativamente o projeto.
Quanto à literatura pesquisada, foi possível observar que muitas citam a
redução nos gastos da empresa com a implantação de um sistema ERP. Foi
possível observar que outros gastos como equipe de suporte, treinamento, etc.
foram extremamente necessários para o bom funcionamento do sistema. Além
disso, os gastos foram racionalizados, ou seja, desprendidos em tecnologias, infraestrutura, qualidade e segurança na informação da empresa, permitindo também
implementar outras ferramentas que auxiliam a tomada de decisão e crescimento no
mercado.
O Departamento de TI, devido ao porte alcançado e relevância nos processos
da empresa tornou-se um dos setores mais importantes, mesmo sendo considerado
como “atividade de suporte”. Comprovação disto é que um dia sem sistema pode
gerar prejuízos enormes.
Com a análise dos processos internos realizada durante a implantação do
ERP, foi possível identificar problemas em diversos processos. O redesenho destes
processos para a adequação ao sistema e com as melhores práticas do mercado
permitiu que a empresa melhorasse a qualidade e confiança seus processos
operacionais.
21
5.1 Contribuições
Este trabalho mostra não só as vantagens e desvantagens da implantação de
um sistema ERP, como busca mostrar também quais desafios e quais mudanças
são necessárias durante este processo.
5.2 Trabalhos futuros
Após a realização deste projeto surgiram algumas idéias para sua melhoria,
dentre as quais destacam-se:
•
Uso de engenharia de software na documentação de programas específicos
em sistemas ERP´s.
•
Estudo de qualidade de Software.
•
Análise de ROI em ERP.
22
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BAUCIA,Eduardo. Estudo Sobre Aplicação de ERP em Pequena Empresa.
Disponível em:http://www.icmc.usp.br/~estagio/computacao/monografias/Eduardoba
ucia.pdf. Acesso em 25/08/2007.
CHIAVENATO, Idalberto. Administração: teoria, processo e prática. 2ª ed. São
Paulo: Mcgraw-Hill, 1987.
COLANGELO FILHO, Lúcio. Implantação de sistemas ERP ((Enterprise
Resource Planning): um enfoque de longo prazo. São Paulo: Atlas, 2001.
KOTLER, Philip. Administração de Marketing. 5ª ed. São Paulo: 1998.
LACOMBE,
Francisco.
HEILBORN,
Gilberto.
Administração:
princípios
e
tendências. 1 ed. São Paulo: Saraiva, 2003.
OKAMOTO, M. Metodologia Softtek para Análise de ROI, Abril 2004, Personal
Communication.
REIS, Sérgio L. V. Sistemas integrados – O sucesso empresarial? Disponível
em: http://www.apinfo.com/artigo3.htm Acesso em: 20/04/07.
SANTOS, Mara; PONTES, Mariângela. A tecnologia da informação na logística:
O uso do EDI nas operações logísticas em uma empresa do setor têxtil.
Disponível em: http://www.fucape.br/premio/documentos/2006/mono_10.pdf .
SANTOS, Ruthberg.; MENDES, Francisco C.; BENAC, Marcos A. A implantação de
sistemas integrados de gestão: um estudo de caso na Embratel. Disponível
em:http://www.fae.edu/publicacoes/pdf/art_cie/art_03.pdf. Acesso em: 02/10/07.
23
SEDDON, P.B.; SHANG, S. A Comprhensive Framework for Classifiying the
Benefits ERP Systems, Proceedings of the 2000 Americas Conference on
Information Systems, Long Beach California, August 10-13, 2000:1005-1014.
SOARES,
Horácio.
O
QUE
È
ERP?.
Disponível
em:
http://internativa.com.br/zip/GEI_ERP_transparencias.ppt. Acesso em: 02/10/2007.
SOUZA, César A.; SACCOL, Amarolinda Z. Sistemas ERP no Brasil (Enterprise
Resource Planning) – teorias e casos. São Paulo: Atlas, 2003.
24
ANEXO I – SITE DA EMPRESA DATASUL (DIVULGAÇÃO DO CASO DE
SUCESSO).
Fonte: www.datasul.com.br Acesso em: 02/10/07
ANEXO II – REVISTA DA DATASUL (DIVULGAÇÃO DO CASO DE SUCESSO).
Fonte: www.datasul.com.br Acesso em: 02/10/07
25