Criação de Consultas e Relatórios no Access
CRIAÇÃO DE
CONSULTAS E
RELATÓRIOS NO
ACCESS
Sumário
Conceitos / Autores chave.................................................
3
1. Introdução......................................................................
4
2. Consultas......................................................................5
3. Relatórios.....................................................................8
4. Conclusões....................................................................11
5. Atividades......................................................................
11
Materiais complementares.............................................. 12
Bibliografia......................................................................12
Curso - Criação de Consultas e Relatórios no Access
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Conceitos / Autores-chave
Glossário
SQL
Structured Query Language, ou Linguagem de
Consulta Estruturada, é uma linguagem de pesquisa declarativa para banco de dados relacional
(base de dados relacional). Muitas das características originais do SQL foram inspiradas na álgebra
relacional. A linguagem SQL é definida por meio
de várias linguagens, sendo as mais usuais a LMD
e a LDD. A linguagem padrão para os bancos de
dados relacionais.
Linguagem de Definição de
Dados (LDD - SQL)
A Linguagem de Definição de Dados é constituída
de um conjunto mais amplo de operações, que a
LMD: Estas operações são utilizadas para criar e
excluir elementos do banco de dados, tais como,
tabelas, índices, e outros. Exemplos de LDD são:
criação de uma tabela, eliminação de uma tabela,
criação de acesso ao banco de dados, entre
outros.
Pontos Críticos
Linguagem de Manipulação
de Dados (LMD-SQL)
A Linguagem de Manipulação de Dados é
constituída de um conjunto de operações, a
saber: seleção de dados, atualização de dados,
modificação de dados e exclusão de dados no
banco de dados.
Modelo Relacional
É um modelo de dados, que se baseia no princípio
em que todos os dados estão guardados em
tabelas (ou, matematicamente falando, relações).
Toda sua definição é teórica e baseada na lógica de
predicados e na teoria dos conjuntos.
Diferença entre consultas,
relatórios e formulários
Consultas
Uma consulta SQL é aquela que o usuário cria
utilizando uma instrução SQL. O usuário pode
usar a linguagem de consulta estruturada (SQL)
para consultar, atualizar e gerenciar bancos de
dados relacionais, como o Microsoft Access.
Quando o usuário cria uma consulta no modo
de design da consulta, o Access constrói para
o usuário as instruções SQL equivalentes
em segundo plano. Na verdade, a maioria
das propriedades de consulta da folha de
propriedades no modo de design da consulta
possui cláusulas e opções equivalentes
disponíveis no modo SQL. Se o usuário desejar,
poderá exibir ou editar a instrução SQL no
modo SQL. Entretanto, após o usuário fazer
alterações em uma consulta no modo SQL,
a consulta talvez não seja exibida da maneira
que era anteriormente no modo de design.
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Formulários: Um formulário é um objeto de banco de dados
Relatórios: Um relatório é uma maneira eficaz de apresentar
que o usuário pode usar para inserir, editar ou exibir dados de
uma tabela ou consulta. O usuário pode tanto usar formulários
para controlar o acesso aos dados, como definir quais campos
ou linhas de dados serão exibidos. Por exemplo, certos usuários
podem precisar ver somente alguns campos em uma tabela com
vários campos. Fornecer a esses usuários um formulário que
contenha somente esses campos facilita a utilização do banco
de dados. O usuário também pode adicionar botões e outros
recursos a um formulário para automatizar ações realizadas com
freqüência.
dados em um formato impresso. Como o usuário controla o
tamanho e a aparência de tudo em um relatório, é possível exibir
as informações como desejar.
• Criar etiquetas de endereçamento.
• Mostrar totais em um gráfico.
• Agrupar registros em categorias.
• Calcular totais.
A maioria dos relatórios são vinculados a uma ou mais tabelas e
consultas no banco de dados. A origem do registro de um relatório
refere-se aos campos nas tabelas e consultas base. Um relatório
não precisa conter todos os campos de cada uma das colunas ou
consultas em que se baseia.
1. Introdução
N
esta unidade serão apresentados os conceitos relacionados
com a elaboração de consultas e realização de formulários
no Access 2003.
As consultas podem ser feitas por meio da Linguagem SQL3 ou por meio de um assistente,
definido no modo estrutura. Os relatórios também são apresentados e dispostos por meio de
um assistente, desta forma, não é necessário algum conhecimento prévio de banco de dados.
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2. Consultas
Para fazer a consulta é necessário seguir um
conjunto de passos que são apresentados a
seguir. As consultas apresentadas seguirão o
modo estrutura, visto que é um conjunto de
passos didáticos.
Uma consulta é
um objeto onde
o usuário pode
fazer perguntas
ao Access sobre
determinados
dados armazenados
em sua(s) tabela(s).
• Clique sobre o objeto Consulta.
• Clique sobre o botão Novo.
O Access exibirá a caixa de texto Nova Consulta,
conforme apresentado na figura 1, com as
seguintes opções:
• Modo Estrutura: cria uma nova
consulta sem utilizar assistente.
• Assistente de Consulta Simples: cria
uma consulta de seleção a partir de campos
que o usuário escolheu.
• Assistente de Consulta de Tabela de
Referência Cruzada: exibe os dados no
formato de uma planilha eletrônica.
• Assistente de Consulta Localizar
Duplicatas: localiza registros com valores
de campos duplicados na tabela.
• Assistente de Consulta Localizar
não Coincidentes: encontra os registros
em uma tabela que não possuem registros
relacionados em outra.
Estas consultas podem envolver uma tabela
ou um conjunto de tabelas. Quando a consulta
envolve mais de uma tabela, é necessário fazer
uso dos conceitos de chave primária e chave
estrangeira. A chave primária para garantir que
o usuário esteja fazendo referência a um registro
específico e a chave estrangeira para garantir que
estamos falando do mesmo tipo de dado que é
referenciado em ambas as tabelas.
Figura 1. Tela para elaborar uma nova consulta
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Mostrar Tabela
Logo a seguir, deve-se adicionar a tabela à área selecionada para realizar a consulta, por
meio do uso do botão Adicionar, conforme apresentado na figura 3.
Ao escolher o modo estrutura será
apresentada a tela Mostrar Tabela,
apresentada na figura 2, onde o
usuário deve selecionar uma tabela
para compor sua nova consulta. Caso
uma consulta já tenha sido realizada
e por sua vez armazenada, ela estará
disponível na aba correspondente a
Consultas, ao lado da aba denominada
Tabelas.
Figura 3. Navegação entre telas para adicionar registros em tabelas
O passo seguinte é adicionar os atributos ou campos desejados, que devem fazer parte
da consulta. Junto com estes atributos é possível definir possíveis condições ou critérios
associados à consulta.
Figura 2. Tela para apresentação de tabelas e consultas
Para adicionar os atributos é necessário
selecionar, com o mouse, e arrastar até
a linha Campo, conforme apresentado na
figura 4.
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3. Classificação
Pode escolher entre Classificação Crescente ou
Decrescente dos registros, também definido
como ordenação, crescente ou decrescente.
Para especificar a ordem de classificação dos
registros, na linha de Classificação do campo
desejado, especifique Crescente (0-9 e A-Z)
ou Decrescente (9-0 e Z- A).
Para que isto seja possível, basta digitar a
pergunta entre colchetes, exatamente na
linha Critério, do campo desejado, conforme
apresentado na figura 5.
4. Mostrar
Figura 4. Tela utilizada para identificar propriedades da tabela e
inserção de novas características
Nesta tela é possível identificar dois campos, Índice
e Campo2, e a tabela a qual eles pertencem. O
quadro abaixo, da tabela selecionada possui vários
elementos, descritos a seguir:
1. Campo
Local destinado a armazenar os campos
pertencentes à tabela a ser pesquisada.
2. Tabela
Ao
escolher
o
campo
aparecerá
automaticamente o nome da tabela
armazenado nesta opção.
Se esta opção estiver marcada o campo será
exibido na listagem, caso contrário o campo
não será exibido. Isso pode ser utilizado para
ocultar campos que estão servindo apenas
como Critérios para filtrar a listagem.
Figura 5. Exemplo do uso da caixa de diálogo
Na figura 5, foi descrito em colchetes a
seguinte frase:
[Entre com o número do cartão]
5. Critério
Critério é a condição utilizada para limitar
o conjunto de registros desejados para o
resultado da consulta. Por exemplo, em vez
de visualizar todos os fornecedores que a
sua empresa utiliza, o usuário pode visualizar
apenas esses fornecedores que pertencem a
uma determinada cidade. Para isso, especifique
critérios que limitem os resultados a registros
cujo campo: País seja, “Canadá”.
É possível utilizar uma ferramenta que facilite
a interação entre o usuário e o Banco de
Dados, tornando a consulta mais dinâmica.
Por exemplo, é possível criar uma consulta
em que o Access peça o valor do critério a ser
estabelecido na consulta.
Ao executar a consulta, o Access exibirá uma
caixa de diálogo onde o usuário deverá digitar
o número do cartão que deseja pesquisar.
6. Ou
Esta opção dá continuidade a novos critérios,
que são considerados em conjunto com o
critério definido anteriormente
Uma vez que foram definidos os parâmetros
descritos anteriormente, executa-se a consulta
clicando no botão:
definido na barra de
ferramentas. Antes de sair do modo consulta,
é possível gravar a consulta, para que fique
disponível.
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3. Relatórios
O relatório é um objeto do banco de dados com a finalidade de imprimir registros em
um Layout personalizado, além de permitir a utilização de agrupamento de registros
em vários níveis, cálculos de somatória, médias e outros, obtendo totais e subtotais.
•AutoRelatório: Tabular: exibe as
informações como em uma planilha, ou
seja, linhas e colunas onde cada linha
equivale a um registro e cada coluna um
campo.
•Assistente de gráfico: exibe as
informações na forma de gráficos.
•Assistente de etiqueta: relatório
para emissão de Etiquetas. Por exemplo,
etiquetas de endereçamento para Mala
Direta.
Para criar um relatório, o usuário deve:
• Estar com a janela de Banco de Dados ativa;
• Clique sobre o objeto “Relatórios”;
• Clique sobre o botão “Novo”.
Novo Relatório
A caixa de diálogo “Novo Relatório”
será apresentada, conforme é
demonstrado na figura 6. É nesta
caixa que o usuário define em qual
consulta ou tabela o seu relatório
será baseado.
figura 6. Tela utilizada para a escolha dos diferentes caminhos
utilizados para a elaboração de relatórios
O usuário deverá escolher uma das seguintes
opções que lhe ajudarão a criar o relatório
automaticamente (exceto modo estrutura que
será manual):
•Modo de estrutura: cria um relatório
sem utilizar um assistente, os campos são
selecionados manualmente.
•Assistente de relatório: irá ajudá-lo a criar
o seu relatório baseado nas respostas que o
usuário fornecer para o assistente.
•AutoRelatório:
Colunar: exibe as
informações em uma única coluna a um campo
embaixo do outro.
A opção escolhida será a elaboração do
formulário por meio do Assistente de
relatório. Na figura 6 é possível verificar
que o relatório a ser criado é função de uma
ou mais tabelas ou consultas previamente
armazenadas no banco de dados. Uma vez
definida a tabela a ser utilizada no relatório,
procede-se com a escolha dos campos da
tabela escolhida que devem fazer parte do
relatório. Para tanto, utiliza-se as flechas
“>” (move campo a campo) ou “>>”
(para mover todos os campos), conforme
apresentado na figura 7.
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Na figura 8, apresentase um exemplo em que
“codigoFuncional”
foi
escolhido como primeiro
nível de agrupamento, e
no nível mais abaixo temse os demais atributos da
tabela.
Figura 8. Tela utilizada para opções
de agrupamento
Figura 7. Tela indicativa dos campos disponíveis e campos selecionados
O passo seguinte é definir os níveis de
grupo desejados. Para isto é necessário
selecionar o campo que deve ser
agrupado e clicar no ícone “>”. Para
níveis de granularidade maior, é possível
definir prioridade. O relatório exibirá os
dados classificados por grupos.
Uma vez que os níveis foram
definidos, passa-se à fase
seguinte , onde é possível
ordenar de forma crescente
ou decrescente os registros de
detalhe, conforme é apresentado
na figura 9.
Figura 9. Tela utilizada para ordenação dos
atributos e opções de resumo
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Antes de apresentar o relatório, é necessário dar um título a ele, conforme é
apresentado na figura 12. Nesta tela, o nome do relatório é “Relatório Dados
Funcionário”. Este título aparece como cabeçalho do relatório.
Importante
Uma vez que os atributos foram definidos, é possível gerar resumos
para os atributos cujo domínio é numérico, por exemplo, idade,
salário, preço de produtos, etc. As operações possíveis de se
gerar resumos são: soma, e média. Da mesma forma, é possível
identificar dentre um conjunto de valores, o valor máximo ou o
valor mínimo.
O passo seguinte antes da
elaboração do relatório é a
escolha do Layout. Existem
várias formas de Layout(s),
que podem ser escolhidas
ajustando-se à necessidade
do usuário, conforme é
apresentado na figura 10.
Figura 12. Tela utilizada para disponibilizar um título ao relatório
Figura 10. Tela indicativa de opções de layout
A seguir é apresentado o relatório solicitado, mostrado na figura 13.
Na figura 11 são exemplificados
estilos
de
apresentação
do
formulário.
Existem
alguns padrões que podem
ser escolhidos conforme a
necessidade do usuário. Nesta
figura foi escolhido o estilo
Negrito.
Figura 11. Tela indicativa de padrões
disponíveis no Access
Figura 13. Tela com exemplo de um
relatório
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4. Conclusões
As consultas e relatórios
são elementos
importantes na elaboração
de um projeto.
Quando o projeto exige uma modelagem de
dados mais aprofundada sobre as informações
necessárias, que devem ser tratadas pelo Sistema
de Banco de Dados, então é necessário estender
os conceitos que foram tratados nesta unidade, de
tal forma que as consultas sejam eficientes e sobre
tudo, adequadas ao novo modelo de dados.
Nesta unidade foram tratados conceitos básicos,
guiados pelo próprio assistente da ferramenta,
de tal forma que o aluno seja capaz de entender
a importância do uso das consultas e relatórios
provindos do banco de dados.
5. Atividades
Introdução
Esta atividade tem a finalidade de
verificar a habilidade do aluno em
elaborar uma tabela no banco de dados
Access, logo a seguir realizar algumas
consultas e gerar formulários.
Processo
1. Crie uma tabela de Controle de Vendas com os
seguintes campos:
• Funcionário:
• Mês da Venda:
• Total da venda:
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Exemplo
FUNCIONÁRIO
MÊS DA
VENDA
TOTAL DA
VENDA
Elisa
01
R$ 175,00
Elisa
02
R$ 385,00
Elisa
03
R$ 520,00
Leonardo
01
R$ 180,00
Leonardo
02
R$ 354,00
Leonardo
03
R$ 459,00
2.
Crie um relatório pelo assistente de relatório tendo
como base somente 2 campos da tabela.
3.
Crie uma Consulta Total para saber o somatório dos
meses.
Materiais complementares
ONLINE TRAINING SOLUTIONS, Microsoft Office Access 2003 Step by Step. Ed. Microsoft Press,
2003. 368p.
Bibliografia
MARCOS, J. Microsoft Office Access 2003 – Passo a Passo Lite. Ed. Makron Books, 1ª. ed. 2004.
208p.
DENISE, F. A., Microsoft Office Access 2003, - Guia Pático, Ed. Viena, 1ª edição, 2005, 166p.
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