Guia para a elaboração dos relatórios sobre o projeto (Relatório descritivo e Relatório financeiro)
Guia para a elaboração dos relatórios sobre o projeto
(Relatório descritivo e Relatório financeiro)
A elaboração de relatórios deve servir, em primeiro lugar, ao próprio projeto: como retrospecção das
mudanças positivas e negativas que aconteceram no contexto do projeto e aquelas que resultaram do seu
trabalho, como comparação entre o que foi planejado e o que se conseguiu realizar, e como tempo de
reflexão sobre o que isso significa para o futuro trabalho.
Por outro lado, MISEREOR tem a obrigação de prestar contas aos seus doadores, uma vez que os fundos
com os quais MISEREOR promove os projetos, provêm de doações e de fundos orçamentais do Governo
alemão e da Igreja. Por esta razão necessitamos das informações indicadas a seguir sobre os projetos
fomentados.
MISEREOR necessita receber:
a) semestralmente: um Relatório financeiro, acompanhado de um resumo sumário das atividades
realizadas;
b) anualmente: um Relatório descritivo, estruturado conforme exposto na seção I;
c) no final do prazo de financiamento: um Relatório final que abrange todo o período de execução do
projeto (de acordo com seção I e II).
O Relatório descritivo anual deve ser informativo, conciso e preciso e não exceder o tamanho máximo de
10-15 páginas (sem anexos). Por favor, sigam as instruções da seção I "Estrutura do Relatório descritivo".
O Relatório final deve ser mais abrangente e detalhado, porém não ter mais de 25 páginas (sem anexos).
As perguntas adicionais para o Relatório final estão contidas na seção II "Informações adicionais para o
Relatório final".
Todas as informações sobre o Relatório financeiro semestral estão disponíveis na seção III "Aspectos da
cooperação financeira".
Os relatórios nos devem ser enviados no mais tardar três meses depois do fim do período a que se
referem.
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Guia para a elaboração dos relatórios sobre o projeto (Relatório descritivo e Relatório financeiro)
I. Estrutura do Relatório descritivo
1. Dados formais
1.1 Nome da organização parceira
1.2 Título e número do projeto
1.3 Período abrangido pelo relatório
1.4 Breve descrição de como o
relatório foi elaborado
-
Quem participou na elaboração do relatório?
Em que fontes baseiam as informações contidas no relatório?
2. Mudanças no contexto do projeto / enquadramento
2.1 Mudanças importantes no
contexto do projeto /
enquadramento
-
2.2 Mudanças importantes na
organização parceira
-
Houve mudanças significativas - positivas ou negativas - a nível
político, econômico ou social que tenham influenciado o projeto ou a
situação de vida do grupo beneficiário durante o período em
referência? Caso sim, quais?
Caso sim, como estas mudanças influenciaram a realização do projeto
e o alcance dos seus objetivos?
Houve mudanças importantes na sua organização (por exemplo no
quadro do pessoal)? Caso sim, quais?
Como estas mudanças influenciaram a realização do projeto e o
alcance dos seus objetivos?
3. Alcance dos objetivos e execução do projeto
3.1 Alcance do(s) objetivo(s)
do projeto (nos termos do
Contrato de projeto)
Facultativo:
3.2 Produtos ou serviços
(outputs)
3.3 Atividades realizadas
3.4 Outros efeitos e riscos
3.5 Avaliação
Em que medida os objetivos do projeto, quer dizer os efeitos diretos
intencionados, foram alcançados?
Por favor mencionem cada objetivo específico do projeto (conforme o
Contrato de projeto) e especifiquem, em que medida foi alcançado até
agora. Por favor, documentem os alcances através dos indicadores
estabelecidos no Contrato de projeto assim como, caso queiram, através
de informações complementares.
Facultativo:
- Que produtos e serviços (outputs) foram proporcionados ao grupo
beneficiário pelo projeto?
- Que atividades essenciais foram realizadas?
- Houve divergências entre o planejado e o executado? Por favor,
expliquem as eventuais divergências.
- Em que medida o projeto produziu outros efeitos, esperados ou não
esperados? (Por exemplo, em relação a gênero, paz e conflitos,
ecologia, sociedade civil)
- Como vocês reagem a estes efeitos?
- Foi realizada (na fase corrente do projeto) uma auto-avaliação ou uma
avaliação por pessoas externas? Caso sim: quais foram os resultados e
conclusões?
-
4. Conclusões
4.1 Lições aprendidas:
experiências e conhecimentos
importantes que resultaram
do projeto até agora
-
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Que conhecimentos importantes tem trazido o projeto até agora para o
grupo beneficiário?
Que conhecimentos importantes tem trazido o projeto até agora para a
sua organização?
Como qualificam atualmente o grau de alcance dos objetivos do
projeto?
Planejam alterar a sua metodologia? Caso sim, como?
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II. Informações adicionais para o Relatório final
O Relatório descritivo final deve conter todas as informações solicitadas na seção I assim como
adicionalmente os aspectos indicados a seguir.
5. Envolvidos internos e externos
5.1 Número e qualificação do
pessoal liberado para o
projeto
-
5.2 Cooperação com outros
atores
-
Em que medida houve alterações na equipe do projeto? Por favor,
juntem uma lista:
o Qualificação formal
o Relação de trabalho: vínculo empregatício, voluntário, prestador de
serviços
o Carga horária: tempo integral ou parcial
Houve parcerias ou cooperações com outros atores na área do projeto?
De que forma contribuíram para o projeto?
6. Planejamento, monitoramento e avaliação
6.1 Atores e processos na
condução do projeto
-
De que forma o grupo beneficiário participou no monitoramento e na
condução do projeto?
De que maneira outros atores estiveram envolvidos no monitoramento
e/ou na avaliação do projeto?
7. Perspectivas/Sustentabilidade
7.1 Sustentabilidade dos
efeitos positivos
7.2 Sustentabilidade da
continuação das atividades
-
Como apreciam a sustentabilidade dos efeitos positivos do projeto?
-
Quais estruturas e competências locais foram fortalecidas ou criadas
até agora?
Em que medida a responsabilidade pela execução do projeto é
transferida sucessivamente para o grupo beneficiário?
Em que medida o papel da sua organização e dos grupos beneficiários
tem mudado no decurso do projeto?
A sua organização ou os grupos beneficiários conseguiram aceder a
outras fontes de financiamento ou mobilizar recursos próprios?
7.3 Atividades relativas à
mobilização de fundos e à
autonomia financeira?
-
8. Apreciação resumida: Como vocês e o grupo beneficiário apreciam o projeto?
Estas informações são elementos necessários para redigir o relatório aos nossos doadores. Pedimos o
favor de dar uma resposta sucinta a cada uma das perguntas abaixo.
8.1 Relevância
-
8.2 Eficácia
8.3 Outros efeitos
-
8.4 Efeitos sócio-políticos a
longo prazo
8.5 Sustentabilidade
-
Em que medida os efeitos do projeto são importantes para o grupo
beneficiário, do ponto de vista atual?
O projeto alcançou os objetivos propostos? Caso não, porquê?
Que outros efeitos - previstos ou não previstos, positivos ou negativos foram observados?
Como apreciam a contribuição do projeto para o objetivo geral
formulado no Contrato de projeto?
Como apreciam a sustentabilidade dos efeitos positivos do projeto?
Como apreciam a sustentabilidade das estruturas criadas?
9. Cooperação com MISEREOR
9.1 Observações acerca da cooperação com MISEREOR
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III. Aspectos da cooperação financeira
Em seguida gostaríamos de explicar alguns aspectos centrais da nossa cooperação financeira e da
elaboração dos relatórios que, em detalhe, foram estipulados nas "Condições gerais do Contrato de
projeto", que recebeu juntamente com o Contrato de projeto. Por favor leia estas Condições gerais com
atenção.
A) Relatório financeiro (cf. n.º 10 das Condições gerais da KZE e n.° 2.3 - 2.5 das Condições gerais de
MISEREOR).
1. Aguardamos receber um Relatório financeiro pelo menos uma vez por semestre. Este deve ser
estruturado de acordo com o Orçamento e Plano de Financiamento aprovados e abranger, por via de
regra, um período de 6 meses.
Para projetos financiados com fundos da Katholische Zentralstelle für Entwicklungshilfe e. V. (KZE),
deve ser elaborado semestralmente um relatório de auditoria. Este relatório de auditoria deve ser
certificado por um auditor reconhecido e independente. Isto vale também para projetos de
MISEREOR com um apoio financeiro aprovado superior a 100.000 euros ou cujo Contrato de projeto
contém uma anotação correspondente.
Os Relatórios financeiros, respectivamente os Relatórios de auditoria, devem chegar às nossas
mãos 3 meses depois do fim do período a que se referem. Por exemplo, o Relatório financeiro
referente ao período de 01 de janeiro a 30 de junho deve estar à nossa disposição em 01 de
outubro, o mais tardar.
2. Para os projetos, cujos Relatórios financeiros semestrais devem ser certificados por um auditor
independente, temos uma lista dos auditores reconhecidos nos diferentes países. Pedimos que
escolham um auditor desta lista.
Em seguida, deve ser concluído um contrato entre a entidade jurídica responsável pelo projeto e o
auditor em que se estabelece o âmbito da auditoria e a forma de elaboração dos relatórios.
Pedimos que nos enviem uma via do contrato assinado. Um contrato para ser preenchido e
assinado com a empresa de auditoria encontra-se anexado ao Contrato de projeto.
Pedimos que nos enviem com cada Relatório financeiro (por via de regra semestral),
respectivamente com cada Relatório de auditoria, uma breve resenha das atividades realizadas.
Além disso, pedimos que comentem ou expliquem os pontos mais importantes do Relatório
financeiro, respectivamente do Relatório de auditoria.
B) Outras indicações
1. Chamamos à sua atenção que o financiamento é concedido em EUROS. Flutuações cambiais
(EUR/USD) influenciam, deste modo, o valor efetivo das parcelas recebidas em moeda nacional.
Se o contra-valor em moeda nacional das verbas transferidas for inferior ao planejado (devido a
uma desvalorização do EURO frente à moeda nacional), decidiremos em diálogo com vocês sobre os
passos que eventualmente podem ser tomados para cobrir as quebras nas receitas (em moeda
nacional). Se no Orçamento estiver prevista uma "Reserva", os fundos aprovados para esta posição
podem ser utilizados para este fim (após autorização prévia da MISEREOR/KZE).
2. No início do projeto deve ser aberta uma conta bancária separada para o projeto, em nome da
entidade jurídica responsável pelo projeto. Por favor, comuniquem à MISEREOR, com a primeira
solicitação de pagamento, o nome do Banco e o número e titular da conta. Através desta conta
bancária devem ser efetuadas todas as operações financeiras do projeto. Contribuições de outras
organizações (i.é. de terceiros) e contribuições locais também devem ser depositadas nesta conta.
Para além disso recomendamos-lhes criar um centro de custo separado na sua contabilidade
interna/institucional.
3. Por favor, confirmem imediatamente a entrada de todos os pagamentos recebidos de nós. Para este
efeito, queiram utilizar o formulário que lhes é enviado com cada pagamento. Por favor, enviem-nos
também uma cópia dos comprovantes bancários correspondentes, com indicação dos eventuais
encargos e taxas bancárias cobrados.
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Guia para a elaboração dos relatórios sobre o projeto (Relatório descritivo e Relatório financeiro)
4. A doação aprovada por MISEREOR/KZE é paga em parcelas. Os nossos pagamentos destinam-se a
cobrir os gastos para um período de 3 a 6 meses, no máximo.
O valor dos pagamentos depende, portanto
a) do progresso do projeto e das despesas contabilizadas até agora (ver n.º A.1) assim como
b) da demanda financeira, indicada e fundamentada por vocês, para os próximos 3 a 6 meses, no
máximo. Por favor, utilizem o formulário previsto para esse fim ("Solicitação de pagamento")
que se encontra anexo ao Contrato de projeto.
Cada solicitação de pagamento deve vir acompanhada de um Relatório financeiro atual. Se, no
momento de solicitar um pagamento, ainda não tiverem o Relatório financeiro definitivo ou o
Relatório de auditoria (ver A.1), pedimos que nos enviem um Relatório financeiro provisório. Para
este fim, pedimos que utilizem o formulário "Relatório financeiro das Receitas e Despesas" junto
com o formulário "Solicitação de pagamento", que ambos receberam com o Contrato de projeto.
5. Possível redução da doação:
A doação é concedida, por princípio, "até um" determinado valor máximo. Isto significa que, em
determinadas condições, a doação aprovada não é paga integralmente. As razões podem ser, entre
outras:
a. quando as despesas do projeto forem menores que as previstas no Orçamento, a nossa doação
será reduzida proporcionalmente;
b. quando a porcentagem acordada de recursos próprios ou de terceiros (i.é. as contribuições da
sua organização e de outras organizações) for maior que a prevista, enquanto que as despesas
se mantêm inalteradas. Neste caso, a nossa doação pode reduzir-se também.
c. Contudo, quando a porcentagem acordada de recursos próprios ou de terceiros (i.é. as
contribuições da sua e de outras organizações) for menor que a prevista, a porcentagem da
nossa doação, pode ser aumentada, em determinadas condições. Neste caso, esclareceremos a
situação em diálogo com vocês. Reservamo-nos o direito de aprovar ou rejeitar uma alteração da
porcentagem de financiamento.
Por favor confiram também o n.º 7 das Condições gerais do Contrato de projeto da KZE e o n.º 1.3
das Condições gerais do Contrato de projeto de MISEREOR.
6. Contribuições próprias ou locais:
Nas contribuições locais distinguimos claramente entre as monetárias e as não-monetárias.
Chamamos à sua atenção que só contribuições monetárias, quer dizer em dinheiro, podem ser
consideradas como receitas do projeto no Plano de financiamento. Contribuições em espécie,
trabalhos ou serviços (como, por exemplo, a disponibilização de salas, edifícios ou equipamentos)
não podem ser reconhecidas e incluídas no Relatório financeiro.
Caso prestem contribuições não-monetárias, pedimos que as discriminem separadamente.
7. Alterações durante a implementação do projeto e divergências no Orçamento:
Por favor informem-nos imediatamente, se durante a implementação do projeto houver uma
alteração da finalidade original do projeto (alteração do objetivo geral ou dos objetivos específicos
do projeto). Pode acontecer que alterações do projeto se tornem necessárias. Neste caso,
buscaremos uma solução, em diálogo com vocês (cf. n.º 4 das Disposições gerais da KZE e os n.º
2.1 - 2.2 das Disposições gerais de MISEREOR).
8. Uma alteração considerável constituem divergências nas categorias de despesas do Orçamento
aprovado (quer dizer, sem alteração das despesas totais) de mais de 20 % do originalmente
previsto. Estas alterações devem ser autorizadas previamente por MISEREOR/KZE.
9. No caso de o seu projeto prever medidas de construção, pedimos que sigam as indicações do
formulário "Requisitos especiais para projetos de construção".
10.No caso de o Orçamento aprovado incluir um item "Reserva", pedimos que observem que estes
recursos estão bloqueados por enquanto. Só em casos justificados, estes recursos podem ser
liberados, após aprovação expressa por MISEREOR/KZE.
11.Por último, chamamos a sua atenção para o fato de que não podemos reconhecer despesas
efetuadas antes da data indicada no Contrato de projeto como data de início do projeto.
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