ANÁLISE DE IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP EM UMA EMPRESA DE
PEQUENO PORTE COM USO DAS TÉCNICAS BPM E INTRANET PARA
MELHORIA DA ADMINISTRAÇÃO INTERNA
Alexandre Marino
José Eduardo Cruz
Ricardo Marchisete
Universidade Anhembi Morumbi
São Paulo 2015
Resumo
Este trabalho representa um estudo da implantação de um sistema ERP em uma
empresa de pequeno porte com a aplicação das técnicas intranet e BPM. Para
desenvolvimento do projeto e análise de resultados buscou-se analisar uma
empresa de pequeno porte atuante no segmento de projetos temáticos-decorações
natalinas de grande porte atualmente com problemas em sua comunicação
empresarial interna, ausência de um programa de gestão de estoque eficaz e
processos empresariais identificados não otimizados, além de não possuir um
sistema de gestão interna empresarial propriamente dito. Para desenvolvimento
deste estudo de caso foi projetado um diagrama de análise de redução de prejuízo
financeiro, estes acumulados devido falta de implantação de um sistema de gestão
empresarial interna propriamente dito, capaz de suprir tais problemas identificados,
por meio de uma implantação aliada às técnicas BPM para remodelagem de
processos internos empresariais e intranet para melhoria da comunicação interna da
empresa.
PALAVRAS-CHAVE: BPM. ERP. Intranet. Otimização de Processos de Negócios.
Gestão Empresarial.
Abstract
This work is a study of the implementation of an ERP system in a small business with
the implementation of intranet and BPM techniques. To develop the design and
analysis of results we sought to analyze a small business operating in the Christmasthemed decorations projects segment of large currently have problems in their
internal business communication, lack of effective inventory management program
and business processes identified not optimized, and you do not have an enterprise
internal management system itself. For development of this case study was designed
financial loss reduction analysis diagram, these accumulated due lack of
implementation of an internal corporate management system itself, capable of
supplying such problems identified through an allied deployment technical BPM for
reshaping business processes and internal intranet to improve the internal
communication of the company
1.INTRODUÇÃO
Este artigo consiste em um estudo direcionado a implantação de um sistema
ERP em uma empresa de pequeno porte com uso das técnicas BPM e intranet em
busca da melhoria de sua comunicação interna, otimização de processos
empresariais internos, aperfeiçoamento da administração interna e redução de
prejuízos acumulados em decorrência de gestão ineficaz.
Conforme Lei Complementar nº 139, de 10 de novembro de 2011 disponível
para consulta no web site da Receita Federal, uma empresa de pequeno porte
(EPP) pode ser definida como uma organização com receita bruta anual entre 360
mil a 3,6 milhões de reais.
Neste contexto, analisou-se o perfil de usabilidade da ferramenta intranet,
investigando suas aplicações e eficácia oferecida no segmento da comunicação
empresarial interna. Buscou-se também analisar a possibilidade de otimização de
processos internos de negócio oferecida pela técnica BPM.
Para aplicação prática de toda a pesquisa desenvolvida, optou-se por
desenvolver um estudo de caso com uma empresa de pequeno porte atuante no
mercado de projetos temáticos-decorações natalinas de grande porte, atualmente
com
problemas identificados
em
sua
comunicação
departamental
interna,
apresentando processos de negócios não otimizados ou padronizados e gestão de
estoque
ineficaz,
problemas
que
geraram
graves
prejuízos
financeiros,
consequentemente, nos últimos anos.
Neste sentido, buscou-se desenvolver uma análise comparativa financeira de
quanto a empresa reduziu tais prejuízos financeiros acumulados com a implantação
de um sistema de gestão empresarial interna, aliado às técnicas BPM para
remodelagem de processos internos empresariais anteriormente não otimizados e
intranet para melhoria de sua comunicação empresarial interna.
1.1 Contribuições
Objetivou-se neste projeto analisar tecnologias existentes atualmente no
segmento da gestão empresarial, tais como BPM, ERP e intranet e seus respectivos
perfis operacionais, em busca da análise de sua eficácia oferecida e possibilidade de
resolução de problemas de gestão empresarial interna.
2.REFERENCIAL TEÓRICO
2.1ERP
Mendes e Escrivão Filho (2002) consideram que a ferramenta de gestão
empresarial ERP tem uma fundamental importância em uma organização, pois
monitora todo o seu processo empresarial, desde o início ao seu término.
Argumentam que com as informações dos diversos setores empresariais
consolidadas em um único sistema, torna-se de certa forma fácil de analisar-se o
processo empresarial como um todo. Neste sentido, pode-se, por exemplo, detectar
falhas que ocorrem no gerenciamento do estoque por motivos diversos,
responsáveis por prejuízos financeiros significativos. Consideram que, com a
implantação de um sistema ERP em uma dada organização, redução de custos
podem ser geradas, além de otimização do fluxo de informações e processos
decisórios. Afirmam que esta ferramenta de gestão empresarial interna tem como
principal objetivo a integração de toda uma organização e seus respectivos
departamentos por meio do armazenamento de informações colhidas em todos os
setores empresariais e pode ser submetida a possíveis inovações, em busca de
melhor eficiência operacional oferecida.
Já Cruz (2011) afirma que ocorreu no Brasil nos últimos anos uma verdadeira
revolução no segmento da gestão empresarial, onde praticamente todas as grandes
empresas nacionais e multinacionais já implantaram sistemas ERP e, recentemente,
até mesmo as pequenas e médias empresas buscaram tal implantação como forma
de sobreviverem no mercado competitivo em que atuam. A autora recorda que
muitas empresas apresentam falhas em processos de comunicação internos em
seus departamentos, fato que pode gerar graves prejuízos financeiros e perda de
tempo gradativa para ações empresariais cotidianas diversas. Em sua ótica, nota-se
que a eficácia de um sistema interno de gestão empresarial é diretamente
responsável pela otimização de processos de negócios diversos e sua respectiva
administração.
2.1.1 Definições
Valeretto Júnior (2005) define um sistema ERP como sistemas de informação
integrados, adquiridos na forma de pacotes de software comerciais com a finalidade
de dar suporte à maioria das operações de uma dada empresa, sejam estas
operações administrativas, financeiras, contabilidade, administração de recursos
humanos, vendas, entre outras. Em seu ponto de vista, estes sistemas são
geralmente divididos em módulos que se comunicam e atualizam uma mesma base
de dados central, de modo que informações alimentadas em um único módulo são
instantâneamente disponibilizadas para os demais módulos que podem delas
depender. Completa que sistemas ERP permitem a utilização de ferramentas de
planejamento que podem analisar o impacto de decisões de operações empresariais
por toda a empresa.
Cruz (2011) completa que um sistema ERP apresenta-se como um pacote de
software padrão em grande escala desenvolvido para cumprir as exigências do
negócio de diversos usuários. Em sua opinião, esta tecnologia cobre soluções
administrativas para o controle de contabilidade de gerência, seja diretamente
relacionada à área de recursos humanos, fábrica, logística ou vendas, onde módulos
podem ser integrados, uns aos outros, por meio de uma base de dados central. A
autora ainda ressalta que um sistema ERP pode possuir dois conjuntos básicos de
módulos: um, relativo a atividades-fim ou verticais de uma empresa, como
engenharia, por exemplo, controle de manufatura, gestão da produção e qualidade;
e outro, o qual se apresenta como um conjunto de apoio a atividades-meio,
orientado para administração da organização como um todo, abrangendo áreas
como contabilidade, finanças, custos, recursos humanos, gestão de estoques,
vendas e distribuição. Em seu ponto de vista, estes dois conjuntos quando
interligados e suportados por plataformas de dados formam a estrutura básica de um
sistema ERP que deve refletir, de forma permanente, as políticas e estratégias do
negócio em questão.
2.1.2 Características básicas
Para Mendes e Escrivão Filho (2002), a adoção de um sistema ERP
(Enterprise Resource Planning ou Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) pode
afetar diretamente dimensões diversas de uma dada empresa, sejam estas culturais,
organizacionais ou, evidentemente, tecnológicas. Ressaltam que estes tipos de
sistemas passam a controlar toda a empresa, desde a área da produção até o
sistema financeiro da organização, registrando e processando cada novo fato em
uma engrenagem corporativa, fazendo com que a informação seja distribuída de
forma clara e segura, em tempo real. Os autores argumentam que ao adotar-se um
sistema ERP em uma dada empresa, o objetivo básico no presente momento não é
colocar o software em produção, mas sim melhorar urgentemente os processos de
negócio usando e desfrutando-se da tecnologia da informação. Completam
afirmando que mais do que uma mudança de tecnologia, a adoção deste sistema
implica gradativamente em um processo de mudança organizacional.
Em análise similar, Rocha Junior e Morais (2009) complementam que os
pacotes de software ERP difundiram-se de forma abrangente em grandes
corporações acompanhando o processo evolutivo dos recursos disponibilizados por
modernas tecnologias, tais como hardware para servidores dedicados, sistemas
gerenciadores de bancos de dados, além de redes de alta velocidade. Os autores
recordam, inclusive, que, em corporações que adotam tal tecnologia, existe toda
uma estrutura organizacional que oferece suporte às questões operacionais do diaà-dia no uso de tais softwares e que nos últimos anos empresas de pequeno e
médio porte passaram a ter acesso às mesmas tecnologias usadas por grandes
empresas, devido ao barateamento do custo de aquisição de hardware e software,
fazendo com que se tornasse viável a utilização de sistemas ERP em pequenas e
médias empresas. Rocha Junior e Morais (2009) argumentam também que em um
cenário de demanda alta por agilidade, eficiência, flexibilidade e administração de
processos empresariais diversos, os sistemas ERPs surgiram em ambientes
empresariais para suprir necessidades relacionadas à gestão de negócios,
buscando a integração de todos os processos internos de uma empresa. Ressaltam,
porém, que um sistema ERP exige de seus usuários um conhecimento mais
detalhado das operações empresariais envolvidas em seu uso e que, neste
contexto, cabe ao seu usuário possuir conhecimento técnico suficiente para
compreender e implementar as exigências de ajustes e parametrização.
Em ótica complementar, Oliveira e Ramos (2002) recordam que os sitemas
ERP surgiram como promessa de solucionar problemas de gestão empresarial cada
vez mais complexos, em busca do apoio na tomada de decisões. Nesse contexto,
afirmam que a criação ou adoção de um sistema ERP facilita a administração dos
processos cotidianos de negócios de uma empresa, mesmo com a presença de uma
revolução gradual na área de gestão empresarial, a qual influenciou diretamente a
aquisição e adoção de sistemas ERPs de diversos portes para diversos tipos de
empresas, em busca da possibilidade de sobrevivência em mercados competitivos.
Similarmente a Rocha Junior e Morais (2009), os autores estabelecem que nem
sempre apresenta-se facil a implementação de um sistema ERP, seja qual for o
porte de uma empresa, e que existe uma certa dificuldade no Brasil em fazer tal
sistema funcionar de acordo com as necessidades demandadas e benefícios
esperados/obtidos.
2.2 BPM
Benedete Junior (2007) argumenta que a ferramenta BPM objetiva a
otimização e automação dos processos de negócio de uma dada empresa por meio
de tecnologias e metodologias utilizados em conjunto pelas áreas de TI e Negócios,
permitindo a documentação dos processos com foco em sua visibilidade, validação,
identificação e redução de riscos por meio do entendimento dos impactos dos
processos antes de suas implantações, automatização da criação dos processos por
meio da eliminação de tarefas manuais de implementação, comparação do resultado
real dos processos por meio de indicadores de desempenho, além de identificação
de melhorias nos atuais processos empresariais.
Mohr, Polacinski e Molin (2011) conceituam BPM – Business Process
Management (administração de processos de negócios) - sob a forma de um modelo
de gestão de negócios empresarial o qual apresenta uma busca constante do
aperfeiçoamento em serviços oferecidos por uma dada empresa em virtude da
melhoria de processos empresariais internos obtida, a exemplo de indústrias
japonesas adotantes do modelo em questão. Consideram que esta teoria define um
modelo apropriado para atualização de processos empresariais dentro das
organizações envolvendo pessoas e desenvolvendo vantagens competitivas
aparentes para uma dada empresa, alinhando os seus negócios operacionais com
prioridades estratégicas.
Já Raniere et al (2014) complementam que a gestão de processos de
negócios (BPM) está ficando cada vez mais em evidência nas organizações
contemporâneas, pois o foco administrativo em automação e gestão de processos
empresariais estratégicos utilizados na melhor forma gera sempre resultados
positivos. Estabelecem que empresas que não focam em seus processos
administrativos não têm noção de seu potencial e que, uma vez tendo esta noção e
compreendimento, passam a tomar decisões de forma mais lúcida, buscando
gerenciar tais processos de forma holística e eficaz. Recordam que dentro do
contexto da adoção do modelo BPM é de suma importância a análise minuciosa de
como está todo o andamento organizacional com a implantação de tal metodologia,
pois é preciso, em sua opinião, mapear o potencial de cada processo, buscando
saber o que cada um pode gerar ou não no ponto de vista da otimização constante.
Em análise complementar, Mohr, Polacinski e Molin (2011) citam que as
empresas contemporâneas apesar de terem evoluido bastante ao longo dos últimos
anos buscando gerar valor para seus colaboradores e satisfazer sua clientela na
melhor forma possível, ainda apresentam falhas processuais administrativas ou
pouca atenção dedicada a este setor. Ressaltam que a importância que a gestão de
processos pode ter para estas empresas implica na adoção de um modelo BPM, em
busca
da
potencialização
dos
colaboradores
após
a
implantação
deste
procedimento, melhor comunicação desenvolvida e administração de processos de
negócio internos, os quais ditam uma empresa em sua forma operacional e denotam
sua relevância em seu meio de atuação.
2.3Intranet
Betarello, Junqueira Lima e Borges (2012) afirmam que a intranet apresenta-se
como uma grande evolução no que se diz respeito ao acesso a documentos
empresariais, por exemplo. Afirmam que a necessidade das empresas de centralizar
as informações, ter controle da versão e permitir o acesso destes documentos
mesmo fora da organização ou em filiais distantes fez com que surgisse a intranet,
tecnologia com uma estrutura muito semelhante a da internet, a qual permite que
setores de uma empresa comuniquem-se entre si, trocando todas as informações
necessárias para realização de seus objetivos empresariais. Apresentam que a
intranet atualmente é um recurso que permite uma empresa compartilhar
informações relevantes entre seus colaboradores. Trata-de de uma rede interna de
computadores baseada em protocolos web que possibilita a troca e armazenamento
de informações necessárias a uma dada empresa, como por exemplo documentos
diversos de gestão, normas internas, formulários de prestação de serviços diversos,
preços de produtos, catálogos de estoque etc. Citam que esta tecnologia
proporciona acesso restrito a documentos de forma que somente colaboradores
podem ter acesso a informações neles disponibilizadas por meio de privilégios de
acesso, reduzindo-se a possibilidade de manipulação de tais documentos ou
alteração dos mesmos, desgaste ou possível perda. Recordam também que tal
ferramenta pode apresentar-se um desastre quando implantada em empresas onde
não há recursos computacionais disponíveis para todos os colaboradores que
necessitam acessar informações diversas.
Muller (apud BETARELLO; JUNQUEIRA LIMA; BORGES, 2012) completa
que a necessidade de empresas em centralizar as informações, ter controle destas e
permitir o acesso destes documentos mesmo fora da organização ou em filiais
distantes fez com que surgisse tal ferramenta de comunicação (intranet). Com uma
estrutura muito semelhante à internet, a intranet permitiu que setores de uma
empresa comunicassem entre si de forma mais facilitada, por meio de protocolos e
tecnologias semelhantes.
Em análise complementar, Lessmann (2000) recorda que a intranet começou
a ser utilizada em meados de 1995. Define que esta tecnologia consiste em uma
rede privativa de computadores que se baseia nos padrões de comunicação de
dados da internet pública. Argumenta que o tamanho da rede não define sua
classificação, mas sim o fato de destinar-se ao uso interno e particular de uma dada
empresa. Neste contexto, entre os vários padrões envolvidos, o autor cita o
protocolo TCP/IP o qual é um protocolo de rede que permite que um computador
endereçe e envie dados de forma confiável a outro computador. Além disso, são
utilizados nesta rede os protocolos FTP para transmissão de arquivos, o SMTP que
é a base do correio eletrônico (email) e o MIME, que consiste em um padrão que
define formatos binários como por exemplo imagens gráficas e arquivos de audio
para transmissão por correio eletrônico, por exemplo.
Muller (apud BETARELLO; JUNQUEIRA LIMA; BORGES, 2012) completa
que a diferença entre internet e intranet não é de caráter tecnológico, em sua
opinião. Para este autor, a verdadeira diferença está nos seguintes fatores:
a) escopo de acesso;
b) a forma de como estas tecnologias são utilizadas para comunicação;
c) os objetivos das partes que estão se comunicando.
3 METODOLOGIA
Após entrevista direta com o proprietário da empresa estudo de caso “XY
Projetos Temáticos”, concluiu-se que os prejuízos acumulados nos últimos anos
foram diretamente consequentes de má administração interna, falta de controle,
ausência de um programa de gestão de estoque eficaz e falha na comunicação
interna entre os departamentos.
Optou-se, então, a pesquisar inicialmente sistemas ERPs disponíveis em
forma gratuita ou paga para implantação imediata e análise de resultados, aliando a
implantação do sistema de gestão à melhoria da comunicação interna por meio da
adoção da técnica intranet e remodelagem de processos empresais internos com
uso da técnica BPM.
4 DESENVOLVIMENTO
Após pesquisas realizadas, foi escolhido para experimentações iniciais o
software “Freedom ERP”. Trata-se de um software livre para atividades de gestão
empresarial interna que pode ser utilizado em estabelecimentos comerciais,
varejistas, atacadistas e industriais. Dividido em vários módulos, busca atender a
diversas necessidades de empresas em diferentes áreas de atuação.
Fonte: <https://www.google.com.br/search?q=freedom+erp>
Buscou-se também neste projeto desenvolver um trabalho de remodelagem
de processos internos empresariais em busca de sua otimização com o uso da
técnica BPM por meio do software BizAgi Process Modeler. A empresa cedeu ao
grupo de trabalho uma idealização de seus processos empresariais cotidianos que
puderam ser apresentados em forma mais otimizada, baseados em forma de um
diagrama de processos empresariais dividos em camadas distintas, cada uma delas
representando um departamento da empresa.
Escopo original:
Processo otimizado:
4.1 Análise financeira
Em um intervalo de tempo de 1 ano (2014-2015), com a implantação deste
software de gestão empresarial interna aliada a implantação de uma rede intranet de
comunicação interna entre os departamentos e remodelagem de processos
empresariais
internos,
obteve-se,
significativamente
reduções
de
prejuízos
financeiros e melhoria da administração como um todo.
Balanço Financeiro – 2013 – Empresa XY Projetos Temáticos
Ativo Circulante
Caixa e Bancos
Passivo Circulante
2.612,00
Fornecedores
199.328,00
Aplicações Financeiras
43.458,00
Impostos e Contribuições
24.479,00
Contas a Receber
66.304,00
Salários
43.267,00
Estoques
97.908,00
Outras Contas a Pagar
Total do Ativo Circulante
Realizável a Longo Prazo
210.282,00
3.095,00
Permanente
Participações
Imobilizado
Total do Passivo Circulante
Exigível a Longo Prazo
Total do Ativo
267.421,00
59.908,00
Patrimônio Líquido
24.333,00
Capital Social Realizado
132.344,00
273.202,00
Lucros Acumulados
Total do Ativo Permanente
9.347,00
297.535,00
510.912,00
31.239,00
Total do Patrimônio Líquido
183.583,00
Total do Passivo
510.912,00
Neste período, a empresa XY Projetos Temáticos ainda não possuia um
sistema de gestão interna empresarial e não possuia um controle efetivo de seu
estoque também. Devido falta de otimização em processos internos empresariais e
falha na comunicação interna entre os departamentos da empresa, muitas tarefas
eram feitas de forma mais mecanizada, trabalhosa e demorada, fazendo com que a
empresa consumisse um tempo maior para sua realização. Devido falta de controle
interno a empresa obteve muitos prejuízos financeiros como por exemplo compras
desnecessárias de materiais devido falta de informações precisas nos relatórios de
pedido de compra de materiais, por exemplo, fato que gerou um gasto maior com
fornecedores neste intervalo de tempo.
Balanço Financeiro – 2014 – Empresa XY Projetos Temáticos
Ativo Circulante
Caixa e Bancos
Passivo Circulante
2.612,00
Fornecedores
141.328,00
Aplicações Financeiras
45.400,00
Impostos e Contribuições
25.479,00
Contas a Receber
76.304,00
Salários
33.400,00
Estoques
117.800,00
Outras Contas a Pagar
Total do Ativo Circulante
242.116,00
Total do Passivo Circulante
201.224,00
Exigível a Longo Prazo
100.005,00
Realizável a Longo Prazo
15.021,00
Permanente
Participações
Imobilizado
Total do Ativo Permanente
Total do Ativo
1.017,00
Patrimônio Líquido
28.635,00
Capital Social Realizado
132.344,00
Lucros Acumulados
141.239,00
Total do Patrimônio Líquido
273.583,00
Total do Passivo
574.812,00
289.040,00
317.675,00
574.812,00
Após a implantação de um sistema de gestão empresarial interno a empresa
XY Projetos Temáticos passou a controlar melhor o seu estoque e melhorou a sua
administração interna como um todo.
Neste contexto, a empresa passou a ter um gasto menor com fornecedores
devido melhor administração na área de compras e seus departamentos internos
passaram a comunicar-se de forma mais eficaz por meio da implantação de uma
rede interna de intranet, fato que contribuiu para redução de prejuízos acumulados
por comunicação ineficaz e, consequentemente, informações errôneas transmitidas.
A implantação da otimização de seus processos empresariais internos contribuiu
para redução de gastos com o quadro de funcionários da empresa, o qual pôde ser
reduzido, fazendo com que um único colaborador pudesse desenvolver mais
funções e obter um melhor aproveitamento do seu tempo operacional.
5 CONCLUSÃO
Conclui-se por meio deste estudo que a implantação de um sistema de gestão
empresarial interno – ERP - aliada às técnicas de BPM para otimização de
processos internos de negócio e intranet para melhoria da comunicação interna
entre os departamentos de uma empresa pode proporcionar resultados satisfatórios
diretamente relacionados à administração interna como um todo e gestão financeira,
incluindo redução de prejuízos e otimização de gastos.
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