Determinação dos prazos e do destino dos documentos que não
constam na Portaria nº 368/2013, de 24-12 ou noutro diploma
OT-09
1 – Enquadramento legal e objetivo da presente orientação:
O Decreto-Lei nº 447/88, de 10 de dezembro, considera indispensável que nos
processos de avaliação de documentos, tendo em vista atribuir-lhes um prazo de
conservação em arquivo e um destino final - conservação permanente ou eliminação intervenham os serviços que superintendem na política arquivística nacional, hoje a
Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas (DGLAB).
Por seu turno, nos termos do disposto na Portaria nº192/2012, de 19 de junho, que
define as competências da DGLAB, enuncia-se, como uma delas, a emissão de
parecer sobre propostas de conservação e eliminação de documentos (Cf. alínea k)
do art.º 3º).
É neste contexto que se compreende o disposto no nº 2, do art.º 9.º do Regulamento
de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos
Fiscais (RCA), aprovado pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, que define
que a eliminação de documentos que não estejam mencionados nas tabelas de
seleção anexas a este regulamento é obrigatoriamente precedida de parecer
favorável da Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas.
O objetivo da presente orientação é descrever os procedimentos e formalidades a
seguir no tratamento de documentação que se encontra nessas circunstâncias, isto é,
que não consta nas referidas tabelas de seleção (nem em dispositivo equivalente) e
que, por essa razão, não tem definidos prazos de conservação administrativa nem
destino final - eliminação ou conservação permanente e consequente remessa para
arquivo distrital.
De referir também que a presente orientação não se aplica a documentação com
mais de 100 anos, a qual, mesmo que não conste das referidas tabelas de seleção,
deverá ser sempre conservada em permanência e, assim, remetida para o Arquivo
Distrital respetivo, de acordo com as disposições legais em vigor sobre o regime de
proteção e valorização do património cultural (Cf. alínea b), do art.º 83º da Lei nº
107/2001, de 8 de agosto).
2 – Procedimentos e formalidades:
1. Efetuar uma análise detalhada da documentação em presença e que não consta
das tabelas (e que tenha menos de 100 anos), designadamente, de que trata, para
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que serve, datas extremas, se se trata de uma série ainda em vigor (em produção) e,
em particular no caso dos processos judiciais, legislação/código ao abrigo do qual é
produzida e tramitada.
Tratando-se de processos judiciais da jurisdição cível, antigos, recomenda-se a
consulta do documento Processos da jurisdição cível: tabela de equivalência e
filiação entre as designações constantes dos processos arquivados e as referências da
Portaria nº 1003/99, de 10 de novembro1 no qual se estabelece a ligação entre
algumas formas de processo mais antigas e as atuais.
2. Elaborar proposta de avaliação da documentação, a submeter ao parecer da
Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas (DGLAB), atentas as suas competências
sobre esta matéria (Decreto-lei nº 447/88, de 10 de dezembro, nº 2, do art.º 9º da
Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro e alínea k), do art.º 3º da Portaria nº
192/2012, de 19 de junho).
3. A referida proposta de avaliação deverá contemplar para cada uma das séries
documentais (no caso de ser mais do que uma) os seguintes elementos informativos:
a) Designação do processo, tal como consta na capa e/ou folha de rosto;
b) Âmbito e conteúdo do processo (o que é, para que serve, documentos que o
compõem, etc.);
c) Enquadramento legal;
d) Datas extremas;
e) Número de unidades e/ou extensão em metros;
f) Se se trata de uma série documental ainda em vigor ou não;
g) Proposta de prazo (número de anos) de conservação administrativa e
respetiva fundamentação;
h) E proposta, igualmente fundamentada, de destino final, conservação
permanente ou eliminação, consoante a documentação detenha, ou não, valor
informativo para a investigação de natureza científica ou como testemunho de
direitos e obrigações2.
Em
todo
este
processo,
para
além
do
concurso
das
entidades
produtoras/conhecedoras da documentação (magistrados, procuradores, oficiais de
justiça), que poderão auxiliar na descrição e avaliação da documentação em causa,
poderá ser solicitado apoio à DGAJ, através da Divisão de Apoio à Gestão
Documental.
1
Processos da jurisdição cível: tabela de equivalência e filiação entre as designações
constantes dos processos arquivados e as referências da Portaria nº 1003/99, de 10 de
Novembro / Trabalho elaborado por Jorge Constantino formador coordenador do Centro de
Formação de Oficiais de Justiça da Direção-Geral da Administração da Justiça, 2007.
2
Na elaboração da proposta de avaliação, poderá ser usado o modelo de Relatório de
Avaliação da disponível no sítio eletrónico da DGLAB.
2 OT-09 Determinação dos prazos e do destino dos documentos que
não constam na Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro ou noutro diploma
4. Recebido o parecer da DGLAB, cumprir os procedimentos e formalidades inerentes
ao destino final proposto: eliminação ou conservação permanente com a consequente
remessa para arquivo distrital.
3 – Responsabilidades:
Tribunal(a)
DGAJ(a)
Serviço
responsável
pelo arquivo
Analisar a documentação por avaliar
x
x
x
Elaborar proposta de avaliação da
documentação indicando, de modo
fundamentado, prazos de conservação e
destino final e submeter a parecer da
DGLAB
x
x
Atividades
Emissão de parecer pela DGLAB
Cumprir procedimentos e formalidades
inerentes ao destino final aprovado: a
eliminação ou a conservação permanente
com a consequente remessa para arquivo
distrital
DGLAB
x
x
(a)
Trata-se, como referido, de uma atividade colaborativa que faz apelo a vários saberes,
desde logo dos operadores judiciários, e onde, também, a DGAJ, designadamente para
aspetos de natureza arquivística, pode dar o seu contributo.
4 - Referências legislativas, normativas e bibliográficas:

PORTARIA Nº 368/2013, DE 24 DE DEZEMBRO – Regulamento de conservação
arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais.

PORTARIA Nº192/2012, DE 19 DE JUNHO – Estrutura nuclear e competências dos
serviços da Direção-Geral do Livros, dos Arquivos e Bibliotecas, competindo-lhe
de acordo com a alínea k) do art.º 3º, emitir parecer sobre os projetos de
portarias de gestão de documentos, bem como sobre propostas de conservação e
eliminação de documentos, identificadas pelas administrações produtoras.

LEI Nº 107/2001, DE 08 DE AGOSTO – Bases da política e do regime de proteção
e valorização do património cultural, refere na alínea b), do art.º 83º, que os
arquivos públicos com mais de 100 anos devem ser objeto de classificação como
de interesse nacional.
OT-09 Determinação dos prazos e do destino dos documentos que não constam na
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3

DECRETO-LEI Nº 447/88, DE 10 DE DEZEMBRO - Regula a pré-arquivagem da
documentação e altera as disposições legais relativas à publicação de portarias
que orientam a avaliação, seleção e eliminação da documentação,

DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO
DOCUMENTAL - Incorporação em arquivo distrital e eliminação de documentos,
2013.

DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA - Processos da jurisdição cível:
tabela de equivalência e filiação entre as designações constantes dos processos
arquivados e as referências da Portaria nº 1003/99, de 10 de novembro.
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não constam na Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro ou noutro diploma