SAP Customer Success Story | Educação | Park Idiomas
Park Idiomas: gestão centralizada
com SAP Business One
SAP Customer Success Story | Educação | Park Idiomas
Visão Geral Executiva
Empresa
Visão
Por que SAP
Implementação
Solução
Benefícios
Planos Futuros
Nome da Empresa
Park Idiomas
Indústria
Educação
Produtos e Serviços
Cursos de inglês e espanhol, oferecidos em franquias
situadas em oito estados brasileiros: Bahia, Distrito
Federal, Minas Gerais, Paraná, Rio de Janeiro, Rio
Grande do Sul, Santa Catarina e São Paulo.
Website
www.parkidiomas.com.br
SAP® Solutions
SAP Business One
A Park Idiomas vem sendo apontada como a melhor organização em treinamentos de
idiomas do Brasil. Em 2002, a franqueadora tomou a decisão de assumir o
gerenciamento financeiro das unidades franqueadas. Com a centralização, veio a
necessidade de adotar um sistema de gestão que suportasse este processo,
garantindo sua eficiência. A organização optou pelo SAP Business One, que hoje
responde pela geração de cerca de 10 mil boletos mensais.
2 / 9
SAP Customer Success Story | Educação | Park Idiomas
Visão Geral Executiva
Empresa
Visão
Por que SAP
Implementação
Solução
Benefícios
Planos Futuros
A melhor organização de treinamento
de idiomas do País
A Park Idiomas foi fundada na década de 90, em
Uberlândia (MG). Um dos primeiros clientes da
empresa foi um grande grupo multinacional, que
estava prestes a montar no Brasil sua primeira fábrica
de ácidos cítricos fora dos EUA e precisava promover
uma forte interação entre os colaboradores locais e
os da fábrica americana localizada no Estado de Iowa.
A Park aceitou o desafio e responsabilizou-se pelo
desenvolvimento daquelas pessoas em um prazo
extremamente curto. Para isso, utilizou o Park
Method para atender as necessidades específicas de
cada um dos alunos. A partir daí, os fundadores da
Park, Eduardo Pacheco e Paulo Arruda, decidiram
pelo desafio de fazer a marca crescer. Após testar e
ajustar o modelo de negócios, em junho de 2007, a
Park Idiomas partiu para uma forte expansão,
optando pelo sistema de franquias.
Hoje, a Park Idiomas já está presente nos Estados de
Bahia, Distrito Federal, Minas Gerais, Paraná, Rio
Grande do Sul e São Paulo e, devido a eficácia de seu
método, vem sendo apontada como a melhor
organização em treinamentos de idiomas do Brasil.
3 / 9
80%
redução no tempo de
treinamento com o
método da Park Idiomas
SAP Customer Success Story | Educação | Park Idiomas
Visão Geral Executiva
Gestão centralizada gerando resultados
Empresa
Visão
Por que SAP
Implementação
Solução
Benefícios
Planos Futuros
Com os processos de expansão, em 2002, a Park
percebeu a necessidade de melhorar a gestão de suas
unidades. “Havia um problema com as contas a
receber”, diz Paulo Arruda, presidente da Park Idiomas,
explicando que os laços de amizade existentes entre
alunos e franqueados prejudicavam o pagamento ou a
renegociação das dívidas diante de dificuldades
financeiras. A escola, para não perder o aluno, acabava
cedendo e a inadimplência chegava a algo em torno de
20%, valor usual no mercado de ensino de idiomas.
“Optamos por fazer uma inovação no modelo.
Centralizamos na franqueadora todos os processos
de gestão financeira, fazendo a cobrança, envio de
boletos e depois, o pagamento às pessoas
envolvidas”, afirma Arruda. A taxa de inadimplência
caiu para um índice aproximado de 2%, mas, ao
mesmo tempo, a centralização financeira passou a
exigir uma padronização de sistemas. Inicialmente, a
Park Idiomas adotou uma solução desenvolvida em
Uberlândia, mas ela não conseguiu acompanhar o
crescimento da rede.
Com processos mais complexos, em 2006 o sistema
utilizado chegou ao limite. A franqueadora iniciou um
processo de escolha de um novo sistema, optando
pelo SAP Business One.
“Optamos por fazer uma inovação no modelo. Começamos a
assumir a gestão financeira, fazendo a cobrança, envio de
boletos e, depois, o pagamento às pessoas envolvidas.”
Paulo Arruda, presidente da Park Idiomas
4 / 9
SAP Customer Success Story | Educação | Park Idiomas
Visão Geral Executiva
Flexibilidade e aderência
Empresa
Visão
Por que SAP
Implementação
Depois de um detalhado processo de escolha, a
solução SAP Business One demonstrou ser a mais
robusta. A solução contou ainda com diferenciais
como add-ons para complementar novas
funcionalidades, assim como flexibilidade para se
adequar ao modelo de negócio e aderência aos
processos de franquia e marketing multimídia. “Tudo
isso com a credibilidade da marca SAP, o que
também foi importante”, revela Arruda.
Solução
Benefícios
Planos Futuros
“Tudo isso com a credibilidade da marca SAP, o que também
foi importante”
Paulo Arruda, presidente da Park Idiomas
5 / 9
SAP Customer Success Story | Educação | Park Idiomas
Visão Geral Executiva
Empresa
Visão
Por que SAP
Implementação
Solução
Benefícios
Planos Futuros
Integração total entre franqueadora
e franqueados
Feita a escolha do novo sistema, o passo seguinte foi
sua implementação. O processo, de acordo com
Arruda, levou alguns meses, isso por conta da
complexidade do sistema legado. “Como o
desenvolvimento havia sido feito internamente,
houve um certo esforço de nossas equipes para
fazer a migração”, afirma.
Hoje, os franqueados utilizam um sistema online
sofisticado, que acessa e conversa com o Business
One, utilizando seu banco de dados. “O franqueado
acessa o Business One por meio de uma interface
desenvolvida pela Park”, explica. Com esta interface,
cada uma das franquias da rede consegue fazer
matrículas, gerir suas contas, desenvolver relatórios
e ainda fazer a gestão pedagógica das escolas.
“Todas as informações para esta gestão são
extraídas do SAP Business One, incluindo a gestão
de estoques e de materiais”, explica Arruda. De
acordo com o executivo, o uso do sistema SAP
permitiu a adoção do modelo, uma vez que a rede
passou a contar com informações confiáveis. Hoje, o
sistema é responsável pela emissão de cerca de 10
mil boletos mensais e pelo gerenciamento de 40 mil
contas a pagar.
“Todas as informações para esta gestão são extraídas do SAP
Business One, incluindo a gestão de estoques e de materiais.”
Paulo Arruda, presidente da Park Idiomas
6 / 9
SAP Customer Success Story | Educação | Park Idiomas
Visão Geral Executiva
Empresa
Visão
Por que SAP
Implementação
Solução
Benefícios
Planos Futuros
Processos integrados e
gestão centralizada
O SAP Business One inclui todos os processos
necessários para administrar empresas de todos os
tamanhos, oferecendo funções completas de gestão
empresarial para finanças, vendas, clientes, estoque
e operações.
Ao reunir as informações empresariais em um único
sistema, o SAP Business One disponibiliza para a
Park Idiomas, automaticamente, as informações
para toda a organização, eliminando entradas
duplicadas de dados, custos e erros. É possível
gerenciar as vendas e o suporte ao cliente,
integrando essas funções a outras da empresa. Além
disso, a Park Idiomas consegue responder com total
eficiência a chamados de suporte e analisar os
clientes de acordo com dados de vendas, operações
e finanças.
A aplicação registra os dados críticos de vendas,
clientes, operações e finanças em um único sistema
para acesso e utilização imediatos.
7 / 9
10mil
recebimentos mensais
SAP Customer Success Story | Educação | Park Idiomas
Visão Geral Executiva
Empresa
Visão
Por que SAP
Implementação
Solução
Benefícios
Planos Futuros
Menos erros, redução de inadimplência:
mais negócios
O SAP Business One entrou em operação na Park
Idiomas em março de 2010 e, de lá para cá, a rede
de ensino vem acumulando benefícios. Arruda
lembra que, quando entrou em operação, o sistema
atendia a apenas 25% do escopo inicial, percentual
que hoje está em 80%.
relativamente pequenas. Ele deixou de ser um
gargalo que, no modelo anterior, nos impediria de
crescer”, revela. Arruda afirma que, por conta de
sua flexibilidade, o sistema hoje suporta novos
serviços para os franqueados, facilitando o
desenvolvimento de novos modelos.
“Hoje temos um banco de dados de 170 GB utilizado
pelo sistema, que nos garante informações
confiáveis e processos robustos”, afirma. De acordo
com o executivo, com a robustez de processos a
empresa passou a trabalhar de modo mais suave,
sem surpresas. Ele lembra que, hoje, o índice de
erros e inconsistências é mínimo.
Com isso, a Park tem conseguido manter uma
estrutura enxuta e, ao mesmo tempo,
automatizar grande parte de seus processos.
Quando um aluno paga um boleto, por exemplo, o
sistema divide o montante correspondente para
o professor, o vendedor do contrato, a escola e a
franqueadora. “Existe um sistema de interface
que ajuda o SAP Business One a realizar essa
divisão”, diz.
“Além disso, o sistema roda em máquinas
“O sistema roda em máquinas relativamente pequenas.
Ele deixou de ser um gargalo que, no modelo anterior,
nos impediria de crescer
Paulo Arruda, presidente da Park Idiomas
8 / 9
SAP Customer Success Story | Educação | Park Idiomas
Visão Geral Executiva
Empresa
Visão
Por que SAP
Implementação
Solução
Benefícios
Planos Futuros
Mais recursos
para uma gestão
ainda melhor
De acordo com Arruda, o crescimento dos negócios
e do volume de informações vai exigir novos
investimentos em soluções SAP no futuro. O
executivo afirma que estes investimentos serão
realizados para ampliar funcionalidades que
melhorem a gestão, como a gestão integrada dos
estoques da franqueadora e das unidades. Outro
ponto será a implantação do SAP HANA a fim de
melhorar o desempenho geral do sistema,
permitindo otimização dos processos e geração de
relatórios mais completos e mais rápidos.
9 / 9