REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
PREÂMBULO
O presente Regulamento constitui um instrumento que formaliza e disciplina uma série de
procedimentos relativos ao correcto funcionamento do Arquivo Municipal, que vão desde a
recolha dos documentos passando pelo tratamento documental e elaboração de instrumentos de
pesquisa, à conservação, ao acesso e à difusão, não esquecendo a incorporação de outros fundos
(que pelo seu interesse para o Concelho podem ser incorporados por compra, doação ou título de
depósito, no Arquivo Municipal), nem mesmo as atribuições e deveres dos funcionários.
Este Regulamento procura dar uma visão integrada do serviço de Arquivo afirmando a
existência de um Arquivo Municipal.
Neste sentido, regulamentam-se os procedimentos administrativos e técnicos inerentes à
recolha, tratamento, conservação e utilização dos documentos que integram o Arquivo Municipal
da Póvoa de Varzim.
Assim nos termos do disposto no artigo 241º da Constituição da República Portuguesa e ao
abrigo da alínea a) do nº2 do artigo 53º da Lei nº 169/99, de 18 de Setembro, com a redacção
pela Lei nº 5-A/2002, de 11 de Janeiro, a Assembleia Municipal aprova, sob proposta da Câmara, o
seguinte Regulamento.
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
ÍNDICE
Capítulo I - Disposições Gerais ……………………………………………………………………………………. 3
CAPÍTULO I I – RECOLHA …………………………………………………………………………………………………… 4
CAPÍTULO I I I – SELECÇÃO ………………………………………………………………………………………………… 5
CAPÍTULO I V – ELIMINAÇÃO ………………………………………………………………………………………………. 6
Capítulo V - TRATAMENTO E INSTRUMENTOS DE PESQUISA ……………………………………………………….. 6
Capítulo V I – CONSERVAÇÃO …………………………………………………………………………………………... 7
CAPÍTULO V I I - COMUNICAÇÃO E DIFUSÃO DE DOCUMENTOS ……………………………………………………… 7
Secção I
CONSULTA E SERVIÇO DE EMPRÉSTIMO E LEITURA POR PARTE DOS UTILIZADORES EXTERNOS ……….. 7
CONSULTA E SERVIÇO DE EMPRÉSTIMO E LEITURA POR PARTE DOS UTILIZADORES INTERNOS ……….. 9
Secção II
EMPRÉSTIMOS PARA EXPOSIÇÕES …………………………………………………………………...……….. 10
CAPÍTULO V I I I - INCORPORAÇÃO DE OUTROS FUNDOS …………………………………………………………… 12
CAPÍTULO I X - PESSOAL: SEUS DEVERES E ATRIBUIÇÕES …………………………………………………………… 12
Capítulo X - CASOS OMISSOS ………………………………………………………………………………………… 14
Capítulo X I - REVISÃO ………………………………………………………………………………………………… 14
ANEXOS ……………………………………………………………………………………………………………………… 15
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
ARTIGO 1.º
O presente Regulamento é elaborado ao abrigo e nos termos dos artigos 112º nº8 e 241º da
Constituição da República Portuguesa, da alínea j) do nº1 e alínea a) do nº7, ambos do artigo 64º e
das alíneas a) e e) do nº 2 do artigo 53º da Lei 169/99 de 18 de Setembro, com as alterações
introduzidas pela Lei nº5-A/2002, de 11 de Janeiro, bem como do Decreto-Lei 16/93 de 23 de
Janeiro e Portaria 412/2002, de 17 de Abril.
ARTIGO 2.º
O presente Regulamento estabelece as regras e normas gerais de funcionamento do Arquivo
Municipal da Póvoa de Varzim (AMPV), assim como os aspectos de organização, conservação e
difusão de documentos.
ARTIGO 3.º
1. O Arquivo Municipal da Póvoa de Varzim é constituído pela documentação de natureza
administrativa e histórica, independentemente do tipo de suporte ou formato, procedente dos
diferentes Serviços Municipais e como consequência das atribuições genéricas de recolha,
selecção, tratamento e difusão da respectiva documentação.
2. Tutela também toda a documentação doada e/ou depositada ao longo dos tempos na Câmara
Municipal da Póvoa de Varzim, devido, na maior parte dos casos, à supressão dos serviços
produtores ou a contratos de depósito de documentos, e que se conservam para servir de
testemunho, prova ou informação.
ARTIGO 4.º
O AMPV encontra-se sob dependência directa da Divisão Cultural que, por sua vez, depende
hierarquicamente do Departamento do Desenvolvimento Local (DDL).
ARTIGO 5.º
Compete ao AMPV:
a) Receber, organizar e tornar acessível a documentação;
b) Classificar, ordenar, inventariar e catalogar a documentação;
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c) Elaborar os instrumentos de descrição adequados para uma correcta comunicação da
documentação;
d) Concorrer para uma maior eficácia no funcionamento da administração municipal,
facilitando o acesso à documentação necessária para a resolução dos trâmites
administrativos e da tomada de decisões;
e) Facilitar o acesso à documentação aos cidadãos em geral, de acordo com a legislação em
vigor e as normas internas existentes;
f)
Estabelecer critérios e directivas sobre transferência de documentação, selecção e
eliminação de documentos, gestão documental, bem como critérios e directivas relativas a
outros aspectos de tratamento da documentação.
CAPÍTULO II
RECOLHA
ARTIGO 6.º
1. Os serviços municipais promovem, anualmente, a remessa da respectiva documentação ao
Serviço de Arquivos.
2. Exceptuam-se as escrituras e documentação afim que, nos termos da Lei, permanecem no
Notariado por um período de 10 anos.
ARTIGO 7.º
1. A documentação é enviada ao Arquivo nas seguintes condições:
a. Em livros encadernados, quando as unidades documentais assim se apresentem na
sua forma original;
b. Em livros e ncadernados, quando as unidades documentais assim o exijam;
c. No seu suporte original devidamente acomodada.
2. O envio da documentação para o AMPV decorrerá nos meses de Janeiro, Fevereiro e Março.
3. A documentação, enviada ao Arquivo Municipal, deverá ser acompanhada de uma Guia de
Entrega e um Auto de Entrega de Documentos, segundo os modelos adoptados (anexo I e II),
feitos em triplicado e visados pelo responsável ou funcionário(s) por ele nomeado(s) do serviço
que remete a documentação.
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ARTIGO 8.º
Os livros findos (Actas, Contratos, Escrituras, Registos, etc.) são enviados ao Arquivo Municipal
com toda a documentação que lhes é inerente e respectivos índices.
ARTIGO 9.º
Os processos e requerimentos deverão ser, sempre que possível, devidamente paginados e caso
tenha sido retirado algum documento, será intercalada, em sua substituição, uma folha contendo
menção expressa do documento retirado e a paginação do mesmo, com a assinatura e o visto dos
responsáveis do respectivo serviço.
ARTIGO 10.º
1. Processos de obras deverão ser apresentados em capas uniformes, segundo o modelo
existente, com o número, o local, a designação da obra e o nome do requerente bem legíveis,
assim como a indicação do volume, caso existam vários.
2. Os processos de obras, descritos no número anterior, deverão ser instalados em pastas ou
caixas próprias para arquivo.
3. Os processos de obras que se destinam a arquivo devem trazer, além do respectivo despacho,
o carimbo «É de arquivar», aposto pelo serviço que os remete.
CAPÍTULO III
SELECÇÃO
ARTIGO 11.º
1. A selecção e avaliação documental deverão ser efectuadas de acordo com as orientações
estabelecidas na tabela de selecção da Portaria 412/2001, de 17 de Abril
2. Deverá ser criada para o efeito uma Comissão de Avaliação constituída pelo Responsável do
arquivo, que a presidirá, e por elementos dos serviços produtores da documentação designados
para tal pelo Presidente da Câmara ou Vereador com competência delegada.
3. À Comissão de avaliação cabe:
a) Apreciar as propostas de conservação elaboradas pelos serviços produtores;
b) Definir o interesse histórico da documentação, de acordo com a avaliação elaborada
segundo metodologia da Direcção Geral de Arquivos /Torre do Tombo (DGA/TT) e
demais disposições aplicáveis
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CAPÍTULO IV
ELIMINAÇÃO
ARTIGO 12.º
Compete ao AMPV toda e qualquer eliminação da documentação produzida pelos diferentes
Serviços Municipais de acordo com a legislação em vigor, ou na falta desta, segundo as
respectivas instruções.
ARTIGO 13.º
A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de selecção carece de
autorização expressa da Direcção Geral de Arquivos / Torre do Tombo.
ARTIGO 14.º
A eliminação dos documentos será feita de modo a que seja impossível a sua reconstituição.
ARTIGO 15.º
1. No acto da eliminação deverá ser lavrado um Auto de Eliminação (anexo III), no qual constará,
obrigatoriamente, a descrição exaustiva de todos os documentos a eliminar, com identificação do
serviço de proveniência, constituindo este uma prova de abate patrimonial;
2. O Auto de eliminação deve ser assinado pelo Presidente da Câmara Municipal, pelo
Responsável do Arquivo Municipal e pelo Responsável do Serviço Produtor;
3. O Auto deverá ser feito em Triplicado, devendo ficar o original no Arquivo, outro no Serviço
Produtor e o outro exemplar ser remetido ao Arquivo Distrital.
CAPÍTULO V
TRATAMENTO E INSTRUMENTOS DE PESQUISA
ARTIGO 16.º
1. O Arquivo Municipal deve acompanhar o tratamento arquivístico (classificação e ordenação)
aplicado nos diferentes Serviços Municipais, competindo-lhe ainda intervir no sentido de uma
gestão documental uniforme ou, pelo menos, devidamente controlada e extensiva a todos esses
serviços.
2. O Arquivo Municipal procederá de forma a manter sempre a documentação proveniente dos
diferentes Serviços Municipais em condições de consulta rápida e eficaz, utilizando para o efeito
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
os instrumentos de pesquisa elaborados na origem ou, caso estes não se revelem adequados,
preparando instrumentos alternativos.
3. O Arquivo Municipal deverá proceder ao tratamento arquivístico de toda a documentação de
acordo com os princípios da arquivística, de modo a torná-la acessível, elaborando para isso
instrumentos de descrição adequados para o efeito.
CAPÍTULO VI
CONSERVAÇÃO
ARTIGO 17.º
Compete ao Arquivo zelar pela salvaguarda das espécies em depósito, através das seguintes
medidas:
a) Criação de boas condições ambientais, acondicionamento e de segurança;
b) Identificação e envio para restauro e reencadernação das espécies danificadas;
c) Acesso à reprodução de documentos através das tecnologias mais apropriadas,
tendo em vista a defesa, preservação e salvaguarda dos originais;
d) Criação de condições adequadas de depósito e de consulta pública.
Capítulo VII
COMUNICAÇÃO E DIFUSÃO DA DOCUMENTAÇÃO
ARTIGO 18.º
A comunicação dos documentos processa-se através da consulta, do serviço de empréstimo e de
leitura.
SECÇÃO I
CONSULTA E SERVIÇO DE LEITURA POR PARTE DE UTILIZADORES EXTERNOS
ARTIGO 19.º
1. O Arquivo Municipal da Póvoa de Varzim funciona com horário próprio estabelecido pela
autarquia.
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2. O atendimento e consulta directa de documentos começam trinta minutos após o início do
serviço e terminam trinta minutos antes do seu encerramento.
ARTIGO 20.º
O atendimento e consulta directa da documentação são assegurados em instalação própria, quer a
documentação que se encontre na chamada idade intermédia, que apresenta ainda um certo
valorprimário ou administrativo, quer a documentação de idade definitiva, que surge após o
processo de selecção e eliminação e onde passa a prevalecer o valor secundário, isto é,
informativo e histórico.
ARTIGO 21.º
Toda e qualquer consulta só poderá ser efectuada no espaço físico do Arquivo Municipal, salvo as
excepções previstas no presente Regulamento a empréstimos efectuados aos serviços produtores
e a requisições da Assembleia Municipal, da Presidência e Vereação, de Comissões Oficiais, de
Tribunais e outras entidades a quem seja reconhecido esse direito.
ARTIGO 22.º
1. O acesso e comunicabilidade do Arquivo Municipal atenderão a critérios de confidencialidade
da informação, em conformidade com a pela Lei 65/93, de 26 de Agosto, com as alterações da Lei
n.º 8/95, de 29 de Março e pela Lei n.º 94/99, de 16 de Julho;
2. O acesso aos documentos administrativos por parte dos utilizadores externos à Câmara
Municipal obedecerá à lei referida no item anterior, sendo estes obrigados ao preenchimento de
uma ficha de requisição de documentos (anexo IV);
ARTIGO 23.º
1. Todo o utilizador externo que recorrer ao serviço de leitura deverá obedecer ao regulamento
interno da Sala de Leitura (anexo V).
2. O utilizador que, depois de avisado, se não conformar com as disposições enunciadas no
regulamento interno da Sala de Leitura será convidado a sair das instalações, e, em face de
gravidade manifesta, ficará sujeito às sanções previstas pela lei.
ARTIGO 24.º
Todo o utilizador externo que recorrer ao serviço de Internet deverá obedecer ao regulamento
interno relativamente a esse serviço (anexo VI).
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ARTIGO 25.º
Todo o utilizador que publicar trabalhos em que figurem informações ou reproduções de
documentos existentes no Arquivo Municipal deverá fornecer gratuitamente duas cópias dos
trabalhos, uma destinada ao Arquivo e outra à Biblioteca Municipal.
ARTIGO 26.º
A reprodução de documentos e a emissão de certidões estão sujeitas ao pagamento das
respectivas taxas em vigor.
CONSULTA E EMPRÉSTIMO POR PARTE DE UTILIZADORES INTERNOS
ARTIGO 27.º
1. Qualquer serviço do município pode solicitar ao AMPV documentação administrativa, por meio
de requisição (anexo VIII) devidamente assinada e datada.
2. Os processos individuais, a documentação de concursos, os processos de inquérito e os
documentos que, pela sua natureza, sejam considerados confidenciais apenas serão fornecidos
mediante autorização escrita das chefias.
ARTIGO 28.º
1. Relativamente aos pedidos de empréstimos por parte do serviço produtor, os documentos
existentes no AMPV só poderão sair das suas instalações mediante as seguintes condições:
a) Preenchimento obrigatório da ficha de requisição (anexo VII) e dirigida ao Arquivo em
suporte papel e /ou electrónico, devidamente datada e assinada pelo serviço requisitante.
A cada petição corresponderá uma requisição;
b) A documentação só poderá permanecer junto do serviço requisitante até ao limite máximo
de trinta dias, renovável por igual período, mediante nova requisição.
c) Terminado o prazo de validade da requisição, o Arquivo deverá avisar o serviço
requisitante, solicitando a devolução imediata da documentação ou a renovação da
requisição.
d) As requisições deverão ser preenchidas com clareza e precisão, devendo ser legíveis as
assinaturas, não sendo consideradas válidas as assinaturas por chancela.
ARTIGO 29.º
No caso da requisição em suporte papel:
a) O serviço requisitante deverá guardar uma cópia e entregará o original ao
Arquivo;
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b) Enquanto os documentos se encontrarem fora do Arquivo as requisições serão
cronologicamente organizadas;
c) Uma cópia destas requisições servirá como fantasma.
ARTIGO 30.º
No acto da devolução o serviço requisitante deve apresentar a cópia da requisição em seu poder,
na qual será carimbada com a palavra “Devolvido” (ver carimbo, anexo VIII), a data da devolução
e a assinatura do funcionário que recebeu a documentação.
ARTIGO 31.º
1. Na devolução deverá conferir-se a integridade e ordem interna da documentação.
2. Se assim o entender o funcionário que confere a documentação, poderá exigir a permanência
do portador da mesma enquanto decorre a conferência.
ARTIGO 32.º
Se for detectada a falta de peças de um processo ou se este vier desorganizado deverá o Arquivo
Municipal devolvê-lo à procedência, com uma nota a solicitar a regularização da falha.
SECÇÃO II
EMPRÉSTIMOS PARA EXPOSIÇÕES
ARTIGO 33.º
Entende-se por empréstimo a cedência temporária de documentos para fins de exposição.
ARTIGO 34.º
O empréstimo de documentos para exposições é uma forma de contribuir para uma maior difusão
dos fundos arquivísticos.
É sabido, porém, que se trata de uma situação susceptível de causar perdas ou deteriorações
irreparáveis nos documentos emprestados.
Essa é a principal razão por que, tentando evitar esses eventuais riscos, se justifica impor normas
como as que se seguem:
1) A entidade organizadora da exposição deverá solicitar com antecedência (no mínimo de um
mês antes da data prevista de saída) o empréstimo dos documentos que pretende, dirigindo
para tal o pedido ao presidente da Câmara Municipal da Póvoa de Varzim;
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
2) Os documentos requeridos só deverão ser emprestados mediante autorização concedida por
despacho do presidente da Câmara Municipal da Póvoa de Varzim, com informação prévia do
técnico superior de arquivo que ficará apensa ao pedido;
3) No caso de não ser aconselhada a saída dos originais, por razões de ordem material ou
técnica, deve sempre encarar-se a entrega de reproduções custeadas pela entidade
organizadora da exposição;
4) Todos os documentos que saírem do Arquivo Municipal deverão estar protegidos por uma
apólice de seguro durante o período de tempo em que estiverem fora;
5) A Câmara Municipal da Póvoa de Varzim fixará o valor de cada peça, objecto de empréstimo,
que constará no despacho de autorização;
6) A entidade organizadora da exposição efectuará o contrato de seguro com uma seguradora da
sua escolha pelo valor previamente estabelecido e só poderá levantar as peças do Arquivo
Municipal mediante a entrega da apólice de seguro ou documento comprovativo de que a
mesma foi emitida;
7) Os documentos só poderão ser entregues pelo Arquivo Municipal a pessoal devidamente
credenciado e mediante a assinatura de um auto de entrega. Deste auto deverá constar a
identificação pormenorizada da(s) peça(s), inclusivamente a sua descrição física;
8) Os encargos com o acondicionamento e transporte ficarão a cargo do organizador da
exposição;
9) O acondicionamento deverá ser efectuado sob a orientação do Técnico Superior de Arquivo,
responsável pelo Arquivo Municipal, por forma a acautelar-se eventuais prejuízos provocados
pelo transporte;
10) Se for necessário, por razões de conservação, realizar algum restauro nos documentos a
emprestar, este far-se-á por uma entidade credenciada, ficando as respectivas despesas a
cargo da entidade organizadora da exposição;
11) No caso do empréstimo para o estrangeiro, ficará a cargo da entidade organizadora da
exposição os trâmites de autorização de saída temporária, bem como os trâmites
alfandegários;
12) A entidade organizadora da exposição deverá garantir a segurança e a conservação dos
documentos expostos, mediante vigilância permanente, adequados sistemas de segurança
(detecção e extinção de incêndios, controlo ambiental de humidade e luz), correcta instalação
das peças em vitrinas fechadas, mas com a possibilidade de renovação de ar, sendo proibida
na montagem das mesmas a utilização de qualquer elemento perfurador, colas, adesivos, e
outros materiais que possam danificar os documentos;
13) Não é permitida a reprodução dos documentos emprestados sem autorização prévia da
Câmara Municipal da Póvoa de Varzim;
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
14) O catálogo da exposição deverá identificar a entidade detentora dos documentos, à qual serão
enviados obrigatoriamente dois exemplares do catálogo, destinados ao Arquivo Municipal e à
Biblioteca Municipal;
15) Concluída a exposição e findo o prazo fixado no despacho que autorizou o empréstimo, os
documentos serão devolvidos ao Arquivo Municipal;
16) No acto da recepção dos documentos e antes da assinatura do respectivo auto de recepção, o
Arquivo Municipal deverá proceder à conferência do estado de conservação e integridade dos
mesmos, a fim de detectar qualquer possível deterioração ou extravio. Se se verificar alguma
anomalia, incluir-se-á no auto de devolução uma nota sobre a mesma e dar-se-á conta dela ao
Presidente da Câmara Municipal para os efeitos tidos por convenientes;
17) O Arquivo Municipal exigirá à entidade organizadora da exposição a assinatura de um
documento, através do qual esta deverá declarar ter conhecimento das normas de empréstimo
e comprometer-se a cumpri-las. Este documento, depois de assinado, deverá ficar em poder
do Arquivo Municipal antes da entrega dos documentos.
CAPÍTULO VIII
INCORPORAÇÃO DE OUTROS FUNDOS
ARTIGO 35.º
A Câmara Municipal da Póvoa de Varzim através do Arquivo Municipal deve promover a
incorporação no seu património de fundos arquivísticos de natureza diversa, em qualquer tipo de
suporte, que tenham interesse histórico para o concelho.
CAPÍTULO IX
PESSOAL: SEUS DEVERES E ATRIBUIÇÕES
ARTIGO 36.º
Ao Responsável pelo Arquivo Municipal, compete no âmbito das suas funções, o cumprimento
global deste Regulamento, providenciar a segurança dos fundos documentais existentes no
Arquivo Municipal, integrar a Comissão de Avaliação referida no artigo 10.º, dirigir superiormente
o trabalho desenvolvido pelos seus funcionários, orientar todo o tratamento arquivístico,
promover e controlar a incorporação de novos documentos, emitir os seus pareceres sobre
documentação produzida e recebida, dar pareceres técnicos sobre os empréstimos, coordenar
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
acções no âmbito da conservação, restauro, reprodução e difusão de documentos, promover
realizações culturais e pedagógicas e zelar pela dignificação do serviço.
Em suma, compete-lhe no âmbito das suas funções, dirigir, orientar, controlar e executar toda a
actividade arquivística inerente ao serviço.
ARTIGO 37.º
Compete aos funcionários do Arquivo Municipal, consoante a sua formação técnico-profissional e
sob a orientação do respectivo Técnico Superior:
a) Receber, conferir, registar, arrumar, ordenar e conservar os processos, processos de
obras e de loteamentos e demais documentos enviados pelos distintos Serviços
Municipais;
b) Manter devidamente organizados os ficheiros e registos necessários à eficiência do
serviço;
c) Elaborar os distintos instrumentos de pesquisa;
d) Zelar pela conservação dos documentos;
e) Rectificar e/ou substituir as pastas e/ou caixas que servem de suporte à instalação da
documentação;
f) Respeitar prazos fixados legalmente quanto à selecção e eliminação da documentação
enviada para o Arquivo Municipal;
g) Assegurar o serviço de consulta e de leitura;
h) Fornecer toda a documentação solicitada pelos diferentes Serviços Municipais, mediante
as necessárias autorizações;
i)
Fornecer a documentação para as diversas actividades de comunicação e difusão;
j)
Facultar, mediante as necessárias autorizações, a reprodução de documentos por
microfilmagem, fotografia ou fotocópia;
k) Fornecer à leitura, toda a documentação solicitada, e que não esteja condicionada
superiormente para tal fim, quer interna quer externamente;
l)
Executar outras tarefas inerentes à actividade arquivística, a desenvolver no respectivo
Serviço;
m) Desenvolver e promover actividades do Serviço Educativo;
n) Desenvolver e promover actividades de extensão cultural.
ARTIGO 38.º
Será elaborado, anualmente, um relatório de funcionamento e actividade que mencionará
obrigatoriamente os seguintes elementos:
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
a) Número de espécies existentes e a sua distribuição no quadro de classificação em
funcionamento;
b) Resultados numéricos das transferências e das eliminações, bem como das
incorporações;
c) Estatística de pedidos, consultas e empréstimos.
CAPÍTULO X
CASOS OMISSOS
ARTIGO 39.º
As dúvidas ou situações não previstas no presente Regulamento serão resolvidas por despacho do
Presidente da Câmara Municipal ou Vereador da área respectiva a quem tenham sido delegados
os respectivos poderes.
CAPÍTULO XI
REVISÃO
ARTIGO 40.º
O presente Regulamento será revisto periodicamente e sempre que se revele pertinente para um
correcto e eficiente funcionamento do Arquivo Municipal.
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
ANEXOS
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
ANEXO I
Arquivo Municipal da Póvoa de Varzim
4490-589 Póvoa de Varzim
Portugal (PT)
T: (+351) 252 090 003
F: (+351) 252 090 013
E: [email protected]
I: www.cm-pvarzim.pt
GUIA DE ENTREGA DE DOCUMENTOS
Inc. ‫ڤ‬
Transf. ‫ڤ‬
N.º _________________
A PREENCHER PELO ARQUIVO
A PREENCHER PELO SERVIÇO DEPOSITANTE
DEPOSITANTE:
SERVIÇO
Data: ___/___/___
___________________________________
INFORMAÇÃO SOBRE A SITUAÇÃO
DOS DOCUMENTOS
N.º de livros ..... Processos ..... Maços .......
Documentos avulsos .......
Desenhos ......... Gravuras ......... Fotografias .........
Diversos .........
n.º de
ordem
DESIGNAÇÃO
N.º DE
VOLUME
S
ENTREGUE: __________________________
DATAS
EXTREM
AS
CLASSIFICAÇÃO
DATA DE
ELIMINAÇÃO
OBSERVAÇÕES
RECEBIDO:___________________
16
REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
ANEXO II
Arquivo Municipal da Póvoa de Varzim
4490-589 Póvoa de Varzim
Portugal (PT)
T: (+351) 252 090 003
F: (+351) 252 090 013
E: [email protected]
I: www.cm-pvarzim.pt
AUTO DE ENTREGA
Aos ______________________ dias do mês de _________________________ de ___________________, no
__________________________________(1),
perante
________________________________(2)
e
______________________________(3), dando cumprimento ____________________________________(4),
procedeu-se
à
____________________________(5)
da
documentação
proveniente
de
_____________________________________ (6), conforme o constante na guia de remessa anexa, que
rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental ficará sob custódia do ___________________________(1) e a sua
utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento
arquivístico no que respeita à conservação, e acessibilidade e sua comunicação.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado e assinado pelos representantes das duas
entidades.
O REPRESENTANTE DO _________________________________(6) ____________________________(7).
O REPRESENTANTE DO
_________________________________(1) ____________________________(8).
DATA: _______________________
(1)
designação do arquivo da autarquia local.
(2)
Nome e cargo do responsável do serviço produtor.
(3)
Nome e cargo do responsável do arquivo da autarquia local.
(4)
diploma legal ou despacho que autoriza o acto.
(5)
natureza do acto: transferência, incorporação, depósito, doação, compra, etc.
(6)
designação do serviço produtor.
(7)
assinatura do responsável do serviço produtor.
(8)
assinatura do responsável do arquivo da autarquia local.
17
REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
ANEXO III
Arquivo Municipal da Póvoa de Varzim
4490-589 Póvoa de Varzim
Portugal (PT)
T: (+351) 252 090 003
F: (+351) 252 090 013
E: [email protected]
I: www.cm-pvarzim.pt
AUTO DE ELIMINAÇÃO
Aos _______________________________ dias do mês de _________________________________ de
__________________________________ no Arquivo Municipal da Póvoa de Varzim em presença dos abaixo
assinados, procedeu-se à inutilização por ______________________ de acordo com os artigos 6º, 7º da
Portaria n.º 412 / 2001 de 17 de Abril e disposições da tabela de selecção, dos documentos a seguir
identificados.
N.º DE
N.º DE REF.ª
ORDEM
DA TABELA
N.º DE
TÍTULO DA SÉRIE OU SUBSÉRIE
UNIDADES DE
SUPORTE
INSTALAÇÃO
DATAS
EXTREMAS
_________________________________________________ (1)
_________________________________________________ (2)
_________________________________________________ (3)
(1) Responsável pelo serviço produtor
(2) Responsável pelo Arquivo
(3) Representante da Autarquia Local
18
REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
ANEXO IV
FICHA DE REQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
ANEXO V
REGULAMENTO DA SALA DE LEITURA
1.
HORÁRIO
1.1 Dias úteis, das 9h30 às 17h30.
1.2 Para consulta de documentação das 9h30 às 17h00.
1.3 Os pedidos de requisição dos documentos só são atendidos até às 17h00.
2.
ÁREAS
DA
SALA
DE
LEITURA
2 . 1 A Sala de Leitura é composta por: área de consulta de documentos de Arquivo, área de biblioteca de
referência, área de leitura de microfilmes e espaço Internet.
3.
MATERIAL
AUTORIZADO NA SALA DE LEITURA
3.1 Na Sala de Leitura só são autorizados os seguintes materiais: lápis, bloco de notas, folhas, afia,
borracha, computador portátil e porta-moedas.
3.2 O material não autorizado terá de ficar na Recepção, no respectivo armário para o efeito.
4.
INTERDIÇÕES
4.1 É expressamente proibido usar telemóvel, comer, beber e fumar na Sala de Leitura.
5.
ACESSIBILIDADE
5.1 O acesso à Sala de Leitura é livre a qualquer interessado que não perturbe o seu correcto
funcionamento.
5.2 Para consulta de documentação e/ou manuseamento do leitor de microfilmes, é permitido o acesso a
menores de 16 anos apenas quando acompanhados de um adulto.
6.
IMPRESSOS
6.1 São facultados por este Arquivo impressos para preenchimento obrigatório: ficha do utilizador,
requisição de documentos, e requisição de reprodução de documentos quando solicitada.
7.
DISPONIBILIZAÇÃO
DA DOCUMENTAÇÃO
7.1 Apenas é possível a consulta de três documentos em simultâneo.
7.2 A documentação pode ser consultada apenas em suporte papel, à excepção dos registos paroquiais
que apenas são disponibilizados em microfilme.
7.3 Caso a documentação se encontre em fraco estado de conservação, a sua consulta poderá ser
limitada ou mesmo negada.
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
8.
REPRODUÇÃO
DE DOCUMENTOS
8.1 A reprodução de documentação só poderá ser efectuada se o seu estado de conservação o permitir.
8.2 Para reprodução de documentos em fotocópia, o utilizador deverá dirigir-se ao funcionário da sala de
leitura.
8.3 Se desejar reprodução em fotografia será o próprio utilizador a fazê-lo com recurso próprio, e apenas
depois de efectuar pedido ao responsável do Arquivo.
8.4 A bibliografia que compõe a biblioteca de referência não pode ser reproduzida na sua totalidade,
apenas parcialmente.
8.5 Para pedido de fotocópias é necessário preencher impresso.
8.6 Os valores cobrados para o serviço de reprodução de documentos, estão estipulados na devida
tabela de preços.
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
ANEXO VI
REGULAMENTO DO ESPAÇO INTERNET
9.
HORÁRIO
9.1 Dias úteis, das 9h30 às 17h30.
9.2 O tempo de utilização da Internet não deverá ser superior a uma hora.
10.
ESPAÇO INTERNET
10.1 Este espaço encontra-se a funcionar numa sala contígua à Sala de Leitura.
10.2
Os computadores aí existentes destinam-se exclusivamente ao acesso à Internet, e este
acesso é gratuito.
11.
MATERIAL
AUTORIZADO NO
ESPAÇO INTERNET
11.1 No Espaço Internet os utilizadores podem utilizar disquetes, pen-disks ou cd’s, trazidos pelos
próprios, e desde que o funcionário responsável pelo espaço seja previamente avisado.
11.2 Os utilizadores deste Espaço não podem levar consigo sacos ou outros objectos dispensáveis.
11.3 O material não autorizado terá de ficar na recepção, no respectivo armário para o efeito.
12.
INTERDIÇÕES
12.1 É expressamente proibido usar telemóvel, comer, beber e fumar no Espaço Internet.
13.
ACESSIBILIDADE
13.1 O acesso ao Espaço Internet é livre a qualquer interessado que não perturbe o seu correcto
funcionamento.
13.2 Não são permitidas as consultas de páginas cujo teor seja passível de ferir susceptibilidades, salvo se
o utilizador se justificar perante o responsável do espaço antes de efectuar a consulta.
14.
IMPRESSOS
14.1 São facultados por este Arquivo impressos para preenchimento obrigatório: ficha do utilizador de
acesso à Internet e requisição de impressão de páginas quando solicitada.
15.
INFORMAÇÃO
15.1 É permitido guardar informação da Internet para disquetes, pen-disks ou cd’s, trazidos pelo próprio
leitor.
15.2 Não é permitido fazer Downloads para os discos dos computadores, apenas para os dispositivos
acima referidos.
15.3 É possível a impressão de páginas da Internet, para a qual deverá ser preenchida a respectiva
requisição.
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
16.
OUTROS
16.1 Qualquer avaria desde logo observada pelos utilizadores do Espaço Internet, deverá ser comunicada
ao funcionário responsável, não incorrendo o utilizador em qualquer penalidade.
16.2 Durante ou no final da utilização não deve o utilizador desligar o computador. Os computadores só
serão desligados e o seu histórico limpo no final do dia, pelo funcionário responsável.
16.3 O incumprimento deste regulamento levará à suspensão imediata da utilização deste serviço por parte
do utilizador infractor.
16.4 Os casos omissos serão solucionados pelo responsável do Arquivo Municipal.
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
ANEXO VII
FICHA DE REQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS
CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
Os serviços de ___________________________________________ , requisitam ao Arquivo Municipal, em
_____ /_____ /_____ , a seguinte documentação:
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Nome do requisitante: __________________________________________________________________
Serviço / Secção: _________________________________________________________________________
(a preencher pelo arquivo)
Data de saída: _____ / _____ /_____
entregue por: ___________________________
Data de recepção: _____ / ______ /_____
recebido por: ___________________________
obs.:
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
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REGULAMENTO DO ARQUIVO MUNICIPAL DA CÂMARA MUNICIPAL DA PÓVOA DE VARZIM
ANEXO VIII
CARIMBO DE DEVOLUÇÃO
Devolvida em
_____ / _____ / _____
Func. ______________________________
Arquivo Municipal da Póvoa de Varzim
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