Gestão de Eventos e Cerimonial
Marco Antonio Delgado
Profissional de Comunicação
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Conceitos
Evento é um conceito de domínio amplo.
 De cursos e palestras até shows, jogos e
competições esportivas, exposições, festivais, festas,
mostras de arte, etc...
 As corporações adotam eventos como elementos
fundamentais em suas estratégias de marketing e de
promoção de imagem.
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Conceitos
 Técnicas de Comunicação Dirigida que
permitem uma comunicação direta entre
uma organização e seu público de interesse.
 É o chamado “olho no olho”, “corpo a
corpo”, téte a téte” da organização com o
cliente.
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Importância
 “O homem moderno vive uma época de
empobrecimento emocional coletivo”
(David Konstan, chefe do departamento de Letras Clássicas da Brown
University – EUA)
 Participar de eventos pode nos fazer sair
um pouco desta sociedade individualista
e interagir com o meio.
 Eventos aproximam as pessoas,
promovem o diálogo, criam emoções e
sentimentos, marcam presença.
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Motivações
 Visam à divulgação ou à manutenção
de um clima de entendimento;
 Servem para dar início a novos
contatos entre pessoas e/ou
organizações;
 Meios pelos quais a organização pode
projetar sua imagem de forma
favorável.
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Evento Institucional
 Visa criar ou firmar o conceito e a
imagem da empresa, por meio de
acontecimentos que enalteçam a
associação. Exemplo: outorga de títulos
e medalhas, solenidades de posse.
 Dica: Pesquisar tudo sobre o que
queremos realizar e de posse dos dados
necessários dar plena viabilidade ao
evento.
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TIPOS de EVENTOS
 Reunião – caracteriza-se como alicerce
de todos os tipos de evento. Encontro
entre duas ou mais pessoas, com o
objetivo de discutir; debater e
solucionar questões sobre determinado
tema, relacionado a sua áreas de
atividade. Cabe à reunião, planejamento
minucioso para otimização de
resultados.
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Requisitos essenciais ao seu sucesso:
Convite com horário de início e término;
Confirmação de presença;
Coordenador;
Pauta pré-estabelecida e divulgada;
Esquema de participação;
Infraestrutura logística: local,
equipamentos e material de apoio;
 Infraestrutura de pessoa; recepcionistas,
operadores de equipam., tradutores, etc...
 Relatório final.




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
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TIPOS de EVENTOS
 Assembleia – reunião da qual participam
delegações representantes de grupos, estados,
países etc. Sua principal característica é
debater assuntos de grande interesse e as
conclusões são submetidas à votação que
devem ser seguidas por todos.
 Conferência – caracteriza-se pela
apresentação de um tema informativo (geral,
técnico ou científico) por autoridade ou
especialista em determinado assunto para um
grande número de pessoas.
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TIPOS de EVENTOS
 Congresso – reunião promovida por entidade
e/ou instituição associativa para debater
assuntos de interesse de determinado ramo
profissional, como médicos, professores etc. As
sessões de trabalho podem ser divididas em:
mesa-redonda, painel, palestra, debate e
simpósio. Duração de vários dias.
 Convenção – reunião promovida por
empresas, setores industriais, comerciais e
partidos políticos. Podem ser realizadas
também para congraçamento e comemoração.
Caráter interno.
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TIPOS de EVENTOS
 Encontro – reunião de pessoas de uma
mesma categoria profissional para
debater temas antagônicos,
necessitando de um coordenador para
resumir e apresentar as conclusões
finais.
 Debate: evento caracterizado pela
discussão entre dois ou mais oradores,
cada um defendendo seu ponto de vista.
Existe a necessidade de um moderador.
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TIPOS de EVENTOS
 Feira – exposição para um grande público com
estrutura de stands. Objetiva a exposição e a
venda direta de produtos e/ou serviços.
 Fórum – reunião conduzida por um moderador
com objetivo de formar opinião pública sobre
determinado assunto. Normalmente com
duração de um dia.
 Workshop – reuniões de pessoas que tenham
os mesmos interesses, no qual o palestrante é
um especialista e estimula os participantes a
transformar a teoria em prática. Oficinas.
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TIPOS de EVENTOS
 Seminário – Apresentação de um assunto por
uma ou mais pessoas para uma platéia que
tenha algum conhecimento e interesse pelo
assunto. Todos participam, discutindo e
obtendo conclusões sobre tema. Tem
geralmente duração de um dia.
 Simpósio – reunião que possui como
característica apresentar alto nível de
qualidade (geral) e contar com a participação
de renomados especialistas. De um a três dias.
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TIPOS de EVENTOS
 Cerimônia – é o conjunto de procedimentos
formais de civilidade, de deferência entre as partes ou
participantes de um evento. As cerimônias são atos
frequentemente utilizados no contexto de um evento,
é uma etapa da programação do evento, como
abertura, encerramento ou outro momento.
 Solenidade – é o conjunto de procedimentos que
exige mais formalidade, rigor na precedência e no
receptivo. As solenidades são atos formais préestabelecidos, em comemoração de uma data, de um
aniversário ou acontecimento relevante.
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TIPOS de EVENTOS
 Aula Inaugural: Apresentação de um
especialista no meio acadêmico e/ou
educacional geralmente no início do ano ou
do semestre letivo. Utiliza a informalidade.
 Aula Magna: Apresentação de um
especialista de renome no meio acadêmico
e/ou educacional. Necessário protocolo,
pois é um acontecimento formal.
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TIPOS de EVENTOS
 Eventos especiais – são eventos
utilizados para captação de recursos –
como bingos, leilões, campanhas,
caminhadas e outros.
 Vernissage:
Exposição de produtos pela
primeira vez ao público com o objetivo de
expor e vender. Pode reunir vários artistas e é
servido coquetel.
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Coquetel
 Caracteriza-se pela reunião de pessoas
com o objetivo de confraternização,
motivadas pela comemoração de um
acontecimento.
 Evento coloquial e de curta duração.
 Caracteriza-se por 4Ss:
 Surgir, Saudar, Sorrir e Sumir.
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Importância para a Instituição
 Eventos posicionam-se como o
segundo item de investimento do
plano de comunicação de uma
empresa.
 Projetam-se como estratégia visando
aproximação com o público a um
custo menor quando comparado com
as verbas necessárias à produção de
comerciais e anúncios publicitários.
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Outras Opções:
 Feira do Livro:
Intensa programação com lançamentos de
livros, exibição de filmes e documentários,
peças teatrais, seminários e encontros,
além de contação de histórias, exposições
de artes visuais, homenagens a grandes
escritores, recitais e palestras.
 Festival de Música:
Shows musicais com estilos diversos.
Entrada franca.
Importância do Layout / Imagem
Gestão de Eventos e Cerimonial
Cerimonial
 É um conjunto de atos formais,
fundamentais ao ordenamento da
existência social das pessoas. Nasceu da
conveniência de organizar as relações
sociais mediante normas de bom senso,
baseadas na civilidade.
 Estabelece procedimentos condizentes com
a cultura e hábitos locais, utilizando a
linguagem protocolar e os recursos técnicos
necessários à execução de eventos.
Cerimonial em Eventos
 Protocolo - é o conjunto de procedimentos
formais ou regras que regem o Cerimonial e
devem ser aplicadas nas solenidades públicas e
privadas, respeitando-se as normas de conduta
e a linguagem protocolar, segundo a ordem de
hierarquia e privilégios.
 Precedência – é o instrumento pelo qual se
estabelece (Decreto 70.274 de 09/03/72) a
estrutura máxima do Estado, determinando a
ordem hierárquica de disposição das
autoridades federais, estaduais e municipais,
em eventos/solenidades. É o agente facilitador
de ordenamento da hierarquia.
Precedência
 Nos Eventos nacionais com a presença de
autoridades dos três poderes (Executivo,
Legislativo e Judiciário) deve-se obedecer
ao estabelecido no Decreto, ou seja:
 - primeiro as autoridades federais;
 - Autoridades estaduais;
 - Autoridades municipais e
 - Empresas privadas.
Orientações gerais sobre aplicação de
Precedência:
Estado/Instituição







ONU/OEA
Países estrangeiros
Dos estados
Nos municípios
Dos ministérios
Área Militar
Empresas privadas
Critério
-ordem alfabética
-ordem alfabética
-data de criação
-número de habitantes
-data de criação
-antiguidade/hierarquia
-data de criação,ou
ordem alfabética
Ordem da sequência dos procedimentos de uma
cerimônia
 1. Composição de Mesa Principal – a ordem de
chamada dos membros da mesa é sempre do
menor (grau/posto) para o maior (na
precedência).
 2. Nominata – é a citação dos
nomes/títulos/cargos dos membros que
compõem a mesa, é sempre do maior
(grau/posto) para o menor.
 3. Discurso – a ordem dos discursos ou falas é
sempre do menor para o maior.
Composição de Mesa
 Autoridade Maior = preside (1) (centro)
 Homenageado = lugar de honra (2)
(direita)
 Anfitrião ou 3ª autoridade = a esquerda de
quem preside (3)
 Dúvida cruel: Como ter a presença do
Reitor sempre?
Os Símbolos Nacionais
 De acordo com a Lei 5.700, de 1º de setembro
de 1971, são eles:




-
A Bandeira Nacional;
O Hino Nacional;
As Armas Nacionais e o
Selo Nacional
Dispositivos
 No Dispositivo País, Estado, Município e
Instituição, olhando de frente temos:
 Linha imaginária e país a dir, estado a esq,
município, segunda a dir e instituição
segunda a esq, ao lado de estado.
PLANEJAMENTO
-
Pré-Evento:
 É o estabelecimento das
características gerais, é o primeiro
esforço organizacional que engloba
todas as etapas de preparação do
evento, a saber:
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PLANEJAMENTO
-
Pré-Evento:
 definição - tema central;
 objetivo – o que se pretende
(institucional ou promocional)
 tipo, data e local;
 classificação ou perfil (político/social);
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PLANEJAMENTO - Pré-Evento:
 público-alvo

(quantitativo/qualitativo, interno/misto/externo);
 formato ideal (programação e
roteiro);
 infra-estrutura e logística;
 recursos financeiros;
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PLANEJAMENTO - Pré-Evento:
 cronograma de execução.
 programação social e cultural;
 estratégias de comunicação e
divulgação;
 os parceiros e os patrocinadores.
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Criatividade
 A excelência do acolhimento, o
atendimento caloroso e a inovação de
serviços compõem forte relevância
para a hospitalidade na gestão de
eventos, tornando-se diferencial
competitivo e gerando resultados de
encantamento e satisfação.
 Quanto mais talento, criatividade,
imaginação, esforço e dedicação de
tempo, maior será sua eficiência e
eficácia.
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Criatividade
 Esta é uma fase que proporciona a
criação de etapas diferenciadas que
darão maior qualidade e melhor
performance ao evento, como:
 momento diferenciado na Abertura ou
Encerramento incluindo um ato ou
fato de relevância;
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Criatividade
 destaque e distinção – promovendo a entrega
de prêmios, medalhas, comendas e outros;
 atividades culturais: show musical,
apresentação teatral, cultura popular, folclore;
 outras de atividades para descontração dos
participantes como ponto de encontro, sala de
bate-papo e roda de conversa;
 integração dos participantes – feiras,
exposições, espaço aberto, sala de vídeo e
cinema.
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Estratégia de Captação / Histórico
 Para iniciar uma captação de recursos é
necessário que se desenvolva um material
institucional que apresente de forma clara
os objetivos do evento, a programação e as
contrapartidas que o apoiador receberia.
 Lembre-se de que precisa comunicar o
objetivo da captação de recursos de
maneira persuasiva.
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Tipos de apoio
 Patrocínios – repasse de recursos
financeiros, como promoção, normalmente
via empresas privadas;
 Subvenção: ajuda financeira e/ou concessão
(passagem, impressos etc.) por meio de
órgãos públicos e governamentais;
 Permuta – troca de produtos e serviços
(anúncios publicitários, suporte, logística e
outros), normalmente via editoras,
indústrias, fabricantes e fornecedores;
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Contrapartidas:
 Veiculação da logomarca em todo o material
impresso do evento; espaço para estande com
localização privilegiada; isenção de inscrições;
anúncio publicitário; projeção da logomarca
e/ou mensagens; apresentação de vídeo
institucional; anúncio em jornais e revistas;
 Press-Kit; instalação de banners; distribuição
de brindes e outras peças; descontos especiais
para os clientes; veiculação de publicidade no
site e merchandising em geral.
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Organização
 Uma arte; Ação que deve ser desenvolvida por
profissional, mediante pesquisa, planejamento,
organização, coordenação e execução de um projeto
visando atingir seu público-alvo, com medidas
concretas e resultados projetados.
 Cada evento tem suas peculiaridades próprias que
devem ser ajustadas aos meios disponíveis.
 Nessa fase é fundamental a preparação do check-list,
ou seja, o detalhamento das suas necessidades.
Considerando as seguintes estruturas:
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Organização
 Apoio operacional – a infraestrutura
física, espaço adequado, formatos,
instalações disponíveis e montagens;
 Apoio logístico – os equipamentos
audiovisuais, sonorização, projeção,
filmagem, tradução, gravação e outros;
 Apoio de pessoal – coordenação geral,
distribuição de tarefas, treinamento da
equipe, responsabilidades de cada um,
vestuário e conhecimento geral das etapas
do evento.
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Check-List –
importância da Comunicação
 Podemos detalhar algumas atividades
cruciais a serem observadas para a
realização de um evento. Será por
meio do levantamento dessas
atividades que você irá compor o seu
check-list.
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Check-List/ Produção
 Local, período, público-alvo, fluxo de Público
 Estacionamento, segurança, limpeza,
atendimento médico
 Equipamentos, equipes de manutenção
 Aspectos Legais, licenças, seguro
 Hospedagem, translado, alimentação,
coquetéis
 Recepção, secretaria
 Contratação de pessoal, administração de
pessoal
 Venda de ingressos, inscrições,
credenciamento
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Premissas da divulgação
 a) Informar sobre o evento como um
todo;
 b) Criar a expectativa junto ao
público estratégico e demais públicos
do evento.
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Meios de divulgação
 a) mailing list, produção gráfica
(cartaz, folheto, folder, flyer, e outros
formatos);
 b) peças publicitárias (painel, outdoor, back-light, bus-door, totem,
etc).
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Imprensa e Mídia
 a) jornais, revistas, rádios e TV;
 b) coletiva de imprensa, press
release, mala direta, internet, Redes
Sociais, etc.
Bibliografia básica
 Meirelles, Gilda Fleury- Eventos seu negócio,
seu sucesso, Editora IBRADEP, 1999
 Bettega, Maria Lucia – Eventos e Cerimonial –
Simplificando as ações, Editora Educs, 2001
 Speers Nelson, Cerimonial de Conduta, Editora
independente, 2005
 Giacaglia,Maria Cecília - Eventos, como criar,
estrutura e captar recursos,Editora Thompson
Pioneira, 2002
 Melo Neto, Francisco Paulo - Criatividade em
eventos, Editora Contexto, 2003 ;
 Zanella, Luiz Carlos – Manual de Organização
de eventos, planejamento e operacionalização,
Editora Atlas.
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Bibliografia complementar
 Brennan, Lynne e Block David – Etiqueta,
no mundo dos negócios, Editora Siciliano,
1994
 Prado, Maria Clara -Gestão Pública
Eficiente - impactos econômicos de
governos inovadores, Editora Campus,
2007
 Matias, Marlene – Organização de Eventos
– Procedimentos e Técnicas, Editora
Manole, 2007
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