PADRONIZAÇÃO DOS PROCESSOS GERENCIAIS NA INCUBADORA
TECNOLÓGICA DE SÃO BENTO DO SUL
Ana Cláudia Rimizowski
Co-autores: Osvalmir Tschoeke
Adelino Denk
Objetivos: Padronizar de forma sistemática os processos gerenciais da Incubadora
Tecnológica de São Bento do Sul identificando os processos realizados priorizá-los,
representá-los graficamente e utilizar o Google docs para facilitar a busca das informações e
reduzir o uso de papel.
Forma de abordagem/metodologia: Primeiramente foi realizada uma pesquisa bibliográfica
sobre métodos de se elaborar documentos padronizados, ferramentas de priorização,
elaboração de fluxogramas e qualidade nos procedimentos. Para identificar os processos
realizados na Incubadora, o gerente da ITFETEP Osvalmir Tschoeke foi entrevistado e assim,
com o levantamento de dados, pode-se saber quais processos deveriam ser padronizados.
Logo após foi utilizada a ferramenta MUDGE para priorização dos processos, assim foi
possível saber quais eram os procedimentos mais críticos que tinham urgência em se utilizar
um padrão para aperfeiçoa-lo. Com a ordem de padronização definida, os primeiros processos
foram representados através de fluxogramas para melhor análise e visualização dos mesmos.
Por fim foi utilizado o Google docs com o intuito de reduzir o uso de papel e facilitar a busca
das informações e o trabalho das pessoas envolvidas.
Resultados alcançados: Com a padronização dos registros e documentos, foi possível obter a
uniformidade nos processos, facilitando o desenvolvimento e controle das atividades na
Incubadora, desde o documento, fluxo e organização até o procedimento padronizado do
trabalho – qualidade, controles e reuniões. A realização dos processos se tornou mais fácil e
rápida. Após a reunião com o gerente, foi realizado o levantamento dos processos e na
priorização foram atribuídas notas para cada processo de acordo com a sua criticidade, assim
foi possível padronizar primeiro aqueles de maior importância. Foi possível aperfeiçoar o
atendimento às empresas incubadas, pois através de pesquisas realizadas foi elaborada uma
planilha com as maiores necessidades encontradas. Em relação às consultorias buscamos
parceria com empresas que oferecessem os serviços em forma de convênio ou parceria com a
Incubadora. Referente a mão de obra qualificada, será realizado treinamento e cursos nas
áreas específicas que as empresas necessitam para que as mesmas possam contratar. Com a
utilização de um software ou sistema específico (Google Docs ou similar) para a gestão dos
processos e documentos da Incubadora, foi possível o registro dos processos e gerenciamento
das informações, reduzindo o uso de papel. As informações são muito mais fáceis de localizar
e gerenciar.
A padronização dos processos da Incubadora trouxe resultados que estão favorecendo tanto a
ITFETEP quanto as empresas incubadas, sendo o maior objetivo, apoiar empreendimentos
que sejam sucesso e não esqueçam que nasceram dentro de uma incubadora de empresas.
Palavras-chaves: Padronização, procedimentos, controle e qualidade.
Ana Cláudia Rimizowski - Bacharel Administração de empresas / Universidade da Região de Joinville UNIVILLE. R. Miguel Liebl, 1100 Lençol São Bento do Sul/SC - (47) 9954-4451 [email protected].
Osvalmir Tschoeke - Mestrando Engenharia de Gestão do Conhecimento / Universidade Federal de Santa
Catarina/UFSC; Especialista Gestão de Habitats / FIA; Bacharel Administração de Empresas / UNIVILLE. R.
Olímpio Vidal Teixeira, 1080 Progresso São Bento do Sul/SC. (47) 8852-2595 [email protected].
Adelino Denk - Mestre Economia Industrial / Universidade Federal de Santa Catarina/UFSC; Bacharel
Administração de Empresas / UNIVILLE. R. Fernando Hubl, 565 Schramm São Bento do Sul/SC. (47) 99867214 [email protected].
STANDARDIZATION OF MANAGEMENT PROCESSES IN THE
TECHNOLOGICAL INCUBATOR OF SÃO BENTO DO SUL
Ana Cláudia Rimizowski
Co-authors: Osvalmir Tschoeke
Adelino Denk
Goals: Standardize systematically managerial processes of technology incubator of São Bento
do Sul identifying those processes performed to prioritize it, represent them graphically and
use Google docs for easy searching of information and reduce the use of paper.
How to approach/methodology: First a bibliographical research on methods to develop
standardized documents, tools of prioritization, flowcharts and quality procedures. To identify
the processes performed in the incubator, ITFETEP Manager Osvalmir Tschoeke was
interviewed and so, with the survey data, one can know which processes should be
standardized. Shortly after the tool has been used for MUDGE prioritization of processes, so
it was possible to know what were the most critical procedures they had urgency if you use a
pattern to perfect it. With the order of standardization set, the first cases were represented
through flowcharts for better analysis and visualization. Finally we used Google docs with the
aim of reducing paper use and facilitate the pursuit of information and the work of the people
involved.
Results achieved: With the standardization of records and documents, it was possible to
obtain uniformity in procedures, facilitating the development and control of activities in the
incubator, from the document, workflow and organization to the standardized work procedure
– quality, controls and meetings. The realization of processes has become easier and faster.
After the meeting with the Manager, was conducted the survey processes and prioritization
were assigned notes for each process according to its criticality, so it was possible to
standardize first those of greatest importance. It was possible to improve the attendance to
incubated companies, because through research conducted was an elaborate spreadsheet with
the greatest needs encountered. In respect of consultancies we seek partnership with
companies that offer services in the form of an agreement or partnership with the incubator.
For skilled labor, and training courses will be held in specific areas that companies need so
that they can hire. With the use of a specific system or software (Google Docs or similar) for
the management of processes and documents of the incubator, the registry and information
management processes, reducing the use of paper. The information is much easier to find and
manage. The standardization of the processes of the incubator has brought results that are
encouraging both the ITFETEP and the incubated companies, being the biggest goal, to
support projects that are successful and do not forget that were born within a business
incubator.
Keywords: standards, procedures, and quality control.
Ana Claudia Rimizowski - Bachelor of business administration University of Joinville-UNIVILLE. Address: at
1100 Miguel Liebl street, São Bento do Sul/SC - (47) 9954-4451 [email protected].
Osvalmir Tschoeke - master's knowledge management/Engineering Federal University of Santa CatarinaUFSC; Habitat Management specialist/FIA; Bachelor of business administration/UNIVILLE. Address: at 1080
Olímpio Vidal Teixeira street, São Bento do Sul/SC (47) 2595-8852 [email protected].
Adelino Denk - Master Industrial Economics/University Federal of Santa Catarina-UFSC; Bachelor of business
administration/UNIVILLE. Address: at 565 Fernando Hubl street, São Bento do Sul/SC (47) 7214-9986
[email protected].
1. Introdução
Quando um cliente procura uma empresa para adquirir algum produto ou serviço ele
busca, além de outros fatores, qualidade. A preocupação com a qualidade vem de muitos anos
e hoje é uma das principais estratégias competitivas nas diversas empresas e nos diversos
setores. Segundo a afirmação de Colengui (2003, p. 22) a qualidade se define em “atender às
reais necessidades dos seus clientes, de forma que estes fiquem entusiasmados e sejam fiéis
aos seus produtos e serviços, divulgando-os de forma positiva e recomendando-os a ouras
pessoas”.
Para que este item seja alcançado, alguns procedimentos, regras, normas ou sistemas
devem ser seguidos. Um deles é a padronização, a base no gerenciamento da empresa, que faz
com que seus processos sejam realizados de maneira fácil, rápida e com o índice de qualidade
desejada, seguindo os padrões estipulados e assim buscar sempre a melhoria contínua.
Segundo Campos (1994, p. 3), padronizar é “reunir as pessoas e discutir o procedimento até
encontrar aquele que for melhor, treinar as pessoas e assegurar-se de que a execução está de
acordo com o que foi condensado”. A padronização deve ser vista nas empresas como algo
que trará melhorias para a organização em todos os aspectos.
O principal objetivo deste trabalho está relacionado à padronização de processos
gerenciais na Incubadora Tecnológica de São Bento do Sul, desde o documento, fluxo e
organização das atividades até o procedimento padronizado do trabalho – qualidade, controles
e reuniões.
A realização deste trabalho possibilitou adquirir mais conhecimentos relacionados à
padronização, qualidade e controle de processos e aplicar as teorias na prática a fim de
contribuir para o desenvolvimento da Incubadora Tecnológica e assim proporcionar um
excelente atendimento às empresas incubadas e se tornar referência perante as demais
incubadoras do Estado.
A padronização é a base para se ter um gerenciamento do trabalho realizado no dia a
dia. Com a padronização dos processos qualquer pessoa que venha se tornar parte da equipe
da Incubadora terá em mãos um documento com todas as tarefas a serem realizadas de forma
fácil e rápida, pois apresentará os meios que se deve tomar para executar de maneira eficaz o
seu trabalho.
2. Incubadora Tecnológica de São Bento do Sul - ITFETEP
Hoje existem no Brasil mais de 400 incubadoras, divididas em três categorias: base
tecnológica, mistas ou tradicionais. Porém nos últimos anos surgiram novos tipos de
incubadora, cada uma com seu método de gestão. Muitas ainda não se enquadram como
incubadora por não desenvolverem corretamente suas atividades. Com base nisso é preciso
padronizar os processos da incubadora para gerar, sistematicamente empresas de sucesso.
Essa padronização engloba desde a sensibilização sobre a incubadora e empreendedorismo
junto à comunidade até o acompanhamento e monitoramento das empresas incubadas e
graduadas.
A Incubadora Tecnológica de São Bento do Sul - ITFETEP foi criada em 2005, devido
haver a necessidade de investimentos em inovação tecnológica na cidade de maneira mais
intensa e também para fomentar novos negócios. A Incubadora entrou em operação em julho
de 2006 nas dependências do Centro de Gestão Empresarial. O funcionamento e gestão da
Incubadora Tecnológica de São Bento do Sul - ITFETEP é atribuição conferida a Fundação
de Ensino Tecnologia e Pesquisa – FETEP, e é viabilizada com a parceira institucional das
seguintes entidades: Prefeitura de São Bento do Sul, Sindicato das Indústrias da Construção e
do Mobiliário – SINDUSMOBIL, Associação Comercial e Industrial de São Bento do Sul –
ACISBS, Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – SENAC, Serviço Nacional de
Aprendizagem Industrial – SENAI, Sociedade Educacional de Santa Catarina - SOCIESC,
Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC, Universidade da Região de Joinville –
UNIVILLE e Universidade do Contestado – UnC.
O foco da Incubadora é proporcionar o desenvolvimento de empresas empreendedoras
que possam agregar valor aos seus negócios, gerando emprego e renda através da inovação
tecnológica.
Hoje estão instaladas na ITFETEP, cinco empresas residentes, seis empresas
incubadas à distância e oito empresas que já graduaram. Conta com um prédio de 686m², com
capacidade de abrigar até dez empresas na modalidade de incubação residente com
infraestrutura de sala de capacitação, copa e cozinha e sala de 25m² para cada empresa. Ainda
podem usufruir da infraestrutura física do Centro de Gestão Empresarial, com sala de
reuniões, salas de treinamento e restaurante.
3. Metodologia
Para que os objetivos desse projeto fossem alcançados foram realizadas diversas
pesquisas em virtude de buscar a solução para a falta de padronização e sistemática nos
processos da Incubadora Tecnológica. Foi necessário:
a) realizar pesquisa bibliográfica de vários autores relacionados aos temas de processo,
padronização, métodos de padronização, priorização de processos, entre outros, que
possibilitasse dar um embasamento e coerência ao tema proposto;
b) efetuar levantamento de dados por meio de entrevista com o gerente da Incubadora
sobre os processos realizados na mesma, para definir quais deveriam ser padronizados;
c) pesquisar métodos de priorização de processos, buscando em autores qual seria o
melhor método para identificar quais processos deveriam ser padronizados primeiro;
d) pesquisar os métodos de se elaborar um fluxograma para representar graficamente
os processos realizados na Incubadora, visando o detalhamento e melhor visualização dos
processos;
e) efetuar o levantamento de todos os processos a serem padronizados para assim
descrevê-los de forma simples e de fácil entendimento para agilidade na realização das
tarefas;
f) estudar a viabilidade de utilizar o Google Docs, realizando testes para elaboração
dos documentos que facilitaria a busca das informações.
4. Resultados obtidos com a realização das atividades propostas
Após os estudos realizados através de pesquisas bibliográficas de diversos autores,
para verificar as melhores formas de padronizar processos e buscar a melhoria e
sistematização dos procedimentos, foram realizadas reuniões com o gerente da Incubadora,
Sr. Osvalmir Tschoeke, para analisar a situação atual da Incubadora, como os seus processos
eram realizados e controlados, quais eram documentados e quais não eram. Com a
identificação de todos os processos realizados na Incubadora e a descrição da situação atual
de cada um verificou-se que o maior problema encontrado era a falta de documentação e um
procedimento adequado para a realização de cada processo. Pensando nisso, foi realizada uma
priorização dos processos em conjunto com o gerente da Incubadora e identificado quais
deveriam ser padronizados de início e qual a sistemática de realização de cada processo.
O bom funcionamento das empresas depende de um bom gerenciamento. Campos
(2004, p.51) comenta que "não existe gerenciamento sem padronização. Comece a padronizar
pelo processo prioritário e somente as tarefas prioritárias". Para que a padronização seja
implantada corretamente é preciso priorizar os processos mais críticos e de maior importância.
Para isso foi utilizada a ferramenta MUDGE, como aborda Rosa (2011, web), a matriz
MUDGE é uma ferramenta para a determinação do grau de importância de cada requisito de
projeto, através da comparação entre os requisitos pela atribuição de notas, sendo: (1) menos
importante; (3) igual importância; (5) mais importante que determina o grau de importância
de cada requisito de um projeto, onde se faz uma comparação entre os processos, atribuindo
notas.
O quadro 1 apresenta qual a escala utilizada para priorização dos processos.
Quadro 1- Escala de priorização
Fonte: ITFETEP – adaptado de Rosa (2011, web)
Com as escalas, foram analisados e comparados todos os processos atribuindo notas
para obter a priorização.
(C)
Plano de
Negócios
(D)
A3
C3
(B)
B1C1
(C)
Prospecção Qualificação
(B)
Sensibilização
(A)
Avaliação Contratação
Assessoria e
Modelo
Monitoramento Maturidade
Consultoria
Institucional
(G)
(H)
(I)
(J)
Gestão
Comunicação e
Infraestrutura
Financeira
Marketing
(K)
(L)
(M)
TOTAL
%
A1M1
6
3,16
B1M1
5
2,63
C3
17
8,95
D3
D3
26
13,68
E3
E1M1
16
8,42
F1K1
F1L1
F1M1
14
7,37
G3
G1K1
G3
G3
30
15,79
H1J1
I1J1
H1K1
I1K1
H3
I1L1
H3
I1M1
22
11,58
11
5,79
(J)
J1K1
J1L1
J1M1
11
5,79
(K)
K3
K1M1
18
9,47
(L)
L1M1
6
3,16
(M)
8
4,21
190
100,00
(E)
(F)
D3
E3
F3
G3
H3
I3
A1J1
K3
A1L1
D3
E3
F3
G3
H3
B1I1
B1J1
K3
B1L1
C1D1
C1E1
C1F1
G3
C1H1
C1I1
C1J1
C1K1
C3
(D)
D3
D3
D1G1
D1H1
D3
D1J1
D1K1
(E)
E1F1
G3
E1H1
E1I1
E1J1
E1K1
(F)
G3
F1H1
F1I1
F1J1
(G)
G1H1
(H)
G3
H3
(I)
Quadro 2- Priorização dos Processos - MUDGE
Fonte: Pesquisa de Campo – adaptado de Rosa (2011, web)
Após a aplicação da ferramenta, obteve-se a ordem de padronização de acordo com a
criticidade de cada processo analisado em conjunto com o Gerente da Incubadora.
No gráfico 1 é possível verificar qual foi a ordem de padronização dos processos
executados na ITFETEP.
Gráfico 1 - Ordem de Padronização
Fonte: Pesquisa de Campo (2012)
Como visto no gráfico 1, o item mais crítico era o de consultoria e assessoria para as
empresas incubadas, a Incubadora não tinha um portfólio de empresas e profissionais que
oferecessem assessoria e consultoria para as empresas. Dependia apenas de parceria com as
entidades que compõem o Conselho Gestor da Incubadora ou de programas do SEBRAE e
outras entidades que oferecessem serviços nessa área gratuitamente.
Com a priorização foram identificados os processos mais críticos e assim possibilitou
fazer um estudo mais amplo de cada um. Foram elaborados fluxogramas dos três primeiros
processos. De acordo com Campos (2004, p. 51), “no gerenciamento utiliza-se o fluxograma
com dois objetivos: 1) Garantir a qualidade, 2) Aumentar a produtividade. O fluxograma é o
início da padronização”. No fluxograma exposto na figura 1, pode ser analisado como o
processo de consultoria e assessoria era realizado.
Figura 1 - Fluxograma processo de consultoria e assessoria anterior
Fonte: Pesquisa de Campo (2012)
Podemos observar que não era aplicado nenhum documento para saber a necessidade
das consultorias e após o agendamento da consultoria o processo terminava, sem ter um
acompanhamento. Por esse motivo foi desenvolvido um formulário via Google Docs para
saber a necessidade de cada empresa tanto em consultoria como em mão de obra qualificada
que é uma das grandes dificuldades encontradas hoje.
O formulário foi disponibilizado para os incubados através do link:
https://docs.google.com/a/fetep.org.br/spreadsheet/viewform?formkey=dHZlQTdheEY4NTU
zdlprNTdRNzI2WXc6MQ, onde é preenchido e ao clicar no botão enviar, fica armazenado
em uma planilha no Google Docs da pessoa que desenvolveu o documento para que se possa
ter acesso rápido, fácil e de maneira organizada sem a necessidade de gerar o documento em
papel, ajudando a natureza e ocupando menos espaço físico no interior da Incubadora.
Após a aplicação do formulário e com as informações coletadas foi possível identificar
qual era a maior dificuldade encontrada pelas empresas e assim poder oferecer serviços nessas
áreas.
A área em que as empresas mais necessitavam de consultoria era em Marketing e
vendas, essa também é uma das áreas que a Incubadora mais encontrava dificuldade em
conseguir profissionais para auxiliar as empresas incubadas de forma gratuita ou com
descontos. No entanto, um projeto da ITFETEP foi aprovado em um edital da FINEP
(Financiadora de estudos e projetos), onde contempla recursos para contratar consultoria na
área de marketing para as empresas, além de outras finalidades. Também foi aprovado um
projeto para incubação residente de uma empresa prestadora de serviços na área de marketing
o que facilitou muito o acompanhamento das empresas incubadas nessa área.
A figura 2 apresenta o fluxograma de como ficou o processo de consultoria e
assessoria após a implantação de algumas melhorias.
Figura 2 - Fluxograma modificado processo de consultoria e assessoria
Fonte: Pesquisa de Campo (2012)
No novo procedimento foram inclusos o formulário de necessidade das consultorias,
relatório das consultorias e avaliação do serviço, assim foi possível fazer um melhor
acompanhamento e saber realmente o que as empresas estavam necessitando.
O relatório das consultorias é preenchido no horário do atendimento constando os
assuntos discutidos e quais as ações que a empresa deverá realizar, com a assinatura do
consultor e da empresa. Esse relatório foi desenvolvido de modo com que os consultores e as
empresas pudessem preenchê-lo de maneira fácil e rápida como um procedimento operacional
padrão. A figura 3 apresenta o modelo do relatório.
Figura 3 - Relatório de consultoria e capacitação
Fonte: Pesquisa de Campo (2012)
Com a implantação do formulário no processo de consultoria e assessoria para as
empresas incubadas, e assim saber suas necessidades, foi possível buscar parcerias com
instituições de ensino parceiras à ITFETEP e empresas de consultoria que estivessem
dispostas a oferecer esse serviço aos incubados de forma gratuita. Desse modo a Incubadora
está cumprindo seu papel de apoiar e oferecer serviços para alavancar o crescimento das
empresas. A partir das consultorias as empresas conseguem desenvolver melhor a área que
encontravam dificuldade para dar andamento ao seu negócio, tudo isso de forma gratuita que
para empresas que estão começando é de grande importância, pois muitas não têm condições
de contratar um serviço de consultoria adequado.
Durante as consultorias também foi incluso o relatório das mesmas, onde o consultor
preenche quais os assuntos que foram abordados na consultoria e as ações que a empresa
deverá tomar nos próximos dias referente ao que foi tratado.
Com esse documento é possível ter o registro do atendimento, as ações que a empresa
terá que tomar e um acompanhamento que a Incubadora poderá fazer durante o período de
incubação.
O segundo processo mais crítico era o de plano de negócios. A Incubadora tem um
modelo que é disponibilizado no site e quando há curso de elaboração de plano de negócios
também é repassado aos participantes. A maneira como o processo era desenvolvimento está
apresentado através do fluxograma na figura 4.
Figura 4 - Fluxograma processo de elaboração de plano de negócios anterior
Fonte: Pesquisa de Campo (2012)
O plano de negócios é desenvolvido pelos interessados em abrir uma empresa na
Incubadora ou apenas transferir o escritório em casos de empresas já existentes. Pode ser por
vontade própria e vir procurar a Incubadora, ou através do edital quando é aberto.
O processo apresentado no fluxograma da figura 4 é de quando abre edital para novos
empreendimentos na Incubadora. Porém em casos em que o empreendedor procura a
Incubadora mesmo sem edital em aberto, já ocorreu do projeto ser aprovado apenas com a
ficha de inscrição (anexo A), e o proponente não desenvolver o plano de negócios. Assim não
tinha como fazer o acompanhamento da empresa, pois não era possível saber o que ela
pretendia realizar no período de incubação e essas informações devem estar descritas no
plano. Por esse motivo, foi desenvolvido um novo procedimento, que se o empreendedor não
desenvolver o plano de negócios não poderá iniciar as atividades na Incubadora. Nos casos de
edital, os prazos devem ser cumpridos ou estará desclassificado, a participação no curso de
elaboração de plano de negócios deve ser de 70% ou também não terá o direto de dar
continuidade. O procedimento é apresentado no fluxograma na figura 5.
Figura 5 - Fluxograma modificado processo de elaboração de plano de negócios
Fonte: Pesquisa de Campo (2012)
Seguindo o procedimento como descrito no fluxograma da figura 5 não haverá
problemas como a falta de plano de negócios dos candidatos a incubação.
Todos os projetos que tem interesse de incubação na ITFETEP deverão desenvolver o
plano. Assim facilitará o trabalho de acompanhamento das empresas, pois é com base no
plano de negócios que é verificado se a empresa está cumprindo com o que foi apresentado.
O terceiro processo mais crítico identificado na priorização era o de monitoramento
das empresas. A Incubadora não realizava um acompanhamento adequado, apenas fazia
algumas reuniões e não havia um calendário definido, aplicava um modelo de indicadores de
desempenho todos os meses com as empresas, porém eram abordados mais aspectos com
ênfase na área financeira. Esses indicadores eram aplicados apenas com as empresas
residentes, no entanto a maioria não respondia, pois era encaminhado por e-mail. Assim
dificultava o atendimento às empresas, logo havia poucas informações sobre elas.
O monitoramento do plano de negócios também não era constante, geralmente era
feito apenas quando terminava o prazo de incubação que é de dois anos, pois a empresa que
solicita a prorrogação do prazo deve ter uma justificativa para isso. Então era realizada uma
reunião com o incubado revendo os pontos mais importantes do plano de negócios e
verificado o que foi planejado e realizado. Após a reunião as informações eram repassadas ao
Conselho Gestor da ITFETEP para que eles avaliassem se havia necessidade da empresa
continuar na Incubadora ou não, e qual seria o prazo dessa prorrogação de contrato.
A figura 6 apresenta o fluxograma desse processo.
Figura 6 - Fluxograma processo de monitoramento das empresas anterior
Fonte: Pesquisa de Campo (2012)
Como pode ser observado na figura 6 o processo era simples, porém a reunião era
informal, nada era documentado, não havia um relatório com o que era abordado e quais as
ações que a empresa deveria tomar.
As informações que eram solicitadas não auxiliavam muito na avaliação do
desempenho da empresa. Pensando nisso foi desenvolvido um novo modelo de aplicação que
está disponibilizado no link https://docs.google.com/a/fetep.org.br/spreadsheet/viewform
?formkey=dHR0UzFKbjRRYUpXejRRRWs2X1h3R1E6MQ,
e
esse
é
aplicado
semestralmente diretamente na empresa ou na reunião agendada com o incubado pois o
procedimento é mais complexo e necessita de mais tempo, assim as informações estarão
atualizadas sempre. O novo procedimento de monitoramento é abordado na figura 7 através
do fluxograma.
Figura 7 - Fluxograma modificado processo de monitoramento
Fonte: Pesquisa de Campo (2012)
Com esse novo procedimento se tornou mais fácil a gestão das informações, pois tudo
é documentado, com calendário de reuniões, podendo a empresa se organizar e a Incubadora
rever o plano de negócios. O novo modelo de indicadores abrange todas as áreas da empresa.
Esses indicadores estão sendo aplicados pessoalmente com cada empresa, pois anteriormente
era repassado por e-mail e os empresários não respondiam. Assim, a Incubadora ficava sem
informações atualizadas das empresas.
Como pode ser verificado, os três primeiros processos identificados na priorização
foram representados graficamente através de fluxogramas, pois eles permitem uma visão
global dos processos. Com a representação gráfica foi possível analisar o que estava faltando
em cada processo para que o mesmo pudesse ser padronizado. A partir desses fluxogramas
buscou-se implantar metodologias para que as tarefas desenvolvidas seguissem um padrão
agilizando sua realização e mantendo a qualidade desejada. Segundo Campos (1994, p.31), "o
padrão é o instrumento que indica a meta e os meios para execução dos trabalhos, de tal
maneira que cada um tenha condições de assumir a responsabilidade pelos resultados de seu
trabalho".O padrão é um documento que será utilizado sempre na execução de determinada
tarefa, de maneira que qualquer pessoa possa realizá-lo.
Em relação a gestão financeira, quem administra é a Associação Empresarial de São
Bento do Sul através de uma parceria com a FETEP que é a mantenedora da Incubadora, por
esse motivo o acompanhamento pela Incubadora era dificultado, não sabendo muitas vezes as
ações que estavam sendo feitas. Quando alguma informação era solicitada ao financeiro,
recebíamos por e-mail uma planilha em excel, porém para essa pessoa responsável também
ficava complicado a questão de tempo para nos passar as informações naquele momento que
precisávamos, pois também gerencia o financeiro da Associação Empresarial. Além disso, são
muitos recursos para administrar, pois a Incubadora recebe a mensalidade dos incubados, o
repasse mensal do Município de São Bento do Sul e recursos de editais governamentais. Cada
recurso é destinado para determinadas atividades, não podendo misturá-los.
Para a resolução desse problema buscou-se alguma ferramenta ou programa em que a
Incubadora tivesse acesso remoto às informações que o financeiro atualizava. Através de
pesquisas em empresas da Incubadora nos foi apresentado o Dropbox. Se trata de um disco
virtual com funções de armazenamento e compartilhamento de arquivos e pastas on-line. “É
um serviço gratuito que permite que você traga todas as suas fotos, documentos e vídeos em
qualquer lugar”. (DROPBOX, 2012, web). Após a apresentação para as pessoas envolvidas e
aprovação da utilização do mesmo, as informações do financeiro da FETEP e Incubadora
foram compartilhados. A figura 8 apresenta a pasta do Dropbox após a instalação.
Figura 8 - Dropbox – instalação
Fonte: Dropbox (2012, web)
Os arquivos contidos nas pastas podem ser modificados por todos os usuários que
estão compartilhando, e quando há alguma alteração os demais recebem uma notificação de
que houve alteração em determinado documento.
Dessa forma, quando a pessoa do financeiro atualiza algum documento no computador
dela a Incubadora pode acompanhar no dia e horário que precisar sem solicitar qualquer
documento para o financeiro.
O programa facilitou muito o acompanhamento dos lançamentos financeiros
realizados pela ACISBS, assim a Incubadora também pode auxiliar no controle das finanças,
pois está no dia a dia das atividades sabendo o que vai entrar ou sair de recurso.
O quarto processo na ordem de priorização é o de qualificação. A Incubadora realiza
cursos sobre empreendedorismo e elaboração de plano de negócios. Esse curso geralmente é
realizado após a abertura de edital para novos empreendimentos na Incubadora para que os
inscritos saibam como desenvolver um plano com todas as informações necessárias. Nesses
cursos há uma lista de presença para comprovar a presença dos inscritos, porém faltavam
indicadores de como era o desempenho do curso e um cronograma anual de cursos abertos à
comunidade. Além disso, tem a qualificação dos incubados. Nesse caso buscava-se parcerias
com as entidades do Conselho Gestor da Incubadora, a maioria são instituições de ensino que
disponibilizam cursos e palestras e os incubados tem acesso gratuito.
Nesse processo foi desenvolvido um questionário de avaliação para os cursos
ministrados pela Incubadora.
Com o desenvolvimento do questionário para aplicar em todos os cursos, palestras e
workshops que a Incubadora venha a ministrar, é possível saber se o que está sendo
apresentado estava de acordo com as perspectivas dos participantes, se o palestrante estava
apto a realizar o referido curso e se as condições de material e ambiente estavam adequadas.
Também foi elaborado um cronograma de cursos para as empresas incubadas para o ano de
2012, e será dada sequência para os próximos anos.
No processo de avaliação dos planos de negócios a Incubadora encaminhava um
documento em word para os membros do Conselho Gestor com nove critérios de avaliação, o
Conselho encaminhava novamente por e-mail com as devidas avaliações, porém não era
arquivado. As avaliações eram tabuladas e apresentadas na reunião seguinte do Conselho
Gestor, e os integrantes davam seu parecer final.
Para resolver esse problema de falta de arquivamento dos documentos, foi elaborado o
mesmo documento, porém com a utilização do Google Docs, assim o link
https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dGU4WFZNSHZQdVk 0NUd2dG5
aSUQ4Q3c6MQ é encaminhado para o Conselho, eles respondem e é enviado direto para uma
planilha no Google para a pessoa que desenvolveu o documento. Assim as avaliações ficam
armazenadas sem a geração de papel e volume para arquivar.
Após todas as avaliações, é feita a tabulação, repassado ao Conselho Gestor e
apresentado em reunião para um parecer final, informando quais foram os projetos aprovados
e dado início ao processo de incubação. O procedimento ficou mais fácil, pois quando era
encaminhado em documento word era necessário responder, salvar o arquivo em seu
computador e depois encaminhar por e-mail para a Incubadora. Agora é só abrir o link,
responder e clicar no botão enviar.
O último processo apresentado na priorização com elevada pontuação foi o de
contratação. A Incubadora possui contrato padrão com as empresas incubadas, com regras e
critérios para permanência e graduação na ITFETEP. Porém muitas cláusulas do contrato não
eram seguidas tanto pela Incubadora quanto pelos incubados. Um exemplo: no contrato diz
que “o incubado deve respeitar integralmente o que consta no Regimento Interno da
Incubadora Tecnológica, cuja cópia fica fazendo parte integrante do presente Instrumento
(anexo 1)”, porém o regimento interno não era anexado ao contrato, ficando o incubado sem
saber o que constava no documento.
O incubado também deveria apresentar relatório das suas atividades desenvolvidas
conforme apresentado no plano de negócios, mas não era realizado. Também não possuía um
termo aditivo ao contrato depois do término do prazo de incubação que pode ser renovado por
mais dois anos, nesses casos a empresa apenas escrevia uma carta solicitando a prorrogação
do contrato. Essa carta era repassada ao Conselho Gestor e eles decidiam se aprovavam ou
não, mas isso era apenas verbalmente. Outra questão é que não possuía contrato com as
empresas incubadas à distância.
Com esses problemas encontrados, foram desenvolvidas algumas atividades e
documentos para repará-los. O Regimento Interno da Incubadora foi atualizado, e passou por
uma assessoria jurídica para verificar se o mesmo estava regular nos propósitos específicos e
se atendiam às boas práticas de gestão. Após essas análises o Regimento foi encaminhado
para todos os incubados e a partir de agora quando uma nova empresa é incubada, no
momento da assinatura do contrato é entregue também uma cópia do Regimento Interno da
Incubadora. O relatório das empresas é cobrado nas reuniões semestrais sobre o plano de
negócios.
Para o problema de prorrogação de incubação, foi elaborado um termo aditivo que já
está sendo utilizado. Também antes da reunião do Conselho Gestor para aprovação ou não da
prorrogação do contrato é realizada uma reunião com a empresa incubada. Nessa reunião é
feito um diagnóstico conforme o que o empresário apresentou em seu plano de negócios. É
repassado ao Conselho Gestor da ITFETEP e na reunião a empresa faz uma breve
apresentação da situação da mesma. Logo após as entidades do Conselho dão seu parecer
favorável ou não e assim é assinado o termo aditivo. O modelo consta no apêndice A.
Em relação ao contrato com as empresas incubadas à distância, não havia nenhum tipo
de contrato e com isso não era cobrado nenhuma taxa de contribuição, sabiam apenas
verbalmente que poderiam utilizar dos serviços oferecidos pela Incubadora. Com isso, foi
tomado como base o contrato das empresas residentes e criado um modelo de contrato para
incubação à distância. Agora a Incubadora também tem recursos advindos dessas empresas
para poder garantir a qualidade dos serviços prestados.
Outra melhoria aplicada foi na documentação de reuniões informais de pessoas que
tem interesse em abrir uma empresa no ambiente da Incubadora. Antes a pessoa apenas
conversava informalmente com o gerente apresentando seu projeto. Se estivesse dentro dos
objetivos da Incubadora ele preenchia a ficha de inscrição e elaborava um plano de negócios,
porém se a pessoa desistisse do projeto a Incubadora não teria nenhum documento
comprovando que aquela pessoa procurou o auxílio da Incubadora. Esse documento serve
para que se tenha um controle de quantas pessoas tiveram interesse em abrir uma empresa na
ITFETEP e também ter um banco de ideias. Esse documento foi desenvolvido como um
procedimento padrão. O modelo do formulário é apresentado na figura 09.
Figura 09 - Formulário novos empreendimentos
Fonte: Pesquisa de Campo (2012)
Após a realização dessas ações, verificamos que os objetivos propostos no projeto
foram alcançados. A comunicação interna na Incubadora também melhorou muito. Em 2012
a ITFETEP assinou o convênio 018/2012 com o SEBRAE para realizar o diagnóstico da
Incubadora e se preparar para implantar o sistema CERNE - Centro de referência para apoio a
novos empreendimentos que identifica os sistemas, elementos e práticas chave que uma
incubadora deve implantar para gerar, sistematicamente, um número cada vez maior de
empreendimentos inovadores de sucesso. As ações já realizadas no projeto auxiliaram muito
no desenvolvimento de todas as práticas CERNE. Com a assinatura do Convênio a
Incubadora já contratou serviços de consultoria e assessoria para as empresas incubadas, para
elaboração do planejamento estratégico da ITFETEP, consultoria para elaboração de
procedimentos operacionais padrões para as trinta e seis práticas contempladas no CERNE 1,
das quais foram elaborados os fluxogramas e POP's de todas. Além da aquisição de um
software de gestão que está facilitando o gerenciamento das atividades.
Muitas das ações executadas devem ser continuadas para obter a melhoria contínua e a
qualidade desejada.
Considerações finais
O gerenciamento das empresas depende muito de como ela realiza e controla seus
processos. Eles determinam a qualidade final do produto ou serviço que esteja sendo
oferecido. A padronização é o sistema que auxilia na busca da melhoria contínua para a
qualidade desejada, buscando sempre satisfazer os seus clientes e ser uma empresa referência
perante as demais.
Esse sistema faz com que a empresa e seus colaboradores saibam a forma correta de
executar suas tarefas no dia a dia e assim possam oferecer qualidade em seus produtos e
serviços aos clientes. Por esse motivo as informações, registros e documentos devem estar
sempre atualizados e controlados na organização.
Com a padronização dos processos gerencias na Incubadora Tecnológica de São Bento
do Sul, obteve-se a uniformidade nos processos, facilitando o desenvolvimento e controle das
atividades na Incubadora, desde o documento, fluxo e organização até o procedimento
padronizado do trabalho – qualidade, controles e reuniões. Após a padronização dos processos
e consequentemente dos documentos, a realização dos mesmos se tornou mais fácil e rápida.
Os relatórios podem ser apresentados em reuniões, sendo que as informações ficam
armazenadas em local de fácil acesso e controle.
Os processos mais críticos foram priorizados, trazendo agilidade na resolução dos
problemas e melhor atendimento às empresas incubadas.
Com a utilização de um software específico (Google Docs ou similar) para a gestão
dos processos e documentos da Incubadora, foi possível o registro dos processos e
gerenciamento das informações, reduzindo o uso de papel. Além do Google Docs, a
Incubadora adquiriu um software de gestão através do Convênio com o SEBRAE para
implantação da metodologia CERNE, integrando todas as áreas e serviços da Incubadora.
A padronização dos processos da Incubadora trouxe resultados que estão favorecendo
tanto a ITFETEP quanto as empresas incubadas, sendo o maior objetivo, apoiar
empreendimentos que sejam sucesso e não esqueçam que nasceram dentro de uma incubadora
de empresas.
Com todas as ações alcançadas e aquelas que ainda serão desenvolvidas, reconheço a
necessidade da melhoria contínua com o acompanhamento das ações e novas pesquisas que
devem ser realizadas para aperfeiçoar o desempenho das atividades.
REFERÊNCIAS
CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia. Nova
Lima: INDG Tecnologia e Serviços Ltda, 2004.
—. TQC. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia. Belo Horizonte: Fundação
Chistiano Ottoni, Escola de engenharia da UFMG, Rio de Janeiro: Bloch, 1994.
COLENGUI, Vitor. O&M e qualidade total: uma interpretação perfeita. Rio de Janeiro:
Qualitymark, 2003.
DROPBOX. Dropbox. 2012. Disponível em: <https://www.dropbox.com/install>. Acesso
em: 18 de jul. de 2012.
—. O que é o Dropbox? 2012. Disponível em: <https://www.dropbox.com/tour/1>. Acesso
em: 05 de nov. de 2012.
GOOGLE. Google Docs. 2012. Disponível em: <https://drive.google.com/a/fetep.org.br/?tab
=mo#my-drive>. Acesso em: 27 de jul. de 2012.
ITFETEP, Incubadora Tecnológica do Alto Vale do Rio Negro. Incubadora. 2012.
Disponível em :< http://www.itfetep.org.br/sobre/>. Acesso em: 03 de jun. de 2013.
ROSA, Lícia Jardim Arosteguy. Sistema expositivo flexível para ambientes internos. 2011.
Disponível em: <http://pt.scribd.com/doc/84700430/46/DIAGRAMA-DE-MUDGE>. Acesso
em: 23 de maio de 2012.
ANEXOS
Anexo A - Formulário de Inscrição para novos empreendimentos
APÊNDICES
Apêndica A - Termo aditivo à contrato de incubação
TERMO ADITIVO Nº01/2012 AO CONTRATO DE UTILIZAÇÃO DE SISTEMA
COMPARTILHADO DE INCUBAÇÃO DE EMPRESA 2010
A Fundação de Ensino Tecnologia e Pesquisa – FETEP, associação civil sem fins lucrativos,
pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ/MF sob nº 83174474/0001-87, com sede
na Rua Afonso Grosskopf, 352. Bairro Colonial, Cidade de São Bento do Sul, Estado de
Santa Catarina, CEP 89290-000, com seus atos constitutivos devidamente registrados no
Cartório de São Bento do Sul, e seu estatuto registrado sob nº 15, a fls.13, do livro A-nº1, e
averbações em 01/02/1983, em 12/05/1987, em 09/12/1998 e em 18/03/2005, neste ato
representada pela Incubadora Tecnológica do Alto Vale do Rio Negro, através de seu Gerente,
Sr. Osvalmir Tschoeke, inscrito no CPF sob nº .. e portador da cédula de identidade RG nº..,
doravante denominado simplesmente “FETEP”. E, de outro lado, a empresa..., inscrita no
CNPJ sob ..., com sede na cidade de São Bento do Sul-SC, Rua ..nº .. bairro ..., Estado de
Santa Catarina, CEP ..., representada neste ato por seu sócio ..., inscrito no CPF sob nº ... e
portador da cédula de identidade ... doravante designada simplesmente “Residente”; ajustam e
acordam entre si o presente TERMO ADITIVO Nº 01/2012 ao contrato de utilização de
sistema compartilhado de incubação de empresa/2010, mediante as cláusulas e condições
seguintes:
CLÁUSULA PRIMEIRA
Fica alterada a Cláusula Quarta (De vigência e Prorrogação) parágrafo primeiro do Contrato
de utilização de sistema compartilhado de incubação de empresa/2010, prorrogando-se o
termo final de vigência do contrato para __ de __ de 20__, conforme faculta a legislação
vigente.
CLAUSULA SEGUNDA
Ficam ratificadas as demais cláusulas do contrato de utilização de sistema compartilhado de
incubação de empresa/2010 desde que não contrariem o que ficou convencionado no presente
Termo Aditivo.
E, por estarem assim, justos e acordados, firmam o presente Termo Aditivo ao Instrumento
Particular de Contrato de Prestação de Serviços por Tempo Determinado em caráter de
excepcionalidade, em 03 (três) vias de igual teor, para que produzam seus jurídicos e legais
efeitos, na presença de 02 (duas) testemunhas igualmente subscritas.
São Bento do Sul, _______, ______________ de 2012.
Osvalmir Tschoeke
CPF – ...
Gerente da Incubadora Tecnológica
Adelino Denk
CPF – ...
Presidente do Conselho Diretor da FETEP
Sócio
CPF – ..
Empresa
CNPJ:
TESTEMUNHAS:
Nome: CPF:
Nome: CPF: