Projeto de modernização do sistema de automação das bibliotecas da Universidade
Federal Fluminense: uma questão de oportunidade...
Sandra Lopes Coelho
(UFF. SDC. Coordenadora de Bibliotecas)
1 INTRODUÇÃO
O processo de automação das rotinas e serviços nas bibliotecas da
Universidade Federal Fluminense (UFF) teve início no final da década de 90, com a
adoção do software Biblioteca Argonauta®, que além da sistematização do
processamento técnico, propiciou ao sistema a implantação de um catálogo único do
acervo; a formação de um cadastro de usuários unificado e o controle global dos
empréstimos realizados.
O ciclo de vida de um sistema informatizado é relativamente breve e as
mudanças, tanto no ambiente quanto na tecnologia, contribuem para a deterioração e
a substituição dos sistemas. Nos últimos anos, surgiram diversos softwares para uso
em unidades de informação, incentivando a livre concorrência e disponibilizando no
mercado sistemas com qualidade e suporte cada vez mais eficientes (SILVA, 2005).
2 MOTIVAÇÃO
Em junho de 2011, recebemos um questionamento da área técnica da
Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) da UFF sobre a possibilidade de
adotarmos o Gnuteca (um software livre) para gestão dos nossos processos de
trabalho. Para estudar a questão foi formado um Grupo de Trabalho, formado por três
bibliotecárias e um analista de sistemas.
Dentro desse contexto o estudo para modernização do processo de automação
do Sistema de Bibliotecas da UFF considerou duas possibilidades: a adoção de um
software livre e a aquisição de um software proprietário.
3 METODOLOGIA
Os projetos ligados à introdução ou substituição de sistemas devem, em geral,
fazer um estudo formal a fim de investigar a natureza e o potencial dos novos sistemas
disponíveis, bem como a elaboração de documentação específica para subsidiar o
processo de aquisição propriamente dito. (ROWLEY, 2002, p.132).
O processo de avaliação foi dividido em três etapas e foram avaliados 5
softwares:
•
Gnuteca - desenvolvido pela Solis – Cooperativa de Soluções Livres
•
Aleph - desenvolvido pela Ex-Libris
•
BNWeb - desenvolvido pela Contempory
•
Pergamum - desenvolvido pela PUC-PR
•
Sophia - desenvolvido pela Prima Informática
1. Levantamento dos produtos existentes no mercado através de: revisão da
literatura; visitas a outras bibliotecas; demonstração de sistemas, etc.
2. Delineamento dos requisitos relacionados aos módulos do sistema de
gerenciamento, de acordo com nossas necessidades.
3. Avaliação técnica e comercial dos prováveis fornecedores de software.
3.1 AVALIAÇÃO TÉCNICA E COMERCIAL DOS SOFTWARES
Para a avaliação técnica o Grupo de Trabalho elaborou uma planilha em Excel
onde foram relacionados 111 requisitos necessários para cada módulo do sistema. O
quadro abaixo apresenta os módulos de avaliação e o número de critérios contidos em
cada uma deles:
Quadro 1 – Requisitos por módulo do Sistema
ₒ
MÓDULOS DO SISTEMA
Aquisição/Inventário
Tratamento da Informação
Catálogo Eletrônico
DSI
Circulação
Plataforma Tecnológica
Relatórios Gerenciais e Estatísticos
TOTAL
N DE
REQUISITOS
5
22
23
3
28
21
9
111
Estas planilhas foram enviadas por e-mail para que todos os fornecedores
fizessem uma auto-avaliação do seu produto, preenchendo cada requisito com 1 (um)
(se o software apresentasse o requisito) ou 0 (zero) (se o software não apresentasse).
Para consolidação dos resultados desta auto-avaliação foram estabelecidos
três pesos para cada requisito:
•
Indispensável – coeficiente (1). Este peso foi atribuído a um critério
imprescindível.
•
Importante – coeficiente (2). Este peso é atribuído a um critério que
pode ser interessante para a biblioteca.
•
Dispensável – coeficiente (3). Este peso é atribuído a um critério que é
considerado desnecessário para a biblioteca.
Quadro 2 - Consolidação das auto-avaliações
GNUTECA SOPHIA PERGAMUM BNWEB ALEPH
MÓDULO
Aquisição
4
6
6
6
6
Tratamento I
21
24
25
24
25
Circulação
27
28
29
28
29
Catálogo E
22
26
24
24
28
DSI
3
3
3
3
3
Plataforma T
27
34
34
25
31
Relatórios
11
11
8
11
11
TOTAL
115
132
129
121
133
A avaliação comercial foi baseada em propostas enviadas pelos fornecedores
com dados relativos aos custos de cada etapa a ser realizada para implantação efetiva
do software, desde a licença até o suporte.
Quadro 3 – Avaliação comercial dos softwares
SERVIÇO
GNUTECA SOPHIA PERGAMUM BNWEB ALEPH
Licença
70.000 73.333 179.834
0 44.742
Implantação
2.000 44.742
73.333
5.400
Capacitação
10.000 44.742
73.333
9.000
Suporte
6.000 93.600
18.000 137.280 75.744
Total
18.000 227.826
88.000 357.279 269.978
4 CONCLUSÃO
Café, Santos e Macedo (2001, p.71) alertam “É preciso tomar cuidado com
decisões baseadas em ideologias, modismos e expectativas pessoais ou ainda em
argumentos feitos de acordo com situações específicas, sem observar a biblioteca
como um todo. Para tanto, devem ser privilegiadas as análises sistemáticas de fatos
reais baseadas em métodos comparativos”. Neste sentido o Grupo de Trabalho
procurou construir um instrumento simples, de fácil utilização e ao mesmo tempo o
mais completo possível, sem perder de vista as necessidades do Sistema de
Bibliotecas da UFF.
Para Grossi (2013) o software livre é uma alternativa aos softwares
proprietários para a realidade das bibliotecas universitárias federais brasileiras “pois
além da motivação financeira para se utilizar um software livre e gratuito, é grande o
estímulo ao processo de criação e a possibilidade de adaptação do programa às
necessidades de cada biblioteca”.
No entanto, o embora seja uma alternativa ao
mercado comercial, não é sinônimo de facilidades, mas de liberdade de uso. Requer
investimento de tempo e treinamento no domínio das operações, manutenção e
aprimoramento.
Baseado no resultado consolidado da auto-avaliação realizada pelos
fornecedores e na avaliação comercial, o Grupo de Trabalho concluiu que: para a UFF
a opção pelo Gnuteca daria maior flexibilidade no atendimento às demandas
específicas da Instituição, entretanto as dificuldades de formar equipe especializada
com
dedicação
exclusiva
para
a
customização
de
um
software
livre,
o
desenvolvimento e a manutenção evolutiva, preventiva e corretiva do sistema, de certa
forma contribuiriam para inviabilizar sua continuidade.
A adoção de um software comercial, de certo modo, garantiria a atualização
permanente do Sistema, acompanhando os avanços tecnológicos, sem acarretar
prejuízos à base de dados disponíveis e aos recursos já previstos.
REFERÊNCIAS
CAFÉ, Lígia; SANTOS, Christophe dos; MACEDO, Flávia. Proposta de um método para
escolha de software de automação de bibliotecas. Ciência da Informação, Brasília, v.30, n.2,
p. 70-79, maio/ago. 2001.
GROSSI, Márcia Gorett Ribeiro. Estudo das características de software e implementação de
um software livre para o sistema de gerenciamento de bibliotecas universitárias federais
brasileiras. Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 13, n. 2, Aug.
2008.
Disponível
em
<http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S141399362008000200015&lng=en&nrm=iso>. Acesso em 02 jun. 2012
ROWLEY, Jennifer. A biblioteca eletrônica. Brasília: Briquet de Lemos/ Livros, 2002.
SILVA, COUTO, Fabiano; FAVARETTO, Betanea. Uso de softwares para o gerenciamento de
bibliotecas: um estudo de caso da migração do sistema Aleph para o sistema Pergamum na
Universidade de Santa Cruz do Sul. Ciência da Informação, Brasília, v. 34, n. 2, p. 105-111,
maio/ago. 2005.