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INSTRUÇÃO DE TRABALHO
TÍTULO
Nº COBRAPI
VIAGENS A SERVIÇO
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REVISÕES
TE: TIPO
A - PRELIMINAR
C - PARA CONHECIMENTO
E - PARA CONSTRUÇÃO
G - CONFORME CONSTRUÍDO
EMISSÃO
B - PARA APROVAÇÃO
D - PARA COTAÇÃO
F - CONFORME COMPRADO
H - CANCELADO
Rev.
TE
0
C
Descrição
Emissão inicial.
Por
DD
Ver.
Apr.
Aut.
Data
MAC MAC RPT 30/03/12
ESTE DOCUMENTO É PROPRIEDADE DA COBRAPI - CONTÉM INFORMAÇÕES DE CARÁTER INSTITUCIONAL E NÃO PODE SER COPIADO, CEDIDO OU UTILIZADO FORA DE CONDIÇÕES CONTRATUAIS.
ESTE DOCUMENTO SOMENTE PODERÁ SER ALTERADO /REVISADO PELA GERÊNCIA DO SGQ.
Por Ricardo Tamietti às 00:33, 30/3/2012
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SUMÁRIO
1
OBJETIVO ................................................................................................................................................................ 3
2
CAMPO DE APLICAÇÃO ...................................................................................................................................... 3
3
REFERÊNCIAS ........................................................................................................................................................ 3
4
DEFINIÇÕES ............................................................................................................................................................ 3
5
ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES ......................................................................................................... 3
6
DETERMINAÇÕES A SEGUIR PARA VIAGENS A SERVIÇO ....................................................................... 4
6.1
6.2
6.3
6.4
7
7.1
7.2
SOLICITAÇÃO ....................................................................................................................................................... 4
EMISSÃO DA PASSAGEM ....................................................................................................................................... 4
RESERVA DE HOTEL ............................................................................................................................................. 5
ALUGUEL DE CARRO ............................................................................................................................................ 5
ADIANTAMENTO PARA VIAGEM A SERVIÇO OU TERCEIRO – GVS E GVT ........................................ 5
DIÁRIAS DE ALIMENTAÇÃO ................................................................................................................................. 6
OUTRAS DESPESAS .............................................................................................................................................. 6
8
ACERTO DE GUIA DE VIAGEM A SERVIÇO OU TERCEIRO – GVS E GVT ............................................ 7
9
CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................................................... 7
10
REGISTROS ......................................................................................................................................................... 8
11
ANEXOS ................................................................................................................................................................ 8
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OBJETIVO
Estabelecer a metodologia para solicitação e concretização de viagens a serviço pela COBRAPI,
a fim de otimizar todo o processo, tornando-o eficaz e prático para o colaborador e a
organização, desde a solicitação da viagem até a efetivação e prestação de contas da mesma.
2
CAMPO DE APLICAÇÃO
Este procedimento aplica-se a todos os colaboradores e terceiros que venham a utilizar
viagens a serviço pela COBRAPI.
3
REFERÊNCIAS
MN-Q-001
4
Manual do Sistema de Gestão Integrado
DEFINIÇÕES
Adotam-se as definições estabelecidas em GU-E-001-Glossário de termos e siglas.
5
ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES
Atividade
Controlar este procedimento
Seguir as determinações deste procedimento
Analisar este procedimento
Emitir e Aprovar este procedimento
Responsabilidade
RD
TODOS
SA, P
SA
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DETERMINAÇÕES A SEGUIR PARA VIAGENS A SERVIÇO
6.1 Solicitação
Toda e qualquer solicitação de viagem a serviço deverá, impreterivelmente, ser enviada por
meio eletrônico (e-mail) para a Secretária local. A Secretária local deverá encaminhar para a
Secretária da AG, em Belo Horizonte, os seguintes dados necessários para emissão de
passagem aérea, rodoviária, reserva de hotel ou aluguel de carro:
• Percurso da viagem;
• Data de ida e de retorno;
• Horário do primeiro compromisso e da finalização, para previsão dos horários das
passagens;
• Local que será visitado, para localização de Hotel;
• Centro de Custos referente à viagem solicitada;
• Nome completo do profissional que fará a viagem;
• Data de nascimento;*
• RG;*
• CPF;*
• Nome da mãe,*
• Número do telefone celular.*
*Os dados pessoais deverão ser enviados somente na primeira solicitação de cada profissional,
visto que, serão mantidos em um banco de dados.
6.2 Emissão da passagem
Os vôos serão escolhidos de acordo com a margem de horário, previamente determinada na
solicitação, sempre levando em conta a melhor tarifa. Após a emissão do bilhete, este será
encaminhado ao profissional que fará a viagem, sempre com cópia para o Gerente Geral,
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Gerente de Projetos, responsável pelo Centro de Custos desta viagem e para a Secretária
local.
Se houver alguma situação especial em que o profissional tenha que viajar em voo específico,
esta deverá ser relatada ao Gerente Geral e Gerente de Projetos, responsável pela solicitação
da viagem, que deverá justificar e autorizar via e-mail a emissão da passagem fora das
determinações gerais.
6.3 Reserva de hotel
O Hotel será escolhido de acordo com o local do trabalho a ser executado na cidade destino.
Após recebimento do voucher do hotel, este será encaminhado ao profissional que fará a
viagem, sempre com cópia para o Gerente Geral, Gerente de Projetos, responsável pelo Centro
de Custos desta viagem e para a Secretária local.
Se houver alguma situação especial em que o profissional tenha que se hospedar em hotel
específico, esta deverá ser relatada ao Gerente Geral e Gerente de Projetos, responsável pela
solicitação da viagem, que deverá justificar e autorizar via e-mail a solicitação da reserva de
hotel fora das determinações gerais.
6.4 Aluguel de Carro
Seguir os passos conforme item 6.1. A escolha do carro será de acordo com as especificações
e necessidades da viagem em questão.
7
ADIANTAMENTO PARA VIAGEM A SERVIÇO OU TERCEIRO – GVS E GVT
A solicitação do adiantamento para viagem deverá ser feita até 48 (quarenta e oito) horas
antes da viagem, pela secretária local através do formulário PF-A-001_Adiantamento de
Viagem. Este formulário, após preenchido com os dados referentes à viagem, deverá ser
assinado pelo profissional e pelo responsável pelo Centro de Custos da viagem, em seguida,
enviar ao setor financeiro da empresa, para que o valor seja depositado na conta indicada no
próprio formulário do adiantamento.
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O Financeiro da COBRAPI está autorizado a pagar ao empregado qualificado da GVS/GVT,
devidamente aprovada e assinada, o valor correspondente ao adiantamento para cobertura de
despesas com a viagem programada.
7.1 Diárias de Alimentação
Na ocorrência de deslocamento de colaboradores, para localidade diferente de onde for lotado,
por intermédio de Guia de Viagem a Serviço (GVS) ou Guia de Viagem de Terceiro (GVT),
estes farão jus a Diária no valor total de R$ 50,00 (Cinquenta Reais) para despesas de
alimentação. Quando o colaborador tiver Tiket ou Cartão Alimentação o valor da Diária será de
R$ 40,00 (Quarenta Reais).
Será adicionado ao valor da diária de alimentação o valor de R$ 10,00 (Dez Reais) para os
casos de estadia mensal em locais onde o café da manhã não está incluso na mensalidade.
Não será necessária a comprovação dos gastos efetuados com alimentação.
Quando o início ou término da viagem ocorrer apenas em um período do dia, manhã, tarde ou
noite, o valor da despesa com alimentação referente a este período, será calculado como meia
diária, isto é, R$ 25,00 (Vinte cinco Reais) ou R$ 20,00 (Vinte Reais) no caso de colaborador
que tenha Tiket ou Cartão Alimentação.
7.2 Outras Despesas
Poderão ser reembolsadas outras despesas eventuais tais como telefone, internet e lavanderia,
desde que devidamente justificadas, mediante apresentação de Notas Fiscais.
As despesas de transportes ao aeroporto ou rodoviária e destes à residência ou sua base, bem
como aquelas necessárias ao cumprimento do objetivo da viagem serão reembolsadas aos
colaboradores, desde que apresentados os comprovantes respectivos.
Para o deslocamento em veículo alugado será necessária a aprovação do Gerente Geral ou
Gerente de Projetos, responsável pelo Centro de Custos da viagem.
A Cobrapi reembolsará o deslocamento dos colaboradores em viagem em veículo próprio,
desde que o veículo tenha cobertura de seguro. Neste caso, o colaborador terá o reembolso
calculado da seguinte forma:
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Reembolso = Distância percorrida (km) x preço do combustível (R$) x 0,25
O colaborador deverá apresentar comprovante do preço por litro de combustível, devido a
variação de valores por região.
Caso ocorram pedágios os mesmos serão reembolsados desde que apresentados os recibos
respectivos.
Para viagens ao exterior e/ou de longa duração, considerado como tal, deslocamento superior
a 10 (dez) dias, o Gerente Geral responsável deverá apresentar, por intermédio da AGP
(Gerência de Gestão de Pessoas), plano específico para aprovação da Presidência.
Nos casos de atendimento a necessidades contratuais específicas em que seja indispensável
utilizar condições e valores não previstos na presente instrução de trabalho, tais condições e
valores deverão ser submetidos previamente à Presidência, por intermédio da AGP (Gerência
de Gestão de Pessoas).
8
ACERTO DE GUIA DE VIAGEM A SERVIÇO OU TERCEIRO – GVS E GVT
O colaborador deverá fazer a prestação de contas, conforme especificações desta instrução. Os
recibos deverão ser entregues às secretárias locais ou para a pessoa responsável pela abertura
de GVS/GVT em sua base em até 48 (quarenta e oito) horas após o retorno da viagem.
O fechamento da GVS/GVT será feito conforme formulário PF-A-002_Acerto de Guia de
Viagem, depois de fechada a GVS/GVT, anexos os recibos referentes, o profissional e o
responsável pelo Centro de Custos da viagem assinam o acerto, este será encaminhado ao
setor contábil para lançamentos e, em seguida, ao setor financeiro para devido acerto de
contas.
....
9
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A COBRAPI fará adiantamento para as despesas de viagem. O valor do adiantamento será
estimado de acordo com o período de duração da viagem, diárias e dos deslocamentos
necessários.
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Um novo adiantamento para as despesas de viagem não será concedido se houver prestação
de contas de viagens anteriores em aberto. Casos excepcionais devem ser aprovados pelo
Gerente Geral e Gerente de Projetos, responsável pelo Centro de Custos da viagem.
10 REGISTROS
Os registros gerados pelas atividades deste procedimento são controlados conforme Tabela
10-1.
Tabela 10-1: Controle de registros.
Nome do
Registro
PF-A001_Adiantamento
de Viagem
PF-A-002_Acerto
de Guia de
Viagem
Responsável
pela coleta
Indexação
Secretaria da
AG
Numeração
codificada
Secretaria da
AG
Numeração
codificada
Acesso
Proteção
Local do
arquivo
Secretaria
Gerência
Diretoria
Secretaria
Gerência
Diretoria
Acesso
restrito pasta
servidor
Acesso
restrito pasta
servidor
Secretaria da
Diretoria/Dir
etoria 2012
Secretaria da
Diretoria/Dir
etoria 2012
Tempo de
Retenção
Disposição
Permanente
Servidor
Permanente
Servidor
11 ANEXOS
Não constam.
CONTRIBUIÇÕES E SUGESTÕES
Sugestões de melhoria referentes ao conteúdo deste documento são importantes para
manutenção do conhecimento aqui registrado, atualizando e agregando valor a todo o ciclo de
vida do documento. O envio de contribuições é possível através do endereço
[email protected], sendo necessário informar o código numérico identificador do documento
(procedimento, manual, formulário etc).
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