ATRIBUIÇÕES UNIDADES ORGANIZACIONAS
RESUMO
Na medida em que uma organização cresce se torna cada vez mais
complexa, é necessário lançar mão de ferramentas que simplifiquem o trabalho
realizado para o alcance dos objetivos. Sendo assim se faz necessário delinear as
atribuições das unidades organizacionais, que representam um a forma de
consolidar e representar todas as responsabilidades da organização.
Para que essas atribuições sejam realizadas com sucesso é importante que a
organização esteja em perfeito equilíbrio de especialização, para que não haja
problemas de motivação dos funcionários e de coordenação das atividades da
empresa.
Podemos afirmar que para haver uma especialização do trabalho é mais
interessante começar dos níveis hierárquicos mais baixos pois isso pode levar a
maior rapidez e qualidade na realização dos trabalhos.
Quando há um aumento na complexidade e especialização no desenvolvimento das
tarefas dentro da organização é indispensável um planejamento simples e prático
para que o mesmo se torne eficiente, para tanto pode se fazer uso de um manual de
organização.
Se faz necessário a atuação de um comitê ou comissões multidisciplinares, para que
por meio de discussão organizada cheguem a uma opinião a respeito do assunto
estabelecido que através dos debates seja a mais adequada para a realidade da
empresa.
Já na distribuição de tarefas analisa-se a repartição entre os membros da unidade.
Essa análise é de grande responsabilidade para que haja eficiência e eficácia na
execução das atividades ou tarefas. Para obter esta eficiência aplica-se uma
listagem das tarefas individuais que consiste em descrever todas as tarefas que
cada funcionário executa indicando assim o volume e tempo que elas levam para ser
executadas. Após esta listagem individual aplica-se a das atividades de cada
unidade organizacional, com a identificação das tarefas de cada funcionário, realizase o processo para agrupamento das atividades nas quais serão relacionadas em
uma lista mediante sua ordem de importância para a unidade organizacional.
Concluído os estudos das listagens a organização tem uma visão global de todas as
tarefas executadas em cada unidade e pode assim verificar a capacitação
profissional dos funcionários esta sendo eficientemente utilizada, verificar também
se há equilíbrio no volume de trabalho executado pelos funcionários entre outros.
Com um manual de organização bem elaborado e um estudo aprofundado da
distribuição das tarefas entre as unidades; um comitê bem estruturado terá
condições de atingir suas metas e objetivos de maneira eficiente, eficaz e efetiva.
QUADROS
MODELO DE FICHA DE FUNÇÕES ................................................................................... 8
MODELO DE QUADRO DE COMPETÊNCIAS ................................................................ 10
QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS.................................................................. 18
QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS.................................................................. 19
QUADRO DE DIDTRIBUIÇÃO DE TAREFAS ................................................................. 19
QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS - DEFINITIVO......................................... 20
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ..................................................................................................................... 4
1. ESPECIALIZAÇÃO .......................................................................................................... 5
1.1.VANTAGENS ................................................................................................................. 5
1.2.DESVANTAGENS .......................................................................................................... 5
1.3.FIQUE ATENTO ............................................................................................................. 5
2.MANUAL DE ORGANIZAÇÃO ....................................................................................... 6
2.1.VANTAGENS ................................................................................................................. 6
2.2.DESVANTAGENS .......................................................................................................... 6
3.CONSTITUIÇÃO DO MANUAL ....................................................................................... 7
4. FICHA DE FUNÇÕES ...................................................................................................... 8
5. QUADRO DE COMPETÊNCIA........................................................................................ 9
6. COMITÊS/ COMISSÕES ................................................................................................ 11
6.1 VANTAGENS ............................................................................................................... 12
6.2 DESVANTAGENS ........................................................................................................ 12
6.3 FAVORÁVEIS .............................................................................................................. 12
6.4 DESFAVORÁVEIS ....................................................................................................... 13
6.5. SUGESTÕES PARA O USO EFICAZ DAS COMISSÕES........................................... 13
7. CLASSIFICAÇÃO DO COMITÊ .................................................................................... 14
8. ESTRUTURAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DOS TRABALHOS .......................................... 15
QDT (Quadro de distribuição do trabalho) ........................................................................... 18
9. CONCLUSÃO ................................................................................................................. 21
BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................. 22
INTRODUÇÃO
As atribuições das unidades organizacionais representam uma forma de
consolidar e representar formalmente todas as responsabilidades da unidade
considerada. Pelo principio da maior predominância, ( autoridade, comunicações e
decisões) em menor escala é válido para todos os outros componentes de estrutura
organizacional
As atribuições das unidades organizacionais têm como base a
especialização do trabalho.
A especialização refere-se ao maior conhecimento dos diversos e diferentes
aspectos que determinado trabalho exige para ser executado.
Deve-se buscar o equilíbrio de especialização do trabalho na estrutura
organizacional para evitar problemas de motivação dos funcionários e de
coordenação das atividades da empresa.
4
1. ESPECIALIZAÇÃO
As atribuições das unidades organizacionais têm como base a especialização do
trabalho.
A especialização refere-se ao maior conhecimento dos diversos e diferentes
aspectos que determinado trabalho exige para ser executado.
Deve-se
buscar
o
equilíbrio
de
especialização
do
trabalho na
estrutura
organizacional para evitar problemas de motivação dos funcionários e de
coordenação das atividades da empresa.
1.1 VANTAGENS
Maior qualidade de trabalho.
Maior eficiência (o indivíduo faz mais vezes o trabalho).
Maior facilidade de treinar os funcionários.
Mais barato operacionalizar as atividades.
1.2 DESVANTAGENS
Funcionário perde a visão do conjunto.
Pode provocar desmotivação para os vários funcionários da empresa.
Maior dependência entre as várias unidades organizacionais. Na falta de um
funcionário pode provocar problemas nas etapas posteriores.
Menor flexibilidade pela maior rigidez de alocação das atividades.
1.3 FIQUE ATENTO
Nas tarefas de rotinas, as vantagens de divisão do trabalho assumem peso
maior.
Nas tarefas de inovação, as desvantagens da divisão de trabalho assumem
peso maior.
5
2. MANUAL DE ORGANIZAÇÃO
As informações sobre a estrutura organizacional, contemplando suas atividades, as
funções a serem desempenhadas, as atribuições de cada unidade organizacional e
dos respectivos gerentes destas unidades, bem como o organograma da estrutura
com a posição de cada unidade organizacional, são organizados em um documento
intitulado Manual de Organização.
Apesar de ser um documento escrito e formal da empresa o Manual de Organização
deve ser entendido como um documento dinâmico, sendo alterado sempre que
alguma modificação ocorrer na estrutura ou nas atribuições das unidades
organizacionais, garantindo assim fidelidade com o que está de fato acontecendo no
dia a dia da empresa.
Este manual demonstra o plano organizacional da empresa, ou seja como ela está
organizada para alcançar seus objetivos empresariais.
2.1 VANTAGENS
durante a sua elaboração, fornecem oportunidade de considerar de um ponto
de vista objetivo e crítico, os esquemas organizacionais;
são úteis como recursos para treinamento; e
servem de ponto de vista oficial e decisivo sobre quaisquer problemas de
organização da empresa
2.2 DESVANTAGENS
são, geralmente, difíceis de alterar;
podem provocar atritos e disputas;
são limitados quanto a determinadas informações.
6
3. CONSTITUIÇÃO DO MANUAL
a) considerações gerais sobre a empresa em questão;
b) Fichas de funções contendo posição hierárquica de cada unidade organizacional,
sua finalidade e suas atribuições específicas (da unidade como um todo e do
gerente em particular);
c) Quadro de competência indicando os níveis de autoridade e responsabilidade dos
titulares das diversas unidades organizacionais;
d) Comitês que se constituirão na empresa, com suas finalidades, membros e
freqüência de reuniões;
e) Relação dos titulares dos órgãos, centros de custos e siglas de cada unidade
organizacional.
f) Organograma que, representando graficamente a estrutura organizacional, indica
as diversas unidades, suas posições na estrutura e suas ligações com as demais
unidades.
7
4. FICHA DE FUNÇÕES
São apresentadas todas as funções conjuntamente, na elaboração de um manual de
organização, julga-se que esta é a melhor forma de apresentação. Representado na
figura abaixo:
MODELO DE FICHA DE FUNÇÕES
Planos
Ficha de
funções
Vigência
__/__/__
Revisão
__/__/__
N.º
Folha
Unidade Organizacional:
Sigla:
Centro de Custos
Cargo:
Superior imediato:
Subordinados diretos:
Ligações funcionais:
Responsabilidade Básica:
Funções:
Relativas a planejamento:
Relativas a organização:
Relativas a direção:
Relativas a pessoal:
Relativas a controle:
8
5. QUADRO DE COMPETÊNCIA
O quadro de competência tem por objetivo ilustrar o nível de autoridade e
responsabilidade dos titulares dos cargos que compõem a estrutura organizacional
da empresa, com vistas a obter agilidade, uniformidade e segurança no processo de
tomada de decisões.
O quadro de competência é o resultado da identificação de algumas
decisões relevantes que devem ser tomadas no processo operacional da empresa e
dos respectivos níveis de autoridade de cada chefe de unidade organizacional.
No quadro de competência é considerado aspectos comerciais de uma
empresa de transporte aéreo.
Um quadro de competência pode ter as seguintes características:
A Uma listagem de atividades, agrupadas segundo os assuntos ou áreas
afins, tais como: atividades de recursos humanos, financeiras, administrativas,
administração de materiais, comerciais, técnicas/ operacionais e gerais.
Símbolos que identificam a vinculação de cada decisão a determinada
espécie de autoridade, tais como:
o Competência simples, relacionada a determinada pessoa ou área;
o Competência comum a determinado nível hierárquico; e
o Competência conjunta.
Os níveis de autoridade previstos no quadro de competências devem ser
definidos com base no critério de subordinação hierárquica estabelecida na estrutura
organizacional da empresa.
É importante esclarecer que as competências estabelecidas no quadro de
competências tratam de níveis de autoridade mínimos exigidos para a tomada de
decisões. Portanto, o funcionário da mesma estrutura linear, hierarquicamente
superior aquele indicado no quadro, é igualmente competente para decidir pelo
subordinado.
Por outro lado, as competências poderão ser exigidas por autoridades da
mesma área, hierarquicamente inferiores, desde que expressamente delegadas.
Cabe ressaltar, contudo, que a delegação se refere exclusivamente a autoridade
para a tomada de decisão, pois a responsabilidade, sendo inerente às funções, não
será em nenhuma hipótese transferível ou delegável.
9
Ger. de Base
Ger. de Tráfego
Ger. de Mkt
Dir.
Dir. de Mkt
Competência conjunta
Folha
Competência simples
Previsão _/_/_
Competência comum a um
determinado nível hierárquico
Vigência _/_/_
MODELO DE QUADRO DE COMPETÊNCIAS
COMERCIAIS
1. Estabelecer metas de vendas de passagens e carga por bases
2. Aprovar as diretrizes a serem adotadas na propaganda da empresa
3. Executar o programa anual de propaganda e promoções da empresa de
acordo com as diretrizes aprovadas
4. Aprovar medidas para otimização do aproveitamento das linhas
regulares da empresa
5. Aprovar alterações nas linhas regulares da empresa
6. Propor, para aprovação da Diretoria, serviço diferenciado de bordo
7. Representar a empresa em eventos inerentes a assuntos comerciais
8. Aprovar convênios comerciais, através de contratos, com outras
empresas aéreas
9. Propor a celebração de contratos de agenciação de serviços de cargas
e passagens
10. Aprovar contratos de agenciação de serviços de cargas e passagens
10
6. COMITÊS/ COMISSÕES
Uma vez se disse que quem pode manda, quem sabe faz, quem não quer
e/ou sabe mandar ou fazer forma grupo de trabalho. Não queremos neste trabalho
nos preocuparmos com esta situação, mas apenas apresentar os aspectos básicos
dos comitês ou comissões nas empresas.
Comissão é um grupo de pessoas especificamente designadas para
desempenhar determinado ato administrativo.
Em outras palavras, é a reunião de várias pessoas para emitir, por meio de
discussão organizada, uma opinião a respeito de um assunto previamente fixado,
que, nascida dos debates seja mais acertada à conjuntura.
Sobre a classificação dos comitês, há muita divergência de opiniões dos
diversos autores. Apenas para fixar idéias, apresentam-se a seguir os três tipos mais
difundidos:
Coordenadores, a fim de reunir indivíduos representantes de determinadas
funções, ou parte deles, com o propósito de assegurar o trabalho de cada
função, conduzindo-as sobre bases condizentes e em harmonia com o
trabalho das demais funções;
Conselheiros, a fim de reunir determinados indivíduos que possam oferecer
orientação especializada a um chefe que dela necessite;
Educativos, a fim de constituir um meio de que se valha
um chefe para
manter sua equipe regularmente informada sobre acontecimentos e diretrizes
que possam afetar os mesmos e ainda sobre as atividades de outros órgãos.
Evidentemente, enquadrar um comitê em determinada classificação não é
o que mais interessa; o essencial, qualquer que seja seu tipo, é que sejam definidas
e claramente entendidas suas responsabilidades e atribuições, bem como haja, por
parte de seus membros, o Maximo de colaboração e de boa vontade. Eles devem
compreender sua finalidade de um comitê não é endossar essa ou aquela opinião
individual, mas atingir um resultado que seja a soma dos pontos de vista individuais
apresentados. Um resultado próprio é desenvolvido a partir do pensamento conjunto
do comitê.
A criação de um comitê e suas atribuições devem levar em consideração
as vantagens e desvantagens decorrentes de seu uso.
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6.1 VANTAGENS
Julgamento colegiado
Coordenação
Cooperação na execução dos planos
Treinamento dos membros
6.2 DESVANTAGENS
Ação lenta e dispendiosa
Responsabilidade dividida
Perigo de solução de compromisso
Com referência a suas vantagens e desvantagens e aspectos
operacionais, foi apresentado uma serie de considerações que, mediante uma
consolidação;
6.3 FAVORÁVEIS
necessidade de grande variedade de informações para uma conclusão justa
necessidade de vários julgamentos pessoais devido à importância do assunto
necessidade de perfeita e completa compreensão para o êxito no
cumprimento das decisões
necessidade da coordenação de atividades de áreas que necessitam ser
ajustadas freqüentemente
12
6.4 DESFAVORÁVEIS
a rapidez é fator essencial
a decisão não é de grande importância
não se dispõe de pessoal qualificado
o problema é mais de desempenho do que de decisão
Funcionando como órgãos consultivos, deliberativos, de treinamento e de
planejamento, os comitês são muito úteis; tanto maior é sua utilidade, quanto mais
complexos são os problemas da empresa.Nessas circunstancias, o comitê pode
estar atuando como assessoria do organismo a que pertence.
6.5. SUGESTÕES PARA O USO EFICAZ DAS COMISSÕES
definir com clareza os deveres e responsabilidades da comissão
selecionar os membros, levando-se em consideração os deveres da comissão
dar à comissão o necessário assessoramento
estabelecer normas de ação rápida e eficiente
designar um presidente adequado
Normalmente, as empresas bastante descentralizadas ou com ramos de
atividades muito diversificados e amplos sentem a necessidade de um setor que
coordene a aplicação de suas diretrizes gerais; um órgão constantemente atento
que concilie as variações do meio com as normas e políticas emanadas de alta
administração. São assim criados os comitês que completam, harmonicamente, os
serviços de direção e coordenação.
13
7. CLASSIFICAÇÃO DO COMITÊ
Geralmente o comitê é constituído por um presidente, alguns membros e
um secretário. Não existe regra fixa para a determinação do número de membros.
coordenadores. no sentido de reunir representantes de determinadas funções.
conselheiros. no sentido de reunir indivíduos que possam oferecer orientação
especializada a um chefe que dela necessite.
educativos. no sentido de constituir um meio para manter uma equipe
regularmente informada sobre fatos e diretrizes.
Para o uso eficaz das comissões é necessário definir com clareza os deveres e
responsabilidades
da
consideração
deveres
os
comissão,
da
selecionar
comissão,
os
dar
membros,
à
comissão
levando-se
o
em
necessário
assessoramento, estabelecer normas de ação rápida e eficiente e designar um
presidente adequado.
As atribuições organizacionais tratam da especialização como uma forma de
facilitar e tornar eficaz o trabalho rotineiro.
14
8. ESTRUTURAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DOS TRABALHOS
A estruturação organizacional indica as atividades necessárias para o alcance
dos objetivos da organização. Estas atividades são atribuídas a unidades
organizacionais com autoridade e responsabilidade para executá-las de forma
eficiente.
O grau de formalismo dos padrões e condições de execução das atividades
depende das políticas da empresa, da complexidade do assunto, da unidade
organizacional em que é realizada e do nível hierárquico do seu executor.
A estrutura formal engloba, as unidades organizacionais e suas relações, as
pessoas que executam as atividades e o trabalho a ser executado, o qual sofre um
processo de divisão que gera a especialização das atividades e dos profissionais
envolvidos.
As atividades e tarefas realizadas são distribuídas mediante critérios de
natureza, similaridade e complementaridade.
No estudo e distribuição dos trabalhos nas empresas são utilizadas a
seguintes definições:
Carga de trabalho: Volume de trabalho atribuído a uma unidade
organizacional, durante uma unidade de tempo predisposta;
Função: Conjunto de atividades convergentes e afins, que caracterizam
as atribuições das unidades organizacionais e dos cargos, servindo,
inclusive, como critério para departamentalização da empresa;
Atividade: conjunto de tarefas necessárias à realização do trabalho
atribuído às unidades organizacionais e aos cargos;
Tarefa: agrupamento de operações interligadas mediante determinada
ordem seqüencial, levando-se em consideração a subdivisão do
trabalho entre os funcionários alocados em uma unidade;
Operação: parte indivisível da execução de uma tarefa, podendo ser
executada
manualmente
ou
por
intermédio
de
instrumentos,
ferramentas, máquinas etc;
Natureza da atividade: para alcance de seus objetivos, as empresas
executam inúmeras atividades, necessárias ao atendimento de
aspectos legais, de produção, financeiros, contábeis etc. Desse modo,
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tais aspectos determinam a natureza das atividades, seja ela jurídica,
financeira etc.
Atividades complementares: quando as atividades representam uma
relação antecedente versus subseqüente, funcionando como um
complemento necessário da antecedente, para que o trabalho possa
ser realizado.
Atividades similares: quando a realização de duas ou mais tarefas
obedecem ao mesmo procedimento de execução.
O trabalho agora consiste em:dividir a empresa em áreas mediante critérios
de departamentalização, determinar as atividades a serem executadas para alcance
das metas e objetivos da organização, atribuir as atividades às áreas pertinentes,
mediante critérios de natureza, similariadade e complementaridade. Feito isso,
seguem três fases de análise de distribuição da carga de trabalho pelas unidades ou
áreas da empresa:
1) Listagem das tarefas individuais
Descrição mediante entrevistas e questionários de todas a s tarefas que cada
funcionário executa, indicando tempo e volume total de trabalho executado.
2) Listagem das atividades de cada unidade organizacional
Agrupamento das tarefas executadas por cada funcionário em atividades,
obedecendo a sua ordem de importância para a unidade organizacional e,
conseqüentemente para a empresa.
As atividades que não forem enumeradas individualmente devido a sua
pequena importância, podem ser agrupadas no item denominado diversos (no fim da
lista).
As atividades mais relevantes são as que normalmente qualificam as
unidades organizacionais, caracterizando as funções atribuídas às mesmas e
definindo a nomenclatura das diversas unidades organizacionais e dos cargos nos
quais os funcionários são alocados.
16
A lista de atividades da unidade deve conter o tempo de duração de cada
atividade, bem como a participação das mesmas no tempo total necessário a
execução de todas as atividades.
3) Elaboração do estudo da distribuição dos trabalhos
O estudo científico disponibiliza os dados de forma estruturada e possibilita ao
analista de sistema, organização e método:
Ter uma visão global das tarefas executadas em cada unidade da
empresa;
Comparar as tarefas executadas pelos diferentes funcionários;
Comparar a duração das tarefas;
Verificar se a capacitação dos funcionários está sendo eficientemente
utilizada;
Verificar se há equilíbrio no volume de trabalho executado pelos
funcionários;
Verificar o grau de especialização das tarefas;
Verificar a distribuição dos trabalhos entre os funcionários, ou seja, a
natureza, a similaridade ou a complementaridade das tarefas;
Verificar se existem tarefas dispersas ou se os funcionários da unidade
estão realizando tarefas incoerentes;
Analisar de forma global a distribuição dos trabalhos entre os
funcionários;
Estabelecer a situação ideal, racionalizando a distribuição das tarefas
pelas unidades.
17
É necessário que se construa um quadro de distribuição dos trabalhos, que
contenha fundamentalmente:
Todas as tarefas realizadas
em cada unidade, agrupadas por
funcionário;
Homogeneidade no registro de durações das tarefas;
Cálculos das durações das tarefas e somatório em atividades
Cálculo do tempo empregado por cada funcionário na realização de
suas tarefas, evidenciando-se a ociosidade ou o emprego de horas
extras;
Ordem seqüencial das execuções das tarefas, por funcionário; e
Número de vezes que a tarefa é repetida, dentro da unidade de tempo
considerada;
QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS
Nome: José Antonio da Silva
Órgão: Setor de Compras
Cargo: Comprador
Tempo Base: Dia
TAREFAS
OPERAÇÕES
TEMPO QUANTID
. Verifico se o cadastro do está
00:05h
2
atualizado
1. Consultar
. Se não estiver, telefono para
00:15h
Cadastro de
2
que este o atualize
Fornecedores . Verifico a data do último
00:02h
fornecimento
2
QDT (Quadro de distribuição
do trabalho)
. Etc.
. Relaciono todos os
00:20h
fornecedores que deverão
2. Emitir
cotar preço
2
Pedido de
. Remeto essa relação para
00:02h
Cotação
digitação
2
. Confiro digitação
2
00:30h
. Etc.
3. ...
....
...
18
QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS
Nome: José Antonio da Silva
Órgão: Setor de Compras
Cargo: Comprador
Nº
TAREFAS
Consultar Cadastro de
Fornecedores
2. Emitir Pedido de Cotação
3. Executar Tomada de Preços
Elaborar Mapa Comparativo
4.
de Cotação
Verificar Autorização de
5.
Fornecimento
6. ...
Observações
1.
Tempo Base:Semana
12/03-16/03
FREQ
FREQ
DIA SEMANA
TEMPO
DIA
TEMPO
SEMANA
2
10
00:24h
02:00h
2
3
1
10
15
5
01:00h
02:00h
01:00h
05:00h
10:00h
05:00h
2
10
00:24h
02:00h
Total
07:24h
37:00h
Preparado por: Carlos Ribeiro
Conferido por : Henrique Campos
Data: 19/04/2002
QUADRO DE DIDTRIBUIÇÃO DE TAREFAS
Nº
1.
2.
3.
ATIVIDADES
TAREFAS
Consultar cadastro de
fornecedores
Emitir pedido de cotação
Fazer Cotação de Preços
Digitar pedido de cotação
Executar tomada de preço
Verificar o pedido de cotação
Elaborar mapa comparativo de
cotação
Fazer Mapa Comparativo de
Digitar mapa comparativo de
Cotação e Julgar Propostas
cotação
Julgar propostas
...
...
19
QUADRO DE DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS - DEFINITIVO
Sérgio
Chefe
ATIVIDADES
Nº Denominação
1
Fazer Cotação
de Preços
Fazer Mapa
Comparativo de
2 Cotação e
Julgar
Propostas
...
...
TOTAL
Tempo
Semana
32h
19h
...
147h
Tarefas
Verificar o
pedido de
cotação
(C)
Julgar
Propostas
(G)
...
José Antonio
Comprador
Tempo
Semana
5h
4h
...
43h
Tarefas
Consultar
cadastro de
fornecedores
(G)
Emitir pedido
de cotação
(G)
Executar
tomada de
preço (G)
Elaborar
mapa
comparativo
de cotação
(E)
...
Tempo
Semana
Vilma
Secretária
Tarefas
Tempo
Semana
Digitar
pedido de
cotação (A)
10h
Digitar mapa
comparativo
de cotação
(A)
10h
2h
5h
10h
5h
...
37h
...
...
37h
20
9. CONCLUSÃO
As atribuições das unidades organizacionais têm como base a especialização
do trabalho; estas se referem ao maior conhecimento dos diversos e diferentes
aspectos que determinado trabalho exige para ser executado.
Deve-se buscar o equilíbrio de especialização do trabalho na estrutura
organizacional para evitar problemas de motivação dos funcionários e de
coordenação das atividades da empresa
O desenvolvimento de uma empresa, o aumento de sua complexidade e
especialização; tornam indispensável o planejamento da sua organização. Essa
sistematização deve ser simples e prática. Quando apresentada sob forma de
relatório, é denominada “Manual de Funções” ou “Manual de Organização”, que
pode ser entendido como o relatório formal do plano de atividades e do respectivo
organograma da empresa
Comitês/comissões são um grupo de pessoas especificamente designadas para
desempenhar determinado ato administrativo, ou seja a reunião de várias
pessoas para emitir, através de discussão organizada, uma opinião a respeito de
um assunto previamente fixado.
A criação de um comitê, bem como suas atribuições, deve levar em
consideração as vantagens e desvantagens decorrentes de seu uso. Pode ser
classificada como coordenadores, conselheiros e educativos.
Para o uso eficaz das comissões é necessário definir com clareza os deveres e
responsabilidades
da
consideração
deveres
os
comissão,
da
selecionar
comissão,
os
dar
membros,
à
comissão
levando-se
o
em
necessário
assessoramento, estabelecer normas de ação rápida e eficiente e designar um
presidente adequado.
As atribuições organizacionais tratam da especialização como uma forma de
facilitar e tornar eficaz o trabalho rotineiro.
21
BIBLIOGRAFIA
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos:
Uma abordagem gerencial. 12 ed. São Paulo: Atlas, 2001.
http//pucrs.campus2.br/~annes/unid_5.doc
Material de apoio enviado pelo professor
22