MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO
ÁREA DE DOCUMENTAÇÃO E DIVULGAÇÃO
Projeto de Implantação da Base de Legislação (Normas do MP-SP)
1.
TEMA DO PROJETO
TEMA: Implantação da Base de Legislação - Normas do Ministério Público do Estado de São Paulo
RESULTADO: Concluído
PERÍODO: 2003 ao atual
REALIZAÇÃO: Regina Midori Nagashima
2.
JUSTIFICATIVA
A Biblioteca possuía um acervo de recortes de Diários Oficiais das normas publicadas pelo Ministério
Público do Estado de São Paulo em ordem numérica por ano, em virtude das dificuldades na
recuperação por assunto, iniciou-se em 1995 o serviço de indexação com remissivas em fichas
catalográficas. Em 2001 os dados foram repassados para planilhas em Excel facilitando a busca, mas
os resultados ainda não eram satisfatórios.
3.
OBJETIVO DO PROJETO
a)
Promover a gestão e controle das normas publicadas pela Instituição, possibilitar a recuperação
pela autoria, número, assunto e ano;
b)
Visar à padronização das informações, de forma a facilitar a localização, o histórico e a
disponibilização na íntegra;
c)
4.
Propor estudos e viabilidade para o acesso via rede (intranet e internet).
METODOLOGIA
Em 2002, iniciou a implantação do sistema Winisis (UNESCO) na informatização do acervo e dos
serviços da biblioteca; a capacitação e o treinamento possibilitaram a idealização desse projeto.
Primeira etapa
Definição dos campos da base de dados; critérios estabelecidos para entrada de autoria, assuntos e
padronização de links para acesso a íntegra das normas em arquivos em Word e Tiff (formatos aceitos
pelo sistema).
Segunda etapa
Divisão de tarefas, equipes foram montadas para auxiliar no processo de digitalização e recuperação
em meio eletrônico de todos os Atos Institucionais e Normativos desde 1993, participaram dessa fase os
servidores Ailton Gomes da Silva, David Ramos de Oliveira, Carlos Alberto Gonçalves de Oliveira e
Vagner Roberto Miranda Postigo.
O serviço de indexação, controle e cadastramento com inclusão de links ficou com a servidora Regina
Midori Nagashima, que após elaboração do Manual de Preenchimento, o serviço de cadastramento
passou a ser executado pelo Ailton e Vagner até meados de 2005.
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As principais fontes de consulta, que serviram de base para início do cadastramento foram: CDRom da
APMP, as planilhas em excel e o trabalho elaborado pelo Dr. Carlos Roberto Barretto em dez./1996
com o título “Índice dos Atos vigentes da Procuradoria-Geral, do Colégio de Procuradores e Conjuntos,
com efeitos normativos” .
No período de 2003 a 2006, o sistema funcionava apenas localhost; os backups eram realizados
diariamente e baixados em cada equipamento.
A partir de julho de 2006, o sistema foi migrado para o PHL (Personal Home Library), software que
permite o uso em ambiente de rede (local, intranet / internet).
Em dezembro de 2006, seguindo a mesma metodologia, iniciou a implantação da base de dados de
normas relacionadas à área de atuação do MP-SP publicadas por outros órgãos e secretarias,
trabalho iniciado pela servidora Débora Andréa de Doná Bellini até meados de maio de 2008.
Terceira etapa
Definida nova configuração na apresentação dos arquivos em word para padronização:
a) Inserir no cabeçalho o logotipo da instituição
;
b) Definir fonte, tamanho e espaçamento;
c) Indicar o nome da unidade administrativa no rodapé da página;
d) Converter arquivo em pdf (formato aceito pelo PHL) e
e) Salvar em pasta pública no servidor da instituição para visualização das normas pela intranet /
internet através de links;
f)
Compilar os Atos Normativos que sofreram alterações, inclusões e revogações;
g) Criar novo campo para indicação do histórico da norma com acesso ao inteiro teor.
Para alterar a configuração de todos os arquivos e atualizar os caminhos dos links do sistema, a equipe
levou, aproximadamente, dois meses para conclusão dos trabalhos.
Em 2010, com a disponibilização gratuita dos Diários Oficiais pela Imprensa Oficial do Estado de São
Paulo desde 1881, possibilitou também, a inclusão de links para acessar a página do Diário Oficial em
que foi publicada a norma original.
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5. NORMAS DO MP-SP DISPONÍVEIS NO SISTEMA
Atualmente, a base contempla:
a) Atos Institucionais,
b) Atos Normativos,
c) Atos Comuns (de caráter normativo),
d) Atos do CSMP e da CGMP (de caráter normativo),
e) Avisos PGJ, CSMP, CPJ, CGMP, que contenham recomendações, convênios, súmulas do CSMP,
teses do Setor de Recursos Extraordinários, Entendimento Uniforme dos Centros de Apoio,
f)
Portarias PGJ e DG/MP,
g) Comunicados, Ordem de Serviço da Diretoria Geral, e
h)
Normas de outras Secretarias de Estado referentes à área de atuação do MP.
Para acessar a base de dados de Legislação pelo sistema PHL:
- Clicar no ícone “Catálogo Online” ou digitar http://biblioteca.mp.sp.gov.br;
- Selecionar em “Preferências” a Opção “Legislação” no campo “Tipo de Documento”.
A busca é permitida por assunto ou por número, para facilitar a recuperação algumas siglas e o
número de dígitos foram fixados, exemplos:
I) Siglas:
Lei – LEI
Lei Complementar - LCP
Decreto – DEC
Decreto Lei – DEL
Projeto de Lei – PL
Projeto de Lei Complementar – PLC
Ato – ATO
Aviso – AVISO
Resolução – RES
Portaria – PRT
Comunicado – COM
Assento – ASSENTO
Tese – TESE
Súmula – SUM
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II) Os número foram fixados em 5 (cinco) dígitos, exemplos:
a) LCP-00667 ou LCP*00667
b) DEC-27422 ou DEC*27422
c) AVISO-00447 ou AVISO-200600447
d) TESE-00244
- três formas de pesquisar atos:
e) ATO-00103 - recupera todos os Atos nº 103
f) ATO-199800103 - recupera exatamente o Ato 103/1998
g) ATO * 103* 1998 ou ATO 103 1998 - recupera todos os registros que mencionam
h) ATO-00 - recupera TODOS os Atos (Institucionais, Normativos, e comuns)
III) Exemplo de apresentação de um registro:
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IV) Acervo disponível para consulta no Sistema PHL
Tipo de Norma
Atos
Avisos
Normas DG/MP
Legislação
Portaria e
Despachos PGJ
TJSP / Secretarias
Legislação Normas do
MP-SP
2684
1121
154
106
91
519
Relatório emitido em 18/03/2013rmn
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