PLANO DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
DISTRITO 4530
PLANO DE COMUNICAÇÃO SOCIAL DO DISTRITO 4530
ÍNDICE
INTRODUÇÃO
Diretriz de Comunicação Social do Governador do Distrito 4530
PRIMEIRA PARTE
1. Finalidade
2. Referências
3. Considerações Iniciais
4. Conceitos
5. Missão do Distrito 4530
6. Visão de Futuro
7. Organograma do Distrito 4530
8. Projetos e Sistemas prioritários para serem explorados na Comunicação Social
9. A Comunicação Social no Distrito 4530
10. Premissas Básicas
11. Princípios
12. Público Alvo
13. Imagem do Distrito 4530
SEGUNDA PARTE
14. Meios de divulgação do Distrito 4530
15. Fluxo de produção de mídias
16. Captação de recursos para o Distrito 4530
17. Confecção de brindes
TERCEIRA PARTE
18. Execução da Comunicação Social
19. Diretrizes Específicas para Relações Públicas (RP)
20. Diretrizes Específicas para Informações Públicas
21. Diretrizes para Divulgação Institucional
QUARTA PARTE
22. Papel do Governador e dos Presidentes dos Clubes na missão de Comunicação Social
23. Comunicação Social do Distrito 4530
24. Comunicação Social dos Rotary Clubs e Casa da Amizade / Associação de Senhoras de
Rotarianos
25. Considerações Gerais
26. Recursos
ANEXO
Anexo A - Documentos de Relações Publicas de Rotary International (www.rotary.org)
INTRODUÇÃO
Diretriz de Comunicação Social do Distrito 4530
A sociologia jurídica ensina que a comunicação é o processo pelo qual as idéias ou sentimentos são
transmitidos para outros indivíduos, possibilitando a interação social e institucional. A história tem
proporcionado inúmeros casos em que a comunicação exerceu papel preponderante em todas as
atividades humanas.
A comunicação, em todos os meios da atividade humana, deve ser eficaz, oportuna, clara e precisa,
de modo a evitar inferências ou suposições e coerente com a missão, a visão de futuro, os valores e
metas da Instituição.
Assim, é importante utilizar a comunicação como um instrumento de vida, de interação e de
movimento. Já não mais há espaço para aqueles que não se comunicam ou não sabem se comunicar.
É imprescindível que este seja um exercício continuo, não apenas episódico. Com isso, uma
informação pode correr livremente nos meios existentes, sem quebra do seu conteúdo e do seu
espírito elucidativo.
Portanto, a comunicação tem um papel significativo, impactando fortemente o companheirismo, o
senso de integração, a auto-estima da equipe de trabalho, a imagem institucional, o público interno
(rotarianos do distrito) e o público externo (pessoas, sociedade, outros rotarianos e instituições de
interesse do Distrito 4530).
Em conseqüência, a efetividade do Plano de Comunicação Social reveste-se de capital importância,
uma vez que o resultado da implementação das ações nele previstas concorre efetivamente para o
aumento da auto-estima, do comprometimento dos seus integrantes com a missão do Distrito e para
a melhora da imagem institucional do Rotary.
Neste contexto, cabe a Comissão da Imagem Publica do Rotary no Distrito 4530, sob a supervisão
do governador, planejar, coordenar e executar as atividades previstas neste Plano e outras que
venham a ser determinadas.
Com os objetivos de projetar os valores, vultos e feitos de Rotary bem como valorizar os Recursos
Humanos (RH), são previstas nesse plano de atividades, em diferentes áreas de atuação, ações para
as suas realizações.
Ainda que os principais atores destas atividades tenham sido citados anteriormente e esclarecidos da
importância de sua atividade, as ações para implementação efetiva da comunicação social permeiam
todos os integrantes do Distrito 4530, os quais devem se esmerar para produzir o melhor resultado
possível junto aos públicos-alvo quando do cumprimento das tarefas inerentes a cada um dos
setores do distrito.
Concito aos integrantes do Distrito 4530 a lerem o plano que se segue e a refletir sobre as ações sob
sua responsabilidade para torná-lo, não somente exeqüível, mas uma realidade eficaz, eficiente e
efetiva, para que o distrito e os clubes se tornem maiores, melhores e mais fortes.
PRIMEIRA PARTE
FUNDAMENTOS
1. FINALIDADE
Regular as atividades de Comunicação Social no âmbito do Distrito 4530.
2. REFERÊNCIAS
a.Planejamento Estratégico de RI.
b. Planejamento Estratégico do Distrito 4530.
c. Normas Gerais que trata da Imagem Publica da Organização ( www.rotary.org ).
3. CONSIDERAÇÕES INICIAIS
Este Plano é o documento de referência do Distrito 4530 para sua Comunicação Social. Ele regula e
orienta as atividades relativas às áreas de Relações Públicas, Informações Públicas e Divulgação
Institucional. Seu foco está direcionado para atividades pró-ativas, integrativas e estratégicas,
alicerçadas nas políticas e nos objetivos do Distrito 4530 e de Rotary International.
4. CONCEITOS
A Comunicação Social é “o processo pelo qual se expressam idéias, sentimentos e informações,
visando a estabelecer relações e somar experiências”. Compreende as áreas de Relações Públicas,
Informações Públicas e Divulgação Institucional, assim entendida:
a. Relações Públicas: são as atividades que buscam o ajustamento e a interação entre a organização
e seus públicos;
b. Informações Públicas: são as atividades por meio das quais se divulgam os assuntos relacionados
com o Rotary International, o Distrito 4530 e os Clubes para o público externo, com o propósito de
difundir as notícias e ações desenvolvidas pela organização;
c. Divulgação Institucional: é a atividade que visa produzir e disseminar a imagem da organização,
a fim de influir na formação de opinião pública, de modo que esta lhe seja favorável, bem como
fortalecer as convicções e a auto-estima do público interno.
5. MISSÃO DO DISTRITO 4530 E DO ROTARY INTERNATIONAL
Missão do Distrito 4530
Associação regional de Rotary Clubs que promove prestação de serviços ás comunidades e o
companheirismo entre a família rotariana com elevado padrão de ética em suas atividades,
incentivando a promoção da boa vontade, a paz e a compreensão, por meio da consolidação de boas
relações entre todos os seguimentos da sociedade, tendo como principal lema “Dar de Si Antes de
Pensar em Si”.
Missão do Rotary International
Nós servimos ao próximo, difundimos a integridade e promovemos boa vontade, paz e compreensão mundial por meio da consolidação de boas relações entre líderes profissionais, empresariais e comunitários. 6. VISÃO DE FUTURO DO DISTRITO 4530 E DO ROTARY INTERNATIONAL
Visão de Futuro do Distrito 4530
Nós seremos a organização de serviços humanitários preferida pela maioria, sendo pólo de
excelência na prestação de serviços ás comunidades e na promoção do verdadeiro companheirismo,
com clubes dinâmicos e atuantes, dedicados a melhorar as condições de vida das comunidades.
Visão de Futuro do Rotary International
Nós seremos a organização de serviços humanitários preferida pela maioria, com clubes dinâmicos e atuantes, dedicados a melhorar as condições de vida em comunidades do mundo inteiro.
7. ORGANOGRAMA DO DISTRITO 4530
GOVERNADOR ELEITO 2011-12
COMISSÃO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
COORDENADORA DISTRITAL
SECRETARIA
TESOURARIA
CONSELHO DE GOVERNADORES
COMISSÃO DE CERIMONIAL E PROTOCOLO
COMISSÃO DISTRITAL DE CAPACITAÇÃO
CONFERÊNCIA DISTRITAL
DIRETOR EXECUTIVO
COMISSÃO DE IMAGEM PÚBLICA DE ROTARY
COMISSÃO DE PATROCINIO
GUIA DISTRITAL
CARTA MENSAL
ADMINISTRAÇÃO WEBSITE DO DISTRITO 4530
COORDENAÇÃO DE COMUNICAÇÃO INTERNET
COMISSÃO DE PROMOÇÃO DA
CONVENÇÃO DE RI 2012
COMISSÃO DO DESENVOLVIMENTO
DO QUADRO SOCIAL
COMISSÃO DE EXPANSÃO DE CLUBES
COMISSÃO DISTRITAL DE SERVIÇOS À DA COMUNIDADE
COMISSÃO DISTRITAL DE SERVIÇOS ÀS NOVAS GERAÇÕES
COMISSÃO DISTRITAL DE SERVIÇOS PROFISSIONAIS
COMISSÃO DISTRITAL DE SERVIÇOS INTERNACIOAIS
COMISSÃO DISTRITAL DE SERVIÇOS INTERNOS
COMISSÃO DE RECONHECIMENTO E PREMIAÇÕES
COMISSÃO DISTRITAL DA
FUNDAÇÃO ROTÁRIA
SUBCOMISSÃO DE DOAÇÕES ANUAIS
A FUNDAÇÃO ROTÁRIA
SUBCOMISSÃO DE INTERCÂMBIO DE GRUPOS DE ESTUDOS
SUBCOMISSÃO PÓLIO PLUS
SUBCOMISSÃO DISTRITAL
DE SUBSÍDIOS
SUBCOMISSÃO DISTRITAL DE BOLSAS EDUCACIONAIS DA FUNDAÇÃO ROTÁRIA
E
BOLSAS ROTARY PELA PAZ MUNDIAL
SUBCOMISSÃO DE EX-PARTICIPANTES DE PROGRAMAS DA FUNDAÇÃO ROTÁRIA
SUBCOMISSÃO DISTRITAL DO
FUNDO PERMANENTE
Prêmios Rotários de Liderança Juvenil
Comissão de ROTARACT
Comissão de INTERACT
Intercâmbio de Jovens
Intercâmbio Rotário da Amizade
Voluntários do Rotary
Núcleos Rotary de
Desenvolvimento Comunitário
Serviços à Comunidade Mundial
Grupos de Companheirismo do Rotary
Grupos de Informação solidaria do Distrito 4530
Comissão da associação de intercâmbistas
Rede de clubes irmãos
Rede solidaria de informações
Comissão de montagem do histórico do distrito
Comissão da prevenção de abuso e assédio
Comissão de implantação e gerenciamento do distrito e clube eficaz
Comissão de planejamento estratégico
Comissão de rotary kids
Comissão comunicação internet
8. PROJETOS E SISTEMAS PRIORITÁRIOS PARA SEREM EXPLORADOS NA
COMUNICAÇÃO SOCIAL
A Comunicação Social deverá dar ênfase para os Projetos Prioritários do Distrito 4530 e seus
Clubes constantes no Plano de Gestão ou Plano de Ação.
9. A COMUNICAÇÃO SOCIAL NO DISTRITO 4530
A Comunicação Social Distrito 4530 e seus Clubes, sendo um instrumento da Expressão
Psicossocial, têm por objetivo mostrar aos públicos interno e externo, por intermédio de um
conjunto de técnicas de divulgação e promoção, a importância das atividades do RI, do Distrito
4530, seus Clubes e.
10. PREMISSAS BÁSICAS
A Comunicação Social no Distrito 4530, nesta incluída os seus Clubes e as Casas da Amizade, deve
criar condições que facilitem a implementação de todas as ações, com base nas seguintes premissas:
a. valorizar os recursos humanos Distrito 4530, seus Clubes e outras entidades;
b. fortalecer as convicções do público interno sobre o Distrito 4530, seus Clubes e outras entidades;
c. fortalecer o companheirismo do público interno;
d. fortalecer a credibilidade, a confiabilidade e o prestígio do Distrito 4530, seus Clubes e outras
entidades junto às comunidade rotariana e a sociedade;
e. apresentar respostas e informações adequadas e oportunas aos questionamentos dos públicos
interno e externo quando o Distrito 4530 e seus Clubes e outras entidades se fizerem presentes;
f. melhorar a comunicação para atingir maiores níveis de valorização de atividades desenvolvidas e
comprometimento, auto-estima e motivação dos integrantes do Distrito 4530, seus Clubes e outras
entidades;
g. incrementar as relações do Distrito 4530, seus Clubes e outras entidades com seus diversos
públicos, buscando um maior reconhecimento e valorização de seus produtos e serviços;
h. orientar o esforço das atividades de Comunicação Social visando a vencer barreiras e a conquistar
adesões imprescindíveis para a consecução dos objetivos do Distrito 4530, seus Clubes e outras
entidades;
i. mostrar, em todos os níveis, a importância do Distrito 4530, seus Clubes e outras entidades;
j. informar sobre assuntos do Distrito 4530, seus Clubes e outras entidades de interesse do RI;
k. divulgar as ações do Distrito 4530, seus Clubes e outras entidades;
l. desenvolver a mentalidade de Comunicação Social em todos os níveis do Distrito 4530, seus
Clubes e outras entidades;
m. atuar pró-ativamente com base nas informações disponíveis, planejar e agir por antecipação,
evitando ações reativas, isto é, a produção de respostas após configurado o fato problema.
11. PRINCÍPIOS
Para o planejamento e a execução das ações de Comunicação Social, os integrantes do Distrito 4530
e seus Clubes e outras entidades, deverão observar os seguintes princípios:
a. abrangência: todo rotariano, quer no cumprimento de suas tarefas profissionais, quer na sua vida
particular, é o mais valioso instrumento de Comunicação Social do Distrito 4530 e seus Clubes e
outras entidades;
b. antecipação: consiste em antecipar-se aos fatos e adotar, sempre que possível, uma postura que
garanta a iniciativa das ações;
c. coerência: consiste em evitar a disseminação, aos diferentes públicos, de informações
inconsistentes ou conflitantes;
d. confiabilidade: consiste em garantir a credibilidade das informações junto aos diversos públicos e
em utilizar-se de fontes idôneas e zelosas em relação à veracidade;
e. continuidade: consiste em manter a Comunicação Social sempre atuante;
f. imparcialidade: consiste em evitar o envolvimento emocional na análise de fatos e situações,
procurando julgar desapaixonadamente e com total isenção. As opiniões não devem ser em proveito
da própria conveniência ou de outrem;
g. impessoalidade: consiste em retirar das atividades de Comunicação Social qualquer intenção de
promoção pessoal, exaltando, para isso, os valores da Organização (estes coerentes com os valores
do RI); e
h. oportunidade: consiste em prestar informações de forma completa e rápida.
12. PÚBLICO ALVO
As atividades de Comunicação Social do Distrito 4530, seus Clubes e outras entidades, numa visão
mais ampla, objetivam sensibilizar todos os integrantes do Rotary e a opinião pública brasileira e
internacional. No entanto, existem públicos específicos para os quais foram criados produtos
apropriados, de modo a atingi-los diretamente. Dessa forma tem-se:
a. Público Interno
Constituído por Rotarianos, Rotarianas, ASR, Intercâmbistas, Rotaractiano, Interactiano, Rotary kid
e seus respectivos familiares.
b. Público Externo
Constituído por todos os cidadãos brasileiros não incluídos no público interno:
a. as principais autoridades dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
b. personalidades da mídia;
c. dirigentes e docentes das diversas instituições de ensino fundamental, médio e universitário;
d. integrantes de organizações humanitárias (Maçonaria, Lions etc...) e autoridades religiosas;
e. autoridades das associações de classe (OAB, entre outras), e
f. Todos os cidadãos que possuam uma ocupação digna.
13. IMAGEM DO DISTRITO 4530
a. Nome da Instituição
O nome do Distrito 4530 corresponde à área geográfica onde está localizado os 64 Rotary Clubs,
distribuído conforme orientação de RI.
b.Marcas do Rotary
Como Usar o Nome e Emblema do Rotary em Projetos e Programas
É muito importante que o nome e emblema do Rotary sejam usados de modo a manter e proteger a
integridade de sua propriedade intelectual.
O nome e as marcas do Rotary incluem todos aqueles relacionados à organização, como Interact,
Fundação Rotária, Paul Harris e rotarianos, entre outros, legalmente registrados em mais de 40
países.
As marcas do Rotary não podem ser alteradas, modificadas ou obstruídas de nenhuma forma.
Governadores de distrito que observem que um clube está usando um emblema ou marca de
maneira incorreta, seja em panfletos, websites ou outros, devem auxiliar o clube a corrigir o erro.
Logotipos e gráficos padrões podem ser encontrados no site do RI.
Apoio a questões de licenciamento
Em caso de dúvidas sobre licenciamento, contate Ann Fieldhack, coordenadora de licenciamento,
por telefone: 1-847-866-4463; e-mail; correio: One Rotary Center, 1560 Sherman Avenue,
Evanston, Illinois, 60201-3698, EUA; ou fax: 1-847-866-6977.
Diretrizes
Veja abaixo as diretrizes constantes do Código Normativo do Rotary [This should go to the Code of
Policies page so we make sure we always use the most updated version.] que devem ser observadas
na seleção dos títulos de projetos e programas e na elaboração de qualquer material impresso ou
eletrônico. (Código Normativo do Rotary, artigo 33; e Manual de Procedimento, capítulo 17)
Nome do Rotary
O conselho diretor determinou que o uso do nome “Rotary” sem estar especificado (ou seja,
acompanhado do nome do Rotary Club ou distrito, por exemplo), refere-se única e exclusivamente
à associação internacional, o RI. (Cód. Norm. do Rotary 33.020.6)
Quando o nome “Rotary” for usado nos nomes de novos projetos e programas que não estejam sob
o controle exclusivo do RI, deve-se incluir o nome do(s) Rotary Club(s) ou distrito(s) participantes
e a palavra "International" (ou internacional) não pode constar do título de forma alguma. (Cód.
Norm. do Rotary 33.020.6)
As palavras "Fundação" e “Rotária” não devem aparecer juntas, e sim separadas por informações
adicionais de identificação como o nome do(s) Rotary Club(s), distrito(s) ou outra entidade rotária.
(Cód. Norm. do Rotary 33.020.5)
Programas em andamento que não estejam sob o controle exclusivo do RI, nem em conformidade
com as diretrizes estipuladas, devem ser renomeados para fazer constar a informação de
identificação adicional (o nome do Rotary Club(s) ou distrito(s) participante deve ser incluído ao
usar-se o nome “Rotary”) (Cód. Norm. do Rotary 33.020.6)
Não é permitida nenhuma alteração, modificação ou obstrução no nome “Rotary”, nem abreviações,
prefixos ou sufixos do nome “Rotary”, tais como “Rota”, por exemplo. (Cód. Norm. do Rotary
33.020.6)
Todos os Rotary Clubs, distritos e outras entidades rotárias que registrem domínios virtuais devem
obedecer às diretrizes expostas no Código Normativo do Rotary e no Manual de Procedimento,
Antes de registrar os nomes de domínio, as entidades rotárias devem consultar os respectivos
representantes administrativos de clubes e distritos para garantir que o proposto está de acordo com
as normas de utilização de insígnias rotárias estabelecidas pelo conselho diretor do RI. Os nomes
dos domínios virtuais que não estejam de acordo com as regras estabelecidas deverão ser alterados,
reservando-se o RI o direito de transferir para si a propriedade intelectual de todos os nomes que
tenham infringido as especificações estabelecidas. (Cód. Norm. do Rotary 52.020.1 e 33.020.6).
Qualquer nome de projeto que não esteja em conformidade com as diretrizes do RI só poderá ser
usado se aprovado pelo conselho diretor. (Cód. Norm. do Rotary 33.020.6)
Emblema do Rotary
O emblema do Rotary, assim como a palavra “Rotary”, representa a associação Rotary
International. (Cód. Norm. do Rotary 33.010.4)
Sempre que o emblema rotário for usado em projeto, programa ou atividade que não esteja sob o
controle exclusivo do RI, o(s) nome(s) do(s) clube(s) ou distrito(s) participante(s) deve(m) aparecer
ao lado do emblema e possuir mesmo tamanho e destaque. (Cód. Norm. do Rotary 33.010.4)
Qualquer reprodução do emblema do Rotary deve obedecer a especificações do RI. (Manual de
Procedimento, capítulo 17, edição de 2004; Cód. Norm. do Rotary 33.010.1). A folha de logotipos
pode ser solicitada por meio do catálogo de publicações do RI (Logotipos do Rotary em CD (234MU). Não é permitida nenhuma alteração, modificação ou obstrução no emblema rotário. o qual
somente pode ser reproduzido integralmente e de maneira fidedigna. (Cód. Norm. do Rotary
33.010.4)
O emblema rotário não pode ser usado ao lado de logotipos de outras organizações. (Regimento
Interno do RI, artigo XVIII, seção 18.020; Cód. Norm. do Rotary 33.010.2).
c. Histórico
O futuro está indissoluvelmente ligado ao passado.
A História, mestra de todas as disciplinas, alerta que as instituições e povos que não cultuam seus
heróis, tradições e valores - que não possuem memória – estão fadados a desaparecer ou a serem
absorvidos e terem a sua História contada por outros.
O Distrito 4530 foi fundado em 30 de abril de 1969. Trata-se de associação de Rotary Clubs, sem
fins lucrativos, unidos que prestam serviços humanitários, e fomentam um elevado padrão de ética
em todas as profissões e ajudam a estabelecer uma conscientização nas suas relações com a
sociedade.
Tem um número de 64 Rotary Clubs, Rotaract Clubs, Interact Clubs e aproximadamente1400
rotarianos (as), contudo há uma grande necessidade do aumento do seu quadro de associados para
manter o elevado desempenho no serviço que presta a sociedade.
É um Distrito com clubes tradicionais em Brasília, Parte de Goiânia e Tocantins, distribuído
conforme o espaço geográfico.
O Distrito tem por finalidade a promoção do companheirismo e a prestação de serviços às
comunidades.
d. Responsabilidades e Atribuições
Observação: O asterisco (*) indica responsabilidade descrita no regimento interno do RI (incluso no Manual de Procedimento). As demais foram atribuídas pelo conselho diretor do RI. • Fortalecer os clubes existentes* • Obedecer ao Código de Ética do Governador de Distrito • Promover continuidade administrativa colaborando com líderes distritais atuais, anteriores e entrantes em apoio à eficácia dos clubes* • Certificar‐se de que a equipe de líderes distritais está desempenhando devidamente suas responsabilidades • Prover treinamento ao governador eleito delegando‐lhe responsabilidades específicas relativas às comissões distritais, à administração do distrito e a encontros distritais, como a conferência distrital • Promover relações cordiais entre os clubes e entre estes e o RI* • Realizar visitas oficiais a cada clube, individualmente ou em reunião interclubes, com o objetivo de enfatizar tópicos importantes relativos ao Rotary; dar atenção especial a clubes fracos ou que enfrentam dificuldades; motivar os sócios a participar de atividades de prestação de serviços e reconhecer as contribuições dos rotarianos* • Publicar e enviar a carta mensal a todos os presidentes e secretários dos clubes do distrito • Servir como porta‐voz do distrito e do RI sempre que apropriado • Conduzir encontros distritais, inclusive a conferência distrital*, o seminário distrital de capacitação e o seminário distrital da Fundação Rotária • Ajudar o governador eleito a planejar e preparar o treinamento dos dirigentes entrantes* • Fornecer ao governador eleito, antes da assembléia internacional, informações completas das condições dos clubes no distrito, recomendando o que deve ser feito para fortalecê‐los* • Promover crescimento por intermédio de colaboração com líderes distritais e presidentes de clube no estabelecimento de metas realistas quanto ao quadro social de cada clube do distrito* • Fundar novos clubes* • Apoiar a Fundação Rotária por meio de contribuições financeiras e participação em programas da entidade* • Transmitir informações prontamente ao Rotary International, conforme solicitadas pelo presidente ou pelo conselho diretor do RI* • Assegurar que as indicações e eleições distritais sejam conduzidas conforme os dispositivos dos estatutos e do regimento interno do RI e das normas estabelecidas pela organização* • No fim do mandato, entregar todos os documentos distritais e transmitir as informações necessárias ao governador eleito* • Desempenhar outras atribuições inerentes às suas responsabilidades como administrador do RI* no distrito, em consonância com documentos legais do Distrito 4530. SEGUNDA PARTE
14. MEIOS DE DIVULGAÇÃO DO DISTRITO 4530
Publicações do distrito Assim como as atividades distritais, as publicações do distrito deverão ser produzidas sob a supervisão do governador e promover o Objetivo do Rotary, além de estar em conformidade com as normas do RI, especialmente no que se refere às marcas do Rotary . Sempre que o nome do Rotary, a roda rotária ou qualquer marca rotária forem usados, um elemento que identifique o distrito deve ser adicionado. Todo diretório de clube ou distrito deve incluir um aviso de que este não é para ser distribuído a não‐rotarianos, nem pode ser utilizado como uma lista de endereços para fins comerciais.
Para realizar a comunicação com seus públicos interno e externo o Distrito 4530 e seus clubes
devem valer-se dos seguintes instrumentos de comunicação:
a.Externos / Internos
1) Carta Mensal
A Carta Mensal é um veículo de Comunicação Social destinado a divulgar as atividades do Distrito
4530 e seus clubes, prioritariamente para os rotarianos.
2) Boletins
O Boletim é um veículo de Comunicação Social destinado a divulgar as atividades dos clubes,
prioritariamente para os rotarianos.
3) Cartazes e Folhetos
Essas peças de comunicação visual devem ser utilizadas como veículos de propaganda do Sistema
por ocasião de datas comemorativas/festivas, nos locais de realização das atividades do Distrito
4530 e seus clubes estimulando o público-interno e chamando a atenção do público externo.
Cartazes das principais atividades que o Distrito 4530 e seus clubes desenvolvem:
a. aniversários em geral;
b. visitas de autoridades rotárias
c. festivas (Almoço do dia das mães e dos pais; Dia das crianças e outros...)
d. seminários;
e. ações Sociais;
f. ações filantrópicas, e
g. chá de Senhoras;
Veículos de Comunicação Midiática do Distrito 4530 e seus Clubes
3) Páginas na Rede Mundial de Computadores (Internet)
A internet proporciona a atualização de conhecimentos, normas, padrões e diretrizes, em tempo
real, para todo o Rotary, bem como a possibilidade de tiragem de dúvidas, quanto a diversos
procedimentos a serem adotados em situações fora do cotidiano da instituição como um todo
Disponibilizando normas e diversas informações online. O que proporciona uma paridade de
conhecimentos, bem como uma divulgação em tempo real.
As páginas da internet também servem para o Distrito 4530 e seus clubes divulgar informações de
interesse dos públicos bem como atividades sociais vindouras, no Distrito o endereço eletrônico é
(htpp://www.rotary4530.com.br).
Estando o site do distrito e dos clubes disponíveis tanto a rotarianos quanto a não‐rotarianos, ele deve ser usado não somente para veicular informações e notícias sobre o Rotary, mas, também, como ferramenta de relações públicas. Em geral, os sites dos distritos incluem: • Calendário de eventos distritais e dos clubes, inclusive o cronograma das visitas oficiais; • Carta mensal do governador; • Links dos sites dos clubes e do site do Rotary (www.rotary.org); • Atualidades sobre as metas distritais; • Informações sobre projetos de prestação de serviços dos clubes; • Detalhes sobre os encontros distritais que estejam prestes a se realizar, inclusive a conferência distrital; • Blog do governador e dos presidentes; e • Recursos de treinamento, entre eles módulos de treinamento on‐line e manuais, vale ressaltar que o conteúdo do site deve ser apropriado e seguir as normas locais concernentes à privacidade. Recomenda‐se que certas áreas do site sejam protegidas por senha. O site do RI e as comunicações por e‐mail devem estar em consonância com as normas do RI, especialmente no que se refere ao nome e às marcas do Rotary (veja Capítulo 8). Ao escolher um nome para o site que inclua a palavra Rotary, procure utilizar termos que ajudem a identificar o distrito, por exemplo, www.rotarydistrict0000.org.
15. FLUXO DE PRODUÇÃO DE MÍDIAS
Carta Mensal
Até o dia 5 do mês
Outros meios
De acordo com a necessidade
16. CAPTAÇÃO DE RECURSOS PARA O DISTRITO 4530 E SEUS CLUBES
O Distrito 4530 e seus clubes devem utilizar as ferramentas de marketing nas suas principais
atividades/projetos para que o sucesso dos mesmos fique vinculado à competência do Rotary.
Dentre algumas atividades de marketing e de captação de recursos para o Sistema Rotary, pode-se
citar:
a. divulgação da imagem da instituição pelos meios já citados;
b. incentivo à criatividade e inovação;
c. reuniões/refeições de negócios e festivas;
d. primazia pela excelência no uso de meios eletrônicos com tecnologia de ponta, na sua gestão e no
destaque de seus integrantes, bem como na sua facilidade de apresentar soluções e resultados;
e. exposições em locais de acesso selecionado do Distrito 4530 e seus clubes; e
f. fomento da educação permanente no público-interno a respeito do Distrito 4530 e seus clubes.
A obtenção de recursos e patrocínios para as atividades do Distrito 4530 e seus clubes é um
processo contínuo que deve merecer atenção especial.
As possibilidades deverão ser submetidas ao Governador quando for a nível distrital e presidente
quando for ao nível de Rotary Club, para aprovação da destinação dos recursos solicitados e das
providências decorrentes.
17. CONFECÇÃO DE BRINDES
O governador proporá a confecção de brindes e lembranças institucionais destinados a materializar
o reconhecimento e o agradecimento do distrito aos clubes, Instituições e pessoas que tenham
apoiado Distrito 4530 nos cumprimentos de suas tarefas, esta proposta pode ser estendida aos
presidentes dos clubes se for o caso.
TERCEIRA PARTE
18. EXECUÇÃO DA COMUNICAÇÃO SOCIAL
Antes da execução de qualquer ação de Comunicação Social, seja dirigida ao público interno ou
externo, a Comissão de Imagem Publica do Distrito 4530 deve realizar um estudo detalhado,
levando em consideração os seguintes fatores:
a. o fato que motivou a ação;
b. o público-alvo;
c. o objetivo a atingir;
d. a idéia-força e o tema a ser explorado;
e. o tipo de ação a desencadear;
f. os instrumentos que serão empregados; e
g. a linguagem a ser empregada.
19. DIRETRIZES ESPECÍFICAS PARA RELAÇÕES PÚBLICAS (RP)
As atividades de RP, no âmbito do Distrito 4530, serão coordenadas pela Comissão de Imagem
Publica do Distrito e executadas pelo distrito e seus clubes, de acordo com as normas de RI para as
diversas atividades de Relações Públicas. Atividades Gerais
Periodicidade: De acordo com o planejamento do Distrito 4530 e seus clubes, podendo ser Anual
Mensal, e Semanal.
Condições Gerais de Execução: A atividade realizada é uma das melhores oportunidades que o
Distrito 4530 e seus clubes têm de interação com o público e é importante a ênfase, junto à equipe
participante, que a imagem que está sendo veiculada é a do Rotary e não a do Distrito 4530 e seus
clubes.
Relações públicas são fundamentais ao futuro do Rotary, pois motivam os rotarianos a participar ativamente das iniciativas dos clubes e distritais e divulgam ao público em geral que o Rotary é uma organização idônea que atende necessidades prementes de comunidades em todo o mundo. Todo Rotary Club deve contar com um plano de relações públicas para divulgação local dos serviços por ele prestados. Além disso, através de relações públicas, os clubes poderão: • Obter apoio e recursos para projetos • Estabelecer elos com outras organizações comunitárias • Atrair candidatos qualificados ao quadro social • Reconhecer rotarianos pelas suas contribuições à comunidade Empreendimentos eficazes na área de relações públicas requerem o desenvolvimento de uma mensagem e de maneiras apropriadas de divulgá‐la. O RI oferece subsídios para relações públicas que possibilitam aos distritos utilizar materiais produzidos pela entidade, entre eles anúncios de utilidade pública para TV e rádio, outdoors e suplementos para jornais. Para que todos transmitam mensagens com enfoque semelhante, o RI aconselha que os distritos usem os materiais da campanha Humanidade em Ação. Orçamento para relações públicas Embora a veiculação de anúncios na imprensa ou no rádio seja por vezes gratuita, há ocasiões em que um anúncio pago divulgado estrategicamente contribui mais eficazmente ao reconhecimento do trabalho do Rotary na comunidade. Sendo assim, ao elaborar o orçamento para o ano, procure incluir fundos para promoção do Rotary ao público em geral. Muitas vezes, descontos são oferecidos a organizações sem fins lucrativos. Comissão distrital de relações públicas Promove o Rotary no distrito entrando em contato com a mídia local e oferecendo aconselhamento aos clubes. Identifique os sócios que trabalham na área de mídia, relações públicas ou marketing e indique‐os para integrar ou presidir a comissão distrital de relações públicas. Inclua no formulário de Indicação Distrital (formulário E), dados de contato do presidente que nomeará para garantir que este receba do RI os materiais de relações públicas. Abaixo o texto do apêndice 6 no Capitulo 2, que trata da Comissão Distrital de RP Esta comissão divulga o Rotary ao público externo e fomenta compreensão, apreço e apoio aos programas rotários, além de ajudar os rotarianos a compreender que promover relações públicas eficazes e uma imagem positiva do Rotary são metas da organização. Qualificações adicionais dos membros Deve ser dada preferência a rotarianos que tenham: • Experiência como presidente de comissão de clube de relações públicas; e • Experiência profissional no setor de mídia, relações públicas ou marketing. Responsabilidades • Manter contato com o governador de distrito e os presidentes das principais comissões distritais de modo a obter informações sobre projetos e atividades distritais bem‐sucedidos; • Incentivar os clubes a dar prioridade a atividades de relações públicas; • Promover o Rotary a públicos não‐rotários, tais como a mídia, líderes comunitários e beneficiários de programas; • Informar a mídia sobre projetos e eventos distritais que mereçam divulgação; • Distribuir aos clubes materiais rotários sobre relações públicas; e • Buscar oportunidades para fazer apresentações em clubes sobre a importância de um sistema eficaz de relações públicas. Requisito adicional de treinamento Membros da comissão deverão participar, sempre que possível, de seminários sobre relações públicas conduzidos em conjunção com eventos do RI. Como a divulgação efetiva do Rotary ao público requer tempo, verbas e planejamento, é recomendável que a comissão distrital de relações públicas desenvolva um plano de ação no início do ano rotário. Identifique os eventos futuros com maior probabilidade de atrair a atenção da mídia e reserve tempo suficiente para elaborar comunicados e materiais informativos, bem como para contatar os representantes da mídia. Comunicados à mídia O comunicado é o meio mais básico e amplamente utilizado para encaminhar informações à mídia. Ele pode alertar sobre algum evento e servir de base para matéria interessante. Bons comunicados devem prover resposta às seguintes perguntas: Quem? O quê? Quando? Onde? Por quê? e Como? Mantenha o comunicado conciso e objetivo, use aspas para expressar opiniões de terceiros e procure não ultrapassar uma página. Folhas de dados As folhas de dados fornecem informações básicas sobre o Rotary International, sua história, objetivos e projetos, e podem ser distribuídas aos sócios novos e potenciais. Fora da organização, fornecem dados à mídia, ajudam a conscientizar a comunidade e informam o público em geral sobre as atividades do Rotary. Prepare uma folha de dados sobre as atividades do distrito e dos clubes que inclua: • Breve descrição sobre o Rotary, suas atividades e objetivos; • História do distrito; • Dados atualizados sobre o quadro social; e • Envolvimento do distrito em programas da Fundação Rotária tais como Bolsas Educacionais, Intercâmbio de Grupos de Estudos e Subsídios Equivalentes. Atividades com potencial para atrair a atenção da mídia As seguintes atividades e eventos de clube poderão ser de interesse da mídia: • Projetos comunitários que tenham contado com a participação de clube ou distrito; • Palestrantes notáveis; • Trabalho de rotarianos que oferecem seus conhecimentos, serviços e recursos aos projetos do Rotary; • Visitas de bolsistas da Fundação Rotária, equipes de Intercâmbio de Grupos de Estudos e estudantes de Intercâmbios de Jovens; • Projetos de Interact e Rotaract Clubs; • Iniciativas de clube ou distrito que reforcem uma matéria de destaque; • Projeto de serviços internacionais apoiados por clube ou distrito; e • Aniversários de clubes ou programas locais. Conscientização sobre o Rotary Não é unicamente através da mídia que o Rotary pode chegar ao público. Maneiras de manter a comunidade informada incluem: • Eventos especiais, como maratonas, atividades de reciclagem de materiais ou campanhas para arrecadar fundos para iniciativas patrocinadas pelo Rotary; • Exposições que possam ser apresentadas à comunidade, especialmente por ocasião de eventos especiais; • Espaço publicitário em jornais, revistas, outdoors, ônibus, estações rodoviárias, ferroviárias ou aeroportos; • Contatos com equipes de relações públicas de outras organizações com as quais os clubes e o distrito tenham relações; • Rotarianos usando o distintivo de lapela e divulgando a organização quando oportuno; • Internet como ferramenta de comunicação, divulgando informações rotárias em sites de fóruns ou de atividades da comunidade, ou indicando o site do RI (www.rotary.org) aos residentes locais. Respondendo perguntas sobre o Rotary Como líder (governador, presidente, e outros...) e porta‐voz do Rotary no distrito e nos clubes. Discursará perante grupos de não‐rotarianos, inclusive a mídia, bem como em eventos ligados a projetos, visitas a clubes e outras ocasiões. Como porta‐voz deverá estar preparado para responder cada uma das seguintes perguntas usando um máximo de 25 palavras. • O que é Rotary? • Quem são os rotarianos? • O que o Rotary faz? As respostas devem ser positivas, embasadas em fatos, específicas e sucintas. 20. DIRETRIZES ESPECÍFICAS PARA INFORMAÇÕES PÚBLICAS
As atividades de Informações Públicas, no âmbito do Distrito 4530 e seus clubes, serão
coordenados pelo Presidente da Comissão da Imagem Pública Distrital e serão executadas pelos
rotarianos indicados conforme a necessidade da situação.
21. DIRETRIZES PARA DIVULGAÇÃO INSTITUCIONAL
As atividades de Divulgação Institucional, no âmbito do, serão coordenadas pelo Distrito 4530 e
seus clubes, assessorado pelo Presidente da Comissão da Imagem Pública Distrital, com a
participação do governador, pelos presidentes de clubes, utilizando-se os veículos necessários a
condução do evento.
QUARTA PARTE
22. PAPEL DO GOVERNADOR E DOS PRESIDENTES DOS ROTARY CLUBS NA
MISSÃO DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
O governador e os presidentes de clubes desenvolvem um duplo papel na Comunicação Social do
Distrito 4530. Contribuem para a Comunicação Social do distrito de forma coordenada e integrada e
são os responsáveis pelas atividades de Comunicação Social em seus clubes. Dessa forma, na
condução de suas ações, deverão atender às orientações contidas no presente plano, considerando as
especificidades de seus clubes.
23. A COMISSÃO DA IMAGEM PÚBLICA DISTRITAL
À Comissão da Imagem Pública Distrital compete:
a. orientar, acompanhar e avaliar o Plano de Comunicação Social da Distrito;
b. monitorar as atividades que envolvam este Plano, alimentando os indicadores sob sua
responsabilidade;
c. realizar a interface com o RI, o Distrito 4530 e seus Clubes, realizando as correções e orientações
necessárias, quando for o caso;
d. realizar a Comunicação Social do Sistema Rotary, ligando-se com o Presidente da Comissão da
Imagem Pública Distrital para orientação e condução dos trabalhos;
e. realizar as atividades de relações públicas da Distrito 4530 dando ênfase às que contribuam para
desenvolvimento do companheirismo, de valorização de seus integrantes, e da família da rotariana.
Para isso deverá ligar-se com o Presidente da Comissão da Imagem Pública Distrital e para
orientação e condução dos trabalhos; e
f. assessorar o Presidente da Comissão da Imagem Pública Distrital nos assuntos referentes às
atividades de Informações Públicas e Divulgação Institucional.
24. A COMISSÃO DA IMAGEM PÚBLICA DOS ROTARY CLUBS DO DISTRITO 4530
À Comissão da Imagem Pública dos Rotary Clubs do Distrito 4530 compete, dentro das suas
necessidades:
a. elaborar o Plano de Comunicação Social do Clube, alinhado com o Plano de Comunicação Social
do Distrito 4530;
b. elaborar o Plano Anual de Atividades de Comunicação Social;
c. coordenar as ações de Comunicação Social do seu Clube;
d. remeter ao governador do distrito uma cópia do seu Plano de Comunicação Social;
e. ligar-se, via canal técnico, com o Presidente da Comissão da Imagem Pública Distrital;
f. elaborar o Plano de Ação de Atividades de Comunicação Social;
g. capacitar os rotarianos responsáveis pela Comunicação Social nos Clubes.
25. CONSIDERAÇÕES GERAIS
a. De acordo com diretrizes expedidas pelo governador do distrito, devem ser feitas campanhas de
comunicação social periódicas para divulgar produtos/projetos, particularmente os relacionados
como projetos prioritários do RI, do Distrito 4530 e dos Clubes.
b. Deve ser estabelecido um bom relacionamento com a mídia, pois a mesma tem papel
preponderante na formação da opinião pública.
c. O Distrito 4530 e os Clubes devem manter atualizada uma lista das principais autoridades de
interesse para a instituição.
d. Os Clubes do Distrito 4530 e poderão sugerir melhorias no presente Plano, diretamente ao
Governador ou Presidente da Comissão da Imagem Pública Distrital.
e.. A Comissão de Imagem Pública do distrito deve elaborar o Plano de Ação de Atividades de
Comunicação Social;
f. Este Plano deve ser revisado e proposto anualmente pelo Presidente da Comissão da Imagem
Pública Distrital e supervisionado pelo governador do distrito, com o apoio dos demais Clubes do
Distrito 4530.
26. RECURSOS O RI possui recursos relacionados a todos os aspectos da comunicação. O governador deve certifique‐se de que os governadores assistentes e as comissões distritais da conferência e de relações públicas estão a par desses importantes instrumentos. Informações de contato das equipes da Secretaria do RI e da Fundação estão listadas no Official Directory e em www.rotary.org. As publicações podem ser baixadas de www.rotary.org ou adquiridas em shop.rotary.org, [email protected] ou através do escritório internacional que atende à sua região. Relações Públicas Eficazes: Guia para Rotary Clubs (257­PT) — Ferramentas e sugestões para promoção de atividades de clube que atraiam a atenção da comunidade e de sócios potenciais. Recursos humanos • Funcionários da divisão de relações públicas do RI na sede mundial — Assistem aos clubes, distritos e ao RI em seus esforços de relações públicas; e • Representantes da equipe CDS — Funcionários na sede mundial e nos escritórios internacionais que podem responder questões administrativas, bem como direcionar perguntas aos devidos funcionários do RI e da Fundação Rotária. Recursos informativos • Manual da Comissão de Relações Públicas (226C‐PT) — Oferece visão geral da referida comissão e suas atribuições, bem como dos recursos disponíveis; • Manual para a Conferência Distrital (800‐PT) — Inclui diretrizes recomendadas e exigidas pelo conselho diretor do RI, informações sobre promoção, planejamento do programa e logística; • Materiais da campanha Humanidade em Ação — Ferramentas de relações públicas, como anúncios de utilidade pública para televisão, rádio, imprensa, internet e outdoors, que destacam os esforços dos rotarianos relacionados à alfabetização, recursos hídricos, combate à fome e jovens em situações de risco; • Boletins do RI e da Fundação Rotária — Boletins mensais remetidos por e‐mail sobre tópicos referentes ao Rotary e à Fundação Rotária, inclusive treinamento, relações públicas, programas do RI, iniciativa “Todos os Rotarianos, Todos os Anos” e desenvolvimento do quadro social. Para recebê‐lo, queira cadastrar‐se em www.rotary.org; • Guia de Identidade Visual do RI (547‐PT) — Referência para elaboração de publicações do Rotary. Inclui informações sobre o uso apropriado do emblema do Rotary, bem como cores rotárias, design, tipografia, aspectos gráficos e uso de fotografias; • Folhas de Dados sobre o Rotary (apenas na web) — Conjunto de folhas informativas para uso em esforços de relações públicas; • Rotary Images (apenas na web) — Banco de dados com fotografias de projetos e eventos rotários tiradas pelos fotógrafos do RI; • PR Tips (apenas na web) — Boletim quinzenal enviado via e‐mail com idéias para clubes e distritos promoverem o Rotary em suas comunidades. Para recebê‐lo, queira cadastrar‐se em www.rotary.org; • Anúncios de utilidade pública do Rotary — Anúncios para televisão, rádio, imprensa e outdoors, elaborados para ajudar os clubes a divulgar o Rotary na comunidade; e • RVM: The Rotarian Video Magazine — Relatos sobre projetos do Rotary implementados em todo o mundo. ANEXO
Anexo A - Documentos de Relações Públicas de Rotary International (www.rotary.org)