IOS
"Loja Avulso"
controlada por
Dynamics NAV
O projecto da link baseado na ferramenta
da Microsoft permitiu à empresa minimizar
o investimento na sua estrutura financeira,
administrativa e informática
Solução sem concorrência
Carlos Fiúza, Gerente Executivo da IOS
A
aposta em Portugal na abertura de uma cadeia
de lojas com um novo conceito “low cost”,
nomeadamente através da venda de produtos
de retalho e avulso, despoletou uma necessidade na empresa IOS, cuja insígnia é LojAvulso, em adquirir
uma solução informática que respondesse a todas as necessidades especificas do seu negócio. Depois de uma intensa
procura no mercado português por uma ferramenta desta
natureza, o Gerente Executivo da empresa, Carlos Fiúza,
decidiu seguir o conselho de um amigo e ir a um evento de
aplicações de gestão numa área diferente da sua (Logística
e Processamento de Equipamento Pesado e Metalúrgico),
promovido pela link e pela Microsoft.
“Procurávamos um parceiro que nos fornecesse uma
aplicação que respondesse às necessidades pouco tradicionais da nossa actividade, nomeadamente desburocratizar
o máximo possível em termos administrativos para reduzir
as nossas necessidades estruturais, e que fosse simples na
óptica do utilizador”, disse o Gerente Executivo. “Queríamos
uma solução optimizada que, numa mesma plataforma,
conseguisse fazer a gestão da empresa a partir de um só
ponto, pois um dos condicionalismos colocados à partida
foi o de não haver limitações físicas, como o conceito de
escritório e de serviço administrativo”, acrescentou.
Depois de várias reuniões e de terem visto a solução em
funcionamento, os responsáveis da LojAvulso compararam
a aplicação com outras hipóteses do mercado, acabando
por escolher o Microsoft Dynamics NAV, confiando à link a
implementação da solução.
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| N9 - Junho 2007 |
Cadernos link - Casos de sucesso
A solução escolhida pela LojAvulso foi um ERP cujas
funcionalidades cobrem não só todas as operações financeiras e administrativas da empresa, como também as operações de logística e venda a retalho num cenário multi-loja.
Segundo Luis Marques, Responsável Técnico do Projecto da
link, “era a primeira vez que íamos embarcar num projecto
específico para a área de retalho, uma vez que até então, a
grande maioria dos projectos de ERP da link eram na área
de Logística e Distribuição, o que tornou este projecto ainda
mais aliciante”. “Criámos uma infra-estrutura para a sede da
empresa e mais quatro lojas, tendo no entanto arrancado
com o projecto apenas com uma loja e indo implementando progressivamente, a cada mês e meio/dois meses de
trabalho, uma nova loja. Neste projecto, a nossa lógica foi
acompanhar o investimento e crescimento do cliente, através da implementação de novas lojas e implementação de
novas funcionalidades na solução informática que suporta
o negócio da LojAvulso”, referiu Maria José Sá, Consultora
da link. Após implementada a primeira loja em Sacavém,
avançámos 3 ou 4 meses depois para a implementação da
sede com um servidor central ligado por VPN ao servidor da
loja de Sacavém. Após confirmado o sucesso desta ligação
sede-loja, com duas bases de dados a trocar informação
diariamente, o projecto “tornou-se bastante mais simples”.
A partir daqui apenas foi necessário replicar para outras
lojas o que já havia sido feito para a loja de Sacavém”, continuou a mesma consultora.
“Agora que o cliente possui maior conhecimento sobre
aplicação surgem novos requisitos. A LojAvulso pretende
agora criar novas funcionalidades nomeadamente o planeamento de compras, pois embora o Dynamics NAV tenha
automatismos na sugestão das compras dos produtos, não
são suficientes para as necessidades das lojas LojAvulso”,
referiu Paula Nóbrega, Consultora da link. “O ERP tem parâmetros como o ponto de encomenda, o stock de segurança
que são introduzidos pelo utilizador e depois, com base
nas necessidades actuais, sugere a compra. Este cálculo foi
A implementação começou com a loja de Sacavém em
melhorado quando falamos na venda de produtos a retalho
Agosto, tendo-se aberto uma segunda loja em Dezembro,
e avulso. Neste cenário devem ser analisados os históricos
altura em que foi concluída a infra-estrutura do armazém
de venda de produtos de forma a poder prever a quantidade
central. “Desde Agosto até o final do ano, montámos toda a
a comprar. Na LojAvulso, a sugestão de compra deve consiestrutura”, sublinhou.
derar as quantidades vendidas e o período em que ocorrem,
“Na altura da adjudicação, considerei ser um custo
só assim poderá evitar quer as rupturas quer o excesso
elevado, mas tivemos em atenção que iríamos investir em
de stock” continuou Paula Nóbrega. “Será este o próximo
algo duradouro que, com um simples upgrade, conseguisse
passo, descentralizar o processo de compra, permitindo a
cada loja saber o quê e quando comprar.”
suportar o crescimento da empresa”, disse Carlos Fiúza.
Outro dos aspectos complexos do projecto é a compo“Não queríamos estar dependentes da aplicação em si
para crescer, ficando apenas com a
nente de base de dados, uma vez que
necessidade de adquirir novo hardeste projecto, por ter vários pontos
ware, pelo que a solução teria de ser
de venda, assenta numa lógica de
bastante escalável”, continuou o resbases de dados geograficamente dis“Temos tido sempre boas
tribuídos. Cada loja tem um servidor
ponsável máximo da empresa.
respostas e relações com
com uma base de dados própria que
“A ferramenta tem funcionado
replica informação diária de e para
de uma forma bastante satisfatória,
a link e todas as pseudoo servidor central da empresa. O
sobretudo na parte que é mais grata
impossibilidades que
Dynamics NAV “foi desenhado para
à LojAvulso, ou seja, a de não ser
temos encontrado, têm
trabalhar como uma única base de
necessário aumentar custos e recurdados, e a link efectuou melhoramensos em termos de finanças e tesourasido ultrapassadas com a
tos que permitem incluir numa base
ria, entre outros, o que ajudou muito
modelação da aplicação”,
de dados central os dados mestres
na evolução do projecto”, avançou o
disse Carlos Fiúza, Gerente
e, a partir daí, conseguir distribuir as
Gerente Executivo. Através da link,
alterações pelas bases de dados das
a
LojAvulso “dispensa também a
Executivo da LojAvulso
lojas, para que assim possam regisexistência de um gabinete informátar as alterações num único sítio,
tico, pois consegue garantir o funcomo preços e produtos diferentes”,
cionamento da aplicação através um
prestador de serviços, que muita das
afirmou Paula Nóbrega. No final do
dia, as lojas “passam todas as inforvezes até consegue fazer o suporte
de forma remota”.
mações de vendas para o sistema
“A aplicação reduz significativacentral, o que oferece um controlo
total ao administrador”, continuou a
mente o nosso tempo de resposta
para os valores que procurávamos
responsável.
e tem a capacidade de colocar uma
loja em movimento, ao mesmo
Projecto aliciante
tempo que fornece grandes detalhes,
Na opinião de Joaquim Carvalho,
o que ajuda na tomada de decisão,
Consultor da link, a arquitectura da
Equipa da link consulting
e é bastante versátil na óptica da
solução, nomeadamente o facto de
utilização, tornando fácil a extracção de dados”, sublinhou
existir um servidor central a controlar todas as operações
Carlos Fiúza. Outros aspectos a considerar “são a facililogísticas, administrativas e financeiras, e um servidor por
loja a controlar as operações de vendas, “foi um dos maiodade com que o utilizador acede à ferramenta, pois a sua
parametrização torna tudo muito fácil, e a segurança que
res desafios do projecto LojAvulso”. Porém, continuou,
“o iniciar uma operação desta natureza, participando na
traz ao negócio ao nível dos mais diversos intervenientes”,
acrescentou. Segundo refere o executivo, uma das grandes
conexão de processos de trabalho novos, pois a empresa
vantagens “é ter acesso a todos os dados on-line e conseguir
tinha sido criada de raiz, foi também bastante aliciante e
altamente compensador”, acrescentou.
saber em qualquer altura e em qualquer lugar, como está o
Na perspectiva da sua actividade operacional, a LojAvulso
negócio aos mais diversos níveis”.
pretende continuar a aproveitar as potencialidades do
Na opinião de Paulo Nunes, Gestor do Projecto da link,
negócio e da solução informática na área de frente de loja,
“foi atingido o objectivo de fornecer ao cliente uma solução
explorando, por exemplo, os diferentes tipos de promoções
tecnologicamente avançada e fiável que diminuísse o peso
de venda e promoção directa de preços nas diferentes lojas.
na estrutura da organização, e que lhe permitisse alargar a
Numa perspectiva de curto prazo, “pretendemos também
operação a novas lojas sem criar disrupção nos processos
criar um cartão de fidelização”, revelou o Gerente Executivo
de trabalho e de negócio instituídos”.
da LojAvulso.
O acompanhamento da link “tem sido bastante bom,
Um dos grandes desafios do projecto foi o facto de ter
estando todas as nossas exigências a ser respondidas”,
sido adjudicado num mês e ter de arrancar três semanas
disse o Gerente Executivo da LojAvulso. “Temos tido semdepois. O projecto “foi adjudicado em Julho, e a primeira
pre boas respostas e relações com eles e todas as pseudoloja teve de arrancar em meados de Agosto, no que foi um
impossibilidades que temos encontrado, têm sido ultrapasverdadeiro projecto relâmpago”, afirmou Luis Marques.
sadas com a modelação da aplicação”, concluiu.
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