UNIÃO POSTAL UNIVERSAL
CA 2008.1–Doc 14a
CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO
RELATÓRIO DO GRUPO DE TRABALHO ENCARREGADO DE ESTUDAR A QUESTÃO DAS DESPESAS
DE APOIO ÀS ATIVIDADES EXTRA-ORÇAMENTÁRIAS
(Item 14a da pauta)
Relatório do Presidente
1.
Assunto
Apresentar os trabalhos do Grupo de trabalho.
2.
§§ 1 a 10
Decisão aguardada
Tomar nota das conclusões deste relatório.
I.
Referências/Parágrafos
§ 11
Introdução
1.
O grupo de trabalho reuniu-se durante as sessões anteriores deste Conselho. Durante seus
trabalhos, o grupo de trabalho deu particular atenção ao trabalho do Conselho de coordenação
dos chefes de secretariado da rede finanças e orçamento do sistema das Nações Unidas.
2.
O grupo de trabalho concluiu que os princípios do Conselho de coordenação dos chefes de
secretariado da rede finanças e orçamento deveriam teoricamente ser aplicados à UPU. Estes
princípios são:
3.
Três tipos de custos foram definidos – custos diretos, custos fixos indiretos e custos
variáveis indiretos:
–
Custos diretos: custos ligados a uma atividade específica podendo ser determinados sem
equívoco e monitorados, como as despesas de pessoal, de equipamento, de viagens, etc.
–
Custos fixos indiretos: custos da organização que não dependem do volume das atividades e
não podem ser diretamente ligados a uma atividade; tipicamente, estes custos englobam a
alta direção da organização e as despesas relativas às missões e aos órgãos estatutários.
–
Custos variáveis indiretos: custos operacionais de suporte da organização ou despesas de
apoio; nesta categoria encontramos, por exemplo, os custos das unidades de suporte da
organização como as finanças, os recursos humanos, e as despesas logísticas gerais.
4.
O grupo de trabalho concluiu que a política de cobertura dos custos no âmbito da UPU
devia, em geral, respeitar os dois princípios a seguir:
–
Todos os custos diretos dos projetos extra-orçamentários devem ser diretamente imputados
a estes últimos.
–
Os custos variáveis indiretos (despesas de apoio) devem ser recuperados com base em
elementos explícitos, bem compreendidos e devidamente aceitos e deveriam ser atribuídos
ao projeto/atividade e serem deduzidos das despesas de funcionamento da Secretaria
Internacional no âmbito do mesmo exercício financeiro.
DFI
05.02.2008
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II.
Prática atuais dentro da UPU e recomendações
5.
A UPU não tem uma política de cobertura dos custos homogênea. Todavia, podemos estimar
que o princípio de atribuir as despesas diretas aos projetos extra-orçamentários é devidamente
respeitado.
6.
Por outro lado, apesar da situação nas outras organizações do sistema comum das Nações
Unidas, não existe taxa única de remuneração dos custos variáveis indiretos (despesas de apoio)
na UPU. Em geral, a porcentagem é negociada com o investidor e pode variar de acordo com a
natureza do projeto e das atividades de suporte necessárias.
7.
Em relação ao Fundo para a Melhoria da Qualidade de Serviço e UPU*Clearing, uma taxa
fixa de 12% é calculada com base nas despesas de pessoal, supondo que as despesas indiretas
variáveis aumentam proporcionalmente ao número de empregados. Esta prática servirá de base
ao cálculo das despesas de apoio para os novos projetos, como é o caso para o projeto .post.
8.
Entretanto, o grupo de trabalho estimou que uma taxa fixa única não podia refletir a diversidade dos projetos extra-orçamentários e que precisaria examinar a natureza e o objetivo das
atividades financiadas por fundos extra-orçamentários e estudar os impactos da cobertura das
despesas de apoio. O grupo de trabalho propõe, então, deixar uma margem de negociação entre os
atores envolvidos e apresentar o fruto das negociações à aprovação do Conselho de
Administração.
9.
De fato, as evoluções do contexto técnico ou tecnológico, particularmente, podem tornar
quase indispensáveis as atividades extra-orçamentárias contribuindo diretamente para a
realização dos objetivos da União. Assim, é o caso da Cooperativa Telemática, que permite
controlar e melhorar a qualidade de serviço, implantar uma rede mundial de transferência de
dinheiro ou ainda ajudar os países em desenvolvimento a participar da rede postal mundial.
Nestas análises, convém considerar as atividades extra-orçamentárias em função de sua ligação
direta ou indireta com as missões da organização e a estratégia definida durante os Congressos da
UPU.
/
10.
O projeto de recomendação ao 24º Congresso está em anexo, para aprovação.
III.
Conclusão
11. O Conselho está convidado a tomar nota deste relatório e a aprovar o projeto de
recomendação ao 24º Congresso figurando em anexo.
Berna, 17 de janeiro de 2008
O Presidente do Grupo de trabalho
UNIÃO POSTAL UNIVERSAL
CA 2008.1–Doc 14a.Annexe 1
CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO
CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO
Resolução C XX/2008
Despesas de apoio das atividades extra-orçamentárias
O Congresso,
consciente
que o reembolso das despesas de apoio ao orçamento regular da União deve se basear,
particularmente, em dados confiáveis sobre os custos reais das atividades extra-orçamentárias,
reconhecendo
a importância dos fundos extra-orçamentários para a realisação da missão da UPU,
tomando nota
das recomendações do Corpo Comum de Inspeção das Nações Unidas sobre a determinação das
despesas de apoio das atividades extra-orçamentárias no âmbito do sistema das Nações Unidas e
das diferentes políticas de reembolso adotadas por cada instituição,
constatando com satisfação
o trabalho realizado pelo Grupo de trabalho encarregado de estudar a questão das despesas de
apoio referentes às atividades extra-orçamentárias,
decide
que a política de cobertura das despesas de apoio das atividades extra-orçamentárias devia em
geral respeitar os dois princípios a seguir:
–
todos os custos diretos dos projetos extra-orçamentários devem ser diretamente imputados
a estes últimos;
–
os custos variáveis indiretos (despesas de apoio) devem ser recuperados com base em
elementos explícitos, bem compreendidos e devidamente aceitos e deveriam ser atribuídos
ao projeto/atividade e serem deduzidos das despesas de funcionamento da Secretaria
Internacional no âmbito do mesmo exercício financeiro.
encarrega
o Conselho de Administração, em consulta com o Conselho de Operações Postais e a Secretaria
Internacional, de definir os princípios e uma metodologia comum para a imputação dos custos
diretos e dos custos variáveis,
encarrega, além disso
estes órgãos a examinar caso a caso a natureza e o objetivo das atividades financiadas por meio
dos fundos extra-orçamentários, bem como os impactos ligados à cobertura das despesas de
apoio, de decidir sobre o método mais apropriado para cobrir os custos em questão e de fixar o
montante a ser recuperado.