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Descrição das atividades do Processo
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Poder Judiciário Conselho da Justiça Federal Título Revisão 001 Descrição das atividades do Processo Publicar documentos Aprovado por Data Aprovação
Página 2 de 9 Conselho da Justiça Federal – CJF
Conteúdo
1.
FUNDAMENTAÇÃO LEGAL .................................................................................................... 3
2.
DESCRITIVO DO PROCESSO ............................................................................................... 3
2.1
ENTRADA/INSUMO ............................................................................................................. 4
2.2
SAÍDAS – PRODUTOS/SERVIÇOS .................................................................................... 4
3.
DIAGRAMA DO PROCESSO .................................................................................................. 5
3.1
DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES ......................................................................................... 6
3.1.1
RECEBER SOLICITAÇÃO DE PUBLICAÇÃO ................................................................. 6
3.1.2
VERIFICAR QUAL O VEÍCULO DE PUBLICAÇÃO ......................................................... 6
3.1.3
DIAGRAMAR DOCUMENTO PARA PUBLICAÇÃO ......................................................... 6
3.1.4
PUBLICAR NA INTRANET/INTERNET ............................................................................ 7
3.1.5
CERTIFICAR PUBLICAÇÃO ............................................................................................ 7
3.1.6
ENVIAR DOCUMENTO ORIGINAL PARA ARQUIVO ..................................................... 7
3.1.7
CONFIGURAR DOCUMENTO PARA PUBLICAÇÃO ...................................................... 7
3.1.8
LANÇAR NO SISTEMA DA IMPRENSA NACIONAL ....................................................... 7
3.1.9
ARQUIVAR COMPROVANTE DE ENVIO DE MATÉRIA ................................................. 8
3.1.10
AGUARDAR PUBLICAÇÃO DE MATÉRIA NO D.O.U. .................................................... 8
3.1.11
CONFERIR SE O DOCUMENTO FOI PUBLICADO ........................................................ 8
3.1.12
INFORMAR DADOS DE PUBLICAÇÃO NO DOCUMENTO ORIGINAL .......................... 8
3.1.13
ENVIAR DOCUMENTO ORIGINAL PARA O ARQUIVO CENTRAL ................................ 8
4.
CONTROLES ........................................................................................................................... 8
5.
EXCEÇÕES .............................................................................................................................9
6.
TERMINOLOGIAS ................................................................................................................... 9
7.
ANEXOS .................................................................................................................................. 9
8.
HISTÓRICO DE REVISÃO ...................................................................................................... 9
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DADOS DO PROCESSO
Gestor do Processo: Antonio Humberto Machado de Sousa Brito – Secretário de Administração
Gerente do Processo: Jurandir Batista Sousa
1. FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
•
Regimento Interno do Conselho da Justiça Federal;
•
Portaria Secretaria-Geral n. 110, de 17/9/2001 – dispõe sobre a adoção de normas
complementares de Gestão de Documentos e instrução processual no âmbito do CJF;
•
Resolução n. 217, de 22/12/1999 - disciplina o Programa de Gestão de Documentos da
Administração Judiciária da Justiça Federal de 1º e 2º Graus;
•
Resolução n. 23, de 19/09/2008 - estabelece a Consolidação Normativa do Programa de
Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus;
•
Lei n. 8.159, de 08/01/1991- dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados
e dá outras providências;
•
Lei n. 9.605, de 12/02/1998 - dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de
condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências;
•
Resolução do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq n. 26/05/2008 - estabelece diretrizes
básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário.
2. DESCRITIVO DO PROCESSO
Esse processo faz referência à publicação de documentos no Conselho da Justiça Federal e tem
como objetivo principal definir e planejar as atividades a serem realizadas durante a publicação de
documentos.
O processo tem como objetivo estabelecer atividades do processo de publicação, que visa a
transparência e permite a celeridade do tramite de informações tanto no Conselho da Justiça Federal,
quanto na Justiça Federal e a sociedade.
Os principais participantes deste processo são:
•
SAD – Secretaria de Administração - Coordenadoria de Processamento e Arquivo;
•
Áreas demandantes que solicitam a publicação de documentos.
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•
Data Aprovação
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2.1 ENTRADA/INSUMO
•
Documento para a Publicação
2.2 SAÍDAS – PRODUTOS/SERVIÇOS
•
Documento Publicado
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Aprovado por Conselho da Justiça Federal – CJF 3. DIAGRAMA DO PROCESSO
Data Aprovação Revisão Página 5 de 9 Poder Judiciário Conselho da Justiça Federal Título Revisão 001 Descrição das atividades do Processo Publicar documentos Aprovado por Data Aprovação
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3.1 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES
3.1.1 RECEBER SOLICITAÇÃO DE PUBLICAÇÃO
Recebe das diversas áreas do Órgão a solicitação verbal ou escrita de
publicação de documentos em geral (Resoluções, Atas, Portarias, extratos de
contratos e convênios, outros atos normativos e provimentos). O recebimento
do documento pode ser via e-mail, ou disquete, ou pendrive.
Obs.: De acordo com a Portaria CJF/SG, Nº 14, de 17 de janeiro de 2002, o prazo máximo para
recebimento de documento a ser enviado para publicação no dia seguinte é até as 17h.
Entrada:
3.1.2 VERIFICAR QUAL O VEÍCULO DE PUBLICAÇÃO
Analisa o assunto dos documentos de acordo com as normas da impressa
nacional, verificando se o mesmo deve ser publicado no Boletim Interno e
Diário Oficial da União.
As atividades descritas nos itens 3.1.3 a 3.1.6 correspondem à publicação em Boletim Interno.
As atividades descritas nos itens 3.1.7 a 3.1.13 correspondem à publicação em Diário Oficial da
União.
3.1.3 DIAGRAMAR DOCUMENTO PARA PUBLICAÇÃO
Aplicar estilos e efetuar alterações para uniformizar os documentos
quanto a fonte, corpo, entrelinhas, títulos, cabeçalhos, assinaturas etc.
Entrada:
Saída:
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Página 7 de 9 3.1.4 PUBLICAR NA INTRANET/INTERNET
Lançar no sistema cópia salva em PDF, com acesso controlado por senha.
Esta atividade é realizada pela ASCOM.
3.1.5 CERTIFICAR PUBLICAÇÃO
Consiste na inclusão da confirmação da publicação que é feita através
da informação da data de publicação.
A certificação pode ser feita através da anotação da data no documento
original, ou carimbo ou inclusão de documento contendo essa informação.
3.1.6 ENVIAR DOCUMENTO ORIGINAL PARA ARQUIVO
O documento original é encaminhado para o arquivo, onde ficará para
consultas posteriores, se necessário.
Depois que o documento é enviado, encerram-se as atividades de
publicação em Diário eletrônico.
3.1.7 CONFIGURAR DOCUMENTO PARA PUBLICAÇÃO
Esta atividade é a primeira do conjunto de atividades que são realizadas
para publicar em D.O.U.
O documento (em formato eletrônico) deverá ser configurado de acordo
com as normas da impressa nacional.
Tempo estimado:
3.1.8 LANÇAR NO SISTEMA DA IMPRENSA NACIONAL
Salvar cópia do documento a ser publicado em RTF e lançar no sistema por
meio de programa específico disponível no site da Imprensa Nacional, com
acesso controlado por senha.
Depois de lançar no sistema imprimir comprovante de envio.
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3.1.9 ARQUIVAR COMPROVANTE DE ENVIO DE MATÉRIA
Imprimir o comprovante de envio de matéria e arquivar para fins de controle de
pagamento do contrato com a Impressa Nacional e conferência de fatura.
3.1.10 AGUARDAR PUBLICAÇÃO DE MATÉRIA NO D.O.U.
Deverá ser aguardado o prazo de 24h para verificação da publicação
da matéria no D.O.U.
3.1.11 CONFERIR SE O DOCUMENTO FOI PUBLICADO
Verifica no D.O.U se o documento foi publicado conforme a solicitação ou,
caso não tenha sido publicado, se recebeu documento com justificativa da não
publicação.
Quando o documento não é publicado e não foi recebido nenhuma justificativa para a não
publicação, retorna à atividade de lançamento no sistema da Imprensa Nacional, item 3.1.8.
3.1.12 INFORMAR DADOS DE PUBLICAÇÃO NO DOCUMENTO ORIGINAL
Deverá constar no documento original os dados de publicação, para tal é
anotado no documento original a data de publicação, seção e página no
Diário Oficial da União.
3.1.13 ENVIAR DOCUMENTO ORIGINAL PARA O ARQUIVO CENTRAL
Com o documento devidamente publicado, deverá enviar o documento
original para a guarda permanente no arquivo central.
4. CONTROLES
Relatórios e Indicadores
Meta
Tipo
100%
Indicador
Processos publicados dentro do prazo de um mês:
Quantidade de processos publicados no mês/
Total de processos encaminhados para publicação
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5. EXCEÇÕES
Os casos omissos e exceções serão tratados pelo Gestor do Processo.
6. TERMINOLOGIAS
•
D.O.U. - Diário Oficial da União
7. ANEXOS
N.A..
8. HISTÓRICO DE REVISÃO
Versão
Data
Autor
Descrição
1.0
03/07/2011
Haylla Balzani
Estruturação e Elaboração do documento.
1.0
29/08/2011
Jurandir Batista
Revisão documento
1.0
29/08/2011
Haylla Balzani
Alteração e revisão